Pracovní den u počítače (9)

Doporučení

Lze doporučit:

Ø        Nainstalovat mimo základní typy též ozdobnou znakovou sadu pro nadpisy a psací písmo (např. Pallas) využitelné v neformálním dopisu.

Ø        Je vhodné instalovat speciální fonty, např. matematické symboly, ozdoby, sporty, .

Ø        Nepodlehnout druhému extrému - instalovat všechny fonty, které se dostanou pod ruku. Každý font totiž Windows načtou při své inicializaci a fonty tak mohou zpomalit běh Windows.

Také se zorientovat v rozsáhlém seznamu písma není snadné, a tak některé písmo ani nepoužijeme.

Používáme-li znakovou sadu, která není obecně rozšířená (není dodávána s Windows nebo Office) musíme zaručit, že je instalována i na počítači, kam budeme dokument předávat. Jinak se totiž může stát, že text nebude čitelný. Dojde sice k automatické substituci fontů, ale ta nemusí dopadnout vždy dobře. Napíšeme-li text ve fontu Garamond, text se převede na Times New Roman a bude čitelný, použijeme-li však např. font Antiqua, obdržíme tečky a čárky. Substituce je určená charakteristikou písma a nelze ji ovlivnit. Nečitelný text se můžeme pokusit označit jako blok a převést na český font. Často se však text zobrazí prázdnými obdélníčky.

Výsledek špatné substituce fontů

MS Word 97 a 2000 umožňují substituci částečně ovlivnit. Zadáme příkaz Nástroje|Možnosti a na kartě „Slučitelnost“ stiskneme tlačítko „Náhrada písma“. V případě, že některé typy písma použité v dokumentu nejsou k dispozici, zobrazí se dialogové okno pro přiřazení použitého a instalovaného fontu.

Microsoft Word 97 a 2000 umožňuje přidat k dokumentu použitou znakovou sadu nebo jen použité znaky z této sady. Zadáme příkaz Nástroje|Možnosti a na kartě „Uložit“ označíme položku „Vložit písma TrueType“, případně i položku „Vložit pouze použité znaky“.  Je-li do dokumentu vloženo méně než 33 znaků písma, jsou vloženy pouze tyto znaky. Při větším počtu se vloží celá znaková sada – tu však z dokumentu nevypreparujeme.

Řezy (styly) písma

Pro změnu řezu (stylu) písma jsou univerzální příkazy:

u        Ctrl+B, tlačítko „B“ v panelu nástrojů pro zapnutí (vypnutí) tučného písma,

u        Ctrl+I, tlačítko „I“ pro zapnutí (vypnutí) kurzívy,

u        Ctrl+U, tlačítko „U“ pro zapnutí (vypnutí) podtrženého písma.

Tyto styly můžeme libovolně kombinovat. Tyto styly a další, např. horní a dolní index, přeškrtnuté písmo atd., můžeme zapnout (vypnout) na panelu pro formátování písma (resp. textu).

Formátování znaků:

u        Přepneme-li např. na jiný styl, můžeme psát, dokud styl nevypneme nebo nezapneme jiný.

u        Označíme-li blok textu a zapneme styl, změní se pouze označený blok.

Poznámka: Velké kroužkované „Ů“ zapíšeme tak, že stiskneme klávesu Shift a první levou klávesu v horní řadě kláves (před 1) – je zde kroužek nebo tilda (~) – a poté klávesu u. Použijeme-li „Ů“ v běžném textu, nemusíme někdy vidět horní část kroužku; na tiskárně se však vytiskne celý kroužek.

Pohyb v dokumentu

Pohyb v dokumentu patří mezi základní operace usnadňující práci s dokumentem – zde je stručný přehled:

u        Skok na další znak docílíme stiskem kurzorových kláves.

u        Na začátek dalšího slova skočíme stiskem klávesy Ctrl + šipky doprava (na předchozí slovo potom Ctrl + šipka doleva).

u        Na další odstavec skočíme kombinací Ctrl + šipka dolů, resp. na předchozí – Ctrl + šipka nahoru.

u        Na začátek řádku skočíme stiskem klávesy Home a na konec řádku stiskem klávesy End.

u        Podržíme-li klávesu Ctrl, potom při tisku klávesy Home skočíme na začátek dokumentu a při stisku klávesy End na konec dokumentu.

u        Stiskem klávesy PageUp se přesuneme o jednu obrazovku k začátku dokumentu a PageDown o obrazovku ke konci dokumentu.

Lze zobecnit, že klávesa Ctrl posunuje skok o rozlišovací úroveň výš, ze znaku na slovo, z řádku na dokument.

Po přečtení tohoto oddílu bude prst na kurzorové klávese pro přesun textového kurzoru na konec řádku jistě i u vás patřit k přežitkům minulosti.

Avšak pro úplnost. Na další otevřený dokument skočíme stiskem kombinace kláves Ctrl + F6.

Bloky (oblasti) textu

Označení bloku textu

Při úpravách textu často využíváme označení bloku. Můžeme to provést několika způsoby:

u        Stiskneme klávesu Shift – dalším pohybem kurzorovými klávesami nebo kombinací kláves pro pohyb v textu (viz výše) označíme blok textu ve směru pohybu textového kurzoru od místa, kde se nacházel kurzor v okamžiku stisku klávesy Shift. Při držení klávesy Shift můžeme též použít myš.

u        Celé řádky označíme tak, že umístíme ukazovátko myši po levé straně textu – před zarážky – a se současně stisknutým levým tlačítkem táhneme ukazovátkem dolů nebo nahoru.

u        Jedno slovo označíme dvojitým klepnutím ukazovátkem myši na slovu. U některých procesorů se věta označí trojitým klepnutím a klepneme-li 4x, označí se celý odstavec (Word).

u        Většinou existují ještě další kombinace kláves, které umožňují označit část textu (opakované stisknutí klávesy F8) nebo text celý (Ctrl+A).

u        V procesoru může ještě existovat speciální klávesa, která textový kurzor zablokuje, a potom pohyb kurzorovými klávesami nebo klepnutí ukazovátkem myši označí blok od zafixované polohy k okamžité poloze textového kurzoru nebo ukazovátka myši. Ve Wordu a Works je to klávesa F8.

u        Speciálním příkazem nebo kombinací kláves lze u některých procesorů označit obdélníkovou svislou oblast (Word, WordPerfect). To je obzvláště vhodné pro formátování tabulek. Ve Wordu je to držení klávesy Alt a ve WordPerfectu příkaz Editace/Vybrat/Obdélník zadaný po označení bloku textu.

V dokumentu nelze označit nesouvislou oblast jako v tabulkovém procesoru.

Označení bloku zrušíme klepnutím ukazovátkem myši v libovolném jiném místě dokumentu. Jestliže jsme použili opakovaný stisk kláves (ve Wordu a Works – klávesa F8) pro označení slova, věty, odstavce, celého dokumentu, musíme stisknout klávesu „Esc“ a tím zablokování zrušit.

V textovém procesoru určitě nalezneme příkaz Úpravy/Přejít na, Editace/Jdi na (Edit/Go To) nebo klávesový povel, který nám umožní skočit na libovolnou stránku či jiné místo v dokumentu. Obecně je to klávesový povel Ctrl + G (602Text, Word, Works). Ve Wordu a Works plní tuto funkci též klávesa F5.

Potřebujeme-li v celém dokumentu (nebo vybrané oblasti) nahradit jedno slovo slovem jiným, nemusíme všechna slova vyhledávat a přepisovat. Stačí zadat příkaz pro záměnu textu (řetězce znaků) textem jiným. Např. firmu ABCD, a. s., nahradíme firmou Slibotechna, s. r. o. S výjimkami je to klávesový povel Ctrl + F (ve WordPerfectu klávesa F2).

Práce s bloky textu

Práce s bloky je velice častou operací při úpravách už napsaného textu. Uvedeme si nejdůležitější skupiny akcí, které jsou společné všem textovým procesorům. Další najdeme v hlavním menu příslušného procesoru.

u        Změna stylu písma. Tlačítka v panelu nástrojů „B“, „I“ a „U“ a zkrácené klávesové povely Ctrl + B, Ctrl + I a Ctrl + U. Příkaz Formát/Písmo (Format/Font), místní nabídka Písmo (Font).

u        Vyjmutí do schránky. Tlačítko na panelu nástrojů s nůžkami a klávesový povel Ctrl + X. Příkaz Úpravy/Vyjmout (Edit/Cut), místní nabídka Vyjmout (Cut).

u        Zkopírování do schránky. Tlačítko na panelu nástrojů s kopií dokumentů a klávesový povel Ctrl + C. Příkaz Úpravy/Kopírovat (Edit/Copy), místní nabídka Kopírovat (Copy).

u        Vložit, vlepit (zkopírovat) ze schránky. Tlačítko na panelu nástrojů se složkou a kopií dokumentu a klávesový povel Ctrl + V. Příkaz Úpravy/Vložit (Edit/Paste), místní nabídka Vložit (Paste).

Pro přemístění bloku můžeme použít též myš. Ukazovátko myši postavíme do vyznačeného bloku, stiskneme levé tlačítko a táhneme na nové místo. Pro kopírování bloku stiskneme před tažením klávesu Ctrl. Při vlastním kopírování tažením je symbol obdélníku doplněn znakem plus.

Táhneme-li mimo zobrazenou část dokumentu musíme ukazovátko myši přitáhnout k okraji zobrazeného dokumentu. Ne však až do prostoru stavového řádku.

Pro zrušení bloku bez uložení do schránky slouží klávesa Delete (společné pro všechny procesory).

Blok textu můžeme mezi dvěma otevřenými textovými procesory pracujícími pod Windows přenést pomocí schránky. Do schránky blok zkopírujeme klávesovým povelem Ctrl + C a ze schránky vložíme na pozici textového kurzoru příkazem Úpravy/Vložit jinak, Úpravy/Vložit vybraný, Editace/Speciální vložení (Edit/Paste Special) a v dialogovém okně vybereme Neformátovaný text (Unformatted text). Je-li v nabídce Formátovaný text (Formatted text), využijeme nejprve tuto možnost.

Mimo kopírování celého bloku textu potřebujeme občas kopírovat buď formáty, nebo jen text bez formátů.

Kopírování formátů

Kopírování formátů podstatně zkracuje čas na formátování dokumentu.

Pro kopírování formátů je v procesorech speciální příkaz nebo tlačítko v panelu nástrojů.

Ve WordPerfectu je to příkaz Formát/Rychlý formát a tlačítko Rychlý formát a ve Wordu tlačítko Kopírovat formát, resp. Formát Painter. Ve Works je to příkaz Úpravy/Vložit jinak/Styl znaků a v AmiPro Úpravy/Vlož s volbou.

Ve Wordu můžeme formát kopírovat též zkrácenými klávesovými povely. Označíme blok a zadáme klávesový povel Ctrl + Shift + C. Následně označíme blok, který chceme zformátovat, a zadáme klávesový povel Ctrl + Shift + V.

Styl odstavce lze opakovaně použít tak, že styl pojmenujeme a po označení bloku, který chceme zformátovat, vyvoláme název stylu. Viz dále oddíl Práce se styly.

Kopírování prostého textu

Při kopírování neformátovaného textu postupujeme takto:

1.        Označíme oblast textu a zadáme klávesový povel Ctrl + C.

2.        Přesuneme kurzor na místo, kam chceme text ze schránky vložit, nebo označíme oblast, kterou požadujeme přepsat, a zadáme příkaz Úpravy/Vložit jinak (Edit/Paste special), (WinText602 – Úpravy/Vlepit vybraný, 602Text – Úpravy|Vložit jinak, WordPerfect – Editace/Speciální vložení) a vybereme Neformátovaný text (Unformatted text).

Překopírovaný text bude mít základní styl (Normální, Žádný, Odstavec) daný použitou šablonou a procesorem.

Pravítko

Jde o základní prvek každého textového procesoru, podle kterého formátujeme text a který nám poskytuje informace o formátování odstavce. Při definitivní četbě může být skryto.

Všechny textové procesory pracující pod Windows umožňují zobrazit na horním okraji dokumentového okna pravítko (ruler). Pravítko má metrické nebo palcové měřítko a jsou na něm umístěny značky pro zarážky a tabulátory. U většiny procesorů můžeme nastavit měřítko v počtech bodů (1 bod = 1/72 palce) nebo pica (čteno pajka, což je 12 bodů).

Pomocí zarážek formátujeme celý odstavec, jeho okraje. Viz dále.

Tabulátory se použijí pouze pro zarovnání textů v řádcích pod sebou, kde každý řádek je jeden odstavec. Na pravítku máme též předdefinované tabulátory. Ty mají určenou rozteč (obvykle 1,25 cm) a po každém stisknutí klávesy Tabulátor na ně poskočí textový kurzor.

Mimo zarážek vidíme na pravítku ještě okraje potištěné plochy. Okraje se nastavují na panelu pro úpravu stránky (většinou v samostatném příkazu hlavního menu Soubor (File)), např. Soubor/Formát stránky, Soubor/Vzhled stránky, případně Formát/Strana nebo přímo tahem za tmavé okraje na tomto pravítku. Okraje papíru tedy nenastavujeme posunem zarážek.

U většiny textových procesorů můžeme zobrazit též svislé pravítko s měřítkem – umožňuje umístit text nebo obrázek na vhodné místo stránky. Uplatní se hlavně při vyplňování formulářů.

Poznámky na okraj

Někdy se nám může stát, že text při úpravách různě plave, po zápisu znaku se celý odstavec posune, zmizí, odskočí atd. Může jít o automatické formátování odstavce s ohledem na první a poslední řádek odstavce, překreslování grafické karty, která překreslení nestíhá, nebo o formátovací znaky, které nejsou patrné. Zde je možné postavit kurzor za poslední znak odstavce, stisknout klávesu Shift a při držení označit znak konce odstavce. Následně stiskneme klávesu Delete – zrušíme všechny skryté znaky na konci odstavce. S největší pravděpodobností bude po problémech. Všechny znaky bychom mohli vidět pouze ve WordPerfectu.

U textových editorů pracujících pod dosem (T602) jsme mohli upravit okraje papíru a ty byly totožné s postranními zarážkami pro celý dokument, pro všechny jeho odstavce. Všechny odstavce v dokumentu tedy byly stejně široké. Procesory umožňují upravit šířku každého odstavce podle potřeby.

Zarovnání odstavce zleva

Odstavec může mít z leva tři uspořádání:

u        Všechny řádky začínají zkraje.

u        Odsazení (indent) určuje odsazení začátku prvního řádku. Běžně se používá odsazení na dvě písmena M. Pro dvě „MM“ je to při velikosti písma 12 bodů cca 8,5 mm.

u        Předsazení (handing indent) – první řádek je na plnou šířku řádku a další řádky jsou odsazeny podle spodní zarážky. Pro vzdálenost se opět orientačně používá „MM“. Vzhledem k tomu, že se tato úprava používá u odrážek a číslovaní (tedy při výčtech), považuje se za směrodatnou mezera za odrážkou (číslem) a vlastním textem.

Přesahuje-li číslování přes dvě číslice, je vhodné, když se zarovnávají vpravo. Při běžném číslování seznamu se číslice zarovnávají vlevo, což u dvojciferných čísel nevypadá hezky. Některé textové procesory umožňují formátovat číslování doprava přímo (např. MS Word). U jiných musíme vytvořit konstrukci pomocí pravého tabulátoru (např. WinText602, 602Text).

Zarážky

Na pravítku jsou zarážky vymezující okraj odstavce. Na levé straně máme dvě zarážky:

u        horní určuje polohu prvního znaku prvního řádku,

u        spodní určuje pozici prvního znaku druhého a dalších řádků, jakož i skok prvního tabulátoru v prvním řádku.

U WinTextu602 verze 3.0, 3.95 funkce prvního tabulátoru neplatí a pro odsazení musíme doplnit vlastní tabulátor. U 602Text (602 Suit) již platí.

Na pravé straně je jen jedna zarážka a zde končí pravý okraj textu odstavce.

Každý odstavec může mít jinak umístěné zarážky, tedy okraje.

Většinou se setkáme s tím, že s horní zarážkou můžeme pohybovat volně a při pohybu spodní zarážkou se pohybuje i horní. U MS Wordu a 602Text máme obě zarážky volné a pod druhou je ještě třetí „zarážka“, která svazuje pohyb horní i spodní zarážky. Svázaný pohyb je praktický, když potřebujeme posunout levý okraj odstavce a zachovat vzájemnou polohu začátku prvního a dalších řádků.

Kombinace zarážky a tabulátoru pro vytvoření číselného sezanmu

Zarovnání odstavce

Text v odstavci se zarovnává podle zarážek a může být zarovnaný čtyřmi způsoby:

u        Zarovnání do bloku, oboustranné nebo též plné (justified). Odstavec je zarovnaný mezi levými zarážkami a pravou zarážkou. Všechny řádky jsou tedy stejně dlouhé. Je to nejčastější a nejhezčí úprava. Zarovnání se dosahuje úpravou mezislovních mezer. Zpravidla se používá i s dělením slov, aby mezislovní mezery nebyly zbytečně velké. Nepoužívá se, je-li v řádku méně než 30 znaků. Tato úprava je vždy hezká, neuděláte chybu, když ji použijete. Využívá se např. v novinách, kde je takto zarovnaný každý sloupec.

u        Zarovnaný doleva (též na praporek) (flush left, ranged left). Při tomto způsobu jsou stejné mezislovní mezery. Použitím dělení slov se dosáhne rovnoměrnějšího pravého okraje. Používá se u úzkých sloupců (např. v časopisech).

u        Zarovnaný doprava (flush right, ranged right). Hodí se jen pro speciální efekty, upoutání pozornosti. Neměl by to být dlouhý text. Text má stejné mezislovní mezery.

u        Centrovaný, doprostřed (centered). Tento způsob je vhodný u nadpisů, veršovaných blahopřání atd. Levý a pravý okraj nejsou zarovnané. Text má stejné mezislovní mezery.

Při zarovnání do bloku (oboustranném, plném) se zvětšují mezery mezi slovy i na začátku prvního řádku. Přesně řečeno, zvětšují se mezery zapsané mezerníkem. Tvrdé mezery mezi slovy se nezvětšují, jde totiž o vložený znak. Proto nelze na začátku odstavce nebo pro zabezpečení „zařezávání“ odsazených bodů v řádcích pod sebou použít mezerník. Pro odsazení se použije zarážka.

Použijeme-li zarovnání doleva, mohli bychom využít pro odsazení textu prvního řádku mezery. Ale jde o „archaický“ přístup k psaní textu – tedy veskrze zavrhovaný.

Odsazování textu

Pro odsazení můžeme použít:

u        tabulátory – bude-li text jen jednořádkový (co řádek, to odstavec),

u        zarážky – bude-li text v jednom odsazení víceřádkový.

Výjimkou je MS Works a MS Word od verze 7.0 (tzn. i u verze 97, 2000), kde se úvodní mezery nezvětšují. Začátek odstavce a odsazování tedy můžeme dělat jako na psacím stroji a text bude zarovnaný pod sebou. Obecně však tento způsob neplatí.

U oboustranném zarovnání se mezery na začátku textu u většiny textových procesorů zvětšují

Odstavec s odrážkou vytvořený zarážkou a tabulátorem

Pro nastavení „zařezávání“ textu pod sebou pomocí zarážek a tabulátorů je ještě více argumentů. Změna směru zarovnání, změna fontu i velikost znaků – to vše se může promítnout v posunech textu. Své také sehraje různé rozlišení na obrazovce a tiskárně.

Na tiskárně je rozlišení několikanásobně vyšší a tak to, co vidíme na obrazovce, nemůže být, technicky vzato, totéž, co dostaneme na tiskárně.

Vše mluví pro následující závěr – mezeru používat pouze mezi slovy a ve všech ostatních případech použít zarážky a tabulátory.

Někdy je užitečné použít formátování na více sloupců. V textových procesorech obecně platí, že u vícesloupcového uspořádání textu má každý sloupec vlastní zarážky a tabulátory. Definování více sloupců nalezneme v příkazu Formát/Sloupce (Format/Columns). U WinTextu602 je to příkaz Formát/Sekce, u 602Text příkaz Formát|Sekce a sloupce

Vytvoření tabulky pomocí tabulátorů

Z textových procesorů pouze MS Word umožňuje automatické generování odrážek a číslování. Zapíšeme-li symbol „*“ nebo „o“, stiskneme klávesu Tab a začneme psát, tak se nám po klávese Enter tyto znaky konvertují na odrážky s tlustou tečkou. Zapíšeme-li číslici, vygeneruje se číslovaný seznam. Word už pokračuje sám v doplňování zarážek a číslování. Řada může být přerušená nečíslovaným textem, ale to už odkazujeme na příručky.

Jsou situace, kdy je automatické číslování „ke vzteku“, např. při psaní životopisu, kdy procesor vnucuje pokračování v číslování. Automatické generování odrážek a číslování zrušíme po zadání příkazu Nástroje|Automatické opravy…, karta „Při psaní“, zrušením označení položky „Automaticky odrážky“ a „Automaticky číslování“.

Práce s tabulátory

Tabulátory mají podobnou funkci jako na psacím stroji. Všechny textové procesory mají tabulátory (tabs) (někdy chybně pojmenované jako tabelátory) pro zarovnání:

u        doleva, vlevo (left), využitelné nejčastěji pro zarovnání textu,

u        doprava, vpravo (right), pro zápis čísel,

u        středové, na střed (center), např. pro podpisy a uvedení pozic pod sebou,

u        číselný, desetinná čísla (decimal), pro zápis čísel zarovnaných podle desetinné čárky.

MS Word má ještě jeden druh tabulátorů, a to sloupcový (bar). On to de facto není tabulátor, nemůžeme se na něj dostat klávesou Tab. Slouží pro zakreslení svislých čar.

MS Word 2000 má v tlačítku pro výběr tabulátorů též zarážky.

Textové procesory mají dva druhy tabulátorů:

u        předdefinované s konstantní roztečí,

u        doplněné uživatelem.

Tabulátor pro zarovnání zprava a zleva

Přemísťování tabulátorů

Tabulátory můžeme na pravítko umísťovat dvěma způsoby:

u        klepnutím kurzorem myši v prostoru pravítka,

u        zadáním příkazu hlavního menu.

U předdefinovaných můžeme zadat jejich rozteč.

Na tabulátor skočíme klávesou Tab.

Pozici tabulátoru můžeme upravit uchopením znaku tabulátoru myší a tahem do stran.

Tabulátor odstraníme snadno jeho uchopením myší a odtažením mimo pravítko – dolu nebo nahoru. Některé procesory umožňují smazat všechny doplněné tabulátory najednou, např. MS Word tlačítkem po zadání příkazu Formát|Tabulátory, Word Pro v dialogovém okně „Sett Tabs and Ruler“ tlačítkem „Clear All Tabs!“. U jiných je lze odstranit jen postupně (602Text).

Interní tabulátory smazat nelze!

Využití tabulátorů pro centrování pro podpis