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Aufruf der Hilfe aus GS-EAR über Menüpunkt
GS-EAR für Windows

Aufruf der Hilfe über Menüpunkt

Zum Aufruf der Hilfe gibt es im Hauptmenü den Menüpunkt HILFE.

Wenn Sie Windows 3.1 einsetzen, gelangen Sie über die Untermenüpunkte “Inhalt” und “Suchen” jeweils in die Titelseite der Hilfe. Beide Menüpunkte haben also die gleiche Funktion.

Mit Windows ‘95 gelangen Sie hingegen über “Suchen” direkt in das Eingabefenster, in dem Sie nach Stichworten suchen können.


Icon im Hauptmenü
GS-EAR für Windows

Icon im Hauptmenü

Wenn Sie das Icon im Hauptmenü anwählen, gelangen Sie ebenfalls in die Titelseite der Hilfe, und können von dort aus präziser suchen bzw. die weiteren Hilfe-Funktionen nutzen.


Icon im Untermenü
GS-EAR für Windows

Icon im Untermenü

Aus den Untermenüs heraus ist die Hilfe direkt kontextbezogen ausgelegt. Verdeutlichen Sie sich dies an einem Beispiel: Herr Hinz will nachlesen, wie Standardbuchungen angelegt werden. Dazu wechselt er in das Untermenü STANDARDBUCHUNGEN von GS-EAR.

Auch in diesem Untermenü ist das Fragezeichen-Icon angebracht. Aktiviert er dieses, gelangt er sofort in den kontextbezogenen Hilfetext “Standardbuchungen”.


Aufruf der Hilfe aus GS-EAR über Icon
GS-EAR für Windows

Aufruf der Hilfe über Icon

Sie können die Hilfe auch über das “Fragezeichen”-Icon rechts in der Werkzeugleiste des Hauptmenüs bzw. der verschiedenen Untermenüs aktivieren.

Icon im Hauptmenü

Icon im Untermenü


Aufruf der Hilfe aus GS-EAR über Button
GS-EAR für Windows

Aufruf der Hilfe aus GS-EAR über Button

In manchen Fenstern sind “Hilfe-Buttons” angebracht. Auch diese katapultieren Sie sich sofort in die kontextbezogene Hilfe. Probieren Sie das einmal aus, indem Sie den Menüpunkt AUSWERTUNGEN anwählen. Im Auswertungs-Fenster sehen Sie den Hilfe-Button in der Mitte der Buttonleiste. Wählen Sie ihn an, und Sie landen im Hilfetext zu den Auswertungen.


Titelseite - Hilfe
GS-EAR für Windows

Titelseite

Wenn Sie die Hilfe aus dem Hauptmenü heraus aufrufen, gelangen Sie immer in die Titelseite. Darin finden Sie, neben einer kurzen Einführung, eine Hauptthemenliste zu GS-EAR.

Hinter diesen Hauptthemen finden Sie, wie anfangs erklärt, immer weitere Unterthemen. Spielen Sie ggf. einfach ein wenig in der Hilfe herum, bis sich der Aufbau erschließt.

Sie werden feststellen, daß dieses Handbuch und die Hilfe aufeinander abgestimmt sind. Dies bietet Ihnen den Vorteil, Inhalte des Handbuchs in zusammengefaßter Form während der Arbeit mit dem Programm bei Bedarf noch einmal schnell nachsehen zu können, ohne unbedingt das Buch zur Hand nehmen zu müssen.


Suchfunktion
GS-EAR für Windows

Suchfunktion

Über den Button “Suchen” in der Buttonleiste des Hilfefensters öffnen Sie das Suchfenster.

Sie sehen unter dem Eingabefeld für den gewünschten Suchbegriff die alphabetisch sortierte Stichwortliste zu den Begriffen in GS-EAR für Windows, zu denen Sie Hilfetexte abrufen können.

Zurück zu unserem Beispiel: Herr Hinz erinnert sich nicht mehr genau, wie Standardbuchungen angelegt werden. Also gibt er den gesuchten Begriff über den Maus-Cursor oder über den angezeigten Hotkey ein.

Die Liste springt sofort auf den gesuchten Begriff. Die einzelnen Unterpunkte, die zu dem Oberbegriff “Standardbuchungen” vorhanden sind, werden ebenfalls angezeigt.

Herr Hinz wählt “Standardbuchungen anlegen” aus, und wählt den Button “Themen auflisten”. In dem Textfeld unten erscheinen nun der ausgewählte Begriff und ggf. weitere Unterpunkte oder verwandte Textstellen. Hinz wählt den Begriff “Standardbuchungen anlegen” aus. Über “Gehe zu” wird der komplette Hilfetext zu diesem Stichwort geladen und erscheint im Hilfefenster.

Das Beispiel kennen Sie; es ist auch in diesem Handbuch ausführlich beschrieben.

Über den “Schließen”-Button oben links schließen Sie dieses Fenster, wenn Sie die Hilfe nicht weiter benötigen.

Probieren Sie die Suchfunktion doch ruhig noch an weiteren Beispielen aus - Herr Hinz jedenfalls ruft noch die Stichworte “Saldenreorganisation” und “Auswertungen - Vorschau” ab.


Zurück
GS-EAR für Windows

Hilfefunktion "Zurück"

Dies hat er getan, damit nun die beiden folgenden Buttons erklärt werden können. Die einzelnen Hilfetexte, die während einer “Hilfe-Sitzung” abgerufen werden, sind gespeichert. Somit besteht die Möglichkeit, mit “Zurück” zu vorher abgerufenen Themen zurückzugehen.


Bisher
GS-EAR für Windows

Hilfefunktion "Bisher"

Um zwischen den verschiedenen abgerufenen und gespeicherten Hilfetexten hin- und herzuspringen, gibt es den Button “Bisher”. Herr Hinz aktiviert über diesen Button eine Liste der Themen, die er sich in seiner aktuellen Hilfe-Sitzung schon angesehen hat.

Will er nun noch einmal zu einem der angegebenen Themen wechseln, wählt er es einfach aus.


Hilfe ausdrucken
GS-EAR für Windows

Hilfe ausdrucken

Die einzelnen Hilfetexte können Sie ausdrucken, indem Sie in der oberen Menüzeile den Punkt DATEI - THEMA DRUCKEN anwählen. Über dieses Menü gelangen Sie auch direkt in die Druckereinstellungen, falls dort etwas zu ändern ist (DATEI - DRUCKEREINRICHTUNG).


Kopieren
GS-EAR für Windows

Hilfefunktion "Kopieren"

Die einzelnen Hilfetext-Dateien lassen sich über den Untermenüpunkt BEARBEITEN - KOPIEREN in die Windows-Zwischenablage kopieren. Die Texte können somit in andere Anwendungen eingebunden werden.


Anmerkung
GS-EAR für Windows

Anmerkung

Die Hilfe läßt sich individuell ergänzen. Sie können eigene Anmerkungen zu den einzelnen Themen hinzufügen und bei den passenden Stichworten “ablegen”. Dies können eigene Beispiele sein, Hinweise und Informationen aus der buchhalterischen Praxis, oder was auch immer Sie vermerken möchten. Editieren Sie Ihre persönliche EAR-Datenbank!

Diese Funktion erläutert Herr Hinz, indem er eine Information seines Steuerberaters zum Thema “Sonderabschreibung” eingibt. Über den “Suchen”-Button ruft er das Stichwort auf. Der Hilfetext wird angezeigt. Nun öffnet er über BEARBEITEN - ANMERKUNG das Textfenster und gibt einen beliebig langen Fließtext ein.

•	Anmerkung speichern

Über den Button “Speichern” wird die Anmerkung abgespeichert und kann über BEARBEITEN - ANMERKUNG wieder abgerufen und ggf. ergänzt oder geändert werden.

•	Abbrechen

Über “Abbrechen” gelangen Sie wieder in das Hilfefenster zurück. Wenn Sie abbrechen, wird der aktuell geschriebene Text nicht gespeichert.

•	Löschen

Die vollständige Anmerkung können Sie über diesen Button löschen.

Hinweis:	Windows hat hier leider keine Sicherheitsabfrage vorgesehen. Sie sollten also nicht versehentlich diesen Button anwählen, weil die Anmerkung sonst verschwunden ist.

•	Kopieren

Sie können einen eingegeben Text markieren und kopieren, um ihn an anderer Stelle wieder einzufügen. Sowohl der vollständige Text, als auch einzelne Abschnitte (einzeln nacheinander) können markiert und kopiert werden.

Herr Hinz will seine Anmerkung nicht nur zum Stichwort “Sonderabschreibung”, sondern auch unter dem Thema “Sonderabschreibung und Ansparabschreibung” ablegen. Er markiert den Text und wählt den Button “Kopieren”.

•	Einfügen

Über diesen Button können kopierte Texte bzw. Textabschnitte in andere (natürlich auch nochmals in dasselbe) Textfeld eingefügt werden.

Herr Hinz öffnet das Anmerkungs-Fenster zum Stichwort “Sonderabschreibung und Ansparabschreibung” und fügt den zuvor kopierten Text auch dort ein.

•	Lesezeichen

Unter dem Menüpunkt LESEZEICHEN - DEFINIEREN können Sie bestimmte Themen und Suchfunktion ablegen, die Sie regelmäßig benötigen. Diese Texte bleiben auch dann aktiviert, wenn Sie die Hilfe beenden und später erneut aktivieren.

Die als Lesezeichen gespeicherten Texte werden mit Hotkeys numeriert und in die Menüliste aufgenommen.

Die “Lesezeichen-Texte” rufen Sie dann einfach durch Anklicken oder über die Hotkeys auf.


Die ?-Funktion
GS-EAR für Windows

Die ?-Funktion

In dem Menü ? finden Sie, wie anfangs in Abschnitt 13.1. beschrieben,  allgemeine Hinweise und Erklärungen zur Windows-Hilfefunktion (Die “Hilfe in der Hilfe”).

Das Hilfefenster kann so auf dem Bildschirm angeordnet werden, daß sowohl das Anwendungsprogramm wie auch das Hilfe-Fenster sichtbar sind. Eine ideale Funktion, wenn Sie bestimmte Programmfunktionen lernen oder wiederholen möchten, oder etwa Anmerkungen zu Buchungsvorgängen während der Arbeit mit dem Programm ansehen wollen. Sie müssen nicht ständig zwischen dem Arbeitsbereich und der Hilfe wechseln.

Sie können das Fenster dazu in den Vordergund laden und beliebig in der Größe verändern.

Dazu wählen Sie den Menüpunkt ? - IMMER IM VORDERGRUND aus. Ob die Option aktiviert ist, zeigt ein Häkchen an.

Das Hilfefenster wird jetzt immer als “oberstes Fenster” angezeigt.


Registrierungscode eingeben
GS-EAR für Windows

Registrierungscode eingeben

Sie können sich, wenn Sie eine Shareware-Version einsetzen, auch online bei Gandke & Schubert oder Ihrem Händler für GS-EAR registrieren lassen. Dazu wählen sie diesen Menüpunkt.

Das bedeutet für Sie eine schnelle und unkomplizierte Möglichkeit, aus Ihrer Shareware eine registrierte Vollversion zu machen und die Vorteile zu nutzen, die Sie als registrierter Kunde genießen.

Rufen oder faxen Sie Gandke & Schubert an, und lassen Sie sich Ihre online-Registrierungsdaten geben:

Fon: (02166) - 9480 - 80

Fax: (02166) - 61 20 37,

oder kontaktieren Sie Ihren Händler.


Bestellformular
GS-EAR für Windows

Bestellformular

Wenn Sie per Post oder Fax schriftlich bestellten wollen, rufen Sie einfach den Bestellschein auf den Bildschirm. Markieren Sie die gewünschten Positionen, und drucken Sie das Formular aus. Unterschreiben, und ab in die Post oder ins Faxgerät.


Programminformation
GS-EAR für Windows

Programminformation

Hier finden Sie auf einen Blick, wie Sie Ihr Softwarehaus Gandke & Schubert erreichen. Auch das Release-Datum Ihrer Programmversion ist angegeben.


Hilfe
GS-EAR für Windows

Hilfe

GS-EAR für Windows bietet Ihnen selbstverständlich eine ausführliche, kontextbezogene Online-Hilfe. Die Hilfe-Funktionen sind unter Windows vorgegeben, konnten also für GS-EAR speziell nicht verändert oder angepaßt werden.

Wie gesagt, funktioniert die Hilfe in GS-EAR genau wie die Windows-Hilfe. Das Hilfefenster ist ein ganz normales Anwendungsfenster, in dem die Texte angezeigt werden. Mit einer Menü- und einer Buttonleiste steuern Sie die Hilfe.

Innerhalb eines Themas sind möglicherweise einzelne Worte oder Passagen grün und unterstrichen hervorgehoben. Wenn Sie den Cursor auf diesen “sensitiven Flächen” positionieren, verwandelt er sich in eine Hand. Der ausgestreckte Zeigefinger deutet an, daß sich dahinter weitere, ausführlichere Informationen befinden. Durch Anklicken oder über die <TAB> -Taste und die <Return> - Taste aktivieren Sie diese Flächen.

Wenn Sie die Windows-Hilfe nicht kennen, sollten Sie sich zunächst damit vertraut machen. Das geht mit Ihrem Windows-Handbuch; es gibt aber auch eine “Hilfe in der Hilfe”, in der die Grundlagen erklärt sind. Rufen Sie dazu im Hauptfenster der Hilfe den Menüpunkt ? - HILFE BENUTZEN auf. Wählen Sie den Oberpunkt “Einführung - Grundlagen zum Benutzen der Hilfe” an.

Aufruf der Hilfe aus GS-EAR über Menüpunkt

Aufruf der Hilfe aus GS-EAR über Icon

Aufruf der Hilfe aus GS-EAR über Button

Titelseite

Suchfunktion

Zurück

Bisher

Hilfe ausdrucken

Kopieren

Anmerkung

Die ? - Funktion

Registrierungscode eingeben

Bestellformular

Programminformation


Titelseite
Gandke & Schubert

GS-EAR

Einnahme-Überschuß-Rechnung für Windows

GS-EAR ist die komfortable Einnahme-Überschuß-Rechnung (EAR) für Windows aus dem Hause Gandke & Schubert. Die Gewinnermittlung mit der Überschußrechnung ist in § 4 Abs. 3 EStG geregelt. Sie kann von Gewerbetreibenden und Freiberuflern angewendet werden, die nicht bilanzieren müssen.

Über die Voraussetzungen kann und soll an dieser Stelle nicht weiter eingegangen werden. Falls Sie die genauen gesetzlichen Bestimmungen noch einmal nachlesen möchten, nach denen sich eine Bilanzierungspflicht ergibt, sei auf die besondere Mappe “Einführung in die Einnahme-Überschuß-Rechnung” aus dem concept verlag hingewiesen. Darin finden Sie auch eine Reihe interessanter Praxis-Tips für die Arbeit mit einer Einnahme-Überschuß-Rechnung.

Um Ihnen die Arbeit mit GS-EAR zu erleichtern, sind die Programmfunktionen so entwickelt, daß bestimmte gesetzliche Vorschriften automatisch beachtet werden. Das Programm warnt Sie also, wenn etwa eine Buchung nicht zulässig ist, oder gibt Ihnen beispielsweise Hinweise auf steuerliche Begünstigungen. Dabei wird natürlich kein Anspruch auf Vollständigkeit erhoben.

Hilfe-Themen

 Grundlagen der Programmbedienung

 Schnellstart

 Das Hauptmenü

 Stammdaten und Einstellungen

 Die Geschäftsbuchhaltung

 Die Offene-Posten-Buchhaltung

 Die Anlagen-Buchhaltung

 Standardbuchungen

 Auswertungen

 Der Jahresabschluß

 Dienste

 Hilfe

 Druck und Datensicherung

 Was Sie sonst noch wissen sollten


Bildschirmlisten öffnen
GS-EAR für Windows

Bildschirmlisten öffnen

     Wenn Sie dieses Symbol anklicken, öffnet sich eine Bildschirmliste. Durch Anklicken eines Punktes in der Liste,   wird  dieser ausgewählt und automatisch übernommen.

Ein Beispiel:

Die Buchungsliste in GS-EAR können Sie nach verschiedenen Kriterien sortieren. Die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten verbergen sich hinter diesem Feld in der Menüleiste:

Jetzt wird die aktuell ausgewählte Sortierung nach dem Datum angezeigt. Klicken Sie auf den Button rechts neben dem Anzeigefeld, öffnet sich die komplette Auswahlliste:

Wenn Sie nun mit der Maus z.B. das Sortierkriterium “Belegnummer” durch Anklicken auswählen, wird dieses in das Anzeigefeld übernommen und gleichzeitg eine Aktion ausgelöst - die Buchungsliste wird von “Datum” in “Belegnummer” umsortiert.


Aktivieren “verborgener” Auswahllisten
                                 GS-EAR für Windows

                                          Aktivieren "verborgener" Auswahllisten

    Wenn Sie dieses Symbol (“Taschenlampe”) anklicken, öffnet sich ein Fenster oder eine Liste. Durch Klicken der linken Maustaste wird ein Auswahlpunkt gewählt und in das zu füllende Feld übernommen.

Auch hierzu ein Beispiel: Bei der Anlage eines neuen Kontos kann auch ein fester Steuercode vorgegeben werden. Um diesen auszuwählen, klicken Sie den Taschenlampen-Button an, und die Liste der verschiedenen Steuercodes wird angezeigt. Darin können Sie nun durch Anklicken den gewünschten Code auswählen und in das Feld übernehmen.


Fenster oder Programm schließen
GS-EAR für Windows

Fenster oder Programm schließen

   Wenn Sie dieses Symbol (“Schließen”) anklicken, schließen Sie ein geöffnetes Fenster oder verlassen das Programm.


Funtkionsbuttons in Fenstern und Masken
GS-EAR für Windows

Funtkionsbuttons in Fenstern und Masken

In den einzelnen Fenstern und Eingabemasken sind verschiedenste Buttons enthalten, mit denen Sie die darin beschriebenen Funktionen aktivieren können. Klicken Sie einfach auf die entsprechenden Schaltflächen.


Verwendung der Maus
GS-EAR für Windows

Verwendung der Maus

Bildschirmlisten öffnen                              Aktivieren "verborgener" auswahllisten

Fenster oder Programm schließen      Funktionsbuttons in Fenstern und Masken

Mit der Maus steuern Sie den Zeiger auf dem Bildschirm. In GS-EAR verwenden Sie für alle durchzuführenden Aktionen nur die linke Maustaste.

Durch das Betätigen der linken Maustaste werden Bildelemente auf dem Bildschirm markiert, und gewählte Aktionen gestartet oder ein Menüpunkt geöffnet.

•	Allgemeines

Grundsätzlich können Sie die Funktionen, die sich hinter den einzelnen Buttons bzw. Schaltflächen im Programm befinden, direkt erschließen. In einigen Schaltflächen sind die Stichworte direkt angezeigt, bei anderen erscheint ein Stichwort-Hinweis, wenn Sie den Mauszeiger auf dem Button plazieren.

In sogenannten “scrollenden” Listen, die wegen Ihrer Länge nicht vollständig auf dem Bildschirm angezeigt werden, bewegen Sie sich mit dem seitlich zwischen den Pfleitasten angezeigten Rechteck, oder durch Anklicken der Pfeiltasten.

Die wichtigsten Symbole in GS-EAR für die Maussteuerung sind:


Verwendung der Tastatur
GS-EAR für Windows

Verwendung der Tastatur

Sie können das Programm aber auch über die Tastatur bedienen. Dies ist besonders in Eingabemasken sinnvoll, wenn Sie sich mit der <>-Taste (Return-Taste) oder der <tab>-Taste von Feld zu Feld bewegen.

In den Eingabemasken bewegen Sie sich sinnvollerweise über die Tastatur und können z.B. Daten oder Konten direkt eingeben.

Mit der <einfg>-Taste können Sie überall im Programm Eingaben vornehmen, also z.B. neue Buchung, neuer Steuercode etc. Mit <entf> lassen sich entsprechend Datensätze löschen.

Manche Anwender geben Zahlen gern über den Ziffernblock rechts auf der Tastatur ein. Auch dem ist in GS-EAR Rechnung getragen - natürlich funktioniert die Zifferneingabe auch über den Ziffernblock. Damit Sie sogar weitgehend mit diesem Block arbeiten können, sind weitere Tasten für die Programmbedienung möglich. Die <enter>-Taste funktioniert genauso wie die <>-Taste, und mit <Num> + <Pfeiltasten im Ziffernblock> bewegen Sie sich in den Bildschirmlisten. Mit der <,>-Taste wird in Datumsfeldern kein Komma, sondern ein Punkt eingegeben, so daß Sie über diese Taste neben Beträgen auch Daten eingeben können. Bei den Beträgen erscheint das Komma.

•	Aufruf von Menü- und Auswahlpunkten über Hotkeys

In den Menüs arbeiten Sie mit den sogenannten “Hotkeys”. Es sind unterstrichene Buchstaben, die Sie über die Tastenkombination <ALT> + <Unterstrichener Buchstabe> ansteuern. Das Hauptmenü BEARBEITEN rufen Sie beispielweise über <ALT> + <B> auf. In diesem Menü öffnen Sie weitere Untermenüs analog über die verschiedenen Hotkeys:

Die Anlagen-Verwaltung rufen Sie beispielsweise über die Tastenkombination <ALT> + <A> auf, usw.

Auch die beschrifteten Schaltflächen lassen sich über Hotkeys aktivieren, “Mandantenwahl” im Menüfenster AUSWERTUNGEN z.B. über die Tastenkombination <ALT> + <M>.


Grundlagen der Programmbedienung
GS-EAR für Windows

 Grundlagen der Programmbedienung

In diesem Kapitel wird erklärt, wie die GS-EAR für Windows mit der Maus oder der Tastatur bedient wird. Dazu ist zu sagen, daß diese Software sehr übersichtlich und weitgehend selbsterklärend konzipiert ist. Wenn Sie sich bereits mit Windows-Programmen auskennen und die einzelnen Schaltflächen auch ohne besondere Erläuterung bedienen können, überspringen Sie dieses Kapitel.

Ist GS-EAR vielleicht eines Ihrer ersten Anwendungsprogramme unter Windows, oder sind Sie sich nicht ganz sicher mit der Bedienung, sollten Sie die folgenden Erläuterungen durchlesen.

Grundsätzlich können Sie sich mit der Maus und/oder der Tastatur im Programm bewegen. Es ist Geschmacksache, ob Sie lieber die Maus oder die Tastatur zur Bedienung des Programms verwenden. In den folgenden Kapiteln ist jedenfalls meist vom “Anklicken” die Rede, wenn es um die Öffnung von Fenstern oder die Auswahl von Menüpunkten geht, weil der Verfasser (außer in den Eingabemasken) die Mausbedienung favorisiert.

Abfragefenster

An mehreren Stellen des Programms sind Sicherheitsabfragen eingebaut. Sie sollen vor unbeabsichtigten Folgen schützen, wenn Sie einmal versehentlich ein bestimmtes Schaltfeld anklicken, oder wichtige und nicht mehr korrigierbare Eingriffe in der Buchhaltung vornehmen (beispielsweise Löschung eines Jahrgangs).

Abfrage-Fenster beantworten Sie entweder durch Mausklick, oder über die Tastatur durch Eingabe der Buchstaben “J” für Ja bzw. “N” für Nein, oder Sie wählen über die Pfeiltasten der Tastatur das gewünschte Feld aus und bestätigen mit der <Return> -Taste.

Optionen/Voreinstellungen markieren

In verschiedenen Fenstern können Sie Voreinstellungen festlegen. Diese Optionen sind durch ein Kreuzchen markiert. Durch Anklicken wird das Kreuzchen gesetzt, und durch erneutes Anklicken wird es wieder entfernt und die Option somit abgewählt.

Programm verlassen/Fenster schließen

Mit der <esc>-Taste verlassen Sie das Programm, schließen einzelne Fenster oder beenden Menüs.


Das Hauptmenü
GS-EAR für Windows

Das Hauptmenü

Wenn Sie GS-EAR aufrufen, gelangen Sie in das Hauptmenü des Programms. Das Hauptmenü ist die “Kommandobrücke” von GS-EAR. Die einzelnen Programmteile lassen sich von hier aus am schnellsten über die Werkzeugleiste aktivieren. In den Beschreibungen in diesem Kapitel ist für den Aufruf von Menüs immer der Weg über die Menüpunkte angegeben. Schneller gelangen Sie über die Icons in der Werkzeugleiste zum Ziel - schauen Sie sich die verschiedenen Icons einfach einmal an. Mit der Zeit werden Sie sich an die Symbole gewöhnen.

Die grundlegenden Sortierungen der Listen bestimmen Sie über das Feld “Sortierung”.

In der Mitte befindet sich das Fenster mit der Buchungsliste. Darunter sind die Funktionsbuttons für die Buchungsarbeit angeordnet.

•	Die Menüzeile

Im Hauptmenü-Bildschirm sehen Sie ganz oben, unterhalb des Programmtitels, die Menüzeile mit den Menüpunkten.  Die einzelnen Menüpunkte werden in den folgenden Kapiteln besprochen.

•	Die Werkzeugleiste

Darunter ist die Werkzeugleiste (Toolbar) angebracht. Ganz rechts in dieser Zeile befindet sich die Schaltfläche (Icon), mit der Sie das Programm beenden.

Links davon ist der “Fragezeichen-Button”, mit dem Sie die Online-Hilfe aufrufen können.

Diese beiden Icons sind auch in jedem Menü- und Untermenüfenster rechts angebracht. So haben Sie überall im Programm direkten Zugriff auf die Hilfe. Sie ist kontextbezogen, das heißt, sie bezieht sich auf das jeweils aktivierte Menü bzw. den aktuellen Programmteil.

Weiter links sehen Sie die Anzeige des ausgewählten Sortierkriteriums für Listen, die Sie sich später anzeigen oder ausdrucken lassen können. Die aktuell gewählte Art der Sortierung ist angezeigt.

Ganz links sind die Icons mit den einzelnen Werkzeugen angeordnet, die für verschiedene Funktionsbereiche des Programms stehen. Es handelt sich dabei um Funktionsbereiche, die nicht im Hauptmenü-Bildschirm sichtbar sind. Was sich hinter den Symbolen verbirgt, erfahren Sie, wenn Sie den Mauszeiger darauf plazieren und, ohne zu klicken, einen kleinen Moment warten. Ein Schriftzug auf gelbem Untergrund erscheint.

Die Funktionsbereiche lassen sich mit einfachem Anklicken aktivieren. Probieren Sie auch das einmal aus, indem Sie auf das erste Symbol “Offene Posten-Verwaltung” klicken. Das entsprechende Fenster öffnet sich.

•	Das Buchungsfenster

In dem Fenster in der Mitte des Bildschirms wird die Buchungsliste angezeigt.

•	Die Funktionsleiste zur Buchungsliste (“Buchungs-manager”)

Diese Funktionsleiste unterhalb des Buchungsfensters bietet Ihnen die Möglichkeit, in der angelegten Buchungsliste komfortabel zu suchen, Buchungen neu anzulegen, zu ändern, zu löschen, zu kopieren, oder sich Steuerbuchungen anzeigen zu lassen. Auch bei diesen Schaltflächen wird ein gelb unterlegtes Textfeld angezeigt, wenn Sie nicht mehr genau wissen, was sich dahinter verbirgt.

•	Die Statuszeile

Ganz unten informiert schließlich noch eine Statuszeile, welchen Mandanten und welchen Jahrgang Sie in welchem Buchungsbereich bearbeiten und Sie netto oder brutto buchen. Dazu werden das aktuelle Datum und die Uhrzeit angezeigt.

Das Hauptmenü ist also die “Kommandobrücke”, die Schaltzentrale für die Bedienung des Programms. Von hier aus arbeiten Sie im Buchungsbereich und können alle weiteren Programmfunktionen aktivieren. Zudem werden Sie durch die verschiedenen Anzeigen mit den wichtigsten Informationen versorgt.

Sie kommen immer wieder zur Schaltzentrale zurück, nachdem Sie einen anderen Funktionsbereich des Programms verlassen haben.


Mandanten, Jahrgang und Kontenrahmen anlegen und auswählen
GS-EAR für Windows

Mandanten, Jahrgang und Kontenrahmen anlegen und auswählen

Um mit GS-EAR buchen zu können, müssen ein Mandant und ein Jahrgang angelegt werden. Sie können beliebig viele Mandanten verwalten.

•	Mandant anlegen

Starten Sie das Programm und wählen Sie den Punkt MANDANTEN - MANDANTENEINSTELLUNGEN aus. Geben Sie die Daten des neuen Mandanten ein. Als Startdatum des Wirtschaftsjahres wird standardmäßig der 1.1. vorgeschlagen. Wenn Sie abweichende Wirtschaftsjahre verwenden, wählen Sie das Startdatum aus. Das Enddatum wird automatisch berechnet, die relevanten Änderungen wie die Halbjahresregel bei der AfA etc. berücksichtigt das Programm ebenfalls automatisch.

Weitere Voreinstellungen können Sie in den Untermenüs MANDANTENEINSTELLUNGEN und WEITERE EINSTELLUNGEN mandantenspezifisch vornehmen.

•	Kontenrahmen definieren

Unter KONTENRAHMEN DEFINIEREN stehen Ihnen die mitgelieferten Kontenrahmen “Standard”, “DATEV-03” und “DATEV-04” zur Verfügung. Einen dieser “Vorgaben-Kontenrahmen” können Sie unverändert Ihrem Mandanten zuordnen.

Wollen Sie den Kontenrahmen individuell anpassen, so daß er für alle Mandanten und alle Jahrgänge in der veränderten Form verfügbar ist, tun Sie dies über KONTENRAHMEN DEFINIEREN - BEARBEITEN - KONTENRAHMEN BEARBEITEN. Wenn Sie z.B. den Kontenrahmen DATEV-03 auf diese Weise bearbeiten, Konten löschen und verändern etc., und die Bearbeitung dann schließen, ist DATEV-03 künftig mit Ihren Änderungen versehen.

Wollen Sie den ursprünglichen Kontenrahmen zur Sicherheit behalten, können Sie diesen auch kopieren und anders benennen (z.B. “Spezial”), um die Änderungen dann an der umbenannten Kopie vorzunehmen.

Sie können über den Button “Neu” auch einen Kontenrahmen völlig neu editieren. Vorgegeben werden vom Programm lediglich sechs Konten.

•	Jahrgang (Wirtschaftsjahr) anlegen und auswählen

In der JAHRGANGSVERWALTUNG legen Sie einen Jahrgang an.

Wichtig: 	Den ersten Jahrgang, mit dem Ihre Buchhaltung startet, können Sie natürlich frei wählen. Beachten Sie aber, daß sich dies nachträglich nicht mehr ändern läßt. Es ist also nicht möglich, nachträglich noch Jahrgänge “vorzuschalten”.

Nachdem Sie den Jahrgang angelegt haben, müssen Sie diesen noch über den Button “Jahrgangswahl” zur Bearbeitung auswählen.

Wählen Sie einen der vorgegebenen oder von Ihnen geänderten oder neu definierten Kontenrahmen aus und ordnen Sie ihn dem Jahrgang zu.

Wollen Sie den Kontenrahmen nur für diesen Jahrgang ändern, tun Sie dies unter JAHRGÄNGE - BEARBEITEN - KONTENRAHMEN BEARBEITEN. Die Änderungen werden später bei der Anlage eines neuen Wirtschaftsjahres übernommen. Wenn Sie den Mandanten oder das Jahr einmal löschen, gehen die Änderungen allerdings verloren, weil sie nicht im Vorgaben-Kontenrahmen gemacht wurden (s.o.).

Über das Menü DIENSTE können Sie auch einen Kontenrahmen aus der DOS-Version übernehmen, wenn Sie “Umsteiger” sind.


Datenübernahme aus der DOS-Version
GS-EAR für Windows

Datenübernahme aus der DOS-Version

Wenn Sie aus der DOS-Software GS-EAR von Gandke & Schubert auf die Windows-Version umsteigen, lesen Sie bitte den Abschnitt 12.3 des Handbuches.


Die Geschäftsbuchhaltung- schnell
GS-EAR für Windows

Die Geschäftsbuchhaltung

Die Geschäftsbuchhaltung ist der zentrale Arbeitsbereich von GS-EAR. Auch die Anlagen- und Offene-Posten-Buchungen, die wir uns gleich vornehmen, sind mit der Geschäftsbuchhaltung verbunden.

Wählen Sie über MANDANTEN - MANDANTEN WÄHLEN einen Mandanten aus (wenn Sie nur einen angelegt haben, brauchen Sie das nicht zu tun). Nun können Sie auch schon die Anfangsbestände der Konten unter BEARBEITEN - ANFANGSBESTÄNDE ERFASSEN eingeben.

Zur Buchungssystematik: Das erste Konto ist das Buchungskonto, das zweite Konto das Geldkonto. Im Gegensatz zu den Soll- und Habenbuchungen einer Finanzbuchhaltung, werden Kosten- und Erlöskonten gleichermaßen bei der ersten Konteneingabe angesprochen.

Jetzt können Sie bereits mit GS-EAR arbeiten und die erste Buchung anlegen. Über die Buttonleiste unterhalb des Buchungsfensters (im Hauptmenü) steuern Sie die verschiedenen Funktionen des Buchungsbereichs.

GS-EAR legt die Steuerbuchung automatisch an. Aus Gründen der Übersichtlichkeit wird diese nicht in der Buchungsliste angezeigt. Über den Button “Steuerberechnung” in der Buchungsmaske können Sie die Steuerbuchung anzeigen lassen.


Die Offene-Posten-Buchhaltung-schnell
GS-EAR für Windows

Die Offene-Posten-Buchhaltung

Die OP-Buchhaltung ist für eine EAR eigentlich gar nicht erforderlich. Dennoch ist es für die Führung eines Betriebs interessant, die Forderungen und Verbindlichkeiten auf Knopfdruck überblicken zu können.

Die Verwaltung der OP-Buchhaltung ist ähnlich wie die der Geschäftsbuchhaltung. Ziel des Programmteils ist die Auswertung “Übersicht der Offenen Posten”.

Bei der Anlage eines Offenen Postens wird kein Geldkonto eingegeben. Die OP-Buchung erscheint nur in der OP-Buchhaltung. Zahlungseingänge oder -ausgänge geben Sie über den Button “Zahlungen: Neu” ein. Diese Buchungen werden in die Geschäftsbuchhaltung übernommen, da durch die Zahlung ein Aufwand oder ein Ertrag entsteht.

Wenn Sie sich ein Beispiel zur Anlage von Offenen Posten und der Verbuchung von (Teil-)Zahlungen ansehen möchten:


Die Anlagen-Buchhaltung-schnell
GS-EAR für Windows

Die Anlagen-Buchhaltung

Auch die Verwaltung Ihrer Anlagegüter ist in GS-EAR komfortabel gelöst.

Vorbemerkung: Die Betragsgrenze für Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) geben sie in den Allgemeinen Einstellungen vor. Sonder- und Ansparabschreibung können mit der EAR berücksichtigt werden. Fragen Sie im Zweifel dazu bitte Ihren Steuerberater.

Erfassen Sie Ihre Anlagen über den Button “Neue Anlage”. Gebrauchte Anlagen geben Sie über “Gebraucht” ein - über diese Option läßt sich die Restnutzungsdauer einstellen. Die weitere Anlagenverwaltung ergibt sich aus den weiteren Buttons.

Die Abschreibung nehmen Sie über “Abschreibung erfassen” vor. Bis die erste Abschreibung gebucht ist, können Sie die Daten verändern. Über “Buchen” wird die Abschreibung schließlich anhand der vorgegebenen Daten verbucht. Ein Kreuzchen in der Anlagenliste zeigt an, daß die Anlage im aktuellen Wirtschaftsjahr abgeschrieben ist.

Die Anlagen- und Abschreibungsbuchungen werden in die Geschäftsbuchhaltung übertragen.

Der Anlagenstatus läßt sich über den Button “Anlage / Abschreibung ansehen” jederzeit anzeigen.

Anlagenbuchungen können auch in der Geschäftsbuchhaltung erfaßt werden, und werden dann automatisch in die Anlagenbuchhaltung übertragen.


Standardbuchungen-schnell
GS-EAR für Windows

Standardbuchungen

Für alle drei Buchungsbereiche können Sie unter VORGABEN - STANDARDBUCHUNGEN ERFASSEN Standardbuchungen anlegen, um die spätere Arbeit zu erleichtern. Ein Beispiel wäre eine regelmäßig wiederkehrende Mietzahlung. Die einzelnen Bearbeitungsmöglichkeiten ergeben sich über die verschiedenen Buttons.

Sie übernehmen die Standardbuchungen in den Buchungsbereichen, indem Sie in den Eingabemasken “Buchung neu” den Button “Standardbuchung” wählen. Die Liste der vorhandenen Standardbuchungen öffnet sich. Natürlich lassen sich bei Bedarf einzelne Daten der Standardbuchung bei der Übernahme ändern.


Auswertungen-schnell
GS-EAR für Windows

Auswertungen

Die vielfältigen Auswertungen gehören zu den besonderen Stärken von GS-EAR für Windows. Über AUSWERTUNGEN öffen Sie das Menüfenster.

Sehen Sie sich die verschiedenen periodischen und allgemeinen Auswertungen einmal an. Wenn Sie bestimmte Konten auswerten wollen, geben Sie dies über “Kontodefinition” vor.

Auf der rechten Seiten des Auswahlmenüs stellen Sie die Zeiträume ein, die Sie auswerten wollen. Hier ist höchstmögliche Flexibiltität geboten - Sie können jeden beliebigen Zeitraum angeben.

Unter “Vorschau” lassen Sie sicb die gewählte Auswertung am Bildschirm anzeigen. Eine Icon-Leiste ermöglicht, die Auswertung in unterschiedlichen Formaten anzeigen zu lassen. Probieren Sie die verschiedenen Optionen anhand der Info-Texte zu den Icons einfach einmal aus. In der Mitte der Icon-Leiste sind wie bei einem CD-Player die Vor- und Rückblätterfunktionen für mehrseitige Auswertungen plaziert. Über die Icons ganz rechts lassen sich Auswertungen speichern und später wieder aufrufen.

Über “Drucken” oder das Drucker-Icon in der o.g. Icon-Leiste drucken Sie Ihre Auswertungen aus.


Jahresabschluß-schnell
GS-EAR für Windows

Jahresabschluß

Sie haben die Möglichkeit, einen “unverbindlichen” Jahresabschluß zu machen. Damit können Sie später immer noch Änderungen eingeben, bis Sie den Abschluß schließlich dem Finanzamt präsentieren. Alle Änderungen werden in bereits angelegten weiteren Wirtschaftsjahren automatisch berücksichtigt. Dazu legen Sie einfach über die Jahrgangsverwaltung ein neues Wirtschaftsjahr an und wählen dieses zur Bearbeitung aus. Die Kontensalden werden automatisch als Anfangsbestände vorgetragen.

Über den Button “Jahresabschluß” in der Jahrgangsverwaltung können Sie das Wirtschaftsjahr auch endgültig abschließen. Wenn Sie in den Voreinstellungen die Option “Prüfung, ob alle Anlagegüter abgeschrieben sind” aktiviert haben, warnt das Programm Sie, wenn Sie eine Abschreibung vergessen haben.

Nach dem Abschluß sind keine Neueingaben, Änderungen oder Löschungen mehr möglich. Nach dem Abschluß legen Sie das neue Wirtschaftsjahr an und übernehmen dieses zur Bearbeitung. Die Kontensalden werden automatisch als Anfangsbestände übernommen.


Dienste-schnell
GS-EAR für Windows

Dienste

Durch widrige Umstände wie Rechnerabsturz, Ausschalten des Rechners während der Arbeit im Programm etc. können die Suchdateien und / oder die Kontensalden in Unordnung geraten.

In diesen Fällen finden Sie unter DIENSTE die Optionen SUCHDATEIEN AKTUALISIEREN und SALDENREORGANISATION. Wichtig: Vor dem Saldenreorganisations-Lauf unbedingt die Daten sichern!


Schnellstart
GS-EAR für Windows

Schnellstart

Dieses Kapitel ist für erfahrenere Anwender gedacht, die ganz schnell mit GS-EAR für Windows arbeiten wollen. Voraussetzung ist, daß Sie sich mit den Grundlagen der Programmbedienung unter Windows und der Arbeit mit einer Buchhaltungs-Software auskennen. Die wichtigsten Funktionen und Einstellungen werden skizziert, die weiteren Punkte sollten sich logisch ergeben. Weitere Hinweise lassen sich auch über den Index nachschlagen.

Mandanten, Jahrgang und Kontenrahmen anlegen und auswählen

Steuersätze

Datenübernahme aus der DOS-Version

Das Hauptmenü

Die Geschäftsbuchhaltung

Die Offene-Posten-Buchhaltung

Die Anlagen-Buchhaltung

Standardbuchungen

Auswertungen

Jahresabschluß

Dienste


Bankverbindung
GS-EAR für Windows

Bankverbindung

Klicken Sie diesen Menüpunkt an, öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der Bankverbindung Ihres Mandanten.


Belegnummern
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Belegnummern

Sie können frei bestimmen, wie die Belegnummern zu den Buchungen  aussehen sollen, die Sie später eingeben. Als Standardvorgaben werden Ihnen vorgeschlagen:

•	Automatische Vergabe der Belegnummern

•	Automatische Trennung nach Kontoarten 	(Kontenkreisen)

Bei der automatischen Trennung nach Kontoarten ordnet GS-EAR beispielweise einer Eingangsrechnung des Holzlieferanten von Hinz & Kunz das Kürzel “ER” zu, einer Ausgangsrechnung an einen Kunden “AR”, oder vergibt bei einem Geldtransfer das Kürzel “GT”.

•	Vergabe führender Nullen

Ob Sie die Vergabe führender Nullen wünschen (Beispiel: ER00001), oder nicht (Beispiel: ER1), ist Geschmacksache.

Wenn Sie die vorgeschlagenen Vorgaben ändern wollen, entfernen Sie die Kreuzchen durch Anklicken; genauso markieren Sie die Punkte auch wieder. Die Kürzel für die Kontoarten, wenn Sie eine Trennung gewählt haben, und die Startnummern lassen sich in den entsprechenden Feldern direkt ändern.


Kontenvorgaben
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Kontenvorgaben

Dieser Punkt wird von der Programmlogik her an dieser Stelle beschrieben. Wenn Sie sich jedoch zunächst einmal mit den verschiedenen Kontenrahmen und deren Aufbau vertraut machen möchten, kommen Sie später hierher zurück, nachdem Sie den Abschnitt “Kontenrahmen” durchgearbeitet haben.

GS-EAR schlägt Ihnen einige Standardkonten vor, die bei der späteren Buchung automatisch in der Buchungsmaske vorgegeben werden. Dies ist eine komfortable Arbeitserleichterung, wenn Sie standardmäßig z.B. alle Zahlungsausgänge über Ihr Postgirokonto abwickeln. Natürlich läßt sich die Vorgabe in der Buchungsmaske auch ändern, wenn Sie doch einmal ein anderes Konto ansprechen wollen.

Sie können die standardmäßig vorgeschlagenen Konten selbstverständlich ändern. Dazu klicken Sie einfach das “Taschenlampen”-Symbol neben dem jeweiligen Konto an. Aus dem gewählten Kontenrahmen (in unserem Beispeil Datev-03)  werden Ihnen alle Konten angezeigt, die alternativ verfügbar sind. Sehen wir uns das doch an einem Beispiel einmal an:

Sie möchten als Geldgegenkonto nicht das Konto 1200 (Bank), sondern 1100 (Postgiro) als automatischen Vorschlag eingeben. Klicken Sie das Symbol neben dem Geldgegenkonto an, und es erscheint die Liste aller weiteren Geldkonten:

Sie bewegen den Auswahlbalken auf das Konto 1100. Dann schließen Sie dieses Fenster, und bestätigen die Abfrage “Soll das Konto übernommen werden?” mit “OK”. In den Buchungsmasken wird nun das Postgirokonto automatisch als Geldgegenkonto vorgeschlagen.


Buchungsmaske
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Buchungsmaske

Den Aufbau der Buchungsmaske können Sie frei gestalten. Die Elemente, die Ihnen zur Verfügung stehen, sehen Sie in dem Fenster BUCHUNGSMASKE. Wenn Sie möchten, ändern Sie die vorgeschlagene Reihenfolge, indem Sie die Ziffern neu vergeben.

Wenn Sie das Feld unten rechts mit einem Kreuzchen markieren und aktivieren, gelangen Sie bei der Eingabe in der Buchungsmaske nach dem letzten Eingabefeld automatisch zum “OK”-Button und sparen sich (mindestens) einen Tastendruck bzw. einen Mausklick:


Sonstiges
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Sonstiges

In diesem Untermenüpunkt können Sie noch weitere Voreinstellungen eingeben:

•	Brutto-/Nettobuchen

Sie können wählen, ob Sie bei der Buchungsarbeit Brutto- oder Nettobeträge eingeben wollen. Die korrekte Berechnung der Steuern nimmt GS-EAR je nach gewählter Einstellung vor.

•	AfA-Prüfung beim Jahresabschluß

Wenn diese Option gewählt ist, prüft das Programm beim Jahresabschluß automatisch, ob alle Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens abgeschrieben sind. Sollten Sie eines vergessen haben, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Befinden sich in Ihrem Anlagevermögen allerdings auch Güter, die nicht abgeschrieben werden (z.B. Wertpapiere), muß die Prüfung deaktiviert werden. Entfernen Sie dann das Kreuzchen durch Anklicken.

•	Aktuelles Datum als Vorschlag bei Buchungen

Wählen Sie diese Option, wird bei der Neueingabe einer Buchung immer das aktuelle Datum vorgeschlagen. Haben Sie das Wirtschaftsjahr gerade gewechselt, wird also auf das letzte Buchungsdatum im vorangehenden Jahr zugegriffen, erscheint aus programmtechnischen Gründen als Vorschlag das entsprechende Datum des neuen Jahres. Aus dem 30.5.1996 würde also der 30.5.1997. In diesem Fall müssen Sie manuell korrigieren.

Haben Sie diese Option nicht gewählt, wird das Datum der letzten Buchung angezeigt.

•	Auswertungsdatum ausdrucken

Wählen Sie, ob etwa angezeigt werden soll, wann Sie die Bilanz oder andere Auswertungen fertiggestellt bzw. ausgedruckt haben.

•	Passwortschutz aktivieren

Sie können jeden Mandanten durch Vergabe eines Passworts vor dem Einblick Unbefugter schützen. Wie Sie ein Passwort vergeben, sehen wir uns später an. Wichtig ist, daß Sie in den Voreinstellungen die Option “Passwortschutz” mit einem Kreuzchen aktivieren. Nur dann erscheint die Passwort-Abfrage im Programm. Ohne diese Voreinstellung ist die Vergabe eines Passworts also sinnlos.

In den weiteren Feldern können Sie eine von der DM abweichende Landeswährung eingeben.

Die Betragsgrenze für geringewertige Wirtschaftsgüter nach deutschem Steuerrecht beträgt zur Zeit netto 800,-- DM. Sollte sich diese Grenze ändern, können Sie dies hier eingeben. Dann berücksichtigt das Programm die veränderte Grenze bei der AfA.

Wenn Sie andere Kürzel für die Umsatz- oder Vorsteuer wünschen, läßt sich dies ebenfalls durch entsprechende Eingabe verändern.


Schließen

Durch Anklicken dieses Buttons gelangen Sie in das Hauptmenü zurück.


Mandanten auswählen
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Mandanten auswählen

Damit Sie buchen können, muß ein Mandant ausgewählt sein.

Im Menüpunkt MANDANTEN - MANDANTEN AUSWÄHLEN wählen Sie den Mandanten aus, den Sie bearbeiten möchten. Der gewählte Mandant wird beim folgenden Programmaufruf automatisch wieder zur Bearbeitung vorgeschlagen.

Sie können dieses Untermenü auch direkt aus dem Hauptmenü aufrufen, indem Sie in der Werkzeugleiste das Icon “Mandanten auswählen”:

drücken.


Passwort eingeben / ändern
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Passwort eingeben / ändern

Haben Sie in den Voreinstellungen des Mandanten die Option “Passwortschutz aktivieren” gewählt, können Sie nun die Mandantendaten durch Vergabe eines Passworts sichern. Eine Passwortabfrage erscheint für den entsprechenden Mandanten dann jedesmal nach einem neuen Programmstart, wenn Sie ihn erstmalig bearbeiten wollen. Für jeden Mandanten können Sie natürlich ein anderes Passwort eingeben.

•	Passwort eingeben

Sehen wir uns die Passwort-Funktion an einem Beispiel an uns kommen auf Steuerberater Schlaufuchs zurück, der die Buchhaltung des von ihm betreuten Hotels “Alpenrose” vor den neugierigen Blicken seiner Steuerfachgehilfin schützen will. Er wählt den Menüpunkt PASSWORT EINGEBEN / ÄNDERN.

Er hat allerdings die Option in den Sonstigen Einstellungen nicht aktiviert. GS-EAR hilft ihm durch die Abfrage

Bestätigt er diese Abfrage, wird die Markierung in den Voreinstellungen automatisch “nachgeholt”.

Nun erscheint die Eingabeaufforderung für das Passwort, und Schlaufuchs gibt “Kaiserjodler” ein. Damit die Eingabe am Bildschirm nicht beobachtet werden kann, erscheinen dort nur Kreuzchen.

Nach der “OK”-Bestätigung muß das Passwort ein zweites Mal eingegeben werden, um zu verhindern, daß beim ersten Mal ein unbeabsichtigter Schreibfehler gemacht wurde, und das Passwort dann kaum noch zu rekonstruieren wäre. Stimmen die Eingaben nicht überein, erscheint ein Hinweis, und die Eingabe ist zu wiederholen.

Die Groß- und Kleinschreibung ist bei der Passwort-Eingabe zu beachten.

Ab dem nächsten Programmstart von GS-EAR oder dem nächsten Aufruf des Mandanten, wird das Passwort vor der Arbeit mit dem Mandanten abgefragt:

•	Passwort ändern

Wird der Menüpunkt PASSWORT EINGEBEN / ÄNDERN nach Eingabe des Passworts erneut aufgerufen, erscheint automatisch das Eingabefeld zur Änderung des Passworts. Sie geben das alte Passwort ein, dann das neue, und wiederholen diese Eingabe.

•	Passwort entfernen

Eine offen zugängliche Passwort-Löschfunktion ist verständlicherweise nicht vorgesehen. Sie können die Abfrage aber “umgehen”: Entfernen Sie in den  Einstellungen des Mandanten (WEITERE EINSTELLUNGEN - SONSTIGES) einfach die Option “Passwortschutz”, und die Abfrage entfällt. Um dorthin zu gelnagen, müssen Sie das Passwort natürlich wissen. Eine spätere Neueingabe eines Passworts funktioniert dann wieder wie oben beschrieben.


Weitere Mandanten anlegen
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Weitere Mandanten anlegen

Herr Hinz möchte noch seine private Haushaltsverwaltung mit GS-EAR dokumentieren. Dazu legt er einen weiteren Mandanten an, indem er den Menüpunkt MANDANTEN - NEUEN MANDANTEN anwählt. Er nennt den neuen Mandanten “Privater Haushalt”, und GS-EAR vergibt automatisch die Mandantennummer 00002:

Hinz bestätigt die Anlage mit “OK”.

Die Mandantendaten wie Anschrift etc. werden wiederum über den Menüpunkt MANDANTEN - EINSTELLUNGEN eingegeben. Dieses Untermenü können Sie auch direkt aus dem Hauptmenü anwählen, indem Sie in der Werkzeugleiste das Icon “Mandanteneinstellungen” anklicken:

Um die Daten einzutragen, müssen Sie zunächst den neu angelegten Mandanten auswählen.

Um die Bezeichnung des Mandanten zu verändern, wählen Sie den Menüpunkt MANDANTEN - MANDANTEN LÖSCHEN / ÄNDERN an. Klicken Sie den gewünschten Mandanten an, und ändern Sie den Namen über die Schaltfläche “Bezeichnung”.

Über denselben Menüpunkt MANDANTEN - MANDANTEN LÖSCHEN / ÄNDERN können Sie einen Mandanten entfernen, der nicht aktuell ausgewählt ist. Diese Option wird von Sicherheitsabfragen begleitet.

Achtung: 	Wenn Sie Mandanten entfernen, wird die gesamte Buchhaltung für diesen Mandanten gelöscht!   Überlegen Sie, eine Datensicherung zu machen, falls Sie die Daten später doch noch einmal benötigen sollten.

Hinweis:	Um mit dem Programm arbeiten zu können, muß mindestens ein Mandant vorhanden sein. Wenn Sie also den einzigen aktuellen Mandanten löschen wollen, legen Sie zuvor einen zweiten an. Dann läßt sich der bisherige Mandant löschen.


Mandanten-Einstellungen
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Mandanten-Einstellungen

Weitere Mandanten anlegen         Mandanten auswählen

Bankverbindung    Belegnummern     Buchungsmaske     Sonstiges      Schließen

Klicken Sie bitte auf den Menüpunkt MANDANTEN und öffnen Sie das Untermenü EINSTELLUNGEN. In die Maske geben Sie die Daten des Mandanten ein. An dieser Stelle lernen Sie nun auch unseren Beispielanwender, das Möbelhaus Hinz & Kunz, kennen. Herr Hinz legt seine Firma als Mandanten an, und GS-EAR ordnet die Mandantennummer 00001 zu.

•	Name, Straße, PLZ, Ort, Telefon, Telefax

Die Adreßdaten geben Sie einfach in die Felder ein. Bei der Anschrift läßt sich auch eine abweichende Postfach-Adresse mit der dazugehörigen Postleitzahl anlegen.

•	Finanzamt, Steuernummer,

USt-Identifikationsnummer

Auf der rechten Seite werden das Finanzamt, dessen Anschrift (brauchen Sie z.B. für die Umsatzsteuer-Voranmeldung) und die Steuernummer verzeichnet. Diese Angaben übernimmt das Programm automatisch in die Auswertungen.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer brauchen Sie, wenn Sie innergemeinschaftliche Umsätze abwickeln.

•	Wirtschaftsjahr

Nun definieren Sie das Wirtschaftsjahr für den Mandanten. In aller Regel wird das Wirtschaftsjahr dem Kalenderjahr vom 1.1. bis 31.12. entsprechen, und der 1.1. wird als Startdatum automatisch vorgeschlagen. Es gibt jedoch Firmen, die abweichende Wirtschaftsjahre verwenden. Um eine Änderung vorzunehmen, geben Sie das gewünschte Startdatzum direkt ein oder klicken Sie auf die nebenstehende Schaltfläche und wählen das Datum über den Kalender aus.

Den Monat wählen Sie mit “Monat zurück” oder “Monat vor” aus; der Tag läßt sich durch Anklicken des gewünschten Feldes aktivieren. In unserem Beispiel würde das Wirtschaftsjahr am 1. April 1996 beginnen. Die Änderung bestätigen Sie über “OK”.

Das Enddatum müssen Sie nicht einstellen. Das Programm berechnet dies automatisch. Veränderungen in der Buchhaltung, die sich durch ein abweichendes Wirtschaftsjahr ergeben, wie etwa die Anwendung der Halbjahresregel bei der AfA, berücksichtigt GS-EAR ebenfalls automatisch.

GS-EAR bietet Ihnen die Möglichkeit, für jeden Mandanten getrennt, verschiedene Voreinstellungen einzugeben, um die Buchungsarbeit und die Auswertung nach Ihren Vorstellungen abzuwickeln. Dabei lassen sich aus landesspezifische Unterschiede berücksichtigen. Wählen Sie den Untermenüpunkt WEITERE EINSTELLUNGEN an:


Jahrgang anlegen
GS-EAR für Windows

Jahrgang anlegen

Für jeden Mandanten legen Sie unter dem Menüpunkt FUNKTIONEN - NEUEN JAHRGANG ANLEGEN den ersten Jahrgang an, mit dem Ihre Buchungsarbeit starten soll.

Wichtig:	Bitte beachten Sie, daß der erste Jahrgang, den Sie wählen, nicht mehr veränderbar ist, nachdem Sie die erste Buchung eingegeben haben. Vorjahre können nachträglich also nicht mehr eingegeben werden.

Nachdem Sie den Menüpunkt “Neuen Jahrgang anlegen” angeklickt haben, wird Ihnen das aktuelle Jahr vorgeschlagen. Sie können den Vorschlag nach Ihrem Wunsch ändern. Unter BEARBEITEN - WIRTSCHAFTSJAHR WÄHLEN bestätigen Sie Ihre Auswahl, und das gewünschte Jahr wird eingerichtet.

Danach sollten Sie gleich den gewünschten Kontenrahmen auswählen.


Jahrgang löschen
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Jahrgang löschen

Ein Jahrgang läßt sich über den Menüpunkt FUNKTIONEN - AKTUELLEN JAHRGANG LÖSCHEN wieder entfernen. Dies ist allerdings nur dann möglich, wenn Sie noch keine Buchung eingegeben haben. Ansonsten müssen Sie zunächst die Buchungen löschen.


Jahrgang auswählen
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Jahrgang auswählen

Nachdem der Jahrgang und der Kontenrahmen angelegt sind, muß der Jahrgang noch ausgewählt, also zur Bearbeitung übernommen werden. Sie tun dies über BEARBEITEN - WIRTSCHAFTSJAHR WÄHLEN oder über den Button “Jahrgangswahl”. Bestätigen Sie die Abfrage, und das aktuelle Wirtschaftsjahr ist ausgewählt.


Jahrgänge
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Jahrgänge

Zu jedem Mandanten muß mindestens ein Jahrgang angelegt sein, damit gebucht werden kann. In die Jahrgangsverwaltung gelangen Sie über MANDANTEN - JAHRGÄNGE oder direkt, indem Sie in der Werkzeugleiste das Icon “Jahrgangsverwaltung” anklicken.

Jahrgang anlegen

Jahrgang auswählen

Jahrgang löschen


Kontenrahmen übernehmen
GS-EAR für Windows

Kontenrahmen übernehmen

Wenn Sie in der DOS-Version einen der mitgelieferten Kontenrahmen (z.B. DATEV 03) benutzen und darin nichts verändert haben (also keine einzige Konteneinstellung angepaßt haben, kein Konto gelöscht haben etc.), können Sie sich die Übernahme sparen und den entsprechenden Kontenrahmen in GS-EAR für Windows für den Mandanten auswählen und anlegen.

Die allermeisten Anwender werden jedoch den Kontenrahmen auf ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten haben, und dem angepaßten Kontenrahmen einen neuen Namen gegeben haben. In diesem Fall hat GS-EAR für Windows es schwer, denn in den vorgegebenen Kontenrahmen sind ja die Modifikationen nicht vorhanden. Daher sind die Kontenrahmen nicht vergleichbar. Würden Sie jetzt eine Datenübernahme starten, gäbe es viele Fehlermeldungen, da verschiedene Konteneinstellungen oder -bezeichnungen nicht zugeordnet werden könnten.

Es empfiehlt sich also, den individuell angepaßten Kontenrahmen aus der DOS-Version "mitzunehmen". Und so übernehmen Sie den Kontenrahmen:

Über das Menü KONTENRAHMEN - FUNKTIONEN wählen Sie den Punkt AUS GS-EAR FÜR DOS IMPORTIEREN an. In dem Übernahme-Fenster wählen Sie das Verzeichnis aus, in das GS-EAR für DOS installiert ist.

Wenn Sie die Daten aus dem vorgeschlagenen Verzeichnis übernehmen wollen, klicken Sie den gewünschten Mandanten und den Jahrgang an. Ansonsten wählen Sie über das Fenster “Laufwerke” das gewünschte Verzeichnis aus.

In diesem Beispiel ist die DOS-Version im Verzeichnis “gsear” auf der Festplatte d: installiert. Es sind zwei Mandanten angelegt, 01 und 02. Mandant 02 soll in die Windows-Version übernommen werden und ist entsprechend markiert. Durch Doppelklicken werden die einzelnen Jahrgänge angezeigt:

Der letzte Jahrgang (1996) wird für die Übernahme markiert und ausgewählt.

Als Dateiname für die Übertragungsdatei ist “*.dbf” automatisch vorgegeben. Wenn der gewünschte Kontenrahmen ausgewählt ist, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit “OK”. Danach übernimmt GS-EAR für Windows die Konten automatisch.


Kontenrahmen auswählen
GS-EAR für Windows

Kontenrahmen auswählen

Bei der Anlage des Jahrgangs wählen Sie gleich auch den Kontenrahmen aus, mit dem Sie Ihren Mandanten bearbeiten wollen.

Über den “Taschenlampen”-Button gelangen Sie in die Liste der Kontenrahmen, die generell zur Verfügung stehen. Das sind die drei mitgelieferten Kontenrahmen, sofern Sie sich nicht unter “Kontenrahmen definieren” geändert haben, und die von Ihnen zusätzlich editierten.

Sie übernehmen den gewünschten Kontenrahmen, und der Jahrgang mit Kontenrahmen wird in der Jahrgangsliste angezeigt.

Natürlich können Sie den gewählten Kontenrahmen über JAHNRGÄNGE - BEARBEITEN - KONTENRAHMEN BEARBEITEN oder den Button “Kontenrahmen” weiter bearbeiten und speziell für den Mandanten anpassen. Diese Änderungen werden bei der Neuanlage späterer Jahrgänge dieses Mandanten übernommen, wie in Kapitel 11. “Jahresabschluß” beschrieben. Beachten Sie allerdings, daß diese Änderungen verloren sind, wenn Sie zwischenzeitlich dem Mandanten für ein neues Jahr einen anderen Kontenrahmen zuordnen. Das gleiche gilt auch, wenn Sie die Jahrgänge mit dem geänderten Rahmen löschen. Der Grund ist, daß Sie den Kontenrahmen ja nicht generell unter “Kontenrahmen definieren” angepaßt haben - und nur die dort gespeicherten Rahmen stehen generell zur Verfügung.


Kontenrahmen bearbeiten
GS-EAR für Windows

Kontenrahmen bearbeiten

Der ausgewählte Kontenrahmen läßt sich individuell unter KONTENRAHMEN DEFINIEREN -BEARBEITEN anpassen.

Zunächst können Sie den angezeigten Kontenrahmen nach verschiedenen Kriterien sortieren lassen, um den gewünschten Überblick zu erhalten. Kontonummer, Kontobezeichnung  (Sortierung in alphabetischer Reihenfolge) und Art / Kontenklassen stehen dabei zur Verfügung. Sehen Sie sich die unterschiedlichen Sortierungen einfach einmal an.

In der Buttonleiste werden nun verschiedene Optionen angeboten, mit denen Sie den Kontenrahmen verändern können. Diese Punkte können Sie auch über den Menüpunkt FUNKTIONEN ansteuern und auswählen.

•	Suchen

Sie finden schnell das gewünschte Konto durch Eingabe der Kontonummer bzw. der Kontenbezeichnung.

•	Ändern

Wenn Sie ein Konto ändern wollen, öffnen Sie die Eingabemaske, indem Sie einfach auf dem durch den Auswahlbalken markierten Konto doppelklicken, oder die <>-Taste drücken.

In der Eingabemaske können Sie alle Daten bis auf die Option “Konto für innergem. Erwerb” bzw. “Konto für innergem. Liefer.” ändern - diese Optionen sind nur bei den EG-Konten möglich.

•	Festen Steuersatz zuordnen

Herr Hinz möchte nun das Konto 8200 - Erlöse nur mit Erlösen bebuchen, auf die 15% Ust. entfällt. Daher will er diesem Konto auch den Steuercode “15%” fest zuordnen, um nicht später bei jeder Buchung auf dieses Konto den Steuercode neu eintragen zu müssen.

Über den “Taschenlampen”-Button öffnet er die Liste der Steuercodes und übernimmt den Code 01 (15% Ust.) und ergänzt die Kontobezeichnung.

•	Neu

Über den Button “Neu” geben Sie ein neues Konto ein, indem Sie die angezeigten Felder ausfüllen. Sollten Sie eine Kontonummer auswählen, die bereits vorhanden ist, erscheint ein entsprechender Hinweis.

Den Steuersatz wählen Sie durch Anklicken des nebenstehenden Buttons aus.

•	Löschen

Hier können Sie Konten löschen, die noch nicht bebucht wurden.

•	Kopieren

Über die Kopierfunktion legen Sie ein neues Konto an, in dem die Eingaben des kopierten Kontos bereits enthalten sind. Es erscheint automatisch die Kontenmaske, in der Sie noch die neue Kontonummer eingeben und ggf. Einstellungen verändern können.


Kontenrahmen definieren
GS-EAR für Windows

Kontenrahmen definieren

GS-EAR liefert bereits drei häufig verwendete Kontenrahmen mit: “DATEV-03”, “DATEV-04” und “STANDARD”. Sie gelangen über VORGABEN - KONTENRAHMEN DEFINIEREN oder direkt über das Icon in das Kontenrahmen-Fenster.

Die Liste zeigt die angesprochenen, mitgelieferten Kontenrahmen. Daneben sehen Sie eine Kontenrahmen-Statistik; unten befindet sich die Buttonleiste für die schnelle Bearbeitung der Kontenrahmen.

Wollen Sie nun einen der Kontenrahmen generell individuell anpassen, tun Sie das in dieser Maske. Wenn Sie also Konten etwa im Rahmen DATEV-03 verändern und diese Änderungen speichern, wird später immer wieder der geänderte Kontenrahmen benutzt, wenn Sie DATEV-03 auswählen.

Daher wird empfohlen, die mitgelieferten Kontenrahmen in der ursprünglichen Form nicht zu verändern, um immer wieder auf “das Original” zurückgreifen zu können. Ihre individuelle Spielart können Sie anlegen, indem Sie zunächst den gewünschten Kontenrahmen kopieren, dann diese Kopie ändern und unter einem neuen Namen speichern.

Wir werden später sehen, daß Sie den Kontenrahmen auch zu jedem Mandanten oder jedem Jahrgang in der Mandanten- bzw. Jahrgangsverwaltung ändern können. Diese Änderungen stehen dann aber nicht generell zur Verfügung.

Klicken Sie auf das nebenstehende “Taschenlampen”-Icon, und die drei mitgelieferten Kontenrahmen werden Ihnen zur Auswahl angeboten. Übernehmen Sie den gewünschten Kontenrahmen, indem Sie die Abfrage beim Verlassen des Fensters bestätigen.

Nun sehen wir uns die verschiedenen Möglichkeiten an, die Kontenrahmen zu bearbeiten. Dazu gehen Sie über die Menüpunkte oder die Buttonleiste.


Kontenrahmen neu anlegen
GS-EAR für Windows

Kontenrahmen neu anlegen

Einen ganz neuen Kontenrahmen legen Sie über FUNKTIONEN - KONTENRAHMEN NEU ANLEGEN oder über den Button “Neu” an.

In das Eingabefeld, das sich öffnet, geben Sie die Bezeichung Ihres neuen Kontenrahmens ein, z.B. “Spezial”.

Der Kontenrahmen wird nach der Bestätigung mit “OK” in die Liste übernommen. Über “Bearbeiten” editieren Sie den neuen Kontenrahmen; sechs Konten sind bereits vorgegeben.


Kontenrahmen löschen
GS-EAR für Windows

Kontenrahmen löschen

Über FUNKTIONEN - GESAMTEN KONTENRAHMEN LÖSCHEN oder den entsprechenden Button entfernen Sie einen kompletten Kontenrahmen. Diese Funktion ist über eine Abfrage gesichert.


Kontenrahmen kopieren
GS-EAR für Windows

Kontenrahmen kopieren

Einen vorhandenen Kontenrahmen kopieren Sie über FUNKTIONEN - INHALT DES KONTENRAHMENS KOPIEREN oder über den entsprechenden Button. Dies ist z.B wichtig, wenn Sie einen Kontenrahmen generell verändern wollen, so daß er auch für anderen Mandanten in der angepaßten Form zur Verfügung steht, aber dennoch das mitgelieferte Original behalten möchten.


Kontenrahmen für einen Jahrgang anlegen
GS-EAR für Windows

Kontenrahmen für einen Jahrgang anlegen

Es besteht auch die Möglichkeit, einen der vorgegebenen, generellen Kontenrahmen speziell für einen Jahrgang eines Mandanten anzulegen und speziell anzupassen. Wenn Sie diesen später löschen sollten, oder zwischenzeitlich den Kontenrahmen des Mandanten wechseln, steht der speziell angepaßte Rahmen allerdings nicht mehr zur Verfügung - er wurde ja nicht generell unter “Kontenrahmen definieren” angelegt.


Kontenrahmen
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Kontenrahmen

Jedem Mandanten und jedem Jahrgang ist ein Kontenrahmen zuzuordnen, mit dem die Buchhaltung erledigt werden soll. Aus gutem Grund sehen wir uns zunächst die Kontenrahmen an, und danach die Jahrgänge.

Kontenrahmen definieren

Kontenrahmen bearbeiten

Kontenrahmen neu anlegen

Kontenrahmen löschen

Kontenrahmen kopieren

Kontenrahmen für einen Jahrgang anlegen

Kontenrahmen auswählen

Kontenrahmen aus der DOS-Version von GS-EAR übernehmen


Steuersätze definieren
GS-EAR für Windows

Steuersätze definieren

Über den Menüpunkt VORGABEN - STEUERSÄTZE DEFINIEREN oder das Icon “Steuersätze definieren” in der Werkzeugleiste des Hauptmenüs öffnen Sie die Liste mit den verschiedene Steuersätzen.

.

Die jeweils aktuellen Steuersätze werden ganz rechts angezeigt.

Wollen Sie für ein Konto einen Steuersatz fest vorgeben, ordnen Sie ihn im Kontenrahmen zu . Markieren Sie den gewünschten Steuersatz mit dem Leuchtbalken und übernehmen Sie ihn durch Drücken der <Return>-Taste oder Klicken.

Wenn Sie bei einer einzelnen Buchung einen Steuersatz angeben, verfahren Sie genauso.


Steuersätze für Österreich anlegen
GS-EAR für Windows

Steuersätze für Österreich anlegen

Die in Österreich geltenden Umsatzsteuersätze sind nicht standardmäßig vorgegeben. Legen Sie diese an, indem Sie die benötigten Steuersätze anlegen (zur Zeit betragen der volle Steuersatz 20% und der ermäßigte Steuersatz 10%). Sie können entweder diese Steuersätze ganz neu anlegen, oder die vorgegebenen deutschen Steuersätze (sinnvollerweise die Sätze 01 und 02) ändern. GS-EAR hält das österreichische Formular für die Umsatzsteuer-Voranmeldung in den Auswertungen für Sie bereit.


Steuersatz ändern
GS-EAR für Windows

Steuersatz ändern

Sollten sich aufgrund gesetzlicher Neuregelungen Steuersätze verändern, können Sie die Liste entsprechend anpassen. Sie tragen das Datum der Steueränderung und den neuen Steuersatz ein. Sobald das Änderungsdatum erreicht ist, arbeitet GS-EAR mit dem neuen Steuersatz. Bei nachträglichen Buchungen, die vor diesem Datum liegen, wird entsprechend noch der alte Steuersatz berücksichtigt.

Verdeutlichen Sie sich dies an einem Beispiel: Nehmen wir einmal an, der volle Umsatzsteuersatz sollte ab dem 1.1.1998 auf 17% geändert werden (was hoffentlich nicht der Realität entspricht). Positionieren Sie den Auswahlbalken auf den Steuersatz 15% und öffnen Sie die Eingabemaske zu diesem Steuersatz. In die Felder geben Sie die neuen Daten ein.

Würden Sie die Änderung mit “OK” bestätigen, würde der veränderte Satz in der Steuerliste angezeigt.

Da Sie weiterhin mit 15% Umsatzsteuer arbeiten wollen, verlassen Sie die Änderungsmaske über den Button “Abbruch”.

Auch bei der Neuanlage von Konten oder bei einzelnen Buchungen greifen Sie auf diese Liste zu. Ihre Änderungen sind darin dann entsprechend berücksichtigt


Steuersatz neu eingeben
GS-EAR für Windows

Steuersatz neu eingeben

Neue Steuersätze, die in der Liste noch nicht enthalten sind, legen Sie durch Anklicken des Buttons “Neu” oder über den Menüpunkt FUNKTIONEN - NEUEN STEUERSATZ ANLEGEN an. Es öffnet sich eine Eingabemaske, deren Felder Sie ausfüllen.

Wichtig:	Wenn es sich um einen Reisekosten-Steuersatz handelt, markieren Sie unbedingt die Option “Reisekosten” (wird mit einem Kreuzchen angezeigt), da der Steuerbetrag ansonsten falsch ausgerechnet wird:


Steuersatz löschen
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Steuersatz löschen

Nicht benötigte Steuersätze löschen Sie über den Button “Löschen” oder über den Menüpunkt FUNKTIONEN - AKTUELLEN STEURSATZ LÖSCHEN


Steuersätze
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Steuersätze

Eine wichtige Datenbankfunktion in GS-EAR ist die Liste der verschiedenen Steuersätze, die bei der Buchungsarbeit verwendet werden. Die wichtigsten Steuersätze sind bereits in der Liste enthalten. Sie können aber auch vorhandene Sätze ändern oder neue anlegen.

Steuersätze definieren

Steuersatz neu eingeben

Steuersatz ändern

Steuersatz löschen

Steuersätze für Österreich anlegen


Stammdaten und Einstellungen
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Stammdaten und Einstellungen

Mandanten    Jahrgänge    Kontenrahmen    Steuersätze

Vermutlich wollen Sie nun gleich mit der Buchungsarbeit loslegen. Allerdings sind zuvor noch einige Einstellungen und Vorbereitungen nötig. Nehmen Sie sich bitte Zeit für diese Voreinstellungen. Sie erleichtern die tägliche Arbeit mit GS-EAR enorm, und Sie werden überrascht sein, wie komfortabel Sie das Programm an Ihre individuellen Bedürfnisse und Wünsche anpassen können. Dieses Kapitel ist also keine lästige Zeitverschwendung, sondern mit dieser Software machen sogar die Vorarbeiten Spaß!

Sie befinden Sie noch im Hauptmenü? Dann wollen wir gleich einen Mandanten und ein Wirtschaftsjahr anlegen.

GS-EAR ist mandantenfähig. Das bedeutet, Sie können beliebig viele Mandanten anlegen. Dies ist nicht nur für Steuerberater interessant. Auch Gewerbetreibende, die mehrere Firmen verwalten, können so die Buchhaltungen getrennt aufzeichen. Auch eine private Haushaltsabrechnung läßt sich durch Anlage eines Extra-Mandanten problemlos miterledigen ...

Einführend soll noch etwas zur Struktur der Stammdaten in GS-EAR gesagt werden. Es gehören immer drei Dinge zusammen: Ein Mandant, ein Jahrgang und ein Kontenrahmen.


Mandanten auswählen-buch
GS-EAr für Windows

Mandanten auswählen

Um buchen zu können, müssen Sie einen Mandanten ausgewählt haben. Haben Sie nur einen Mandanten angelegt, wird dieser automatisch übernommen. Haben Sie mehrere Mandanten angelegt, wählen Sie über das Icon “Mandanten auswählen” in der Werkzeugleiste oder über das Menü MANDANTEN - MANDATEN WÄHLEN denjenigen Mandanten aus, den Sie bearbeiten möchten:

Der zuletzt gewählte Mandant bleibt bei einem erneuten Programmstart gespeichert und wird wieder aufgerufen.


Die Buchungssystematik der EAR
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Die Buchungssystematik der EAR

Bei jeder Buchung wird die Eingabe zweiter Konten verlangt. Das erste Konto ist das Buchungskonto. Anhand dieses Kontos erkennt GS-EAR, ob es sich um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt. Dies ist abhängig von der Art des Kontos, die im Kontenrahmen gespeichert ist. Es sind Einnahmekonten, Ausgabekonten, Geldkonten und Anlagekonten möglich. Das zweite Konto ist immer ein Geldkonto.

Diese Form der Buchungseingabe ist nicht mit den Soll- und Habenbuchungen einer Finanzbuchhaltung zu verwechseln. In der EAR werden z.B. Kosten- und Erlöskonten gleichermaßen “im Soll”, also als erste Kontoeingabe, angesprochen.


Anfangsbestände eingeben
GS-EAR für Windows

Anfangsbestände eingeben

Wenn Sie GS-EAR für Windows neu einsetzen, kennt das Programm natürlich die Anfangsbestände auf Ihren Konten  nicht. Daher geben Sie diese zunächst ein. Wählen Sie den Menüpunkt BEARBEITEN - ANFANGSBESTÄNDE ERFASSEN. Der Kontenrahmen des Mandanten wird angezeigt. Über die Suchfunktion positionieren Sie den Auswahlbalken auf das gewünschte Konto. Durch Doppelklicken oder Drücken der  <>-Taste öffnen Sie die Eingabemaske.

In unserem Beispiel hat Herr Hinz auf dem Bankkonto 1200 den Anfangsbestand von 2.000,00 DM eingegeben. Gleichermaßen gibt er auf dem Kassenkonto 500,00 DM ein. Beide Anfangsbestands-Buchungen werden auch in der Buchungsliste angezeigt:

Wenn Sie versehentlich einen falschen Anfangsbestand eingegeben haben, können Sie dies jederzeit durch eine Neueingabe ändern. Das Programm aktualisiert den Saldo automatisch, auch wenn danach schon weitere Buchungen über dieses Konto gelaufen sind.

Haben Sie die Buchungen aus der DOS-Version übernommen, sind die Anfangsbestände automatisch eingetragen. Zur Sicherheit kontrollieren Sie die Salden noch einmal.

Legen Sie später einen neuen Jahrgang an, können Sie die Endbestände der einzelnen Konten automatisch in das neue Jahr vortragen und als Anfangsbestands-Buchungen ausweisen lassen. Sie geben die Anfangsbestände also nur einmal ein, wenn Sie erstmals mit GS-EAR für Windows arbeiten.


Geschäftsbuchung eingeben
GS-EAR für Windows

Geschäftsbuchung eingeben

Wenn Sie sich im Hauptmenü befinden, klicken Sie in der Buttonleiste unterhalb des Buchungsfensters den Button “Neu” an. Die Eingabemaske für die erste Buchung öffnet sich.

In der Maske sind bereits das aktuelle Datum und der dazugehörende Wochentag eingegeben. Diese Eingabe wird aus dem Systemdatum Ihres Rechners generiert.

Außerdem ist als Standard-Geldkonto die Bank “1200” verzeichnet. Dies ist in den Standardeinstellungen so festgelegt.

Wir wollen die Felder im einzelnen durchgehen, indem wir einen Kauf von Büromaterial für 350,00 DM buchen, das Hinz & Kunz bei ihrem Lieferanten einkaufen.

•	Datum

Wie gesagt, erscheint hier das aktuelle Systemdatum. Wenn Sie es ändern wollen, weil ein Vorgang mit einem älteren Datum nachgebucht werden soll, tragen Sie das gewünschte Datum direkt im Feld ein, oder öffnen Sie durch Anklicken des nebenstehenden “Taschenlampen”-Buttons den Kalender.

Bei den folgenden Buchungen können Sie in den Mandanteneinstellungen festlegen, ob das aktuelle Tagesdatum oder das Datum der letzten Buchung vorgeschlagen werden soll.

•	Konto

Wenn Sie die Kontonummer auswendig wissen, geben Sie diese direkt ein.

Wenn Sie nur die erste(n) Ziffer(n) wissen, geben Sie diese ein und drücken Sie die <>-Taste - Sie gelangen in den gesuchten Bereich der Kontenauswahlliste und suchen das Konto heraus. Zu unserem Beispiel: Sie wissen, daß das Konto “Bürobedarf” im Kontenrahmen DATEV-03 mit den Ziffern “49..” beginnt. Also geben Sie die Ziffern ein und gelangen über die <>-Taste in die Kontenauswahlliste.

Wählen Sie das Konto “4930” aus und übernehmen Sie es in die Buchungsmaske.

Wenn Sie die Kontobezeichnung oder den Anfangsteil wissen, läßt sich auch diese eingeben. Ist die eingegebene Bezeichnung nicht exakt genug, gelangen Sie in die Kontenauswahlliste. Auch hierzu ein Beispiel: Sie suchen das Konto zur Buchung eines Büromaterial-Kaufs. Geben Sie “Büro” ein,

und das Programm zeigt Ihnen die zur Auswahl stehenden Konten:

Sie übernehmen das Konto 4930 - Bürobedarf.

Wenn Sie gar keinen Anhaltspunkt haben, öffnen Sie über den Button den Kontenrahmen des Mandanten, suchen und übernehmen das gewünschte Konto.

•	Text

Der Text wird anhand der Kontobezeichnung automatisch vorgeschlagen, um Eingabearbeit zu sparen. Dies ist für unser Beispiel auch ausreichend. Wollen Sie präzisere Details eingeben, oder paßt der vorgeschlagene Text nicht, ändern Sie ihn einfach im Feld.

 •	Beleg

Die Belegnummer wird automatisch ohne führende Nullen vergeben und in unserem Beispiel als “ER”-Beleg klassifiziert. Auch dies ist in den Standardeinstellungen des Mandanten festgelegt und kann dort ggf. verändert werden.

Die Belegnummer können Sie komfortabel über die nebenstehenden Buttons “Belegnummer + 1” bzw. “Belegnummer - 1” ändern, wenn dies notwendig sein sollte. Dies könnte etwa der Fall sein, wenn Sie eine Buchung löschen und die Belegnummernfolge ohne Unterbrechung weiterführen wollen. Achten Sie aber darauf, keine Belegnummern durch Änderung der Automatik doppelt zu vergeben.

•	Betrag

Sie geben den Bruttobetrag in Höhe von 350,00 DM ein, da wir in den Einstellungen “Bruttobuchen” gewählt hatten.

•	Steuercode

Wenn Sie die Steuersatznummer “01” für den vollen Steuersatz auswendig wissen, geben Sie diese direkt ins Feld ein. Ansonsten öffnen Sie über den nebenstehenden Button die Liste der Steuersätze und übernehmen den gewünschten.

Einfacher ist es, dem Konto 4930 “Bürobedarf” einen festen Steuerschlüssel zuzuordnen. Dies ist hier sinnvoll, da Bürobedarf dem vollen Steuersatz unterliegt. Dem Konto 4940 “Zeitschriften, Bücher” würde hingegen der Steuercode 02 (7%) fest zugeorndet.

•	Geldkonto

Das Bankkonto 1200 ist, wie gesagt, bereits vorgegeben. Würden Sie ein anderes Geldkonto ansprechen wollen, geben Sie die Kontonummer einfach in das Feld ein oder lassen Sie über das nebenstehende Symbol den Kontenrahmen anzeigen, und wählen Sie das richtige Konto aus.

•	USt-IdNr.

Da Hinz bei einem inländischen Lieferanten kauft, wird  keine EG-Umsatzsteuer-Identnummer angezeigt. Später sehen wir uns eine Buchung an, in der ein innergemeinschaftlicher Erwerb vorliegt, und bei der dann auch eine Identnummer eingetragen wird.

Wenn alles in Ordnung ist und Sie die Buchung in die Geschäftsbuchhaltung übernehmen wollen, bestätigen Sie mit “OK” oder über die <>-Taste. Die Buchung wird nun in der Bildschirmliste im Hauptmenü angezeigt.

Testen Sie die Buchungseingabe doch einfach, indem Sie drei weitere Buchungen anlegen:

•	Hinz bezahlt seine Telefonrechnung in Höhe von 126,00 DM über die Bank.

•	Hinz verkauft einen Tisch an einen Kunden, der den Kaufpreis in Höhe von 870,00 DM bar bezahlt.

•	Hinz hebt 350,00 DM vom Bankkonto ab und legt das Geld in die Kasse (Buchung direkt ohne Verrechnungskonto).

Kommen wir nun zu den weiteren Funktionen der Buchungsmakse:

•	Brutto/Netto

Hier stellen Sie ein, ob die Buchung brutto (die Umsatzsteuer wird ais dem eingegebenen Bruttobetrag herausgerechnet) oder netto (die Umsatzsteuer wird dem eingegbenen Nettobetrag hinzugerechnet) vorgenommen werden soll.

Ob brutto oder netto gebucht werden soll, läßt sich auch in den Mandanteneinstellungen vorgeben.

•	Standardbuchung übernehmen

•	Steuerberechnung


Geschäftsbuchung ändern
GS-EAR für Windows

Geschäftsbuchung ändern

Wenn Sie eine Buchung nachträglich verändern möchten, wählen Sie diese einfach in der Buchungsliste aus. Durch Doppelklicken öffnet sich die Buchungsmaske wieder, und Sie können beliebige Änderungen vornehmen. Das Programm paßt die Salden der betreffenden Konten automatisch neu an.


Anzeige der Steuerbuchung
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Anzeige der Steuerbuchung

Die Steuerbuchung wird nicht automatisch angezeigt, um die Buchungsmaske übersichtlicher zu halten. Auch in der Buchungsliste wird sie daher nicht aufgeführt. Sollten Sie sich die Steuerberechnung ansehen wollen, klicken Sie den Button “Steuerberechnung” in der Buchungsmaske an. Ein Fenster zeigt Ihnen hier, wie die Vorsteuer des Büromaterial-Kaufs (Buchung ER1) ermittelt wurde:

Aus dem Bruttobetrag wurden 45,65 DM als anrechenbare Vorsteuer herausgerechnet.

Später können Sie sich zu jeder Buchung die Steuerberechnung anzeigen lassen, indem Sie im Buchungsmanager den Button “Steuer” anwählen.


Änderung der Steuerbuchung
GS-EAR für Windows

Änderung der Steuerbuchung

Durch Rundungsdifferenzen können gelegentlich geringe Abweichungen zur Lieferantenrechnung auftreten. Ebenso kommt es vor, daß der Steuerbetrag auf der Rechnung falsch ist. Je nach Höhe der Differenz werden Sie die Rechnung nicht unbedingt an den Lieferanten zurückgeben.

Bei Bedarf können Sie daher den Steuerbetrag ändern, indem Sie den Button “Steuerbetrag ändern” anklicken. Der Netto- bzw. Bruttobetrag wird dann automatisch korrigiert, so daß die Berechnung an sich stimmt.

Die geänderte Steuerbuchung wird in der Buchungsliste mit einem * markiert, und in der Buchungsmaske wird “Steuerbetrag wurde geändert” angezeigt.


Direkte Buchung auf Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten
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Direkte Buchung auf Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten

Gelegentlich kommt es vor, daß Sie die Umsatzsteuer oder Vorsteuer separat buchen müssen. In diesem Fall sprechen Sie das Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerkonto als Buchungskonto direkt an. Der Steuercode muß dann “0” sein.

Bei der Direktbuchung auf das Umsatzsteuerkonto entsteht jedoch ein falsches Ergebnis in der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Die gebuchte Steuer entspricht nicht mehr der Bemessungsgrundlage. Dies können Sie folgendermaßen korrigieren:

Hinz & Kunz haben an den Kunden Hans Schussel eine Lieferung über 2.300,00 DM (brutto inkl. 15% Ust.) fakturiert. Am 1.5. überweist Schussel versehentlich  nur den Nettobetrag in Höhe von 2.000,00 DM. Als er sein Versehen am 5.5. bemerkt, zahlt er die restlichen 300,00 DM nach.

Hinz bucht wie folgt:

1. Buchung der Netto-Überweisung

Buchung des Zahlungseingangs ohne USt:

 2. Buchung der Restzahlung

Zunächst Buchung des Zahlungseingangs mit 15% USt:

Storno der Netto-Überweisung mit negativem Betrag:

So wird der Vorgang korrekt erfaßt.


Buchung der Einfuhr- Umsatzsteuer
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Buchung der Einfuhr-Umsatzsteuer

Die Einfuhr-Umsatzsteuer wird nur noch dann erhoben, wenn Sie Waren oder Leistungen aus sogenannten “Drittländern” beziehen, die nicht zur EG gehören.

Wenn Sie das entsprechende Konto in dem jeweils gewählten Kontenrahmen bebuchen, wird der Betrag automatisch in die richtige Zeile der Umsatzsteuer-Voranmeldung “entrichtete Einfuhrumsatzsteuer” übernommen.


Die Steuerbuchung
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Die Steuerbuchung

GS-EAR legt die Steuerbuchung automatisch an, je nachdem, ob Sie Brutto- oder Nettobuchen ausgewählt haben. Die Steuerbuchungen werden auf die entsprechenden Sammelkonten "Umsatzsteuer" und "Vorsteuer" gebucht, nach denen die Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewertet wird. Ob es sich um Umsatz- oder Vorsteuer handelt, erkennt GS-EAR anhand des eingegebenen Buchungskontos. Bei Geldbuchungen, also etwa Übertragungen von der Bank in die Kasse, ist automatisch der Steuerschlüssel "0" vorgegeben.

Anzeige der Steuerbuchung

Änderung der Steuerbuchung

Direkte Buchung auf Vorsteuer- und Umsatzsteuerkonten

Buchung der Einfuhr- Umsatzsteuer


Buchung des innergemeinschaftlichen Erwerbs
GS-EAR für Windows

Buchung des innergemeinschaftlichen Erwerbs

Bei Bezügen von Waren und steuerbaren Leistungen aus anderen EG-Staaten werden besondere Konten benötigt, damit die Erwerbsteuer korrekt gebucht und in der Umsatzsteuer-Voranmeldung an der richtigen Stelle ausgewiesen wird.

Mit GS-EAR für Windows ist die Buchung dieser Vorgänge komfortabel geregelt. Im Kontenrahmen sind bereits verschiedene Konten für den innergemeinschaftlichen Erwerb vorgegeben, die die verschiedenen Steuerkonstellationen abdecken. Im Kontenrahmen DATEV 03, den Hinz & Kunz verwenden, sind es die Konten 3420 bis 3440. Bei diesen Konten wird mit einem Kreuzchen bei “innergem. Erwerb” angezeigt, daß es sich um ein “EG-Konto” handelt und die Steuerbuchung automatisch mit angelegt wird.

Welches Konto Sie für welche Art des innergemeinschaftlichen Erwerbs ansprechen, stimmen Sie im Zweifel mit Ihren Steuerberater ab. Sehen wir uns ein Beispiel an:

Herr Hinz hat in Belgien Holz für 4.000,00 DM geordert und zahlt die Rechnung über die Bank. Er bucht den Erwerb über das Konto 3425.

In diesem besonderen Fall wird auch die Steuerbuchung mit in der Buchungsliste angezeigt. Diese Steuerbuchung erhält dieselbe Belegnummer wie die Geschäftsbuchung, damit die Zusammengehörigkeit dokumentiert ist.


Buchung suchen
GS-EAR für Windows

Buchung suchen

GS-EAR bietet Ihnen vielfältige Suchroutinen, um eine bestimmte Buchung wiederzufinden. Das Suchkriterium die definieren Sie durch Auswahl der Sortierung im entsprechenden Feld der Werkzeugleiste. Dann klicken Sie auf den Button “Suchen” im Buchungsmanager, und ein Eingabefenster wird geöffnet.

Probieren Sie die Suchfunktion doch einmal mit verschiedenen Sortierungen aus, und suchen Sie etwa nach einem Buchungstext oder einer Belegnummer.


Geschäftsbuchung kopieren
GS-EAR für Windows

Geschäftsbuchung kopieren

Über den Button “Kopieren” können Sie eine Buchung kopieren (außer den Anfangsbestands-, den Abschreibungs-, den Anlagenverkaufs- und den Steuerbuchungen zum innergemeinschaftlichen Erwerb). Derselbe Buchungssatz wird erneut angelegt.


Geschäftsbuchung löschen
GS-EAR für Windows

Geschäftsbuchung löschen

Über den Button “Löschen” können Sie eine Buchung entfernen. Hier ist eine Sicherheitsabfrage eingebaut.


Die Geschäftsbuchhaltung
GS-EAR für Windows

Die Geschäftsbuchhaltung

Nun endlich können Sie loslegen und Geschäftsvorgänge buchen. Wir werden uns zunächst die Geschäftsbuchhaltung am Beispiel der Möbelfabrik Hinz & Kunz ansehen. Die Geschäftsbuchhaltung ist der zentrale Arbeitsbereich von GS-EAR. Auch die Anlagenbuchungen und die Offene-Posten-Buchhaltung, die wir uns später ansehen, sind in der Geschäftsbuchhaltung verzeichnet.

Mandanten auswählen

Die Buchungssystematik der EAR

Anfangsbestände eingeben

Geschäftsbuchung eingeben

Geschäftsbuchung ändern

Die Steuerbuchung

Buchung des innergemeinschaftlichen Erwerbs

Buchung suchen

Geschäftsbuchung kopieren

Geschäftsbuchung löschen


Offene Posten anlegen
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Offene Posten anlegen

Über den Button “Neu” öffnen Sie die Eingabemaske.

Hinz & Kunz kaufen bei ihrem Lieferanten Eisenhardt  am 22.7.1996 Scharniere und Metallbeschläge für 1.000,00 DM. Die OP-Buchung wird über das Konto “Wareneingang” angelegt.

Zu beachten ist, daß bei der OP-Buchung kein Geldkonto eingegeben werden kann. Die Rechnungsstellung und der Zahlungsdatum liegen auseinander; das ist ja gerade das Wesen eines Offenen Posten. Die Buchung erscheint statt dessen in der OP-Buchungsliste.

Die angezeigten Summen für den Rechnungsbetrag und die eingegangene Zahlung sind identisch, da Hinz & Kunz noch kein Geld bezahlt haben.

Ganz rechts informiert die Anzeige “Art” darüber, ob es sich bei dem Offenen Posten um eine Forderung (E) oder eine Verbindlichkeit (A) handelt. Das  “E” steht für “Einnahmekonto”, das “A” für Ausgabekonto.

Herr Hinz legt eine weitere OP-Buchung an. Diesmal verkauft er am 22.7.1996 Möbelstücke für 3.500,00 DM an das Kaufhaus Wuchermann mit 30 Tagen Zahlungsziel. Der Offene Posten wird mit dem Kennzeichen “E” angelegt.


Offene Posten suchen, ändern, kopieren
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Offene Posten suchen, ändern, kopieren

Zur Erklärung dieser Funktionen verweisen wir auf die enstprechenden Abschnitte im Kapitel  “Die Geschäftsbuchhaltung”.


Offene Posten löschen
GS-EAR für Windows

Offene Posten löschen

In der Praxis kommt es sicher vor, daß Sie einen Offenen Posten löschen wollen oder müssen, obwohl der Zahlbetrag noch nicht (vollständig) eingegangen ist. Das können Sie über diese Funktion tun, wobei noch eine Sicherheitsabfrage eingebaut ist.


Offene Posten - Übersicht
GS-EAR für Windows

Offene Posten - Übersicht

Diese Anzeige ist das Ergebnis und der Ziel der OP-Buchhaltung. “Auf Mausklick” zeigt das Programm Ihnen die Summen von Forderungen und Verbindlichkeiten sowie den Saldo an:

Die Forderungen übersteigen die Verbindlichkeiten um 2.500,00 DM, so daß Hinz & Kunz aus den Außenständen noch Einnahmen in dieser Höhe zu erwarten haben.


Zahlungen eingeben
GS-EAR für Windows

Zahlungen eingeben

Die Buchhaltung des Kaufhauses Wuchermann hat wegen klemmender Türen bei zwei Lieferpositionen eine Mängelrüge geltend gemacht und überweist am 22.8.1996 zunächst nur einen Teilbetrag in Höhe von 2.000,00 DM.

Hinz verbucht die Zahlung, indem er den Button  “Zahlungen: Neu” anklickt und die Angaben in der Buchungsmaske einträgt.

Alle Angaben sind bereits aus der OP-Buchung übernommen, so daß er nur das Datum und den Zahlbetrag manuell ändern muß. Mit “OK” bestätigt er die Teilzahlungsbuchung. Die Buchungsliste wird entsprechend aktualisiert, und der Rest-OP korrekt mit 1.500,00 DM ausgewiesen. Die Teilzahlung wird automatisch als Betriebseinnahme in der Geschäftsbuchhaltung gebucht.

Nach der Nachbesserung der reklamierten Möbelstücke, geht am 30.09.1996 die Überweisung des Restbetrag in Höhe von 1.500,00 DM ein. Herr Hinz verbucht auch die Restzahlung wie oben beschrieben, so daß der Offene Posten ausgeglichen wird und aus der OP-Liste verschwindet.

Bei den Zahlungen zu einer Verbindlichkeit funktioniert die Eingabe analog. Kommen wir auch hier auf das Beispiel zurück. Hinz & Kunz bezahlen die Lieferantenrechnung der Firma Eisenhardt am 25.8.1996 in voller Höhe, und der OP verschwindet aus der Liste in der OP-Buchhaltung, In der Geschäftsbuchhaltung wird der Zahlungsausgang automatisch verbucht.


OP-Buchhaltung - Geschäftsbuchhaltung
GS-EAR für Windows

OP-Buchhaltung - Geschäftsbuchhaltung

Wie sieht das Zusammenspiel zwischen OP-Buchhaltung und Geschäftsbuchhaltung aus?

Die eigentlichen OP-Buchungen werden nur in der OP-Buchhaltung geführt. Sie sind, dem Wesen einer EAR entsprechend, ja noch keine Betriebsausgaben oder -einnahmen und beeinflussen das Betriebsergebnis somit nicht. Daher haben sie in der Geschäftsbuchhaltung nichts zu suchen.

Die Zahlungseingänge und -ausgänge aus der OP-Buchhaltung hingegen werden automatisch in die Geschäftsbuchhaltung übertragen. Zur Überprüfung an unserem Beispiel: Die beiden Teilzahlungen des Möbelhauses Wuchermann finden sich in der Geschäftsbuchhaltung wieder.

Entsprechend werden Änderungen, die Sie an solchen Zahlungsbuchungen in der Geschäftsbuchhaltung vornehmen, auch in der OP-Buchhaltung automatisch umgesetzt.


Zahlungen löschen
GS-EAR für Windows

Zahlungen löschen

Die eingegebenen Teilzahlungen können über den Button “Zahlungen: Löschen” wieder entfernt werden. Dabei ist es nur möglich, alle Teilzahlungen zu löschen. Diese Löschungen werden simultan in der Geschäftsbuchhaltung entfernt.

Einzelne Teilzahlungen löschen Sie direkt über die Geschäftsbuchhaltung. Teilzahlungen, zu denen noch ein Rest-OP offen ist, löschen Sie einfach, und der OP wird in der Offenen-Posten-Buchhaltung wieder auf den ursprünglichen Saldo erhöht.

Wenn Sie eine Teilzahlung zu einem OP löschen, der bereits vollständig ausgeglichen ist, erscheint die Abfrage: “Der Offene Posten in bereits beglichen. Soll ein neuer Offener Posten angelegt werden?”. Diese Abfrage bestätigen Sie mit “Ja”, und der OP erscheint wieder in der OP-Buchhaltung.


OP-Zahlungen verwalten
GS-EAR für Windows

OP-Zahlungen verwalten

Die Verwaltung der Zahlungen ist mit GS-EAR sehr komfortabel gelöst. Im einzelnen gehen Sie folgendermaßen vor.

 Zahlungen eingeben

 OP-Buchhaltung - Geschäftsbuchhaltung

 Zahlungen löschen


OP-Übernahme aus GS-Auftrag
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OP-Übernahme aus GS-Auftrag

Die automatische OP-Übernahme aus GS-AUFTRAG für Windows funktioniert natürlich nur, wenn beide Programme installiert sind. Sie müssen aber nicht zwangsläufig in demselben Verzeichnis installiert sein oder in dieselben Programmgruppe eingebunden sein.

GS-EAR für Windows greift automatisch auf die Mandantendaten in GS-AUFTRAG für Windows zu. Voraussetzung ist, daß beide Programme denselben Mandanten verwalten, und derselbe Mandant jeweils aktiv zur Bearbeitung ausgewählt ist. Sie aktivieren aus dem Hauptmenü den Menüpunkt BEARBEITEN - EXTERNE STAPEL IMPORTIEREN. Das Buchungsfenster “Externer Buchungsstapel” öffnet sich und zeigt die Liste der übertragenen Buchungen.

Wichtig:	Die übernommenen Offenen Posten werden aus dem GS-AUFTRAG-Stapel entfernt. Sie stehen also in GS-AUFTRAG nicht mehr zur Verfügung.

Sie können die Buchungen über die Buttons suchen, ändern oder löschen. Auch das Sortierkriterium läßt sich auswählen.

Wichtig:	Wenn Sie Buchungen löschen, sind sie endgültig verloren, da sie in GS-AUFTRAG nach der Übernahme nicht mehr zur Verfügung stehen.

Wenn alles in Ordnung ist und Sie den externen Buchungsstapel verbuchen und damit in die Windows-Buchhaltung übernehmen wollen, wählen Sie den Button “Verbuchen” an.

Ein Verbuchungsprotokoll informiert Sie, ob und wie erfolgreich die automatische Übernahme der Buchungen war.

Hinweis: 	Beachten Sie, daß nicht gleichzeitig mehrere Stapel übernommen werden können. Wenn sich in der Buchungsliste noch Buchungen befinden, die nicht in GS-EAR endgültig gebucht sind, kann kein neuer Stapel übernommen werden. Das gilt auch für Übernahme-Buchungen aus der DOS-Version von GS-EAR.


Die Offene-Posten-Buchhaltung
GS-EAR für Windows

Die Offene-Posten-Buchhaltung

Die Offene-Posten-Buchhaltung (OP-Buchhaltung) ist für eine Einnahme-Überschuß-Rechnung eigentlich gar nicht erforderlich. Wie Sie wissen, entsteht eine Betriebsausgabe durch einen Zahlungsabfluß, und eine Einnahme durch einen Zahlungszufluß. Forderungen im Sinne der Finanzbuchhaltung werden in der EAR nicht bewertet und in der Gewinnermittlung auch nicht berücksichtigt.

Dennoch ist es für die Führung eines Gewerbebetriebs wichtigt, einen Überblick über die Forderungen und Verbindlichkeiten zu haben. GS-EAR für Windows verfügt daher über eine OP-Buchhaltung.

Sie werden sehen, daß die Anlage und Verwaltung der Offenen Posten ganz ähnlich wie die Geschäftsbuchhaltung funktioniert. Besonders interessant ist in diesem Zusammenhang der Übernahme von Offenen Posten aus der Fakturierungs-Software GS-Auftrag.

Offene Posten anlegen

Offene Posten suchen, ändern, kopieren

Offene Posten löschen

Offene Posten - Übersicht

OP-Zahlungen verwalten

OP-Übernahme aus GS-Auftrag


Geringwertige Wirtschaftsgüter
GS-EAR für Windows

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Zu den sogenannten “Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG)” gehören Anlagegegenstände, deren Anschaffungskosten netto zur Zeit 800,00 DM nicht übersteigen. Sollte sich diese Betragsgrenze ändern, ist sie in den Einstellungen veränderbar.

GWG können, aber müssen nicht über mehrere Jahre abgeschrieben werden. In aller Regel werden Sie ein GWG direkt abschreiben. GS-EAR fragt Sie danach.


Sonderabschreibung und Ansparabschreibung
GS-EAR für Windows

Sonderabschreibung und Ansparabschreibung

GS-EAR berücksichtigt die Sonderabschreibung zur Förderung kleiner und mittlerer Betriebe und nach dem Fördergebietsgesetz, die der Gesetzgeber in bestimmten Fällen zusätzlich zu der regulären AfA zuläßt.

Auch die Anspar-Abschreibung kann in einer EAR gebucht werden.

Zu diesen Sonderfällen fragen Sie Ihren Steuerberater. Für einen ersten Überblick sei nochmals auf das Heft “Einführung in Abschreibung und AfA” aus dem concept verlag verwiesen.


Besonderheiten
GS-EAR für Windows

Besonderheiten

Bevor wir zu den Anlagebuchungen kommen, sind einige Besonderheiten anzusprechen.

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Sonderabschreibung und Ansparabschreibung


Neue Anlage erfassen
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Neue Anlage erfassen

Die Eingabemaske öffnen Sie über den Button “Neue Anlage”. Wie aus der Geschäfts- und OP-Buchhaltung gewöhnt, geben Sie die Daten des Anlagenkaufs ein.

Als Buchungskonto sind natürlich nur Anlagekonten möglich. Die Auswahlliste der vorhandenen Anlagekonten können Sie sich anzeigen lassen, wenn Sie den “Taschenlampen”-Button neben dem Konteneingabefeld anklicken.

Neue Anlagen können auch in der Geschäftsbuchhaltung erfaßt werden. Wenn Sie dort ein “V”-Konto ansprechen, wird die Buchung automatisch in der ABU angelegt. Gebrauchte Anlagen können Sie allerdings nur in der ABU erfassen.

Sehen wir uns die Neuanlage an einem Beispiel an: Hinz & Kunz erwerben am 23.8.1996 eine neue Hobelmaschine für 2070,00 DM. Als Anlagekonto wird “0400 - Betriebsausstattung” bebucht; die Zahlung wird über das Geldkonto “1200 - Bank” abgewickelt.

Der Nettobetrag wird in die Anlagenbuchhaltung übertragen und als “Restwert” geführt. Der Restwert entspricht hier natürlich den Netto-Anschaffungskosten in Höhe von 1.800,00 DM, da noch keine Abschreibung vorgenommen wurde.

Zur Erinnerung: Die Steuerberechnung können Sie sich über den entsprechenden Button im Eingabefenster anzeigen lassen.


Gebrauchte Anlage erfassen
GS-EAR für Windows

Gebrauchte Anlage erfassen

Wenn Sie eine gebrauchte Anlage erwerben, oder bei erstmaligem Einsatz von GS-EAR vorhandene Güter anpassen bzw. erfassen und in Ihr Anlagevermögen einstellen, müssen der Restwert der Anlage und die restliche Nutzungsdauer ermittelt werden. Sehen wir uns auch das an einem Beispiel an.

Hinz & Kunz kaufen eine gebrauchte Furnierrundschälmaschine zum Preis von brutto 4.370,00 DM. Die Buchung wird über den Button “Gebraucht” erfaßt und anschließend in die Anlagenbuchhaltung übernommen.


Anlagenbuchhaltung - Geschäftsbuchhaltung
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Anlagenbuchhaltung - Geschäftsbuchhaltung

Wie funktioniert das Zusammenspiel zwischen der Anlagen- und der Geschäftsbuchhaltung?

Die Anlagenbuchungen und die Abschreibungsbuchungen, die Sie in der ABU vornehmen, werden automatisch in die Geschäftsbuchhaltung übertragen. Änderungen berücksichtigt das Programm entsprechend. Die Kontensalden werden korrigiert.

Die Anlagen können andererseits auch in der Geschäftsbuchhaltung angelegt, geändert, kopiert und gelöscht werden.


Anlage suchen
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Anlage suchen

Über den Button “Suchen” ermitteln Sie die gesuchte Anlage je nach gewähler Sortierreihenfolge.

Zu dieser und den beiden folgenden Funktion sei auf die Erläuterungen in den entsprechenden Abschnitten der Geschäftsbuchhaltung verwiesen.


Anlage ändern
GS-EAR für Windows

Anlage ändern

Bei Anklicken des Buttons “Ändern” öffnet sich das Eingabefenster mit den Daten der Anlagebuchung, und Sie können Ihre Änderungen eingeben.


Anlage löschen
GS-EAR für Windows

Anlage löschen

Über den Button “Löschen” läßt sich eine Anlage nach Bestätigung der Sicherheitsabfrage mit allen dazugehörenden Abschreibungsbuchungen und in allen Jahrgängen entfernen.


Anlage verkaufen
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Anlage verkaufen

Wenn Sie eine Anlage verkaufen, verschwindet sie aus Ihrem Anlagevermögen. Der Restbuchwert, mit dem das Gut noch in den Büchern steht, wird dabei als Betriebsausgabe verbucht. Einen erzielten Verkaufserlös hingegen buchen Sie als Einnahme.

Vor der Buchung des Verkaufs muß die anteilige Abschreibung gebucht werden, die für das laufende Jahr anfällt. Das erledigt GS-EAR automatisch für Sie.

Die Verkaufsbuchungen werden nach Bestätigung einer Abfrage in die Geschäftsbuchhaltung übertragen.

Sehen wir uns auch den Anlagenverkauf an einem Beispiel an. Der Jungunternehmer Ungestüm hat für die Gründung seines Unternehmens in 1996 einen Manager-Schreibtisch für 2.500,00 DM gekauft und auch abgeschrieben. In 1997 stellt er fest, daß seine Geschäftsidee nicht so gut läuft, und verkauft den riesengroßen Schreibtisch wieder.

Alle Daten werden von GS-EAR automatisch ermittelt. Als Verkaufsdatum wird das aktuelle Systemdatum des Rechners übernommen; sie können es manuell ändern.

In der Anlagen-Buchhaltung wird die Anlage mit einem Sternchen als für das aktuelle Jahr abgeschrieben und mit “V” als verkauft gekennzeichnet.

In die Geschäftsbuchhaltung werden folgende Buchungen übertragen:

Die Korrektur des Restwertes, die anteilige Abschreibung und der Verkaufserlös.


AfA-Art
GS-EAR für Windows

AfA-Art

Es stehen drei verschiedene Arten der AfA zur Verfügung: Die lineare, degressive und zeitanteilige Abschreibung.

Die Abnutzung der Hobelmaschine soll gleichmäßig über die Nutzungsdauer verteilt werden, also wählt Herr Hinz die lineare Abschreibung aus.


Nutzungsdauer in Jahren
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Nutzungsdauer in Jahren

Nun wird Sie nach der Nutzungsdauer des abzuschreibenden Wirtschaftsguts gefragt. Herr Kunz gibt eine sechsjährige Nutzungsdauer ein.


AfA-Satz
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AfA-Satz

GS-EAR ermittelt den jährlichen Prozentsatz, nach dem der Abschreibungsbetrag errechnet wird, anhand der eingegebenen AfA-Art und der Nutzungsdauer. In unserem Beispiel sieht das so aus:

In den sechs Jahren der betrieblichen Nutzungsdauer werden gleichmäßig 16,67 % des Anschaffungswerts, das sind jährlich 300,00 DM, als Aufwand geltend gemacht.


Erinnerungswert
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Erinnerungswert

In diesem Feld können Sie einen Schrott- oder Erinnerungswert eingeben.

Normalerweise wird ein Erinnerungswert von 1,00 DM gewählt, da meist das Wirtschaftsgut auch nach der vollständigen Abschreibung dem Betrieb noch zur Verfügung steht. Im Anlagenverzeichnis wird so an das Gut erinnert. GS-EAR verändert im letzten Jahr der Abschreibung den AfA-Betrag dann automatisch so, daß der gewünschte Erinnerungswert bestehen bleibt.


Restbuchwert
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Restbuchwert

Hier wird der zu Buche stehende Restwert der Anlage angezeigt. Da in 1996 erstmalig die AfA erfaßt wird, steht hier noch der volle Anschaffungsbetrag. In den Folgejahren vermindert sich dieser Betrag entsprechend.


Restnutzungsdauer
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Restnutzungsdauer

Ebenso verhält es sich mit der Anzeige der restlichen Nutzungsdauer. Hier werden jetzt auch die vollen sechs Jahre angezeigt, und diese Vorgabe läßt sich auch nicht verändern. Dies gilt aber nur dann, wenn es sich um eine neue Anlage handelt.


Gebrauchte Anlage erfassen-Abschreibung
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Gebrauchte Anlage erfassen

Kommen wir jetzt auf das Beispiel der gebrauchten Furnierrundschälmaschine zurück. In der Branchen-AfA-Tabelle für die holzverarbeitende Industrie schlägt Herr Hinz nach, daß die Nutzungsdauer acht Jahre beträgt.

Da die Anlage gebraucht gekauft wurde, ist für die Zeit zwischen der Erstanschaffung und dem Kaufdatum bereits die AfA geltend gemacht worden. Daher muß in diesem Fall die Restnutzungsdauer eingetragen werden. Hier ist das Feld editierbar, weil die Anlage über “Gebraucht” angelegt wurde.

Nehmen wir einmal an, die Maschine sei bereits drei Jahre alt. Folglich gibt Hinz eine Restnutzungsdauer von noch fünf Jahren an.

Bei der Abschreibung wird nun berücksichtigt, daß nur für fünf Jahre die AfA geltend gemacht werden kann.


Sonderabschreibung
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Sonderabschreibung

Mit der Auswahl "Ja" / "Nein" geben Sie an, ob die Sonderabschreibung gemäß § 7 EStG wahrgenommen werden kann und soll. Hinz verneint dies. Damit ist die Eingabe abgeschlossen.

Wäre die Sonderabschreibung gewählt, müßte Hinz den Betrag eingeben, der in diesem Jahr genutzt werden soll. Das Programm gibt als Hilfestellung die maximal mögliche Sonderabschreibung vor.

Wenn Sie die Sonderabschreibung zu dem Zeitpunkt, zu dem sie letztmalig möglich wäre, noch nicht genutzt haben, weist GS-EAR Sie übrigens automatisch darauf hin.

Nun sind die Abschreibungsdaten erfaßt. Anhand der Eingaben wird GS-EAR in den Folgejahren automatisch für dieses Anlagegut die zu buchende AfA ermitteln und Ihnen vorschlagen.


Abschreibung erfassen
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Abschreibung erfassen

Zu diesem Abschnitt gilt, was bereits in der Einführung des Handbuchs gesagt wurde: (Steuerberatende) Erläuterungen sind hier nicht möglich und würden den Rahmen sprengen. Kenntnisse über die Abschreibung werden daher vorausgesetzt. Wir danken für Ihr Verständnis dafür. An einigen Stellen sind allerdings im Programm bereits Hinweise eingebaut, die Ihnen die Buchung der Abschreibung erleichtern sollen. So wird beispielweise der optimale Zeitpunkt für einen Wechsel von der degressiven zur linearen AfA vorgeschlagen.

Für einen ersten Überblick über die Thematik “Abschreibung und AfA” weisen wir noch einmal auf die Mappe aus dem concept verlag hin. Darin erklärt der Autor dieses Handbuchs kompakt und verständlich u.a. folgende Inhalte:

•	Was ist Abschreibung und AfA?

•	Übersicht der Rechtsgrundlagen

•	Die steuerlich zulässigen Absetzungsmethoden

  	(linear, degressiv, zeitanteilig)

•	Optimale Methode, Tabelle des optimalen Wechsel-

  	zeitpunktes

•	Sonder-AfA, Anspar-Abschreibung

•	Allgemeine Nutzungsdauer-Tabelle

•	Praxis-Tips

•	u.v.m.

Diese Mappe können Sie zum Preis von zur Zeit 14,80 DM bestellen.

Zur Begriffsklärung soll noch kurz gesagt weden, daß die Vokabeln "Abschreibung" und "AfA" hier und im Programm nebeneinander verwendet werden. "Abschreibung" ist der Begriff aus dem Handelsrecht, der die Wertminderung eines Anlageguts meint. Im Steuerrecht ist von "AfA" die Rede, was "Absetzung für Abnutzung" und damit auch die jährlich zu emittelnde Wertminderung meint.

Über den Button "Abschreibung erfassen" öffnen Sie das Eingabefenster. Nun sind einige Daten von Ihnen einzugeben. Diese Eingabe ist für jedes Wirtschaftsgut einmalig vorzunehmen. Anhand der Daten weiß GS-EAR in den Folgejahren dann, welcher AfA-Betrag gebucht werden kann und schlägt Ihnen dies dann automatisch vor.

Wir wollen die Eingabemaske einmal durchgehen, indem wir die Hobelmaschine der Firma Hinz & Kunz erfassen:

AfA-Art

Nutzungsdauer in Jahren

AfA-Satz

Erinnerungswert

Restbuchwert

Restnutzungsdauer

Gebrauchte Anlage erfassen

Sonderabschreibung


Abschreibungsdaten ändern
GS-EAR für Windows

Abschreibungsdaten ändern

Die Daten können Sie solange problemlos ändern, bis die ersten Abschreibung gebucht ist.

Auch nach der Buchung der Abschreibung ist dies noch möglich. Allerdings müssen Sie dann über eine Abfrage angeben, daß die Abschreibung gelöscht wird, und die geänderte AfA-Buchung anschließend neu eingeben.

Klicken Sie zur Eingabe einer Änderung wieder den Button "Erfassen" an, um das Eingabefenster zu öffnen.


Abschreibung buchen
GS-EAR für Windows

Abschreibung buchen

Nachdem die Hobelmaschine erfaßt ist, kann Hinz die AfA für das Jahr 1996 buchen. Dazu klickt er den Button "Buchen" an.

Das Buchungsfenster schlägt vor, für 1996 einen Betrag von 150,00 DM abzuschreiben. Wir erinnern uns: Die Netto-Anschaffungskosten in Höhe von 1.800,00 DM werden über sechs Jahre gleichmäßig verteilt. Dies ergibt eine jährliche AfA von 300,00 DM. GS-EAR hat die Halbjahresregel automatisch berücksichtigt, denn die Hobelmaschine wurde in der zweiten Jahreshälfte angeschafft. Somit ist der vorgeschlagene Betrag korrekt.

Hinz könnte den Betrag über den Button "AfA-Betrag ändern" abändern. Dies ist beispielsweise dann sinnvoll, wenn ein "krummer" Betrag ermittelt wird und "glattgestellt" werden soll. Die Betragsänderung berücksichtigt das Programm selbstverständlich und paßt den Restwert entsprechend an.

Hinz übernimmt jeoch den Vorschlag, indem er den Button "OK" anklickt. In der Anlagen-Buchhaltung wird der neue Restwert angezeigt.

Ein Kreuzchen vor der Anlage zeigt an, daß sie im aktuellen Wirtschaftsjahr abgeschrieben ist.

Die Restwert- und AfA-Buchungen werden in die Geschäftsbuchhaltung übertragen.

Somit sind für das Jahr 1996 als Aufwand für die Anschaffung der Hobelmaschine die Vorsteuer (270,00 DM) und die AfA in Höhe von 150,00 DM in der Überschußrechnung berücksichtigt.

Da normalerweise am Jahresende abgeschrieben wird, legt GS-EAR die Abschreibungs-Buchungen mit dem letzten Datum des aktuellen Jahres an.


Anlage / Abschreibung ansehen
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Anlage / Abschreibung ansehen

Hinter diesem Button verbirgt sich ein Informationsfenster, mit dem Sie eine Übersicht des Anlagenstatus für jede erfaßte Anlage abrufen können.


Abschreibung löschen
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Abschreibung löschen

Über den Button "Löschen" entfernen Sie eine AfA-Buchung, nachdem Sie die Sicherheitsabfrage bestätigt haben. Der Restwert wird automatisch aktualisiert, und die AfA-Buchung in der Geschäftsbuchhaltung wird entfernt.

Auch die Verkaufsbuchungen können auf diese Weise gelöscht werden.


Die Anlagen-Buchhaltung
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Die Anlagen-Buchhaltung

In der Anlagen-Buchhaltung (ABU) werden die Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens verwaltet. Wie Sie wissen, können die Anschaffungskosten einer Anlage nicht vollständig in dem Jahr des Erwerbs als Ausgabe geltend gemacht werden. Die Kosten müssen vielmehr über die Nutzungsdauer verteilt werden; die Anlage wird “abgeschrieben”. Ausgenommen sind nur die “geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG)”.

Auf die gesetzlichen Grundlagen der Abschreibung (AfA), der gesetzlich geregelten Nutzungsdauer einzelner Güter und die unterschiedlichen Abschreibungsarten (linear, degressiv, zeitanteilig), auf Sonderabschreibung und Anspar-Abschreibung etc. kann nicht eingegangden werden. Eine übersichtliche Einführung in diese Thematik mit Erläuterung der unterschiedlichen Abschreibungsarten und der Nutzungsdauer-Tabelle ist im concept verlag erhältlich (“Einführung in Abschreibung und AfA, vgl. Abschnitt 13.4.).

Sie rufen den Programmteil über das Icon “Anlagen-Verwaltung” in der Werkzeugleiste des Hauptmenüs auf.

Besonderheiten                                                                                                                 Abschreibung erfassen

Neue Anlage erfassen                                                                                                    Abschreibungsdaten ändern

Gebrauchte Anlage erfassen                                                                                        Abschreibung buchen

Anlagenbuchhaltung - Geschäftsbuchhaltung                                                         Anlage / Abschreibung ansehen

Anlage suchen                                                                                                                   Abschreibung löschen

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Anlage verkaufen


Standardbuchungen anlegen
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Standardbuchungen anlegen

Über den Button "Neu" legen Sie eine Standardbuchung an.

Beispiel: Herr Hinz zahlt für eine angemietete Lagerhalle monatlich 2.000,00 DM an den Vermieter Geldraff. Er hat bei der Bank einen Dauerauftrag einrichten lassen, damit die Mietzahlung an jedem Monatsersten ausgeführt wird. Geldraff vermietet gewerblich, so daß die Zahlung mit Vorsteuer zu buchen ist. Hinz definiert die Standardbuchung.

Er bestätigt die Eingabe, und die erste Standardbuchung wird in der Liste angezeigt:

Seinen Firmenwagen betankt Herr Hinz regelmäßig gegen Barzahlung. Da hier kein fester Betrag vorgegeben werden kann, legt er eine Standardbuchung mit dem Betrag 0,00 DM an.

Bei der Übernahme der Standardbuchung ergänzt er dann jeweils den Betrag.


Standardbuchungen bearbeiten
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Standardbuchungen bearbeiten

Um eine Standardbuchung zu ändern, klicken Sie den Button "Bearbeiten" an. Die Eingabemaske erscheint, und Sie können beliebige Änderungen vornehmen.


Standardbuchungen löschen
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Standardbuchungen löschen

Über den Button "Löschen" entfernen Sie Standardbuchungen, die Sie nicht mehr benötigen.


Standardbuchungen kopieren
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Standardbuchungen kopieren

Standardbuchungen kopieren Sie über den entsprechenden Button "kopieren". Dies ist sinnvoll, wenn Herr Hinz zum Beispiel eine weitere Mietbuchung anlegen wollte. Er würde dann in der "Buchungskopie" nur den Betrag und den Empfänger ändern.


Standardbuchungen übernehmen
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Standardbuchungen übernehmen

Sie können aus allen drei Buchungsbereichen auf die Liste der Standardbuchungen zugreifen: Aus der Geschäftsbuchhaltung, der Offene-Posten-Buchhaltung und der Anlagenbuchhaltung.

Herr Hinz befindet sich in der Geschäftsbuchhaltung. Er will nun die monatliche Mietzahlung verbuchen. Über den Button "Neu" öffnet er die Eingabemaske. In dieser Maske klickt er den Button "Standardbuchung" an. Die Auswahlliste der vordefinierten Standardbuchungen erscheint. Durch Doppelklicken auf der gewünschten Buchung oder Drücken der <>-Taste werden die Daten mit dem aktuellen Datum in die Eingabemaske übernommen. Auch die Belegnummer wird automatisch eingesetzt.

Nach der Bestätigung ist die Buchung schnell und komfortabel erledigt.

Natürlich lassen sich einzelne Daten bei der Übernahme ändern. Nehmen wir einmal an, die Mietzahlung wäre ausnahmsweise einmal über das Postgirokonto gelaufen, würde Herr Hinz einfach das Geldkonto ändern.


Standardbuchungen
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 Standardbuchungen

Die Verwaltung von Standardbuchungen ist eine große Arbeitserleichterung bei der täglichen Buchungsarbeit mit GS-EAR. Sie können beliebige Buchungen definieren, die immer wieder benötigt werden, wie etwa feststehende Monatsraten zur Rückzahlung eines Darlehens, Mietzahlungen etc.

Auch Buchungen, bei denen sich nur wenig ändert (etwa der Betrag) können als Standardbuchungen angelegt werden. Dazu wird als Betrag einfach 0,00 DM vorgegeben. Bei der Übernahme einer Standardbuchung lassen sich selbstverständlich alle Daten ändern.

Sehen wir uns diese Funktion doch einmal anhand eines Beispiels an. Zunächst wählen Sie bitte aus der Menüzeile des Hauptmenüs den Punkt VORGABEN - STANDARD-BUCHUNGEN ERFASSEN aus, oder klicken Sie direkt das Icon "Standardbuchungen erfassen" aus der Werkzeugleiste an.

Die Standard-Buchungsliste öffnet sich.

Standardbuchungen anlegen

Standardbuchungen bearbeiten

Standardbuchungen löschen

Standardbuchungen kopieren

Standardbuchungen übernehmen


Allgemeine Voreinstellungen
GS-EAR für Windows

Allgemeine Voreinstellungen

Unten im Auswahlfenster sehen Sie zwei Optionen "Linker Rand" und "Datum ausdrucken".

•	Linker Rand beim Ausdruck (mm)

Mit dieser sehr komfortablen Funktion können Sie für Ihre Ausdrucke die Breite des  linken Rands definieren. So heften Sie Ihre Auswertungen beispielsweise ab, ohne den Text zu lochen. Werte zwischen 0 und 50 mm lassen sich hier eingeben. Die Breite des Formulars wird vom Programm automatisch angepaßt.

•	Auswertungsdatum ausdrucken

Sie können für jede Auswertung entscheiden, ob das Datum ausgedruckt werden soll, an dem Sie die Auswertung vornehmen. Wenn Sie etwa ältere Auswertungen später noch ändern oder ergänzen, kann es für Ihre Unterlagen einen vorteilhafteren Eindruck machen, wenn die zeitliche Abweichung nicht direkt dokumentiert ist ...


Auswertungen - Vorschau
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Auswertungen - Vorschau

Wählen Sie "Vorschau", zeigt GS-EAR Ihnen die Auswertung am Bildschirm. Mit einer Icon-Leiste haben Sie verschiedene wunderbare Möglichkeiten, die Auswertung anzusehen.

Spätestens hier werden Sie den schwärmerischen Satz zu Beginn dieses Kapitels bestätigt finden. Wir gehen die Bildschirmansicht anhand eines Kontoauszugs einmal durch.

Herr Hinz möchte sich die bisher in 1996 angefallenen Buchungen auf dem Bankkonto 1200 am Bildschirm ansehen. Wie er die Auswertung aufruft, werden wir uns später ansehen. Hier soll es nur um die grafische Aufbereitung gehen.

Was verbirgt sich hinter den einzelnen Icons? Auch in dieser Leiste sind die Icons durch Schlagworte erklärt, die erscheinen, wenn Sie den Mauscursor auf dem Icon plazieren und einen kleinen Moment abwarten.

Seite passend

Wenn diese Einstellung gewählt ist, sehen Sie die ganze Seite des Kontoauszugs. Die Zeichen sind aber ineinander verschoben und versetzt. Das liegt daran, daß nicht genügend Platz ist, um den gesamten Auszug lesbar abzubilden. Lassen Sie sich nicht irritieren - Diese Anzeige dient nur der Übersicht.

100 %

Über dieses Icon wird die Original-Druckgröße angezeigt.

Breite passend

Über dieses Icon wird die Breite so angepaßt, daß Sie das Formular komplett einsehen können. Die Höhe regulieren Sie über die Pfeiltasten.

Hinweis:	Sollten die Ziffern und die “DM” nicht bündig und damit unübersichtlich stehen, kann das an der Länderereinstellung in Windows liegen. Prüfen Sie in der Hauptgruppe des Programm-Managers über SYSTEMSTEUERUNG - LÄNDEREINSTELLUNGEN - WÄHRUNGSFORMAT, ob alles korrekt eingestellt ist:

                       Analog stellen Sie dort auch unter ZAHLEN-FORMAT ein, ob Tausenderstellen bei den Beträgen mit Punkt (1.000,00 DM) oder ohne Punkt (1000,00 DM) gezeigt werden.Im Zweifel hilft Ihr Windows-Handbuch weiter.

Dieser Icon-Block ist zur Steuerung bei mehrseitigen Auswertungen gedacht. Die Symbole kennen Sie sicher von Ihren CD-Player her. Mit den linken "Rückspul-Icons" wählen Sie direkt die erste Seite an bzw. blättern eine Seite zurück; mit den rechten "Vorspul-Icons" entsprechend die nächste bzw. die letzte Seite. Über den großen Button in der Mitte klicken Sie die Seiten fortlaufend an.

Auswertung drucken

Wenn Sie sich nun entschließen, die Auswertung über den Drucker auf Papier bringen zu lassen, müssen Sie nicht extra in die Auswertungsmaske zurück und dort den Button "Drucken" wählen. Über das Icon geht es auch direkt.

Auswertung speichern

Jede beliebige Auswertung läßt sich über dieses Icon abspeichern. So können Sie ein Auswertungsarchiv nach Ihren Wünschen mit wichtigen Auswertungen anlegen, die Sie später noch einmal brauchen. Möchte beispielsweise Ihre neue Hausbank die Überschuß-Rechnungen der letzten Jahren sehen, holen Sie diese einfach aus Ihrem Archiv. Dies geht schneller und spart doppelte Arbeit.

Herr Hinz will seinen Kontoauszug speichern und klickt das Icon an. Eine Maske öffnet sich, in der bereits das Verzeichnis vorgeschlagen wird, in dem sich auch GS-EAR befindet. Dies läßt sich selbstverständlich ändern.

Nur der Dateiname muß noch eingegeben werden. Dabei stehen "Windows-bedingt" acht Zeichen zur Verfügung. Hinz nennt den Auszug "ausz1200.qrp".

Gespeicherte Auswertung aufrufen

Über dieses Icon lassen sich die gespeicherten Auswertungen wieder aufrufen und auf dem Bildschirm anzeigen. Eine Liste erscheint, in der jetzt nur der Kontoauszug verzeichnet ist. Durch Doppelklicken auf der gewünschten Datei oder über Auswahlbalken und "OK"-Button wird die gespeicherte Datei geladen.

Gespeicherte Auswertungen, die Sie nicht mehr benötigen, löschen Sie über den Windows-Dateimanager aus Ihrem Archiv.


Auswertungen - Drucken
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Auswertungen - Drucken

Wollen Sie Ihre Auswertung direkt "schwarz auf weiß" in Händen halten, wählen Sie in der Auswertungs-Eingabemaske den Button "Drucken". Das Druck-Fenster öffnet sich.

Prüfen Sie zunächst über den Button "Einrichten", ob die angezeigten Druckerdaten korrekt sind. Alle Druckereinstellungen lassen sich verändern.

Sie haben die Wahl zwischen folgenden Druckbereichen:

•	Alles

  	Alle Seiten der Auswertung werden gedruckt

•	Seiten von ... bis

  	Geben Sie hier einzelne gewünschte Seiten an.

Weiter können Sie die Druckqualität (Auflösung) einstellen. Sie haben die Auswahl zwischen 300 und 600 dpi.

Wenn Sie die Auswertung nicht auf den Drucker, sondern in eine Datei ausgeben wollen, aktivieren Sie den Punkt "Ausdruck in Datei". Nach der Bestätigung können Sie in einem weiteren Fenster die Dateibezeichnung eingeben.

Schließlich können Sie unten rechts noch die gewünschte Anzahl der Ausdrucke angeben.  Dazu gibt es die nützliche Option, die Kopien sortieren zu lassen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie mehrseitige Auswertungen mehrmals ausdrucken möchten. Die Blätter werden in der richtigen Reihenfolge sortiert.


Vorschau / Drucken
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Vorschau / Drucken

Alle Auswertungen können Sie natürlich ausdrucken. Um Papier zu sparen, ist es aber auch möglich, (erst einmal) eine Vorschau am Bildschirm anzeigen zu lassen. Mit den entsprechenden Buttons unterhalb der Auswahlliste wählen Sie die Ausgabeart.

Auswertungen - Vorschau

Auswertungen - Drucken


Anzeige der Mandanten
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Anzeige der Mandanten

Wie Sie oben schon gesehen haben, werden bei allen Auswertungen die Mandantendaten mit ausgedruckt bzw. angezeigt. Dazu kommt die Seitennummer der Auswertung, die Landeswährung und das Datum der Auswertung. Die Datumsanzeige können Sie allerdings in den Mandanteneinstellungen "abwählen"


Kontoauszug (Kontoblatt)
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Kontoauszug (Kontoblatt)

Der Konto-Auszug zeigt alle Buchungen, die während der gewählten Periode auf dem gewählten Konto vorgenommen wurden. Auch der Saldovortrag und der aktuelle Saldo des Kontos werden angezeigt.

Herr Hinz möchte sich den Kontoauszug für das Bankkonto 1200 der Firma Hinz & Kunz ansehen. Zunächst wählt er die Auswertungsart "Kontoauszug" an. GS-EAR schlägt automatisch alle Konten von der kleinsten bis zur größten vorhandenen Kontonummer für die Auswertung vor.

Da er nur das Bankkonto andrucken möchte, ändert Hinz die Kontodefintion und gibt "von: 1200 bis: 1200" ein. Über den Taschenlampen-Button könnte er auch den kompletten Kontenrahmen ansehen und daraus Konten übernehmen.

Nun gibt er auf der rechten Seite des Auswertungsfensters den Zeitraum ein. Er klickt den Auswahlpunkt "Jahr" an; das aktuelle Buchungsjahr 1996 wird vorgeschlagen. Durch Direkteingabe oder über den Taschenlampen-Button könnte er andere Wirtschaftsjahre auswählen.

 Über die Buttons "Vorschau" oder "Drucken" wird der Kontoauszug aufbereitet.


Allgemeines Buchungsjournal
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Allgemeines Buchungsjournal

Das Journal listet alle Buchungen für die ausgewählte Periode, nach dem Buchungsdatum sortiert, auf.


Kassenbuch
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Kassenbuch

Bei der Auswertung "Kassenbuch" wird das Kassenkonto ausgewertet. Die einzelnen Buchungen werden aufgelistet. Am Schluß finden Sie die Berechnung des aktuellen Kassenbestands, der vom Anfangssaldo der auszuwertenden Periode an ermittelt wird. Schauen wir uns die Monatsauswertung für den Juli 1996 der Firma Hinz & Kunz einmal an.

Bei der Monatsauswertung gibt es eine interessante Zusatzfunktion, die in Form einer Abfrage erscheint:

Der Finanzbeamte Ernst Erbsenzähl, der für die Firma Hinz & Kunz zuständig ist, verlangt eine tägliche Führung des Kassenbuchs, wobei auch täglich der Saldo berechnet und ausgewiesen wird. Dies ist wohl notwendig, um nachzuweisen, daß der Kassenbestand niemals negativ ist.

Herr Hinz hat jedoch neben den bürokratischen Anforderungen noch etwas anderes zu tun, er muß nämlich für Umsätze im Möbelgeschäft sorgen. Daher druckt er das Kassenbuch nur jeweils am Monatsende aus. Um nun nicht jeden einzelnen Tag des Monats als separate Auswertung eingeben zu müssen, bestätigt er freudestrahlend die Abfrage mit "Ja".

GS-EAR liefert ihm einen Stapel Papier mit Kassen-Auswertungen für jeden Buchungstag, den er für eine mögliche Betriebsprüfung des Herrn Erbenszähl abheftet. Alle Tagesauswertungen zeigen (hoffentlich) einen positiven Kassenbestand - wenn nicht, sollte das Kassenbuch nochmals sorgfältig geprüft werden ...


Umsatzsteuer-Voranmeldung (D)
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Umsatzsteuer-Voranmeldung (D)

Diese Umsatzsteuer-Voranmeldung ist für Anwender, die Ihre Auswertung bei einem deutschen Finanzamt abgeben.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung werten Sie je nachdem aus, ob Sie zur monatlichen oder quartalsweisen Abgabe verpflichtet sind.

Herr Hinz sieht sich die Voranmeldung für den Juli 1996 an.

Das Umsatzsteuer-Formular entspricht exakt dem Aufbau der grauen, amtlichen Papiere. Im Kopf sind alle erforderlichen Angaben automatisch enthalten (diese hat Herr Hinz in den Mandanten-Voreinstellungen definiert).

In den Spalten sind die Werte für die Bemessungsgrundlagen und die Steuerbeträge vermerkt, und auf der zweiten Seite wird der Umsatzsteuer-Zahlbetrag oder die Vorsteuer-Erstattung ausgerechnet:

Da Hinz & Kunz wegen des Betriebsurlaubs im Juli kaum Umsätze erzielten, weist die Umsatzsteuer-Voranmeldung ein Vorsteuer-Guthaben in Höhe von 916,10 DM aus.

Normalerweise könnten Sie das Formular unterschrieben beim Finanzamt einreichen. Ob es jedoch statt des hochoffiziellen, grauen, amtlichen Papiers akzeptiert wird, hängt vom Bundesland und dem Gutdünken des Herrn Erbsenzähl ab. Es gibt unterschiedliche Erfahrungen. Wird der Ausdruck nicht akzeptiert, müssen Sie die Werte leider manuell übertragen.


Umsatzsteuer-Voranmeldung (A alt)
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Umsatzsteuer-Voranmeldung (A alt)

Diese Umsatzsteuer-Voranmeldung ist für Anwender, die Ihre Auswertung bei einem österreichischen Finanzamt abgeben. Das Formular ist seit der EG-Mitgliedschaft Österreichs ab dem 1.1.1995 nicht mehr aktuell, wird aber für die Verwaltung älterer Jahrgänge noch mitgeliefert.


Umsatzsteuer-Voranmeldung (A neu)
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Umsatzsteuer-Voranmeldung (A neu)

Diese Umsatzsteuer-Voranmeldung ist seit dem 1.1.1995 in Österreich gültig und enthält auch die Angaben für die innergemeinschaftlichen Umsätze.


Summen- und Saldenliste
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Summen- und Saldenliste

Die Summen- und Saldenliste zeigt die Anfangsbestände, Umsätze und Schlußsalden der einzelnen Konten für die gewählte Periode.


Überschuß-Rechnung
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Überschuß-Rechnung

Nun kommen wir zum hauptsächlichen Sinn und Zweck der EAR. Die Überschuß-Rechnung ermittelt den Gewinn oder Verlust für die gewählte Auswertungsperiode. Alle Betriebsausgaben und -einnahmen sind darin verzeichnet.

Im ersten Teil der Überschuß-Rechnung sind alle Einnahmen und Ausgaben aufgelistet, und zwar nach Kontonummern sortiert.

Neben den einzelnen Einnahme- und Ausgabenkonten ist eine für Herrn Hinz interessante betriebswirtschaftliche Auswertung angegeben: Der Prozentsatz, den die jeweilige Einnahmen- bzw. Ausgabenart an den Gesamteinnahmen bzw. -ausgaben ausmachen.

Gehen wir weiter zum Ende der Überschuß-Rechnung. Im zweiten Teil, unter der Kontenliste, wird der Jahresgewinn oder -fehlbetrag errechnet.


Periodische Auswertungen
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Periodische Auswertungen

Öffnen Sie die Liste der periodischen Auswertungen mit dem Button. Folgende Auswertungen stehen zur Verfügung:

Kontoauszuf (Kontoblatt)

Allgemeines Buchungsjournal

Kassenbuch

Umsatzsteuer-Voranmeldung (D)

Umsatzsteuer-Voranmeldung (A alt)

Umsatzsteuer-Voranmeldung (A neu)

Summen- und Saldenliste

Überschuß-Rechnung


Offene-Posten-Journal
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Offene-Posten-Journal

Das OP-Journal gibt eine Übersicht über die Offenen Posten. Es ist eine erweiterte Auswertung zu der aus der OP-Buchhaltung bekannten, denn hier werden Ihnen auch die einzelnen Positionen mit angezeigt.


Mandanten-Kontenplan
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Mandanten-Kontenplan

Hier drucken Sie den individuell für den jeweiligen Mandanten angelegten und angepaßten Kontenrahmen aus.


Jahres-Abschreibungsliste
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Jahres-Abschreibungsliste

Die Jahres-Abschreibungsliste zeigt auf einen Blick das Anlagevermögen, die AfA-Daten, die vorgenommene Jahresabschreibung sowie Anfangsbestand und Restwert aller erfaßten Anlagegüter.


Einzelabschreibungsübersichten
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Einzelabschreibungsübersichten

Mit dieser Auswertung erhalten Sie Einzelübersichten der erfaßten Anlagegüter.


Jahresumsätze der einzelnen Konten
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Jahresumsätze der einzelnen Konten

Für jedes beliebige Konto können Sie die einzelnen Monatsumsätze auf einen Blick ausdrucken. Geben Sie einfach das gewünschte Konto an, oder wählen Sie es über den Taschenlampen-Button aus dem Mandanten-Kontenrahmen aus.

Die Auswertung ist fest vorgegeben, daher brauchen Sie hier die auszuwertende Periode nicht auszuwählen.


Allgemeine Auswertungen
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Allgemeine Auswertungen

Auch bei den Allgemeinen Auswertungen können Sie sich alles per "Vorschau" auf dem Bildschirm ansehen, oder per "Drucken"  auf Papier bringen.

Öffnen Sie die Liste der allgemeinen Auswertungen mit dem Button. Folgende Auswertungen stehen zur Verfügung:

Offene-Posten-Journal

Mandanten-Kontenplan

Jahres-Abschreibungsliste

Einzelabschreibungsübersichten

Jahresumsätze der einzelnen Konten


Auswertungen-Mandantenwahl
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Auswertungen-Mandantenwahl

Unten finden Sie einen Button "Mandantenwahl". Über diese Eingabe öffnen Sie die Liste der von Ihnen geführten Mandanten. Diese Auswahl wurde in die Auswertungsmaske integriert, damit Sie schnell verschiedene Mandanten auswerten können, wenn Sie einmal in diesem Programmteil sind.


Auswertungsperioden einstellen
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Auswertungsperioden einstellen

Eigentlich ist die Auswahl schon in der Beschreibung der einzelnen Auswertungen angesprochen worden. Daher soll hier noch einmal eine kurze Übersicht über die verschiedenen Perioden folgen, die Sie mit GS-EAR auswerten können:

•	Jahr

Das aktuelle Wirtschaftsjahr wird hier automatisch vorgeschlagen. Über den Taschenlampen-Button können Sie jedes angelegte Wirtschaftsjahr auswählen. Die Auswertungen beziehen sich dann auf die Buchungen des  gesamte Jahres. Außerdem gibt die Wahl des Jahres an, auf welches Wirtschaftsjahr sich die folgenden Periodenwahlmöglichkeiten beziehen:

•	Quartal

Über den Button wählen Sie ein Quartal aus. Diese Periode benötigen Sie zum Beispiel, wenn Sie Umsatzsteuer-Vor-anmeldungen quartalsweise abgeben. Es werden nur die Buchungen des gewählten Quartals ausgewertet.

Beachten Sie, daß auch bei einem abweichenden Wirtschaftsjahr die quartalsweise abzugebenden Voranmeldungen dem Kalenderquartal entsprechen müssen. Für die abweichenden Zeitraum ist dann noch eine weitere Voranmeldung einzureichen.

•	Monat

Über den Button und die (scrollende) Monatsliste wählen Sie einen beliebigen Monat aus. Es werden nur die Buchungen des gewählten Monats ausgewertet.

•	Tag

Über Direkteingabe im Datumsfeld oder über den Kalender, den Sie mit dem Taschenlampen-Button öffnen, definieren Sie hier einen einzelnen Tag zur Auswertung.

•	Freie Periode

Die ganz flexible Auswertungsmöglichkeit "Freie Periode" bietet Ihnen nicht jede EAR-Software. Geben Sie jeden beliebigen Zeitraum innerhalb des gewählten Wirtschaftsjahres ein. Die Buchungen dieses Zeitraums werden ausgewertet.


Auswertungen
GS-EAR für Windows

 Auswertungen

GS-EAR bietet Ihnen alle wichtigen Auswertungen, die Sie bei der Arbeit mit der Einnahme-Überschuß-Rechnung benötigen. Auf die Durcharbeitung dieses Kapitels können Sie sich wirklich freuen. Der Auswertungsteil gehört zum Feinsten, das Ihnen eine Buchhaltungs-Software bieten kann.

Wir wollen diese Auswertungen der Reihe nach durchgehen. Klicken Sie im der Menüzeile den Punkt "Auswertungen" an, und das Auswahlfenster öffnet sich.

Sie sehen, daß grundsätzlich zwischen periodischen und allgemeinen Auswertungen unterschieden wird. Auf der linken Seite finden Sie die einzelnen Auswertungen. Auf der rechten Seite geben Sie die jeweiligen Zeiträume vor, die Sie auswerten wollen.

Allgemeine Voreinstellungen

Vorschau / Drucken

Anzeige der Mandanten

Periodische Auswertungen

Allgemeine Auswertungen

Mandantenwahl

Auswertungsperioden einstellen


Der "unverbindliche" Jahresabschluß
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Der "unverbindliche" Jahresabschluß

Der “unverbindliche” Jahresabschluß ist eigentlich gar keiner.

Es handelt sich bei dieser “weichen” Variante um eine Möglichkeit, alle Änderungen offen zu halten: Sie legen einfach über den Button “Neu” in der Jahrgangsverwaltung ein neues Wirtschaftsjahr an, und wählen dieses zur Bearbeitung aus. Die Salden der Anlage- und Geldkonten und ggf. der Offenen Posten aus dem Vorjahr werden automatisch übernommen.

Solange Sie Ihren Abschluß noch nicht beim Finanzamt eingereicht haben, können Sie später immer noch Änderungen im alten Jahr vornehmen: Neue Buchungen, Änderungen, Löschungen ... Diese Änderungen werden dann automatisch berücksichtigt und vorgetragen, wenn Sie das neue Jahr wieder anwählen.


Der endgültige Jahresabschluß
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Der endgültige Jahresabschluß

Die “harte” Variante bedeutet tatsächlich, daß keine Änderungen im abgeschlossenen Jahr mehr möglich sind.

Bleiben wir bei unserem Beispiel. Herr Hinz möchte das neue Wirtschaftsjahr 1997 für die Möbelfabrik anlegen. Er ruft die Jahrgangsverwaltung auf und klickt den Button “Jahres-abschluß” an. Er erhält folgende Warnmeldung,

weil noch nicht alle Anlagegüte abgeschrieben sind. Diese sinnvolle Prüfung nimmt das Programm automatisch vor. Herr Hinz prüft seine Anlagen-Verwaltung und startet einen neuen Versuch. Diesmal erscheint eine Sicherheitsabfrage, die Hinz bestätigt.

GS-EAR macht ihn darauf aufmerksam, daß nachträgliche Buchungen nach dem Abschluß nicht mehr angelegt werden können. Hinz bestätigt auch diese Abfrage, und der Jahresabschluß ist im Programm gespeichert.

Nun legt er das neue Wirtschaftsjahr 1997 über den Button “Neu” an. Die Abfrage, ob die Kontenbestände aus dem Vorjahr übernommen werden sollen, bestätigt er. Daraufhin wird der Jahrgang 1997 als folgendes Wirtschaftsjahr vorgeschlagen und von Hinz bestätigt. Das Programm legt den Jahrgang an und hat die Salden der Anlage- und Geldkonten und ggf. vorhandener Offener Posten übernommen.


Der Jahresabschluß
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Der Jahresabschluß

Nachdem Sie die Buchungsarbeit für das gewählte Wirtschaftsjahr beendet haben, können Sie das Buchungsjahr abschließen und die Salden als Vorträge in das neue Jahr übernehmen.

Wichtig:	Der Jahresabschluß ist endgültig. Änderungen sind danach nicht mehr möglich. Überlegen Sie also gut, ob und wann Sie ein Wirtschaftsjahr endgültig abschließen wollen.

Der "unverbindliche" Jahresabschluß

Der endgültige Jahresabschluß


Suchdateien aktualisieren
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Suchdateien aktualisieren

Durch widrige Umstände wie etwa Rechnerabsturz, Ausschalten des Rechners während der Arbeit mit dem Programm etc, können die Suchdateien, die das Programm für die verschiedenen Suchfunktionen innerhalb der Datensätze benötigt, durcheinander geraten. Um diese Dateien neu aufzubauen, wählen Sie den Menüpunkt "Suchdateien aktualisieren" an. Die Suchdateien werden dann neu aufgebaut.

Je nach Menge der verwalteten Daten kann diese Funktion einige Zeit beanspruchen.


Saldenreorganisation
GS-EAR für Windows

Saldenreorganisation

Ebenso können durch die in Abschnitt  "Suchdateien aktualisieren" genannten Umstände die Kontensalden von GS-EAR in Unordnung geraten.

Um dies zu korrigieren, gibt es den Saldenreorganisations-Lauf. Dabei errechnet das Programm alle Kontensalden anhand der eingegebenen Buchungen neu. Abweichungen werden automatisch korrigiert.

Wichtig:	Vor dem Saldenreorganisationslauf sollten Sie unbedingt eine Datensicherung anlegen. Dazu wird das Programm Sie auch auffordern. Da das Programm die Salden löscht und neu ermittelt, können Sie Daten verlieren, wenn etwa während der Reorganisation der Rechner abstürzt o.ä.

Nachdem Sie die Datensicherung angelegt haben, starten Sie die Reorganisation. Sie werden zuvor noch darauf hingewiesen, daß dieser Vorgang einige Zeit dauern kann. Wie lange, hängt von Ihrem Rechner und vor allem der Datenmenge ab, die Sie mit GS-EAR verwalten.

Das Programm informiert Sie mit entsprechenden Anzeigen über den Fortgang der Reorganisation. Nachdem die Reorganisation beendet ist, befinden Sie sich wieder im Hauptmenü und können weiterarbeiten.


Mandanten anlegen-Übernahme
GS-EAR für Windows

Mandanten anlegen

Zunächst legen Sie unter "Mandanten - Neuen Mandanten anlegen" den neuen Mandanten in der Windows-Version an, zu dem Buchungen importiert werden sollen. Der Mandant erhält eine Mandantennummer, und Sie wählen ihn zur Bearbeitung aus.


Buchungen aus der DOS-Version übernehmen
GS-EAR für Windows

Buchungen aus der DOS-Version übernehmen

Über den Menüpunkt DIENSTE - BUCHUNGSÜBERNAHME AUS GS-EAR FÜR DOS wählen Sie das Verzeichnis aus, in dem die DOS-Version installiert ist.

Wenn Sie die Daten aus dem vorgeschlagenen Verzeichnis übernehmen wollen, klicken Sie den gewünschten Mandanten und den Jahrgang an. Ansonsten wählen Sie über das Fenster "Laufwerke" das gewünschte Verzeichnis aus.

In diesem Beispiel ist die DOS-Version im Verzeichnis "gsear" auf der Festplatte d: installiert. Es sind zwei Mandanten angelegt, 01 und 02. Mandant 02 soll in die Windows-Version übernommen werden und ist entsprechend markiert. Durch Doppelklicken werden die einzelnen Jahrgänge angezeigt:

Der letzte Jahrgang (1996) wird für die Übernahme markiert und ausgewählt. Als Dateiname für die Übertragungsdatei ist "buchen.dbf" automatisch vorgegeben.

Wenn alles ausgewählt ist, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK". Danach übernimmt GS-EAR für Windows die Buchungen automatisch. Das Buchungs-Fenster öffnet sich.

Alle Buchungen inklusive der Anfangsbestands-Buchungen sind übernommen und stehen nun wie gewohnt zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Sie können bereits hier Buchungen suchen, ändern oder löschen. Auch das Sortierkriterium der Buchungen läßt sich auswählen.

Wenn alles in Ordnung ist und Sie den Übernahme-Buchungsstapel verbuchen und damit in die Windows-Buchhaltung übernehmen wollen, wählen Sie den Button "Verbuchen" an.

Ein Verbuchungs-Protokoll informiert Sie, ob und wie erfolgreich die automatische Übernahme der Buchungen war. In unserem Beispiel wurden drei Fehler gefunden und "aussortiert", das heißt es gibt Unstimmigkeiten zwischen der DOS-Buchung und den Buchungs- bzw. Rechenroutinen in GS-EAR für Windows.

Die unstimmigen Buchungen werden in einer besonderen Liste angezeigt und sind mit einem Sternchen * markiert. Durch Klicken auf der Buchung können Sie die dazugehörende Buchungsmaske aufrufen.

In diesem Fall informiert GS-EAR Sie in der unteren Zeile "Fehlermeldung", daß der Nettobetrag nicht korrekt ist. Sie können nun alle Daten der Buchung prüfen. In der Tat ergibt "Brutto 13,52 DM ./. 1,33 Steuer" nicht "Netto DM 12,20 DM", sondern 12,19 DM. Diese Buchung war in der DOS-Version so berechnet worden; unser Windows-Programm akzeptiert die Rechnung aber nicht. Sie können nun den Nettobetrag oder den Steuerbetrag ändern.

Klicken Sie den "OK"-Button an, und die Änderung wird automatisch vorgenommen. Über eine Abfrage bestätigen Sie, ob Sie mit der vorgeschlagenen Änderung einverstanden sind.

Nach der Korrektur übernehmen Sie die Buchung, indem Sie erneut den Button "Verbuchen" anklicken.


Buchungsübernahme aus GS-EAR für DOS
GS-EAR für Windows

Buchungsübernahme aus GS-EAR für DOS

Diese Programmfunktion ist für alle Umsteiger von GS-EAR in der DOS-Version hochinteressant. Für die Datenübernahme ist eine Programmautomatik enthalten. Für die allermeisten Anwender wird es am besten sein, die folgenden Arbeitsschritte bei der Datenübernahme einzuhalten:

Mandanten anlegen

Kontenrahmen aus der DOS-Version übernehmen

Buchungen aus der DOS-Version übernehmen


Dienste
GS-EAR für Windows

Dienste

In diesem Menüpunkt sind einige wichtige Programmfunktionen zusammengefaßt, die wir uns der Reihe nach ansehen wollen:

Suchdateien aktualisieren

Saldenreorganisation

Buchungsübernahme aus GS-EAR für DOS


Drucken
GS-EAR für Windows

Drucken

Wenn Sie Auswertungen ausdrucken möchten, geben Sie das gewählte Formular über den Button "Drucken" zu Ihrem Drucker. Wird es problemlos wie gewünscht ausgedruckt, sind alle Druckeinstellungen optimal.

Sollte dies aber nicht der Fall sein, übeprüfen Sie Ihre Druckereinstellungen, die Sie unter Windows festgelegt haben. Sie finden diese Einstellungen in der Hauptgruppe unter SYSTEMSTEUERUNG - DRUCKER.

Über GS-EAR können Sie auch direkt auf diese Einstellungen zugreifen, und müssen das Programm gar nicht verlassen. In der Druckmaske, die im Menü AUSWERTUNGEN über den Button "Drucken" angezeigt wird, sehen Sie rechts den Button "Einrichten". Wählen Sie diesen an, werden die Windows-Druckereinstellungen angezeigt:

In diesem Beispiel ist der HP Laserjet 4 als Standarddrucker gewählt, das Papierformat ist DIN A 4, und die Schachtwahl des Druckers steht auf "automatische Auswahl".

•	Drucker auswählen

Aus der Druckerliste, die Sie mit dem Button rechts neben der Beschreibung des ausgewählten Druckers öffnen, lassen sich weitere Druckertypen auswählen, deren Treiber installiert sind.

•	Format auswählen

Wichtig ist, daß das gewählte Format DIN A 4 ist, da die Formulare in GS-EAR auf dieses Format zugeschnitten sind. Falls ein anderes Format angegeben ist, wählen Sie DIN A 4 aus der Formatliste unter dem Punkt "Größe" aus.

•	Zufuhr auswählen

Sollte Ihr Drucker über eine bestimmte Zufuhr angesteuert werden, ändern Sie dies ggf. unter dem Punkt "Zufuhr".

•	Optionen

Über den Button "Optionen" können Sie weitere Funktionen auswählnen, auf die an dieser Stelle nicht eingegangen werden kann.

Hinweis:	Wollen Sie Änderungen, die Sie vornehmen, speichern, so daß sie beim nächsten Programmstart wieder zur Verfügung stehen? Dann prüfen Sie bitte, ob im Windows-Programmanager unter OPTIONEN der Punkt “Einstellungen beim Beenden speichern” aktiviert ist. Ansonsten werden die Änderungen nicht gespeichert.

Sollte der Druck immer noch nicht funktionieren, nachdem Sie die Auswahl des Druckers und das Format überprüft haben, bleibt Ihnen nur der Griff zum Windows-Handbuch.


Datensicherung
GS-EAR für Windows

Datensicherung

Eine ganz wichtige Angelegenheit gerade bei einem Buchhaltungs-Programm ist die regelmäßige Datensicherung. Denken Sie einmal über die Konsequenzen eines Datenverlustes nach, der sich durch einen Rechnerabsturz, eine defekte Festplatte oder ähnlich widrige Umstände ereignen kann. Kein PC-Anwender kann sich vor solchen Ärgernissen schützen.

Die Arbeit, hunderte oder gar tausende von Buchungen neu eingeben zu müssen, kostet enorme Zeit und viel Geld. Daher kann der Einsatz eines guten Datensicherungsgeräts nur dringend empfohlen werden. Ihr Softwarehaus Gandke & Schubert bietet dazu "Streamer" an. Ein Streamer ist ein einfach zu installierendes Bandgerät,  mit dem Sie teilweise viele hundert MB Daten auf einmal, schnell und fast automatisch sichern können. Sie bekommen solche oder ähnliche Geräte natürlich auch in jedem Computer-Fachgeschäft.

Zur Datensicherung auf Disketten raten wir nicht, da diese von der Speicherkapazität her begrenzt sind und erfahrungsgemäß nicht selten Fehler beim Beschreiben oder beim Rückspielen der Daten auftreten.

Bitte denken Sie vor allem vor der Installation eines Updates und vor einer Reorganisation an die Datensicherung. Außerdem empfiehlt sich gerade bei einer Buchhaltung eine mindestens wöchentliche Komplettsicherung des gesamten Verzeichnisses. Je nach der Menge der Buchungen kann sich auch die Mühe einer täglichen Sicherung eines Tages sehr lohnen ...


Druck und Datensicherung
GS-EAR für Windows

Druck und Datensicherung

Die Druckfunktionen und die Datensicherungs-Routinen sind nicht speziell für GS-EAR programmiert. Die Software greift, da sie unter Windows installiert ist, auf die entsprechenden Windows-Programmteile zu. Daher könnten Sie alle Fragen zu diesen Bereichen auch in Ihrem Windows-Handbuch nachlesen.

Für Anwender, die sich nicht so gut mit Windows auskennen, soll aber als kleiner Service noch kurz auf diese beiden wichtigen Bereiche hingewiesen werden.

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Datensicherung


Was ist eigentlich Shareware?

Stellen Sie sich vor, Sie gehen ins Kino. Von dem angekündigten Film haben Sie noch nie etwas gehört, Die Plakate sind aber recht vielversprechend, und das Thema scheint interessant zu sein. An der Kasse werden Sie freundlich darauf hingewiesen, daß der Eintrittspreis erst nach Ende der Vorstellung fällig ist, und zwar nur dann, wenn der Film Ihnen auch wirklich gefallen hat. Allein die Platzanweiserin bekommt ein kleines Trinkgeld, um Ihre Lohnkosten zu decken.

"Klingt gut, aber natürlich völlig unrealistisch", werden Sie sagen. Genau nach diesem Prinzip aber funktioniert "Shareware": Software, die Sie in aller Ruhe testen und erst dann bezahlen, wenn sie Ihnen wirklich gefällt und nützt.


Sonstiges-allg.
GS-EAR für Windows

Sonstiges

Microsoft MS-DOS, Microsoft Windows und Windows 95 sind geschützte Warenzeichen der Microsoft Corp.

Gandke & Schubert GS-Auftrag, Gandke & Schubert GS-EAR und Gandke & Schubert GS-BÜRO sind eingetragene Warenzeichen der Gandke & Schubert GmbH & Co. KG.


Was Sie sonst noch wissen sollten
GS-EAR für Windows

 Was Sie sonst noch wissen sollten

Abschließend erfahren Sie noch etwas über das Shareware-Prinzip, die Softwareschmiede Gandke & Schubert, aus der die Software GS-EAR für Windows stammt, die GS-Produktpalette und das Angebot der concept verlag GmbH.

Was ist eigentlich Shareware?

Wer ist Gandke & Schubert?

Sonstiges


Inhalt
GS-EAR für Windows

           Hilfe -Themen

 Grundlagen der Programmbedienung

 Schnellstart

 Das Hauptmenü

 Stammdaten und Einstellungen

 Die Geschäftsbuchhaltung

 Die Offene-Posten-Buchhaltung

 Die Anlagen-Buchhaltung

 Standardbuchungen

 Auswertungen

 Der Jahresabschluß

 Dienste

 Druck und Datensicherung

 Was Sie sonst noch wissen sollten


Handbücher zu GS-Programmen

Neben diesem Handbuch sind noch folgende Titel erhältlich:

"GS-AUFTRAG 1.00" (Windows)

mit zahlreichen Abbildungen und Beispielen.

Paperback, 39,80 DM (in Vorbereitung).

"GS-ADRESSEN 1.00" (Windows)

mit zahlreichen Abbildungen und Beispielen.

Paperback, 39,80 DM (in Vorbereitung).

"GS-VEREIN 1.00" (Windows)

mit zahlreichen Abbildungen und Beispielen.

Paperback, 39,80 DM (in Vorbereitung).

"GS-AUFTRAG 2.50" (DOS)

mit zahlreichen Abbildungen und Beispielen.

546 Seiten, Fadenbindung, 69,80 DM.

"GS-ADRESSEN 2.40" (DOS)

mit zahlreichen Abbildungen und Beispielen.

244 Seiten, Fadenbindung, 44,80 DM.

"GS-FIBU 1.40" (DOS)

mit zahlreichen Abbildungen und Beispielen.

322 Seiten, Fadenbindung, 59,80 DM.

"GS-AUFTRAG 1.80 / 1.90" (DOS)

mit zahlreichen Abbildungen und Beispielen.

224 Seiten, Paperback, 39,80 DM.

"GS-EAR 1.60" (DOS)

mit zahlreichen Abbildungen und Beispielen.

192 Seiten, Paperback, 39,80 DM.

"GS-GRAFIK" (DOS)

mit zahlreichen Abbildungen und Beispielen.

150 Seiten, Paperback, 19,80 DM.

"GS-FAX" (DOS)

mit zahlreichen Abbildungen und Beispielen.

 90 Seiten, Paperback, 17,80 DM.

"GS-MENÜ" (DOS)

mit zahlreichen Abbildungen und Beispielen.

74 Seiten, Paperback, 14,80 DM.

"Schnittstelle zu DATEV-Anwendungen" (DOS)

mit zahlreichen Abbildungen und Beispielen.

110 Seiten, Paperback, 19,80 DM.

Alle Bücher und Hefte können Sie über Gandke & Schubert bestellen (die Titel sind im Bestellschein aufgeführt). Bestellungen sind auch über den Buchhandel möglich.


concept verlag
concept verlag GmbH

Das Verlagsprogramm

Betriebswirtschaftliche Hefte

Handbücher zu GS-Programmen


Gandke & Schubert

Die Softwareschmiede Gandke & Schubert, die auch GS-EAR für Windows entwickelt hat, wurde 1988 gegründet und hat sich auf Geschäftsprogramme und Telekommunikationssoftware spezialisiert. Mit umfangreich ausgestatteter und gleichzeitig komfortabel zu bedienender Software, günstigem Preis-Leistungsverhältnis und dem kompetenten Hotline-Service kam der Erfolg.

Inzwischen wurden über 130.000 Programme an mehr als 80.000 registrierte Anwender verkauft: "Damit gehören Gandke & Schubert in die Spitzengruppe der weltweit erfolgreichsten Shareware-Autoren",  steht im Katalog von Computer Solutions, München.


Betriebsvirtschaftliche Hefte
Betriebswirtschaftliche Hefte

Betriebswirtschaftliche Hefte 1

"Einführung in Abschreibung und AfA" mit Praxis-Tips

Eine kompakte Einführung in die Thematik "Abschreibung und AfA" mit zahlreichen Beispielen und nützlichen Tabellen. Die verschiedenen AfA-Methoden werden erläutert, Hinweise zu Sonderabschreibungen und die allgemeine AfA-Tabelle sind enthalten. Dazu Praxis-Tips. AfA-Branchentabellen gibt es auf Anfrage. Vom Steuerberater durchgesehen.

25 Seiten, Spiralbindung, 16,80 DM

Betriebswirtschaftliche Hefte 2

"Aufbewahrungspflichten und -fristen, Verjährungsfristen, Kündigungsfristen"

Aufbewahrungsfristen: Wie lange müssen welche Unterlagen aufbewahrt werden? Übersichtliche Darstellung in Tabellenform. Verjährungsfristen - wann verjähren welche Ansprüche, wie wird die Verjährung unterbrochen etc. Kündigungsfristen: Die wichtigsten gesetzlichen Kündigungsfristen außerhalb des Arbeitsrechts.

30 Seiten, Spiralbindung, 16,80 DM.

Betriebswirtschaftliche Hefte 3

“Grundlagen der Einnahme-Überschuß-Rechnung”

mit Praxis-Tips

Die ideale Ergänzung zu diesem Handbuch. Gesetzliche Bestimmungen: Wer kann seinen Gewinn mit der EAR ermitteln? Hinweise rund um Einnahmen und Ausgaben: Otpimale Gestaltungsmöglichkeiten, Abschreibung u.v.m., nützliche Praxis-Tips. Vom Steuerberater durchgesehen.

13 Seiten, Spiralbindung, 14,80 DM.

Betriebswirtschaftliche Hefte 4

"Geringfügige Beschäftigung"

in Vorbereitung.