Untitled

Automatickß korespondence

Textov² procesor 602Text umo₧≥uje sluΦovat svΘ dokumenty se zßznamy naΦφtan²mi z databßzφ. Toho se vyu₧φvß k automatizaci korespondence a ke generovßnφ poÜtovnφch zßsilek i fax∙. Mo₧nost slouΦenφ dokumentu napsanΘho v 602Text s obsahem databßze adres umo₧≥uje v²sledn∞ generovanΘ dokumenty nejen tisknout, ale i posφlat prost°edky elektronickΘ poÜty Φi faxovat.

Principem vÜeho je vytvo°enφ hlavnφho dokumentu obsahujφcφho prom∞nnß pole a jejich nßsledn²m napln∞nφm konkrΘtnφmi hodnotami naΦten²mi z vybranΘho zdroje dat. A₧ dosud mohly nastßvat problΘmy prßv∞ se zmφn∞n²m zdrojem dat. Ne ka₧d² u₧ivatel vlastnφ n∞jak² vhodn² databßzov² systΘm a takΘ ne ka₧d² je ochoten se kv∙li automatizaci korespondence uΦit s nφm zachßzet. Z tohoto d∙vodu je 602Text ve verzi 2000 vybaven vazbou na Üikovn² zdroj dat, kter² mß standardn∞ k dispozici ka₧d² u₧ivatel Windows 95 a vyÜÜφch pou₧φvajφcφ internetov² prohlφ₧eΦ Microsoft Internet Explorer. Jednß se o Adresß° (Address Book), souΦßst poÜtovnφho systΘmu Outlook Express. Podφvejme se, jak tento zdroj dat vyu₧φt v textovΘm procesoru.
Dosud byly prost°edky pot°ebnΘ k sestavenφ zßsilky nebo faxu rozd∞leny do n∞kolika dialog∙ pod r∙zn²mi p°φkazy. Od verze 2000a je nynφ nov∞ k dispozici univerzßlnφ dialog, kter² vÜe pot°ebnΘ sdru₧uje do jednoho kompaktnφho celku.

Pr∙vodce hromadnou korespondencφ
Prost°edky pro automatizovanou korespondenci a pro prßci s databßzemi jsou sdru₧eny do dialogu Pr∙vodce hromadnou korespondencφ. Otev°ete ho z nabφdky Pom∙cky p°es p°φkazy Databßze a Hromadnß korespondence. Dialog funguje tak trochu jako pr∙vodce. Jeho obsah se toti₧ zp°φstup≥uje postupn∞, tak jak specifikujete jednotlivΘ prvky.

Nejprve musφte zvolit zßkladnφ dokument, do kterΘho se budou vklßdat p°φsluÜnß sluΦovacφ pole. Stiskn∞te proto tlaΦφtko Dokument pro sluΦovßnφ.

Nabφdka otev°enß tlaΦφtkem dßvß na v²b∞r:
Aktivnφ dokument - ponechat aktußlnφ dokument (ten, kter² je otev°en v pracovnφm okn∞)
Nov² dokument - vytvo°it (zalo₧it) dokument nov²
Otev°φt dokument - otev°φt n∞kter² z dokument∙ ji₧ existujφcφch.

Zvolφte-li variantu Nov² dokument, v pracovnφm okn∞ se otev°e nov² prßzdn² dokument pojmenovan² doΦasn²m nßzvem Dokumentn., kde n je po°adovΘ Φφslo dokumentu.
Vyberete-li Otev°φt dokument, bude vßm nabφdnut dialog pro v²b∞r a naΦtenφ n∞kterΘho z vaÜich d°φve ulo₧en²ch dokument∙.
V dalÜφ fßzi se v dialogu Pr∙vodce hromadnou korespondencφ nabφdne tlaΦφtko Zdroj dat. VaÜφm ·kolem bude zvolit zdroj dat, kterß budou pou₧ita pro pln∞nφ prom∞nn²ch polφ v dokumentu.

Stiskn∞te tlaΦφtko a z nabφdky vyberte mo₧nost, kterß odpovφdß vaÜim po₧adavk∙m. Polo₧ka Databßze nastavenß v dokumentu se zp°φstupnφ tehdy, pokud jste v dokumentu ji₧ p°edem, v dialogu p°φkazu Nastavenφ (z nabφdky Pom∙cky p°es p°φkaz Databßze) vybrali konkrΘtnφ databßzov² soubor (ve formßtu DBF, CSV, DTA, WinBase602 nebo z ODBC datovΘho zdroje).

Zvolφte-li polo₧ku Adresß° (adresovou databßzi programu Outlook Express), budete dßle vyzvßni k v²b∞ru konkrΘtnφ skupiny kontakt∙ nebo potvrzenφm polo₧ky VÜechny kontakty zvolφte vÜechny kontakty, kterΘ mßte v Adresß°i k dispozici.

Ve zb²vajφcφ Φßsti pr∙vodce se otev°e Φßst s ovladaΦi pro vklßdßnφ polφ pro sluΦovßnφ do dokumentu.

Vklßdßnφ polφ pro sluΦovßnφ
Chcete-li do dokumentu vlo₧it pole pro sluΦovßnφ:

Textov² kurzor nastavte na po₧adovanΘ mφsto
TlaΦφtkem se Üipkou otev°ete seznam vpravo dole
Vyberte konkrΘtnφ polo₧ku (P°φjmenφ, adresa à).
Stiskn∞te tlaΦφtko Vlo₧it pole pro sluΦovßnφ.

Prom∞nnΘ polφ pro sluΦovßnφ se vklßdajφ ve form∞ sv²ch nßzv∙ uzav°en²ch do slo₧en²ch zßvorek.

Prohlφ₧enφ slouΦenΘho dokumentu
Pokud si budete chtφt prohlΘdnout, jak bude dokument vypadat a₧ se pole naplnφ skuteΦn²mi daty, stiskn∞te v tlaΦφtko se symbolem {a} p°ed skupinou tlaΦφtek v levΘ dolnφ Φßsti dialogu Pr∙vodce hromadnou korespondencφ. Do polφ se naΦtou skuteΦnß data a zobrazφ se v dokumentu.

Screenshot

V dialogu je vpravo od tlaΦφtka {a} dßle skupina tlaΦφtek p°ipomφnajφcφch p°evφjecφ tlaΦφtka magnetofonu. Jejich pomocφ m∙₧ete v polφch listovat jednotliv²mi zßznamy. P°itom vidφte, kter² zßznam z kolika je prßv∞ viditeln². V²znam tlaΦφtek odpovφdß obvyklΘ symbolice, navφc mßte k dispozici bublinovou nßpov∞du.
Pole pro sluΦovßnφ vlo₧enß do dokumentu lze vyu₧φt n∞kolika zp∙soby. M∙₧ete na jejich zßklad∞ vygenerovat °adu dokument∙ a ty pak vytisknout tolikrßt, kolik je zßznam∙ (nebo pro zvolen² rozsah zßznam∙). Tiskov² dialog je v tomto p°φpad∞ dopln∞n p°φsluÜn²mi voliΦi.

Pot°ebujete poslat dokument elektronickou poÜtou?
Stiskem tlaΦφtka E-mail se dostanete do prost°edφ pro odeslßnφ dokumentu elektronickou poÜtou. P°edpokladem je, aby kontakty ulo₧enΘ ve vybranΘ databßzi nebo v Adresß°i obsahovaly e-mailovΘ adresy p°φsluÜn²ch osob nebo organizacφ. Otev°e se dialog E-mail se sluΦovßnφm, jeho₧ pomocφ dokument odeÜlete na vybranΘ adresy.

Do vstupnφho pole V∞c zapiÜte identifikaΦnφ °et∞zec, kter² bude p°i°azen vÜem odesφlan²m zßsilkßm.
Podφvejte na pole voliΦe Pole s adresou a zkontrolujte, zda je nastaveno skuteΦn∞ to pole, ve kterΘm mßte vaÜe adresy v databßzi ulo₧eny.
V sekci Odeslat adresßt∙m m∙₧ete vybrat, zda zßsilka mß b²t odeslßna na vÜechny adresy nebo jen na adresy v urΦitΘm rozsahu (od zßznamu do zßznamu urΦitΘho Φφsla).
Dialog je dopln∞n tlaΦφtkem Nastavit, kter²m m∙₧ete jeÜt∞ p°ed odeslßnφm upravit zdroj dat.

V dialogu jsou takΘ dva zaÜkrtßvacφ Φtverce, jejich₧ pomocφ m∙₧ete upravit parametry zßsilky:
ZaÜkrtnete-li Φtverec Obsah dokumentu vlo₧it p°φmo do dopisu, nebude vßÜ dokument posφlßn jako p°φloha (p°ipojen² soubor, attachment) zßsilky, ale na jeho zßklad∞ bude vytvo°en p°φmo dopis, tvo°φcφ zßklad celΘ zßsilky.
╚tverec Dokument poslat jako p°φlohu ve formßtu spolu s p°ipojen²m voliΦem vyu₧ijete, budete-li chtφt dokument poslat jako p°φlohu v jednom z nabφzen²ch formßt∙. K dispozici je internφ formßt procesoru 602Text (WPD), formßt HTML a dva formßty procesoru Microsoft Word - starÜφ verze 6.0 a nov∞jÜφ, pro Office 97 a 2000.

Je-li vÜe p°ipraveno, stiskn∞te tlaΦφtko Odeslat. Na zßklad∞ dokumentu se vygeneruje poÜtovnφ zßsilka a rozeÜle na vÜechny vybranΘ adresy.

Pot°ebujete dokument odfaxovat?
Okno pro odfaxovßnφ dokumentu otev°ete tlaΦφtkem Fax. Pro hromadnΘ faxovßnφ pot°ebujete znßt nßzev adresy (jmΘno adresßta) a jeho faxovΘ Φφslo. Proto zkontrolujte nastavenφ voliΦ∙ JmΘno a Fax, zda obsahujφ ty polo₧ky, kterΘ chcete pou₧φt (t°eba u fax∙ b²vß zvykem zvlßÜ¥ uvßd∞t Φφslo do prßce a zvlßÜ¥ Φφslo dom∙).

Screenshot

Podobn∞ jako p°i odeslßnφ poÜtou, i zde m∙₧ete v sekci Odeslat vybrat, zda dokument mß b²t faxovßn na vÜechny adresy nebo jen na adresy v urΦitΘm rozsahu. TakΘ zde je dialog dopln∞n tlaΦφtkem Nastavit pro p°φpadnou ·pravu zdroje dat. Stiskem tlaΦφtka Odeslat se dokument zkonvertuje do faxovΘho formßtu a odfaxuje na vÜechny vybranΘ adresy.

Pot°ebujete n∞kterΘ adresy upravit?
Pak v dialogu Pr∙vodce hromadnou korespondencφ stiskn∞te tlaΦφtko Editovat. Do polφ dialogu se promφtnou polo₧ky poslednφho zßznamu Adresß°e. Pomocφ "p°evφjecφch" tlaΦφtek m∙₧ete zßznamy listovat a upravit polo₧ky, kterΘ pot°ebujete. Je zde takΘ mo₧nΘ tlaΦφtkem P°idat nov² zßznamy zaklßdat a tlaΦφtkem Odstranit nepot°ebnΘ zßznamy mazat.

TlaΦφtkem OK se ·pravy zafixujφ a ulo₧φ.

Chcete si dokument takΘ vytisknout?
V tom p°φpad∞ na zßv∞r poznamenejme, ₧e dialog jeÜt∞ obsahuje tlaΦφtko Tisk. Jeho stiskem otev°ete standardnφ dialog pro nastavenφ parametr∙ pro tisk rozÜφ°en² o voliΦ rozsahu zßznam∙ pro slouΦenΘ dokumenty.

Zdroj: Software 602 a.s.

Testovßno: ANO

Vytvo°enφ jednoduchΘ databßze

Pro vytvß°enφ a komplexnφ zpracovßnφ databßzφ existujφ specißlnφ programovΘ komplety. My si zde vÜak ukß₧eme, jak vytvo°it zcela funkΦnφ databßzi prost°edky, kterΘ mß ka₧d² k dispozici - p°edvedeme si vytvo°enφ a aplikaci datovΘho souboru ve formßtu DTA.

Nejprve v textovΘm procesoru zalo₧te nov² dokument.

Zßhlavφ - identifikace polo₧ek zßznam∙
Na prvnφ °ßdek se zapisujφ nßzvy datov²ch polo₧ek. JednotlivΘ polo₧ky piÜte do uvozovek a odd∞lujte Φßrkami. P°i zßpisu nepou₧φvejte znaky s diakritick²mi znamΘnky. Polo₧ky tΘto v∞ty budou pou₧ity jako nßzvy polφ pro sluΦovßnφ (odpovφdajφ nßzv∙m databßzov²ch polo₧ek).
╚ßrka jako odd∞lovaΦ je dßna okam₧itou konfiguracφ Windows. P°ed zaΦßtkem prßce se ujist∞te, jak² odd∞lovaΦ mßte skuteΦn∞ nastaven².

P°φklad: "Nazev","Ulice","Cislo","Mesto","PSC","Telefon","Fax","Email"

Data
Na dalÜφ °ßdky zapisujte ji₧ skuteΦnß data (bez uvozovek). Ka₧d² °ßdek bude odpovφdat jednomu zßznamu databßze - musφ tedy obsahovat stejn² poΦet datov²ch polo₧ek jako zßhlavφ. Po°adφ polo₧ek se rovn∞₧ musφ shodovat s po°adφm nßzv∙ v zßhlavφ; v opaΦnΘm p°φpad∞ sice nedojde k ₧ßdnΘ ₧ivelnΘ pohrom∞, ale mφsto dopisu obdr₧φte cosi velmi podivnΘho. Pokud n∞kterß hodnota pro urΦit² zßznam neexistuje nebo nemß smysl, ponechte ji prßzdnou (ale p°φsluÜnou Φßrku nezapome≥te zapsat).

Ulo₧enφ do souboru
POZOR, tohle je velice d∙le₧itΘ - soubor DTA nesmφ b²t formßtovan²! To znamenß, ₧e jej musφte ulo₧it (i po p°φpadn²ch ·pravßch) jako prost² text. Proto p°i uklßdßnφ pou₧ijte p°φkaz Ulo₧it jako a voliΦem Ulo₧it jako typ nastavte export do formßtu ASCII (Standard) Windows.

Zdroj: Software 602 a.s.

Testovßno: ANO

P°evod url na text

Pokud do bu≥ky napφÜete adresu sφt∞ Internet, nap°φklad www.chip.cz, aplikace Excel automaticky p°evede tuto adresu na hypertextov² odkaz. Chcete-li adresu uchovat ve formßtu b∞₧nΘho textu, napiÜte p°ed adresu apostrof ('). Pokud nap°φklad zadßte adresu 'www.chip.cz, v bu≥ce uvidφte tuto adresu bez apostrofu a tato adresa se nebude jevit jako hypertextov² odkaz.
Pokud aplikace Excel ji₧ adresu p°evedla na hypertextov² odkaz, m∙₧ete jej deaktivovat nßsledujφcφm zp∙sobem: Klepn∞te prav²m tlaΦφtkem myÜi na po₧adovanou bu≥ku, v mφstnφ nabφdce uka₧te na p°φkaz Hypertextov² odkaz a potom v dalÜφ mφstnφ nabφdce klepn∞te na p°φkaz Odebrat hypertextov² odkaz.

Zdroj: Microsoft

Testovßno: ANO

Urychlenφ posunu skrytφm grafiky
Prochßzeli jste n∞kdy dokument obsahujφcφ velkΘ mno₧stvφ grafiky? Mo₧nß jste si vÜimli, ₧e to trvß dΘle, ne₧ kdy₧ dokument grafiku neobsahuje. Je tomu tak proto, ₧e naΦφtßnφ a zobrazovßnφ grafiky vy₧aduje vφce pam∞ti. Posouvßnφ urychlφte pouh²m skrytφm grafiky dokumentu.

V nabφdce Nßstroje klepn∞te na p°φkaz Mo₧nosti a potom klepn∞te na kartu Zobrazenφ.
Pokud chcete skr²t klipart nebo importovanou grafiku, v poli Zobrazit, zaÜkrtn∞te polφΦko Symboly obrßzk∙. Aplikace Word zobrazφ pouze obrysy grafiky.
Pokud chcete skr²t grafiku vytvo°enou kreslicφmi nßstroji v rozvr₧enφ p°i tisku nebo v rozvr₧enφ strßnky WWW, zruÜte zaÜkrtnutφ polφΦka Kresby v poli Mo₧nosti tisku a rozvr₧enφ strßnky WWW. Aplikace Word nezobrazφ grafiku ani obrysy. (V normßlnφm rozvr₧enφ nebo v rozvr₧enφ osnovy nenφ grafika vytvo°enß nßstroji pro kreslenφ zobrazena.)

Poznßmka: Aplikace Word pou₧ije tato nastavenφ pro vÜechny dokumenty. Pokud chcete v jinΘm dokumentu grafiku zobrazit, musφte obnovit v²chozφ nastavenφ.

Zdroj: Microsoft

Testovßno: ANO