1. Úvod *

2. Praktická ukázka *

3. Soubory *

4. Makra *

1. Titulkový pruh *

2. Hlavní menu *

3. Panel nástrojů *

4. Stránky *

5. System tray *

Práce s počítačem je do jisté míry rutinní a stále se opakující záležitost. Často píšete znovu a znovu stejné nebo velice podobné věty nebo dokonce celé odstavce. Tím neustále ztrácíte spoustu času, který byste mohli věnovat něčemu užitečnějšímu. Tento problém vám potvrdí každý, kdo má na starosti zejména psaní obchodních dopisů a mailů, technickou podporu, obchodní agendu atd. Pokud se nechceme zdržovat vymýšlením a následným psaním něčeho, co jsme již jednou psali, navíc s nebezpečím možných překlepů, můžeme tuto situaci řešit klasickým způsobem - vytvořit si speciální soubor nebo složku, kde uchováváme a aktualizujeme vzorové texty, které pak kopírujeme přes schránku do vytvářeného dokumentu. Přesto ale stále strávíme spoustu času vyhledáváním vhodného vzoru, přepínáním mezi aplikacemi a neustálou zdlouhavou údržbou souboru se vzory.

To vše však může být dnes již minulostí. Program Admiton WinKeys 2000 přináší řešení, které za použití několika časem a praxí ověřených postupů umožňuje dobu strávenou rutinním psaním zkrátit na naprosté minimum. Při vývoji tohoto produktu jsme vycházeli zejména z osobní zkušenosti s firemní korespondencí a především ze silné potřeby podobného programu.

Při práci běží program WinKeys skrytě na pozadí, takže svou činností uživatele neruší a nezdržuje nutností přepínat mezi okny. Jeho hlavní princip tkví v tom, že během psaní na klávesnici zadáme po navolené aktivační klávese (např. [SHIFT]+[1]) určitou připravenou zkratku (t.j. jistou zapamatovatelnou kombinaci znaků), která je automaticky nahrazena delším, předem nadefinovaných textem. Databáze zkratek a jim přiřazených nahrazujících textů je přehledná, seřazená podle abecedy a umožňuje hledání zkratky nebo i určitého slova. Je možné ji velice snadno a rychle upravovat. Jako součást nahrazení může statický text obsahovat i tzv. makra, závisející na momentální situaci. Tak lze například vkládat na zvolené místo v textu i aktuální datum nebo určité slovo, které je momentálně ve schránce.

Žádná teorie nemůže tak názorně a naplno předvést sílu produktu Admiton WinKeys 2000 jako ukázka jeho činnosti na zcela reálném příkladu z praxe. V programu jsme jako aktivační klávesy zadali [SHIFT]+[1] a soubor zkratek a nahrazujících textů vypadá takto:

Paní Lenka Černá poslala mail, kde projevila zájem o demoverzi produktu Admiton WinKeys 2000. Pracovnice obchodního oddělení firmy Admiton, slečna Jana Nováková, v odpovědi na její mail napsala pouze toto:

Admiton WinMail 2000 průběžně prováděl nahrazování, takže ve výsledné podobě mailu se nakonec objevilo toto:

Děkujeme vám za váš zájem o náš produkt Admiton WinKeys 2000. Demoverze je k dispozici zdarma na adrese http://www.admiton.cz/winkeys

Pan Petr Král si produkt Admiton WinKeys 2000 již zakoupil on-line přes objednávkový formulář na Internetu. Zvolil si platbu bankovním převodem a zaslání aktivačních údajů mailem. Chtěl program používat co nejdříve a nechtěl čekat několik dní na převod peněz mezi bankami, proto svou platbu předem prokázal nascanovaným bankovním příkazem, který odeslal jako přílohu mailem, adresovaným obchodnímu oddělení firmy Admiton. Nic tedy nebrání tomu, aby mu byly aktivační údaje obratem okamžitě zaslány.

Obchodnice slečna Jana Nováková vygenerovala tomuto zákazníkovi příslušným programem sériové číslo a klíč. Tyto dva údaje, oddělené mezerou, byly umístěny do schránky. Ve schránce se tedy například nacházelo toto:

Nyní stačí v odpovědi na mail pana Krále zadat toto:

Vaše sériové číslo je 20011244 a aktivační klíč a21d5cd5159d

Pak přešla na program Admiton WinKeys 2000. Během hodiny si do něj přenesla, upravila a doplnila své stávající vzory. Nyní je napsání a odeslání jednoho běžného dopisu otázka skutečně jen několika sekund! Pokud se objeví potřeba napsat jiný text, než jaký má v databázi zkratek, a domnívá se, že by se mohl ještě někdy hodit, tak si ho nejprve přidá do své databáze a pro příště už ho vkládá pouze jako zkratku. Jeden stejný nebo podobný text tedy nikdy nepíše dvakrát! Navíc ji v případě její nepřítomnosti může kdykoliv zastoupit třeba její kolegyně, která jen využije její databázi zkratek.

WinMail ukládá databázi párů zkratek a nahrazujících textů do souboru s příponou .WKD. Maximální počet zkratek v jednom souboru je 1 000, maximální délka jedné zkratky je 10 znaků a může být tvořena libovolnou kombinací písmen bez diakritiky a číslic. Velikost písmen se nerozlišuje. V praxi je samozřejmě vhodné volit zkratky co nekratší, ale stále se zachováním srozumitelnosti, eventuelně i informace o jazyku. Jako příklad můžeme uvést CPOD pro osobní podpis v češtině a APOD pro podpis v angličtině.

Aby došlo k nahrazení zkratky textem, musí být splněna dvě kritéria:

1. zkratka musí být uvozena aktivační klávesou, aby se nechtěně neaktivovala při shodě s normálním textem. (Pokud např. máme zkratku nazvanou PODPIS, bez této klávesy by se nahrazující text přenesl pokaždé, když zmíněné slovo napíšeme.) Doporučujeme volit kombinaci klávesy SHIFT a nějakého čísla z řady číslic. Zkratku tak lze aktivovat jednou rukou s minimálním zdržením. Na zvoleném rozložení znaků nezáleží, takže není nutné přepínat např. mezi českou a anglickou klávesnicí.
   
2. skupina písmen a číslic následujících po uvozující klávese musí být přesně a jedinečně shodná s některou zkratkou zadanou v databázi programu. Pokud by mohlo dojít k záměně s jinými zkratkami, způsobené shodnými začátky, lze provést okamžitou aktivaci klávesou ENTER nebo mezerníkem.

O druhém kritériu se zmíníme raději podrobněji. Pokud máme zkratku VP (oslovení 'Vážený pane') a jinou VPI (oslovení 'Vážená paní'), po stisknutí aktivační klávesy a zadání VP se nestane nic, protože jelikož jsou začátky zkratek shodné (VP), nelze rozhodnout, zda se má provést nahrazení textem 'Vážený pane' nebo 'Vážená paní'., Teprve pokud stiskneme klávesu I, je možné provést nahrazení 'Vážená paní', protože již jde o jedinečnou shodu (VPI). Pokud však chceme provést rovnou nahrazení zkratky 'Vážený pane', je třeba stisknout ukončovací klávesu, což je mezerník nebo ENTER, tedy VP[mezera] nebo VP[ENTER].

Pokud zkratky volíme uvážlivě (zde např. VPA a VPI), k podobným nejednoznačnostem ani nemusí dojít.

Pokud v průběhu psaní zkratky uděláme chybu, např. překlepem, můžeme ji opravit klávesou BACKSPACE. VPJ[BACKSPACE]I je tedy totéž jako VPJ.

Velikost nahrazujícího textu je omezena pouze celkovou velikostí databázového souboru zkratek, což je 1 000 000 znaků. Těchto souborů však může být libovolný počet, např. každý uživatel může mít svůj osobní soubor nebo různé soubory pro různé druhy práce. V jednom okamžiku ale může být aktivní pouze jeden.

Databázi zkratek je možné exportovat do normálního textového souboru s příponou .TXT a dále zpracovat, nebo naopak importovat do nové či připojovat do existující databáze. Řetězec oddělující zkratku od nahrazujícího textu lze zadat vlastní. Takto je nejen možný přenos mezi různými programy nebo vytvoření databáze zkratek z vašeho stávajícího souboru vzorů, ale je tak možné spojovat několik různých databází dohromady. Pokud importovaná zkratka již existuje, je odlišena pořadovým číslem na konci, např. VPI1, VPI2 atd.

Pro lepší orientaci v obsáhlejších databázích je možné vygenerovat rejstřík, kde je u každé zkratky zobrazena první řádka nahrazujícího textu.

Nahrazující text může obsahovat libovolné alfanumerické znaky a konce řádek. Některé údaje však nemůžeme zadat předem. Klasickým příkladem je dnešní datum. Pro tyto účely mají WinKeys možnost vložení tzv. maker. Makro je tvořeno určitou zkratkou a je z obou stran ohraničeno znakem %, aby nemohlo dojít k záměně s běžným textem. Až během vkládání nahrazujícího textu je makro nahrazeno skutečnou hodnotou. Název a syntax maker si nemusíme dokonce ani pamatovat, protože jejich vkládaní je dostupné i přímo z menu WinKeys.

Makra ve stávající verzi jsou výsledkem naší mnohaleté praxe a potřeb. Jejich seznam samozřejmě nemůže být úplný, proto počítáme s rozšiřováním maker v příštích verzích. Pokud máte zájem o doplnění nějakého dalšího makra, napište své návrhy na support@admiton.cz.

Jednotlivá makra jsou podrobně komentována v referenční části této příručky.

Tato část příručky slouží k úplnému popisu a konkrétnímu nastavení WinKeys a zhruba odpovídá nápovědě, která je k dispozici přímo v programu po stisku klávesy [F1]. Popis prvků je řazen podle jejich umístění v okně programu shora dolů.

V titulkovém pruhu je nejen informace o názvu programu a aktuální verzi, ale v hranatých závorkách i název otevřeného souboru zkratek. Pokud pracujeme s novým, dosud nepojmenovaným souborem, hranaté závorky jsou prázdné.

Vytvoření prázdného a bezejmenného souboru zkratek a nahrazujících textů. Doporučujeme soubor co nejdříve uložit a tím i pojmenovat. Přesto, pokud je program WinKeys ukončen a soubor není dosud pojmenován, provede se uložení do dočasného souboru WINKEYS.~KD, aby nedošlo ke ztrátě dat.

Načtení souboru zkratek a nahrazujících textů. Soubor má příponu .WKD (WinKeys Data) a obsahuje i verifikaci verze WinKeys, ve které byl vytvořen.

Do prázdného souboru jsou postupně načítány zkratky a nahrazující texty z textového souboru, který jsme uložili v jiném programu nebo přímo exportovali z WinKeys. Soubor musí mít speciální formát, aby bylo možné rozlišit jednotlivé zkratky:

Jak je patrno, zkratka je vždy na samostatné řádce a musí být uvozena určitým oddělovačem, který je implicitní <ITEM NAME> a který lze změnit v Nastavení.

Otevřená databáze zkratek je exportována do speciálního textového souboru. Oddělovač zkratek je možné zvolit v Nastavení.

Jediné možné ukončení programu. Kliknutí na křížek v pravém horním rohu okna, stisk Alt+F4 apod. totiž způsobí pouze zmizení okna WinKeys, ale ne jejich ukončení. Současně dojde i k uložení otevřeného souboru a dalších systémových údajů, takže po dalším spuštění se program nachází ve stejném stavu, v jakém byl před ukončením, což se týká třeba i velikosti a umístění okna.

Celé menu Vložit makro se aktivuje pouze tehdy, pokud má smysl, tedy nacházíme-li se v textovém poli, kde zadáváme nahrazující text. K vložení zápisu makra dojde na místě kurzoru. Syntax maker je:

Jde o skupinu maker, která vkládají aktuální datum, a to v několika formátech. Typické využití je v hlavičkách dopisů.

Z důvodu maximální univerzálnosti se používají přímo služby Windows pro práci s datem. Tím pádem by však byl výsledek přímo závislý na zvolené lokalizaci Windows (Start / Nastavení / Ovládací panely / Místní nastavení). Čeští uživatelé anglických Windows by tak neměli možnost používat české datum, a naopak uživatelé Windows s českou lokalizací by se zbavili možnosti maker s anglickým datem, což by bylo škoda, zejména při elektronické korespondenci se zahraničím.

Proto máme možnost používat tři druhy dat - české (nezávisle na jazykové verzi Windows), anglické (opět nezávisle na jazykové verzi MS Windows) a datum podle zvolené jazykové lokalizace Windows.

Windows dále rozeznávají tzv. dlouhý formát data (29. června 1999) a krátký formát data (29. 6. 1999). WinKeys podporují oba formáty a navíc doplňují ještě některé další (29. června, úterý...)

Makro umožňuje vložit aktuální čas opět ve třech typech (český, anglický a podle místního nastavení Windows), jak je uvedeno v případě makra datum.

Toto makro umožňuje vložit určité slovo ze schránky. To využijeme v případě, že potřebujeme do našeho textu vložit nějaké údaje (jméno, adresu, sériové číslo) z jiné aplikace nebo okna. Stačí si tyto údaje předem umístit ve vhodné podobě do schránky, vložit zkratku a o zbytek se postarají samy WinKeys (viz zkratka ”wklic” v praktické ukázce). Přepínání mezi okny a následné ruční doplňování údajů do textu je tak sníženo na minimum. Tento způsob dokonce do určité míry umožňuje přenos textových dat mezi aplikacemi, které jinak ani nemají možnost vzájemného exportu a importu.

Vaše sériové číslo je %s1% a aktivační klíč je %s2%.

WinKeys vyhledají ve schránce výskyty elektronických adres, ověří, zda skutečně jde o platné e-maily, alespoň co se týká syntaxe (musí obsahovat pouze jeden znak @ a minimálně jednu tečku atd.) a umožní je vložit do nahrazujícího textu. Může být vložena jen jedna určitá e-mailová adresa nebo seznam všech adres ve schránce oddělený zvoleným znakem. Obvykle jde o středník, což je znak podporovaný většinou poštovních klientů, např. MS Outlook Expressem.

Bezprostředně po nahrazení zkratky textem WinKeys zadanou kombinaci kláves samy vykonají. Tímto způsobem je třeba možné po vložení podpisu automaticky odeslat mail (%[Ctrl+Enter]%) nebo dokonce vyvolat libovolný příkaz z menu programu, kde zkratky používáme. Prakticky všechny programy pod Windows mají totiž možnost rozbalení menu klávesovou zkratkou [ALT] + [podtržené písmeno v menu]. Z rozbaleného menu pak již příkaz vybereme pouhým stisknutím podtrženého znaku.

[U] (vykoná se příkaz Uložit)

Pro uložení souboru však ve Wordu existuje také přímo klávesová zkratka [CTRL]+[S]. Její zápis ve WinKeys by byl tento:

Víme-li, že mail z MS Outlook Express je možné odeslat kombinací [Ctrl]+[Enter], můžeme vytvořit takovou zkratku, která vloží naši osobní signaturu a vzápětí mail sama odešle:

Zápisem makra %<soubor>%, vložíme soubor. Smysl to má samozřejmě pouze pro textový soubor. Makro může obsahovat úplnou cestu k souboru, který se pak nemusí nacházet v aktuálním adresáři nebo dokonce ani na našem počítači. Tímto způsobem je třeba možné vkládat vždy aktuální ceník, který je uložen na serveru nebo ve sdílené složce jiného počítače v síti a je často obměňován.

Makro %k% označuje místo, kam se má nastavit kurzor po nahrazení zkratky textem. Z důvodu omezení klávesového zásobníku je to možné pouze maximálně 500 znaků od konce vkládaného textu. Využití je v případech, kdy do textu chceme ještě doplňovat další údaje, které nemůžeme znát předem, např. jméno a příjmení, a tyto údaje nemáme nebo nemůžeme mít předem ve schránce.

Vážená paní %k%,

Tři stránky Editace, Hledání a Nastavení umožňují přístup k nejdůležitější části programu, tedy zejména k vlastnímu vytváření zkratek a nahrazujících textů.

Horní levý roh stránky Editace obsahuje šipku dolů a jednořádkové textové políčko, které má dvojí funkci:

Do políčka napíšeme název nové zkratky a do textového pole nahrazující text. Pak klikneme na tlačítko se šipkou dolů nebo potvrdíme zkratku klávesou [ENTER]. Název zkratky může být složen z maximálně deseti alfanumerických znaků, tedy pouze z písmen a číslic. Na velikosti písmen nezáleží, přesto se zadávaná velikost písmen zachovává, což má ale spíše kosmetický význam. Název vkládané nebo přejmenované zkratky nesmí již existovat.

Pokud vkládáme nebo upravujeme pouze jednu zkratku, je vhodné ukončovat kombinací [CONTROL]+[ENTER], která podle situace nejen aktualizuje nebo přidá zkratku, ale zároveň skryje okno WinKeys do ikony v pravém dolním rohu.

Pokud do políčka napíšeme alespoň jeden znak, v seznamu se zobrazují pouze zkratky začínající zadanými znaky. To má velký význam v případě, že si nejsme úplně jisti celým názvem zkratky, a také tím snadno poznáme, zda vkládaná zkratka již existuje. Pokud neexistuje žádná zkratka, která stejně začíná, seznam zkratek zmizí.

Zobrazí se všechny zkratky ze souboru začínající písmeny vp, tj. VPA a VPI

Pole seznamu zkratek zůstane prázdné, protože neexistuje žádná zkratka začínající písmeny vpc.

V případě rozsáhlejších souborů zkratek se občas stane, že zapomeneme přesný název zkratky. Pak stačí do textového políčka v levém horním rohu stránky Hledání zadat slovo nebo i jen část slova, které si z nahrazujícího textu pamatujeme, čímž se nám zobrazí seznam jen těch zkratek, které toto slovo obsahují. Kliknutím na zkratku můžeme zobrazovat přidružený nahrazující text, tentokrát však bez možnosti editace.

Zobrazí se pouze zkratky obsahující kdekoliv v nahrazujícím textu slovo ”pan”. Tedy např. VP (Vážený pane,) a VPI (Vážená paní,).

Program Admiton WinKeys 2000 se automaticky spustí při každém startu Windows. Implicitně zapnuto.

Princip činnosti programu WinKeys spočívá v umístění nahrazujícího textu do schránky a jejím následném vložení. Díky to mu je zcela nezávislý na konkrétním programu. Určitá nevýhoda však zpočívá v tom, že je původní obsah schránky přepsán. V případě, že obsah schránky byl textový, je však možné ho tímto přepínačem obnovit. Navíc můžeme využít původního obsahu schránky pomocí příslušného makra.

Pokud vám také vadí nechtěné zapnutí klávesy [Caps Lock] nebo naopak vypnutí klávesy [Num Lock], je možné nechat WinKeys, aby stav těchto kláves kontrolovaly za vás. Implicitně je aktivní pouze zákaz vypnutí klávesy [Num Lock]

Aby mohlo dojít k nahrazení zkratky textem, musí zkratce předcházet stisknutí aktivační klávesy, resp. kombinace dvou kláves, kterou můžeme zvolit zde. Program bere v úvahu fyzické umístění kláves a ne vkládaný znak, takže nezáleží na vybrané klávesnici ve Windows (česká / anglická). Aby nedošlo k nechtěné záměně aktivační klávesy s normálním textem, doporučujeme kombinaci klávesy [SHIFT] a nějakého čísla. Lze použít jak levou, tak i pravou klávesu [SHIFT]. Implicitně je zvoleno [SHIFT]+[1]. Tato kombinace je zvlášť vhodná, protože se snadno a rychle stiskne levou rukou a je jinak zřídkakdy používána.

Po zakoupení licence programu Admiton WinKeys 2000, fakticky tedy po zaplacení registračního poplatku, obdržíte aktivační údaje, což je jedinečné sériové číslo a aktivační klíč, vázané na kontaktní osobu a firmu a jednu instalaci produktu. Po jejich zadání a stisknutí tlačítka Registrace je demoverze odemknuta do plné verze. Není tedy třeba instalovat jiný program, protože samotná demoverze obsahuje všechny možnosti plné komerční verze, pouze je určitým způsobem omezena.

Pokud hlavní okno programu minimalizujeme nebo zavřeme, program se neukončí, pouze se skryje do ikony v pravém dolním rohu (tzv. “system tray”). WinKeys tak nezabírají žádné místo na pracovní ploše. Pokud chceme doplňovat novou zkratku nebo provádět editaci či změnu nastavení, kliknutím levým tlačítkem myši na ikonu klíče v pravém dolním rohu okno opět zobrazíme. Kliknutím pravého tlačítka myši na ikonu zobrazíme místní nabídku, kde je také možné okno Zobrazit nebo Otevřít soubor, ale zejména vykonávání zkratek dočasně Vypnout a zase Zapnout. Program fakticky ukončíme buď zvolením příkazu Konec z této místní nabídky, nebo stejnojmenným příkazem z menu Soubor.