Untitled

Automatické faxování s využitím polí pro slučování
Možnost napojení textového procesoru na databázi nabízí vedle tisku se sloučením další zajímavou možnost – automatické faxování na adresy obsažené v databázi.

Automatické faxování předpokládá, že v databázi jsou obsaženy mimo jiné dvě položky určené právě pro potřeby faxu: faxové číslo a název adresáta.

V menu Pomůcky spusťte příkaz Nastavení databáze, čímž otevřete standardní dialog pro volbu souborů. V něm vyberte soubor, který obsahuje vaši databázi. Nezapomeňte voličem Soubory typu určit typ databázového souboru. Volič Kódování umožňuje používat i ty databáze, které byly vytvořeny na bázi nestandardního způsobu kódování české diakritiky.

Opět v menu Pomůcky spusťte příkaz Předvolby, čímž otevřete konfigurační dialog. Přejděte na kartu Komunikace. Zde vyplňte v sekci Faxování se slučováním názvy databázových položek odpovídajících faxovému číslu a jménu adresáta. Na téže kartě pak v sekci E-mail nastavte poštovní systém Mail602.

Tím máte nastavenou databázi a zároveň určeno, která pole obsahují údaje potřebné pro odeslání faxem.

V menu Soubor spusťte příkaz Poslat a v následujícícm submenu pak příkaz Fax. Otevře se dialog pro nastavení parametrů faxové zásilky. Ten je proti obvyklému dialogu rozšířen o sekci Záznamy. V ní můžete vybrat buď odfaxování dokumentu na všechny adresy v databázi nebo jen na adresy obsažené v záznamech od – do specifikovaného čísla.

Po stisku tlačítka Odeslat se dokument zkonvertuje do faxové podoby, prostřednictvím databáze adres "vytiskne" v potřebném počtu exemplářů, opatří příslušnými adresami a zařadí do výstupní fronty komunikačního serveru Mail602.

Zdroj: Software 602 a.s. Testováno: ANO

Vytvořte si vlastní databázi
Ukážeme si, jak je možné přímo v textovém procesoru vytvořit jednoduchou databázi. Nebudete k tomu potřebovat žádné další speciální programové vybavení. Databázi budete moci využít pro tzv. slučování s dokumenty – k automatickému generování korepondence, faxování, komunikaci elektronickou poštou i pro další věci, jako třeba automatizovaný tisk štítků nebo dopisních obálek.

Databáze bude mít textovou podobu, bude v tak zvaném formátu DTA. V tomto formátu odpovídají jednotlivé řádky textového souboru běžným databázovým záznamům.
Záhlaví – identifikace položek záznamů

Na první řádek se zapisují názvy datových položek. Jednotlivé položky pište do uvozovek a oddělujte čárkami. Při zápisu nepoužívejte znaky s diakritickými znaménky. Položky této věty budete později vkládat do svých dokumentů jako názvy polí pro slučování (odpovídají názvům databázových položek).

Čárka jako oddělovač je dána okamžitou konfigurací Windows. Před začátkem práce se ujistěte, jaký oddělovač máte skutečně nastavený.

Příklad: “Nazev”,”Ulice”,”Cislo”,”Mesto”,”PSC”,”Telefon”,”Fax”,”Email”.

Data

Na další řádky zapisujte již skutečná data (bez uvozovek). Každý řádek odpovídá de facto jednomu záznamu databáze a musí obsahovat stejný počet datových položek jako záhlaví. Každý řádek je v tomto případě potřeba ukončit znakem "konec odstavce" (stiskem klávesy Enter). Pořadí položek se rovněž musí shodovat s pořadím polí v záhlaví; v opačném případě sice nedojde k žádné živelné pohromě, ale místo dopisu obdržíte cosi velmi podivného. Pokud některá hodnota pro určitý záznam neexistuje nebo nemá smysl, nepište ji, ale příslušnou čárku nezapomeňte zapsat.

Uložení do souboru

POZOR, tohle je velice důležité – soubor DTA nesmí být formátovaný. To znamená, že jej musíte uložit jako prostý text. Proto při ukládání nastavte export do formátu ASCII (Standard) Windows. Pokud budte databázový soubor ukládat z prostředí 602Desktop, mohou nastavení na liště v pravé sekci vypadat třeba tak, jako na následujícím obrázku.

Budete-li chtít soubor uložit přímo z prostředí textového procesoru, použijte příkaz Uložit jako a volič Uložit jako typ nastavte na ASCII (Standard), Windows (*.*).

Zdroj: Software 602 a.s. Testováno: ANO

Další návštěva u Mellisy
Ke svému množení používá Mellisa adresy uložené v Kontaktech Outlooku. Přístup do složek Outlooku se děje pouze pomocí MAPI (úložný prostor pro zprávy, něco jako databáze). Vytvořením příslušného objektu (viz. zdrojový kód) získáte přístup ke všem složkám Outlooku (kolekce Folders). Pro získání přístupu do standardních složek Outloky (Kontakty, Poznámky, Doručená pošta ...) se používá metoda GetDefaultFolder(typ složky).

Sub NactiAdresy()
    ' Připojení OutLooku
    Dim objOutLook As New Outlook.Application
    ' Proměnná pro složky Outlooku
    Dim objSlozka As Outlook.NameSpace
    ' Proměnná pro složku s Kontakty
    Dim objKontakty As Outlook.MAPIFolder
    ' Proměnná pro Kontakt
    Dim Zaznam As Outlook.ContactItem
    ' Počítadlo
    Dim i As Integer
    
    ' Pokud chcete pracovat s čímkoliv, co je uloženo v libovolné
    ' složce Outlooky musíte vytvořit následující objekt
    Set objSlozka = objOutLook.getNameSpace("MAPI")
    
    ' Nastavení odkazu na složku Kontakty
    Set objKontakty = objSlozka.GetDefaultFolder(olFolderContacts)
    
    ' *******************************************
    ' Zde začína kód pro práci s Excelem
    ' ostatní je použitelné i v jiných aplikacích
    ' MS Office 97/2000 a ve Visual Basicu
    ' *******************************************
    i = 0
    For Each Zaznam In objKontakty.Items
        ' Jméno kontaktu
        ActiveCell.Offset(i, 0).Value = Zaznam.FullName
        ' E-mail kontaktu
        ActiveCell.Offset(i, 1).Value = Zaznam.Email1Address
        i = i + 1
    Next x
    ' *******************************************
    ' Konec kódu pro Excel
    ' *******************************************
    
    ' Vyprazdnění proměnných
    Set objOutLook = Nothing
    Set objSlozka = Nothing
    Set objKontakty = Nothing
    Set Zaznam = Nothing
End Sub

Pozn.: Nezapomeňte v editoru VBA a VB nastavit odkaz na objektovou knihovnu Outlooku (nabídka Nástroje, příkaz Odkazy...).

Testováno a odladěno: viz. komentář ve zdrojovém kódu

Zdroj: Štěpán Bechyňský, server www.builder.cz Testováno: NE