Systém QSD umožňuje tvorbu a údržbu dokumentace v elektronické podobě a její rozdělování po stávajících počítačových sítích. Je původně navržen pro řízení dokumentace jakosti, ale vzhledem k jeho možnostem jej lze použít pro údržbu téměř libovolné dokumentace. Systém se v současné době skládá ze dvou programů - Správce dokumentace a Klient dokumentace - a několika podpůrných modulů (např. tvorba a prohlížení vývojových diagramů).
schopnost udržovat prakticky libovolný počet databází
tvorba záznamů o dokumentech a jejich změnách
vlastní vestavěný textový editor pro tvorbu dokumentů (formát RTF)
změnové řízení s určováním platnosti jednotlivých změn
připomínkové řízení každého dokumentu, schvalovací řízení
zálohování databází a jejich obnova
definice uživatelů, jejich funkcí, správců a skupin pro každou databázi
automatický přístup uživatelů k dokumentům dle rozdělovníku
ukládání záznamů o rozdělení tištěné dokumentace
připojení textu dokumentu z jiného editoru do databáze (Word, AmiPro, T602...)
připojení libovolných souborů k dokumentu (výkresy, diagramy...)
tisk sestav dokumentů, změn či rozdělovníků
možnost tisku řízených (správce) i neřízených (klient) dokumentů
centrální řízení vlastností klientů pomocí parametrů (zobrazení, tisk)
počítač s procesorem Pentium, IBM-PC kompatibilní
8 MB operační paměti
grafický adaptér VGA
5MB volného místa na HD (+ místo pro zápis dat).
Microsoft Windows 3.1, Windows 95/98 nebo NT
Pro síťový provoz: síť s možností sdílení adresářů (Novell NetWare, MS Windows 9x/NT ...)
Doporučené: procesor Pentium, 12-16 MB operační paměti, Windows-kompatibilní myš a tiskárna
Systém QSD umožňuje udržovat libovolný počet nezávislých
databází. Při spuštění programu se uživatel hlásí svým uživatelským jménem
a heslem do zvolené databáze. V různých databázích může mít uživatel různá
práva, tj. například správce databáze jedné divize podniku je zároveň klientem
v databázi jiné divize.
Po otevření databáze má
uživatel k dispozici seznam dokumentů - ten je možné filtrovat podle mnoha
pravidel (např. všechny svoje dokumenty ve stavu tvorby, jejichž název obsahuje
text OŘJ). Vedle seznamu dokumentů jsou pod několika záložkami všechny informace
o dokumentu. První z nich je kompletní historie dokumentu - v databázi se
uchovávají všechna data předchozích verzí dokumentu včetně jejich plného znění.
Zobrazují se zde i rozpracované verze dokumentu - těch může mít autor dokonce několik,
s různým indexem změny. Klient samozřejmě uvidí pouze právě platnou verzi dokumentu
(případně verzi v připomínkovém řízení, je-li k tomu autorem či správcem zmocněn).
Na stránce pod záložkou
informace se zobrazují základní informace o dokumentu. Je zde pole pro popis
změn a informace o uživatelích, kteří nesou za dokument odpovědnost - tj. autor,
volitelně kontrolor, člověk, který dokument schválil a ten, který jej uvolnil do
oběhu. K těmto údajům je připojeno příslušné datum a funkce, ve které daný uživatel
vystupoval v rámci schvalovacího řízení. Z této stránky je také přístup k textu
dokumentu (interní textový editor/prohlížeč, pracující s formátem rtf) a k seznamu
osob, která mají vůči dokumentu stejná práva, jako jeho autor (tzv. oprávněné osoby).
Rozdělovník dokumentu
slouží současně pro distribuci dokumentu po počítačové síti i jako evidence
vlastníků tištěných kopií - tj. osob, které nemají přístup k počítači. Pro
uživatele, kteří používají elektronickou verzi dokumentu, je možnost definovat
práva na prohlížení platné verze dokumentu a připomínkováni verze (verzí) v
připomínkovém řízení. U vlastníků tištěných kopií je možné zapsat číslo kopie
i její umístění. Do rozdělovníku je také možné vkládat skupiny uživatelů, což
značně zjednodušuje samotnou tvorbu rozdělovníku i jeho pozdější změny (např.
v případě odchodu či příchodu pracovníka z/do firmy).
Interní textový editor
umožňuje přímo v prostředí QSD tvořit dokumenty, nebo přetahovat texty z oblíbených
textových editorů (Word, AmiPro, WordPerfect ... - pomocí formátu RTF). Textový editor
obsahuje většinu funkcí potřebných pro tvorbu formátovaných textů. Kromě samozřejmých
funkcí, jako je volba druhu písma, barev, rámování odstavců atd. umožňuje editor vkládání
tabulek, obrázků a obsahuje podporu pro matice odpovědnosti. Užitečnou funkcí editoru jsou tzv.
záložky, které umožňují do zvláštního seznamu vložit odkazy na libovolné části dokumentu.
Pomocí těchto odkazů je potom možné rychle se pohybovat po textu. Tyto záložky má při
čtení textu k dispozici i uživatel modulu Klient.
Klient QSD je jednoduchý program,
který umožňuje uživatelům (klientům) systému QSD přihlásit se do databáze tohoto systému
a prohlížet dokumenty podle platných rozdělovníků. Další možností tohoto programu je
zasílání připomínek autorovi dokumentu a v případě povolení správcem QSD také zobrazení
připomínek, které k dokumentu zapsali ostatní uživatelé. Uživatel může také spouštět přílohy
(tj. připojené soubory) dokumentu a otevírat související dokumenty (má-li na ně právo).
Pokud správce systému QSD povolí tisk neřízených kopií, může uživatel tisknout dokument
se správcem nadefinovanou hlavičkou - např. Neřízená kopie dokumentu č. 01-80, vytisknul
Novák dne 20.2.1998.
KRPACO Hostinné, FORMAGRAU Pardubice, RIETER ELITEX Hnátnice, ZVL Tribometal Dolný Kubín, PRODECO Teplice, TRW Carr Řepov, KARSIT Jaroměř, MAN JIPAP Přibyslavice, ŽĎAS Žďár nad Sázavou, DRAKA Kabely Velké Meziříčí, Krkonošské Vápenky Kunčice nad Labem, KARSIT Příbram, THYSSEN FEREX Liberec, Česká zemědělská universita Praha, Stim Zet Vsetín, Wagon Automotive Bělá pod Bezdězem, Vysoké učení technické Brno, Druhá strojárenská Martin, Želetavská sýrárna Želetava, A.Raymond Jablonec nad Nisou, Jihočeské Mlékárny České Budějovice