Výplňové znaky mezi tabulátory
V jubilejním desátém
pokračování seriálu se budeme opět věnovat textovým editorům a základním pravidlům při práci s nimi.
Jsou dvě skupiny
textových procesorů:
u u první po doplnění nového tabulátoru uživatelem předdefinované tabulátory z levé strany zmizí,
u u druhé skupiny zůstanou.
U první skupiny dáváme
přednost ručně doplněným tabulátorům před předdefinovanými, neboť změníme-li
předdefinovanou rozteč, změní se v celém dokumentu. A dále, předdefinované
tabulátory nelze hromadně upravovat. U doplněných tabulátorů postačí označit
oblast řádků a táhnutím tabulátoru myší změníme rozmístění tabulátorů v celé
oblasti. Předdefinované nelze jednotlivě ani skupinově upravovat. Takto pracují
procesory WinText602, 602Text, Works, Word i Word Pro.
Vzdálenost
předdefinovaných tabulátorů je 1,25 (Word) či 1,27 cm (Word Pro).
U druhé skupiny k
předdefinovaným tabulátorům doplňujeme vlastní. Po označení bloku řádků můžeme
upravovat všechny tabulátory. Takto pracuje WordPerfect a AmiPro.
K typickým příkladům
použití tabulátorů patří:
u použití tabulátorů pro vytvoření tabulky;
Poznámka: Jako oddělovač tisíců v číselných tabulkách lze použít pouze mezeru. Tečka by se umístila pod desetinný tabulátor, byť je jako oddělovač desetinné části ve Windows nastavena čárka.
u zařezávání několika řádků pod sebou;
u podpisy a funkce na závěr dopisu.
Některé textové
procesory (Word, Works, WordPerfect, 602Text, Word Pro) umožňují doplnit
výplňové znaky před tabulátory. Ty potom můžeme použít pro snadné doplňování
„teček“ mezi tabulátory bez nutnosti tečky zapisovat. Ne všechny textové procesory
však tyto výplňové znaky mají.
Výplňové znaky se hodí
např. při vytváření prezenční listiny, kde tabulátor pro konce podpisů má
výplňové znaky. Úpravu rozměrů lze provést velice snadno, označíme-li všechny
odstavce jako blok a táhnutím za tabulátor změníme jeho umístění. Úprava se
promítne do celého bloku.
Naprosto chybné je použití tabulátoru k odskoku na nový řádek. Každá změna se okamžitě promítne do zbytku textu.
Tabulátory mají platnost
jen pro jeden řádek, kde každý řádek je jeden odstavec.
U některých textových
procesorů však můžeme použít pro skok na nový řádek tzv. „měkký konec řádku“.
Nejčastěji se vkládá kombinací kláves Shift+Enter (Word, Works, 602Text, Word
Pro). Skočíme na nový řádek, aniž by se odstavec ukončil. Použití je však
ojedinělé, např. ve víceřádkovém nadpisu, v tabulkách vytvořených tabulátory.
Potom totiž úprava zarovnání v jednom řádku či změna pozice tabulátoru jen
v jednom řádku odstavce se promítne do všech řádků.
Pokud potřebujeme, aby
další text (nejčastěji kapitola) pokračoval na nové stránce, nikdy na novou
stránku „nedohopsáme“ vkládáním odstavců – klávesou Enter. Vždy vložíme tvrdý
konec stránky – Ctrl+Enter (opět další univerzální příkaz). Tak docílíme toho,
že předchozí text můžeme volně upravovat a další bude začínat vždy na nové
stránce.
Jeden z autorů přišel do
styku s dokumentem, který obsahoval formalizované košilky (krycí listy) kapitol
přihlášky do soutěže. Jako vzor byla zpracována jedna přihláška a skok na další
listy byl vytvořen právě opakováním prázdných odstavců – klávesou Enter. Každá
změna se samozřejmě okamžitě promítala až do konce dokumentů, vše „plavalo“ –
nešťastní uživatelé! A přitom stačilo tak málo – tvrdý konec stránky na konci
textu každé stránky košilky.
Někdy se můžeme setkat s
tím, že se více dopisů ukládá do jednoho souboru. Snižuje se tím přehlednost,
ale lze namítnout, že jsou stále pohromadě. Tento způsob má snad opodstatnění,
pokud se dopisy týkají jedné věci a nechceme mít mnoho souborů. K oddělování
dopisů použijeme vždy „tvrdý“ konec stránky – Ctrl+Enter. Použijeme-li pro
dosažení nové stránky Enter (odstavce), promítne se úprava jednoho dopisu v
umístění dalších a tisk dopisu bude spojen s neustálými přesuny.
Textové procesory (až na
výjimky) používají pojmenované styly. Při formátování potom stačí postavit
kurzor do některého místa v odstavci a vyvolat název stylu. Odstavec se
automaticky zformátuje. Pojmenované styly podstatně racionalizují práci jak při
úpravě načteného a nezformátovaného textu, tak při psaní nového dokumentu.
Zformátovaný odstavec, jehož formátování chceme opakovaně využít, si
pojmenujeme a při dalším psaní stačí tento styl v seznamu stylů vybrat.
Velice rychlá je také
změna formátu. Změníme-li formát pojmenovaného stylu, změny se okamžitě
promítnou do všech odstavců, které byly tímto stylem zformátovány.
Nový styl můžeme
nadefinovat:
u určením jeho parametrů (font, velikost znaků, umístění zarážek, směr zarovnání atd.),
u podle už zformátovaného odstavce.
Velice častá je druhá
možnost. Ve Wordu můžeme nový název zapsat přímo do políčka Styl v panelu
nástrojů. Ve WinTextu602 styl pojmenujeme na základě už zformátovaného odstavce
příkazem Formát/Použít styl odstavce.
U dalších textových
procesorů je to obdobné. Vždy existuje příkaz, kde styl pojmenujeme.
Textové procesory
umožňují použít styly i v dalších dokumentech, ne jen v tom, kde byly
vytvořeny. O způsobu kopírování se dočteme v manuálu.
V zásadě jsou dva
druhy stylů:
u styl odstavce (Paragraph) pro komplexní formátování odstavce, stačí stát textovým kurzorem v libovolném místě odstavce,
u styl znaku (Character), pro úpravu jen označeného bloku textu.
Oba druhy lze použít ve Wordu, Word Pro. Textový procesor 602Text má jen styly odstavce.
Potřebujeme-li
vytisknout dokument v průběhu jeho vytváření, zvolíme konceptní kvalitu. Teprve
pro finální tisk zvolíme dopisní kvalitu.
Jsou-li v dokumentu
vloženy obrázky, musíme nastavit jako výstup na tiskárnu jemnou grafiku.
Nastavíme-li hrubou, obdržíme často nečitelné obrázky.
Označením položky žádná
se obrázky nevytisknou, perokresba se hodí pro černobílé pérovky a chybová
difuze vypočte přechody. Difuze je vhodná pro tisk fotografií, obrázků bez
ostrých přechodů. Může však trvat dlouho, než se obrázek vytiskne.
Tyto vlastnosti nastavujeme v dialogovém okně pro tiskárnu a každý druh tiskárny má toto okno jinak navržené.
Stránkování vždy
ponecháme na textovém procesoru. Přímý zápis čísel stránek jako součást textu
je naprosto hloupý a nešikovný – každá změna textu stránkování posune.
Lze zadat, aby se
stránky číslovaly automaticky do záhlaví nebo do zápatí (paty) stránky. Některé
textové procesory umožňují připravit vlastní stránkování. Čísla stránek se
samozřejmě doplňují procesorem na námi určené místo. Dáme přednost doplnění
vodicích znaků než jen prostému výpisu čísla stránky. Tak např. zapíšeme – # -,
= # =, Str.: # (# zastupuje číslo stránky).
Náhrada jedné stránky
jinou
Občas potřebujeme ve
vytvořeném dokumentu nahradit některou stránku.
Jde-li o již vytištěný
dokument, můžeme po úpravě vytisknout jen změněnou stránku.
Pro vložení nové
stránky, kterou však nechceme do dokumentu (přesně řečeno do souboru) vkládat,
musíme zadat příkaz pro stránkování a následně určit číslo stránky.
Ve WinTextu602 v. 5.0
použijeme příkaz Formát/Kapitola/Zápatí, Vložit/Pole/Číslo stránky. Je vhodné
zapnout zobrazení čísla stránky příkazem Zobrazit/Obsah polí. Číslo stránky
určíme příkazem Formát/Kapitola/Vlastnosti a na panelu zapíšeme do políčka
„Začít číslem“. Ve WinTextu 3.95 je to příkaz Text/Kapitola...a Editovat/Vložit
pole...
V textovém editoru MS
Word můžeme očíslovat jednu stránku samostatně příkazem Vložit/Čísla stránek,
kde se po stisku tlačítka Formát na panelu Formát čísla stránek označí políčko
začít od a nastaví číslo stránky. V MS Wordu 97 a 2000 můžeme též zadat příkaz
Zobrazit/Záhlaví a zápatí a na panelu nástrojů doplnit vlastní zobrazení
stránky. Stiskem tlačítka Formát čísla stránek se zobrazí výše uvedený panel
pro nastavení stránky.
Stránkování v Corel
WordPerfectu se určí na panelech po zadání příkazu Formát/Strana/Číslování.
Často je třeba rozeslat
dopis na více adres. Textové procesory toto umožňují funkcí Hromadná korespondence,
tzv. mail merge. Tuto funkci už měla „šestsetdvojka“. Využívá se automatická
modifikace pole v dopise hodnotou pole ze seznamu. Seznam (databáze adres) může
být vytvořen v textovém procesoru, převzat z jiného souboru (nejčastěji je to
DBF) nebo vytvořen v tabulkovém procesoru.
Mail merge slouží pro
zosobnění textu. Nemusíme potom psát Vážená paní / vážený pane Nováková.
Textové procesory
umožňují též dopisy kompletovat. Jednak dopisy napsat, ale také popsat obálky
nebo vytisknout samolepicí štítky.
Hromadnou korespondenci
lze také použít pro vytvoření seznamů, kartotéčních lístků, popisných štítků
zboží ve skladu atd.
Hromadná korespondence
má 3 části:
Ø zdroj adres, seznam,
Ø finální produkt, dopis, štítky či obálky,
Ø program, který propojí zdroj a finální produkt a tím je programový modul v textovém procesoru. Většinou umí ještě ze seznamu vybírat záznamy splňující zadané kritérium.
Zdrojem dat mohou být i seznamy vytvořené v databázových systémech, ve kterých je např. vedeno účetnictví. Spojovacím můstkem je potom ODBC ovladač mající dvě části:
· uživatelskou, umožňující přistupovat k databázím vždy stejným způsobem,
· technickou, naprogramovanou pro příslušnou databázi.
V Microsoft Office je tímto zprostředkovatelem MS Query. V 602 Pro Suite to je „Zdroj dat ODBC“ obsahující 12 připravených ovladačů.
Někdy nastane situace,
kdy do dokumentu potřebujeme doplnit obrázek. Nejčastěji to bývá logo
společnosti nebo obrázek k různým příležitostem. Mnoho obrázků je dodáváno již
s aplikací v různých ClipArt galeriích nebo jsou na CD-ROM.
Všechny textové
procesory mohou do dokumentu vložit obrázky. Obrázky však mohou být v různých
grafických formátech a ne všechny jsou příslušným textovým procesorem
podporovány. Obecně lze říci, že bitmapové soubory (mají příponu *.bmp) jsou
podporovány vždy.
Pro vložení obrázku do
dokumentu se používají následující způsoby:
u U MS Wordu, WinText602, 602Text je to příkaz Vložit/Obrázek (Insert/Picture). U Works je to příkaz Vložit/ClipArt a výběr obrázku z galerie. Do galerie lze přidat další kresby.
u U WordPerfectu použijeme příkaz Grafika/Obrázek (Graphics/Picture), WordPerfect 9 příkaz Insert|Graphics. Kurzorem označíme oblast, kam chceme obrázek vložit. Objeví se panel, ve kterém vybereme obrázek, a stiskem tlačítka OK akci ukončíme.
u U AmiPro zadáme příkaz Soubor/Načti obrázek, ve Word Pro použijeme příkaz File|Import Picture.
Na panelu pro výběr
souboru s obrázkem máme položku Soubory typu (nebo analogickou položku), ve
které jsou uvedeny všechny použitelné formáty grafických souborů. Jsou uvedeny
jen instalované grafické filtry. S produktem však mohou být dodány další
filtry. Při pochybnostech je třeba se podívat do nápovědy, příruček.
Logo většinou postačí
uložit v 16 barvách – obdržíme barevný obrázek a přitom jeho soubor není
veliký. Jeden z autorů se setkal s logem, které (ač dvojbarevné) bylo uloženo
jako 24bitová mapa – soubor zabíral cca 185 KB a po převodu na 16 barev a po
úpravě měl velikost jen 5 KB.
Tabulku můžeme do textu
vložit několika způsoby:
a) Vytvoříme ji tabulátory. Některé textové
procesory (např. Word) umožňují vložit jako tabulátor oddělovací svislou čáru.
b) Textové procesory mají příkaz pro vložení
tabulky, tu lze i formátovat. Můžeme doplnit i výpočty, ale jejich zadávání
není vždy pohodlné. Word 2000 (Tabulka|Vložit|Tabulka), 602Text (Tabulka|Vložit
tabulku).
c) Tabulku vytvoříme v tabulkovém procesoru a do
dokumentu ji vložíme. Tabulku označíme jako blok a zkopírujeme do schránky
(např. příkazem Ctrl+C). Přeskočíme do textového procesoru, např. kombinací
kláves Alt+Tab. Postavíme kurzor na místo, kam chceme tabulku vložit, a zadáme
příkaz Úpravy/Vlepit vybraný (WinText602), Úpravy|Vložit jinak (602Text),
Úpravy/Vložit jako (Word), Editace/Speciální vložení, Edit/Paste Special
(WordPerfect, WordPro). Vybereme položku, která obsahuje název aplikace
(zápisník Quattro Pro, sešit Microsoft Excelu, Quattro Pro Notebook, list
aplikace XXX Object, list aplikace XXX atd.). Předpokládáme-li změny v tabulce
tabulkového procesoru, které by se měly automaticky promítnout do dokumentu v
textovém procesoru, označíme též položku Vlepit s propojením, Vložit propojení
(Paste link, Paste link to source).
d) Tabulku nakreslíme. To umožňují jen některé
textové procesory, např. MS Word 97, MS Word 2000 (Navrhnout tabulku),
WinText602 (Čárová grafika), 602Text (Vložit|Čárovou grafiku).
V případě, že máte
soubory vytvořené ve „staré dobré babičce“ T602, bude pro vás zajímavé převést
tyto texty do nového programu. Text z editoru T602 můžeme převést do textového
procesoru pod Windows v podstatě třemi způsoby:
a) U lokalizovaného textového procesoru určitě nalezneme konverzní filtr pro převod. Filtr však musí být nainstalován. Obecně: zadáme příkaz Soubor/Otevřít a v typu souboru vyhledáme položku označující textový editor T602 nebo označíme všechny soubory a filtr vybereme v následujícím kroku.
Obvykle se předpokládá koncovka souboru 602, a tak musíme často používanou koncovku txt přejmenovat. Koncovka txt je vyhrazena pro obecný ASCII textový soubor.
Na příkladu uvedeme
kompletní převod do MS Wordu 2000. Postup lze analogicky použít i pro načtení
do jiných procesorů.
Ve Wordu 2000 zadáme
příkaz Soubor/Otevřít, v políčku „Soubory typu“ vybereme položku „T602
(*.602)“ a po označení souboru stiskneme tlačítko „Otevřít“. Na panelu postačí
potvrdit programem detekované parametry konverze (nebo je můžeme upravit, např.
změnit kódování češtiny) a stisknout tlačítko OK. Převodní program totiž sám
rozpoznal základní znaky dokumentu.
Před dalšími úpravami
bychom měli zadat příkaz Soubor/Uložit jako a vybrat typ souboru příslušného
textového procesoru, v našem případě Dokument Word. Příkazem Soubor/Uložit
(Ctrl+S) bychom ukládali zobrazený dokument ve formátu T602.
b)
U
nelokalizované aplikace si můžeme pomoci převodním programem Pre602.exe, který
je součástí editoru T602. Program spustíme s parametry: /Z:A, např. pre602 /Z:A
zdroj.602 cil.txt.
Obdržíme obecný ASCII
soubor (bez řídicích znaků), a ten už načteme do libovolného textového
procesoru. Např. ve WordPerfectu v. 8, 9 zadáme příkaz File/Open, File type:
All Files (*.*) a po stisku tlačítka Open na panelu Convert Files Format
vybereme ASCII DOS Text. Text se převede – samozřejmě i písmena s diakritikou.
Styly písma nebudeme mít
zachovány, ale co je důležité - text nemusíme přepisovat. S největší
pravděpodobností budeme muset text projít a zrušit přebytečné mezery. Ne každý
uživatel v T602 používá tabulátory a mezery mezi slovy se doplní při zarovnání
textu do bloku.
c)
Vytvoření
formátu jako prostředníka mezi zdrojovou a cílovou aplikací. (Cílová
aplikace nezná formát aplikace zdrojové.) Použijeme aplikaci, která dovede
formát T602 načíst, a následně dokument uložíme do formátu, který dovede načíst
cílová aplikace.
Při načtení jde o převod
textu, abychom jej nemuseli přepisovat. Formátování musíme tak jako tak
upravit, proto je lhostejné, jak text do textového procesoru dostaneme.
V některé firmě se
používá více druhů textových procesorů. Např. při spolupráci s francouzskou
pobočkou, kde se preferuje Word Perfekt a v tuzemské pobočce Word.
V této situaci nastává problém nalezení vhodného formátu dokumentů pro
předávání informací.
Výrobci textových
procesorů sice pamatovali na spolupráci různých programů od různých výrobců a
zakomponovali do svých programů tzv. konverzní programy (filtry), které umožní
text napsaný v jiném textovém procesoru natáhnout a také ho v tomto formátu
uložit, ale výsledek není vždy tak jednoznačný. Mohou nastat a také nastávají
komplikace.
V principu jsou možné
tyto cesty:
u Cílový textový procesor umí načíst přímo dokument vytvořený ve zdrojovém procesoru.
u Zdrojový textový procesor dokáže dokument uložit ve formátu cílového procesoru.
u Zdrojový a cílový textový procesor mohou komunikovat přes jiný formát, který dovedou použít oba procesory. Jde o vytvoření převodního můstku.
V každém případě je
vhodné před ostrým předáváním dokumentů vytvořit jednoduchý testovací vzorek
obsahující hladký text, odrážky, číslování, případně i tabulku. Předávání grafu
vytvořeného textovým procesorem asi skončí neúspěšně. Tento vzorek je vhodné
uložit v několika formátech připadajících v úvahu na druhém počítači a zkusit
je natáhnout.
Postup načtení je
víceméně u všech procesorů stejný.
Ve zdrojovém textovém
procesoru zadáme příkaz Soubor/Uložit jako... (File/Save As...) a
v dialogovém okně vybereme vhodný typ souboru.
V cílovém procesoru
zadáme příkaz Soubor/Otevřít (Soubor/Open) a v dialogovém okně vybereme
typ souboru, ve kterém je dokument vytvořen.
Některé závěry z
převodů:
u Dokument předáváme raději v nižší verzi než v poslední.
u Vynecháme extra speciality, např. kreslení tabulky.
u Používáme základní sadu fontů.
K minimu sjednocení
patří zakoupit pro společnost stejné fonty a instalovat je na všech
spolupracujících počítačích. Odpadne tak problém s jejich substitucí.
u Okraje stránky nastavujeme při definování stránky, ne zarážkami odstavců.
u Nastavíme základní styl odstavce (font a jeho velikost, zarážky, směr zarovnání textu, nasadíme případně i tabulátory) a několikrát stiskneme klávesu Enter. Tím si základní styl připravíme dopředu a po formátování jednoho odstavce se vrátíme na základní styl pouze stiskem kurzorové klávesy Šipka dolů. Jinak totiž po formátování musíme všechny zapnuté atributy odstavce zrušit a nastavit základní. Zkuste si to na centrovaném tučně napsaném nadpisu.
Pokus vytvořte bez použití stylu nadpisu, který jako následující styl použije styl základní (Normální).
u Pro zarovnávání odstavce použijeme zarážky.
u Zarovnání na řádcích pod sebou nastavíme tabulátory (zarážky tabulátorů).
u Mezeru použijeme jen mezi slovy.
u Zpočátku to bude asi nepříjemné, ale je vhodné zobrazovat všechny netisknutelné znaky – získáme tak informace, jak se bude text upravovat. Zejména jde o zobrazení konce odstavců, vytvoření mezer mezi odstavci, odskoků klávesou Tabulátor a tvrdých mezer mezi slovy.
u Nemusíme se soustředit na bezchybnost textu při prvním psaní – můžeme se kdykoli vrátit a text opravit.
Grafickou úpravu bychom
neměli v žádném případě podceňovat. Nejen obsah, ale i forma je důležitá. Např.
pro výčet bodů použijeme předsazení. Jsou samozřejmě výjimky, např. při textu
do úzkých sloupců, kde by odsazování působilo spíše rušivě.
Předsazení prvního řádku
se provádí při výčtu, např. číslované body nebo značky. Číslované body
použijeme u postupu nebo u výčtu variant s prioritami. Odrážky, stejné značky
(např. tlusté tečky) použijeme pro výčet bez priorit.
Odstavce bez odsazení
používáme tam, kde nejde o zvýraznění odstavců. Často se potom pro zvýraznění
odstavce použije volný řádek mezi odstavci nebo ještě lépe zvětšená mezera za
odstavci.
U odstavce rozlišujeme
1. řádek (vstupní) a východový (poslední) řádek odstavce. Snažíme se, aby konec
stránky nekončil vstupním řádkem (vdovou, panchartem, widow) a nezačínal
posledním řádkem odstavce (sirotkem, nebo též panchartem, orphanem). Nevypadá
to hezky a také čitelnost není nejlepší.
Raději upravíme mezeru
mezi odstavci nebo text. Snažíme se, aby k nevhodnému rozdělení odstavce
nedošlo.
Vdovy se někdy
ponechávají, ale u titulku je to nepřípustné. Většina textových procesorů
umožňuje sirotky a vdovy odstranit automaticky. Většinou pracují na principu
úpravy mezery na konci stránky.
Ve Wordu (6, 95, 97 i
2000) k tomu použijeme příkaz Formát|Odstavec, kde v dialogovém okně
označíme na kartě „Tok textu“ položku „Kontrola osamocených řádků“. Ve Word Pro
se vlastnost odstavce nastaví v dialogovém okně „Properties for Text“, na
kartě „Advanced“.
Precizní nastavení chování odstavců umožňuje Microsoft Word.
Rada pro zkušenější
uživatele – můžeme upravit i řádkování a mezeru za odstavcem. Zmenšení
řádkování však může vést ke zhoršení čitelnosti.
Ne zas tak ostré
pravidlo pro běžný text říká, že východový řádek by měl být kratší, než je celý
řádek. Obzvláště je to na zváženou při psaní s mezerami mezi odstavci stejnými,
jako je řádkování v textu.
