Systém ZAKÁZKY slouží k řízení zakázek, projektů a zpracování agendy s nimi spojené. Jedná se o malý informační systém, který vám umožní evidovat a vyhodnocovat prakticky všechno co potřebujete včetně faktur a dodacích listů. ZAKÁZKY jsou dodávány v krabici spolu s bohatou dokumentací včetně metodik použití a návrhů nejrůznějších formulářů a dokumentů.

1. Zakázky

Tento modul slouží k evidenci zakázky nebo projektu jako obchodního případu. Každé zakázce je automaticky přiděleno jedinečné číslo. Systém číslování zakázek můžete sami vytvořit. Může obsahovat například libovolnou část data (rok, měsíc, den), kód investora, kód vnitřního útvaru zpracovatele a pořadové číslo. Není zde opomenuto ani změnové číslo při úpravách již evidované zakázky, projektu.
Evidence investora, zhotovitele i sub-zhotovitelů je prováděna výběrem z adresáře firem.
U každé zakázky systém sleduje stadium jejího vývoje - stav (poptávka, nabídka, smlouva o dílo, … uzavřená zakázka) viz. příloha „Průchod zakázky firmou“.
Modul zakázky je nejbohatší na související agendy. Pro přehlednost uvedeme pouze základní.

1. Milníky

Milníky jsou data na časové ose, k nimž se vztahují práce na zakázce, kooperace a spotřeba materiálu. Milníky upřesní odhad trvání zakázky, vynaložené náklady a slouží ke kontrole průběhu zakázky. K zakázce si můžete zadat libovolný počet milníků, základních 9 milníků je v systému přednastaveno. Jedná se o milníky určující stadium vývoje zakázky (datum zaslání nabídky, datum podpisu smlouvy o dílo…..)

2. Evidence vlastních prací

Tato agenda umožní zadat činnosti a úkoly, které jsou nutné k dokončení projektu. Tiskové výstupy z této agendy pak použijete jako:
 


• výrobní příkaz,
• časový plán zakázky,
• rozpočet nákladů prácí na zakázce.

Pro zadávání vlastních prací se využívá číselníku. Zadané práce se porovnávají se skutečně odvedenou prací zadávanou v modulu evidence pracnosti, což umožní analyzovat spolehlivost odhadu pracnosti projektu.
3. Kooperace

V této agendě lze sledovat dodávky subzhotovitelů. Výstupy z této agendy lze použít jako:
 


• výrobní příkaz,
• objednávku,
• smlouvu o dílo,
• rozpočet nákladů na kooperace.

Agenda kooperace slouží jako jeden z podkladů k časovému plánování zakázky. Subzhotovitelé jsou zadáváni výběrem z adresáře firem.
4. Spotřeba materiálu

Spotřeba materiálu dotváří rozpočet zakázky. Zde se eviduje veškerý materiál spotřebovaný na zakázku včetně cestovného, režijních nákladů, telefonátů… Položky této agendy jsou zadávány z číselníku.

5. Záznamy o jakosti – sledování průběhu zakázky

Tato agenda slouží k evidenci událostí, které se vyskytly v průběhu řešení zakázky. Jednotlivé záznamy jsou řazeny do kategorií určujících naléhavost a závažnost problému. U každého záznamu je zadán odpovědný pracovník, plánovaný a skutečný termín odstranění problému. Výstupem této agendy je:
 


• list v zakázkové knize,
• podklad pro předání zakázky,
• přehled o nákladech vynaložených na řešení komplikací v průběhu řešení zakázky,
• doklad o jakosti předávané zakázky.

6. Dokumenty

Tato agenda slouží k automatizovanému vytváření dokumentace nutné k řešení zakázky. Šablony dokumentu si může každý uživatel připravit dle svých potřeb a doplnit do ní pole z databáze (identifikační a obchodní data investora nebo domovské firmy, milníky zakázky, záznamy o jakosti). V systému je připravena řada šablon například: několik vzorů smluv o dílo, čestné prohlášení k výběrovému řízení, žádost o stavební povolení, návrh na vydání územního rozhodnutí, zpráva o průběhu realizace obchodního případu, návrh na vydání kolaudačního rozhodnutí staveb….

7. Soubory

Umožní přiřadit libovolné soubory k záznamu o zakázce (MS WORD, EXCEL, ,,obrázky výkresů“….). Tato agenda je určena k zajištění rychlé dostupnosti elektronické dokumentace vytvořené k zakázce.

8. Faktury a dodací lísty

Slouží k vystavení faktur a dodacích listů. Částky uvedené na fakturách jsou vedeny jako reálné ekonomické výsledky dané zakázky. Pokud jsou vedeny evidence nákladových položek (vlastní práce, kooperace, spotřeba materiálu), můžete analyzovat výnosnost zakázek dle typu, střediska, projektanta a jiných parametrů za určité období.

2. Adresář firem

Tento modul slouží k evidenci firem a k nim přiřazených osob.
Modul je vybaven nástrojem složek, které umožňují zatřiďovat jednotlivé firmy podle rozmanitých kriterií. Lze tak velmi rychle zobrazit všechny dodavatele určitého typu materiálu, nebo zákazníky rozdělené do kategorií podle velikosti nebo typu produktu, který mohou odkoupit (viz Obr.2).



Modul poslouží také jako silný nástroj pro obchodní účely, neboť umožňuje dodat podklady pro hromadnou korespondenci a tuto potom také evidovat.
V napojení na agendu Telefonáty umožňuje evidovat i komunikaci se zákazníkem (investorem) a její vyřízení.

3. Evidence telefonátů

Tato agenda eviduje a řídí komunikace se zákazníkem. Systém zakázky předpokládá jak pořizování dat přímo do počítače tak i na papírové formuláře, jejichž doporučený vzhled je součástí instalace zakázek. Z papírových formulářů se důležitá data zadají později do počítače a nastaví se upozornění na další kontakt.

4. Ocenění zakázky

Tento modul je určen k odhadu ceny zakázky pomocí metodiky UNIKA. Systém ZAKÁZKY obsahuje vždy aktuální sazebníky rozdělené dle kategorie náročnosti (I-V) a finančního objemu investice.
Kalkulace je prováděna pro uživatelem zadané funkční celky. Částka určená na daný funkční celek je rozdělena procentuálně na výkonové fáze. Šablony s předdefinovanými výkonovými fázemi dle metodik UNIKA jsou součástí instalace.
Vypočtený cenový odhad je uchováván u zakázky a slouží k dalším analýzám nákladů na zakázku.
Tiskový výstup tohoto modulu může být dodán ke smlouvě o dílo nebo nabídce jako rozpočtový list zakázky.

5. Archiv písemností

Tento modul je určen k evidenci, výpůjčkám a skartaci písemností. Archivace papírové dokumentace a její snadná dostupnost stejně jako evidence aktuálních verzí dokumentů je nezbytnou podmínkou získání certifikátu ISO 900X.
Systém ZAKÁZKY je vybaven i tiskovými vzory formulářů pro archivaci dokumentace a není je tedy nutno vytvářet.

6. Evidence došlé a odeslané pošty

Účel tohoto modulu je zřejmý již z jeho názvu. Písemný kontakt domovské firmy s okolím lze pohodlně evidovat, třídit a filtrovat podle nejrůznějších kriterií. U každého kontaktu je evidováno, avizováno a kontrolováno jeho vyřízení.
Tiskovým výstupem je pak nezbytný list knihy došlé a odeslané pošty.

7. Sklad materiálu, prací a inventáře (číselníky)

Tvoří spolu s adresářem firem základní zdroj kategorizovaných dat pro zadávání zakázky jako obchodního případu.
Modul umožňuje evidenci a správu materiálu, čímž se podobá skladu, ale také evidenci činností a prací včetně jejich ocenění.
Jednotlivé položky mohou být zatříděny do systému složek podobně jako záznamy v adresáři firem. Použití složek má význam i pro analýzy nákladů a pracnosti zakázek a projektů,
Kromě běžných tiskových výstupů lze v tomto modulu rychle vytvořit pracovní náplň zaměstnanců.

8. Pracnost zakázek

Je samostatný modul, který eviduje reálně odpracovaný čas na zakázce.
Výsledky z tohoto modulu lze využít k mnoha velmi užitečným analýzám (pracnost na zakázku, pracnost podle pracovníků, podle středisek, pracnost za určité období...).