Aplikace Telefony zpracovává výstupní soubory z digitálních telefonních ústředen a slouží k následnému zpracování těchto dat.

Zpracováním údajů o telefonních hovorech je možné dosáhnout podstatného snížení plateb za telefonní hovory ve firmě a bez velkých nákladů udržet kontrolu nad telefonními hovory.

Po načtení jsou hovory přiděleny k jednotlivým linkám zaměstnanců a ti je mohou dále prohlížet a zpracovávat. Přístup k prohlížení je rozdělen do tří základních stupňů: ředitel - všechny záznamy, vedoucí oddělení - záznamy vlastního oddělení, pracovník - pouze vlastní záznamy.

Aplikace dále také umožňuje automatizovaně i ručně označit soukromé hovory. Každý uživatel také může mít vlastní seznam často volaných soukromých telefonních čísel pro automatické označení a identifikaci (název volané stanice) soukromých hovorů. Podle tohoto seznamu se vždy při načtení dat z ústředny označí soukromé hovory, a není tedy nutno je "ručně" vyhledávat a označovat.

Další možností je, že pověřený pracovník může nastavit určitá telefonní čísla jako povinně placená. Takovéto hovory se u všech pracovníků označí jako soukromé a pracovník toto označení nemůže změnit (zrušit) - a tedy musí tyto hovory zaplatit. Sem doporučujeme zařadit například volání na přesný čas (0112) a další placené služby, které nemají s prací zaměstnanců nic společného.

Program počítá i s možností provolby. Pro firmy používající provolbu stačí zadat pouze číslo digitální ústředny a aplikace již sama identifikuje všechny hovory jdoucí na jakoukoliv pobočku (linku) firmy.

Dále je možné sestavovat různé přehledy všech hovorů od přehledu běžných telefonních hovorů - služebních i soukromých (zaplacených i nezaplacených), přes statistické přehledy podle různých kritérií (např. protelefonovaný čas nebo náklady na hovorné za linku nebo celkem, apod.), až po tisk účetních dokladů za platby za soukromé hovory, včetně možnosti prohlížení jednotlivých dokladů o zaplacení i s jednotlivými zaplacenými hovory konkrétním účetním dokladem.

Cenu za jeden impuls lze nastavit přímo v parametrech programu, což znamená, že při každém zdražení impulsu nemusíte kupovat novou verzi programu - stačí pouze změnit cenu za impuls.

V současnosti jsou v provozu moduly pro digitální telefonní ústředny Alphatel M LINE, Ateus Delta, Ateus OMEGA, Siemens, TTC 2000. Úpravu pro jinou ústřednu provedeme na základě zaslaného výstupního souboru z vaší ústředny s popisem. Takovéto úpravy programu provádíme obvykle do pěti pracovních dnů od obdržení výpisu z vaší ústředny;

Tímto zpracováním údajů o telefonních hovorech je možné dosáhnout podstatného snížení plateb za telefonní hovory ve firmě (obvykle 10 až 30% hovorů je soukromých!!!) a bez velkých nákladů lze získat (a udržet) kontrolu nad všemi telefonními hovory. Protože kromě možnosti dohledat každý telefonní hovor z firmy a jeho vyúčtování, má nezanedbatelný vliv i psychologické působení přehledu hovorů na zaměstnance, kteří vědí, že veškeré telefonní hovory jsou zaznamenávány (a mnohdy i s identifikací volané telefonní stanice), a tak se sami omezují v telefonování pro jiný než firemní účel - nebo své soukromé hovory dobrovolně platí.

Aplikace je standardně dodávána s runtime modulem WinBase602 5.1 SQL serverem, který umožňuje připojení až dvou síťových uživatelů. Lze využít například v kombinacích: ředitel (kontrola) a sekretářka (výběr plateb za hovorné) nebo sekretářka (výběr plateb za hovorné) a zaměstnanec (označování soukromých hovorů) nebo si dva zaměstnanci mohou označovat soukromé hovory.

Je-li používána pouze aplikace Telefony, obvykle tento runtime postačuji pro firmy s 20 až 30 zaměstnanci. Při vyšším počtu zaměstnanců (více než 30) záleží na vnitřní organizace práce, protože na označení hovorů má každý pracovník v běžném měsíci minimálně 20 pracovních dnů a na označení hovorů stačí méně než 20 minut na jednu linku.

Závěrečné shrnutí: