V minulé lekci jsme zahájili sérii článků o textových editorech (procesorech). Podali jsme jejich základní charakteristiky, popsali části pracovní plochy obrazovky a způsoby ovládání, připomněli jsme postup při tvorbě dokumentu. Tato lekce na předchozí navazuje.

Pracovní den u počítače (8)

Dnes se podíváme blíž na textové procesory pracující v prostředí Windows. Jejich hlavními představiteli jsou Microsoft Word, Corel WordPerfect, Lotus WordPro (resp. AmiPro), z českých potom WinText602, resp. 602Text (součást 602Pro Pc Suite). Tyto textové procesory už delší dobu u uživatelů převládají, třebaže jsou stále „skalní“ uživatelé dosovských verzí, nejčastěji už zmiňované „šestsetdvojky“.

Poznámka pro posměváčky. Někomu skutečně stačí pro psaní jednoduchý textový editor bez velkých nároků na hardware. Nové myšlenky a analýzy za nás neudělá žádný počítač.

Nejprve krátké zamyšlení. Přejít, či nepřejít na textové procesory pracující pod Windows?

Před delší dobou jsem diskutoval s jednou velice inteligentní paní, co ji vedlo k tomu, že přešla z psaní dopisů a zpráv z T602 na Microsoft Works a nyní píše v Microsoft Wordu. Její odpověď byla: „To chce zkusit a zpátky se už nechce.“ Odpověď, pravda, trochu emotivní (vždyť je to žena), ale hluboce pravdivá. Pokusíme se tento axiom doplnit „slabšími“ argumenty:

u Textové procesory pracující v prostředí Windows (Macintosh) mají snadné a intuitivní ovládání.

u Frekventované příkazy jsou okamžitě dostupné.

u Mnoho činností dělá textový procesor za nás (někdy je to až nepříjemné).

u Procesory umožňují velkou variabilitu grafických úprav.

u Bez jejich uzavření můžeme pracovat v jiné Windows aplikaci (např. tabulkovém procesoru) a z ní vložit výsledek do tvořeného dokumentu; nahradíme tak rozměřování volného prostoru, nůžky a lepidlo prací v počítači.

u Vytvořený dokument je působivější, má „šmrnc“.

Pro úplnost však musíme dodat, co takový přechod vyžaduje:

u Spodní hranicí je Pentium 133 MHz, 16 MB RAM. Dále je třeba myš pro ovládání, mechanika CD-ROM pro nahrání software. Vhodný je 17“ monitor.

u Prostudovat více stránek, než kdysi stačilo na editor T602.

Důležitější než otázka zda přejít na textový editor pracující pod Windows je, zda přejít na novou verzi stejného výrobce. Některé argumenty pro úvahu:

u nová verze – nové možnosti,

U nových verzí je již samozřejmostí, že lze dokument uložit jako stránku www, tedy ho publikovat na intranetu. Tím se zajistí, že dokument bude čitelný na všech počítačích, na kterých je nainstalovaný prohlížeč Internetu.

u vylepšení a zjednodušení předchozích operací (i když někdy se objeví nové),

u jsou opravené chyb z předchozí verze,

u s novou verzí může přijít nový formát souborů a pracuje-li okolí s novou verzí, vzniknou tak problémy - sice řešitelné, ale přesto nepříjemné,

u zpravidla bude vyžadován „silnější“ hardware: rychlejší procesor, více vnitřní paměti (RAM) a větší prostor na pevném disku.

Často tolik proklínané nové formáty souborů jsou vyvolány pokrokem i informačních technologiích. V době, kdy byl formát navržený nemohly být známé a ne vše lze do starého formátu vložit. Stane se tedy pro další rozvoj těsným a musí být změněn.

Obecně platí, že :

u nové verze čtou staré formáty,

u nové formáty jsou ve starší čitelné jen po instalaci konvertorů (filtrů) nebo prohlížečích,

u nové verze umožňují dokumenty ukládat ve starých verzích – samozřejmě se ztrátou nových vlastností,

u jiné nové aplikace podporují zpravidla starší formáty jiných výrobců.

Je jisté, že každý textový procesor má jiné ovládání, nicméně existují akce, které:

Ø jsou společné (např. změnu písma na tučné můžeme provést zkráceným klávesovým povelem Ctrl+B ve všech aplikacích),

Ø se zadávají různě, ale odezva je stejná (výběr jiné znakové sady),

Ø jsou společné, ale vytvářejí i upravují se různě (tvorba tabulek),

Ø jsou pro každý textový procesor jiné (např. vkládání grafů, kreslení do dokumentu).

Tento výčet nevylučuje možnost, že některé akce jsou společné pro několik textových procesorů.

My se soustředíme na první skupinu. Naší snahou bude poskytnout základní informace, jak racionalizovat práci s textem, napsat text hezký po grafické stránce a přizpůsobený pro pozdější úpravy.

Terminologie

Pracovní plocha stránky

A nyní si uvedeme terminologii, kterou je vhodné znát:

Font, znaková sada (font, font face) je sada písmových znaků, číslic a dalších znaků. U počítačů se rozeznávají dva druhy fontů: bitmapové a vektorové. Bitmapové znaky jsou složeny z bodů, takže jsou při velkém zvětšení zubaté. Vektorové znaky jsou definovány matematicky popsanou obrysovou křivkou. Typické jsou fonty TrueType a postscriptové (postscriptové – přesněji fonty ve formátu Adobe Type), které lze zvětšovat i jinak upravovat. K prohlédnutí dostupných znaků příslušného fontu slouží ve Windows aplikace „Mapa znaků“. Sada znaků v počítači obsahuje 224 znaků (zbytek do 256 jsou řídicí znaky).

V názvech fontů není, až na výjimky, pravidlo. Často jde o jména autorů nebo o název vybraný autorem.

Různé znakové fonty – znakové sady

Řez písma (font style) – povaha písma vycházející z jeho kresby. Na počítači rozeznáváme řez obyčejný (standardní, normal), tučný (bold), kurzívu (italic) a tučnou kurzívu (bold italic). Řezy mohou být v podobě samostatných souborů nebo se vytvářejí programově. Programem vytvořený řez nemusí být zrovna pěkný, obzvlášť u písmen nad 20 bodů. Při běžném textu však rozdíly nevnímáme.

Kurzíva (italica), je šikmé písmo se sklonem doprava.

Tučné písmo (bold) má znaky se zesílenými tahy, kresbou.

Styl písma (appearence, effect) patří k dalším úpravám písma (známe přeškrtnuté písmo, stínované, kapitálky, obrysové, horní a dolní index atd.).

Verzálky, též majuskule (uppercase, all caps), jsou velká písmena.

Kapitálky (caps, small caps) – všechna písmena jsou velká (verzálky) s výjimkou prvního písmene, které je větší než další ve slově.

Patkové (přesně serifové) písmo je takové písmo, jehož tahy jsou ukončeny čárou (kresbou) do stran. Typická znaková sada je Times Roman. Patkovým písmem je napsán i tento text.

Bezpatkové (bezserifové) písmo je písmo bez postranních výběhů. Typická znaková sada je Helvetika, Arial. Bezpatkovým písmem jsou psány např. názvy oddílů, popisky obrázků.

Neproporcionální písmo – je charakteristické tím, že všechny znaky (písmena, mezery, tečky, čárky atd.) zabírají v řádku stejně široké místo. Je to písmo z klasického psacího stroje. Typická písma v počítači: Courier, Consul a Fixedsys.

Proporcionální písmo – znaky jsou různě široké; např. písmena „i“, „x“, „m“ jsou různě široká. Tímto písmem se nejčastěji píše.

Velikost písma (přesně stupeň písma), (font size) – v počítačích se udává v bodech, kde jeden bod (1 point) je 1/72 palce, tedy 0,3528 mm. Velikost písma určuje odstup řádků (při řádkování jedna), nikoli vlastní velikost znaků. Znaky jsou vždy menší a různé fonty mají různou velikost znaků (viz obrázek), např. při velikosti 12 bodů obdržíme u fontu Garamond menší znaky než u Times New Roman a ty budou zase menší než znaky napsané písmem Arial. Rozteč řádků (vzdálenost účaří písma, základní dotažnice dvou po sobě jdoucích řádků při řádkování jedna) však bude stejná.

Stejná velikost písma – různá velikost znaků

Vyrovnání verzálek – zmenšení velikosti meziznakové mezery u velkých písmen. Uplatní se až od velikosti 18 bodů, pro menší nemají význam. Mezery mezi znaky jsou určeny jako tzv. kerningové páry. Je např. rozdíl v mezerách mezi VLTAVA, ANNA. Při nezmenšené šířce mezery by byl mezi písmeny velký prostor.

Prostrkávání – zvětšení mezery mezi jednotlivými znaky.

Odstavec – skupina slov nebo vět ukončených odstavcovou značkou (značkou konce odstavce, což je obrácené písmeno P se stínem) (viz obrázek).

Po stisku klávesy Enter se styl nového odstavce převezme z toho, ve kterém jsme Enter stiskli. Jde o tzv. dědičnost stylu.

Popis odstavce

Značka konce odstavce – do textu se vkládá klávesou Enter. Zobrazí se až po zapnutí zobrazení netisknutelných znaků. Nikdy se nepoužívá pro ukončení řádku odstavce. Textový editor sám pozná konec řádku a další text přelije na nový řádek automaticky.

Malé množství uživatelů používá z nepochopitelného důvodu pro přesun na nový řádek tabulátor. Na nový řádek se tak sice dostanou, ale naprosto chybně! Každá úprava textu před tabulátorem, např. vložení slova, se promítne do odskoku způsobeném tabulátorem na dalším řádku.

Chybné použití tabulátorů

Chybné použití klávesy Enter s

Formátování – úprava. Formátovat můžeme jeden nebo několik znaků (slovo, větu) nebo odstavec. Znak můžeme např. zformátovat na tučné písmo, odstavec s nadpisem vycentrovat... Při dodatečném formátování znaků je musíme označit jako blok a zadat změnu, např. stisknout Ctrl+B; při změně formátování odstavce postačí stát kurzorem v odstavci, nemusíme tedy celý odstavec označovat.

Styl – nastavené formátování odstavce. Určení fontu, řezu a velikosti písma, nastavení zarážek a tabulátorů, způsob zarovnání odstavce, řádkování, mezery před odstavcem a za ním... Styl můžeme většinou pojmenovat a k opakovanému formátování už použijeme název.

Použití stylů – jejich názvů – je velice racionální nástroj úpravy textu. Změna formátování stylu se promítne automaticky do všech míst, kde je styl (jeho název) použit.

Pevná, tvrdá mezera (nonbreaking space, hard space) – mezera mezi znaky nebo slovy, které od sebe nemají být za žádných okolností rozděleny do dvou řádků. Použitím pevné mezery odstraníme z konců řádků spojky a neslabičné předložky a spojíme tak ustálená slovní spojení, např. 100,00 Kč, Karel IV (tvrdá mezera se nachází před Kč a IV, tato pak spojí dvě slova dohromady, takže se pak chovají jako slovo jedno).

Pevný, tvrdý konec stránky – ukončení stránky a přechod na novou stránku.

Na novou stránky se nikdy nedostáváme opakovaným použitím klávesy Enter. Jakákoli změna v rozsahu textu před „Entry“ se přesune do dalšího textu. Tak např. název nové kapitoly nebude začínat na začátku nové stránky, ale bude posunut.

Oddíl (Section) – část dokumentu, která se upravuje samostatně; např. sloupce v jinak souvislém textu se nacházejí v samostatném oddílu.

Potřebujeme-li do souvislého textu tisknutého na výšku vložit stránky naležato (tisknuté na šířku) nelze to udělat jinak, než dokument rozdělit na oddíly. Stránky na šířku budou v jednom oddílu.

Dokument – obecný pojem pro otevřený soubor v textovém procesoru. Je jím dopis, zpráva, faktura, fax... Někdy se jím rozumí i soubory otevřené v jiné aplikaci, např. v tabulkovém procesoru.

Šablona – předloha, podle níž se vytváří stejný typ dokumentu. Šablonou bývá nejčastěji hlavičkový dopis s logem společnosti a předem připravenými náležitostmi: zpětnou adresou, telefonem, s údajem, kdo dopis vyřizuje, úvodními a závěrečnými pasážemi. Šablonou jsou často i faktury. Šablona je vzor dokumentu s připravenými, opakujícími se náležitostmi.

Šablony se zpravidla ukládají do samostatné složky. Vyvoláním šablony se neotevře šablona sama, ale kopie dokumentu vytvořená na základě šablony. Šablonu nelze jednoduše upravovat.

DTP – Desktop Publishing, publikování na stole. Vytváření tiskovin a zpracování publikací pomocí osobních počítačů.

Problémy při psaní

Problémy, s nimiž se běžně setkáváme při psaní textu můžeme rozdělit především do čtyř skupin. Jde většinou o:

u návyky z klasického psacího stroje,

u neznalost některých principů psaní a úprav textu v počítači,

u nepochopení koncepce textového procesoru při snaze práci si ulehčit,

u jiné rozlišení monitoru a tiskárny.

Při prvním seznámení s textovým procesorem začneme nejdříve hledat příkaz pro nastavení pracovního prostředí a seznámíme se zevrubně s jeho možnostmi. Ušetříme si tak mnohá zklamání a zbytečnou práci.

Položky hlavní nabídky

Dále se seznámíme s koncepcí hlavního menu. Lze říci, že v položce

Ø Soubor (File) – budeme hledat vše kolem práce s celým souborem, tzn. otevření a uzavření souboru, tisk... a ukončení aplikace.

Ø Úpravy, Editace (Edit) – kopírování bloků, nalezení řetězce znaků a jeho náhrada řetězcem jiným, skok na určité místo v dokumentu... Bude zde příkaz pro návrat před předchozí operaci.

Ø Zobrazit, Pohled (View) – určení prvků, které se mají zobrazit, včetně určení velikosti zobrazení dokumentu, např. zobrazení netisknutelných znaků.

Ø Vložit (Insert) – příkaz pro vložení konce stránky, různých řídicích symbolů (mezery, záložek a poznámek do textu), vložení různých polí (která vrací aktuální hodnotu), vložení souboru instalované aplikace nebo modulu (např. zvuk wave), najdeme zde i příkaz pro vložení obrázku, vyvolání editoru pro zápis matematických rovnic,...

Ø Formát (Format) – příkazy pro formátování znaků a odstavců.

Ø Nástroje, Pomůcky (Tools) – kontrola pravopisu a dále vše, co nebylo možné dát do jiných skupin.

Ø Tabulka (Table) – vložení a formátování tabulky.

Ø Okno (Window) – příkazy k uspořádání oken a seznam otevřených oken s dokumenty.

Ø Nápověda (Help) – příkazy pro práci s nápovědou. Poslední příkaz obsahuje nejčastěji licenční podmínky, volné zdroje systému a také, to je nejdůležitější, licenční číslo, které musíme říci při využití služby hot-line (porady po telefonu). Zde se též často pozná nelegální software.

Ve všech textových procesorech je funkce, díky níž si nemusíme zoufat, uděláme-li chybu. Několik posledních operací můžeme vrátit zpět (funkce Undo) univerzálním klávesovým povelem Ctrl+Z.

Způsob psaní

V procesorech jsou dva režimy práce:

u Vkládání znaků mezi už zapsané znaky. Znaky napravo se odsunou a při dosažení pravé zarážky přetečou na další řádek určený levou spodní zarážkou.

u Přepis znaků napravo od kurzoru.

Režim se přepíná klávesou Insert, resp. stiskem tlačítka ve stavovém řádku.

Znak za textovým kurzorem zrušíme klávesou Delete, znak před tímto kurzorem klávesou Backspace. V obou případech se zbytek textu přisune.

Celé slovo, řádek, odstavec budeme rušit až po označení této části textu jako bloku. Opět můžeme použít klávesu Delete nebo Backspace.

Můžeme též použít příkaz Úpravy|Vyjmout (Úpravy|Vystřihnout, Edit|Cut, Ctrl+X). Rozdíl je v tom, že při použití klávesy Delete (Backspace) se text neukládá do schránky jako při vyjmutí, používaném při přesunu bloku.

Za každým řádkem se nestiskne klávesa Enter. Je to zlozvyk z psacího stroje. Text, jehož každý řádek končí Enter, je pro další úpravy naprosto nepoužitelný. Příklad chybně zapsaného textu vidíme na obrázku. Na konci řádku je použit Enter a po úpravě se text rozpadne. K rozhození textu dojde např. i změnou velikosti znaků.

Klávesou Enter se vytvoří nový odstavec se stejným stylem, jako má odstavec, kde se klávesa Enter stiskne.

Práce se soubory

Po zadání příkazu Soubor|Nový (File|New) se nám většinou nabídnou šablony, podle nichž lze vytvořit nový dokument. Pro vyvolání šablon však může jít i o samostatný příkaz Soubor|Šablony.

Šablony (template)

V některých firmách je zaveden řád pro používané dokumenty. Dokumenty se vytvářejí na základě šablon specializovaných firem; externí firma vytvoří šablony upravené jak textově, tak graficky na míru.

V každém textovém procesoru se uplatňuje jiný způsob ukládání šablon. Jedno však mají společné. Vyvoláním šablony se vytvoří její kopie; nepíšeme tedy do šablony, a proto ji nemůžeme pokazit. K úpravě šablon slouží speciální příkazy. Implicitně se napíše název šablony nebo „Dokument“ s pořadovým číslem.

Šablona racionalizuje podstatným způsobem práci. Můžeme ji vytvořit de facto pro každý opakující se dokument. Dokument opatřený obecnými náležitostmi uložíme jako šablonu příkazem Soubor|Uložit jako (File|Save As) a zde buď tlačítkem „Šablona“, nebo výběrem v políčku typu souboru nalezneme položku „Šablona“ (event. analogický název „template“) a dokument uložíme. Šablony mají speciální koncovky a někdy se ukládají do speciálních složek. Potřebujeme-li šablonu upravit, musíme ji otevřít. Po zadání příkazu Soubor|Otevřít (resp. Soubor|Nový) musíme najít položku „Šablony“. Po úpravě šablonu uložíme.

Koncovky názvů šablon končí často písmenem t (ze slova template). Tak např. pro Word - doc a k tomu dot, pro Excel - xls a xlt. 602Text - wpd a wpt.

Zadáme-li klávesový povel – Ctrl+N (u WordPerfectu povel Ctrl+T), otevře se nový dokument vytvořený podle základní šablony a můžeme začít psát. Implicitně se nám nejčastěji zobrazí název Dokument (Nepojmenovaný...) doplněný pořadovým číslem od začátku spuštění textového procesoru.

Dokud dokument neuložíme, zůstává stále jen v elektronické paměti. Vypnutím počítače bychom jej ztratili. Při práci ve Windows nikdy počítač nevypínáme, dokud Windows neukončíme!

Soubory ukládáme příkazem Soubor|Uložit (File|Save) – průběžné ukládání nebo Uložit jako (File|Save As) – při uložení souboru pod jiným názvem. Dokumenty ukládáme vždy do jiné složky (adresáře), než je software. Nejčastěji to je adresář C:\Dokumenty a pod ním tematické adresáře: C:\Dokumenty\Dopisy, C:\Dokumenty\Zápisy, C:\Dokumenty\Smlouvy. Textové procesory od české firmy Software602 - WinText602 a PC SUITE (602Text) má pro ukládání souborů efektně vypadající „šanony“.

Složku (adresář) pro ukládání lze mnohdy předvolit v nastavení pracovního prostředí procesoru.

Nový software často složku C:\Dokumenty přímo předpokládá a ta je uvedena jako pracovní adresář aplikace.

Někdo používá při ukládání souborů jiné složky, např. C:\PRAC\, C:\Users atd. a pod nimi tématické podsložky. Tuto složku je potom vhodné nastavit v pracovním prostředí aplikace jako výchozí pracovní složku.

Před ukončením aplikace je pojistka, kdy musíme odpovědět, zda chceme poslední změny v otevřeném souboru uchovat.

Stiskneme-li klávesu Shift, můžeme ve Wordu uložit najednou všechny otevřené soubory.

Při prvním ukládání a po zadání příkazu „Soubor|Uložit jako“ musíme dokument pojmenovat. Název by měl být mnemotechnický, a třebaže pracujeme pod Windows 95 (98), je vhodné se omezit na takových 20 až 30 znaků.

Předáváme-li dokument někomu, kdo nepracuje v prostředí Windows 95 (98), např. v MS-DOS název omezíme na max. osm znaků. Jinak dojde k automatické redukci na šest (případně pět) znaků, doplnění tildy (~) a pořadové číslice souboru.

Při předávání souboru do nižší verze aplikace musíme dát pozor na kompatibilitu formátů. Poznáme to snadno tak, že po zadání příkazu pro uložení vyvoláme seznam typů (formátů) souboru. Je-li zde starší verze, kterou používá příjemce dokumentu, nebo si nejsme jisti, zda novou verzi už má, vybereme položku s názvem nižší verze, např. Word 6.0/95, WordPerfect 5.1/5.2, Works pro Windows 3.0, dokument verze 3.95...

Už dříve vytvořený soubor otevřeme příkazem Soubor|Otevřít, File|Open (Ctrl+O).

Proti náhodným poruchám, např. „spadnutí“ systému, se nejlépe uchráníme pravidelným ukládáním. Textové procesory obecně umožňují nastavit pravidelné ukládání po nastaveném počtu minut. Obvykle se nastavuje 10 či 15 minut. Můžeme tak přijít pouze o práci vykonanou od posledního uložení.

Často je nutné rozhodnout, zda soubor přepisovat, nebo nechat vytvořit záložní kopii – v ní jsou uloženy předposlední změny. Má koncovku BAK nebo vlastní.

K záložní kopii se vrátíme obvykle při havárii systému nebo když si soubor smažeme a koš ve Windows 95 (98) vysypeme. Vzhledem k tomu, že BAK je univerzální koncovkou, nebudeme moci poklepáním myší na názvu souboru ve Správci souborů nebo v Průzkumníku soubor otevřít. Soubor můžeme otevřít přímo v textovém procesoru nebo tak, že přejmenujeme požadovanou koncovku.

Změny lze uložit okamžitě stiskem univerzální kombinace kláves Ctrl+S.

Stránka

Až na výjimky bude potřeba napsaný text vytisknout. Tisk můžeme zadat na výšku nebo při větší šířce tiskneme podélně – na šířku. List do tiskárny sice založíme stejně, ale bude se tisknout kolmo k obvyklému směru.

Okraje tiskové stránky určujeme samostatným příkazem. Nejčastěji příkazem Soubor|Formát stránky (File|Page setup, Soubor|Vzhled stránky nebo příkazem Formát|Okraje...

u Implicitně jsou většinou všechny okraje nastaveny na 2,54 cm (1 palec).

u Spodní okraj pro zápatí (patu) je často potřeba nastavit větší, a to podle použité tiskárny. Pro jehličkovou tiskárnu to bývá 1,8 cm, pro tryskové (inkoustové) tiskárny 1,5 cm.

u Někdy je vhodné ponechat po levé straně 3 cm a po pravé zmenšit okraj na 2 cm (pro založení do pořadače). Šířku tiskové oblasti je vhodné nastavit 16 cm, 15 cm působí úzkým dojmem a 17 cm „rozcáple“.

u Obecně však platí, že větší volná plocha působí lépe.

Okraje papíru (listu, stránky) určují využitelnou oblast tiskové stránky. Zarážky vymezují vlastní šířku odstavců. Ta je nejčastěji stejně velká nebo menší. Některé procesory (Word, WordPerfect) umožňují i psát do okrajů. Ne vždy je však tato úprava vhodná. Jiné procesory toto neumožňují (AmiPro, WinText602, 602Text).

Části tiskové stránky a konstrukce tiskového středu

Zpět