Relativní a absolutní adresace
Posledně se naše téma stočilo k tabulkovým kalkulátorům. V tomto trendu budeme pokračovat i nadále a
podíváme se na jejich vlastnosti podrobněji.
Jak jsme si už řekli,
aktivní buňka, do níž můžeme zapisovat, je označena obdélníčkem – buňkovým
kurzorem.
Ve všech tabulkových
procesorech rozlišujeme dva kurzory, které jsou na sobě nezávislé. Jednak
kurzor (ukazovátko) myši (který má v Quattru a Lotusu tvar dvojité šipky, v
Excelu a 602Tab podobu dvojitého kříže), jímž můžeme pohybovat pouze myší, a
jednak buňkový kurzor (nebo jen kurzor), kterým pohybujeme kurzorovými klávesami
(a to nejen jimi, jak uvidíme dále).
Klepneme-li levým
tlačítkem myši v prostoru buňky, přemístí se na tuto buňku buňkový kurzor a
buňka se stane aktivní, můžeme do ní zapisovat údaje či ji můžeme též
formátovat.
Z jedné buňky na druhou
přeskočíme snadno kurzorovými klávesami.
Pracovat však lze jak s
buňkou, tak se skupinou buněk – blokem (nebo též oblastí buněk). Blokem
rozumíme pravoúhlou oblast buněk. Tyto bloky mohou být dvoj- nebo třírozměrné
(přes více listů), souvislé nebo nesouvislé (složené z více oblastí).
Běžně se pracuje se
souvislým blokem buněk. Při některých úpravách je však vhodné vyznačit
nesouvislý blok. Blok se nejsnáze vyznačuje myší: najedeme kurzorem myši do
jednoho z rohů budoucího bloku, stiskneme levé tlačítko myši a za jeho držení
přejedeme kurzorem myši do protilehlého rohu, kde tlačítko pustíme. Nesouvislý
blok vyznačíme tak, že před započetím vyznačování dalšího bloku stiskneme
klávesu Ctrl a budeme ji po
celou dobu vyznačování bloku držet.
3D blok označíme tak, že
označíme dvojrozměrný blok, a při stisknuté klávese Shift klepneme myší na list
určující hloubku bloku.
Bloky (oblasti) buněk
používáme ke kopírování, přemísťování, doplňování posloupností, ale častěji k
formátování, k úpravě tabulky (např. k úpravě zobrazení obsahu buněk,
zakreslení čar) atd.
Uvedené techniky platí ve všech sledovaných aplikacích: 602Tab, Lotus 1-2-3, Quattro Pro a Excel.
Formátování je úprava
způsobu zobrazení zapsaných čísel či znaků a doplnění barev a čar do buněk.
Ve všech tabulkových
procesorech najdeme:
u formátování čísel: Číslo můžeme zobrazit různými způsoby, např. s oddělovači tisíců, se znaky procent nebo měny, ve vědecké (exponenciální) notaci. Lze nastavit různé způsoby zobrazení data a času. Číslo můžeme i uložit jako text. Všechny tabulkové procesory dovolují nastavit způsob zobrazení čísel určený uživatelem pomocí kódů;
u zarovnání obsahu buňky (doleva, doprava, centrování). To bývá doplněno centrováním na střed výběru buněk (tak můžeme např. umístit nadpis přesně doprostřed tabulky bez nutnosti složitého odhadování a propočítávání). Text lze zarovnat ve svislém i vodorovném směru, u programu Excel 2000 (97) a Quattra Pro v 9.0 i ve svislém směru přes několik buněk;
u zakreslení čar: Kolem buňky nebo oblasti buněk můžeme zakreslit čáry, a to v černé nebo i v jiné barvě. V nabídce je nejčastěji plná tenká a tlustá čára a čára dvojitá. Někdy je nabídka bohatší o přerušovanou, čerchovanou nebo tečkovanou čáru;
u úpravu písma: Umožňuje zvolit font, velikost, styl a barvu písma;
u úprava barvy pozadí písma: Lze určit pozadí buňky pro zvýraznění působivosti tabulky.
Při formátování
postupujeme tak, že označíme buňky, které chceme formátovat jako blok, a zadáme
příkaz pro formátování. V Excelu je to příkaz Formát/Buňky. V Lotusu pak příkazy pod nabídkou Styl (Style) a u verze 97 příkaz Range|Range Properties, kde se
vlastnosti nastavují v dialogovém okně „Properties“. Ve Quattru verze 6.0
se panel pro formátování vyvolá stiskem tlačítka Vlastnost a položky Aktuální
objekt, u verze 8.0 a 9 příkazem Format/Selection.
A konečně v 602Tab to je příkaz Formát|Buňky.
Doplňkem formátování je
možnost odemčení buňky. Ta je totiž implicitně uzamčena a po zamknutí listu do
ní není možné zapisovat. Odemkneme-li ji, můžeme potom po zamčení listu do této
buňky data vkládat.
K formátování lze použít
nástroje v panelu nástrojů. Zde najdeme úpravu druhu písma, velikosti, stylu
písma, směru zarovnání obsahu buňky atd.
Všechny tabulkové
procesory umožňují zakreslit kolem okrajů buněk čáry a tak vytvořit skutečnou
tabulku; čáry se zakreslují kolem každé buňky na styku dvou buněk, tedy z obou
stran. U Excelu 97 a 2000 je mezi buňkami jen jedna čára. Způsob zakreslení čar
ovlivňuje možnosti kreslení a mazání čar. Silnější čára „překrývá“ slabší;
zrušíme-li čáru v jedné buňce, zůstane zakreslena čára z buňky druhé. Musíme
tedy smazat čáry v obou buňkách, zatímco u Excelu 97 (2000) postačí smazat čáru
jen z jedné strany.
Zapíšeme-li do buňky
datum, buňka se implicitně formátuje na datový formát a další zapsané číslo se
přebírá jako pořadové číslo od počátku kalendářního systému. Při potřebě zapsat
číslo musíme změnit formátování.
U Excelu se buňka formátuje i po zapsání čísla s oddělovači tisíců.
V případě, že se místo
čísla zobrazí v buňce hvězdičky (Lotus a Quattro) nebo # (u Excelu, 602Tab),
znamená to, že číslo nelze zobrazit a musíme šířku sloupců zvětšit.
Šířka sloupců se
upravuje příkazem v hlavním menu, tažením myší za pravou hranici sloupce v
prostoru popisu sloupců nebo poklepáním levým tlačítkem myši na označení
sloupců.
Po dvojitém poklepání se
šířka přizpůsobí největšímu zapsanému číslu ve sloupci.
Text přesahující šířku
sloupce se zobrazuje vpravo, je-li buňka napravo volná. Jinak se zobrazí jen
část textu. Zbytek je pouze skryt, neuřízne se.
Změna velikosti písma se
automaticky promítne do výšky písma, pokud výšku neupravíme ručně nebo příkazem
menu.
Výšku řádku lze též
upravovat i myší – zatažením za spodní okraj řádku v prostoru hranic řádků.
Jestliže jsme vytvořili
malou tabulku, můžeme ji zvětšit přidáním sloupců nebo řádků.
Při vkládání sloupců se
u Excelu a Lotusu přebírá formát z levé strany vkládaného sloupce a u Quattra
jen z formátu sloupce, ve kterém stojí buňkový kurzor. Při vkládání řádků se u
Excelu a Lotusu přebírá formát z řádku nad vkládaným řádkem; u Quattra z toho
řádku, kde stojí buňkový kurzor.
Je-li tabulka větší,
můžeme ji zmenšit zrušením řádků či sloupců nebo jen bloku buněk.
Kopírování patří k
základním operacím. Běžně se provádí klávesovými povely Ctrl+C a Ctrl+V nebo
příkazy hlavního menu Úpravy/Kopírovat (Edit/Copy) a Úpravy/Vložit (Edit/Paste).
Kromě toho existuje speciální způsob kopírování, kdy pro vložení použijeme příkaz
Úpravy/Vložit jinak, Úpravy|Vlepit jinak (Edit/Paste Special). Zde máme možnost
zvolit, zda budeme kopírovat vše (implicitně), nebo zda vybereme pouze formáty,
poznámky, převedení vzorců na hodnoty atd.
Výraz nebo funkci lze
též kopírovat myší, a to prostým stisknutím levého tlačítka a tažením za pravý
spodní okraj buňky, v níž je výraz (funkce) vložen. Při relativní adresaci se
adresa uzpůsobí ve směru tažení.
Existují dva způsoby
adresace buněk – relativní a absolutní. Mezi nimi je podstatný rozdíl
projevující se při kopírování výrazů. Obsahuje-li výraz relativní adresaci,
uzpůsobuje se při kopírování adresace buněk ve směru pohybu. Při absolutní
adresaci se adresa neupravuje (viz obrázek, kde kopírujeme buňku D3 a G3 na
další tři buňky). Absolutní adresaci příslušné souřadnice zabezpečíme doplněním
znaku $ před souřadnici, např. $A$3. Absolutní a relativní adresaci lze
navzájem kombinovat; pak hovoříme o adresaci smíšené. Tak např. A$3 by
postačovalo k dosažení shodného výsledku podle obrázku.
S výjimkou aplikace 602Tab lze u ostatních změnit adresu buňky z relativní na absolutní stiskem klávesy F4.
Každý tabulkový procesor
má velké množství klávesových zkratek, jež zvláště při často prováděných
činnostech mohou podstatně zrychlit práci.
Některé klávesové povely
jsou zcela univerzální a platné pro všechny aplikace pracující pod Windows,
jiné mají použití v uvedených tabulkových procesorech. Patří k nim zejména:
Ctrl+F4 zavření
dokumentového okna,
Alt+F4 ukončení
aplikace,
Ctrl+N otevření
nového sešitu (Excel, Quattro, 602Tab),
Ctrl+B tučné
písmo,
Ctrl+I kurzíva,
Ctrl+U podtržené
písmo,
Ctrl+X vložení
obsahu buňky do schránky,
Ctrl+C zkopírování
obsahu do schránky,
Ctrl+V vložení
obsahu ze schránky do aktivní buňky,
Ctrl+S uložení
souboru na disk,
Ctrl+P tisk,
Ctrl+Z návrat
před poslední operaci (jen Excel verze 97 a 2000 umožňuje návrat až o 16
operací, u ostatních návrat jen o jednu operaci),
F1 nápověda,
F2 přepnutí
do režimu úprav obsahu buněk,
F4 převod relativní a
absolutní adresace, u 602Tab nefunguje,
F5 přejít
na adresu, název buňky či bloku,
F9 přepočet
všech vzorců v sešitu (otevřených sešitech),
Ctrl+Home skok
na buňku A1, u Excelu na aktivním listu a u Lotusu a Quattra v celém sešitu,
PageDown skok o obrazovku dolů,
PageUp skok o obrazovku nahoru,
Ctrl+PageDown skok na
další list,
Ctrl+PageUp skok
na předchozí list,
U Lotusu funguje Ctrl+PageUp a PageDown obráceně. A u 602Tab nefunguje vůbec.
Ctrl+myš označení
nesouvislé oblasti (bloku) buněk,
Shift +
kurzorové klávesy označení oblasti (bloku) buněk,
Shift+myš
na záložce stránky označení bloku stránek.
Klávesa Insert je v tabulkových procesorech vždy
implicitně ve stavu vkládání. Teprve po stisku klávesy F2 (režim opravy) ji můžeme stisknout a tak změnit režim na přepis.
Zápisem hodnoty se režim opět automaticky přepne na vkládání. Platí
s výjimkou 602Tab.
1. Vytvoření kostry tabulky (náčrtek, co má tabulka a případně i graf vyjadřovat).
2. Zápis hodnot.
3. Doplnění vzorců, funkcí. Ty mohou zpětně vyvolat požadavek na doplnění hodnot.
4. Grafické ztvárnění tabulky.
Pozor, abychom v nadšení nad tím, co všechno tabulkový procesor dovede, neudělali tabulku spíše nepřehlednou než estetickou.
5. Vytvoření grafu. Musíme si rozmyslet, co od grafu očekáváme. Nemůžeme-li rozlišit datové řady od kategorií, zkusme si odpovědět na otázku „Co zobrazuji?“ Odpověď bude zcela jistě popisovat datovou řadu.
Podle toho, co bude v
grafu vykresleno, si musíme vybrat nejvhodnější typ grafu.
6. Úpravy grafu.
7. Finální úprava listu.
8. Tisk. Před tiskem je vhodné používat náhled, ušetříme si tak čas a papír.
V tabulce i grafu můžeme
vše změnit i dodatečně, ale některé úpravy, např. vkládání buněk před funkce a
výrazy, mohou být spojeny s přepisem argumentů. Grafy můžeme při některých
úpravách vytvářet znovu.
Je vhodné tabulku začít
vytvářet na buňce B2, do níž umístíme název tabulky; ob řádek pak začneme s
vytvářením vlastní tabulky. Sloupec A na závěr zmenšíme. Zápisem ve sloupci B
zajistíme, že uvidíme postranní levé čáry tabulky, které by jinak splynuly s
okraji listu. Pod nadpisem necháváme volný řádek a jeho zúžením přitáhneme
nadpis blíže k tabulce. Pokud bychom napsali nadpis přímo nad tabulku, splyne
nám text s čárami tabulky.
Tabulky vytváříme tak,
že oblast buněk, kterou má tabulka obsahovat, označíme jako blok a zadáme
příkaz pro formátování. U Excelu (od verze 5.0) je to příkaz Formát/Buňky (Format/Cells), u Quattro Pro (dále jen QPW) verze 6 tlačítko Vlastnosti, položka Aktuální objekt a u verze 8 a 9 příkaz Format/Selection. U Lotusu 1-2-3 (dále jen Lotus) verze 5 jde o
příkazy v nabídce Styl a u verze 97
položky na panelu po zadání příkazu Range/Range
Properties. Při práci v 602Tab použijeme pro vyvolání dialogového okna
pro formátování příkaz Formát|buňky.
Pro přeformátování
můžeme použít i místní nabídku – po označení buněk stiskneme pravé tlačítko
myši a obdržíme příkazy mající význam pro oblast buněk.
Skládá-li se tabulka z
více částí, které mají mít stejné grafické ztvárnění nebo mají jiné formátování
obsahu buněk (např. číselný formát), můžeme tyto části upravovat postupně nebo
je můžeme označit jako nesouvislou oblast a upravit je najednou. Nesouvislou
oblast označíme tak, že podržíme klávesu Ctrl
a myší vyznačíme buňky, které chceme označit. Stisk klávesy Ctrl pro označení nesouvislého bloku
myší platí u všech tabulkových procesorů. Tabulkové procesory (dále jen TP)
umožňují formátování buněk racionalizovat dvěma způsoby:
u použitím pojmenovaných stylů,
u použitím automatických formátů (šablon tabulek).
Jen benjamínek 602Text styly ani automatické formáty nepoužívá.
U buněk můžeme do stylu zahrnout tyto atributy formátování:
u způsob zobrazení čísla – Format,
u nastavení druhu písma, jeho řezu (tučné, kurzíva) a velikosti včetně barvy písma – Font,
u směr zarovnání hodnoty v buňce ve vodorovném a svislém směru u textu s rozdělením do více řádků, včetně určení orientace – Alignment. S Excelem 97 (2000) lze natočit obsah buňky v rozsahu –90 ° až +90 °, s Lotusem 97 natočení od 1 ° do 90 ° a dále 90 ° a –90 °. Ve QPW verze 8 a 9 můžeme obsah natáčet v rozsahu –359 ° až +359 °,
u způsob ohraničení buňky čarami, včetně výběru barvy čar – Line Drawing,
u vzorky (pozadí buňky) – Shading,
u zamknutí buněk před přepisem – Protection a často lze skrýt i zobrazení vzorců.
Kolekci výše uvedených
atributů můžeme pojmenovat a buňky formátovat stylem. Jde o analogii stylu u
textového procesoru, kde máme např. styl „normal“ pro základní text a styly pro
nadpisy, poznámky atd.
Je třeba si uvědomit
jednu podstatnou okolnost, a to, že se styly aplikují na jednotlivé buňky. To
má podstatný význam u čar, které se zakreslují kolem každé buňky a mohou tak
změnit zakreslované čáry v sousedních buňkách nežádoucím způsobem.
Při aplikaci stylů
nejprve označíme oblast buněk a potom zadáme příkaz, jímž styl do každé z buněk
označené oblasti vložíme.
V Excelu (od verze 4.0)
zadáme příkaz Formát/Styl (Format/Style) a na panelu vybereme styl
z některého z nabízených šesti předdefinovaných stylů. Další můžeme doplnit,
případně upravit.
U QPW verze 6.0 vybereme
styl po stisku tlačítka Styl a pro
návrh nového stylu použijeme příkaz Zápisník/Definovat
styl. U verze 8 a 9 zase příkaz Format/Styles. Zobrazí se panel
obsahující jedenáct předdefinovaných pojmenovaných stylů. Stejně jako v Excelu
můžeme další styl přidat nebo stávající upravit. U každého stylu lze nastavit
výše uvedené atributy.
U Excelu a Quattra lze
převzít i styly z jiného sešitu.
Lotus neobsahuje žádné
předdefinované styly. K práci se styly slouží panel, který získáme příkazem Styl/Pojmenovaný styl a u verze 97
příkaz Range/Range Properties. Na
kartě Named style styl pojmenujeme.
Styl se převezme z buňky, na níž stojí buňkový kurzor; u verze 97 můžeme jeho
atributy změnit na dalších kartách tohoto panelu.
Celou tabulku lze
formátovat za pomoci automatických formátů, které jsou ve funkci šablon celých
tabulek. Na rozdíl od stylů se tedy formátuje celá tabulka najednou. Nejdříve
vyznačíme oblast buněk a potom ji formátujeme.
Pro formátování celé
tabulky v Excelu (od verze 4.0) použijeme příkaz Formát/Automatický formát (Format/AutoFormat)
a můžeme si vybrat ze šestnácti předdefinovaných tabulek. Sedmnáctý formát –
„žádný“ – slouží k mazání všech doplněných formátů.
Ve Quattro Pro verze 6
se galerie šablon tabulek vyvolává tlačítkem Rychlý formát, umístěném v panelu nástrojů Hlavní a Formát. Pro
zformátování oblasti buněk podle šablony lze použít i místní nabídku. U verze 8
a 9 jde o příkaz Format/SpeedFormat.
V nabídce je 24 předdefinovaných komplexních formátů. Jedině ve Quattro Pro
můžeme, při dodržení určitých pravidel, z každé tabulky vytvořit šablonu pro
opakované použití.
U Lotusu verze 5 se
tabulka komplexně zformátuje po zadání příkazu Styl/Šablony a u verze 97 příkazem Range/Range Properties. Ve verzi 97 vybereme na panelu kartu Named style a stiskneme tlačítko Style Gallery. V nabídce je 14 šablon.
Ve Quattru a Excelu je
možné zrušením označení některého atributu u automatického formátu zachovat
původní atribut v buňkách a nemusíme použít ten, který je určen v šabloně.
Jak jsme si už řekli,
začneme tabulku graficky ztvárňovat až po doplnění vzorců a funkcí. V průběhu
doplňování výpočtů můžeme totiž dojít k závěru, že potřebujeme doplnit další
data. U všech tabulkových procesorů lze tabulku upravovat dodatečně, ovšem
dodatečné úpravy bývají většinou pracnější.
Jedním z atributů buněk
je jejich uzamčení proti nechtěnému přepisu obsahu. To je vhodné hlavně tehdy,
předáváme-li sešit pro doplnění dat jiným uživatelům. Ve všech TP jsou buňky
implicitně uzamčeny. Jako blok tedy označíme ty buňky, do nichž má být vstup
povolen; buňky mimo tento blok zůstanou uzamčeny. Aby bylo uzamčení účinné,
musí vždy následovat uzamčení listu sešitu.
V Excelu uzamknutí buněk
zrušíme po zadání příkazu Formát/Buňky
(Format/Cells), kde na kartě Zámek (Protection) zrušíme označení položky Zamknout buňky (Locked).
List potom uzamkneme příkazem Nástroje/Zámek/Zamknout
list (Tools/Protection/Protect Sheet).
U Quattro Pro verze 6
nastavujeme ochranu buněk po stisku tlačítka Vlastnosti, v položce Aktuální
objekt a dále Omezení. List
zamkneme stiskem tlačítka Vlastnosti,
výběrem položky Aktivní stránka a Ochrana. Ve verzi 8 a 9 zrušíme
uzamknutí buněk na kartě Constraints
po zadání příkazu Format/Selection a
list uzamkneme příkazem Format/Sheet –
na kartě Protection označíme
uzamknutí listu.
U Lotusu verze 5 zrušíme
ochranu pro vymezený blok buněk na panelu, který vyvoláme příkazem Styl/Ochrana. Zámek pro celý sešit
zapneme příkazem Soubor/Nastav
ochranu označením položky Ochrana souboru.
Ve verzi 97 zrušíme uzamknutí buněk po zadání příkazu Range/Range Properties na kartě Security.
List zamkneme příkazem Sheet/Sheet
Properties, kde na kartě Basic
označíme položku Lock contents of
protected cells in this sheet.
Obecně můžeme do buňky
zapsat libovolný údaj. Některé TP však umožňují vstup dat jen tehdy, splňují-li
určitá kritéria.
Excel verze 2000 (i 97)
dovoluje příkazem Data/Ověření (Data/Validation) určit podmínky, které
musí data splnit, aby mohla být zapsána. Možností je celá řada.
U Quattra verze 6 je
možné vstup omezit na vstup hodnot (návěští) nebo data. U návěští nelze zapsat
funkci nebo vzorec. K nastavení slouží tlačítko Vlastnosti, položka Aktuální
objekt a Omezení. Ve verzi 8 a 9
použijeme příkaz Format/Selection a
omezení vybereme na kartě Constraints.
Sešit může obsahovat
citlivé údaje, je proto důležité chránit ho před otevřením nepovolanou osobou,
a to heslem do 15 znaků.
Za heslo neurčujeme
jméno ženy, milenky, svého nesympatického kolegy atd., ale např. abc9e. Něco,
co nemá zdánlivě smysl, ale my si heslo zapamatujeme. Ztráta hesla je fatální –
sešit bez znalosti hesla žádným způsobem neotevřeme.
U Excelu určíme heslo po
zadání příkazu Soubor/Uložit jako (File/Save As) po stisku tlačítka Volby (Options). Od verze 97 příkazem Soubor/Uložit
jako, tlačítko „Nástroje“, vybereme položku „Obecné možnosti“ a
heslo zapíšeme do pole „Heslo pro otevření“.
U Quattra verze 6 se
heslo volí po označení položky Chráněno
heslem při ukládání souboru příkazem
Soubor/Uložit jinak. Další ochranu nastavujeme po stisku tlačítka Vlastnosti v položce Aktivní zápisník a dále Úroveň hesla – nejvyšší. Ve verzi 8 a 9
zadáme příkaz File/Save As a po
označení položky Password protect musíme
před uložením souboru doplnit heslo pro otevření souboru.
V Lotusu verze 5 se
heslo stanoví označením políčka Uložit s
heslem po zadání příkazu Soubor/Ulož
pod jménem. Ve verzi 97 po stisku tlačítka Password a po zadání příkazu File/Save As.
Abychom nepřišli o
výsledek práce, musíme sešit uložit na disk, jinak zůstanou úpravy jen ve
vnitřní, operační paměti. Společným a univerzálním příkazem pro uložení souboru
na disk je známá kombinace kláves Ctrl+S.
Samozřejmě lze uplatnit i příkaz Soubor/Uložit
(File/Save).
Některé tabulkové
procesory dovolují sešit ukládat průběžně po nastaveném počtu minut. V Excelu
musíme nejprve označit doplněk Automatické
ukládání (AutoSave) na panelu,
který obdržíme po zadání příkazu Nástroje/Doplňky
(Tools/Add-Ins). Do nabídky Nástroje (Tools) se doplní příkaz Automatické
ukládání (AutoSave). V tomto
příkazu můžeme zadat interval automatického ukládání včetně dalších parametrů.
Excel 2000 funguje při automatickém ukládání odlišně od verze 97. Nastavené hodnoty se neukládají. Při otevření Excelu budou hodnoty implicitně nastavené.
Záložní kopie se u
Excelu nevytváří automaticky. Při zadání příkazu pro uložení Soubor/Uložit (File/Save), nebo byl-li již sešit dříve uložen, je nutné použít
příkaz Soubor/Uložit jako (File/Save As), stisknout tlačítko
„Možnosti“, resp. Volby (Options) a označit položku Vždy vytvořit záložní kopii (Always create backup). Potom se při
zadání příkazu pro uložení sešit uloží před změnami jako záložní kopie. Záložní
kopie se vytváří jen u sešitu, pro nějž je vytváření kopie určeno.
U Quattra Pro verze 6 se
automatické ukládání nastavuje po stisku tlačítka Vlastnosti. Vybereme položku Aplikace
a na kartě Volby souborů zvolíme
interval ukládání. Ukládání se aktivuje až po označení položky Aktivovat. U verze 8 a 9 se automatické
ukládání nastavuje příkazem Tools/Settings:
na kartě File Options nastavíme čas v
položce Timed document backup every
(Timed backup every 10 minutes). Průběžně se vytváří záložní soubor
Qpw000#.tmp obsahující změny.
U Lotusu v. 5 se
automatické ukládání nastavuje příkazem Pomůcky/Nastavení,
kde interval ukládání určíme v položce Ukládat
soubory každých x minut. Původní verze souboru se uloží do souboru *.bak, lze ji po přejmenování na
koncovku wk4 použít.