workgroup.jpg (8610 bytes)
Charakteristika
Nástrojem pro práci s procesy workgroup/workflow je v rámci SERIE M/… produkt M/TeamBridge.
  • Integrovaný systém kombinující funkcionalitu
    • elektronické pošty
    • Workgroup
    • Workflow

    Zpracování a správa libovolných připojených dokumentů resp. objektů

  • Integrace a řízení ostatních aplikací (např. DB aplikací)
  • Možnost provozu v různých typech sítí (LAN, WAN, Internet
wpeA.gif (12396 bytes)
Zpracování procesů
  • Orientace na proces přináší lepší přehled nad událostmi, spojuje drobné kroky do většího, přehlednějšího celku
  • U opakovaných operací možno definovat závislosti, pravomoci, podmínky atd. tj. vytvářet tak Workflow procesy
  • Účastníky procesu mohou být interní uživatel LAN, externí uživatel, e-mail účastník, stand alone PC, o zajištění spojení se uživatel nestará, systém vše zajišťuje sám
  • Tisk protokolu umožňuje dokladovat průběh vyřízení
wkf_proces.jpg (29785 bytes)
Otevřený proces, jednotlivé kroky
V procesu jsou shromažďovány všechny potřebné informace v podobě textových zpráv nebo v podobě příloh. Množina příloh není nijak omezena, každý formát, se kterým umí počítače v rámci sítě pracovat, je možno jako přílohu použít. Jako základní přílohy se tedy nejčastěji vyskytují např. následující formáty:
  • dokumenty MS Office (Word, Excel) a dalších standardních nástrojů
  • scannované dokumenty (většinou ve formátu TIFF, nejčastěji se jedná o došlou poštu))
  • multimediální soubory (zvuky, obrázky, video)
  • HTML soubory

Přitom se může jednat jak o již existující soubory, které má k dispozici některý uživatel lokálně u sebe, tak i o soubory založené přímo v rámci vyřizování daného procesu.
Procesy jsou přehledně uspořádány do seznamu, ve kterém je označeno, v jakém stavu se proces ve vztahu k uživateli zrovna nachází.
wkf_seznam.jpg (38955 bytes)
značí nový proces, v kterém je třeba něco vyřídit
proces již uživatel viděl a nic se v něm nezměnilo
v tomto procesu má uživatel za úkol něco vyřídit
tento proces je již ukončen všemi uživateli
 tento proces je již vyřízen, ale ještě není odeslán čili je „zaparkován“
proces je pro daného uživatele vyřízen, ale pokračuje dál, zatím ještě nebyl všemi ukončen
V procesu je možno k jednotlivým krokům zadat termín vyřízení, a průběžně termín sledovat a kontrolovat.

DEFINICE WORKFLOW, WORKFLOW DESIGNER
wkf.jpg (31692 bytes)
Workflow designer
Proces může být řízen ručně, tzn. že uživatelé sami zadávají jaké kroky se budou provádět, kdo bude účastníkem atd. Řada procesů ale má více méně standardní charakter a navíc může být požadován z důvodů lepší kontroly, ISO certifikace i dalších důvodů jasný a závazný postup při vyřizování dané záležitosti. Proto může být proces definován jako workflow, čili jako standardizovaný proces, který má přesně stanovený scénář podle kterého je řízen. Do definice patří jak cesta čili vazby mezi uživateli resp. pracovišti tak přílohy , jimiž mohou být nejen standardní dokumenty ale i na míru připravené aplikace . Worklfow tak může aktivně spolupracovat i s ostatními komponentami informačního systému (např. s databázemi. Odkud může v daném kroku čerpat informace atd.)

Návrh workflow se provádí ve workflow designeru, který umožňuje graficky navrhnout celou workflow a definovat pro jednotlivé uzly a hrany co se má provádět. Tato definice se provádí pomocí jednoduchého skriptovacího jazyka. Jak celý návrh probíhá je lépe patrné z obrázku.

mtb_wk2.jpg (32475 bytes)
Vyřizování kroku ve workflow pomocí jednoduché aplikace
Zpět