9
Všetky údaje v systéme sú uchovávané na SQL servroch v súboroch označovaných ako súborové skrine. Súborové skrine poskytujú vnútorný mechanizmus systému, určený na vytvorenie rýchleho a distribuovaného uchovania dát (dokumentov, súborov) na niekoľkých fyzických diskoch jedného či viacerých počítačov lokálnej siete. Archív predstavuje logickú jednotku, s ktorou pracuje užívateľ. Obsah archívu - dokumenty sú zvyčajne uložené v niekoľkých súborových skriniach. To umožňuje ľahko rekonfigurovať systém, zálohovať súborové skrine či relokovať celé archívy.
Úschova dokumentov v súborových skriniach vylučuje možnosť prístupu k dokumentom obídením systému Search, čím sú informácie zabezpečené proti zneužitiu.
Search umožňuje uchovávať údaje v súborových skriniach v komprimovanom tvare. Súbory sa pritom automaticky komprimujú na pracovnej stanici a uchovávajú sa v súborových skriniach v skomprimovanom tvare. To značne znižuje zaťaženie siete, odbremeňuje server od nadbytočných diskových operácií a šetrí fyzický priestor na diskoch servra.
Na usporiadanie dokumentov podľa ich určenia, stavu, typu či podľa iných požiadaviek, sa v systéme Search celý archív podniku rozdeľuje zvyčajne do väčšieho počtu samostatných archívov (napr. archív odboru konštrukcie, archív obchodného úseku, archív odboru technológie, archív projektu motora, archív výkresov, pracovný archív užívateľa, ...).
Škturktúra každého archívu pozostáva z povinných údajov (označenie, názov, názov súboru, formát, ... - existujú vo všetkých archívoch) a z užívateľských údajov, ktoré definuje administrátor systému pre každý archív podľa jeho určenia. Administrátor môže (ale nemusí) pre každý archív definovať "elektronické podpisy", ktoré musí dokument "nazbierať", aby mohol byť uložený do archívu. Tým je zabezpečené, že do konkrétneho archívu sa ukladajú len schválené-podpísané dokumenty.
