Jednička mezi editory pod MS-DOS - WordPerfect
V předchozích číslech seriálu jsme se zabývali technickým vybavením počítačů a programovým vybavením, které dělá z kovu, polokovu a umělých hmot stroj na práci s daty. V dnešním čísle se budeme věnovat zpracování textu.
Motto: Murphyho počítačové zákony: „Podstatné chyby v textu objevíte teprve tehdy, až je text vytištěn a soubor vymazán i na disketě.“
Nedovedeme si představit
uživatele, který používá počítač a nepotřebuje občas napsat nějaký text. Např.
dopis, zprávu atd. K psaní textů se používá textový editor. Jde o
specializovaný program, ve kterém můžeme text nejenom psát, ale také upravit a
vytisknout.
Naším cílem není (a ani
být nemůže) naučit vás pracovat s textovými editory (procesory). Soustředíme se
však na základní problémy, které jsou textovým editorům společné, které
komplikují život jak pisateli samotnému, tak tomu, kdo ve zpracovávání textu
pokračuje. Nejprve však o tom, co je jim společné a v čem se liší.
Textové editory můžeme rozdělit do tří skupin:
u Editory, které umožňují vložit do počítače jednoduchý text. Jde o programy, ve kterých se vytvářejí poznámky, komentáře, zdrojové texty programu atd. Základním rysem je, že se do textu nevkládají řídicí znaky, obdržíme tedy „hladký“ ASCII text. (ASCII – způsob kódování znaků.) Disponují většinou jedním typem písma (fontu). Umí text odsazovat, blok textu kopírovat a přesouvat, najít řetězec znaků a ten nahradit řetězcem jiným, a samozřejmě text vytisknout. Do této skupiny patří Poznámkový blok (Notepad) ve Windows.
u Editory pro široké použití v kancelářích. Nabízejí už více řezů písma, mimo standardního též tučné nebo kurzívu. Umožňují automatické pokračování textu na novém řádku, zarovnání textů do bloků (na oba okraje), dělení slov, práci s více soubory současně, automatické číslování stránek, kontrolu pravopisu a samozřejmě tisk. Jako jejich představitele můžeme uvést WordStar (u nás Cyril), Eso a nejznámější Text602.
u Třetí skupinu tvoří editory častěji, a správně, zvané procesory. Ty se vyznačují množstvím typů písma, hlídají začátky a konce stránek (aby stránka nezačínala posledním řádkem předcházejícího odstavce – tzv.sirotek, ani nekončila prvním řádkem následujícího odstavce – tzv. vdova). Do textu lze vložit obrázek, který může být textem různě obtékán, dovolují vkládat poznámky pod čarou, poskytují bohatou možnost vytváření odrážek a číslování bodů. Umožňují také generovat obsah a rejstřík. Samozřejmě obsahují vše z nižší skupiny editorů. Do této skupiny lze řadit: WordPerfect (a to už v DOS verzi), ale hlavně produkty pracující v prostředí Windows, např. Wintext602, 602Text, AmiPro, WordPro, WordPerfect, MS Word.
Dnešní textové procesory
umí do textu vložit tabulku, z tabulky vytvořit graf, vložit text a ten různě
upravit, např. ho vytvarovat do vlnovky. V posledních verzích můžeme dokument
publikovat na síti Internet nebo firemní síti intranet.
První skupinu ponecháme
stranou, je uvedena jen pro úplnost.
Budeme-li popisovat
textový editor, bude popis platit i pro textový procesor. Popis pro textový
procesor však pro editor už platit nemusí.
Textové editory lze dále
rozdělit do dvou skupin podle způsobu zobrazování znaků na monitoru:
u Znakový (textový) režim zobrazení; představiteli jsou T602 nebo WordPerfect. Obrazovka je rozdělena do pevně stanoveného počtu řádků (25, 32, 42) s 80 znaky na řádku. Tyto editory mohou zobrazit různé řezy písma (tučné, kurzívu atd.), ale stejného fontu. Textový editor posílá grafické kartě kód znaku, který se má zobrazit. Tyto editory jsou rychlejší a mají menší nároky na počítač. Znaky jsou snadno čitelné.
V České republice a Slovenské republice sehrál velkou úlohu textový editor T602 (od firmy Software602). U mnoha lidí utvářel vztah k počítačům. Tento editor má jednoduché ovládání, solidní nástroje pro práci s textem, zajišťuje tisk na nejrozmanitějších tiskárnách a obsahuje čárovou grafiku pro tvorbu tabulek.
MS Word ve verzi 97 umožňuje též čárovou grafiku – o 8 let později.
u Grafický režim zobrazení – písmena se skládají z bodů. Lze zobrazovat různé fonty, jejich řezy a v různé velikosti. Pracují v režimu WYSIWYG (What You See Is What You Get), „Co vidíte je to, co obdržíte na tiskárně“. Na obrazovce vidíme skutečnou (lépe řečeno přibližně skutečnou) podobu znaků. Nevýhodou těchto editorů je pomalejší práce, ve srovnání s předchozí skupinou.
Samozřejmě, že čím výkonnější počítač, tím rychlejší překreslování.
Zobrazení a tisk souvisejí s rozlišovací schopností monitoru – ta je často 800 x 600 bodů. Avšak 24jehličková tiskárna má rozlišení 360 x 360 dpi a laserová či trysková 600 a více (bodů na palec) – a to hovoří samo za sebe. Různé rozlišení a proporcionální písmo způsobují trable, když nedodržujeme zásady, o kterých budeme dále hovořit. Jde především o text zarovnaný pod sebe pomocí mezer, tabulátory uvnitř odstavce atd. – na obrazovce text upravíme, aby vypadal dobře, vytiskne se špatně a po předání na jiný počítač s jinou tiskárnou; zbývá jen skřípění zubů a pracné úpravy.
Obrazovka textového procesoru zpravidla obsahuje:
u Oblast nabídky příkazů nebo řádek, kam se příkazy zadávají. Jde o menu, zvané též hlavní nabídka.
u Panely nástrojů umožňující rychlé zadávání příkazů klepnutím na tlačítko (ikonu, nástroj tool). K nástrojům je často přiřazen příkaz hlavní nabídky, ale mohou vykonávat akce, které v hlavní nabídce nenajdeme.
u Prázdnou pracovní plochu – editační část nebo už dříve napsaný text a blikající kurzor.
u Stavový řádek, obsahující informaci o pozici, na které se nachází textový kurzor (tam se zapíše znak stisknutý na klávesnici). Většinou to bývá číslo řádku (pozice od začátku stránky), číslo sloupce (pozice od začátku řádku) a číslo stránky. Dále zde bývá indikován režim, ve kterém se nachází vkládání znaků z klávesnice – znaky na obrazovce se mezi ostatní vkládají nebo je přepisují.
u Vodorovné pravítko s tabulátory, případně s centimetrovou stupnicí. Některé editory mají i svislé pravítko s centimetrovou stupnicí.
u Jednořádkovou nápovědu – bližší vysvětlení příkazů.
u Rolovací lišty pro pohyb v dokumentu. De facto se totiž nepohybuje dokument, ale okno nad dokumentem.
Textové editory lze ovládat několika různými způsoby:
u Výběrem příkazů z hlavního menu, z nabídek. Může jít o sled hesel na řádku nebo častěji o zavěšené (roletové) menu. Zde se nachází kompletní repertoár akcí, které lze v editoru vykonat. Příkazy jsou popsány krátkým heslem a sdruženy do skupin. Často bývají nabídky hierarchicky členěny. Pod jedním heslem se skrývají další hesla. To, že se pod jedním heslem skrývá několik dalších možností, je většinou avizováno několika tečkami, trojúhelníkem apod. Příkazy se vyvolávají zpravidla kombinací kláves Alt a klávesy zvýrazněného písmena u hesla (písmeno je tučné nebo podtržené). Na další příkaz se můžeme posunout kurzorovými klávesami nebo pohybem ukazovátka myši. Akci spustíme stiskem levého tlačítka myši nebo klávesy Enter.
Stiskem klávesy Esc ukončíme výběr aniž se nějaká akce provede. Jde o opuštění nabídky.
u Výběrem příkazů z místní nabídky. Místní nabídka se vyvolá stiskem pravého tlačítka myši v prostoru textu a obsahuje jen příkazy mající v dané situaci hlavní význam. Všechny textové procesory však tuto možnost nemají. Mohou obsahovat i příkazy v hlavním menu neobsažené. Příkazy se vybírají kurzorovými klávesami nebo myší.
u Výběrem akcí z panelu nástrojů. Na panelu jsou nejfrekventovanější příkazy a funkce reprezentované tlačítkem. Tlačítka se ovládají myší. U textových editorů pracujících pod MS-DOS tato nabídka nebývá obvyklá. Jde o doménu procesorů pracujících pod Windows.
u Použitím zkrácených klávesových povelů. Nejfrekventovanější příkazy můžeme zadávat kombinací kláves. Snad všechny textové editory využívají funkční klávesy F1 až F10, resp. až F12, a to v kombinaci s řídicí klávesou Ctrl, Alt, resp. v kombinaci s přepínací klávesou Shift. Např. Ctrl+S – uložení souboru. S výjimkou jediné klávesy F1 pro nápovědu je jejich význam různý.
u Myší. Např. dvojitým poklepáním kurzorem myši na slovo se toto slovo označí. Někdy, poklepeme-li 3x, se označí celý odstavec. Myší můžeme blok textu buď přemístit tažením za levý horní roh, nebo zkopírovat, stiskneme-li před tažením klávesu Ctrl.
Zadání příkazů výběrem z
nabídky dávají přednost začátečníci, pokročilejší uživatelé využívají více
tlačítka na panelu nástrojů a vytvářejí si vlastní panel s nejčastěji
používanými příkazy. Profesionály většinou zdržuje i pohyb myší, proto dávají
přednost zkráceným klávesovým povelům. Pro ně je obrovskou pomocí možnost
doplnit už existující klávesové povely vlastní kombinací kláves.
Kombinaci kláves
zadáváme tak, že stiskneme první klávesu, tu držíme a stiskneme další, případně
při jejich stisknutí stlačíme ještě další klávesu.
Nyní se pozastavíme u
spuštění textových editorů, které probíhá dvěma základními způsoby:
u ve znakově orientovaných operačních systémech (typ MS-DOS) napíšeme na příkazovou řádku název programu – např. T602, WP (pro WordPerfect) atd.
u v graficky orientovaných systémech (typ Windows) vyhledáme ikonu s aplikací pro práci s textem a poklepeme na ní myší.
V zásadě i z grafického
operačního systému jsme schopni poklepáním na ikonu zastupující MS-DOS přejít
do znakového režimu a spustit textový editor pro DOS.
To, co píšeme z
klávesnice a vidíme na obrazovce, se průběžně ukládá do vnitřní paměti. Při
vypnutí proudu nebo havárii systému se data z této paměti vymažou. Data proto
musíme ukládat do souboru na pevný disk (nejčastěji), disketu nebo síťový disk,
a to dvěma způsoby:
1. Ručně, zadáním příkazu pro uložení (Uložit, Save), resp. rychleji stiskem kombinace kláves Ctrl+S. Tato kombinace se vyskytuje u většiny textových procesorů.
2. Editorem v automaticky nastaveném časovém intervalu.
Před ukončením aplikace se nás každý slušný editor zeptá, zda
neuloženou práci chceme před skončením uložit nebo o ni přijít.
Nové textové procesory
využívají zpravidla dva kurzory: textový – (většinou ve
tvaru I, čárky nebo i
obdélníčku) a ukazatel (kurzor) myši ve tvaru šipky. Klepnutím na levé tlačítko myši se
textový kurzor přemístí na pozici ukazovátka myši nebo na začátek řádku.
Textový kurzor se totiž nemůže posunout mimo vymezenou oblast. A ta je dána koncem odstavce a koncem
dokumentu. To způsobuje začátečníkům často potíže – chtějí psát dál a kurzorové klávesy ani myš
nezabírají.
Konec odstavce je
označen odstavcovou značkou – nejčastěji obráceným písmenem
„P“ s dvěma stojinami (¶) nebo „skobou“. Nelze psát dál než ke „konec odstavce“.
Konec dokumentu bývá
většinou označen rovnou čárkou. Za konec dokumentu se textovým kurzorem
nedostaneme. Konec dokumentu můžeme jedině posunout stiskem klávesy Enter.
Vedle vlastního textu
jsou u editorů druhé a třetí
skupiny zaznamenávány řídící znaky, skryté kódy. Jejich zobrazování mnohým
vadí, poskytují však cenné informace o tom, co
můžeme od textového editoru očekávat. Máme zde vyznačeny konce odstavců,
tabulátory, nedělitelné mezery atd. Je vhodné je nechat zobrazovat. Řídicí
znaky se netisknou, takže obavy mít nemusíme.
Dostaneme-li text a máme ho upravit, je měl by být prvním krokem zobrazení netisknutelných znaků. Jedině tak zjistíme, jaké úpravy můžeme provádět a jaký budou mít efekt.
Zobrazením netisknutelných znaků získáme informace, o
kterých pisatel dokumentu nemusí mít ani tušení. Bez nich se může zdát napsaný
text bezproblémový Problémy nastanou při úpravách – vkládání a mazání částí
odstavce, přidání nové odrážky nebo při tisku na různých tiskárnách.
Mistrem v zobrazování řídicích kódů je už tradičně WordPerfect, a to už od verzí pro MS-DOS. Zobrazovat a upravovat
můžeme všechny řídicí znaky. Může se nám stát, že se najednou odstavec chová
neočekávaně, to právě dělají znaky v pozadí.
Někdy pomůže, když smažeme znak konce odstavce u odstavce,
který „nechce poslouchat“. Před znakem konce odstavce
může totiž být mnoho znaků zbylých z našich
dřívějších úprav.
Na smazání řídícího znaku si vzpomeňte při problémech
s odstavcem v dokumentu psaném ve Wordu.
S řídicími znaky úzce souvisí přenositelnost textu z jednoho textového editoru na jiný. Každý textový editor má vlastní sadu
řídicích znaků a ty ukládá do svého formátu (typu) souboru.
Každý editor musí mít
dva příkazy. Jeden pro otevření souborů a druhý pro
jejich uložení. Načíst nemusíme jen vlastní soubory editoru, ale i soubory vytvořené v editorech jiných. Jde o tzv. import souboru jiného formátu; tento formát musíme vybrat v seznamu většinou nazvaném „Soubory typu“. Při
ukládání umožňuje většina editorů též uložení v jiném
formátu.
Text můžeme uložit několika způsoby:
u do formátu (nativního) textového editoru (procesoru) ve kterém dokument píšeme,
u do formátu cílového editoru, zde zůstane (většinou) zachovaný vzhled i úprava textu.
u do souboru jako čistý ASCII text bez řídicích znaků, nejčastěji má tento formát soubor koncovku txt.
V našich krajích je pro lokalizovaný produkt takřka podmínkou, aby uměl
načíst soubor pořízený ve formátu T602. (U souborů vytvořených v editoru T602 se předpokládá koncovka souboru 602, ale tu lze většinou
obejít.)
Mimo editorů, které umí export a import, existují i převodní,
konverzní programy. Ty převádějí soubor z jednoho
formátu na jiný. V prostředí Windows však již nejsou tak časté.
1. Nastavíme parametry stránky. Zde určíme okraje papíru podle účelu a vazby.
2. Určíme základní tvar odstavce (zda bude první řádek odstavců odsazen či nikoli) a směr zarovnání. Zarovnáváme buď doleva (tzv. „na praporek“) nebo do bloku – na obě postranní zarážky. Vybereme základní font, nejčastěji to bývá font Times New Roman o velikosti 12 bodů. Napíšeme hrubý text – kontrola překlepů je v této fázi zbytečná. Co však musíme dodržovat, je nastavení tabulátorů a zarážek. Zde se nám nepřesná práce vymstí.
3. První čtení – úpravy a opravy. Jde stále spíš o obsah než o formu, i když už zvýrazňujeme důležitá slova. Odstavce přehazujeme atd.
4. Formátování textu – nyní naopak vnímáme jen hrubý obsah, sjednotíme odrážky, vyznačení kurzívou, tučným písmem, kontrolujeme použití stejného fontu pro nadpisy v celém dokumentu – nyní už jde o formu.
5. Spustíme kontrolu pravopisu – ta může ovlivnit rozložení slov.
6. Druhé čtení – finální úprava. Náhrada opakujících se slov synonymy, zalomení řádků, aby na konci vět nebyla samotná písmenka. Spojíme ustálená slovní spojení (Karel IV., 100 Kč), aby nebyla rozdělena do dvou řádků.
7. Zadáme náhled před tiskem. Doplníme volné řádky, zrušíme přebytečné, případně upravíme řádkování. Nyní jde o celkový dojem.
8. Tisk.
Některé operace lze
spojit, ale zaměření na jeden problém v konečném
efektu vede rychleji k cíli než např. provést
definitivní formátování a potom spustit kontrolu
pravopisu.
Ø První stupeň – efektivní pohyb v dokumentu.
Ø Druhý – práce s bloky.
Ø Třetí – práce s pojmenovanými styly, kopírování formátů.
Ø Čtvrtý – používání šablon. Opakované využití dokumentů, tvorba dokumentu podle hrubé kostry.
Ø Pátý – použití už hotového textu, do kterého promítneme jen změny.
Ø Šestý – modulární tvorba dokumentů, čerpání ze zásobníku pasáží a floskulí (jejich skládání do konečné podoby).
Nyní uvedeme některé společné tipy vhodné při psaní v textových editorech (procesorech):
u Nastavíme (nebo jen zkontrolujeme) nastavení okrajů stránky. Po levé straně 25 mm - či lépe, pro zakládání do pořadačů, 30 mm. U listů A4 (210 mm × 297 mm), což je nejčastější formát, nastavíme po pravé straně 20 mm. Jde o to, aby využitelná šířka stránky byla 16 cm.
u Horní okraj 25 mm, může být i menší.
u Dolní okraj opět 25 mm.
u Musíme zkontrolovat zápatí. Na spodním okraji musí zůstat mezera pro zachycení papíru mechanikou tiskárny. U jehličkové tiskárny to je 18 mm a u bublinkové 15 mm. U laserové může zůstat často přednastavených 12,5 mm.
U editorů s použitím neproporcionálního písma (písmo psacího stroje) je počet znaků na řádek 60 až 65 znaků a min. 30 řádků na stránku. Tzv. normovaná stránka má 1800 znaků, včetně mezer a interpunkčních znamének. Má 60 znaků na řádku × 30 řádků.
Při proporcionálním písmu, např. Times New Roman, což je písmo běžně v textových procesorech používané, a jeho velikosti 12 bodů je pro zápis třiceti řádků na stránku třeba nastavit řádkování 23 bodů. Kde 1 (typografický) bod je 1/72 palce, tedy 0,3528 mm.
u Nastavíme periodu automatického ukládání na 10-15 minut.
u Dokument zobrazíme na monitoru bez okrajů stránky. Píšeme z kraje obrazovky neboť okraje nemusí být zobrazeny.
u Nastavíme zobrazování netisknutelných znaků.
u Po každé větší úpravě stiskneme kombinaci kláves Ctrl+S – uložení práce na disk.
u Konce řádku neukončujeme klávesou Enter, tu si necháme na konec odstavce.
u Pro odsazování prvního řádku použijeme zarážku nebo tabulátor.
u Stránkování necháme na editoru (procesoru). Má-li další text pokračovat na nové stránce vložíme před něj tzv. „tvrdý“ konec stránky. Tvrdý konec se vloží často kombinací kláves Ctrl+Enter.
u Nejsou-li některé znaky české (např. ř, ž), ale jsou nahrazeny obdélníčkem () musíme změnit znakovou sadu (tzv. font). U „nadnárodních“ procesorů zkontrolujeme nastavený jazyk, kterým by měla být čeština.
u Jedničku zapíšeme klávesou s číslicí, ne jako na psacím stroji „l“, obdobně i nulu nebudeme nahrazovat písmenem O.
u Stisknutím klávesy Enter uprostřed řádku řádek rozdělíme. Zpět můžeme začátek druhého řádku přitáhnout klávesou Backspace.
u Zápis slovního spojení na jeden řádek, např. 100 Kč, Karel IV. docílíme vložením tvrdé mezery. Ta se nejčastěji vloží kombinací kláves Ctrl+Shift+mezerník. (Postup: zapíšeme 100, Ctrl+Alt+ mezerník, Kč.)
u Na konci dokumentu přidáme další řádek klávesou Enter. Pozor, tím je určena délka dokumentu a je-li těchto prázdných řádků hodně, může se vytisknout i prázdná stránka.
u Před definitivní úpravou spustíme kontrolu pravopisu.
u Rozvržení textu zkontrolujeme v náhledu, tzv. Preview.
Následující poznámky se týkají především těch, kdo
přispívají články do redakcí, nebo těch,
kdo chtějí zadat tisk materiálu do DTP (Desktop Publishing, publikování na
stole) studií:
Ø Text předáváme v elektronické podobě, na disketě.
Ø Text dodáme ve formátu, který je v současné době nejvíc rozšířený, a který lze načíst do všech DTP aplikací. Tím je Microsoft Word verze 2000 (97). Některá studia mohou preferovat starší formát Wordu 95 (6).
Možná se vám to bude zdát divné, ale někdy je text napsaný v Text602 skutečně nejvhodnější pro další zpracování. Lze jej načíst do každého lokalizovaného produktu a i u originálních verzí si pracovníci redakcí zpravidla poradí.
Ø Text píšeme zarovnaný vlevo, tedy „na praporek“. Je vhodnější než do bloku (oboustranného zarovnání); např. T602 doplní mezislovní mezery a ty se musí dodatečně odstranit.
Ø Mezi slovy má být jen jedna mezera. Před znakem konce odstavce mezera být nesmí.
Ø Enter patří až na konec odstavce – ne na konec řádku! Enterem na konci všech řádků každého, kdo má po vás text upravovat, spolehlivě rozzuříte – a zaplatíte úpravy, které nelze hromadně provést.
Ø Obrázky dodáváme v souborech mimo vlastní text. Obrázky zapuštěné do textu jsou pro DTP programy nepoužitelné. Po nás je potom opět musí někdo vyjmout a znovu vkládat.
Ø Tabulky do textu nevkládáme. Předáme je jako samostatný soubor z tabulkového procesoru běžného typu, např. ve formátu Excelu – ten je dnes téměř všude.
Ø Podobně postupujeme u vzorců – dodáme je v samostatném souboru, je-li jich více nebo jsou-li psané rukou.
Ø Běžné obrázky postačí uložit v paletě 256 barev. Při paletě barev 16 bitů (65,5 tisíce barev), resp. 24 bitů (16,8 milionu barev) zabírá soubor mnohem větší místo a tiskárna to nemusí ani umět reprodukovat. Proto je nutná domluva s DTP studiem na vhodném formátu.
Ø V textu zapíšeme jednoznačné odkazy na obrázky, tabulky, grafy a vzorce.
Ø Rozsáhlé texty a obrázky můžeme předat v komprimované formě.
Ø Abychom předešli možné redukci názvů souborů, použijeme raději název do osmi znaků.
Ø Místo precizně upravených stránek s obrázky a mezerami předáme holý text a „špígl“ (layout) – rozvržení stránky nakreslíme od ruky. Při grafické úpravě si necháme poradit.