EVIDENCE FIREM A OSOB TS 7294 PD 1527 Podrobn nvod k instalaci a prci s programem -------------------------------------------------------------------------- START EVIDENCE FIREM A OSOB V hlavn obrazovce tohoto modulu jsou k dispozici nsledujc spnae a volby : FIRMY - rozshl evidence firem - odbratel s vazbou na evidenci osob - zamstnanc. Kad datov poloka obsahuje nzev firmy, IO, DI, obor innosti, adresu, 2x tel., fax, bankovn spojen, adresu banky, poznmky v neomezenm rozsahu a 3 kontaktn osoby s uvedenm funkc v firm a odkazem do evidence osob - privtn telefony, daje a adresy. Kad firma m sv evidenn slo. Lze vyhledvat podle sti kterkoliv poloky nebo pmo v seznamu firem.Data z evidence firem lze exportovat i do ostatnch modul TRELLSOFT. OSOBY - evidence osob s obdobnou strukturou jako evidence firem. Ukld jmno, pjmen, titul, profesi, firmu zammstnavatele, adresu, 2x tel., R, odkazy a poznmky v neomezenm rozsahu ke kad poloce. Pro vy efektivitu prce s daty je zde k dispozici filtr osob podle priority, kde se dl na ti kategorie (aktuln, star, rot). Pi vtm mnostv dat lze pro snaz orientaci zpstupnit pouze jednotliv kategoriie nebo jejich kombinace. Zpstupnit lze tak pouze zamstnance urit firmy, tisknout seznamy poloek stejn jako v evidenci firem nebo jednotliv poloky selektivn. K dispozici je i tdn seznam podle rznch kritri. Data lze opt exportovat do ostatnch modul TRELLSOFT. DI - precizn systm plnovn akc s vazbou na evidenci osob a firem,ze kterch exportuje daje a vytv odkazy s vazbou na jednotliv akce. Zobrazuje seznam akc, v pehledu barevn rozliuje proveden od neprovedench a star od budoucch. Upozoruje na nejbli akce a zrove ke kad plnovan akci zobraz datum a as zatku a konce kad akce pedchz i nsledn s upozornnm v ppad,e se asov pekrvaj. Kad poloka obsahuje datum, as, dobu trvn,odkaz na firmu i osobu, kter se schzka tk,heslo pro sortovn akc stejnho typu, stku pro sumarizaci obchod za urit obdob s uritou osobou i firmou, telefon a jmno kontaktn osoby,msto konn a podrobn popis akce v neomezenm rozsahu ke kad poloce. RODINA - msn rodinn rozpoet. Kad msc se ukld a zstv dle pstupn. Obsahuje 11 kolonek pro pjmy (manel, manelka, dti, podnjemnk, prodej vc....) a 27 kolonek pro vdaje (njem, jdlo, elektina, plyn, topen, MHD, dti, kola, alimenty, oslavy, dovolen ..). Vechny kolonky jsou matematicky provzny,stky se staj do sumarizac pjm a vdaj z nich se vypotv rezerva (stka, kter rodin zbude po zaplacen vech poloek ). Lze provdt rozvahy a kombinace vdaj a pjm, tisknout vpisy za jednotliv msce i prohlet i editovat star zznamy. ZBAVA - interaktivn pseudointeligentn modul, kter doke rozptlit pi dlouhodobj prci s daty. Prostednictvm klvesnice lze komunikovat s potaem, kter se sna v rmci monost napodobit trpaslka sedcho uvnitt pstroje, kter trpliv odpovd na kadou sebenesmyslnj otzku. Pokud vm odpov na vai otzku nevyhovuje, stiskkem klvesy F2 vlote sprvnou odpov k va otzce. Tm lze postupn zvyovat komunikan schopnosti tohoto programu bez jakchkoliv omezen pouze podle vaich pedstav.Rozhovor se ukonuje stiskem ESC nebo napsnm KONEC. Vty nen nutn ukonovat tekou, program reaguje i na klov slova v textu. ZPSTUPNIT DATA OBECN - v datovch strukturch evidence osob (osoby) a plnovn akc (di) jsou zpstupnna data spolen pro vechny uivatele, kter jsou obecn pstupn pi kadm chodu programu. ZPSTUPNIT DATA PRIVTN - v osobch a dii se vymn obecn pstupn databze za selektivn databze pslun ke jmnu v kolonce PRACOVNK. Jsou to data a akce vzan na jmno a vstupn heslo opertora, jen inicializoval systm. Tato data jsou za normlnch okolnost zakdovna a uloena jako absolutn nepstupn pro kohokoliv (vetn systmovch opertor). Rozkduj a zpstupn se pouze po tto volb a ihned po oputn obrazovky evidence firem a osob se opt zakduj a znepstupn. Dky tomuto systmu si me na jedin instalaci kompletu TRELLSOFT vst evidenci svch soukromch akc a osob nkolik destek i stovek uivatel nezvisle na sob, ani by se navzjem ovlivovali nebo riskovali nik informac. KALEND AKC - pod tmto nadpisem je k dispozici vpis akc v zvislosti na aktulnm datumu a asu. Barevn jsou odlieny akce star od novch a proveden od neprovedench. Po seznamu se lze pohybovat smrem k budoucm akcm a smrem ke starm. Stiskem <*> lze pmo zobrazit detailn vpis cel karty (v rmci systmu di) vetn podrobnch informac pslunch k akci ve vpisu vedle tohoto spnae. Klvesou ESC se vracme zpt do hlavn obrazovky Evidence akc a osob. -------------------------------------------------------------------------- FIRMY - ODBRATEL Do tto obrazovky vstoupme po stisku spnae v hlavn obrazovce evidence firem a osob. Ve spodn sti obrazovky jsou soustedny zkladn spnae pro vtinu operac s daty. NOV - pi prvnm vstupu do systmu evidence firem s przdnou databz se automaticky zvol MD VKLDN nov poloky. slo firmy - odbratele se pidl automaticky. Je teba vyplnit poloky Nzev, Obor, Ulice a p, PS a msto, IO, DI, 2x Tel., Fax, Bankovn spojen, Adresu banky a 3 kontaktn osoby ve firm (funkce, pjmen,jmno). Nen nutn vyplnit ve, sta vyplnit pouze kolonky, kter chcete evidovat. Data se ukldaj stiskem klvesy F2 nebo spnaem vpravo dole. Odchod bez uloen se provd stiskem klvesy ESC nebo F5 i . Po vloen prvnho zznamu nebo pi ktermkoliv pozdjm sputn evidencce firem se nastav MD SEZNAM. V tomto mdu mte k dispozici detailn pohled na kteroukoliv z vyplnnch karet firem. Po kartch se pohybuje klvesami PgUp - PgDn, konkrtn kartu lze najt pmm vloenm sla hledan firmy do kolonky "slo" a potvrzenm ENTER. UPRAVIT - nastav MD PEPIS. Umouje pepsat jakoukoliv poloku ve vybran kart firmy, pokud jsou tyto daje naktuln. Mnit nelze pouze slo firmy v evidenci a kontaktn osoby, kter jsou ji navzny na evidenci osob a proto je teba daje o osobch nastavovat z tto evidence (viz ne). Klvesou F9 lze kdykoliv nahldnout do pomocnho seznamu mst a jejich PS s monost vyhledvn podle msta nebo smrovacho sla. Pi vyhledvn nabdne dal nalezenou poloku po stisku ENTER,seznam se opout klvesou ESC. SMAZAT - po aktivaci tto volby se nabdne nevratn smazn vybran firmy ze seznamu. PEHLED - spust obrazovku seznamu vech firem. Seznam lze perovnat podle sla firmy spnaem , podle abecedn azench nzv firmy spnaem a podle telefonnch sel spnaem . Volbou lze vytisknout seznam firem (Evidenn slo - Nzev - Telefon) v libovolnm kdu eskho jazyka. Kliknutm na libovolnou firmu v seznamu se nastav jej karta jako aktuln a provede se nvrat do zkladn obrazovky v MDu SEZNAM. Vbrem nebo stiskem klvesy ESC opustme pehled bez vbru. TISK - tato funkce tiskne kompletn daje o firm, jejm bankovnm spojen a kontakt. osobch tak, jak jsou uvedeny v podrobn kart evidence firem. HLEDAT -tento spna lze aktivovat pouze pokud je v seznamu firem vce ne jedna firma. Po jeho stisku my i zkratkovou klvesou se aktivuje MD HLEDN, kdy je kurzor nastaven na barevn odlienou kolonku "Nzev". ipkami nebo my lze peskkat do dalch kolonek, kdy vlome z klvesnice do libovoln kolonky libovolnou st slova (nzvu, daje, tel. sla, ... ), kter by mla hledan firma v tto kolonce mt. Hledn spustme klvesou ENTER. Pokud je hledan daj nalezen pouze u jedin firmy, pak se nastav na obrazovku pmo jej karta. Jestlie je nalezeno vce firem,zobraz se jejich seznam (lze vytisknout), ze kterho kliknutm myi vybereme do karty firmu, kterou jsme hledali. Pokud nebylo nalezeno nic, zobraz se info "Nenalezeno" a nabdka "Pokraovat ve hledn". POZNMKY -tento spna v prav sti obrazovky aktivuje poznmky pslun ke kad firm v seznamu, do kterch lze bez omezen pipisovat doplujc informace v neomezenm rozsahu (tak prohlet, editovat a upravovat).Tyto poznmky lze kdykoliv vytisknout. Pi oputn obrazovky poznmek se jej aktuln obsah automaticky ulo. EXP-IMP - spna pro expport a import dat firem (odbratel) a osob uren pro zlohovn a penen dat prostednictvm disket. - spnae pslun k jednotlivm kontaktnm osobm, pes kter vstupujeme na kartu vybran osoby do obrazovky "INFORMACE O OSOBCH", kde jsou k dispozici detailn informace o konkrtn osob (viz ne). Pokud vybran osoba dosud nem zavedenu svou kartu, pak se tato karta po stisku spnae , nebo zalo a zkopruje se do n pjmen, jmno a profese osoby z evidence firem. Stiskem nebo klvesy ESC v Evidenci osob se vracme do Evidence firem (pokud byl sputn MD VKLDN osoby,je teba jej ukonit F2 - uloen nebo F5 - bez uloen). ZPT - spna pro oputn obrazovky "FIRMY - ODBRATEL" a nvrat do hlavn obrazovky Evidence firem a osob (lze t klvesou ESC s potvrzenm) . -------------------------------------------------------------------------- INFORMACE O OSOBCH Spoutme volbou "OSOBY" v hlavnm menu Evidence firem a osob. V informacch o osobch lze evidovat ke kad poloce (osob s vlastnm skrytm evidennm slem) jmno, pjmen, titul, profesi, firmu zamstnavatele,adresu, 2x tel, R, odkazy a poznmky v neomezenm rozsahu. HLEDAT - NOV - UPRAV - SMA - TISK - POZNMKY - EXP-IMP - jsou spnae se zcela obdobnmi funkcemi jako spnae tchto nzv v obrazovce FIRMY - ODBRATEL viz ve.Podrobn popis i Md funkce aktivovan kadm z tchto spna pesn odpovd principm pouitm v obrazovce firem. PEHL - pehled nalezench osob. Zobraz kompletn seznam vech osob obsaench v seznamu podle nastaven jednotlivch filtr ( data v seznamu jsou sjednocenm selektivnch podskupin vybranch podle priority nebo dle firmy viz ne ). Spnae Pjmen, Jmno, Titul, Profese, Tel., Firma, Priorita umouj setdit tento seznam podle jednotlivch kritri. Kterkoliv z tchto zznam lze kliknutm myi vybrat do podrobnho zobrazen v obrazovce osob. Pehled osob lze tisknout volbou nebo opustit obrazovku i klvesou ESC. VYBRAT - stiskem tto klvesy se po nvratu do evidence firem vybere karta firmy pslun k osob, jej karta byla pi stisku tohoto spnae (a odchodu z evidence osob) zobrazena. Po osobch se lze v mdu SEZNAM pohybovat klvesami PgUp-PgDn a tm zmnit kartu z pvodn zavolan karty na jinou. To vak pouze v ppad,e byla volna Evidence osob z Evidence firem pes osobu - zamstnance stiskem , nebo , jinak je tento spna ekvivalentn se spnaem . V rmci ostatnch modul slou tento spna k nastaven nalezench osobnch dat do pslunch kolonek dalch tiskopis. PRIORITA - osoby v databzi lze dlit po vlastn vaze do kategori podle priority. Aktuln - osoby s nimi asto spolupracujeme, Star - sta znm, kterm se ozvme jednou do roka,rot - lid, se ktermi ji dlouho nespolupracujeme, ale pesto nevme, jestli si na ns nkdy nevzpomenou a tak zatm nechceme likvidovat jejich data. Nov zaloen osoby jsou automaticky aktuln. Spnaem priorita je po ase meme zaazovat do jinch kategori. Aby mlo toto azen smysl ( a nenabzelo nm Star i rot ) pi kadodennm vyhledvn mezi stlmi spolupracovnky, jsou zde pod sebou (bl na fialov) spnae [X] Aktuln, [X] Star, [X] rot. Pokud kterkoliv z tchto spna odzname (nap my) z [X] na [ ], pak se kategorie, jej nzev je vypsn vedle tohoto vypnutho spnae, stv nepstupnou a my mme zobrazena (i prohledvme) pouze data z tch kategori, kter zstaly zakrtnuty. Zmnou kategorie osoby spnaem na odznaenou kategorii se nm tato osoba zneviditeln a zpstupn se nm a po aktivaci [X] pslun kategorie nebo po aktivaci spnae [X] Pehled vech osob. SCHRNKA - slou pro penen dat osob mezi privtnmi a voln pstupnmi zznamy, kdy si nap. privtn data osob (vzan na vae jmno a pstupov heslo) zkoprujete do schrnky. Pak se vrtte na zkladn obrazovku Evidence firem a osob, nastavte data obecn (namsto privtnch), spustte OSOBY, volbu Schrnka a data ze schrnky zkoprujete do oteven voln pstupn databze evidence osob. VYBRNA FIRMA - systm filtr podle firmy. Pokud je obsah rmeku przdn, pak jsou zpstupnny vechny osoby bez ohledu na firmu, v n pracuj. Kliknutm myi na rmeek se zobraz seznam firem (z evidence firem), ze kterho lze vybrat libovolnou firmu i przdn polko. Vbrem libovoln firmy znepstupnme pro dal prci vechny osoby, je jsou vzny na jinou firmu, ne byla vybrna. Vechny osoby lze zpstupnit znovu volbou przdnho polka ze seznamu "Vybrna firma" nebo zakrtnutm [X] Pehled vech osob, kter vak vypne i filtry podle priority a zpstupn pln vechna data. *** Provzanost evidence FIREM a OSOB *** je dleitm rysem tohoto systmu. Pro pochopen provzanosti operac mezi obma systmy je zde pklad : Pokud je urit osoba proputna z firmy, najedeme na ni v kart tto firmy a stiskneme , nebo . Aktivuj se INFORMACE O OSOBCH, kde vybereme funkci . Ve "Vybrna firma" zvolme my przdn dek (nekonkrtn firmu) a kolonka "Firma" se odblokuje (z tmav modr na editan svtle modrou). Nyn meme do kolonky "Firma" vepsat libovolnou jinou firmu v n bude tato osoba pracovat. Klvesou F2 nebo spnaem zmny ulome. Tm se tato osoba odstranila z konkrtn firmy , ale zstala i se vemi daji pstupn v evidenci osob. Pokud ji chci piadit k jin firm, pouiji opt . Ve vybrna firma zvolm konkrtn firmu (novho zamstnavatele), potvrdm a po oputn obrazovky INFORMACE O OSOBCH do Evidence firem je tato osoba zobrazena v nov clov firm vetn platnch odkaz do systmu osob. -------------------------------------------------------------------------- DI Tato obrazovka je pmo provzna s obrazovkou Evidence firem a osob v n se ihned po sputn zobrazuj nejbli akce zpstupnn podle mdu prce (privtn nebo voln pstupn data). Po aktivaci spnae v hlavn obrazovce modulu se zobraz obrazovka DI - NOV POLOKA, kter obsahuje nsledujc spnae a kolonky pro prci s daty. PLN NA DEN : AS: - zde je vdy po vstupu do systmu zobrazeno aktuln datum a as. Tento daj lze pepsat na libovoln jin, v nm chcete provst akci, kterou prv zapisujete do systmu. DOBA TRVN - je standartn nastavena na 000:00 (hodin : minut) a lze ji samozejm zmnit na daj odpovdajc asovmu rozpt pipravovan akce. Z tohoto daje se pi uloen akce vypote konec akce, kontroluj se pekryvy s jinmi plnovanmi akcemi a asov harmonogram je jasn viditeln i ve vpisu akc spustitelnm spnaem . , - spnae v prav horn sti obrazovky svisle pod sebou umouj nabrat do karty akce libovolnou zaevidovanou firmu i osobu, ppadn vloit novou. Provzanost die s databz osob a firem zstv i po uloen akce, kdy si pi kadm nahldnut do tto karty meme vyvolat detailn informace o firm i osob, j se tato akce tkala. Vpravo vedle spnae s jeho strukturou dat je karta provzna, je zakrtnut (.) bod. POSLEDN AKCE - PT AKCE - tyto kolonky se automaticky vypln pi uloen datumu a doby trvn akce, kdy lze ji pi vyplovn zjistit, kter akce vyplovan poloce pedchzela a co bude nsledovat a kdy. HESLO - kolonka do n je vhodn doplnit specifick heslo k urit akci, podle nho lze v mdu nalzt vechny akce obdobnho typu (nap. obchody, zbava, pbuzn), kter jdou sumarizovat. Vechny nalezen poloky vpisu lze tisknout a zrove lze u kterkoliv poloky zobrazit podrobnou kartu akce s popisem i detailnmi informacemi. STKA - finann nebo jin cifra, kter charakterizuje transakci uritho typu, u n je vhodn souet s ostatnmi stkami pi vpisu poloek v mdu hledn.stky vech nalezench poloek se staj a vsledn hodnota se zobraz v obrazovce mdu hledn pod vpisem. TEL.: JMNO - vstupn daje druhho astnka akce (prvnm astnkem jsme my) mohou bt vypsny pmo do tchto kolonek (pokud nechcete vyuvat systm odkaz a podrobnch informac databz firem a osob) nebo jsou do vpisu exportovny za pomoci spna , z jednotlivch databz. MSTO - do tto kolonky je vhodn vepsat msto konn akce, kter se t zobraz ve vpisu vech akc. PODROBN POPIS AKCE - neomezen popis a poznmky k akci lze vyplnit dle uven, ppadn pozdji v rmci editace pipisovat i dal body vztahujc se k plnovanmu setkn, transakci, kolen apod.. - toto tlatlo slou v rmci vech obrazovek k nvratu do pedel. V rmci obrazovky DI - NOV POLOKA slou k nvratu do hlavn obrazovvky modulu Evidence firem a osob. Vyzkouen nejefektivnj forma obsluhy programu je kombinac klvesy TABELTOR a MYI, ppadn ipkami, PgUp-PgDn i zkratkovmi klvesami k jenotlivm funknm spnam v kad obrazovce. Jednotliv obrazovky lze opoutt bez uloen pouze stikem klvesy ESC. Pejeme Vm pjemnou prci s programem. TRELLSOFT tel..: 02 / 961 439 69 nonstop