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Inhalt der Hilfe zu GS-Auftrag für Windows

siehe auch

Diese Hilfe zu GS-Auftrag können Sie überall im Programm mit der Taste <F1> aufrufen oder (wenn vorhanden) das Fragezeichensymbol mit der Maus anklicken!

GS-Auftrag für Windows ist ein mandantenfähiges Warenwirtschaftssystem der Firma Gandke & Schubert, mit dem Sie Ihre betrieblichen Stammdaten wie Kunden, Lieferanten und Artikel verwalten können und anhand dieser Stammdaten Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen usw. schreiben und verwalten können.

So steht Ihnen neben einer komfortablen Stammdatenverwaltung (und den dazugehörigen Voreinstellungen) eine ebenso komfortable wie unkomplizierte Vorgangsverwaltung Ihres Schriftverkehrs zur Verfügung.

Neben einer Rückstandsverwaltung, die sich über sämtliche Vorgänge erstreckt, behalten Sie mit der Lagerverwaltung und Bestandführung Ihren Warenbestand im Überblick. Sie verfolgen mit der Offenen-Posten-Verwaltung den 'Werdegang' Ihrer Rechnungen und erinnern mit dem Mahnwesen säumige Zahler an ausstehende Zahlungen.

In der Express-Version steht Ihnen im Gegensatz zur großen Comfort-Version ein eingeschränkter Leistungsumfang zur Verfügung. Durch die Konzentration auf das Wesentliche ermöglicht Ihnen die Express-Version, schnell und unkompliziert Ihre Vorgänge wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen zu verwalten. Beide Programmversionen benutzen die gleiche Hilfe, beachten Sie aber bitte, daß in der Express-Version bestimmte Programmbereiche nicht enthalten sind! Mit wachsenden Anforderungen ist ein problemloser Umstieg mit vollständiger Übernahme Ihrer Daten möglich!

Verschaffen Sie sich an dieser Stelle einen weitergehenden Überblick über die vielfältigen Möglichkeiten in GS-Auftrag für Windows:

Schriftverkehr - Vom Angebot zur Rechnung

Was bedeutet in GS-Auftrag 'Schriftverkehr', wie wird er verwaltet, was passiert dabei innerhalb des Programms?

Offene Posten - Zahlungseingang & Mahnwesen

Wie verwalten Sie Ihre offenen Posten, wie kommen Sie an das Ihnen zustehende Geld der säumigen Zahler?

Kunden- und Lieferantenstammdaten

Hier verwalten Sie Ihren Kunden(adressen)bestand und stellen viele Werte ein, die Ihnen beim Schriftverkehr die Arbeit erleichtern. Kunden und Lieferanten sind in GS-Auftrag bis auf wenige Ausnahmen identisch, wir sprechen deshalb in der Regel nur von Kunden, meinen aber bei Bestellungen Lieferanten.

Artikelstammdaten

Hier verwalten Sie Ihre Artikel, Dienstleistungen, Preise und Lagerbestände.

Dienste & Import / Export

Einige nützliche oder nötige Programmteile, die der Wartung des Programms dienen.

Einstellungen

Um Ihnen die Arbeit mit GS-Auftrag zu erleichtern,  können viele häufig benötigte Einstellungen vorgegeben werden.  Weiterhin können Sie bestimmte Dinge beeinflussen, wie z. B. die Schriftverkehrsnummer.

Druck (Listen & Etiketten)

Wie werden Rechnungen, Preislisten oder Adreßetiketten ausgedruckt, wie können diese Ausdrucke an Ihre Bedürfnisse angepaßt werden?

Mandanten / Firmen

GS-Auftrag ist selbstverständlich in der Lage, verschiedene Mandanten (oder Firmen)

zu verwalten.

Weiterhin können Sie nach dem Pizza-Prinzip mit verschiedenen Zutaten GS-Auftrag

weiter maßschneidern:

- Zusatzmodul Bestellwesen

- Zusatzmodul Anwenderverwaltung / Zugriffsberechtigungen

- Zusatzmodul Seriennummern

Einiges  über unseren Vertriebsweg und unsere Firma erfahren Sie hier in

der Hilfe auch noch!

Viel Spaß mit GS-Auftrag und den anderen GS-Programmen ... Michael Gandke


Textbausteine

siehe auch

Textbausteine

Im Bemerkungsfeld können Sie über den Schalter <Textbaustein> auf die bereits vorhandenen Textbausteine zugreifen.

Mit <Neu> können Sie neue Textbausteine definieren, mit <Ändern> vorhandene Textbausteine überarbeiten bzw. mit <Löschen> entfernen. Über <OK> fügen Sie den aktuellen Text-baustein in das Bemerkungsfeld des Kunden ein.

Auf die Liste der Textbausteine können Sie u.a. auch bei der Fakturierung zugreifen.


sa_INHALT
Inhalt der Hilfe zu GS-Auftrag für Windows

Kunden / Lieferanten

Artikel

Schriftverkehr / Vorgänge

Dienste

Einstellungen

Textbausteine

Mandant / Firma anlegen, auswählen und bearbeiten

Telefaxe aus GS-Auftrag versenden


Periodenauswahl
Periodenauswahl / Systemdatum

siehe auch

Periodenauswahl

Bei bestimmten Auswertungen ist es sinnvoll, nicht sämtliche Werte aus dem Programm zu bearbeiten, sondern nur  Daten innerhalb einer bestimmten Periode, z. B. Umsätze innerhalb eines Monates oder eines Quartals.

Klicken Sie auf die Art der Periode, die ausgewertet werden soll, z. B. Quartal und wählen danach den genauen Zeitraum. Mit dem Schalter <ok> wird mit der Auswertung für diesen Zeitraum begonnen, mit <abschalten> wird die Auswertung abgebrochen und es sind wieder alle Datensätze in Bearbeitung.

Manche Auswertungen werden nur jährlich angeboten, z. B. die grafische Umsatzverteilung (Vorgangsliste). In diesem Fall meldet sich die Periodenauswahl mit Jahresauswahl und es kann lediglich das gewünschte Jahr gewählt werden.

GS-Auftrag Systemdatum

Im Hauptmenü kann über das Icon oder über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - SYSTEMDATUM ÄNDERN das interne Systemdatum von GS-Auftrag verändert werden, z. B. um einen testweisen Mahnlauf zu starten ...


Datei/Mandant
Mandanten / Firma anlegen, auswählen und bearbeiten

siehe auch

Verschiedene Mandanten / Firma verwalten

GS-Auftrag ist selbstverständlich in der Lage, verschiedene Mandanten (bzw. Firmen, wenn Sie das lieber hören) zu verwalten. Unter dem ersten Menüpunkt DATEI im Hauptmenü, finden sich verschiedene Punkte, die diese Verwaltung aktivieren.

Grundlegendes zu den Mandanten

Alle mandantenfähigen Windows-Programme von Gandke & Schubert greifen bei gleichem Mandanten auf das gleiche Verzeichnis zu, d. h.  es werden sämtliche Mandantendaten (das sind praktisch alle Daten im Programm) in einem Verzeichnis (bzw. den Unterverzeichnissen) verwaltet. Das hat den Vorteil, daß Sie Ihre Mandanten praktisch an jeder beliebigen Stelle anlegen können, sowohl lokal, als auch im Netzwerk, und die Datensicherung wurde sehr stark vereinfacht, da alle Daten, die zusammengehören auch in einem Verzeichnis zu finden sind. Auch wenn Sie nur eine einzige Firma mit GS-Auftrag verwalten, wird ein Mandant (die Vorgabe ist C:\GSWIN\00001) benötigt.

Neuen Mandanten / Firma anlegen

Mit dem Menüpunkt DATEI - NEU können Sie einen neuen Mandanten anlegen.

Anzulegende Datei

Bezeichnung:

Geben Sie in dieses Eingabefeld eine treffende Bezeichnung für die neu anzulegende Datei (Mandant / Firma) ein. Diese Bezeichnung kann jederzeit über den Befehl BEARBEITEN aus dem Menü DATEI geändert werden. Da an einigen Stellen in unseren Programmen auf diese Bezeichnung zugegriffen wirde (z .B. beim Datenträgeraustausch usw.), sollte hier eine sinnvolle Bezeichnung eingetragen werden.

Unterverzeichnis:

Um dieses Eigabefeld brauchen Sie sich im allgemeinen gar nicht weiter zu kümmern. Ihnen wird von GS-Auftrag automatisch eine fünstellige Nummer als Bezeichner des Unterverzeichnisses vorgeschlagen, in dem die zusammenhängenden Daten des neuen Mandanten abgelegt werden. Sie können diese vorgeschlagene Zahl jedoch durch eine andere fünfstellige Zahl Ihrer Wahl ersetzen. Beachten Sie jedoch bitte, daß diese Zahl innerhalb eines Hauptverzeichnisses nicht doppelt vergeben werden darf!

Bei netzwerkfähigen Versionen ist es ratsam, GS-Auftrag lokal auf jeder Workstation im Netz zu installieren, die mit GS-Auftrag arbeiten soll und dann einen Mandanten auf einem Netzwerk-Server anzulegen, auf die dann alle Anwender gemeinsam zugreifen.

Laufwerk:

Wählen Sie das Laufwerk, in dem der neue Mandant angelegt werden soll.

Hauptverzeichnisse:

Wählen Sie das Verzeichnis, in dem der neue Mandant angelegt werden soll.

Bestehende Datei/Mandant/Firma wählen

Unter DIENSTE - MANDANTEN/FIRMA AUSWÄHLEN wird ein anderer Mandant gewählt.

Bestehende Datei/Mandant/Firma bearbeiten

Unter DIENSTE - MANDANTEN/FIRMA BEARBEITEN kann ein bestehender Mandant umbenannt oder gelöscht werden.

Beachten Sie bitte, daß beim Löschen auch die Daten eines anderen GS-Programmes mit entfernt werden! Machen Sie zur Sicherheit vorher eine Datensicherung!


Telefax versenden
Telefax aus GS-Auftrag versenden

siehe auch

Sie können aus GS-Auftrag heraus jederzeit jeden Ausdruck anstatt auf den Drucker auszugeben auch als Telefax versenden. Voraussetzung ist, daß das Programm GS-WinFax korrekt auf Ihrem Rechner installiert wurde.


Kunden
Kundenstammdaten / Lieferantenstammdaten

siehe auch

Verwaltung der Kundendaten bzw. der Lieferantendaten

Da sich Kunden und Lieferanten in GS-Auftrag nur in wenigen Punkten unterscheiden (Kreditorennummer statt Debitorennummer, drei EK-Preise statt 5 VK-Preise), werden beide sowohl programmtechnisch in einem Modul verwaltet, als auch hier in der Hilfe nur einmal beschrieben. Bitte stören Sie sich nicht daran, daß wir hier auf den nächsten Seiten nur noch von Kunden sprechen, für die Lieferanten gilt das Beschriebene gleichfalls. Auf die wenigen Unterschiede weisen wir zusätzlich hin!

Kunden- und Lieferantendaten sind ein wesentlicher Bestandteil Ihres Betriebes und sind eine wichtige Grundlage für den Schriftverkehr (Angebot, Lieferschein, Rechnung, Bestellung usw.). Erfassen Sie hier die eigentliche Adresse Ihres Kunden, aber zusätzlich auch noch viele Einstellungen, die später den Schriftverkehr beeinflussen, wie z. B. die Preisgruppe des Kunden, die Zahlungsziele etc.

Die Kundendaten werden in GS-Auftrag in Listenform verwaltet, Sie sehen also nach dem Aufruf eine Auswahl von Adressen vor sich. Bewegen Sie sich in dieser Liste mit den <Pfeiltasten> oder klicken Sie die Bildlaufleiste an. Sie sehen standardmäßig in der Kundenliste sowohl die "Kunden" als auch die "Lieferanten". Um nicht unnötige Datenmengen zu verwalten, geht GS-Auftrag folgendermaßen vor:

Die Obermenge sind Ihre Adressen, z. B. 10.000 Stück, die z. B. als Aquisitionsbasis in GS-Adressen verwaltet wird. Diese Adressen bombardieren Sie regelmäßig mit Werbeanschreiben ... ab und zu reagiert eine Adresse und bestellt Ihre Artikel ... die Adresse wird zum Kunden (... davon haben Sie dann vielleicht 2.000). Prinzipiell wird eine Adresse zum Kunden, wenn sie in GS-Auftrag bearbeitet wird. Das ist z. B. der Fall, wenn Sie aus der Bildschirmliste in die Kundenmasken gehen oder sogar, wenn Sie an eine Adresse ein Angebot schreiben. Genauso verhält es sich mit den Lieferanten (davon hat man dann nur noch 20) ... nur gelten andere Bedingungen (Lieferantendaten, Bestellung). Den Status einer Adresse sehen Sie unterhalb der Bildschirmliste an den entsprechende LED´s. Beispiele:

Keine Lampe an:	Bisher nur in GS-Adressen bearbeitet.

Lampe Kunde + Debitor an:	In GS-Auftrag bearbeitet.

Lampe Debitor an:	In GS-Fibu bearbeitet.

Genauso ist es mit den Lieferanten ... eine Adresse kann natürlich sowohl Kunde als auch Lieferant sein! Vorteil dieser Aufteilung ist, daß Daten nur dann benötigt werden, wenn sie wirklich anfallen ... neben der Platzersparnis ergeben sich so schnellere Auswertungen usw. ...

Unterhalb der Liste werden Ihnen die wichtigsten Stammdaten des aktuellen Kunden angezeigt. Die Eingabe der einzelnen Daten nehmen Sie in verschiedenen  Bildschirmmasken vor.

Über  das Filtericon können Sie sich alle in GS-AUFTRAG für Windows gespeicherten Adressen, also auch die Lieferanten, auflisten lassen. Durch erneutes Klicken auf dieses Icon, wechseln Sie wieder in die reine Kundenliste. Bei der Neuanlage von Kunden ist es sinnvoll, sich alle Adressen anzeigen zu lassen, da dann bei bereits vorhandener Adresse nur noch wenige zusätliche Daten erfaßt werden müssen! Falls Sie nur bestimmte Einträge ansehen wollen, kann die Anzeige weiter eingeschränkt werden.

Die Periodenanzeige (u.r.) aktivieren Sie über den Menüpunkt FUNKTIONEN bzw. mit <strg> + <E>. Enstprechend Ihren Angaben zur gewünschten Auswertungsperiode werden dann die Umsätze und Erträge des jeweiligen Kunden angezeigt. Der Gesamtumsatz wird immer angezeigt, auch, wenn die Periodenauswahl nicht aktiviert ist.

In der Kundenliste werden Ihnen die bereits erfaßten Kunden angezeigt. Die Liste ist bei jedem Aufruf automatisch nach <Suchbegriff1> sortiert.

Kundenliste sortieren

Die Kundenliste läßt sich nach verschiedenen Kriterien umsortieren. Mit <F2>, über den Menüpunkt FUNKTIONEN - SORTIERUNG oder über die Auswahlbox neben dem Feld <Sortierung> in der Toolbar werden Ihnen die möglichen Kriterien angezeigt.

Nach der Auswahl wird die Kundenliste entsprechend umsortiert.

Datensätze markieren

Wenn Sie innerhalb einer Liste mehr als einen Datensatz markieren möchten, können Sie dies einfach mit Hilfe der <Leertaste> oder über den Menüpunkt FUNKTIONEN erreichen. Markierte Datensätze werden in roter Schrift angezeigt.

Markierungen setzen

Über den Menüpunkt FUNKTIONEN - AKTUELLEN KUNDEN MARKIEREN oder ganz einfach mit der <Leertaste> können Sie beliebig viele Datensätze der entsprechenden Liste markieren.

Markierungen umkehren

Über den Menüpunkt FUNKTIONEN - MARKIERUNGEN UMKEHREN können Sie bestehende Markierungen umkehren. D.h. Datensätze, die vorher nicht markiert waren sind anschließend markiert und umgekehrt. Alternativ dazu können Sie einzelne markierte Datensätze auch mit der <Leertaste> entmarkieren

Alle Datensätze markieren

Über FUNKTIONEN - ALLE KUNDEN MARKIEREN können Sie die gesamten Datensätze Ihrer Kundenliste markieren.

Markierungen löschen

Möchten Sie bestehende Markierungen entfernen, können Sie dies über FUNKTIONEN - ALLE MARKIERUNGEN LÖSCHEN bewirken. Auch mit der <Leertaste> können Sie einzelne markierte Datensätze wieder entmarkieren.

Kunden suchen

Wenn Sie z.B. nach einem Kunden mit einer bestimmten Kundennummer suchen, muß zunächst die Sortierung der Liste auf <Kundennummer> geändert werden. Anschließend können Sie die gewünschte Kundennummer direkt eingeben. Es öffnet sich automatisch ein Fenster, in dem der bereits eingetippte Suchbegriff angezeigt wird.

Nach der Bestätigung wird der entsprechende Datensatz herausgesucht und angezeigt. Sollte kein übereinstimmender Eintrag in der Kundendatei existieren, wird die Stelle in der Datei aufgesucht, die vor dem gesuchten Datensatz gespeichert ist.

Wenn Sie nach Daten suchen, die sich nicht über die Sortierung finden lassen, stehen Ihnen über die Filterfunktionen weitere Möglichkeiten und Kriterien zur Verfügung.

Kunden neu erfassen

Sie haben aus der Kundenliste heraus mehrere Möglichkeiten, einen neuen leeren Datensatz anzulegen:

über das Icon [image] ,

über den Menüpunkt FUNKTIONEN - NEUEN KUNDEN ANLEGEN oder,

mit <einfg>.

Beachten Sie bitte, daß in der Bildschirmliste je nach eingeschalteter Sichtweise nur die Kunden (Lieferanten) in GS-Auftrag angezeigt werden, obwohl vielleicht über andere GS-Programme wie GS-Adressen viel mehr Adressen vorhanden sind! Wollen Sie eine bereits vorhandene Adresse zu einem Kunden machen, wählen Sie mit dem Filtericon die Sichtweise ALLE ADRESSE und geben lediglich noch die kundenspezifischen zusätzlichen Daten ein!

Bestehenden Kunden kopieren

Wollen Sie bereits erfaßte Daten eines Kunden als Grundlage für die Anlage eines neuen Datensatzes verwenden, können Sie den jeweils aktuellen Datensatz kopieren. Dabei werden alle Daten des ursprünglichen Datensatzes übernommen. Der kopierte Datensatz erhält zur besseren Übersicht den Vermerk <KOPIERT>, den Sie natürlich sofort löschen können (sollten).

Haben Sie die automatische Vergabe der Kunden- bzw. der Debitorennummern aktiviert, wird bei einem kopierten Datensatz die nächste Kunden- bzw. Debitorennummer vorgeschlagen.Sie haben mehrere Möglichkeiten, einen neuen kopierten Datensatz anzulegen:

über das Icon [image] ,

über den Menüpunkt FUNKTIONEN - AKTUELLEN KUNDEN KOPIEREN oder

mit <strg> + <einfg>.

Kunden löschen

 Wollen Sie einen Datensatz aus der Kundenliste löschen, können Sie dies:

über das Icon [image] ,

 	über den Menüpunkt FUNKTIONEN - AKTUELLEN KUNDEN LÖSCHEN oder

mit <entf>,

 Möchten Sie mehrere Datensätze gleichzeitig löschen, müssen diese Datensätze zuvor markiert werden. Wenn Sie dann den Menüpunkt FUNKTIONEN - ALLE MARKIERTEN KUNDEN LÖSCHEN wählen, werden alle markierten Datensätze gleichzeitig gelöscht.

HINWEIS:	Der aktuelle Datensatz bzw. markierte Datensätze werden erst gelöscht, wenn Sie die entsprechenden Sicherheitsabfragen mit <JA> bestätigt haben. Die erste Sicherheitsabfrage bezieht sich dabei auf das Löschen des Kunden, die zweite auf den Debitor und die dritte auf das Löschen der eigentlichen Adresse. Bitte beachten Sie, daß eine Adresse von mehreren anderen GS-Programmen verwendet werden kann, ein Debitor z.B. in GS-FIBU benötigt wird.

Der Spezialkunde 'BARVERKAUF'

Falls Sie häufig Bargeschäfte abwickeln, wäre es sinnvoll sein, sich einen 'Dummy-Kunden' BARVERKAUF anzulegen.  Legen Sie dazu einen neuen Kunden an, der UNBEDINGT die Kundennummer BARVERKAUF erhalten muß.  Neben einer Arbeitserleichterung im Programm haben Sie dann noch den zusätzlichen Vorteil der genaueren Auswertungen, da unter diesem Kunden die Rechnungen erfaßt werden.

Kundendaten drucken

Über das Icon [image] können Sie verschiedene Listen ausdrucken, über den Menüpunkt DRUCK haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Ihre Kundendaten auf Etiketten auszugeben.


sa_KUNDEN
Kundenstammdaten

Kundenselektion

Adreßdaten

Zusatzdaten

Kundendaten

Rechnungsdaten

Bestelldaten

Bemerkungen

Postanschrift

Sonderpreise

Kundenhistorie

Der Spezialkunde <BARVERKAUF>


Kundenselektion
Kundenselektion - Anzeige einschränken

siehe auch

Kunden selektieren / Anzeige einschränken

Über das Icon [image] , den Menüpunkt FUNKTIONEN - FILTER SETZEN oder <strg> + <f> können Sie die Anzeige der Kundenliste nach bestimmten Kriterien einschränken bzw. einzelne Kunden anhand bestimmter Einträge suchen.

Nach der Aktivierung erscheint ein Fenster, in dem Sie zunächst über die Auswahlliste das Feld angeben, nach dessen Inhalt gefiltert werden soll.

Mögliche Felder sind u.a. Vorname, Nachname, Telefon 1+2, Telefax, DFÜ, Notiz 1+2 usw.

Geben Sie anschließend unter <Vergleich> an, wie der Inhalt des gewählten Feldes im Vergleich zum angegebenen Wert sein soll. Suchen Sie z.B. einen Kunden mit einer bestimmten Telefonnummer, geben Sie hier <ist gleich> an. Im Feld <Wert> wird dann die gewünschte Telefonnummer bzw. der Inhalt des Feldes, nach dem Sie suchen wollen, eingetragen.

Auf diese Weise ist es auch kein Problem, nach leeren Feldern zu suchen. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, nach Kunden zu suchen, bei denen in dem von Ihnen ausgewählten Feld kein Eintrag vorgenommen wurde - unter <Vergleich> wird <ist leer> angegeben. Die Suche nach leeren Feldinhalten eignet sich besonders dazu, die Kundendaten in bestimmten Bereichen nachträglich zu vervollständigen.

Um mehrere Filterbedingungen miteinander zu kombinieren, wählen Sie unter <Verknüpfung> <UND> oder <ODER> und geben anschließend die nächste Filterbedingung an.

Über den Schalter <Filter einschalten> wird die Selektion gestartet. Die gefilterten Datensätze werden angezeigt. Wird kein Datensatz gefunden, auf den die Filterbedingung zutrifft, wird die 'normale' Kundenliste angezeigt.

Klicken Sie erneut auf [image] , um nach einer Selektion wieder in die ursprüngliche Liste zu wechseln.


Adreßdaten

siehe auch

Die Adreßdaten des Kunden

In der Kundenliste können Sie per Doppelklick, mit <strg> + <a> oder durch Anklicken des Feldes <Adreßdaten> neben der Liste, die Adreßdaten des aktuellen Kunden einsehen und bearbeiten.

In der Kopfzeile der Adreßmaske wird Ihnen die Kundennummer und der erste Suchbegriff, also meistens der Kundenname, des gewählten Kunden angezeigt.

Suchbegriff1:

Der Suchbegriff1 ist erstes Kriterium für die Sortierung der Kundenliste. Tragen Sie dort z.B. den Namen und Vornamen bzw. die Firmenbezeichnung Ihres Kunden ein. Wenn Sie den Suchbegriff1 mit einem Komma eingeben, z.B. in der Form 'Klein, Anna', zerlegt GS-AUFTRAG diesen Suchbegriff in die Teile Nachname und Vorname und füllt die beiden Felder entsprechend.

Suchbegriff2:

Hier können Sie einen weiteren beliebigen Suchbegriff erfassen. Auch nach diesem Feld kann die Kundenliste sortiert werden.

Kunden-Nr.:

Geben Sie hier die gewünschte Kundennummer ein. Wenn Sie möchten, daß die Kundennummern automatisch hochgezählt werden, können Sie dies über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN aktivieren. Ist die Automatik nicht aktiviert, bleibt bei der Neuanlage eines Kunden das Feld <Kundennummer> leer und Sie müssen sich für jeden neuen Kunden eine neue Kundennummer ausdenken.

Im Gegensatz zur numerischen Debitorennummer, können in das Feld <Kundennummer> alphanumerische Zeichen eingetragen werden, also neben Zahlen auch Buchstaben. In diesem Fall sollte die Automatik allerdings nicht eingeschaltet sein.

Debitoren-Nr.

Die Debitorennummer, die Kontonummer des Kunden in der Finanzbuchhaltung, ist fünfstellig und liegt zwischen 10000 und 69999. Es sind nur numerische Eingaben möglich. Den Startwert und die Automatik für die Vergabe der jeweils nächsten Debitorennummer bei der Neuanlage eines Kunden können Sie ebenfalls im Menüpunkt EINSTELLUNGEN vorgeben.

Kreditoren-Nummer

(wenn der Lieferantenstamm gewählt wurde)

Die Kreditorennummer, die Kontonummer des Lieferanten in der Finanzbuchhaltung, ist fünfstellig und liegt zwischen 70000 und 99999. Es sind nur numerische Eingaben möglich. Den Startwert für die Kreditorennummer bei der Neuanlage eines Lieferanten können Sie unter EINSTELLUNGEN - STAMMDATEN - LIEFERANTEN angeben. Dort aktivieren Sie auch die automatische Vergabe der Kreditorennummern. Um mit der Kreditorennummer 70000 zu beginnen, tragen Sie als Startwert 69999 ein.

Gruppe:

Ordnen Sie Ihrem Kunden eine bestimmte Kundengruppe zu, z.B. Endkunde, Händler usw. Auf die Kundengruppe wird u.a. bei der Fakturierung zugegriffen.

Über  können Sie die Liste der zur Verfügung stehenden Kundengruppen aktivieren und die gewünschte Kundengruppe auswählen.

Den Inhalt dieser Kundengruppenliste können Sie über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN definieren.

Fremde Nr.:

Hier können Sie z.B. die Lieferantennummer eintragen, die Sie bei Ihrem Kunden haben.

Anrede:

Hier stehen Ihnen verschiedene Einträge zur Verfügung. Sie können diese Vorschlagsliste beliebig erweitern, indem Sie auf den Schalter [...] klicken.

Über den Schalter <Ändern> können vorhandene Anreden geändert, mit <Neu> zusätzliche Einträge definiert, mit <Löschen> vorhandene entfernt werden. Nach der Bestätigung mit <OK> wird Ihnen die geänderte Anredenliste wie gehabt  zur Auswahl angezeigt.

Titel:

Sollte Ihr Kunde über einen Titel verfügen, können Sie ihn hier eintragen. Es wird Ihnen eine Vorschlagsliste angezeigt, die Sie, wie unter <Anrede> bereits beschrieben, über [...] beliebig ergänzen oder verändern können.

Vorname:

Haben Sie im Feld <Suchbegriff1> den Namen und Vornamen Ihres Kunden mit einem Komma voneinander getrennt, wurde der Vorname bereits automatisch hier eingetragen.

Name:

Enthält in jedem Fall den kompletten Inhalt bzw. den Inhalt vor dem Komma aus dem Feld <Suchbegriff1>. Der Eintrag kann beliebig geändert werden.

Straße:

Straßenname und Hausnummer. Auch nach diesem Feld kann über eine Filterbedingung selektiert werden.

Land:

Eine Voreinstellung für das Land können Sie unter EINSTELLUNGEN - ALLGEMEIN vornehmen. Das Länderkürzel wird dann automatisch bei der Neuerfassung eines Kunden übernommen.

PLZ:

Die eingetragene Postleitzahl kann auch zur Sortierung der Kundenliste unter SORTIERUNG - LAND/PLZ verwendet werden.

Ort:

Ortsname

Wurde die Straße und der Ortsname bzw. die PLZ eingegeben, können Sie nach der passenden PLZ bzw. dem Ortsnamen suchen lassen. Die fehlenden Daten werden Ihnen dann in einem Auswahlfenster angezeigt, aus dem Sie sie übernehmen können. Das Strassenverzeichnis muß dazu installiert sein.

Postfach:

Postfach

Postf.PLZ:

Die Postleitzahl des Postfachs. Es kann eingestellt werden, daß, wenn sowohl eine Straßenanschrift als auch eine Postfachangabe vorliegt, die Straßenanschrift Vorrang hat.

Zusatz:

Weiteres Feld, auf das in der Postanschrift zugegriffen werden kann, z.B. für die Firmenbezeichnung bei Einzelfirmen.

Kontakt:

Tragen Sie hier die Kontaktperson bzw. den Ansprechpartner ein. Auf dieses Feld kann z.B. in der Briefanrede zugegriffen werden.

Telefon 1:

Tragen Sie hier die Telefonnummer Ihres Kunden ein. Die Vorwahl wird als Vorschlag automatisch in die Felder <Telefon2>, <Telefax> und <DFÜ> übertragen. Allerdings nur, wenn sie z.B. in der Form 02166-948080, also durch einen Bindestrich von der Rufnummer getrennt, eingegeben wird.


Zusatzdaten

siehe auch

Die Zusatzdaten des Kunden

Ist Ihr Kunde z.B. im Internet vertreten, haben Sie in dieser Maske die Möglichkeit, bis zu zwei E-Mail-Adressen zu speichern.

Nach den Einträgen in diesen Feldern kann dann auch über eine Filterbedingung selektiert werden.

Freifelder

Im unteren Teil der Maske stehen Ihnen 12 zusätzliche Freifelder zur Verfügung, auf deren Inhalt Sie beim Druck zugreifen können. Die Bezeichnung dieser Felder können Sie über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - STAMMDATEN - BEZEICHNUNG KUNDENFREIFELDER vorgeben.


Kundendaten

siehe auch

Kundendaten

In der Maske <Kundendaten> geben Sie u.a. an, ob es sich bei Ihrem Kunden um einen Inlands- oder Auslandskunden handelt. Ihnen stehen vier weitere Textfelder zur Verfügung und Sie können bis zu drei Bankverbindungen Ihres Kunden eintragen.

Auslandskunde:	Wenn es sich bei Ihren Kunden um keinen Inlanskunden handelt, aktivieren Sie bitte den Schalter <Auslandskunde>. Diese Unterscheidung ist bei der Fakturierung für die Wahl des MwSt-Satzes wichtig.

EG-Ausland:	Aktivieren Sie diesen Schalter, wenn Ihr Auslandskunde aus einem EG-Mitgliedsland stammt und tragen Sie seine USt.-Identnummer im Feld <USt.Ident.Nr> ein. Bei der Fakturierung wird dann nicht auf die Artikel-USt.-Sätze sondern auf die Kennung für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen zugegriffen. Dies ist wichtig für die Buchungsübergabe an die Buchhaltung.

HINWEIS:

Bei EG-Auslandskunden muß sowohl der Schalter <Auslandskunde> als auch der Schalter <EG-Ausland> aktiviert sein.

USt.Ident.Nr.:	Die USt-Identnummer muß eingetragen werden, wenn Ihr Kunde aus einem EG-Mitgliedsland kommt. Die Felder <Auslandskunde> und <EG-Ausland> müssen ebenfalls aktiviert sein.

Kennung 1/2:	Mit <Kennung1> und <Kennung2> stehen Ihnen zwei weitere Textfelder zur Verfügung, auf die während der Fakturierung bzw. für bestimmte Selektionen zugegriffen werden kann.

Notiz 1 / 2:	Die Felder <Notiz1> und <Notiz2> können Sie für weitere Informationen zu Ihrem Kunden verwenden. Auch nach diesen Einträgen kann über eine Filterbedingung selektiert werden.

Bankverbindung 1-3	Hier können Sie bis zu drei Bankverbindungen Ihres Kunden eingeben. Füllen Sie diese Felder aus, wenn Ihr Kunde per Bankeinzug bezahlt.

Tip:	Zahlt Ihr Kunde per Kreditkarte, können Sie die Felder entsprechend zweckentremden und so auch die Kartendaten erfassen.

Erster Kontakt / Letzter Kontakt:

Diese Felder werden von GS-Auftrag automatisch gefüllt.

Datenträgeraustausch DTAUS

Setzen Sie unser Programm GS-DTAUS ein, können Sie am beleglosen Zahlungsverkehr teilnehmen. Bei Verwendung der Zahlungsart <DTA-Buchung> wird eine entsprechende Buchung an GS-DTAUS übergeben. Stellen Sie nun hier ein, ob der Kunde am DTA-Verfahren überhaupt teilnimmt und wenn ja, mit welchen Konto. Weiterhin können Sie den Kontoinhaber eintragen, damit hier vom 'normalen' Namen abweichende Angaben für die Bank möglich sind.


Rechnungsdaten

siehe auch

Rechnungsdaten (Bestelldaten im Lieferantenstamm)

In der Maske <Rechnungsdaten> können Sie u.a. die Zahlungsbedingungen Ihres Kunden eintragen.

Wenn Sie unter EINSTELLUNGEN - STAMMDATEN - KUNDEN Vorgaben gemacht haben, sind die meisten Felder bereits gefüllt, diese Feldinhalte können jedoch beliebig geändert werden.

Preisgruppe:

In GS-AUFTRAG für Windows stehen Ihnen insgesamt fünf Kundenpreisgruppen zur Verfügung. Je nach Zuordnung in den Artikelstammdaten wird bei der Fakturierung über die Preisgruppe auf einen der bis zu fünf Verkaufspreise zugegriffen.

Beispiel:

Sie vergeben die Preisgruppe 1 z.B. für Endkunden und haben beim Artikel XYZ als Endkundenpreis (VK-Preis 01) 100,00 DM angegeben. Bei der Fakturierung wird dann bei diesem Kunden, wenn der Artikel XYZ verkauft wird, als Einzelpreis automatisch 100,00 DM eingetragen.

HINWEIS:

Eine Preisgruppe Null (0) ist nicht möglich.

In der Maske <Bestelldaten> (im Lieferantenstamm) geben Sie über das Feld <Preisgruppe> an, auf welchen der bis zu drei Einkaufspreise des jeweiligen Artikels bei einer Bestellung zugegriffen werden soll. Auch hier ist eine Preisgruppe Null (0) nicht möglich.

Artikelrabatt:

Eine Möglichkeit der Rabattvergabe in GS-AUFTRAG für Windows ist der Artikelrabatt.

Bei jedem Artikel können Sie bis zu fünf verschiedene Artikelrabatte vergeben. Tragen Sie hier ein, welchen dieser Artikelrabatte (1-5) der Kunde erhalten soll. Während der Fakturierung wird anhand dieser Angaben der entsprechende Rabatt für die Position berechnet. Lassen Sie das Feld leer (Artikelrabatt 0), wird bei der Fakturierung kein Artikelrabatt berücksichtigt.

HINWEIS:

Der Artikelrabatt hat auf den möglichen Gesamtrabatt eines Auftrags keinen Einfluß. Ein Gesamtrabatt ist immer möglich.

Wenn Sie Ihren Kunden Sonderrabatte für einzelne Artikel, bzw. Ihren Artikeln Rabatte über die Rabattgruppen zuordnen, haben diese Angaben bei der Fakturierung Priorität, d.h. ein möglicher Artikelrabatt wird in diesem Fall nicht berücksichtigt.

Wie beim Verkauf können Sie auch beim Einkauf bis zu fünf verschiedene Artikelrabatte vergeben.  Tragen Sie hier ein, welchen dieser Artikelrabatte (1-5) Sie bei Ihrem Lieferanten erhalten. Während der Bestellung wird dann anhand dieser Angaben der entsprechende Rabatt für die Position berechnet. Lassen Sie das Feld leer (Artikelrabatt 0), wird kein Artikelrabatt berücksichtigt.

HINWEIS:

Der Artikelrabatt hat auf den möglichen Gesamtrabatt einer Bestellung keinen Einfluß. Ein Gesamtrabatt ist immer möglich.

Wenn Sie von Ihren Lieferanten Sonderpreise bzw. Sonderrabatte für einzelne Artikel erhalten oder Artikel, die einer Rabattgruppe zugeordnet wurden, bestellen, haben diese Angaben Priorität, d.h. ein möglicher Artikelrabatt wird in diesem Fall wie auch beim Verkauf nicht berücksichtigt.

Bruttopreise:

Wenn Ihr Kunde, z.B. bei Ladenverkäufen, nur Bruttopreise erhalten soll, aktivieren Sie bitte den Schalter <Bruttopreise>. Die Preise aus dem Artikelstamm werden dann bei der Fakturierung entsprechend Ihrer Brutto- / Netto-Kennung in Bruttopreise umgerechnet.

Normalerweise wird sicherlich netto fakturiert, d.h. Sie berechnen Ihrem Kunden Netto-Artikelpreise und errechnen in der Rechnungssumme die Bruttosumme anhand der Nettosumme und der aufgeschlagenen Umsatzsteuer. In diesem Fall ist der Schalter <Bruttopreise> nicht aktiviert.

Zahlungsart:

Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart aus. Mit [...] haben Sie auch hier die Möglichkeit, die Liste der vorhandenen Zahlungsarten zu bearbeiten und eigene einzugeben. Wird die Zahlungsart <Barverkauf> eingetragen, kann auf Wunsch bei einer Rechnung sofort der Zahlungseingang verbucht werden. Mit <DTA-Buchung> kann (wenn GS-DTAUS vorhanden ist), am beleglosen Zahlungsverkehr teilgenommen werden.

Versandart:

Auch hier können Sie aus der Liste der möglichen Versandarten die gewünschte auswählen bzw. diese Liste über [...] anpassen um eigene einzugeben. Bei dem 'Sonderkunden' BARVERKAUF könnten Sie hier 'Abholer' eintragen.

Umsatz:Saldo:

Die Umsätze von Rechnungen und Gutschriften werden automatisch beim Kunden verbucht, der Kundensaldo wird entsprechend angepaßt. Bei Zahlungseingängen wird der Saldo dann nochmals korrigiert. Diese beiden Felder werden permanent von GS-AUFTRAG weitergeführt. Geheimnis: Wenn Sie die Texte 'Umsatz' oder 'Saldo' anklicken, kann der Wert des jeweiligen Feldes geändert werden.

Netto Tage:

Tragen Sie hier das Nettozahlungsziel und die entsprechenden Tage bis zur Fälligkeit ein, z.B. 30 Tage netto.

Skonto 1 / 2:Tage:

Hier können Sie zwei getrennte Skontokonditionen vergeben, z.B. 2% Skonto innerhalb von 14 Tagen, 3% Skonto innerhalb von 8 Tagen.

Gesamtrabatt:

Ein Gesamtrabatt kann unabhängig vom Sonderrabatt, Artikelrabatt bzw. dem Rabatt, der sich aus der Rabattgruppe ergibt, vergeben werden.

Wenn Sie also möchten, daß Ihr Kunde grundsätzlich bei jedem Auftrag einen Gesamtrabatt erhält, tragen Sie den entsprechenden Prozentsatz hier ein. Der Wert wird dann kommentarlos in einen Auftrag übernommen, kann dort allerdings noch geändert werden.

Art der Mahnung:

Der Unterschied zwischen den Einträgen <Mahnlauf> und <Keine Mahnung> besteht darin, daß Sie bei dem Versuch einem Kunden eine Mahnung zu drucken, bei dem als Eintrag <Keine Mahnung> angegeben wurde, die Warnung erhalten  'Dieser Kunde sollte eigentlich nicht gemahnt werden'.

Karenztage:

Die Fälligkeit einer Rechnung richtet sich nach den von Ihnen angegebenen Nettotagen, z.B. 30 Tage, und einer zusätzlichen Schonfrist, den sog. Karenztagen, um z.B. Laufzeiten bei Banküberweisungen, Wochenenden usw. zu berücksichtigen. Ein 'üblicher' Wert sollte etwa 8 bis 14 Tage sein. Eine Rechnung wird also nach 30 Tagen Netto plus 8 Tagen Karenzzeit als fällig angezeigt bzw. angemahnt.

Mahngebühr 1- 3:

Beim KUNDENKONTO kann auch eine Mahgebühr aufgeschlagen werden. Geben Sie hier die gewünschten Beträge ein.


Kundenhistorie

siehe auch

Kundenhistorie

Wenn Sie auf einen Blick sehen möchten, wann, zu welchem Preis und in welcher Menge Artikel an einen Kunden verkauft wurden, steht Ihnen über den Schalter <Historie> bzw. <strg> + <H> die sog. Kundenhistorie zur Verfügung.

Aktivieren Sie den Menüpunkt, wird automatisch der gesamte Schriftverkehr des aktuellen Kunden ausgewertet. Alle Artikelpositionen werden Ihnen in chronologischer Reihenfolge angezeigt.

Im unteren Bereich der Maske werden Ihnen die wichtigsten Daten der aktuellen Artikelposition, wie Schriftverkehrsart, Auftragsnummer und Datum, angezeigt.

Sicht der Kundenhistorie

Über [image] haben Sie die Möglichkeit, sich nur die tatsächlich gelieferten Artikelpositionen anzeigen zu lassen. Es werden dann nur Artikelpositionen aus Rechnungen und Lieferscheinen des jeweiligen Kunden aufgelistet, Angebote und Auftragsbestätigungen bleiben unberücksichtigt.

Über den Menüpunkt FUNKTIONEN - PERIODE WÄHLEN oder <strg> + <P> können Sie die Kundenhistorie auf einen bestimmten Zeitraum beschränken.

Nach der Bestätigung mit <OK> wird die Liste der Artikelpositionen entsprechend angepaßt.

Historie Drucken

Über [image] oder den Menüpunkt DRUCK können Sie sich die jeweils sichtbare Liste ausdrucken.


Bemerkung
Bemerkungen / Textbausteine

siehe auch

Bemerkungen

Klicken Sie auf <Bemerkung>, öffnet sich ein Textfenster, in das Sie beliebige Informationen zu dem aktuellen Kunden eintragen können. Beachten Sie, daß bereits Eintragungen vorhanden sein können, da das Bemerkungsfeld der Adresse und nicht dem Kunden zugeordnet ist. Die Adresse kann von mehreren anderen GS-Programmen wie z.B. GS-ADRESSEN oder GS-EAR für Windows verwendet werden. D.h. wenn mehrere Datensätze, also z.B. Kunden oder Mandanten, einer Adresse zugeordnet sind, müssen sich auch mehrere Kundeneinträge das Bemerkungsfeld 'teilen'.

Textbausteine

Im Bemerkungsfeld können Sie über den Schalter <Textbaustein> auf die bereits vorhandenen Textbausteine zugreifen.

Mit <Neu> können Sie neue Textbausteine definieren, mit <Ändern> vorhandene Textbausteine überarbeiten bzw. mit <Löschen> entfernen. Über <OK> fügen Sie den aktuellen Text-baustein in das Bemerkungsfeld des Kunden ein.

Auf die Liste der Textbausteine können Sie u.a. auch bei der Fakturierung zugreifen.


Postanschrift

siehe auch

Postanschrift

Im Fenster Postanschrift können Sie die Briefanrede und die Postanschrift Ihres Kunden festlegen.

Briefanrede

Sie können eine der möglichen Briefanreden auswählen. Im Menüpunkt EINSTELLUNGEN können Sie festlegen, daß Ihnen nur sinnvolle Briefanreden vorgeschlagen werden.

Über [...] haben Sie die Möglichkeit, neue Anreden zu definieren bzw. vorhandene zu ändern oder zu löschen.

Postanschrift

Die Postanschrift wird zusätzlich zu den sonstigen Adreßdaten gespeichert, da sie recht häufig abweicht. Über den Schalter <Vorschlag> wird die Postanschrift aus den Adreßdaten des jeweiligen Kunden erstellt. Sie können sie dann beliebig ändern und ergänzen. Die Änderungen bleiben so langer erhalten, bis Sie das nächste mal auf den Schalter <Vorschlag> klicken.

Wird die Postanschrift nicht auf diese Weise manuell erstellt, wird sie von GS-AUFTRAG automatisch aus den vorhandenen Daten: Name, Vorname, Anrede, Straße bzw. Postfach, Land, PLZ und Ort erzeugt.


Sonderpreise

siehe auch

Sonderpreise

Neben der gängigen Preisvergabe über die bis zu fünf Verkaufspreise und der Rabattvergabe über die Artikelrabatte bzw. Rabattgruppen, haben Sie in GS-AUFTRAG für Windows zusätzlich die Möglichkeit, spezielle Kundenpreise und Kundenrabatte zu verwalten.

Wurden einem Kunden für bestimmte Artikel spezielle Sonderpreise und Sonderrabatte zugeordnet, erkennen Sie dies an der entsprechenden LED-Anzeige in der Statuszeile der Kundenliste. Bei der Fakturierung wird dann automatisch auf die Sonderkonditionen zugegriffen. Die Vergabe eines zusätzlichen Gesamtrabatts ist weiterhin möglich.

Über den Menüpunkt BEARBEITEN - SONDERPREISE bzw. <strg> + <O> aktivieren Sie die Maske <KUNDENSONDERPREISE> des aktuellen Kunden:

Mit <Neu> aktivieren Sie die Artikelauswahl, wählen dort den gewünschten Artikel und übernehmen ihn per Doppelklick oder mit <enter> in die Sonderpreisliste. Der für diesen Artikel festgelegte Verkaufspreis lt. Preisgruppe des Kunden wird zu Ihrer Information als <Standardpreis> aufgeführt. Tragen Sie den vereinbarten Sonderpreis und / oder den Sonderrabatt ein.

Mit dem Schalter <Löschen> bzw. mit <entf> können Sie vorhandene Sonderkonditionen aus der Liste entfernen, mit <Ändern> Preise und Rabatte bearbeiten.

Nach der Bestätigung mit <OK> wird die Liste der Sonderpreise gespeichert.


Artikel
Artikelstammdaten

siehe auch

Artikelstammdaten

Die Artikelstammdaten sind ein wesentlicher Bestandteil der Auftragsbearbeitung. Viele wichtige Daten, wie die Artikelnummer und -bezeichnung, die Einkaufs- und Verkaufspreise usw. können hier eingestellt werden.

Über den Menüpunkt STAMMDATEN - ARTIKEL oder <strg> + <A> gelangen Sie in die Artikelliste. Dort werden Ihnen die bereits vorhandenen Artikel angezeigt. Die Liste ist bei jedem Aufruf automatisch nach Artikelnummern sortiert.

Unterhalb der Liste werden Ihnen die wichtigsten Stammdaten des aktuellen Artikels angezeigt. Die Periodenauswahl (u.r.) aktivieren Sie über den Menüpunkt Funktionen bzw. mit <strg> + <E>. Enstprechend Ihrer Angaben werden dann die Umsätze und Erträge des jeweiligen Artikels angezeigt. Der (normale) Artikeltext kann, zur besseren Unterscheidung Ihrer Artikel, alternativ zu den Bestandsfeldern eingeblendet werden.  Ist die Periodeauswahl nicht aktiviert, wird unter <Umsatz> der Gesamtumsatz des Artikels angezeigt, ansonsten der Umsatz innerhalb der gewünschten Periode. Beachten Sie bitte, daß diese Werte u. U. voneinander abweichen können, wenn Vorgänge gelöscht wurden, die jetzt nicht mehr für die Auswertungen zur Verfügung stehen!

In der Statuszeile der Artikelliste wird über eine LED-Anzeige angegeben, ob der aktuelle Artikel ein Lagerartikel ist und ob ein Standard- bzw. Alternativtext hinterlegt ist.

Lagerartikel erkennen Sie auch an einem 'x' in der Spalte <Lager> der Artikelliste.

Artikelliste sortieren

Die Artikelliste läßt sich nach den Kriterien <Artikelnummer> <Suchbegriff> und <Warengruppe> sortieren. Mit <F2>, über den Menüpunkt FUNKTIONEN - SORTIERUNG oder die Auswahlliste <Sortierung> in der Toolbar werden Ihnen die möglichen Kriterien angezeigt.

Anschließend wird die Artikelliste entsprechend umsortiert.

Artikel markieren

Wenn Sie innerhalb einer Liste mehr als einen Datensatz markieren möchten, können Sie dies mit Hilfe der <Leertaste> oder über den Menüpunkt FUNKTIONEN erreichen.

Markierte Datensätze werden in roter Schrift angezeigt.

Markierungen setzen

Über den Menüpunkt FUNKTIONEN - AKTUELLEN ARTIKEL MARKIEREN oder ganz einfach mit der <Leertaste> können Sie beliebig viele Datensätze der Artikelliste markieren.

Markierungen umkehren

Über den Menüpunkt FUNKTIONEN - MARKIERUNGEN UMKEHREN können Sie bestehende Markierungen umkehren. D.h. Datensätze, die vorher nicht markiert waren sind anschließend markiert und umgekehrt. Alternativ dazu können Sie einzelne markierte Datensätze auch mit der <Leertaste> entmarkieren

Alle Datensätze markieren

Über FUNKTIONEN - ALLE ARTIKEL MARKIEREN können Sie die gesamten Datensätze Ihrer Artikelliste markieren.

Markierungen löschen

Möchten Sie bestehende Markierungen entfernen, können Sie dies über FUNKTIONEN - ALLE MARKIERUNGEN LÖSCHEN bewirken. Auch mit der <Leertaste> können Sie einzelne markierte Datensätze wieder entmarkieren.

Artikel suchen

Wenn Sie z.B. nach einem Artikel mit einer bestimmten Artikelnummer suchen, muß die Sortierung der Liste nach <Artikelnummer> eingestellt sein. Anschließend können Sie die gewünschte Nummer direkt eingeben. Es öffnet sich automatisch ein Fenster, in dem der bereits von Ihnen eingetippte Suchbegriff angezeigt wird.

Nach der Bestätigung wird der entsprechende Datensatz herausgesucht und angezeigt. Sollte kein übereinstimmender Eintrag in der Artikeldatei existieren, wird die Stelle in der Datei aufgesucht, die vor dem gesuchten Datensatz gespeichert ist.

Suchen Sie nach Artikel, die sich nicht über die Sortierung finden lassen, stehen Ihnen über die Filterfunktion weitere Selektionsmöglichkeiten zur Verfügung.

 Neuen Artikel erfassen

Sie haben aus der Artikelliste heraus mehrere Möglichkeiten, einen neuen leeren Datensatz anzulegen:

 	über das Icon

über den Menüpunkt FUNKTIONEN - NEUEN ARTIKELANLEGEN oder,

mit <einfg>.

Die einzelnen Felder der jeweiligen Erfassungsmasken werden ausführlich in den folgenden Abschnitten beschrieben.

Artikel kopieren

Wollen Sie bereits erfaßte Daten eines Kunden als Grundlage für die Anlage eines neuen Datensatzes verwenden, können Sie den jeweils aktuellen Datensatz kopieren d.h. ein neuer Datensatz wird angelegt und die Daten und Einstellungen des vorherigen Artikels werden in diesen neuen Datensatz kopiert. Der kopierte Datensatz erhält zur besseren Übersicht den Vermerk '<KOPIERT>', den Sie bei der Weiterbearbeitung entfernen können.

Haben Sie die automatische Vergabe der Artikelnummern aktiviert, wird bei einem kopierten Datensatz die nächste Artikelnummer vorgeschlagen.

Diese Kopierfunktion stellt bei der schnellen Anlage von neuen Artikeln eine große Arbeitserleichterung dar, da nur noch wenige Werte, z.B. Preise etc., verändert werden müssen.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, einen neuen kopierten Datensatz anzulegen:

über das Icon

über den Menüpunkt FUNKTIONEN - AKTUELLEN ARTIEL KOPIEREN oder

mit <strg> + <einfg>.

Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Felder der jeweiligen Artikelmasken finden Sie in den folgenden Kapiteln.

Artikel löschen

Wollen Sie einen Datensatz aus der Artikelliste löschen, können Sie dies:

über das Icon

über den Menüpunkt FUNKTIONEN - AKTUELLEN ARTIKEL LÖSCHEN oder

mit <entf>,

Möchten Sie mehrere Datensätze gleichzeitig löschen, müssen diese Datensätze zuvor markiert werden. Wenn Sie dann den Menüpunkt FUNKTIONEN - ALLE MARKIERTEN ARTIKEL LÖSCHEN wählen, werden alle markierten Datensätze gleichzeitig gelöscht.

HINWEIS:	Zu Ihrer Sicherheit erscheint eine Abfrage, ob auch wirklich gelöscht werden soll.

Artikel drucken

Über das Icon können Sie verschiedene Listen ausdrucken, über den Menüpunkt DRUCK haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, Ihre Artikeldaten auf Etiketten auszugeben.


sa_ARTIKEL
Artikelstammdaten

Artikelselektion

Artikeldaten

Artikeltext

Artikelpreise

globale Preisänderung

Artikelrabatte

Lagerdaten

Lagerbestand

Zusatzdaten / Bild des Artikels


Artikelselektion
Artikelselektion / Anzeige einschränken

siehe auch

Artikelselektion

Über das Icon, den Menüpunkt FUNKTIONEN - FILTER SETZEN oder <strg> + <f> können Sie die Anzeige der Artikelliste über eine Filterfunktion einschränken bzw. einzelne Artikel anhand bestimmter Einträge suchen.

Nach der Aktivierung erscheint ein Fenster, in dem Sie zunächst über die Auswahlliste ein Feld definieren müssen, nach dessen Inhalt selektiert werden soll. Mögliche Felder sind u.a. Artikelnummer, Bestand, Einheit, Umsatz, Einkauf, Steuersatz usw.

Geben Sie anschließend unter <Vergleich> an, wie der Inhalt des gewählten Feldes im Vergleich zum angegebenen Wert sein soll. Suchen Sie z.B. nach Artikeln, mit denen Sie schon einen bestimmten Umsatz gemacht haben, geben Sie hier <größer als> oder <größer/gleich> an. Im Feld <Wert> wird dann der gewünschte Umsatz eingetragen.

Auf diese Weise ist es auch kein Problem, nach leeren Feldern zu suchen. So haben Sie beispielsweise die Möglichkeit, nach Artikeln zu suchen, bei denen in dem von Ihnen ausgewählten Feld kein Eintrag vorgenommen wurde - unter <Vergleich> wird <ist leer> angegeben. Die Suche nach leeren Feldinhalten eignet sich besonders dazu, die Artikeldaten in bestimmten Bereichen nachträglich zu vervollständigen.

Um mehrere Filterbedingungen miteinander zu kombinieren, wählen Sie unter <Verknüpfung> <UND> oder <ODER> und geben anschließend die nächste Filterbedingung an.

Über den Schalter <Filter einschalten> wird die Selektion gestartet. Die gefilterten Datensätze werden angezeigt. Wird kein Datensatz gefunden, auf den die Filterbedingung zutrifft, wird die <normale> Artikelliste angezeigt.

Die jeweils letzte Filterbedingung wird gespeichert und kann bei der nächsten Selektion wieder verwendet werden. Möchten Sie eine neue Filterbedingung definieren, klicken Sie zuerst auf <Bedingung löschen>.


Artikelstammdaten
Artikeldaten

siehe auch

Artikeldaten

In der Artikelliste können Sie per Doppelklick, mit <Enter>, mit <strg> + <s> oder über den Schalter <Stammdaten>, die wichtigsten Daten des aktuellen Artikels einsehen und bearbeiten.

Artikelnummer

Die Artikelnummer ist 40-stellig und alphanumerisch, um Ihnen beliebige Kombinationen von Buchstaben und Ziffern in Ihrem Nummernsystem zu ermöglichen.

Wenn Sie möchten, daß die Artikelnummern automatisch hochgezählt werden, können Sie dies unter EINSTELLUNGEN - ARTIKEL über den Schalter <Artikelnummer automatisch hochzählen> aktivieren.

Suchbegriff:

Für den Suchbegriff des Artikels stehen Ihnen ebenfalls 40 Zeichen zur Verfügung. Er dient auch dem schnellen Zugriff auf einen Artikel als Alternative zur Artikelnummer. Überlegen Sie sich daher eine möglichst sinnvolle Suchbezeichnung für Ihre Artikel. Es empfiehlt sich nicht, die relevanten Stellen, die zur Unterscheidung dienen, zu weit nach rechts zu verlegen, da dann der erste Teil immer mitgetippt werden muß.

Bestellnummer

Tragen Sie hier die bis zu 40-stellige Bestellnummer ein, die der Artikel bei Ihrem Lieferanten hat.

Warengruppe

Eine Warengruppe faßt gleichartige Artikel unter einem Oberbegriff zusammen. In GS-AUFTRAG für Windows muß jeder Artikel einer Warengruppe zugeordnet werden. Über  können Sie eine der möglichen Warengruppen auswählen.

Die Liste der Warengruppen definieren Sie über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - STAMMDATEN - LAGER / WARENGUPPEN. Dort können Sie vorhandene Warengruppen ändern oder löschen sowie neue Warengruppen anlegen.

Einheit:

Hier stehen Ihnen  mehrere Verpackungseinheiten zur Verfügung.

Sie können diese Vorschlagsliste beliebig erweitern, indem Sie auf den Schalter [...] klicken.

Über den Schalter <Neu> können Sie zusätzliche Einträge definieren, mit <Ändern> vorhandene Artikeleinheiten bearbeiten bzw. mit <Löschen> entfernen. Nach der Bestätigung mit <OK> wird Ihnen die geänderte Liste wie gehabt angezeigt.

Rabattgruppe

Es werden Ihnen die bereits vorhandenen Artikelrabattgruppen zur Auswahl angezeigt. Wenn Sie auf [...] klicken, wird Ihnen das Fenster für die Definition der Rabattgruppen angezeigt:

Über die Rabattgruppe wird bei der Fakturierung auf den hier eingegebenen Wert zugegriffen. Der Multiplikator wird automatisch aus dem angegebenen Prozentwert berechnet.

HINWEIS:

Die Rabattvergabe über Sonderrabatte bzw. über die Rabattgruppe hat Priorität vor einem möglichen Artikelrabatt, den Sie über ARTIKEL - RABATTE vergeben und entsprechend in den Kundenstammdaten Ihrem Kunden zuordnen.

Auf die mögliche Vergabe eines Gesamtrabattes bei der Fakturierung hat auch die Rabattgruppe keinen Einfluß. Ein Gesamtrabatt ist immer möglich.

Preiseinheit:

Wenn Sie große Einheiten verkaufen, gibt die Preiseinheit an, wieviel Teile verkauft werden müssen, um einen vollen Artikelpreis zu erreichen.

Beispiel:

Kalksandsteine, die immer im Tausenderpack verkauft werden.

1.000 Kalksandsteine kosten 200,00 DM. Sie verkaufen aber nur 500 Stück, es errechnet sich ein Preis von: 500 x 200,00 / 1.000, also 100,00 DM.

Verpackungseinheit

Bezieht sich auf den Inhalt einer Verpackungseinheit. Über diesen Eintrag wird z.B. festgelegt, ab wann ein neuer Karton angefangen wedren muß, wenn die Verpackungseinheit beispielsweise 6 ist und Sie 7 Teile verkaufen. Dies ist dann z.B. für die Berechnung der Versandkosten wichtig.

Abbuchungseinheit

Wieviel Teile müssen verkauft werden, um einen Lagerabgang zu erhalten? Verkaufen Sie z.B. Kopierpapier blattweise, wollen aber im Lager paketweise abbuchen, geben Sie hier ein, wieviel Seiten ein Paket enthält.

Beispiel:	Abbuchungseinheit:	500 Blatt	Verkauf:	1000 Blatt	Abbuchung:	2

ACHTUNG:

Die Abbuchungseinheit findet nur Berücksichtigung, wenn Sie über die Positionsbearbeitung bei der Fakturierung oder Bestellungen automatische Lagerverbuchungen vornehmen. Wenn Sie Ihr Lager manuell “bewegen”, wird die effektive Bewegung eingegeben. Einen Zugang von 5.000.000 Blatt Kopierpapier würden Sie dann als 5.000 Pakete eintragen.

Zubuchungseinheit:

Die Zubuchungseinheit gibt an, wieviel Teile im Lager zugebucht werden sollen, wenn ein Teil als Zugang erfaßt wird. Die zugegangene Menge wird also durch die Zubuchungseinheit geteilt. Das ist dann sinnvoll, wenn Sie Artikel anders aufgeteilt einkaufen als Sie diese verkaufen können.

Beispiel:

Sie haben ein Restaurant und verkaufen eine Flasche Wein immer als 6 einzelne Gläser. Die Abbuchungseinheit ist 6, also ergeben immer sechs verkaufte Gläser eine abgebuchte Flasche Wein im Lager.

Sie erhalten aber vom Lieferanten Flaschen geliefert und wollen, weil das Lager flaschenweise geführt wird, daß 100 gelieferte Flaschen auch einen Zugang von 100 Teilen ergeben. Dazu geben Sie bei der Zubuchungseinheit eine 1 ein, also werden im Lager 100 x 1 = 100 Teile zugebucht.

USt-Satz:

Sie erhalten eine Liste der zur Verfügung stehenden Steuersätze 00 bis 19. Handelt es sich z.B. um einen Artikel, der mit 15% MwSt berechnet wird, wählen Sie den USt-Satz 01. Die Liste der Steuersätze können Sie über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - SONSTIGES bearbeiten.

USt-Satz Ausland:

Wird der Artikel an einen Auslandskunden verkauft, wird automatisch auf den hier angegebenen Steuersatz zugegriffen. Sie können bei jedem Kunden festlegen, ob es sich um einen Inlands- oder einen Auslandskunden handelt.

Kennung steuerfrei:

Unterschieden wird bei den beiden steuerfreien Umsätzen mit 0 % Umsatzsteuer, ob Sie bei der verkauften Ware Vorsteuer abziehen können (im Inland eingekauft), oder nicht (Einkauf im Ausland). Sprechen Sie den richtigen Steuersatz bitte unbedingt mit Ihrem Steuerberater ab. Mögliche Werte sind hier <0>, <1> und <2>.

Zwischensumme:

Geben Sie hier eine der 24 möglichen Zwischensummen an, auf die Sie dann während der Fakturierung zugreifen können. Wenn es zu diesem Artikel keine Zwischensumme geben soll, wählen Sie <0>.

Die Texte der Zwischensummen definieren Sie über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - ARTIKEL Unterteilen Sie Ihre Artikel z.B. in Material, Lohn, Nebenkosten usw.

Umsatz:

Schreiben Sie Rechnungen oder Gutschriften, werden die entsprechenden Umsätze dieses Artikels automatisch im Feld <Umsatz> verbucht.

Einkauf:

Analog zum Feld <Umsatz> wird die Summe eines Einkaufs bei Wareneingängen automatisch im Feld <Einkauf> verbucht, allerdings nur , wenn Sie mit dem Zusatzmodul BESTELLWESEN arbeiten.

Die in den Feldern <Umsatz> und <Einkauf> stehenden Werte sind immer Nettoumsätze.

Geheimnis: Wenn Sie die Texte 'Umsatz' oder 'Einkauf' anklicken, kann der Wert der Felder geändert werden!


Artikeltext

siehe auch

Artikeltext

Aus der Artikelliste heraus können Sie über das Feld <Artikeltext> oder mit <strg> + <t> in das Textfenster des aktuellen Artikels wechseln.

Dort können Sie einen Standard- und einen Alternativtext erfassen. Über den Schalter <Textbaustein einlesen> haben Sie Zugriff auf die bereits vorhandenen Textbausteine. Im Textbausteinfenster können Sie wie gehabt neue Textbausteine anlegen bzw. bestehende verändern oder auch löschen.

Wird ein Artikeltext gespeichert, erscheint in der Statuszeile der Artikelliste eine entsprechende LED-Anzeige, die Sie darauf hinweist, daß zum aktuellen Artikel ein Standard- bzw. Alternativtext vorliegt.  Auf Wunsch kann auch der Standardtext unterhalb der Bildschirmliste angezeigt werden.

Bei der Gestaltung von Listen und Etiketten bzw. Ihres Schriftverkehrs können Sie dann über die Variablen <Zustext1> und <Zustext2> wählen, welchen Text Sie drucken wollen.  In der Artikelliste kann auf Wunsch der erste Artikeltext eingeblendet werden.


Artikelpreise

siehe auch

Artikelpreise

Mit <strg> + <p>, über den Menüpunkt BEARBEITEN - PREISE oder einfach durch Anklicken des Schalters <Preise> gelangen Sie in das Preisfenster des aktuellen Artikels.

Anzahl der Nachkommastellen

Es sind zwischen 1 und 3 Nachkommastellen bei den Preisen möglich, die Sie unter EINSTELLUNGEN - ARTIKEL vorgeben können.

Einkaufspreise (EK-Preise)

Mit GS-AUFTRAG für WINDOWS haben Sie die Möglichkeit, bis zu drei Einkaufspreise zu verwalten.

Arbeiten Sie mit dem Zusatzmodul BESTELLWESEN, wird über die Preisgruppe, die Sie in den Lieferantendaten eingestellt haben auf einen dieser drei Einkaufspreise zugegriffen.

Mittlerer EK-Preis

Zu Ihrer Information wird der mittlere Einkaufspreis angezeigt. Dieser mittlere EK-Preis wird bei Wareneingängen und manuellen Lagerzugängen immer nach folgender Formel neu berechnet:

EKMITTEL =

(EKMITTEL * ALTBESTAND) + (NEUEREKPREIS * ZUGANG)

(ALTBESTAND + ZUGANG)

Beispiel:

Sie haben 10 Mülleimer, das Stück zu 10,00 DM gekauft. Der EK-Preis ist 10,00 DM, der EK-MITTEL ist auch noch 10,00 DM. Danach kaufen Sie 10 Mülleimer für 20,00 DM ein:

EKMITTLEL  = 	(10*10) + (20*10)  =	 300   =  15

(10 + 10)	  20

Als Altbestand gilt die Summe aller Wareneingänge, die Sie bisher vorgenommen haben.

EK-Preis Lager

Im Gegensatz zum EKMITTEL, der sich als gleitender mittlerer EK-Preis sämtlicher Wareneingänge versteht, wird der EK-Preis Lager <neu> berechnet, wenn der Lagerbestand zwischendurch auf Null zurückgeht. Das ist z.B. in der Produktion sinnvoll, weil in der Regel unter der gleichen Artikelnummer ein komplett neues Gerät gebaut wird, das mit den <alten> Geräten vom Preis (Herstellungspreis) nichts mehr gemeinsam hat.

Geheimnis: Wenn Sie die Texte 'EK-Preis Mittel' oder 'EK-Preis Lager' anklicken, kann der Wert dieser Felder geändert werden!

Verkaufspreise (VK-Preise)

In GS-AUFTRAG stehen Ihnen insgesamt fünf Verkaufspreise zur Verfügung.

Geben Sie zunächst an, welche EK-Preis-Basis Grundlage für die Berechnung des jeweiligen VK-Preises sein soll. Möchten Sie z.B. alle Verkaufspreise auf Basis des ersten EK-Preises, tragen Sie in allen <Basisfeldern> eine 1 ein.

HINWEIS:	Wenn Sie die VK-Preise ohne Berechnung über Aufschläge fest vorgeben möchten, tragen Sie als EK-Preis-Basis <0> (Null) ein und geben Sie den gewünschten VK-Preis direkt ein.

Für die VK-Preisberechnung über EK-Preis-Basis und Aufschlag, tragen Sie im Feld <Aufschlag> den prozentualen Preisaufschlag ein. Der sich daraus ergebende VK-Preis wird Ihnen automatisch angezeigt. In den Artikeleinstellungen können Sie die Werte für die jeweiligen Aufschläge angeben. Sie werden Ihnen dann bei der Artikelneuanlage automatisch vorgeschlagen und können beliebig geändert werden.

In den Kundenstammdaten legen Sie über die Kundenpreisgruppe fest, auf welchen der fünf VK-Preise bei der Fakturierung zugegriffen werden soll. Hat der Kunde z.B. die Preisgruppe 2, wird bei der Positionsbearbeitung auf den zweiten VK-Preis zugegriffen.

Haben Sie eine Änderung an einem EK-Preis, der Basis für die Berechnung der VK-Preise ist, vorgenommen, können Sie über den Schalter <Neu berechnen> sämtliche VK-Preise auf einen Schlag anpassen.

Bruttopreise

Möchten Sie, daß der Artikel brutto fakturiert wird, aktivieren Sie diesen Schalter.

Normalerweise wird sicherlich netto fakturiert, d.h. Sie berechnen Ihrem Kunden Nettoartikelpreise und errechnen in der Rechnungssumme die Bruttosumme anhand der Nettosumme und der aufgeschlagenen Umsatzsteuer. In diesem Fall ist der Schalter <Bruttopreise> nicht aktiviert

Staffelpreise

Staffelpreise ermöglichen Ihnen eine Preisgestaltung, die von der verkauften Menge abhängig ist, d.h. ab einer bestimmten Menge, die Sie in der Mengenstaffel vorgeben können, wird mit einem anderen Preis gerechnet.

Vorgehen:

Über den Schalter <Neu> können Sie eine weitere Mengenstaffel anlegen. Im Feld <Ab Menge> geben Sie die Stückzahl an, ab der andere VK-Preise gelten sollen.

Nach der Bestätigung mit <enter> wird die eingegebene Menge in die Mengenstaffel aufgenommen und Sie können die EK-VK-Preisgestaltung für diese Mengenangabe festlegen.

Beispiel:

VK-Preis 1	ab Menge	 1	100,00 DM

VK-Preis 1	ab Menge	 10	90,00 DM

VK-Preis 1	ab Menge	 100	75,00 DM	 usw.

Kauft der Kunde z.B. 12 Artikel, wird automatisch über die Mengenangabe der passenden VK-Preis ab Menge 10 berechnet.

Wenn Sie Preisänderungen für eine bestimmte Preisstaffel vornehmen wollen, achten Sie bitte darauf, daß Sie zunächst in der Liste <Mengenstaffel> die entsprechende Abnahmemenge markieren.

HINWEIS:	Der Eintrag mit Menge 1 muß in der Mengenstaffel immer vorhanden sein und kann nicht gelöscht werden.

Datum der letzten Preisänderung

Ändern Sie die Artikelpreise, wird automatisch das Änderungsdatum aktualisiert. Das ist z. B. dann sehr sinnvoll, wenn wie im EDV-Hardware-Bereich viele Preise nach wenigen Tagen oder Wochen bereits wieder 'veraltet' sind!


Artikelpreisänderung
Artikelpreisänderung (global)

siehe auch

Artikelpreisänderung

Um nicht mehrere Preise einzeln von Hand ändern zu müssen, kann eine globale Preisänderung durchgeführt werden. Markieren Sie zunächst die Artikel, deren Preise geändert werden sollen. Über den Menüpunkt FUNKTIONEN - GLOBALE PREISÄNDERUNG BEI MARKIERTEN ARTIKELN aktivieren Sie, nach der Bestätigung der Sicherheitsabfrage, das Fenster für die Einstellungen zur Artikelpreisänderung.

Sie können entscheiden, ob eine prozentuale oder absolute Änderung durchgeführt werden soll. Geben Sie anschließend den entsprechenden Prozentwert bzw. den festen Betrag für die Preisänderung an. Es können EK-Preise, VK-Preise und/oder Sonderpreise geändert werden.

Geben Sie als Preisgruppe die Zahl <0> an, werden alle Preisgruppen geändert, ansonsten nur die von Ihnen angegebene.

Über den Schalter <Preisänderung durchführen> starten Sie die Änderung der Artikelpreise.

Prozentuale Preisänderung

Eine prozentuale Preisänderung wird immer dann durchgeführt, wenn sich z.B. der Preis einer ganzen Warengruppe um 5 % erhöht hat.

Aktivieren Sie <Preisänderung prozentual> und geben Sie den gewünschten Prozentwert ein. Sollen Preise gesenkt werden, wird einfach ein negativer Wert eingegeben.

Absolute Preisänderung

Über eine absolute Preisänderung können Sie die selektierten Preise um einen festen Betrag ändern. Aktivieren Sie <Änderung absolut> und geben Sie den Änderungsbetrag an. Der eingegebene Betrag wird zu dem Preis addiert, wenn er positiv ist. Geben Sie dagegen eine negative Zahl ein, wird dieser Betrag abgezogen.


Artikelrabatte

siehe auch

Artikelrabatte

Über den Schalter Feld <Rabatte>, den Menüpunkt BEARBEITEN - RABATTE oder <strg> + <r> aktivieren Sie das Fenster, in dem Sie bis zu fünf Artikelrabatte für den Verkauf und den Einkauf vergeben können.

Tragen Sie dort die gewünschten Rabattprozentwerte ein. Über den in den Kunden- bzw. Lieferantenstammdaten angegebenen Rabatt (1 bis 5) wird dann bei der Fakturierung bzw. Bestellung der entsprechende Artikelrabatt berechnet.

Falls einem Kunden oder Lieferanten für diesen Artikel ein Sonderrabatt zugeordnet wurde, wird bei der Fakturierung bzw. Bestellung dieser Sonderrabatt berücksichtigt.

Falls Sie den Artikel bereits einer Rabattgruppe zugeordnet haben, werden die Artikelrabatte ebenfalls nicht berücksichtigt, da bei der Fakturierung bzw. Bestellung zunächst überprüft wird, ob für den Kunden oder Lieferanten ein Sonderpreis- bzw. Sonderrabatt vorliegt, bzw. ob der betreffende Artikel einer Rabatttgruppe angehört und, falls nicht, erst dann auf eventuell vorhandene Artikelrabatte zugegriffen wird.

Die Rabattberechnung über die Sonderrabatte, Rabattgruppen oder über Artikelrabatte hat keinen Einfluß auf die Vergabe eines Gesamtrabatts. Ein Gesamtrabatt kann grundsätzlich vergeben werden, egal ob für die einzelnen Positionen eines Auftrag bereits Rabatte berücksichtigt wurden.


Lagerdaten

siehe auch

Lagerdaten

In den Lagerdaten, die Sie auch über den Menüpunkt BEARBEITEN und <strg> + <L> aktivieren können, werden die grundlegenden Einstellungen eines Lagerartikels vorgenommen.

Lagerartikel:

Ist Ihr Artikel ein Lagerartikel, aktivieren Sie dieses Feld. Anschließend werden die Felder <Lagernummer>, <Mindestbestand> und <Meldebestand> freigegeben.

In der Artikelliste wird Ihnen anschließend in der Statuszeile über das LED-Feld <Lager> angezeigt, daß es sich bei dem aktuellen Artikel um einen Lagerartikel handelt.

Lager:

Ordnen Sie Ihrem Lagerartikel ein Lager zu. Lassen Sie sich die Liste der vorhandenen Lager anzeigen und treffen Sie Ihre Auswahl.

Die Lagerliste können Sie über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - STAMMDATEN - LAGER / WARENGRUPPEN ändern und ergänzen.

HINWEIS:

Vor einer Lagerbuchung, z.B. bei der Fakturierung oder manuell im Lager, kann immer ein abweichendes Lager gewählt werden, standardmäßig wird jedoch der Eintrag gewählt, den Sie hier vorgegeben haben.

Lagerort:

Über den Lagerort haben Sie eine zusätzliche Möglichkeit, das ausgewählte Lager weiter zu unterteilen. Greifen Sie auf die Liste der bereits vorhandenen Lagerorte zu und nehmen über [...] Änderungen und neue Einträge in dieser Liste vor.

Mindestbestand:

Tragen Sie hier die Anzahl der Artikel ein, die unbedingt im Lager vorhanden sein sollten, um Engpässe zu vermeiden.

Meldebestand:

Hier wird eine Untergrenze eingetragen, bei deren Unterschreitung der Artikel sofort bestellt werden sollte, damit der Mindestbestand nicht unterschritten wird. Bedenken Sie, daß manche Artikel längere Lieferzeiten haben, also entsprechend früh bestellt werden müssen.

Gesamtbestand:

Der Gesamtbestand wird von GS-AUFTRAG automatisch anhand der Lagerbewegungen ermittelt. Wenn Sie den Wert manuell ändern wollen, können Sie dies über den Programmpunkt <Bestand> (eine genaue Beschreibung erfolgt im folgenden Kapitel).

Reserviert:

Im Feld <Reserviert> können Sie selbst keine Eingaben vornehmen, da es programmintern verwaltet wird. Hier wird die Artikelmenge angezeigt, die Sie Ihren Kunden in Form von Auftragsbestätigungen 'versprochen' haben.

Verfügbar:

Das Feld <Verfügbar> ist ein Anzeigefeld, in dem GS-AUFTRAG die Differenz zwischen <Gesamtbestand> und <Reserviert> vermerkt.

Bestellt:	Dieses Feld ist nur relevant, wenn Sie mit dem Zusatzmodul BESTELLWESEN arbeiten. Haben Sie Waren bei einem Lieferanten bestellt, wird die entsprechende Menge im Feld <Bestellt> eingetragen.

Geheimnis: Wenn Sie die Texte 'Gesamtbestand', 'Reserviert', 'Bestellt' oder 'Verfügbar' anklicken, kann der Wert des jeweiligen Feldes geändert werden!

Seriennummernverwaltung

Steht Ihnen das Zusatzmodul Seriennummernverwaltung zur Verfügung, werden hier entsprechende Vorgaben gesetzt. Ein Seriennummernartikel muß immer auch ein Lagerartikel sein. Weiterhin können Sie die Garantiezeit in Monaten angeben, um bei Reklamationen in der Seriennummernliste direkt zu sehen, ob der Artikel bereits aus der Gewährleistung raus ist.

Um Ihre Nummern in der Liste immer schön sortiert auszugeben, stellen Sie die Anzahl der führenden Nullen ein, die bei der Neuanlage der Nummern vergeben werden sollen.


Lagerbestand

siehe auch

Lagerbestand

In GS-AUFTRAG für Windows können Sie über den Schalter <Bestand>, <strg> + <B> oder den Menüpunkt BEARBEITEN - LAGERBESTAND aus der Artikelliste heraus die Liste der Lagerbewegungen des aktuellen Artikels aufrufen. Dort haben Sie u.a. die Möglichkeit, manuelle Lagerbuchungen durchzuführen und sich den aktuellen Bestand anzusehen.

Die Anzeige der Bestandsliste bezieht sich immer auf das Lager, das Sie in den Lagerdaten angegeben haben. Es werden automatisch die letzten Lagerbewegungen des ausgewählten Artikels aufgeführt.

In der Spalte <Art> wird Ihnen die jeweilige Buchungsart, also <AZ> für Abgang/Zugang, <UM> für Umbuchung oder <IB> für Inventurbuchung angegeben. Unter <Bewegung> wird die Menge angezeigt, die bei den jeweiligen Lagerbuchungen bewegt wurde, <Bestand> bezieht sich auf den sich daraus ergebenden Artikelbestand im aktuellen Lager, <Datum> ist das von Ihnen angegebene Datum des Wareneingangs bzw. das Rechnungsdatum, <Buchungsdatum> ist der Tag an dem die Buchung vorgenommen wurde und unter <Bemerkung> wird die von GS-AUFTRAG vorgegebene bzw. von Ihnen geänderte Bemerkung zur aktuellen Lagerbewegung angezeigt.

Im unteren Teil der Maske wird Ihnen u.a. im Feld <Bestand> der Gesamtbestand des Artikels ausgewiesen.

HINWEIS:	Der Gesamtbestand bezieht sich auf alle Lager, in denen der Artikel geführt wird; der Bestand in der Liste nur auf das aktuelle Lager.

Lager wechseln

Über den Menüpunkt BEARBEITEN - LAGERSICHT WECHSELN oder <strg> + <L> können Sie das Lager wechseln, falls der betreffende Artikel in mehreren Lagern geführt wird.

Neue Lagerbewegung

Über das Icon , den Menüpunkt NEUE BEWEGUNG oder einfach mit <einfg> können Sie eine Lagerbuchung vornehmen.

Auch an dieser Stelle können Sie noch das Lager wechseln.

Als Buchungsart steht Ihnen eine Liste mit den Einträgen <Abgang/Zugang>, <Inventurbuchung> und <Umbuchung> zur Verfügung.

Lagerabgang / Lagerzugang

Wählen Sie als Buchungsart <Abgang/Zugang> und tragen Sie im Feld <Bewegung> die entsprechende Menge ein.

Eine positive Zahl > 0 bedeutet einen Zugang im Lager, eine negative Zahl < 0 bedeutet einen Abgang aus dem Lager.

ACHTUNG:	Wenn Sie im Artikelstamm eine Abbuchungseinheit eingeben haben, wird diese bei manuellen Lagerbuchungen nicht berücksichtigt, sondern nur bei Bewegungen in der Positionserfassung bei der Fakturierung.

Als Buchungsdatum wird automatisch das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Wollen Sie ein anderes Datum, klicken auf das Kalendersymbol.

Ihnen wird ein Kalender angezeigt, in dem Sie sich in Monatsschritten bewegen können. Auf diese Art können Sie dann per Mausklick ein anderes Buchungsdatum auswählen.

Natürlich können Sie das gewünschte Datum auch direkt im Feld <Datum> eingeben.

Im Feld <Bemerkung> wird von GS-AUFTRAG der Eintrag <Abgang / Zugang manuell> vorgeschlagen. Sie können diesen Text beliebig ändern.

Nach der Bestätigung mit <OK> wird der Lagerbestand angepaßt und die neue Lagerbuchung wird Ihnen in der Liste der Lagerbewegungen angezeigt.

 HINWEIS:	Die Lagerbuchungen werden chronologisch nach dem Datum der Buchungserstellung angeordnet. D.h. selbst wenn Sie das Datum manuell zurücksetzen, wird die Buchung als letzte in der Liste aufgeführt.

Inventurbuchung

Wählen Sie als Buchungsart <Inventurbuchung> und tragen Sie im Feld <Bewegung> den aktuellen Bestand ein.

Umbuchung

Wählen Sie zunächst das Lager, von dem Sie Artikel umbuchen möchten. Als Buchungsart geben Sie <Umbuchung> ein. Im Feld <Bewegung> wird die Menge angegeben, die Sie auf das andere Lager umbuchen möchten. Dieser Wert muß negativ sein, wenn aus dem ersten in das zweite Lager gebucht werden soll. Abschließend stellen Sie im Feld <Umbuchung nach> das Lager ein, in das diese Bewegung gebucht werden soll. Nach der Bestätigung mit <OK> wird die Umbuchung vorgenommen. Die Gesamtbestände werden nicht beeinflußt. Mit positiven Bewegungen wird das aktuelle Lager aus dem anderen Lager 'gefüllt'.

Tragen Sie keine 'eigene' Bemerkung zu dieser Umbuchung ein, werden automatisch die beiden Lagernummern, die von der Umbuchung beeinflußt werden, in das Bemerkungsfeld eingetragen!

Lagerbuchung ändern

Vorhandene Lagerbuchungen können nur über Gegenbuchungen korrigiert werden. Haben Sie z.B. versehentlich einen zu hohen Lagerabgang gebucht, können Sie dies nur über eine entsprechende Zugangsbuchung ausgleichen.

Bewegungen löschen

Ist Ihnen die Liste der angezeigten Lagerbewegungen zu lang, können Sie über den Menüpunkt BEWEGUNGEN LÖSCHEN alle überflüssigen Lagerbewegung aus der Liste entfernen. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage.

Die letzte Buchung sollte erhalten bleiben, um die Bestände fortführen zu können. Bestätigen Sie also mit <Ja>. Anschließend wird Ihnen nur noch die letzte Lagerbewegung angezeigt.

HINWEIS:	Der Gesamtbestand wird davon nicht beeinflußt.

Lagerbestand löschen

Möchten Sie den kompletten Lagerbestand eines Artikels löschen, aktivieren Sie den Menüpunkt BEWEGUNGEN LÖSCHEN und bestätigen Sie die erste Sicherheitsabfrage mit <Nein>. Es erscheint eine Sicherheitsabfrage.

ACHTUNG:	Wenn Sie jetzt mit <Ja> bestätigen, wird der komplette Lagerbestand dieses Artikels im aktuellen Lager gelöscht, also auf Null gesetzt.

Lager entfernen

Über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - STAMMDATEN - LAGER / WARENGRUPPE, haben Sie auch die Möglichkeit, einzelne Lager zu löschen.

ACHTUNG:	Lager können nur gelöscht werden, wenn Sie leer sind, da sonst auch die vorhandenen Artikelbestände entfernt würden.

Seriennummernbuchung

Bei aktiviertem Zusatzmodul Seriennummernverwaltung kann für die jeweilige Lagerbuchung direkt auch eine Erweiterung oder Korrektur Ihrer Seriennummern durchgeführt werden.


Artikelzusatzdaten
Artikelzusatzdaten / Artikelbild

siehe auch

Artikelzusatzdaten / Bild des Artikels

In den Artikelzusatzdaten, die Sie auch über den Schalter <Zusatzdaten> oder mit <strg> + <z> aktivieren können, stehen Ihnen u.a. drei Multiplikatoren zur Verfügung, die neben der gelieferten Menge noch den Gesamtpreis der Position beeinflussen.

Weiterhin ist es bei jedem Artikel möglich, ein Bild des Artikels  (Bitmap *.BMP) in der Datenbank zu verwalten und auch auszudrucken.

Multiplikatoren

Mit Hilfe der drei Multiplikatoren sind z.B. Flächen- und Volumenberechnungen möglich. Aber auch für Firmen, die bestimmte Artikel tageweise verleihen, ist dieser Punkt interessant.

Neben der <normalen> gelieferten Menge beeinflussen auch die drei Multiplikatoren den Gesamtpreis einer Position. Berechnet wird immer EINZELPREIS x GELIEFERTE MENGE x MULTIPLIKATOR 1 x MULTIPLIKATOR 2 x MULTIPLIKATOR 3. Vom Lager abgebucht wird nur die in einer Position eingetragene Menge.

Flächenberechnung - Beispiel 1:

Ein Teppich wird in qm verkauft, der Meter kostet 29,90 DM. Sie verkaufen für einen Raum in der Größe 7,20 m x 4,70 m, also 33,84 qm. Anstatt jetzt unter <Geliefert> 33,84 einzutragen, kann dort auch 1 genommen werden. Tragen Sie dann unter Multiplikator 1 die 7,20 ein, unter Multiplikator 2 die 4,70. Gerechnet wird:

1 x 7,20 x 4,70 = 33,84

Es kommt also auf das gleiche heraus, mit dem Unterschied, daß Sie jetzt in der Rechnung die genauen Raummaße ausweisen können.

Nachteil: Es wird in diesem Fall natürlich nur die Menge 1 aus dem Lager abgebucht, betrachten Sie es vielleicht als "einen Raum bearbeitet".

Flächenberechnung - Beispiel 2:

Ein Teppich wird in qm verkauft, es hängt eine große Rolle im Geschäft. Der laufende Meter kostet 29,90 DM, die Rolle ist drei Meter breit. Sie verkaufen 12 qm, also 4 laufende Meter. Anstatt jetzt unter <Geliefert> 12 qm einzutragen, kann dort auch 4 (laufende Meter) genommen werden. Tragen Sie dann unter Multiplikator 1 die 3 ein. Gerechnet wird:

4 x 3 = 12,00 qm

Auch hier gibt es das gleiche Ergebnis, mit dem Unterschied, daß Sie jetzt in der Rechnung die genauen Raummaße ausweisen können, im Lager aber nur die vier laufenden Meter abgebucht haben.

Volumenberechnung - Beispiel 3:

Vielleicht arbeiten Sie mit Beton und berechnen das verbaute Volumen. Der o.g. Raum ist neuerdings überflüssig und soll komplett zubetoniert werden. Als Höhe nehmen wir 2,80 Meter an. Geben Sie in diesem Fall zusätzlich unter Multiplikator 3 die Höhe 2,80 ein, wird folgendermaßen gerechnet:

1 x 7,20 x 4,70 x 2,80 = 94,752 qbm.

Verleihgeschäft - Beispiel 4:

Sie betreiben ein mobiles Tonstudio und verleihen dieses pro Tag für 500,00 DM. Eine Musikgruppe will für Ihre neue CD den Wagen 10 Tage mieten:

Unter <Geliefert> tragen Sie 1 ein, auch aus dem Lager wird nur ein Tonstudio abgebucht (Sie haben ja auch nur eins ...), als Multiplikator 1 geben wir 10 (für 10 Tage) ein. Gerechnet wird:

1 Tonstudio á 500,00 DM * 10 Tage = 5000,00 DM.

Freifelder

Die Einträge in den Feldern <Freifeld1> und <Freifeld2> dienen Ihrer Information und haben keine weitere Bedeutung.

Gewicht

Hier können Sie das Gewicht Ihres Artikels vermerken. Auf diese Angabe können Sie dann bei der Gestaltung Ihres Schriftverkehrs zugreifen.

Zuschläge

Neben einem Rabatt als Abzug einer Position, können auch zwei prozentuale Zuschläge pro Artikel eingegeben werden, die dann bei der Fakturierung auf den Preis aufgeschlagen werden.

Beispiel:

Sie haben für den Artikel <Pauschale für Installation> einen Preis von 100,00 DM, wollen aber bei einem zweiten Artikel <Pauschale für Installation am Wochenende> nicht den Positionspreis erhöhen, sondern einen gesonderten Aufschlag berechnen, der auf der Rechnung wirkungsvoller präsentiert werden kann. Geben Sie im Feld <Aufschlag 1> z.B. 60% ein, errechnnet sich bei der Fakturierung ein Preis von 160,- DM.

Das Bild Ihres Artikels

Mit dem Schalter <Bild laden> erscheint ein Dateiauswahldialog und Sie können in die Artikeldatei ein Bild  Ihres Artikels von der Festplatte einlesen. Mögliche Bitmap-Dateien sind solche mit der Endung BMP.  Mit dem Schalter <Bild löschen> wird das Bild wieder aus der Artikeldatei entfernt.

Wählen Sie weiterhin, ob die Bildgröße angepaßt werden soll, das bedeutet, daß kleinere Bilder auf das maximal mögliche Format 'aufgeblasen' werden.

Beim Ausdruck von Artikellisten kann dieses Artikelbild einfach eingebunden werden.


Artikelhistorie

siehe auch

Artikelhistorie

Über den Schalter BEARBEITEN - HISTORIE aktivieren Sie die Artikelhistorie. Dort können Sie auf einen Blick sehen, an wen, wann, in welcher Menge und zu welchem Preis der aktuelle Artikel verkauft wurde.

Aktivieren Sie den Menüpunkt, wird automatisch der gesamte Schriftverkehr nach Positionen des betreffenden Artikels ausgewertet. Alle Positionen werden Ihnen in chronologischer Reihenfolge angezeigt.

Im unteren Bereich der Maske werden Ihnen die wichtigsten Daten der aktuellen Artikelposition, wie Schriftverkehrsart, Auftragsnummer und Datum, angezeigt.

Sicht der Artikelhistorie

Über das Filtericon haben Sie die Möglichkeit, sich nur die Kunden anzeigen zu lassen, an die der betreffende Artikel auch tatsächlich gelieferten wurde. D.h. es werden nur Artikelpositionen aus Rechnungen und Lieferscheinen aufgelistet.

Über den Menüpunkt FUNKTIONEN - PERIODE WÄHLEN oder <strg> + <P> können Sie die Artikelhistorie auf einen bestimmten Zeitraum beschränken.

Nach der Bestätigung mit <OK> wird die Liste der Artikelpositionen entsprechend angepaßt.

Historie Drucken

Über den Menüpunkt DRUCK können Sie sich die jeweils sichtbare Liste ausdrucken.


Seriennummern

siehe auch

Was sind Seriennummern?

Seriennummern können bestimmten Artikeln, Baugruppen oder Fertiggeräten zugeteilt werden, um den Werdegang eines Artikels während der Produktion und nach dem Verkauf eindeutig nachzuverfolgen. Besonders sinnvoll ist dies z. B. bei Gewährleistungsansprüchen, wenn an Kunden mehrfach ein Artikel geliefert wurde ... einer nun defekt ist und man überprüfen will, ob dieser spezielle Artikel noch innnerhalb der Garantiezeit reklamiert wurde.

Seriennummern ansehen

Stellen Sie im Artikelstamm unter LAGERDATEN ein, ob der Artikel ein Seriennummernartikel ist. Gleichzeitig muß er auch Lagerartikel sein. Mit <F5> gelangen Sie an vielen Stellen im Programm (überall dort, wo es sinnvoll ist) in die Liste der zugeordneten Seriennummern. So sehen Sie aus dem Artikelstamm die Seriennummern, die insgesamt zu diesem Artikel gehören. Aus dem Kundenstamm sehen Sie die 'Seriennummern' (also die Artikel), die der Kunde gekauft hat. In der Vorgangsliste werden die Seriennummern eines Vorgangs angezeigt und aus der Vorgangsbearbeitung die Seriennummern der aktuellen Poosition.

Die Neuanlage von Seriennummern kann auf Wunsch immer durch eine entsprechende Lagerbewegung begleitet werden, wie auch bei einer manuellen Lagerbewegung immer eine Seriennummernbuchung durchgeführt werden kann.

Seriennummern anlegen / bearbeiten

Wird mehr als eine Nummer angelegt, bearbeiten Sie nicht mehr jede Seriennummer, sondern vergeben einen Startwert und die entsprechende Anzahl, die angelegt werden soll. Noch nicht verbuchte Nummern können jederzeit gelöscht werden, auf Wunsch mit entsprechender Lagerbewegung.

Seriennummern verbuchen

Wenn Sie einen Lieferschein, eine Rechnung  oder eine Stornierung schreiben, werden Seriennummern diesem Vorgang zugeordnet. Sind Ihnen die entsprechenden Nummern zum Zeitpunkt der Lieferscheinbearbeitung noch nicht bekannt, z. B. weil der Lieferschein erst ins Lager "wandert" und dort zusammengestellt wird, kann die Zuordnung der Nummern zu einer Vorgangsposition jederzeit abgebrochen werden. Rufen Sie diesen Vorgang später wieder auf (z. B. der Lagerist) und ordnen Sie die "richtigen" Nummern zu.


Einstellungen
Allgemeine Einstellungen

siehe auch

Allgemeine Einstellungen

Über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - EINSTELLUNGEN / VORGABEN oder mit <strg> + <E> werden einige Grundeinstellungen im Programm vorgenommen, die die weitere Arbeit mit GS-AUFTRAG für Windows beeinflussen. Dies sind z.B. Vorgaben für die Kunden- und Artikelstammdaten. Angaben, die Sie hier machen, werden dann auch in den entsprechenden Menüpunkten voreingestellt, was das einheitliche Anlegen und Pflegen von Daten erleichtert.

In der ersten Maske, die Ihnen automatisch nach der Aktivierung des Menüpunkts EINSTELLUNGEN angezeigt wird, können Sie einige Vorgaben für die Gestaltung der Adreßdaten machen, die Datenüberprüfung beim Programmstart aktivieren und die Maske auswählen, die Ihnen bei jedem Programmaufruf angezeigt wird.

Für weitere Programmteile finden Sie entsprechende Menüpunkte.

Nur sinnvolle Briefanrede vorschlagen

In der Liste der vorgeschlagenen Briefanreden können, je nachdem, welche Felder der Adresse leer gelassen werden, sinnlose Daten erscheinen. Beispiel: Lassen Sie das Feld <Vorname> leer, bringt es wenig, die Anrede <Liebe(r) xyz> zu verwenden. GS-AUFTRAG filtert solche in der Vorschlagsliste überflüssigen Anreden heraus, wenn Sie diesen Schalter aktivieren.

Straßenanschrift hat Vorrang vor Postfach

Bei der Erstellung der Postanschrift wird normalerweise immer zuerst das Postfach mit der entsprechender Postleitzahl berücksichtigt. Hier kann eingestellt werden, daß statt dessen bevorzugt die Straßenanschrift verwendet wird.

Vornamen hinter den Nachnamen setzen

Wenn Sie möchten, daß in der Postanschrift der Vorname hinter dem Nachnamen ausgegeben wird, aktivieren Sie diesen Schalter.

Eigenes Land

Tragen Sie Ihr eigenes Landeskürzel ein, z.B. D für Deutschland. Bei der Neuanlage eines Kunden bzw. Lieferanten wird dann automatisch dieses Landeskürzel vorgeschlagen.

Bei der Erstellung der Postanschrift entscheidet dieser Eintrag, ob es sich bei der jeweiligen Adresse um eine In- oder Auslandsadresse handelt, ob also die Landeskennung vorangestellt wird oder nicht.

Bezeichnung für zu Händen

Wünschen Sie eine andere Abkürzung als <z.H.>, tragen Sie sie in diesem Feld ein.

Kunden- / Lieferantendaten über Filter selektieren

In den Bildschirmlisten bei Kunden- und Lieferantenstammdaten besteht die Möglichkeit, anstatt der Sichtweise <Alle Adressen>  die  eingeschränkte Sichtweise <Nur Kunden> zu wählen, um nur tatsächliche Kunden angezeigt zu bekommen. In diesem Fall wird ein Filter eingeschaltet, der die Adreßdatei überprüft, ob dieser Datensatz ein Kunde ist ... wenn ja, wird er angezeigt. Verwalten Sie jetzt aber sehr viele Gesamtadressen (z. B. 10.000 aus GS-Adressen), weniger Kunden (z. B. 1.500) und in der Regel wiederum weniger Lieferanten (z. B. 100), gibt es große Lücken in der Datenbank, die bei der Bildschirmanzeige übersprungen werden müssen ... um einen Datensatz anzuzeigen, müssen vielleicht 700 andere Adressen übersprungen werden. Bei einem solchem 'Mißverhältnis' kann es je nach verwendeter Hardware usw. zu einer sehr langsamen Programmausführung im Stammdatenbereich kommen, wenn die Sichtweise <Nur Kunden> eingeschaltet ist.

Schalten Sie in solchen Fällen die Selektion über den Filter ab. Ab sofort wird für die Bildschirmanzeige der Kundennummern- index verwendet, der wiederum eine hohe Ausführungsgeschwindigkeit gewährleistet. Nachteil in diesem Fall ist dann lediglich, daß keine alternative Sortierung mehr gewählt werden kann.

Dateien beim Programmstart prüfen

Bei jedem Programmstart wird automatisch überprüft, ob alle benötigten Dateien vorhanden sind. Wenn Sie möchten, daß zusätzlich auch die einzelnen Felder dieser Dateien überprüft werden, aktivieren Sie den Schalter <Dateien prüfen>.

Die komplette Überprüfung der Dateien nimmt, je nach Rechner und Konfiguration, eine gewisse Zeit in Anspruch, wenn bereits größere Datenmengen vorliegen.

Auch wenn die automatische Überprüfung beim Programmstart nicht aktiviert ist, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung, sollte es während der Arbeit mit GS-AUFTRAG zu Datenfehlern kommen. In diesem Fall wird auch die automatische Überprüfung aktiviert und bei jedem Programmstart durchgeführt, bis Sie sie wieder deaktivieren.

Auch aus diesem Grund empfiehlt es sich, um die Startzeit von GS-AUFTRAG für Windows zu verkürzen, auf die Voreinstellung der automatischen Dateiüberprüfung zu verzichten.

Nach dem Programmstart erscheint ...

Hier können Sie angeben, welche Maske automatisch bei jedem Programmstart angezeigt werden soll. Sie können zwischen der Hauptmaske, der Maske zur Positionserfassung und der Schriftverkehrsliste wählen.

Hauptmenü ...

Stellen Sie ein, ob das Hauptmenü immer als Vollbild erscheint und ob zur Funktionsauswahl die großen Knöpe eingeblendet werden soll.

Vorgangsliste ...

Stellen Sie ein, ob die Vorgangsliste (Liste des Schriftverkehrs) immer als Vollbild erscheinen soll.


sa_EINSTELLUNGEN
Allgemeine Einstellungen

Einstellungen Schriftverkehr Nummern

Einstellungen Schriftverkehr Freifelder & Sonstiges

Einstellungen Kunden & Lieferanten

Einstellungen Artikel

Eigene Firmendaten / Eigene Bank

Einstellungen Druck

Sonstige Einstellungen


Einstellungen Schriftverkehr
Einstellungen Schriftverkehr / Nummerngestaltung

siehe auch

Einstellungen Schriftverkehr

Über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - SCHRIFTVERKEHR haben Sie z.B. die Möglichkeit, das Layout Ihrer Rechnungsnummern festzulegen. Auch die Bezeichnung der Freifelder, die Ihnen auf Ihrem Schriftverkehr zur Verfügung stehen, können Sie hier vorgeben.

Nummerngestaltung / Letzte Nummern

Jedem Schriftverkehr, wie z.B. Angebot, Lieferschein, Rechnung usw. wird eine eindeutige Nummer zugeordnet. Über den Programmpunkt EINSTELLUNGEN - SCHRIFTVERKEHR - NUMMERNGESTALTUNG / LETZTE NUMMERN bzw. über <strg> + <F> können Sie u.a. die Gestaltung dieser Schriftverkehrsnummern definieren.

Die Schriftverkehrsnummer in GS-AUFTRAG für Windows ist in die Bereiche <Vorne>, <Mitte> und <Hinten> eingeteilt. Zwischen diesen Bereichen können Sie eines der drei möglichen Trennzeichen <#>,</> oder <-> setzen bzw. den Bereich leer lassen.

Aktivieren Sie <Leer>, bleibt der entsprechende Bereich der Schriftverkehrsnummer leer, mit <Status> wird die jeweilige Schriftverkehrsart, also <AB> für Auftragsbestätigung, <LI> für Lieferschein, <RE> für Rechnung usw., ausgegeben, <Datum> druckt das aktuelle Tagesdatum in der Form, die Sie unter <Datum> (s.u.) angeben, <Nummer> die Schriftverkehrsnummer.

HINWEIS:	Jede Änderung der Schriftverkehrsnummer wird Ihnen sofort zu Kontrollzwecken im unteren Teil der Maske angezeigt.

Datum

Hier können Sie die Gestaltung des Datums, das Sie in die Schriftverkehrsnummer einbauen können, vornehmen.

Periodische Nummer

Wenn Sie periodische Schriftverkehrsnummern wünschen, haben Sie mit GS-AUFTRAG für Windows folgende Möglichkeiten:

Tägliche Nummer:	Aktivieren Sie <Tag>, wird die Schriftverkehrsnummer jeden Tag neu hochgezählt.

Monatliche Nummer:	Mit <Monat> wird die Nummer jeden Monat neu hochgezählt.

Jährliche Nummer:	Wenn die Schriftverkehrsnummer jährlich neu hochgezählt werden soll, wählen Sie <Jahr>.

Sollen die Schriftverkehrsnummern endlos hochgezählt werden, aktivieren Sie <Endlos>.

Anzahl der führenden Nullen

Bei den Schriftverkehrnummern kann die Anzahl der führenden Nullen eingestellt werden, um z.B. in den Listen eine fortlaufende Sortierung zu erhalten. Statt <17> erscheint die Nummern dann als <0017>.

Startwerte für periodische Nummern

Im rechten Teil der Maske werden Ihnen die letzten vergebenen periodischen Nummern des jeweiligen Schriftverkehrs angezeigt. Wenn Sie einen bestimmten Startwert vergeben möchten, also z.B. nächste Rechnungsnummer 100, tragen Sie unter <Rechnung> im entsprechenden Feld den Wert 99 ein. Beachten Sie bitte, daß Sie dieser Wert bei jährlichen Schriftverkehrsnummern im Feld <Jahr>, bei monatlichen Schriftverkehrsnummern im Feld <Monat> usw. eingetragen werden muß.

Mit dem Schalter <Periode zurück> können die periodischen Nummern für den gesamten Schriftverkehr zurückgesetzt werden. Welcher Nummerkreis das ist, hängt von der unter <Periodische Nummer> gewählten Nummernart ab.


Einstellung_Schrift_Freifelder
Einstellung Schriftverkehr / Freifelder - Sonstiges

siehe auch

Bezeichnung Freifelder / Sonstiges

Über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - BEZEICHNUNG FREIFELDER / SONSTGES oder <strg> + <F> können Sie u.a. die Bezeichnung der vier Textfelder und der vier Rechenfelder festlegen, die Ihnen dann bei der Gestaltung Ihres Schriftverkehrs zur Verfügung stehen.

Textfelder

Die Inhalte der Textfelder können Sie bei der Bearbeitung eines Vorgangs unter STAMMDATEN angeben.

Rechenfelder

Die Rechenfelder füllen Sie entsprechend in den Rechnungsdaten eines Auftrags.

Neben der Bezeichnung der vier Rechenfelder kann zusätzlich der gewünschte Steuersatz und die betreffende Berechnungsart angegeben werden. Über  neben dem Feld <Steuer> können Sie auf die Liste der zur Verfügung stehenden Steuersätze zugreifen. Als Berechnungsarten können Sie zwischen <Netto>, <Brutto> und <Anteilig> wählen. Anteilig bedeutet folgendes:

Entsprechend der USt-Anteile des Warenwerts wird der USt-Anteil Ihres Rechenfeldes aufgeteilt. Beispiel:

Wert Rechenfeld :	10,00 DM

Warenwert 15% : 	100,00 DM

Warenwert   7% : 	100,00 DM

Anteil Rechenfeld 15% : 0,75 DM 50% von 10,00 DM werden mit 15% USt. berechnet.

Anteil Rechenfeld 7% : 0,35 DM 50% von 10,00 DM werden mit 7% USt. berechnet.

Bei Versandkosten wird z.B. die USt. häufig anteilig ausgerechnet. Diese Aufteilung ist sinnvoll, da der USt-Satz der Versandkosten, wenn Sie die <beiden> Positionen auf zwei Rechnungen aufgeteilt hätten, einmal mit dem Satz der einen, beim nächsten Mal mit dem Satz der anderen Position berechnet worden wäre.

Bei <Anteilig> wird zusätzlich die Bruttopreiskennung Ihrer Rechnung berücksichtigt (also mal 10,00 DM netto oder aber brutto), die Vorgaben <Brutto> und <Netto> gehen davon aus, daß IMMER der entsprechende Brutto- oder Nettopreis eingegeben wird.

Das bedeutet, daß der eingegebene Betrag nicht von der Kennung BRUTTOFAKTURIERUNG beeinflußt wird.

Leere Positionen unterdrücken

Wenn Sie z.B. versehentlich bei der Positionserfassung Leerzeilen erfassen und vergessen, diese vor dem Ausdruck zu entfernen, können Sie hier einstellen, daß GS-AUFTRAG leere Positionen automatisch unterdrückt, also nicht mit ausgibt.

Möchten Sie jedoch zur besseren Übersichtlichkeit ein paar Leerzeilen innerhalb der Positionen einfügen, sollte dieser Schalter nicht aktiviert sein.

Rechnung / Gutschrift nach Ausdruck sofort verbuchen

Möchten Sie beim Ausdruck von Rechnungen und Gutschriften individuell entscheiden, ob sofort eine Verbuchung stattfinden soll oder nicht, aktivieren Sie diesen Schalter. Es erfolgt dann eine zusätzliche Abfrage bei der Sie angeben können, ob der jeweilige Schriftverkehr gleich verbucht werden soll oder nicht.

Ist der Schalter nicht aktiviert, erhalten Ihre Rechnungen und Gutschriften beim Ausdruck automatisch den Status <DR> für <gedruckt>, und können später z.B. über einen Periodenabschluß verbucht werden.

Kundenauswahl vor Positionsbearbeitung erzwingen

Durch die Aktivierung dieses Schalters verhindern Sie, daß bei der Fakturierung Positionen ohne vorherige Kundenauswahl erfaßt werden können. Dies macht vor allem Sinn, wenn Sie mit Kundensonderpreisen arbeiten bzw. Auslandskunden beliefern, da Sonderpreise und USt-Daten nur über die Kundenauswahl der Position zugeordnet werden.

Ohne eine Kundenzuordnung vor der Positionserfassung werden nur die beim Artikel hinterlegten Standardpreisangaben und Steuersätze berücksichtigt.

Bevor ein Auftrag komplett abgeschlossen, also gespeichert oder gedruckt werden kann, muß in jedem Fall ein Kunde zugeordnet werden.

Kundenvorschlag

Wenn Sie möchten, daß Ihnen bei der Fakturierung automatisch ein bestimmter Kunde vorgeschlagen wird, können Sie dies über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - SCHRIFTVERKEHR - KUNDENVORSCHLAG veranlassen.

In diesem Beispiel wird Ihnen bei der Erstellung einer Rechnung automatisch der Kunde <Barverkauf> vorgeschlagen. Dies macht z.B. Sinn, wenn Sie überwiegend Barverkäufe tätigen, bei denen keine explizite Kundenzuordnung erforderlich ist.


Einstellungen_Kunden
Kundeneinstellungen

siehe auch

Kundeneinstellungen

Über EINSTELLUNGEN - STAMMDATEN - KUNDEN oder <strg> +<K> können Sie Voreinstellungen für die Neuanlage von Kunden vornehmen. Hier aktivieren Sie u.a. die automatische Vergabe der Kunden- und Debitorennummer und vergeben die entsprechende Startwerte. Auch die Kundengruppen, auf die Sie dann bei der Neuanlage eines Kunde zugreifen können, werden an dieser Stelle definiert.

Bis auf die Kreditorennummer, ergibt es kein Unterschied zwischen den Einstellungen für Kunden und Lieferanten.

Kundennummer / Debitorennummer

Wenn Sie verhindern möchten, daß Kundennummern versehentlich doppelt vergeben werden, deaktivieren Sie den Schalter <Doppelte Kundennummer erlaubt>.

Bei der Erfassung einer bereits vorhandenen Kundennummer erscheint dann automatisch ein entsprechender Hinweis:

Die Vergabe doppelter Debitorennummern läßt sich durch die Deaktivierung des Schalters <Doppelte Debitorennummer erlaubt> vermeiden.

Wird die automatische Nummernvergabe nicht aktiviert, bleibt bei der Neuanlage eines Kunden das Feld <Kundennummer> und <Debitorennummer> in den Stammdaten leer und Sie müssen sich für jeden neuen Kunden neue Nummern ausdenken .

HINWEIS:	Die Debitorennummer muß zwischen 10000 und 69999 liegen. Möchetn Sie bei Ihrem ersten Kunden mit der Debitorennummer 10000 beginnen, tragen Sie als Startwert 9999 ein.

Vorgaben Rechnungsdaten

In der Maske <Rechnungsdaten> werden Ihnen die hier vorgenommen Einstellungen bei der Neuanlage eines Kunden automatisch vorgeschlagen, können aber beliebig geändert werden. Die Vorgaben beziehen sich auf die Zahlungsziele, die Mahn-, Zahlungs- und Versandart. Auch die Preisgruppe, die Ihnen bei der Kundenneuanlage vorgeschlagen wird, kann hier angegeben werden. Gelten für Ihre Kunden überwiegend Bruttopreise, aktivieren Sie den Schalter <Bruttopreise>. Ist der Schalter nicht aktiviert, werden automatisch Nettopreise vorgeschlagen.

Kundengruppe

Über die Kundengruppe, die Sie in den Adreßdaten jedes Kunden angeben, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Kunden nach bestimmten Kriterien einzuteilen. An dieser Stelle haben sie die Möglichkeit, neue Kundengruppen anzulegen bzw. vorhandene zu ändern oder zu löschen.

In den Kundenstammdaten können Sie dann über  die Liste der zur Verfügung stehenden Kundengruppen aktivieren und die gewünschte Kundengruppe auswählen. Auf die Kundengruppe wird u.a. bei der Fakturierung zugegriffen.

Bezeichnung Kundenfreifelder

Über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - STAMMDATEN - KUNDENFREIFELDER können Sie die Bezeichnung der 12 Freifelder, die Ihnen in der Maske <Adresse Zusatz> im Kundenstamm zur Verfügung stehen, festlegen.

Unterschiede bei den Lieferanteneinstellungen

Über EINSTELLUNGEN - STAMMDATEN - LIEFERANTEN oder <strg> +<L> können Sie die automatische Vergabe der Lieferanten- und Kreditorennummer aktivieren und die entsprechende Startwerte vergeben. Auch die Lieferantengruppen, auf die Sie dann bei der Neuanlage eines Lieferanten zugreifen können, werden an dieser Stelle definiert. Über den Menü-punkt EINSTELLUNGEN - STAMMDATEN - BEZEICHNUNG LIEFERANTENFREIFELDER können auch die 12 Freifelder aus der Maske <Adresse Zusatz> der Lieferantenstammdaten benannt werden.

Besonderheit:

Kreditorennummer

Die Kreditorennummer muß zwischen 70000 und 99999 liegen. Um mit der Kreditorennummer 70000 zu beginnen, tragen Sie als Startwert 69999 ein.


Einstellung_Firma
Firmenanschrift / Eigene Banken

siehe auch

Firmenanschrift / Bank

Tragen Sie in dieser Maske Ihre eigenen Firmendaten ein.

Die hier erfaßten Bankdaten sind bei den Zahlungseingängen Ihrer Kunden wichtig und werden im Programmteil ZAHLUNGEN benötigt. Nutzen Sie GS-EAR für Windows, muß jeder Bank auch ein Buchhaltungskonto zugeordnet werden.

Ihre Bankdaten stehen Ihnen z.B. bei der Definition Ihrer Formulare und beim Druck von Listen und Etiketten zur Verfügung.


Einstellungen_Druck
Druckeinstellungen

siehe auch

Druckeinstellungen

Über EINSTELLUNGEN - DRUCK können Sie u.a. angeben, auf welchen Standardzeichensatz bei der Erstellung neuer Formulare zugegriffen werden soll, wie numerische Felder formatiert werden usw.

Standardzeichensatz

Geben Sie hier an, auf welchen Zeichensatz bei der Neuerstellung Ihrer Formulare zugegriffen werden soll.

Zur Auswahl der gewünschten Schriftart, klicken Sie auf [...] und Ihnen werden alle Schriftarten, die auf Ihrem Rechner zur Verfügung stehen, angezeigt.

Numerische Felder

Hier können Sie die Größe der numerischen Felder und die Anzahl der Nachkommastellen für die Druckausgabe angeben.

Preise bzw. Summen können inklusive Nachkommastellen maximal 12-stellig sein. Es sind bis zu drei Nachkommastellen möglich.

<#>	ist ein Platzhalter für eine positive oder negative Zahl. Ist der Wert gleich Null, wird er nicht ausgegeben

<0> 	steht für eine Zahl, auch wenn der Wert Null ist

<.> 	steht für das Komma

Wünschen Sie drei Nachkommastellen, tragen Sie hier <########0.000> ein. Nach der Bestätigung der Änderung mit <OK> werden Ihnen bestimmte Preis- und Summenfelder mit drei Nachkommastellen ausgegeben.

HINWEIS:	Diese Einstellung bezieht sich auf alle numerischen Felder, die nicht programmintern voreingestellt sind, wie z.B. die zwei Nachkommastellen des Einzel- und des Gesamtpreises und der Menge bei der Positionserfassung. Hier können keine Änderungen vorgenommen werden.

Druckerdialog ein- / auschalten

Aktivieren Sie den Schalter <Druckerdialog erscheint vor Ausdruck>, wird Ihnen vor jeder Druckausgabe ein Dialogfenster angezeigt, in dem Sie z.B. auf einen anderen als den eingestellten Drucker zugreifen,  den Druck in eine Datei umleiten können etc.

Möchten Sie, daß dieses Dialogfenster nicht angezeigt wird, deaktivieren Sie den Schalter.

Druckbereiche mit Bezeichnung

Mit diesem Schalter können Sie festlegen, ob Ihnen bei der Gestaltung Ihrer Formulare die Bezeichnung des jeweiligen Druckbereichs nicht nur in der Statuszeile, sondern auch zusätzlich in dem entsprechenden Bereich selbst, angezeigt werden soll oder nicht.

Zur besseren Übersichtlichkeit empfiehlt es sich, den Schalter nicht zu aktivieren.

Druckgestaltung als Vollbild

Mit diesem Schalter können Sie einstellen, ob Ihnen der sog. Formulardesigner, mit dessen Hilfe Sie Ihre Formulare und Listen gestalten können, als Vollbild oder als Fenster angezeigt werden soll. Übersichtlicher ist sicher die Vollbildansicht.

Standardbriefbogen verwenden

Sie haben in GS-AUFTRAG für Windows die Möglichkeit, einen Standardbriefbogen zu definieren, auf dem Sie dann Ihren gesamten Schriftverkehr vom Angebot bis zur Gutschrift ausdrucken können.

Ist der Schalter nicht aktiviert, muß jedes einzelne Formular Ihres Schriftverkehrs komplett mit Firmendaten versehen und angepaßt werden.


Einstellung_Artikel
Artikeleinstellungen

siehe auch

Artikeleinstellungen

Über den Programmpunkt EINSTELLUNGEN - STAMMDATEN - ARTIKEL oder mit <strg> + <A> haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Angaben für die Verwaltung Ihrer Artikel voreinzustellen. Diese Werte werden Ihnen dann bei der Neuerfassung eines Artikels automatisch vorgeschlagen, können aber beliebig geändert werden.

Allgemeine Vorgaben

In den allgemeinen Vorgaben zum Artikelstamm können Sie den USt-Satz und USt-Satz-Ausland auswählen, der Ihnen dann bei der Neuanlage eines Artikels automatisch vorgeschlagen werden soll.  Auch die gewünschte Verpackungseinheit, läßt sich hier vorgeben.

Gelten für Ihre Artikel überwiegend Bruttopreise, aktivieren Sie diesen Schalter <Bruttopreise>, anderenfalls werden bei der Artikelneuanlage Nettopreise vorgeschlagen.

Besteht Ihr Artikelstamm hauptsächlich aus Lagerartikeln, können Sie hier eine entsprechende Voreinstellung machen.

Die Nachkommastellen der Artikelpreise können eingestellt werden.

Preisaufschläge

Geben Sie hier die Prozentwerte der Preisaufschläge für die Berechnung der fünf Verkaufspreise ein. Auch diese Einträge können später im Artikelstamm geändert werden.

Artikelnummer

Um zu verhindern, dar Artikelnummern doppelt vergeben werden, deaktivieren Sie den Schalter <Doppelte Artikelnummer erlaubt>.

Wenn Sie möchten, daß Ihre Artikelnummern von GS-AUFTRAG automatisch hochgezählt werden, aktivieren Sie den zweiten Schalter.

Im Feld <Startwert Artikelnummer> wird Ihnen die letzte vergebene Artikelnummer angezeigt. Wenn Sie mit der Vergabe einer bestimmten Artikelnummer beginnen möchten, tragen Sie hier den gewünschten Startwert ein, ab dem dann hochgezählt werden soll. Soll z.B. Ihre erste vergebene Artikelnummer <100> sein, geben Sie als Startwert <99> ein.

Texte Zwischensummen

Zu jeder der 24 möglichen Zwischensummen, die Ihnen in der Fakturierung zur Verfügung stehen, können Sie hier eine Bezeichnung vergeben, z. B.  Lohn, Material ...

Jedem Artikel kann in den Artikelstammdaten jeweils eine Zwischensumme zugeordnet werden.

Bei der Positionsbearbeitung können Sie dann auf diese Zwischensummen zugreifen und haben so die Möglichkeit, unterschiedliche Zwischensummen auf Ihren Rechnungen auszuweisen.

Lager /  Warengruppe

Über den Menüpunkt EIGENSCHAFTEN - STAMMDATEN - LAGER / WARENGRUPPEN können Sie die Liste der Lager und der Warengruppen definieren, die Ihnen dann in den Artikelstammdaten zur Verfügung stehen.

Lager

Erstellen Sie hier die Lagerliste, die Ihnen dann im Programmteil ARTIKEL - LAGERDATEN über  zur Verfügung steht. Dort haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die hier angegebenen Lager weiter zu unterteilen.

HINWEIS:	Möchten Sie ein Lager entfernen, können Sie dies nur, wenn dort noch keine Bestände vorliegen.

Warengruppen

Mit Hilfe der Warengruppen können Sie gleichartige Artikel unter einem Oberbegriff zusammenfassen. An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit, neue Warengruppen anzulegen, vorhandene zu ändern oder auch zu löschen.


Sonstige Einstellungen

siehe auch

Sonstige Einstellungen

Über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - SONSTIGES können MWSt-Sätze und Konten definieren. Auch die Liste der Textbausteine, die Ihnen an verschiedenen Stellen im Programm zur Verfügung steht, können Sie hier bearbeiten.

Steuersätze

Hier können Sie die Umsatzsteuersätze bearbeiten, auf die Sie im Artikelstamm über  zugreifen können. Die Steuersatztabelle enthält 20 verschiedene Steuersätze.

Bei der Fakturierung werden die MwSt-Beträge entsprechend den im Artikelstamm eingegebenen Steuersätzen berechnet.

Konten

Arbeiten Sie zusammen mit GS-EAR für Windows, können Sie an dieser Stelle die Vorgaben für die Zusammenarbeit der beiden Programme machen. Über den Programmpunkt EINSTELLUNGEN - SONSTIGES - KONTEN bzw. mit <strg> + <O> können Sie zu jedem USt-Satz aus GS-AUFTRAG ein entsprechendes Erlöskonto aus GS-EAR wählen.

HINWEIS:	Voraussetzung für die Zuordnung der Konten ist allerdings, daß sowohl in GS-EAR als auch in GS-AUFTRAG für Windows der aktuelle Mandant und der aktuelle Jahrgang übereinstimmen. Trifft dies nicht zu, erhalten Sie eine entsprechende Fehlermeldung.

Sie erhalten über den Auswahlschalter eine Liste der zur Verfügung stehenden Konten aus dem in GS-EAR eingestellten Kontenrahmen z.B. DATEV-SKR_03.

Auch Ihre eigenen Bankverbindungen, die Sie in den Firmendaten angegeben haben, können Sie entsprechende Konten zuordnen. Das Konto KASSE ist für Barverkäufe notwendig, da es dabei automatisch angesprochen wird.

Ohne Kontoangabe ist die Übergabe von Zahlungseingängen nicht möglich.

Textbausteine

Über EINSTELLUNGEN - SONSTIGES - TEXTBAUSTEINE können Sie sich die bereits vorhandenen Textbausteine ansehen, bzw. neue Textbausteine erstellen, auf die Sie dann an verschiedenen Stellen im Programm zugreifen können.

Mit <Neu> können Sie neue Textbausteine definieren, mit <Ändern> vorhandene Textbausteine überarbeiten bzw. mit <Löschen> entfernen.

Auf die Liste der Textbausteine können Sie u.a. auch in den Bemerkungsfeldern der Kunden und bei der Fakturierung zugreifen.


Dienste

siehe auch

Dienste

In diesem Menüpunkt sind alle Funktionen untergebracht, die sich mit der Verarbeitung und Pflege Ihrer Daten beschäftigen. Neben Funktionen zur Optimierung der Arbeitsgeschwindigkeit und -sicherheit finden Sie hier auch die Möglichkeit, Daten aus GS-AUFTRAG 1.x bzw. 2.x zu übernehmen.

Suchdateien aktualiseren

Um die Notwendigkeit eines Indexaufbaus zu erörtern, sind einführend ein paar Informationen zur Dateistruktur von GS-AUFTRAG für Windows notwendig:

Die Software legt die von Ihnen erfaßten Daten in Paradox5-Datenbanken auf Ihrer Festplatte ab. Dieses Datenbanksystem arbeitet, ähnlich wie dBASE-Dateien, mit Suchdateien, sogenannten Indexdateien, die für den Zugriff auf die eigentlichen Datenbanken verwendet werden. In diesen Indexdateien werden Informationen über Sortierreihenfolgen abgelegt. Wenn Sie GS-AUFTRAG zum ersten Mal starten, werden neben den leeren Datenbanken auch die entsprechenden Indexdateien erstellt. Solange diese Indexdateien nicht aktualisiert werden, sind sie auf dem Stand der Erstinstallation.

HINWEIS:	Durch einen Stromausfall, einen Festplattenfehler, bestimmte Cache-Programme usw., kann es passieren, daß die Indexdateien, die GS-AUFTRAG zum Sortieren von Daten benötigt, zerstört oder beschädigt werden. Das kann dazu führen, daß GS-AUFTRAG nicht mehr gestartet werden kann. Verwenden Sie in diesem Fall beim Programmstart den Parameter /INDEX bzw. /REORG. Überprüfen Sie sicherheitshalber vorher mit dem Befehl CHKDSK /F (ab DOS 6.0 auch mit SCANDISK) Ihre Festplatte und lassen Sie eventuelle Fehler bereinigen.

Vollständige Reorganisation

Die vollständige Datenreorganisation realisiert neben dem Indexaufbau, also dem Neuaufbau der Suchdateien, auch die Neuerstellung der eigentlichen Datenbanken.

HINWEIS:	Sie sollten darauf achten, daß Sie vor der Auswahl dieses Menüpunkts ausreichend Speicherplatz auf Ihrer Festplatte haben, da während des Neuaufbaus der Datenbanken zwischenzeitlich temporäre Dateien angelegt werden müssen. Es ist möglich, daß zeitweise der doppelte Festplattenspeicher benötigt wird. Im Programmanager oder dem Explorer können Sie die Größe des jeweiligen Mandantenverzeichnisses von GS-AUFTRAG kontrollieren. Ihr freier Plattenspeicher sollte für die Reorganisation mindestens die gleiche Größe haben.

Falls Sie Fehlermeldungen bezüglich des Dateizugriffes bekommen, sollten Sie den Rechner komplett neu booten, GS-AUFTRAG starten und erneut den Menüpunkt DIENSTE - VOLLSTÄNDIGE REORGANISATION wählen.

Auch nach dem Import vieler Daten oder der Erfassung vieler neuer Stammdaten sollten Sie einen Indexaufbau oder eine komplette Reorganisation ablaufen lassen.

Wenn Sie ein Update von GS-AUFTRAG für Windows installieren, kann es ebenfalls sein, daß beim ersten Programmstart eine oder mehrere Dateien reorganisiert werden, weil neue Felder in die Datenbanken aufgenommen wurden. Das bedeutet natürlich auch, daß Sie nicht beliebig Datenbanken zwischen zwei verschiedenen Rechnern austauschen können, wenn die Versionen von GS-AUFTRAG nicht gleichen Datums sind. Falls Sie Dateien einer anderen Version übernehmen wollen, kann eine Datenreorganisation notwendig sein, damit die Soft-ware einwandfrei arbeiten kann.

Daten löschen / zurücksetzen

Über den Menüpunkt DIENSTE - DATEN LÖSCHEN / ZURÜCKSETEN haben Sie die Möglichkeit, bestimmte Bereiche oder auch die kompletten Stammdaten zu löschen.

Auch die entsprechenden Umsatzdaten können auf Null zurückgesetzt werden.

Möchten Sie z.B. Ihre Testdaten aus der Shareware-Version entfernen, bevor Sie die registrierte Version überinstallieren, können Sie hier exakt angeben, welche Daten gelöscht werden sollen. So können Sie z.B. die Stammdaten erhalten und nur die Vorgänge, also den gesamten <Übungsschriftverkehr> löschen.

Vor dem Löschen erscheint noch eine Sicherheitsabfrage. Nach der Bestätigung mit <Ja> werden die gewünschten Daten entfernt.

Fehlerdatenbank

Hier erhalten Sie einen Überblick der bisher bekannten Fehlermeldungen aus GS-AUFTRAG für Windows.

Über die Felder <Vor> und <Zurück> können Sie innerhalb der Fehlerdatenbank blättern. Die einzelnen Fehlerberichte lassen sich über <Druck> ausdrucken.


Import / Export

siehe auch

Import / Export

Der Menüpunkt DIENSTE - IMPORT / EXPORT dient der Datenübernahme aus den DOS-Versionen von GS-AUFTRAG 2.x bzw. GS-AUFTRAG 1.x.

Über den Menüpunkt IMPORT AUS GS-AUFTRAG FÜR DOS können Sie die betreffende DOS-Auftragsbearbeitung auswählen.

Geben Sie anschließend, wie im Beispiel vorgeschlagen, den genauen Datenpfad zu dem Mandanten- bzw. Programmverzeichnis an, aus dem Sie Daten übernehmen wollen.

Besonderheiten bei der Datenübernahme

Bei GS-AUFTRAG 2.x klicken Sie zusätzlich bitte auf den gewünschten Mandanten. Im nun erscheinenden  Fenster können Sie weitere Vorgaben zum Datenimport machen. Es werden bereits sinnvolle Werte für Ihre Datenübernahme  vorgeschlagen. Je nachdem, wie Sie in GS-Auftrag 1.xx für DOS oder in GS-Auftrag 2.xx für DOS  Ihre Daten verwaltet haben, gelten aber einige Besonderheiten, um in GS-Auftrag für Windows problemlos weiterarbeiten zu können.

HINWEIS:	Es empfiehlt sich vor dem Datenimport eine aktuelle Datensicherung anzufertigen. Wenn Sie sich bei den Angaben zur Datenübernahme geirrt haben, dies aber erst nach dem Import von 2000 Datensätzen merken, können Sie so den Urzustand schnell wieder herstellen.

Import starten

Nachdem Sie alle Einstellungen für den Datenimport vorgenommen haben, können Sie über <Start> mit der Datenübernahme beginnen. In den Feldern <Status> und <Aktuelle Datei> werden Ihnen Informationen zum Verlauf des Imports angezeigt. Um bei der Vergabe der Schriftverkehrsnummern an der Stelle weiterzumachen, an der Sie vor dem Datenimport waren, müssen Sie wahrscheinlich die Startwerte der Schriftverkehrsnummern entsprechend ändern.


sa_DIENSTE
Dienste

Import / Export

Import aus GS-Auftrag 1.xx für DOS

Import aus GS-Auftrag 2.xx für DOS

Netzwerkfähige Programmversion

Datensicherung

Was Sie sonst noch wissen sollten!


Netzwerkfähige Version
Netzwerkfähige Programmversion

siehe auch

Netzwerkfähige Programmversion

Der gemeinsame Zugriff von mehreren Arbeitsplätzen auf denselben Datenbestand ist ohne großen Aufwand möglich, wenn einige Dinge beachtet werden. Am besten gehen Sie wie folgt vor:

1. 	Installieren Sie GS-AUFTRAG für Windows lokal auf jedem Rechner, der damit arbeiten soll.

2. 	Legen Sie auf dem Netzwerklaufwerk, das die Daten aufnehmen soll, und auf das alle Arbeitsstationen Zugriff haben, ein Verzeichnis \GSWIN an - Ein anderer Verzeichnisname geht auch, \GSWIN ist aber einheitlich mit der Verzeichnisstruktur auf den lokalen Rechnern.

ACHTUNG:	Das Netzwerklaufwerk muß über Laufwerksbuchstaben anzusprechen sein, damit GS-AUFTRAG für Windows darauf zugreifen kann. Weisen Sie ggf. unter NETZWERKUMGEBUNG - EIGENSCHAFTEN - NETZWERK VERBINDEN auf den Arbeitsstationen einen Laufwerksbuchstaben für das Netzwerklaufwerk zu (Windows 95).

3. 	Starten Sie GS-AUFTRAG für Windows auf einer Arbeitsstation und geben Sie über den Menüpunkt DATEI - NEUEN MANDANTEN ANLEGEN das Laufwerk und Verzeichnis an, das Sie, wie unter 2. beschrieben, auf dem Netzwerk angelegt haben.

4. 	Über den Menüpunkt DATEI - MANDANTEN / FIRMA AUSWÄHLEN wählen Sie dann auf den anderen Arbeitsstationen das entsprechenden Netzwerklaufwerk und Verzeichnis aus.

GS-AUFTRAG für Windows wird jeweils komplett lokal auf den einzelnen Arbeitsstationen gehalten, was die Geschwindigkeit erhöht und die Belastung des Netzwerks verringert. Nur die Datenbestände werden im Netz verwaltet.


Datensicherung

siehe auch

Datensicherung

Die Bedeutung der Datensicherung sollte nicht unterschätzt werden, da z.B. durch einen Rechnerabsturz Datenverluste auftreten können. Eine neue Festplatte ist schnell gekauft, aber die unzähligen Daten, die sich im Laufe der Monate ansammeln, können oft nicht so problemlos rekonstruiert werden. Wenn Sie eine Sicherung Ihrer Daten auf ein paar Disketten oder einem Streamerband haben, können Sie diese Datensicherung einfach aufspielen und ohne weitere Verzögerung weiterarbeiten.

Datensicherung mit BACKUP bzw. MSBACKUP

Je nachdem, mit welchem Betriebssystem Sie arbeiten, können Sie die Datensicherung mit BACKUP von DOS 5.0 oder MS-BACKUP von DOS 6.0 oder höher durchführen. Mit diesen Modulen können Sie komplette Verzeichnisinhalte sichern. Wenn Sie nicht das komplette Verzeichnis sichern wollen, können Sie sich auf die Dateien mit der Endung *.db, *.mb, *. px, *.y??, *.x??, *.ini und *.vor beschränken. Wie MSBACKUP angewendet wird, entnehmen Sie bitte Ihrem DOS-Handbuch oder der MS-DOS Hilfe (Help).

Bei den GS-Windowsprogrammen sind die zusammengehörenden Dateien eines Mandanten jeweils in einem Unterverzeichnis gespeichert. Standardmäßig ist dies ein Unterverzeichnis des Verzeichnisses \GSWIN, und sein Name besteht aus fünf Zahlen (z.B. <C:\GSWIN\00001>). Es ist auch möglich, Mandanten an komplett anderer Stelle auf der Festplatte oder im Netzwerk anzulegen, ähnlich wie bei Texten in einem Textverarbeitungsprogramm.

Um eine komplette Sicherung der Mandantendaten durchzuführen, müssen Sie diese aus jeweils fünf Zahlen bestehenden Unterverzeichnisse inklusive eventueller Unterverzeichnisse sichern.

Da sich die Daten eines Mandanten komplett in einem Verzeichnis befinden und nicht in <Wechselwirkung> mit anderen Mandanten stehen, ist es problemlos möglich, einzelne Dateien / Mandanten von einem Rechner auf den anderen zu kopieren.

Datensicherung per Streamer

Es gibt die Möglichkeit Daten sicherer und schneller zu sichern, als auf Disketten. Mit einem Streamer, einer Art Cassetten-Recorder-Laufwerk, mit dem Sie teilweise viele hundert MB Daten auf einmal, schnell und fast automatisch sichern können. Auf ein Streamerband paßt mehr als die 170fache Datenmenge einer Diskette. So können Sie bestimmte Dateien oder Ihre komplette Festplatte einfach und schnell regelmäßig sichern. (Auf Anfrage erhalten Sie weitere Streamer-Informationen bei GANDKE & SCHUBERT)


WasSonstNochWissen
Was Sie sonst noch wissen sollten!

siehe auch

Was Sie sonst noch wissen sollten!

Abschließend erfahren Sie noch etwas über das SharewarePrinzip und die Firma Gandke & Schubert.

Was ist denn eigentlich Shareware?

Stellen Sie sich vor, Sie gehen ins Kino. Von dem angekündigten Film haben Sie noch nie etwas gehört, die Plakate sind aber recht vielversprechend, und das Thema scheint interessant zu sein. An der Kasse werden Sie freundlich darauf hingewiesen, daß der Eintrittspreis erst nach Ende der Vorstellung fällig ist, und zwar nur dann, wenn der Film Ihnen auch wirklich gefallen hat. Allein die Platzanweiserin bekommt ein kleines Trinkgeld, um ihre Lohnkosten zu decken.

'Klingt gut, aber natürlich völlig unrealistisch', werden Sie sagen. Genau nach diesem Prinzip aber funktioniert <Shareware>: Software, die Sie in aller Ruhe testen und erst dann bezahlen, wenn sie Ihnen wirklich gefällt und nützt.

Seit Anfang der 80er Jahre gibt es dieses revolutionäre Vertriebskonzept für Computerprogramme, das konventionellen Anbietern die Haare zu Berge stehen läßt. Das <try before you buy>-Prinzip kam aus den USA nach Deutschland und hat inzwischen einen festen Platz im Softwaremarkt erobert. Shareware-Programme dürfen, ja sollen ausdrücklich kopiert und weitergegeben werden. So kann sich eine gute Software schnell durch <Mund-zu-Mund-Propaganda> verbreiten, und die weitergereichten Disketten finden einen großen Kreis von Interessenten. Erst wenn der Anwender von dem Programm überzeugt ist und es regelmäßig einsetzen will, muß er sich bei dem Hersteller <registrieren lassen>. Er bestellt die Vollversion, bezahlt den Kaufpreis und erhält in der Regel das Recht, die Support-Hotline zu nutzen und Programm-Updates zu günstigen Preisen zu beziehen. Wer Programme allerdings auch nach der Testphase einsetzt, ohne sich registrieren zu lassen, macht sich nach den gesetzlichen Bestimmungen zum Urheberrecht strafbar. Bei Gandke & Schubert sind die allermeisten Shareware-Versionen nicht eingeschränkt und erlauben einen vollständigen Überblick über die Leistungsfähigkeit des jeweiligen Programms.

Seit es Shareware gibt, muß der Anwender also die Katze nicht mehr im Sack kaufen. Vollmundige Programmbeschreibungen geschulter Verkäufer und farbenfrohe Hochglanzwerbeprospekte sind nicht länger der Maßstab für die Qualität einer Software. Das Programm muß vielmehr für sich selbst sprechen und arbeiten. Auf dem Shareware-Markt muß ein Programm durch Leistung überzeugen und sich gegen zahlreiche Konkurrenten durchsetzen. Das gilt besonders für Programmsparten, in denen sich viele Anbieter tummeln - zum Beispiel Geschäftsprogramme. Wer dort Erfolg haben will, muß mit besonderen Leistungen auf sich aufmerksam machen.

Wer  ist Gandke & Schubert?

Die Softwareschmiede Gandke & Schubert, die beispielsweise auch GS-EAR, GS-FIBU, GS-ADRESSEN usw. entwickelt hat, wurde 1988 gegründet und hat sich auf Geschäftsprogramme spezialisiert. Mit umfangreich ausgestatteter und gleichzeitig komfortabel zu bedienender Software, günstigem Preis-Leistungsverhältnis und dem kompetenten Hotline-Service kam der Erfolg. Inzwischen wurden über 120.000 Programme an mehr als 80.000 registrierte Anwender verkauft.


ImportAuftrag1
Import aus GS-Auftrag 1.xx für DOS

siehe auch

Import der Daten aus GS-Auftrag 1.xx für DOS

Übernahme der Adreßdaten

Möchten Sie Kunden- und, sofern vorhanden, Lieferantenstammdaten importieren, aktivieren Sie den Schalter <Kunden / Lieferanten>.

Übernahme von Artikeldaten

Möchten Sie die Artikeldaten übernehmen, aktivieren Sie den Schalter <Artikel>. Bei den Artikeltexten sollten Sie jedoch folgendes beachten und bereits vor der Übernahme überlegt haben:

In GS-Auftrag für Windows exisitieren keine Felder Artikelbezeichnung 1 und Artikelbezeichnung 2 mehr, da die Texte eines Artikels als Textfelder verwaltet werden. Zur Identifizierung Ihrer Artikel dient die Artikelnummer und der Suchbegriff, Texte sind Zusatzinformationen. Bei der Übernahme ist standardmäßig deshalb eingestellt, daß die Artikelbezeichnung 1 in das Feld Suchbegriff übertragen wird, die Artikelbezeichnung 2 in das Feld Artikelzusatztext. Das entspricht auch in etwa dem Aufbau der Stammdaten und der Schriftverkehrformulare.

Sie können aber auswählen, ob die Bezeichnung 1 nur in den Artikelzusatztext übertragen werden soll oder zur Sicherheit gleich in beide Felder, also Suchbegriff und Zusatztext. Stellen Sie <in beide Felder> ein, erscheint der Text im Schriftverkehr allerdings doppelt, außer Sie entfernen das Feld <POSITIONEN - MATCH> aus Ihren Formularen oder passen Ihre Artikelstammdaten an die geänderte Struktur an, indem der Artikelsuchbegriff (im Laufe der Zeit...) eine eigenständige Bedeutung erhält.

Artikelpreise werden in GS-Auftrag 1.x als Nettopreise verwaltet. Bei einer Bruttofakturierung werden die VK-Preise 2 und 3  entsprechend umgerechnet, auf den VK-Preis 1 - Brutto wird direkt zugegriffen, um die manchmal unvermeidbaren "Umrechnungsfehler" zu vermeiden ... z. B. wenn Sie glatte Endkundenpreise verwenden. Mit dem Schalter <Als Bruttopreise übernehmen> kann eingestellt werden, daß dieser (glatte) Bruttopreis verwendet wird, die VK-Preise 2 und 3 auf Brutto umgerechnet werden und Ihr Artikelstamm mit Bruttopreisen geführt wird.

Übernahme von Schriftverkehr

Aktivieren Sie den Schalter <Fakturierung> wird der Schriftverkehr der Fakturierung, also Angebote, Lieferscheine und Rechnungen aus der DOS-Version übernommen. Bestellungen aus GS-BESTELLUNG 1.x können nicht importiert werden!

Aufträge werden nur eingelesen, wenn der Kunde (geprüft wird die Kundennummer) bereits in den Stammdaten von GS-Auftrag für Windows exisitiert! Artikelpositionen werden nur eingelesen, wenn der Artikel (geprüft wird die Artikelnummer) bereits in den Stammdaten von GS-Auftrag für Windows exisitiert!

Da Schriftverkehrsnummern eindeutig sein müssen, wird bei der Übernahme des Schriftverkehrs bei jedem Datensatz automatisch überprüft, ob bereits eine entsprechenden Schriftverkehrsnummer in GS-AUFTRAG für Windows vergeben wurde. Ist dies der Fall, wird der zweite Datensatz mit dieser Nummer nicht übernommen.

Wegen der vollständig anderen Verwaltung des Schriftverkehrs, früher existierte EIN Datensatz für den vollständigen AUFTRAG, jetzt PRO Schriftverkehr EIN Datensatz, werden jetzt aus 1.000 Datensätzen schnell mal 5.000 Datensätze, da je nach gedrucktem Schriftverkehr in GS-Auftrag 1.xx für DOS immer ein 'neuer' Schriftverkehr angelegt wird.

Formulare können wegen der vollständig anderen Druckanpassung leider nicht übernommen werden.

Stammdaten mit doppelter Nummer

Die Aktivierung des Schalters <Auch Stammdaten mit doppelter Nummer übernehmen> bewirkt, daß eventuell doppelt vorhandene Kunden-, Lieferanten- und Artikelnummern trotzdem übernommen werden. Doppelte Nummern können z.B. auftreten, wenn Sie in den Einstellungen der DOS-Auftragsbearbeitung die Vergabe doppelter Nummern erlaubt haben, oder wenn Sie den Datenimport versehentlich mehrfach gestartet haben.

Beim Import wird jeder Datensatz anhand der entsprechenden Nummer, also Kunden-, Lieferanten- oder Artikelnummer, mit den bestehenden Datensätzen verglichen. Ist der Schalter nicht aktiviert, findet, sobald eine doppelte Nummer auftaucht, keine Übernahme statt.


ImportAuftrag2
Import aus GS-Auftrag 2.xx für DOS

siehe auch

Import der Daten aus GS-Auftrag 2.xx für DOS

Übernahme der Adreßdaten

Möchten Sie Kunden- und, sofern vorhanden, Lieferantenstammdaten importieren, aktivieren Sie den Schalter <Kunden / Lieferanten>.

Der Schalter <Vorhandene Adresse verwenden> kann ignoriert werden (keine Aktivierung), wenn noch keine Kunden- oder Lieferantendaten in GS-AUFTRAG für Windows vorliegen, bzw. wenn diese Daten vor dem Import gelöscht wurden.

Befinden sich allerdings bereits Kunden- und Lieferantendaten in GS-AUFTRAG für Windows, können Sie durch die Aktivierung dieses Schalters verhindern, daß nach dem Import mehrere Adressen mit dem gleichen Suchbegriff vorliegen.

Achtung: Setzen Sie GS-ADRESSEN für Windows ein und haben damit bereits Daten aus der DOS-Version übernommen, stehen auch in GS-Auftrag für Windows die (rohen) Adressen zur Verfügung!

Ist jetzt der Schalter <Vorhandene Adresse verwenden> aktiviert, wird beim Import jeder einzelnen Adresse überprüft, ob der Suchbegriff bereits in GS-AUFTRAG für Windows vorhanden ist. Sollte dies der Fall sein, wird die Adresse mit dem doppelten Suchbegriff nicht übernommen, sondern der bereits vorhandenen Adresse werden die restlichen Kundendaten 'angefügt'.

ACHTUNG:	Haben Sie z.B. mehrere Kunden mit dem Suchbegriff <Müller, Karl-Heinz>, wird es nach dem Import bei Aktivierung des Schalters <Vorhandene Adresse verwenden> nur noch einen, nämlich den ersten Adreßeintrag mit diesem Suchbegriff geben. Dies läßt sich leider nicht verhindern, da als Vergleichskriterium nur der Suchbegriff in Frage kommt.

Um zu vermeiden, daß Ihnen auf diese Weise Adreßdaten verloren gehen, aktivieren Sie den Schalter nicht, importieren Sie alle Adreßdaten und löschen Sie anschließend die eventuell mehrfach vorhandenen Einträge.

Übernahme von Artikeldaten

Möchten Sie Artikeldaten übernehmen, aktivieren Sie den Schalter <Artikel>.

Haben Sie in GS-AUFTRAG 2.x getrennte Artikelstämme pro Mandant eingestellt, d.h. befindet sich eine Artikeldatei nicht wie üblich, im Verzeichnis \GS\\AUF, sondern z.B. im Mandatenverzeichnis \GS\AUF\00001, stellt GS-AUFTRAG für Windows dies automatisch fest und aktiviert den Schalter <Artikel beim Mandant>. Es werden dann nur die Artikeldaten aus dem entsprechenden Mandantenverzeichnis importiert. Haben Sie nun aber vor Jahren einmal testweise in GS-Auftrag 2.xx diesen Schalter aktiviert, wurden im Mandantenverzeichnis bereits Artikeldateien angelegt ... danach haben Sie vielleicht den Schalter wieder abgeschaltet, Artikel also für alle Mandanten gemeinsam verwaltet ... dann wird jetzt dieser Schalter trotzdem aktiviert, weil noch 'alte' Artikeldateien im Mandantenverzeichnis vorhanden sind! Überlegen Sie also gut, wie Sie in GS-Auftrag 2.xx Ihre Artikeldaten verwaltet haben!

Da es in GS-AUFTRAG 2.x diverse Möglichkeiten gibt, die Netto- / Bruttokennung eines Artikels zu verändern (z. B. wurde für jeden Preis eine eigene Brutto/Netto-Kennung verwaltet!), haben Sie mit den Schaltern <Preise immer netto> bzw. <Preise immer brutto> die Möglichkeit, durch den Datenimport einheitlich nur Netto- oder Bruttopreise zu erhalten. Wird keiner dieser Schalter aktiviert, wird die Netto- / Bruttokennung aus der Artikelhauptmaske von GS-AUFTRAG 2.x übernommen.

Übernahme von Schriftverkehr

Aktivieren Sie den Schalter <Fakturierung> wird der Schriftverkehr der Fakturierung, also Angebote, Lieferscheine und Rechnungen aus der DOS-Version übernommen. Bestellungen können nicht importiert werden!

Aufträge werden nur eingelesen, wenn der Kunde (geprüft wird die Kundennummer) bereits in den Stammdaten von GS-Auftrag für Windows exisitiert! Artikelpositionen werden nur eingelesen, wenn der Artikel (geprüft wird die Artikelnummer) bereits in den Stammdaten von GS-Auftrag für Windows exisitiert!

Da Schriftverkehrsnummern eindeutig sein müssen, wird bei der Übernahme des Schriftverkehrs bei jedem Datensatz automatisch überprüft, ob bereits eine entsprechenden Schriftverkehrsnummer in GS-AUFTRAG für Windows vergeben wurde. Ist dies der Fall, wird der zweite Datensatz mit dieser Nummer nicht übernommen.

Die beiden Felder PORTO und VERPACKUNG aus GS-AUFTRAG 2.x existieren in GS-AUFTRAG für Windows nicht mehr. Sie haben bei der Übernahme Ihrer alten Aufträge deshalb die Möglichkeit, beide alten Werte in einem der vier numerischen Rechenfelder kumulieren zu lassen. Wählen Sie die entsprechende Feldnummer ... Eingabe von 0 bedeutet, daß die Felder nicht mit übernommen werden. Überprüfen Sie zur Sicherheit Ihre <neuen> Einstellungen unter EINSTELLUNGEN - SCHRIFTVERKEHR - FREIFELDER.

Formulare können wegen der vollständig anderen Druckanpassung leider nicht übernommen werden!

Übernahme von Textbausteinen

Durch der Aktivierung dieses Schalters werden die Textbausteine aus GS-AUFTRAG 2.x beim Datenimport übernommen.

Stammdaten mit doppelter Nummer

Die Aktivierung des Schalters <Auch Stammdaten mit doppelter Nummer übernehmen> bewirkt, daß eventuell doppelt vorhandene Kunden-, Lieferanten- und Artikelnummern trotzdem übernommen werden. Doppelte Nummern können z.B. auftreten, wenn Sie in den Einstellungen der DOS-Auftragsbearbeitung die Vergabe doppelter Nummern erlaubt haben, oder wenn Sie den Datenimport versehentlich mehrfach gestartet haben.

Beim Import wird jeder Datensatz anhand der entsprechenden Nummer, also Kunden-, Lieferanten- oder Artikelnummer, mit den bestehenden Datensätzen verglichen. Ist der Schalter nicht aktiviert, findet, sobald eine doppelte Nummer auftaucht, keine Übernahme statt.


Vorgang
Schriftverkehr / Vorgangsverwaltung

siehe auch

Schriftverkehr / Vorgangsverwaltung

Im Programmteil SCHRIFTVERKEHR erstellen und bearbeiten Sie Ihren Schriftverkehr wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. Viele Daten, die Sie in den Stammdaten bei Kunden, Lieferanten und Artikeln eingegeben haben, werden hier berücksichtigt und den einzelnen Vorgängen zugrundegelegt. Es wird hier somit nicht von 'Rechnung', sondern  allgemein von Vorgang gesprochen. Die jeweilige Erfassungsart wählen Sie bei der Positionerfassung immer dann, wenn entweder ein neuer Vorgang angelegt oder ein bestehender Vorgang kopiert (oder fortgeführt) wird.

Vorgangsliste

Mit <strg> + <L> oder über den Menüpunkt SCHRIFTVERKEHR - VORGANGSLISTE / VORHANDENER SCHRIFTVERKEHR können Sie sich die Liste des bisherigen Schriftverkehrs anzeigen lassen. Beim Aufruf der Liste werden Ihnen automatisch alle unerledigten Vorgänge angezeigt. Wie Sie diese Sortierung ändern, wird im folgenden Abschnitt beschrieben.

Unterhalb der Liste werden Ihnen die wichtigsten Daten zum aktuellen Schriftverkehr gezeigt.

Über den Menüpunkt AUFTRAG - AKTUELLEN VORGANG ANSEHEN, <strg> + <L>, per Doppelklick oder mit <enter> können Sie den aktuellen Schriftverkehr in die Maske der Positionserfassung laden und sich die einzelnen Positionen ansehen.

Sortierung der Vorgangsliste

Die Schriftverkehrsliste ist automatisch nach Schriftverkehrsnummern sortiert. In der Auswahlliste <Sortierung> können Sie die Liste der möglichen Sortierkriterien aktivieren:

Nummer:	Standardeinstellung beim Aufruf der Liste.

Erfassungsart:	Die Liste wird entsprechend der Schriftverkehrsart umsortiert, erst die Angebote, dann die Auftragsbestätigungen usw.

Gleicher Vorgang:	Zeigt den Komplettvorgang, der sich aus einzelnen fortgeführten Vorgängen zusammensetzt. Wurde z.B. ein Angebot zu einem Lieferschein und dieser zu einer Rechnug fortgeführt, können Sie sich auf diese Weise den kompletten fortgeführten Schriftverkehr anzeigen lassen. Dies funktioniert allerdings nur, wenn der aktuelle Schriftverkehr auch Teil eines fortgeführten Vorgangs ist.

Nur in dieser Sortierung ist auch der Menüpunkt FUNKTIONEN - KOMPLETTEN VORGANG LÖSCHEN aktiviert!

Einzelner Kunde:	Anhand der Kundenliste können Sie den Kunden auswählen, dessen Vorgänge Sie sich ansehen möchten.

Einzelner Lieferant:	Anhand der Lieferantenliste können Sie den Lieferanten auswählen, dessen Vorgänge Sie sich ansehen möchten.

Kennung1, Kennung2:

Die beiden Kennungen werden aus dem Kundenstamm übernommen, können geändert werden und dienen  gleichzeitig als flexibles Sortierkriterium.

Status

Neben der Sortierung nach den o.g. Kriterien, haben Sie über <Status> die Möglichkeit, die Vorgangsliste weiter einzuschränken.

Alle:	Zeigt sämtliche Vorgänge an.

Erledigt:	Listet Vorgänge mit dem Status <OK>, also nur die bezahlten oder fortgeführten Vorgänge auf.

Unerledigt:	Standardeinstellung beim Aufruf der Liste. Nur Vorgänge mit dem Status <BU> - verbucht, <  > - nur gespeichert und <DR - gedruckt> werden angezeigt.

Wann ein Vorgang erledigt ist und wann nicht, hängt von der Schriftverkehrsart ab.

Schriftverkehrsart

Über die Auswahlliste <Art> können Sie die Vorgangsliste nach der jeweiligen Erfassungsart der Vorgänge sortieren.

Nach der Auswahl werden Ihnen ausschließlich die Vorgänge der gewählten Erfassungsart angezeigt.

Vorgänge suchen

Suchen Sie nach einem Schriftverkehr mit einer bestimmten Schriftverkehrsnummer, können Sie diese direkt eingeben. Es öffnet sich automatisch ein Fenster, in dem der bisher von Ihnen eingegebene Suchbegriff angezeigt wird.

Nach der Eingabe wird der entsprechende Datensatz in der Liste markiert. Sollte kein übereinstimmender Eintrag gefunden werden, bleibt die Anzeige unverändert.

Neuen Vorgang anlegen

Aus der Schriftverkehrsliste heraus können Sie über das Icon, den Menüpunkt VORGANG - NEUEN VORGANG ANLEGEN oder einfach mit <einfg> die Maske für die Erfassung eines neuen Vorgangs öffnen.

Alternativ dazu können Sie auch aus der Hauptmaske heraus den Menüpunkt SCHRIFTVERKEHR - NEUEN VORGANG ANLEGEN aktivieren.

Weiteres Vorgehen in Kurzform:

1.	Erfassungsart auswählen <strg>+<E>

2.	Wählen Sie den gewünschten Kunden bzw. bei einer Bestellung Lieferanten aus <strg>+<A>

3.	Positionen erfassen

4.	Vorgang speichern bzw. drucken.

HINWEIS:	Eine Schriftverkehrsnummer wird erst vergeben, wenn der Vorgang gedruckt wurde.

 Vorgang abschließen

Sind alle Positionen und Vorgangsdaten erfaßt, können Sie den Vorgang speichern oder drucken.

Vorgang nur speichern

Wird der Vorgang nur gespeichert und nicht gedruckt, wird auch noch keine Schriftverkehrsnummer und kein Schriftverkehrsstatus vergeben. Auch Lagerbuchungen werden nicht durchgeführt. Sehen Sie diesen Punkt bitte als eine Art Datensicherung oder als Zwischenspeicherung an.

Vorgang drucken

Haben Sie unter EINSTELLUNGEN - SCHRIFTVERKEHR - SONSTIGES den Schalter <Rechnungen / Gutschriften nach Ausdruck sofort verbuchen> nicht aktiviert, wird dem Vorgang beim Ausdruck automatisch der Status <DR> und eine Vorgangsnummer zugeordnet. Auch Restmengen- und Lagerbuchungen werden durchgeführt.

Vorgang beim Druck verbuchen

Haben Sie den Schalter <Rechnungen / Gutschriften nach Ausdruck sofort verbuchen> unter EINSTELLUNGEN - SCHRIFTVERKEHR - SONSTIGES aktiviert, erscheint beim Ausdruck Ihres Schriftverkehrs eine Abfrage, die Sie mit <Ja> bestätigen müssen, um den Vorgang direkt zu verbuchen. Dieser Vorgang erhält dann den Status <BU>.

Möchten Sie einzelne Vorgänge nachträglich verbuchen, können Sie dies aus der Schriftverkehrsliste heraus über den Menüpunkt VORGANG - AKTUELLEN VORGANG VERBUCHEN oder den Periodenabschluß (s.u.) realisieren.

HINWEIS:	Verbuchte Vorgänge können nicht mehr geändert werden, aber jederzeit als Kopiervorlage für neue Vorgänge dienen.

Nur verbuchte Rechnungen und Gutschriften werden, sofern vorhanden, an die Buchhaltung GS-EAR für Windows oder GS-FIBU für Windows übergeben.

Vorgang markieren

Mit der <Leertaste> können Vorgänge markiert werden. Diese markierten Vorgänge, z. B. verschiedene Lieferscheine, können dann entweder kopiert werden, um einen neuen Ursprungsvorgang anzulegen oder aber gemeinsam zu einer Rechnung fortgeführt werden. In dieser Sammelrechnung werden auf Wunsch (EINSTELLUNGEN - FAKTURIERUNG)  als eigene Textposition die Daten des Lieferscheins angezeigt.  Beachten Sie bitte, daß nur Vorgänge des gleichen Kunden mit gleicher Erfassungsart sinnvoll weiter bearbeitet werden können.

Vorgang kopieren / Vorgang fortführen

Sie haben in der Schriftverkehrsliste von GS-AUFTRAG für Windows die Möglichkeit, vorhandene Vorgänge als Vorlage für neue Vorgänge zu verwenden bzw. bestehenden Vorgänge fortzuführen, um z.B. aus einem Angebot einen Lieferschein, aus einem Lieferschein eine Rechnung, aus einer Rechnung eine Gutschrift etc. zu machen.

Vorgang kopieren

Die Kopierfunktion stellt bei der schnellen Anlage von neuen Vorgängen eine Arbeitserleichterung dar, da nur noch wenige Daten, wie z.B. Anschrift, Mengen etc. verändert werden müssen. Sie können also beliebige Vorgänge als Standardvorgänge verwenden, die Sie bei Bedarf kopieren und nur noch geringfügig verändern. Kopieren bedeutet also, Neuerfassung ohne Neueingabe der Positionen.

Über den Menüpunkt VORGANG - AKTUELLEN VORGANG KOPIEREN oder <strg> + <O> erstellen Sie eine Kopie des gewählten Vorgangs. Anschließend können Sie wie bei der Neuerfassung eines Vorgangs die Erfassungsart, die Kundenzuordnung etc. verändern. Wird der <neue> Vorgang gedruckt, wird automatisch die nächste Vorgangsnummer vergeben.

Vorgang fortführen

Der aktuelle Vorgang läßt sich über den Menüpunkt VORGANG - AKTUELLEN VORGANG FORTFÜHREN oder ganz schnell über <strg> + <einfg> zum nächstmöglichen Schriftverkehr verarbeiten. Es werden Ihnen automatisch nur die tatsächlich möglichen Erfassungsarten vorgeschlagen, d.h. aus einem Lieferschein können Sie nur eine Rechnung oder eine Stornierung machen etc. Nach dem Ausdruck des fortgeführten Vorgangs wird der ursprüngliche Vorgang auf <OK> gesetzt, wenn keine Restmengen mehr existieren.

Fortgeführte Vorgänge sind in der Schriftverkehrsliste durch den entsprechenden Leuchtpunkt in der LED-Anzeige gekennzeichnet.

Markierte Vorgänge (z.  B. verschiedene Lieferscheine eines Kunden) können zu einer Sammelrechnung fortgeführt werden.

Vorgang löschen

Aus der Schriftverkehrsliste heraus können Sie über den Menüpunkt FUNKTIONEN - VORGANG LÖSCHEN oder einfach mit <entf> alle Vorgänge, die schon erledigt sind (Status <OK>) oder den den Status <DR> für gedruckt bzw. <  > für nur gespeichert haben, gelöscht werden.

Nach der Bestätigung der Sicherheitsabfrage mit <Ja> wird der entsprechende Vorgang gelöscht.

Alle gebuchten Vorgänge (Status <DR> oder bei Rechnung/Gutschrift Status <BU>) können nur über eine Stornierung oder Gutschrift ausgeglichen werden. Enthält ein Vorgang noch Restmengen, z. B. wurden dem Kunden per Auftragsbestätigung 10 Teile bestätigt, aber erst (per Lieferschein) 7 Teile geliefert, kann die Auftragsbestätigung nicht gelöscht werden. Entweder schreiben Sie nun über die fehlenden drei Teile noch einen Lieferschein (oder Rechnung), oder Sie stornieren die Auftragsbestätigung.

Vorgang stornieren

Vorgänge, die noch nicht erledigt sind (das wäre der Status <OK>), können nicht einfach gelöscht werden. Versuchen Sie es trotzdem, erscheint eine Meldung. Der entsprechende Vorgang muß also mit einer Stornierung bzw. Gutschrift fortgeführt werden.

Vorgang komplett stornieren

Haben Sie den gewünschten Vorgang mit <strg> + <einfg> fortgeführt, wählen Sie als Erfassungsart <Stornierung>. Wenn Sie keine Änderungen vornehmen und den Vorgang so wie er ist verbuchen, wird der komplette ursprüngliche Vorgang storniert und erhält den Status <OK>, ist also erledigt. Eine Lagerkorrektur wird ebenfalls automatisch durchgeführt.

Vorgang teilweise stornieren

Schickt ein Kunde z.B. Teile einer Lieferung zurück und Sie möchten sowohl eine wertmäßige Anpassung der Rechnung (Gutschrift) als auch das Lager korrigieren, führen Sie die entsprechende Rechnung zu einer <Stornierung> fort. Entfernen Sie nun alle Positionen, die nicht storniert werden sollen bzw. passen Sie die gewünschten Positionen entsprechend an.

Beim Verbuchen einer Teilstornierung erscheint automatisch eine  Abfrage, die Ihnen den Restmengenstatus des aktuellen Vorgangs anzeigt.

Bestätigen Sie <Restmenge bleibt erhalten>, damit auch tatsächlich nur die Teilmenge storniert wird und der ursprüngliche Auftrag nicht als erledigt verbucht wird.

Das Lager wird automatisch korrigiert und der Wert der stornierten Artikel wird Ihnen anschließend im Feld <Stornierung> angezeigt.

Gutschrift

Die Erstellung einer Gutschrift verläuft im Prinzip wie die Erstellung einer Stornierung: Die gewünschte Rechnung wird aus der Auftragsliste übernommen und zu einer Gutschrift fortgeführt. Wird die ursprüngliche Rechnung dabei nicht verändert, wird sie beim Verbuchen der Gutschrift automatisch auf <OK> gesetzt, ist also anschließend erledigt. Der Unterschied zur Stornierung besteht darin, daß keine Lagerkorrektur durchgeführt wird.

Teilgutschrift

Sie haben in GS-AUFTRAG für Windows auch die Möglichkeit, vorhandene Rechnungen teilweise gutzuschreiben. Dies funktioniert analog zur teilweisen Stornierung eines Auftrags, mit dem Unterschied, daß keine Lagerkorrektur durchgeführt wird.

Seriennummern

Bei aktiviertem Zusatzmodul Seriennummernverwaltung  können Sie hier mit <F5> alle Seriennummern des Vorgangs  ansehen.

Periodenabschluß

Die Verbuchung Ihrer Vorgänge kann entweder direkt nach dem Ausdruck des jeweiligen Schriftverkehrs, über den Menüpunkt VORGANG - AKTUELLEN VORGANG VERBUCHEN oder pauschal über den Periodenabschluß z.B. am Ende des Tages, Monats, Quartals etc. vorgenommen werden.

Aktivieren Sie in der Schriftverkehrsliste den Menüpunkt FUNKTIONEN - VORGÄNGE IN PERIODE VERBUCHEN und wählen die den gewünschten Zeitraum aus.

Nach der Bestätigung mit <OK> werden sämtliche Aufträge im gewählten Zeitraum verbucht.

Auswertungen

În GS-AUFTRAG für Windows haben Sie die Möglichkeit, sich die Umsatzverteilung als Grafik anzeigen zu lassen. Über den Menüpunkt DRUCK stehen Ihnen verschiede Listen zu Auswertung Ihrer Daten zur Verfügung.

Grafische Umsatzverteilung

Aus der Schriftverkehrsliste heraus können Sie über den Menüpunkt AUSWERTUNGEN - UMSATZVERTEILUNG oder mit <strg> + <U> die jährliche Umsatzauswertung aktivieren. Bei der Periodenauswahl kann hier lediglich das jeweilige Jahr gewählt werden, bei der Grafik kann allerdings gewählt werden, ob monatliche oder quartalsweise Umsätze angezeigt werden sollen. Der 3D-Modus und der Animationsmodus kann ein- bzw. ausgeschaltet werden.

Es werden alle gebuchten Rechnungen in dem Jahr berücksichtigt, verbuchte Gutschriften (Stornierungen) werden abgezogen!

Listen

Haben Sie die Schriftverkehrsliste aktiviert, stehen Ihnen über den Menüpunkt DRUCK verschieden Listen zur Verfügung.

Nehmen Sie vor dem Ausdruck eine Periodenauswahl vor, so daß z.B. monatliche oder tägliche Listen möglich sind.


sa_VORGANG
Schriftverkehr / Vorgänge

Was ist ein Vorgang?

Erfassungsarten (Angebot, Lieferschein ...)

Positionserfassung

Die verschiedenen Positionsarten

Erweiterte Positionsbearbeitung

Stammdaten eines Vorgangs

Rechnungsdaten eines Vorgangs

Barverkäufe

Vorgangstexte

Positionstexte

Restmengen / Rückstandsverwaltung

Offene Posten / Zahlungen

Zahlungseingänge / Skontoabzug

Zahlungsausgänge

Mahnlauf / Kundenkonto


Positionserfassung

siehe auch

Erfassungsart <strg>+<e>

Wählen Sie zunächst die gewünschte Schriftverkehrsart. <Rechnung> wird automatisch vorgeschlagen.

HINWEIS:	Die Schriftverkehrsarten <Bestellung>, <Bestellstornierung> und <Wareneingang> stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie mit dem Zusatzmodul <Bestellwesen> arbeiten.

Kundenauswahl <strg>+<a>

Anschließend klicken Sie auf den Auswahlknopf (alternativ mit <strg>+<a>) und wählen den gewünschten Kunden per Doppelklick oder <enter> aus der Adreßliste aus.

Über die Adreßliste besteht natürlich auch die Möglichkeit, noch vor der Positionserfassung bestimmte Änderungen in den Kundenstammdaten z.B. in den Rechnungsdaten vorzunehmen.

Auch die Neuanlage eines Kunden ist auf diesem Wege möglich.

Handelt es sich bei Ihren Verkäufen hauptsächlich um Barverkäufe, die keinem speziellen Kunden zugeordnet werden müssen, können Sie in den Einstellungen zum Schriftverkehr einen bestimmten Kunden z.B. <Barverkauf> angeben, der Ihnen dann automatisch für jeden neuen Vorgang vorgeschlagen wird.

Nachdem die benötigten <Grunddaten> Ihres Vorgang angegeben wurden, können die einzelnen Positionen erfaßt werden.  Sie können in der Bildschirmliste die wichtigsten Daten der Position angeben, nämlich Artikelnummer, Menge und Einzelpreis. Auf diese Art können Positionen sehr schnell angelegt werden ... vorausgesetzt, Ihre Artikelstammdaten sind ausreichend detailiert, so daß keine Änderungen mehr notwendig werden! Jede Artikelposition kann allerdings noch 'genauer' bearbeitet werden, indem Sie die Maske <Positionsbearbeitung> anwählen.

Für den Fall, daß Sie in den Einstellungen zum Schriftverkehr den Schalter <Kundenauswahl vor Positionsbearbeitung> deaktiviert haben, können Sie auch ohne die Auswahl eines Kunden mit der Positionserfassung beginnen. Beachten Sie aber bitte, daß in diesem Fall nicht auf die Kundendaten wie Preisgruppe, Sonderpeise usw. zugegriffen werden kann!

HINWEIS:	Bei den Vorgängen <Bestellung>, <Bestellstornierung> und <Wareneingang>, die Ihnen mit dem Zusatzmodul BESTELLWESEN zur Verfügung stehen, wird nicht der Kunde, sondern der Lieferant gewählt.

Positionserfassung

In der Positionsliste wird Ihnen standardmäßig eine neue leere Position mit der Positionsart <PO> für Artikelposition angezeigt.

Wenn Sie eine andere Positionsart wünschen, klicken Sie auf <PO>, es erscheint ein Auswahlfenster, in dem Ihnen die möglichen Positionsarten angezeigt werden.

Nächste Position erfassen

Nach der Erfassung einer Position können Sie über  den Menüpunkt FUNKTIONEN - NEUE POSITION oder einfach mit <einfg> die nächste Position Ihres Vorgangs anlegen. Sie wird automatisch unterhalb der bestehenden Positionen eingefügt.

Position einfügen

Möchten Sie einen neue Position an beliebiger Stelle in die bestehende Positionsliste Ihres Vorgangs einfügen, können Sie dies in GS-AUFTRAG für Windows ganz einfach über den Menüpunkt FUNKTIONEN - POSITION EINFÜGEN oder mit der Tastenkombination <strg> + <einfg> realisieren. Die neue Position wird dann oberhalb der aktuellen Position eingefügt.

Position löschen

Über den Menüpunkt FUNKTIONEN - POSITION LÖSCHEN oder einfach mit <entf> können Sie die aktuelle Position, nach der Bestätigung einer Sicherheitsabfrage, aus Ihrem Vorgang entfernen.


Positionsarten

siehe auch

Artikelposition

Die Positionsart <PO - Artikelposition> wird Ihnen automatisch für jede neue Position vorgeschlagen. Mit ihr bearbeiten Sie Artikel aus Ihrem Artikelstamm.

Durch mehrmaliges Betätigen von <enter> oder Klicken mit der Maus im Feld <Artikelnummer> öffnet sich die Artikelliste, aus der Sie dann den gewünschten Artikel mit <enter> oder per Doppelklick in die Position übernehmen können. Ist der betreffende Artikel noch nicht vorhanden, kann er aus der Artikelliste heraus wie gewohnt mit <einfg> angelegt werden.

Wenn Ihnen die Artikelnummer des gewünschten Artikels bekannt ist, können Sie sie natürlich auch direkt eingeben. Kann der Artikel anhand Ihrer Eingabe nicht gefunden werden, wird Ihnen automatisch die Artikelauswahlliste angezeigt.

Nachdem der gewünschte Artikel übernommen wurde, geben Sie die entsprechende Menge an und bestätigen mit <enter>. Anhand der Preis- und Rabattangaben, die Sie beim Kunden, Lieferanten bzw. Artikel hinterlegt haben, wird Ihnen automatisch der entsprechende Gesamtpreis der Position angezeigt. Falls bei dem gewählten Artikel Staffelpreise berechnet werden sollen, kann sich auch der Einzelpreis nach der Eingabe der Menge noch ändern. Auch eventuell vorhandene Multiplikatoren werden bei der Berechnung des Gesamtpreises berücksichtigt.

Über den Menüpunkt BEARBEITEN - KUNDEN-, LIEFERANTEN- oder ARTIKELSTAMMDATEN können Sie auch noch an dieser Stelle Preise und Rabatte in den jeweiligen Stammdaten ändern. Klicken Sie nach einer Änderung z.B. auf die Mengenangabe der aktuellen Position, werden die geänderten Preis- bzw. Rabattkonditionen automatisch übernommen.

Weitere Positionen erfassen Sie wie bereits erwähnt mit <einfg>.

Freie Position (Direktfakturierung, Direktbestellung)

Wenn Sie Artikel verkaufen oder einkaufen wollen, die Sie nicht im Artikelstamm führen, weil diese z.B. nur einmalig verkauft bzw. eingekauft werden, können Sie dies problemlos mit Hilfe der Direktfakturierung realisieren.

Wählen Sie nach der Neuanlage einer Position die Positionsart <Freie Position> und füllen Sie die Felder <Artikelnummer>, <Suchbegriff>, <Menge> und <EP> manuell.

HINWEIS:	Bitte beachten Sie, daß direkt bearbeitete Artikel nicht vom Lager abgebucht werden können. Weiterhin sind nur sehr eingeschränkte Auswertungsmöglichkeiten vorhanden, da diese Positionen praktisch keine Verbindung zu Ihren restlichen Daten haben.

Alternativposition

Die Erfassung einer alternativen Artikelposition (Positionskürzel AP) bzw. einer alternativen freien Position (Positionskürzel AD) erfolgt analog zur 'normalen' Artikelposition bzw. Direktfakturierung oder Direktbestellung. Alternativpositionen werden zwar ausgedruckt, aber bei der Summenbildung nicht berücksichtigt.

Im Bereich Handwerk und Handel kann die Möglichkeit der Alternativpositionen wichtig sein, wenn z.B. ein Kunde alternative Preise auf seine Anfrage wünscht.

Textposition

Wählen Sie als Positionsart <TE - Text> für eine neue Position, öffnet sich ein Textfenster, in dem Sie einen Standard- und einen Alternativtext erfassen können, der Ihnen dann als Position des aktuellen Vorgangs ausgegeben wird.

Auch für die Erstellung Ihrer Textpositionen können Sie über den Schalter <Textbaustein> auf die Liste der Textbausteine zugreifen.

HINWEIS:	Zur Einbindung aller Zusatztexte, also der Artikel- bzw. Positionstexte und der Texte, die Sie als Positionsart <Text> erfaßt haben, wählen Sie bei der Gestaltung Ihrer Formulare und Listen die Variablen <Zustext1> für die Standardtexte und <Zustext2> für die Alternativtexte.

Zwischensumme

Mit der Positionsart <SU - Zwischensumme> können Sie an jeder beliebigen Stelle Ihres Auftrags einen Zwischensummenblock einfügen.

Die Texte der bis zu 24 möglichen Zwischensummen definieren Sie in den Artikeleinstellungen. Die Zuordnung Artikel - Zwischensumme findet in den Artikelstammdaten statt. Welche Zwischensummen dann letztendlich ausgegeben werden, legen Sie bei der Gestaltung Ihrer Formulare fest. In der mitgelieferten Musterrechnung ist bereits der Ausdruck der ersten beiden Zwischensummen definiert.

Neue Seite / Seitenvorschub

Möchten Sie einen Seitenumbruch innerhalb Ihrer Positionen einfügen, wählen Sie die Positionsart <SE - Neue Seite>. Die restlichen Positionen werden dann automatisch auf der nächsten Seite ausgegeben - dies gilt natürlich auch für den Summenblock.


Stammdaten Vorgang
Stammdaten eines Vorgangs

siehe auch

Stammdaten eines Vorgangs

In den Schriftverkehrstammdaten, die Sie auch über den Menüpunkt BEARBEITEN - STAMMDATEN  aufrufen können, haben Sie die Möglichkeit, weitere Informationen zum aktuellen Auftrag anzugeben.

Bezeichnung:	Für die Angabe einer Schriftverkehrsbezeichnung, die diesen Vorgang z.B. in Listen näher beschreibt, stehen Ihnen hier insgesamt 25 Zeichen zur Verfügung.

Datum:	Vorgeschlagen wird hier automatisch das aktuelle Tagesdatum. Über das Kalendersymbol oder eine direkte Eingabe können Sie das Erfassungsdatum ändern.

Liefertermin:	Auch hier wird zunächst das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen. Tragen Sie den vereinbarten Liefertermin direkt ein oder nehmen Sie den Kalender zu Hilfe.

Kennung 1/2:	Diese beiden Felder werden aus den Kundendaten eingelesen. Bei der Gestaltung Ihrer Formulare können Sie auf die Inhalte der Felder zugreifen.

Kunde:	Über die Adreßauswahl kann der zuvor ausgewählte Kunde gewechselt werden. Auch Änderungen in den Stammdaten des jeweiligen Kunden sind möglich.

Lieferung an:	Soll die Lieferung an einen anderen als den zuvor ausgewählten Kunden gehen, können Sie den betreffenden Kunden über die Adreßliste auswählen.

Ihr Zeichen / Ihre Bestellung	Macht Ihr Kunde entsprechende Angaben bei einer Bestellung, können Sie die Daten hier eintragen. Beim Ausdruck des Schriftverkehrs werden diese Angaben dann mit ausgedruckt.

Unser Zeichen /Unsere Nachr.	Füllen Sie diese Felder aus, wenn die Daten auf Ihrem Schriftverkehr ausgegeben werden sollen.

Die Bezeichnungen dieser vier Textfelder können Sie über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN - SCHRIFTVERKEHR - BEZEICHNUNG FREIFELDER / SONSTIGES verändern.


Positionsbearbeitung

siehe auch

Positionsbearbeitung

Hier erfassen Sie die einzelnen Positionen Ihres Schriftverkehrs. Bei einer Neuanlage stehen Sie bereits auf der ersten 'neuen' Position. Drücken Sie jetzt die Taste <Return>, können Sie eine Artikelnummer eingeben ... nach Bestätigen dieser Eingabe mit <Return> wird die Artikelauswahl aufgerufen und Sie stehen auf dem Artikel, der Ihrer Eingabe am nächsten kommt. Die Suche über den Matchcode (Suchbegriff) ist ebenso möglich, wenn Sie eine Eingabe in diesem Feld vornehmen! Wollen Sie keine Artikelposition bearbeiten, kann ganz links bei dem Kürzel PO auch jede andere Positionsart gewählt werden.

Handelt es sich bei der aktuellen Position um eine Artikelposition PO, eine freie Position DF oder eine Alternativposition AP bzw. AD, werden Ihnen in der Maske BEARBEITEN - POSITIONSBEARBEITUNG die noch zusätzlichen Daten dieser Position angezeigt. Alle weißen Felder können geändert werden. Grau unterlegte Felder werden zu Ihrer Information angezeigt und können abhängig vom Vorgangsstatus nicht mehr verändert werden, z. B. kann bei verbuchten Rechnungen der Wert der Rechnung nicht mehr manuell gseändert werden.

Sie können die Artikelliste aufrufen und einen anderen Artikel auswählen, wenn es sich um eine Artikelposition eines neuen Auftrags handelt.s

Die einzelnen Felder werden ausführlich unter <Artikelstammdaten> beschrieben.

Eine Besonderheit besteht bei der Positionsnummer. Es ist sinnvoll, z. B. in einer Rechnung nur die Artikelpositionen durchzunumerieren, Textpositionen erhalten keine Positonsnummer. Die Numerierung wird folgendermaßen verwaltet:

Jede Artikelposition erhält eine Positionsnummer, die mit der Raute (#) beginnt. Beim Speichern eines Auftrages werden diese Positionen neu durchnumeriert, damit (trotz evtl. gelöschter Positionen) keine Lücken in der Numerierung entstehen. Das sieht zumindestens immer ordentlich aus. Wollen Sie individuelle Positionsnummern vergeben, tragen Sie einfach eine Nummer ein, die nicht mit der Raute beginnt ... daran ändert GS-Auftrag dann auch nichts! Die Rauten bei den automatischen Nummern können beim Ausdruck unterdrückt werden.

Umrechnung Netto -> Brutto <F3> / Brutto -> Netto <F4>

Die Umrechnung Ihrer Artikelpreise erfolgt normalerweise automatisch in Abhängigkeit der Einstellungen bei dem Artikel und unter Rechnungsdaten. In manchen Fällen kann es jedoch sinnvoll sein, einen Nettopreis manuell einzugeben (z. B. bei der Direktfakturierung) und diesen dann manuell mit <F3> in den Bruttopreis umzurechnen. Das spart den Taschenrechner! Beachten Sie aber bitte, daß der Preis von Ihnen auch 100 Mal umgerechnet werden kann ...!

Seriennummernverwaltung

Bei aktiviertem Zusatzmodul  Seriennummernverwaltung können Sie hier mit <F5> die bereits vergebenen Seriennummern der Position ansehen oder bearbeiten. GS-Auftrag verwaltet die Anzahl der bereits zugewiesenen Nummern. Bei jedem Speichern eines Vorgangs wird überprüft, ob dieser Position bereits ausreichend Seriennummern zugewiesen wurden. Wenn nicht, erscheint die Seriennummernliste, die weiter aktualisiert werden kann. Steht  in Ihrem Betrieb bei der Bearbeitung des Lieferscheins noch nicht fest, welche Artikel (also Nummern) letztendlich vom Lageristen "gepackt" werden, kann der Vorgang (Lieferschein) wieder aufgerufen und manuell zugewiesen oder korrigiert werden.


Rechnungsdaten Vorgang
Rechnungsdaten

siehe auch

Rechnungsdaten

Die bei Ihrem Kunden bzw. Lieferanten hinterlegten Rechnungsdaten werden automatisch in den aktuellen Vorgang übernommen, können dort aber beliebig geändert werden.

Zahlweise:	Die in den Rechnungsdaten des Kunden eingetragene Zahlungsweise wird übernommen und angezeigt, möchten Sie Änderungen vornehmen, können Sie eine andere Zahlungsart auswählen.  Wählen Sie für Barverkäufe die Zahlungsweise <Barverkauf>, um nach Verbuchung einer Rechnung auch sofort den Zahlungseingang durchzuführen. Durch die Zahlungsweise <DTA-Buchung> kann (in Verbindung mit unserem Programm GS-DTAUS) eine Buchung für den beleglosen Zahlungsverkehr durchgeführt werden.

Versandart:	Möchten Sie eine andere als die angezeigte Versandart wählen, können Sie dies ebenfalls.

HINWEIS:

Die Liste der Zahlungsweise und der Versandart können Sie jeweils in den Rechnungsdaten im Kundenstamm bearbeiten, um dort eigene Versandarten zu definieren.

Die Bezeichnungen der Felder <Porto>, <Verpackung>, <Versicherung> und <Eilzuschlag> können Sie über den Programmpunkt EINSTELLUNGEN - SCHRIFTVERKEHR - BEZEICHNUNG FREIFELDER / SONSTIGES ändern.

Geleistete Anzahlung Ihres Kunden können Sie hier eintragen, auch bereits schon als 'Vormerkung' in einer Auftragsbestätigung oder einem Lieferschein. Verbucht wird die Anzahlung als Zahlungseingang allerdings erst, wenn auch die Rechnung verbucht wird. Bei Barverkäufen sind Anzahlungen nicht möglich (und ja auch nicht sinnvoll).


Vorgangstexte

siehe auch

Vorgangstexte

Sie können zu jedem Vorgang einen Text hinterlegen, der sich in die Bereiche Kopf, Fuß und Bemerkung einteilen läßt. Bei der Erstellung Ihrer Formulare können Sie dann auf diese Texte zugreifen.

Auch im Bemerkungsfeld eines Vorgangs haben Sie die Möglichkeit, auf die bereits vorhandenen Textbausteine zuzugreifen bzw. diese zu verändern oder neue Textbausteine anzulegen.


Positionstexte

siehe auch

Positionstexte

Über den Menüpunkt BEARBEITEN - POSITIONSTEXTE bzw. <strg> + <T> aktivieren Sie das Fenster zur Erfassung und Bearbeitung von Positionstexten. Auch hier können Sie einen Standard- und einem Alternativtext anlegen und auf die Liste der Textbausteine zugreifen. Bei der Formulargestaltung wird auf diese Zusatztexte über die Variablen <zustext1> bzw. <zustext2> zugegriffen.

HINWEIS:	Das Fenster <Schriftverkehr - Positionstexte> entspricht dem Fenster <Artikeltext>. Haben Sie schon bei Ihrem Artikel einen Standard- und / oder einen Alternativtext erfaßt, können Sie ihn an dieser Stelle ansehen bzw. überarbeiten.


Zahlungen / Mahnwesen
Offene Posten / Zahlungen

siehe auch

Zahlungen / Mahnwesen

Im Hauptmenü können Sie sich über den Menüpunkt SCHRIFTVERKEHR - ZAHLUNGEN / MAHNWESEN bzw. mit <strg> + <Z> die Liste der unerledigten Rechnungen ansehen und Zahlungseingänge verbuchen. Von dort können Sie aber auch den Mahnlauf starten.

Bevor Zahlungen auch an GS-EAR für Windows oder GS-FIBU für Windows übergeben werden, muß unter EINSTELLUNGEN sowohl die eigene Bankverbindung, als auch das dazu passende Buchungskonto ausgewählt sein.

Unterhalb der Liste finden Sie die wichtigsten Informationen zur aktuellen Rechnung. Wurde z.B. eine Gutschrift bzw. Stornierung erstellt oder bereits eine Zahlung geleistet, werden Ihnen die entsprechenden Werte und der noch offene Betrag angezeigt. Auch der Mahnstatus der Rechnung ist dort zu erkennen.

Die Liste ist automatisch nach Rechnungsnummern sortiert. Suchen Sie nach einer bestimmten Rechnungsnummer, können Sie diese direkt eingeben, es erscheint ein Fenster mit den eingetippten Daten. Anschließend wird die gewünschte Rechnung, sofern vorhanden, angezeigt.

Wenn Sie nur die offenen Posten eines einzelnen Kunden sehen möchten, klicken Sie oberhalb der Liste auf das Feld <Sortierung>  und aktivieren Sie <Einzelner Kunde>. Aus der Kundenliste können Sie dann den gewünschten Kunden wählen.

Über den Menüpunkt FUNKTIONEN - BISHERIGE ZAHLUNGEN oder <strg> + <Z> können Sie sich die bisher erfolgten Zahlungen zu einer Rechnung anzeigen lassen.

HINWEIS:	Aus der Schriftverkehrsliste heraus können Sie sich über den Menüpunkt DRUCK - OFFENE-POSTEN-LISTE bzw. - ZAHLUNGSEINGÄNGE die entsprechenden Listen ausgeben lassen.


Zahlungen
Zahlungseingänge

siehe auch

Zahlungseingang verbuchen

In der Liste der offenen Posten können Sie über den Menüpunkt FUNKTIONEN - NEUER ZAHLUNGSEINGANG, mit <enter>, per Doppelklick oder einfach mit <einfg> einen Zahlungseingang zu der aktuellen Rechnung erfassen.

Im oberen Bereich der Maske werden Ihnen die wichtigsten Daten der Rechnung, wie z.B. die Zahlungsbedingungen, bisher erfolgte Zahlungen, vorhandene Gutschriften etc. angezeigt. Anhand der berechneten Zahlungsziele können Sie entscheiden, ob z.B. ein Skontoabzug noch gerechtfertigt ist.

Im Feld <Zahlung> wird automatisch der noch offene Betrag angezeigt, als Datum wird das aktuelle Tagesdatum und als Bemerkung die Rechnungsnummer vorgeschlagen. Diese Felder lassen sich beliebig ändern. Sie können auch eine andere Bank als die angezeigte für die Buchung auswählen.

Das Zahlungsdatum ist in der Regel nicht das Tagesdatum, sondern das Datum des Zahlungseingangs laut Kontoauszug.

Liegt ein kompletter Zahlungseingang vor, d.h. Rechnungsbetrag und Zahlungseingang stimmen überein, klicken Sie ohne lange nachzudenken auf <Verbuchen>. Das wird sicherlich selten genug vorkommen ...

Den verbuchten Vorgang finden Sie anschließend in der Schriftverkehrsliste unter <Erledigte Vorgänge> mit dem Status <OK> wieder.

Teilzahlung / Skontoabzug

Ist der Zahlungsbetrag kleiner als der tatsächliche Rechnungsbetrag, korrigieren Sie den vorgeschlagenen Wert im Feld <Zahlung>. Klicken Sie anschließend auf <Verbuchen> erscheint die Abfrage, ob die Rechnung mit der Zahlung erledigt ist und der Rest als Skonto abgezogen werden soll.

Handelt sich es lediglich um eine Anzahlung, klicken Sie auf <Nein>, die Rechnung bleibt weiterhin ein offener Posten. Die erfolgte Zahlung und der noch offene Betrag werden Ihnen, zur besseren Übersichtlichkeit, unterhalb der OP-Liste angezeigt.

Bestätigen Sie die Abfrage mit <Ja>, gilt die Rechnung anschließend als erledigt, die Differenz wird als Skontoabzug verbucht. Überprüfen Sie zur Sicherheit anhand der oben in der Maske angezeigten Zahlungsziele und der jeweiligen Beträge, ob dieser Skontoabzug überhaupt gerechtfertigt ist!

Überzahlung

Sollte der Zahlungseingang größer sein als der noch offene Rechnungsbetrag, kann der Differenzbetrag als <Mahngebühr> verbucht werden.


Mahnwesen / Mahnlauf

siehe auch

Mahnwesen / Mahnlauf

Über den Menüpunkt BEARBEITEN KUNDENKONTO / MAHNLAUF oder <strg> + <M> können Sie sich die offenen Posten der einzelnen Kunden anzeigen lassen und mahnen.

Im mittleren Teil der Maske wird Ihnen die Gesamtanzahl der offenen Posten des jeweiligen Kunden mit dem entsprechenden Wert angezeigt. Die Fälligkeit hängt von den Zahlungszielen, die Sie in den Rechnungsdaten des Kunden angegeben haben ab. Die höchste Mahnstufe, die Ihnen als Wert und zusätzlich als Leuchtpunkt angezeigt wird, bezieht sich auf die bisher für diesen Kunden gedruckten Kontoauszüge. Wurde der Kunde noch nicht gemahnt, ist die höchste Mahnstufe <0>.

Für den Ausdruck des Kundenkontos können Sie noch angeben, ab welcher Mahnstufe die offenen Posten ausgedruckt werden sollen (<Mahnen ab>), ob auch die noch nicht fälligen Rechnungen aufgelistet werden (<Alle OP>) und ob der Mahnstatus beim Ausdruck automatisch erhöht werden soll (<Mahnstatus erhöhen>).

Wird der Mahnstatus erhöht, also eine "richtige" Mahnung durchgeführt, kann dem Kunden auch eine (letzte) Zahlungsfrist gesetzt werden.

Die Mahngebühr, die Sie in den Rechnungsdaten des Kunden für den jeweiligen Mahnstatus angegeben haben, wird Ihnen hier vorgeschlagen. Durch die Aktivierung des Schalters <Mahngebühr berechnen>, haben Sie aber noch die Möglichkeit, diesen Betrag zu ändern. Ist dieser Schalter nicht aktiviert, wird auch keine Mahngebühr berechnet.

Den Ausdruck des Kundenkontos starten Sie über <Mahnen>.

Nach dem Ausdruck können Sie sich über <Nächster Kunde> die fälligen offenen Posten des nächsten Kunden ansehen und ebenfalls mahnen.


Restmengen
Restmengen / Rückstandsverwaltung

siehe auch

Restmengen / Rückstandsverwaltung

Restmengen (Rückstände) entstehen immer dann, wenn in einem fortgeführten Vorgang weniger Teile 'bearbeitet' werden, als es in dem ursprünglichen Vorgang der Fall war.

Beispiel:

Sie bestätigen Ihrem Kunden in einer neuen Auftragsbestätigung 10 Teile (die AB ist in diesem Fall dann der Ursprungsvorgang), führen die Auftragsbestätigung zu einem Lieferschein fort und liefern ihm aber nur 4 Teile ... es existiert somit eine Restmenge (Rückstand) von 6 Teilen. Dieser Rückstand gerät in GS-Auftrag nicht in Vergessenheit, sondern wird im ursprünglichen Vorgang vermerkt.

Solange noch zu einem Vorgang Restmengen existieren, erhält dieser nicht den Status <ok> (also erledigt).

Konsequenz wäre, jetzt dafür zu sorgen, daß das Lager wieder gefüllt wird, um die fehlenden Teile auszuliefern. Alternativ kann der Ursprungsvorgang aber auch storniert werden. Wird die gesamte Restmenge storniert, erledigt sich die o. g. Auftragsbestätigung durch die Stornierung und nicht durch die Lieferung.

Um es aber im Alltag nicht ganz so umständlich zu machen, können Sie immer dann, wenn GS-Auftrag eine Restmenge entdeckt, manuell entscheiden, ob diese Restmenge erhalten bleiben soll oder ob die ursprüngliche Position durch den aktuellen Vorgang erledigt wird.

Beachten Sie bitte, daß Restmengen nur bei Artikelpositionen verwaltet werden (Positionsart PO und AP), nicht bei der Direktfakturierung!


Was ist ein Vorgang
Was ist ein Vorgang?

siehe auch

Was ist ein Vorgang?

Wir sprechen in GS-Auftrag nicht von Angebot, Rechnung oder Bestellung, sondern wir verwenden den Begriff Vorgang.

Ein Vorgang umfaßt immer sämtlichen Schriftverkehr, der nötig ist, um einen Verkaufsvorgang vollständig durchzuführen. Was bedeutet das? Ein Beispiel:

Ihr Kunde ruft an und wünscht ein Angebot über einige Artikel, z. B. über 10 Stühle. Sie erstellen einen neuen Vorgang (manchmal nennen wir diesen ersten Vorgang auch Ursprungsvorgang), ordnen ihn diesem Kunden zu und wählen den gewünschten Artikel aus. Dieses Angebot erhält Ihr Kunde, akzeptiert den Preis und bestellt. Sie schreiben ihm nun eine Auftragsbestätigung über 10 Stühle. Suchen Sie dazu in der Vorgangsliste das ehemalige Angebot heraus und führen es fort.

Da Sie noch vier der gewünschten Stühle auf Lager haben, können diese bereits jetzt ausgeliefert werden. Suchen Sie die Auftragsbestätigung und führen diese zu einem Lieferschein fort. Als Menge bei der Position wird 10 Stück vorgeschlagen, da bis jetzt noch nichts geliefert wurde. Tragen Sie aber als Menge 4 ein ... mehr können Sie im Moment halt nicht liefern.

Was wird jetzt aus den fehlenden 6 Stühlen? Sofern bei Ihnen das Zusatzmodul Bestellwesen vorhanden ist, suchen Sie nun wieder die Auftragsbestätigung (als ursprünglichen Vorgang) und führen diese zu einer Bestellung fort! Wählen Sie den geeigneten Lieferanten und tragen als Menge mindestens die sechs fehlenden Stühle ein. Sollte dieser Artikel bei Ihnen 'gut laufen', dürfen es auch etwas mehr sein.

Nach einiger Zeit, werden die Stühle von Ihrem Lieferanten geliefert ... suchen Sie die Bestellung und führen diese zu einem Wareneingang fort. Es wurden 20 Stühle bestellt, 20 Stühle geliefert ... prima ... diese Bestellung ist mit dem Wareneingang also bereits erledigt!

Da Ihr Stuhllager jetzt wieder gut gefüllt ist, kann auch Ihr Kunde nun die fehlenden 6 Stühle geliefert bekommen. Suchen Sie nun wieder die 'alte' Auftragsbestätigung und führen diese zu einem Lieferschein fort. Da bereits 4 Stühle geliefert wurden, wird die ursprüngliche Menge von 10 bereits um diese 4 reduziert ... als Menge werden Ihnen jetzt 6 Stück vorgeschlagen.

Die Lieferung ist somit abgeschlossen, es existieren keine Rückstände mehr ... kommen wir zum angenehmen Teil des Vorgangs ...

Schalten Sie die Sicht in der Vorgangsliste auf <einzelner Kunde> (das ist viel übersichtlicher, wenn Sie viele Vorgänge verwalten) und markieren Sie die beiden Lieferscheine mit der <leertaste>. Vielleicht haben Sie ja als Bezeichnung des Vorgangs ja 'Stühle' eingetragen, dann finden Sie diese beiden Lieferscheine auch sehr schnell, wenn der Kunde viel Schriftverkehr hat. Führen Sie diese beiden Lieferscheine zu einer Rechnung fort. Es erscheinen beide Positionen ... einmal mit der Menge 4, einmal mit der Menge 6. Nach dem Druck der Rechnung gilt dieser Vorgang dann als offener Posten ... alles geliefert, aber noch nichts bezahlt!

Im Normalfall (was das auch immer sein mag), wird Ihr Kunde nun nach einiger Zeit diese Rechnung bezahlen. Wir gehen in die Liste der offenen Posten und suchen diese Rechnung heraus. Aus unserem Kontoauszug der Bank wird der bezahlte Betrag als Zahlungseingang eingetragen und wenn die Rechnung vollständig bezahlt wurde, gilt der gesamte Vorgang somit als (erfolgreich) erledigt! Anhand der angezeigten Zahlungsziele können Sie entscheiden, ob ein Skontoabzug des Kunden noch gerechtfertigt ist.

Sollte bei Ihrer Lieferung aber eine Störung aufgetreten sein, vielleicht war ja ein Stuhl defekt und wurde zurückgegeben, kann auch das problemlos erledigt werden, indem aus Ihrer Lieferung (Lieferschein oder Rechnung) ein Stuhl storniert wird. Somit werden jetzt nicht mehr 10 Stühle bezahlt, sondern nur 9 ... was ja auch korrekt ist, da Sie einen Stuhl bereits wieder zurückerhalten haben.

Ist keine 'Störung' aufgetreten, zahlt der Kunde aber auch nicht, fällt der Rest unter das Thema Gerichtsvollzieher.


Gerichtsvollzieher

siehe auch

Gerichtsvollzieher

Das ist aber eigentlich nicht mehr Thema dieser Software. Bevor Sie ihn aber aktivieren, sollten Sie überprüft haben, ob von Ihrer Seite wirklich alles korrekt geliefert wurde, ob in GS-Auftrag nicht doch ein schlimmer Programmfehler aufgetreten ist, der Ihre Buchführung 'gekippt' hat, ob nicht versehentlich ein Kontoauszug verschlampt wurde oder ob es überhaupt noch für den Gerichtsvollzieher eine Anlaufstelle für Ihre Forderung gibt.


Barverkauf
Barverkäufe

siehe auch

Barverkäufe

Im Gegensatz zu 'normalen' Rechnungen ergibt sich bei einem Barverkauf  eine etwas abweichende Problematik. In diesem Fall ist davon auszugehen, daß Ihr Kunde in Ihrem Geschäft Ware mitnimmt, die auch sofort bezahlt wird. Das bedeutet normalerweise:

•	 Auf der Rechnung sollten Bruttopreise ausgewiesen werden, weil diese wohl auch auf den Preisetiketten in Ihrem Laden stehen.

•	Da entweder mit Bargeld oder mit Euroschecks bezahlt wird, ist Ihnen das Geld sicher, es kann also sofort ein Zahlungseingang verbucht werden, der (neue) Vorgang ist somit sofort wieder mit der Zahlung erledigt. (Achtung bei Euroschecks: Maximaler Betrag 400,00 DM UND auf der Rückseite muß die Nummer der EC-Karte stehen. Die Kontonummer auf der EC-Karte und die Kontonummer auf dem Scheck muß übereinstimmen) .

Barverkäufe bei 'normalen' Kunden

Ein Barverkauf wird in GS-Auftrag immer dann 'vermutet', wenn als Zahlungsart <Barverkauf> eingetragen ist. Sie können so z.  bei einem Kunden, der normalerweise telefonisch bestellt und per Nachnahme beliefert wird, bei einer Rechnung ausnahmsweise <Barverkauf> eintragen, wenn die Waren im Laden gekauft und bezahlt wird. Anzahlungen sind bei der Zahlungsart <Barverkauf> nicht möglich!

Der 'Spezialkunde' <BARVERKAUF>

Als weitere Arbeitserleichterung ist es möglich, im Kundenstamm den Kunden <BARVERKAUF> anzulegen. Tragen Sie hierzu als Kundennummer BARVERKAUF ein und wählen unter RECHNUNGSDATEN sowohl BRUTTOPREISE als auch die Zahlungsart <Barverkauf>  und die Versandart <Abholer> ein.

Wird an diesen 'Kunden' eine Rechnung geschrieben, wird nicht mehr gefragt, ob der Zahlungseingang verbucht werden soll ... nein ... das wird dann einfach gemacht. Viel interessanter ist aber, daß Ihnen durch diesen 'Dummy-Kunden' natürlich alle Auswertungsmöglichkeiten offenstehen, die im Kundenstamm möglich sind. Sie sehen so z. B. auf einen Blick, welche Umsätze in Ihrem Ladengeschäft erfolgten.

Übergabe an die Buchhaltung

Ist die  Schnittstelle zur Buchhaltung aktiviert, muß immer ein Kassenkonto angegeben werden, da Barverkäufe automatisch mit der Kasse gebucht werden!


Zahlungsausgang
Zahlungsausgänge

siehe auch

Zahlungsausgänge zu Wareneingängen

Im Hauptmenü können Sie über den Menüpunkt SCHRIFTVERKEHR - ZAHLUNGSAUSGANG die Liste der unerledigten Wareneingänge ansehen und Zahlungsausgänge verbuchen.

Bevor Zahlungen auch an GS-EAR für Windows oder GS-FIBU für Windows übergeben werden, muß unter EINSTELLUNGEN sowohl die eigene Bankverbindung, als auch das dazu passende Buchungskonto ausgewählt sein. Bei Zahlungsausgängen werden die Kostenkonten berücksichtigt.

Unterhalb der Liste finden Sie die wichtigsten Informationen zum aktuellen Wareneingang. Wurde z.B. eine Stornierung erstellt oder bereits eine Zahlung geleistet, werden Ihnen die entsprechenden Werte und der noch offene Betrag angezeigt.

Die Liste ist automatisch nach der Vorgangsnummer sortiert. Suchen Sie nach einer bestimmten Nummer, können Sie diese direkt eingeben, es erscheint ein Fenster mit den eingetippten Daten. Anschließend wird der gewünschte Wareneingang, sofern vorhanden, angezeigt.

Wenn Sie nur die Wareneingänge eines einzelnen Lieferanten sehen möchten, klicken Sie oberhalb der Liste auf das Feld <Sortierung>  und aktivieren Sie <Einzelner Lieferant>. Aus der Lieferantenliste können Sie dann den gewünschten Lieferanten wählen.

Über den Menüpunkt FUNKTIONEN - BISHERIGE ZAHLUNGEN oder <strg> + <Z> können Sie sich die bisher erfolgten Zahlungen zu dem Wareneingang anzeigen lassen.


Erfassungsarten

siehe auch

Die verschiedenen Erfassungsarten eines Vorgangs

Jeder Vorgang in GS-Auftrag hat eine Erfassungsart, man kan auch sagen, wir schreiben eine Rechnung, einen Lieferschein usw. Sie vergeben die gewünschte Erfassungsart vor der Positionserfassung, wenn entweder

- ein neuer Vorgang angelegt wurde

- ein bestehender Vorgang kopiert wurde

- ein bestehender Vorgang fortgeführt wurde.

Bei neuen oder kopierten Vorgängen können Sie jede gewünschte Erfassungsart auswählen, da dieser Vorgang früher noch nicht bearbeitet wurde und Sie mit dem aktuellen Vorgang einen sogn. Ursprungsvorgang anlegen, der dann in Zukunft weiter bearbeitet wird. In Zukunft bedeutet, daß Sie sich dann einen bestehenden Vorgang aussuchen und diesen mit einer neuen Erfassungsart fortführen, z. B. aus einem Lieferschein (Ware wurde geliefert) wird eine Rechnung (Ware wird dem Kunden nach erhaltener Lieferung in Rechnung gestellt).


Druck / Formularanpassung

siehe auch

Druck / Formularanpassung

In GS-AUFTRAG für Windows gibt es keinen separaten Menüpunkt, an dem Sie Ihre Formulare, Listen oder Etiketten erstellen bzw. bearbeiten können. Statt dessen haben Sie an jeder Stelle, an der Sie Ausdrucke vornehmen können, die Möglichkeit, die jeweiligen Schriftstücke zu bearbeiten. So können Sie z.B. vor dem Ausdruck einer Rechnung das Rechnungsformular anpassen.

Wie in den DOS-Versionen von GS-AUFTRAG wurde auch in der Windows-Version zu jedem Schriftverkehr mindestens ein bereits angepaßtes Formular - damit sind im folgenden vereinfachend auch Listen und Etiketten gemeint - mitgeliefert, das von Ihnen nicht gelöscht werden kann. Wenn Sie eines dieser Formulare ändern oder anpassen wollen, ist es sinnvoll, es zunächst zu kopieren und dann die Kopie zu bearbeiten.

ACHTUNG:	Wenn Sie mitgelieferte Originalformulare bearbeiten, kann es passieren, daß diese bei einem Programmupdate überschrieben werden. Verwenden Sie die Originale also bitte nur als Vorlage für selbsterstellte Formulare und benennen Sie eigene Formulare um.  Bei der Formulargestaltung gibt es viele Möglichkeiten, Ihre individuellen Anforderungen zu verwirklichen. Beachten Sie bitte auch unsere Tips & Tricks!

Bei jedem Programmstart oder bei der  Auswahl eines anderen Mandanten wird anhand der mitgelieferten Standardformulare überprüft, ob wenigstens ein Formular für jede Formularart existiert!

Über den Menüpunkt DRUCK oder [image] aktivieren Sie das Auswahlfenster der, an diesem Programmpunkt zur Verfügung stehenden, Schriftstücke.

Formularvorschau

Über [image] , den Schalter <Vorschau>, den Menüpunkt DRUCKEN - VORSCHAU oder <strg> + <V> können Sie sich das betreffende Formular am Bildschirm anzeigen lassen.

Über die Zoomfunktionen können Sie die Anzeige des Formulars verkleinern oder vergrößern. Das erste Icon bezieht sich auf die Originalgröße des Dokuments, sie entspricht maßstabsgetreu dem Ausdruck. Mit dem rechten Icon können Sie die Formularanzeige auf Ihre Bildschirmbreite anpassen.

Mit Pfeilicons können Sie durch die einzelnen Seiten eines mehrseitigen Formulars blättern. Die jeweils aktuelle Seite wird angezeigt.

Über die Formularforschau haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die Auswirkungen bestimmter Änderungen an der Gestaltung Ihres Formulars direkt zu überprüfen.

Formular drucken

Der Ausdruck eines Formulars wird über [image] , den Menüpunkt DRUCKEN - AUSDRUCK oder <strg> + <D> gestartet.

Über den Schalter <Einrichten> können Sie noch einen anderen als den Standarddrucker wählen - natürlich unter der Voraussetzung, daß dieser auch unter WINDOWS installiert ist. Der Druck läßt sich auch auf bestimmte Bereiche bzw. Seiten beschränken oder in eine Datei umleiten.

Formular faxen

Wenn Sie das Programm GS-WINFAX installiert haben, kann über den Menüpunkt FAX SENDEN der Ausdruck als Fax gesendet werden.  Steht aus GS-Auftrag keine Telefaxnummer zur Verfügung, was praktisch bei allen Ausdrucken, außer dem Schriftverkehr der Fall ist, können Sie manuell eine Nummer eingeben oder eine aus dem Telefonverzeichnis von GS-WinFax auswählen.

Formular kopieren

Im Druckauswahlfenster können Sie über den Menüpunkt FUNKTIONEN - FORMULAR KOPIEREN oder einfach mit <strg> + <einfg> eine 1:1-Kopie des jeweiligen Formulars erstellen.

ACHTUNG:	Um die Kopie vom Original zu unterscheiden und um zu verhindern, daß ein geändertes Formular beim nächsten Programmupdate überschrieben wird, sollten Sie anschließend unbedingt die Bezeichnung des <neuen> Formulars ändern.

Formular  löschen

Mit <entf> oder über den Menüpunkt FUNKTIONEN - FORMULAR LÖSCHEN können Sie Ihre Formulare nach der Bestätigung der Sicherheitsabfrage wieder entfernen. Mitgelieferte Originale lassen sich allerdings nicht löschen.


sa_DRUCK
Druck / Formularanpassung

Formulareinstellungen

Formulargestaltung

Texteingabe im Formular

Daten in ein Formular eingeben

Gestaltungselemente

Bitmaps (Logos, Artikelbild) einfügen

Besonderheiten beim Druck / Tips & Tricks


Formulareinstellungen

siehe auch

Formulareinstellungen

Über den Menüpunkt EINSTELLUNGEN können Sie Ihr Formular umbenennen und auch einen Bemerkungstext zur genaueren Beschreibung erfassen.

ACHTUNG:	Wenn Sie mitgelieferte Originalformulare bearbeiten, kann es passieren, daß diese bei einem Programmupdate überschrieben werden. Verwenden Sie die Originale also bitte nur als Vorlage für selbsterstellte Formulare und benennen Sie unbedingt eigene Formulare um.

Auch der externe Dateiname des Formulars wird Ihnen hier angezeigt und kann geändert werden. Dieser Dateiname wird auch für den Im- und Export von Formulardefinitionen benötigt bzw. wenn Sie Ihrer Formulare extern sichern wollen.

Wählen Sie pro Formular den gewünschten Drucker (inkl. Schnittstelle) aus, wenn er von dem Standarddrucker (unter Windows) abweicht.

Die Einträge, die Sie in den Feldern <Bemerkung>, <Kopftext> und <Fußtext> machen, können auch in den betreffenden Schriftverkehr, also nicht in Listen oder Etiketten, eingebunden und ausgedruckt werden. Sie finden die Variablen (Feldinhalte) in der Datenquelle <Druckdefinition>. Der Ausdruck ist allerdings nur gewährleistet, wenn Sie nicht mit dem Standardbriefbogen arbeiten.


Formulargestaltung

siehe auch

Formular gestalten

Um die allgemeine Formularanpassung zu demonstrieren und die Funktionen des Formulardesigners kennenzulernen, soll in den folgenden Abschnitten die Gestaltung einer Kundenliste schrittweise erklärt werden.

Über den Schalter <Gestalten> oder <strg> + <G> laden Sie das aktuelle Formular in den Formulardesigner.

Bearbeiten Sie ein Etikett, wird Ihnen nur ein Definitionsbereich angezeigt. Alle anderen Formulare sind in verschiedene Bereiche eingeteilt, die alle durch Bildschirmlineale eingegrenzt sind. Diese Lineale und die exakte cm-Angabe unterhalb der Gestaltungsbereiche helfen Ihnen, die Höhe und Breite des jeweiligen Formularbereichs zu bestimmen.

Die Größe der Druckbereiche können Sie z.B. verändern, indem Sie die Ränder mit der Maus verschieben.

Im unteren Bereich des Formulardesigners, der sog. Definitionsleiste, können Sie den oberen und den linken Rand des Dokuments in cm angeben. Auch die Höhe der einzelnen Formularbereiche kann eingestellt werden. Die hier angegebenen Werte werden beim Ausdruck des Formulars berücksichtigt. Bei Etiketten können Sie hier zusätzlich angeben, wieviele Etiketten nebeneinander ausgegeben werden sollen. Die Breite eines Etiketts wird in Abhängigkeit von der Anzahl der Etiketten nebeneinander automatisch angepaßt.

Auch der Querdruck kann an dieser Stelle aktiviert werden.

Mit den folgenden Gestaltungselementen können Sie Ihre Formulare bearbeiten:

 	Texteingabe

 	Dateneingabe

 	Gestaltungselement (z. B. eine Box, eine Linie)

 	ein Bitmap (von Festplatte geladen)

 	ein Bitmap (aus einer GS-Auftrag-Datei geladen, z. B. Artikelbild)

Druckbereiche

Ein Formular ist insgesamt in folgende Bereiche eingeteilt:

Kopf:

Listenkopf, wird auf der ersten und jeder folgenden Seite ausgegeben, enthält z.B. die Bezeichnung des Formulars und das Tagesdatum.

HINWEIS:	Haben Sie unter EINSTELLUNGEN - DRUCK den Schalter <Standardbriefbogen verwenden> aktiviert, werden die Einstellungen der einzelnen Formulare für die Kopf- und Fuß-Definition ignoriert. Dies gilt allerdings nur für den Schriftverkehr, nicht für Listen und Etiketten.

Titel 1. Seite

Druckbereich, z.B. für das Anschriftenfenster einer Rechnung, wird ausschließlich auf der ersten Seite eines Formulars unterhalb des Kopfes ausgegeben.

Spalten Inhalt

Tabellenkopf, der die folgenden Daten, also den Inhalt der Tabellenspalten, näher erläutert und formatiert. Der Bereich <Spalten Inhalt> wird auf jeder Seite ausgegeben.

Inhalt

Der eigentliche Tabelleninhalt, verschiedene Datenfelder bzw. Variablen.

Inhalt 1. Text / Inhalt 2. Text

<Inhalt 1. Text> bezieht sich auf den Text, den Sie im Kundenstamm unter <Bemerkung> eintragen können bzw. auf den Standardtext, den Sie unter <Artikeltext> im Artikelstamm oder bei der Positionserfassung definieren können. Der Druckbereich <Inhalt 2. Text> ist für die Ausgabe des Alternativtextes eines Artikels vorgesehen.

Spalten Unterinhalt 1 / Spalten Unterinhalt 2

Zusätzliche Unterteilungsmöglichkeit des Inhalts einer Tabellenspalte z.B. für die Ausgabe von Preisen bzw. Lagerdaten. Hier wird die Bezeichnung und die Formatierung des jeweiligen Unterinhalts festgelegt.

Unterinhalt 1 / Unterinhalt 2

Gewünschter Inhalt zu <Spalten Unterinhalt 1> bzw. <2>

Summe letzte Seite

Unterhalb der Tabelle können Sie einen Summenblock definieren, der dann ausschließlich auf der letzten Seite des Formulars ausgedruckt wird.

Fuss

Der Fuß eines Formulars enthält z.B. die Seitennummer und wird automatisch auf jeder Seite ausgegeben.

HINWEIS:	Haben Sie unter EINSTELLUNGEN - DRUCK den Schalter <Standardbriefbogen verwenden> aktiviert, werden die Einstellungen der einzelnen Formulare für die Kopf- und Fuß-Definition ignoriert. Dies gilt allerdings nur für den Schriftverkehr, nicht für Listen und Etiketten.

In die einzelnen Bereiche des Formulars wechseln Sie entweder über die Bereichsauswahl in der Toolbar oder indem Sie einfach mit der Maus in den gewünschten Bereich klicken. Der gerade aktivierte Formularbereich ist farblich hervorgehoben und wird auch in der Toolbar angezeigt.

Druckbereiche ein- / ausschalten

Wenn Sie einzelne Bereiche ausblenden bzw. nicht drucken wollen, können Sie dies über den Menüpunkt DEFINITION - EIGENSCHAFTEN oder einfach mit <F4> veranlassen. Wenn Sie z.B. keinen Titel oder Summenblock wünschen, können diese Bereiche, bis zu einer eventuellen Reaktivierung, komplett aus dem Designer genommen werden, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Hier haben Sie auch die Möglichkeit, vor dem Ausdruck des jeweiligen Formularbereichs einen Seitenvorschub durchführen zu lassen. Wenn Sie ein Etikett definieren, können Sie auf diese Weise erzwingen, daß jedes Etikett auf einer neuen Seite ausgegeben wird. Auch die Bezeichnungen der einzelnen Formularbereiche können Sie hier ändern oder sogar löschen.

Druckelemente

Innerhalb der oben beschriebenen Druckbereiche können Sie beliebige Druckelemente plazieren, die z.B. Texteingaben, Datenfelder oder Grafiken enthalten können. Die einzelnen Elemente werden in den folgenden Abschnitten ausführlich beschrieben.

Wenn Sie versehentlich einen Schalter zur Erzeugung eines Elements angeklickt haben, können Sie über dieses Icon die Anwahl rückgängig machen.

Über den Menüpunkt BEARBEITEN haben Sie die Möglichkeit, gleichzeitig alle Elemente des aktuellen Formularbereichs zu markieren bzw. wieder zu entmarkieren. Markierte Elemente können über BEARBEITEN - MARKIERTE LÖSCHEN bzw. mit <entf> gelöscht werden. Wenn Sie nur bestimmte Elemente markieren wollen, können Sie auch die Shift-Taste gedrückt halten und die gewünschten Elemente nacheinander anklicken. Einzelne Elemente werden einfach per Mausklick markiert.


Text in Formular
Texteingabe in ein Formular

siehe auch

Texteingabe in ein Formular

Mit  [image] haben Sie die Möglichkeit, einen beliebigen freien Text in einen Formularbereich einzufügen. Klicken Sie zunächst auf dieses Symbol und anschließend in den Bereich Ihres Dokuments, in dem Sie den Text plazieren möchten.

Es wird ein Textrahmen erstellt, dessen Größe Sie verändern können, indem Sie auf die einzelnen Eckpunkte klicken und diese bei gedrückter Maustaste verschieben, bis die gewünschte Größe erreicht ist.

Die eigentliche Texteingabe erfolgt über [image] , den Menüpunkt EIGENSCHAFTEN - KOMPLETT (EIN MARKIERTES ELEMENT), mit der rechten Maustaste oder einfach mit <F2>. Es öffnet sich das Eigenschaftenfenster des Textfeldes.

Sollte Ihnen das Eigenschaftenfenster zu klein sein, können Sie es mit Hilfe der Maus beliebig vergrößern.

In diesem Fenster können Sie die Eigenschaften des Textelements wie Ausrichtung, Größe, Schriftart und Hintergrundfarbe festlegen. Die Felder <Oben>, <Links> <Breite> und <Höhe> werden automatisch gefüllt. Die angegebenen Werte können jedoch manuell geändert werden.

Den gewünschten Text tragen Sie im Feld <Text> ein. Wenn Sie möchten, daß der Textrahmen automatisch an den Text und die gewählte Schriftart und -größe angepaßt wird, tragen Sie im Feld <Größe anpassen> <Ja> ein. Bei Datenfeldern können Sie mit <Nein> dafür sorgen, daß die Ausgabe eines Feldes eine bestimmte Größe nicht überschreitet.

In einigen Feldern stehen Ihnen nach dem Anklicken über [...]  weitere Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. So können Sie z.B. im Feld <(Schriftart)> über [...] ein Auswahlfenster aufrufen.

Hier werden Ihnen alle auf Ihrem Rechner installierten Schriftarten zur Auswahl angezeigt.

<Ausrichtung> bezieht sich auf die Texteingabe innerhalb des Textrahmens, zur Verfügung stehen <Linksbündig>, <Rechtsbündig> und <Zentriert>. Die Positionierung des Textrahmens auf dem Dokument verändern Sie, wie schon beschrieben, durch das Verschieben der Eckpunkte mit der linken Maustaste.

Um das Eigenschaftenfenster zu verlassen, klicken Sie in den Bereich neben dem Fenster oder betätigen Sie <esc>.

Wenn Sie überprüfen möchten, wie sich Ihre Eingaben auf die Formulargestaltung auswirken, speichern Sie das Formular und klicken danach  einfach auf das Symbol für die Druckvorschau.


Daten in Formular
Daten in ein Formular einfügen

siehe auch

Daten in einem Formular

Über [image] haben Sie die Möglichkeit, an jeder beliebigen Stelle Ihres Formulars eine Variable einzufügen. Variablen sind Datenfelder und dienen der Ausgabe von Informationen, die z.B. in den Kundenstammdaten hinterlegt sind. Klicken Sie zunächst auf das Icon <Datenfeld>, dann in den Formularbereich, in dem das Datenfeld plaziert werden soll. Das Eigenschaftenfenster aktivieren Sie z.B. mit <F2> oder mit der rechten Maustaste.

Geben Sie anschließend die Datenquelle des gewünschten Datenfeldes an. Klicken Sie dazu auf das Feld <Datenquelle>.

Möchten Sie z.B. Kundennummern ausgeben, wählen Sie als Datenquelle <Adreßdaten>.

Die Liste der zur Verfügung stehenden Variablen erhalten Sie, wenn Sie im Eigenschaftenfenster neben <Feldinhalt> klicken.

Die Kundennummer wird in der Variablen KUNDNR gespeichert.

Die auf diese Weise angegebenen Datenfelder werden beim Ausdruck bzw. bei der Druckvorschau mit den entsprechenden Inhalten aus den Datenbanken gefüllt. Stehen Werte nicht direkt in einer Datei zur Verfügung, sondern müssen programmintern berechnet werden, finden Sie diese unter der Datenquelle SONSTIGE DATEN. Damit kann man auch Sonderfälle abhandeln, die sich aus den Daten allein nicht ergeben.

Systemdaten

Über das Icon [image] haben Sie die Möglichkeit, an jeder beliebigen Stelle Ihres Formulars das aktuelle Datum, die Zeit und / oder die jeweilige Seitennummer auszugeben.


Gestaltungselement in Formular
Gestaltungselement in Formular einfügen

siehe auch

Gestaltungselement in ein Formular einfügen

Mit [image] können Sie ein Gestaltungselement in Ihr Formular 'einbauen'. Zur Verfügung stehen: ein Kreis, den Sie über die Begrenzungspunkte beliebig in Größe und Form verändern können, eine horizontale und eine vertikale Linie sowie ein Rechteck, bei dem Sie zusätzlich angeben können, ob nur die rechte und die linke Seite bzw. die obere und unterer Linie gedruckt werden soll.

Nachdem Sie das Icon <Gestaltungselement> aktiviert haben, klicken Sie an die Stelle Ihres Formulars, an der das Element eingefügt werden soll. Zunächst wird Ihnen ein Rechteck angezeigt, dessen Größe Sie, nach einem weiteren Mausklick, beliebig verändern können. Über das Eigenschaftenfenster, das Sie z.B. mit <F2> aufrufen, stehen Ihnen dann die möglichen Gestaltungselemente zur Verfügung.

Gestaltungselemente lassen sich untereinander und auch mit anderen Formularelementen kombinieren. Erstellen Sie zunächst die einzelnen Elemente innerhalb des gewünschten Formularbereichs und verschieben Sie diese dann, bis Sie die gewünschte Anordnung erreicht haben.


Bitmaps in Formular
Bitmaps in Formular einfügen

siehe auch

Bitmaps einfügen

Über [image] können Sie beliebige Grafiken z.B. als Logo im Listenkopf oder auf einem Etikett ausgeben lassen. Im Auswahldialog, den Sie im Eigenschaftenfenster über  öffnen, geben Sie den Pfad und die gewünschte Bitmapdatei an.

Nach der Bestätigung mit <OK> wird die entsprechende Datei in den Bitmaprahmen eingebunden. Wenn Sie die Größe der Grafik automatisch an die Größe des Bitmaprahmens anpassen wollen, stellen Sie die Eigenschaft <Größe anpassen> auf <Ja>.

Datei-Bitmap einfügen

Ein Datei-Bitmap, das Sie über [image] einfügen können, arbeitet analog zum normalen Bitmapelement, allerdings wird hier bei den Datenfeldern auf die Inhalte der angegebenen Datenquelle zugegriffen, so daß der Inhalt dieses Feldes variabel ist. Sie können dieses Element verwenden, wenn die entsprechende Datenbank in GS-Auftrag die Möglichkeit bietet, Grafiken abzuspeichern. Das ist z. B. bei der Artikeldatei der Fall, wo zu jedem Artikel ein Bild abgespeichert werden kann.


Besonderheiten beim Druck

siehe auch

Einige Besonderheiten beim Druck / Tips & Tricks

Da nicht alle Werte, die vielleicht in Rechnungen oder in Stammdatenlisten sinnvoll sind, auch als Dateifelder zur Verfügung stehen, werden in GS-Auftrag bei vielen Ausdrucken zusätzliche Werte berechnet, auf die Sie dann in den Ausdrucken zugreifen können. Als wichtigster Tip gilt also, daß Sie bei der Formulargestaltung immer unter SONSTIGE DATEN nachsehen sollten, ob vielleicht die ein oder andere benötigte Variable dort auftaucht!

Im folgenden möchten wir Ihnen dafür einige Beispiele sowie weitere Tips & Tricks für die Ausdruckgestaltung geben:

Formatierung der Datenfelder (Zahlenformatierung):

Sie finden bei den Einstellungen eines Datenfeldes die Möglichkeit, das Format  des Feldes einzugeben, um die Druckausgabe zu beeinflussen. Dazu einige Anmerkungen zu den Möglichkeiten der Zahlenformatierung:

Unsere Zahl:	123456.789

Formatierung:	###,##0.00

Verwenden Sie das Zeichen '#', wenn (falls vorhanden) eine Zahl ausgedruckt werden soll. Ist keine Zahl vorhanden, wird ein

Leerzeichen gedruckt.

->	123.456,78

Verwenden Sie die '0', wenn (immer) eine Zahl ausgedruckt werden soll. Ist keine Stelle mehr vorhanden, wird die Null gedruckt. Sie müssen, wenn Tausenderpunkte gedruckt werden sollen, in die Formatierung das Komma ',' einsetzen, für das Dezimalkomma tragen Sie bitte den Punkt ein. Anhand Ihrer LÄNDEREINSTELLUNGEN wird in Deutschland dann ein Tausenderpunkt und das Dezimalkomma ausgedruckt.

Die Anzahl der Nachkommastellen kann mit den Nullen angepaßt werden.

Noch ein kleiner Trick:

Sie können bis zu drei verschiedene Formatierungen angeben, jeweils durch ein Semikolon ';' getrennt;

#0.00;#0.00;'ich bin ja so leer';

Die erste Formatierung steht für positive Zahlen, die zweite für negative Zahlen und die dritte für die Null. Soll nun abweichend von einer Zahlenformatierung kein Wert ausgegeben werden, z. B. weil der Positionsrabatt von 0 % unterdrückt werden soll, tragen Sie hier bitte in den einfachen Anführungszeichen '  ' die gewünschte Anzahl Leerzeichen oder einen einen Text ein.

Bei zwei Einträgen gilt: Der erste Eintrag steht für positive Zahlen und die Null, der zweite Eintrag für negative Zahlen.

Übertrag beim Schriftverkehr:

Da man nie genau weiß, wann der Ausdruck einer Seite nun beendet ist ... (z. B. wenn lange Positionstexte in einer Rechnung verwendet werden) ... kann es vorkommen, daß der erste Teil einer Position auf der ersten Seite, der Rest aber auf der zweiten Seite ist. Wo aber steckt denn nun der Gesamtpreis, der für die Berechnung des Übertrages entscheidend ist ...?  GS-Auftrag bietet für diesen Fall eine besondere Druckvariable an, die Sie anstelle des Datenfeldes GP verwenden müssen, damit der Übertrag immer korrekt berechnet wird: GP ÜBERTRAG. Beim Ausdruck dieser Variable wird der Übertrag berechnet (Variable ÜBERTRAG) und kann z. B. im Druckbereich FUSS ERSTE SEITEN ausgegeben werden.

Das Währungskürzel

Wenn hinter bestimmten Beträgen, z. B. in der Rechnung, das Währungskürzel DM (o.ä.) erscheinen soll, können Sie auf das unter Windows eingestellte Währungskürzel im Datenfeld unter SONSTIGE DATEN mit dem Feld WÄHRUNG zugreifen.

Rabatte erscheinen nicht mit 0,00 %

Sollen auf einer Rechnung nur die tatsächlichen Rabatte ausgedruckt werden, und nicht auch noch bei allen Positionen ohne Positionsrabatt der Wert 0,00, sollten Sie im Datenfeld unter SONSTIGE DATEN dem Eintrag RABATT MIT LEERZEICHEN verwenden. In der Positionsüberschrift verwenden Sie unter SONSTIGE DATEN den Eintrag RABATT (TEXT) MIT LEERZEICHEN, um den Text Rabatt zu unterdrücken, wenn überhaupt kein Positionsrabatt vergeben wurde. So ersparen Sie sich Unannehmlichkeiten, wenn Ihre Kunden fragen, warum sie keinen Rabatt erhalten, aber anscheinend andere (bessere) Kunden.

POSITIONSNUMMER OHNE FÜHRENDE #

Automatisch vergebene Positionsnummern erkennt man (und GS-Auftrag) an dem ersten Zeichen (#). Diese Nummer kann vollständig über das Datenfeld POSITIONEN - POSNR oder ohne das führende Zeichen # über das Datenfeld SONSTIGE DATEN - POSITIONSNUMMER ausgedruckt werden.

VK-Preise Netto oder Brutto (Endkundenpreise)

Da die Artikelpreise wahlweise als Netto- oder Bruttopreis geführt werden können, ergibt sich beim Ausdruck von Artikellisten, wenn lediglich auf das Datenfeld PR01 zugegriffen wird, das Problem, daß in einer Preisliste Netto- und Bruttopreise gemischt werden. Verwenden Sie in diesen Fällen die Sonstigen Druckvariablen VK-PREIS 1 BRUTTO oder VK-PREIS 1 NETTO, die immer entsprechend umgerechnete Preise beinhalten.


Anwenderverwaltung

Grundlagen

Die Anwenderverwaltung zu den GS-Programmen gibt Ihnen ein mächtiges Werkzeug in die Hand, um verschiedenen Anwendern Zugriffe im Programm zu erlauben oder zu verweigern.

Ausgehend von Anwendern, die über Ihr Namenskürzel im Programm verwaltet werden, können Sie Nutzergruppen anlegen, die gesammelte Zugriff auf bestimmte Programmteile haben. Bei den einzelnen Programmteilen (auch bei Unterfunktionen) können sowohl einzelne Anwender, als auch die Gruppen Zugriff haben. Ein Beispiel:

Anwender:	Hans Moser	HAM

Gruppen:	STAMMDATEN, VERKAUF

Walter Einkauf	WEIN

                            	STAMMDATEN, EINKAUF

Susi Supervisor	SUPERSUSI

STAMMDATEN, EINKAUF, VERKAUF, SYSTEM

Lehrbub	AZIBUBI

STAMMDATEN

Auf diese Art und Weise kann erstmal ein grundlegender Zugriff im Programm realisiert werden ... aber der Lehrling soll z. B. Ihre Kundenadressen laufend pflegen, hat aber nichts in den Artikelpreisen zu suchen. Geben Sie ihm Zugriff auf die KUNDEN- STAMMDATEN und auf die einzelnen Unterfunktionen wie NEUANLAGE, STAMMDATEN, KUNDENDATEN usw. LÖSCHEN darf er nicht und er darf nicht in die RECHNUNGSDATEN! Tragen Sie ihn bei diesen beiden Programmteilen also nicht ein.

Bedienung der Anwenderverwaltung

In dem Programmteil Anwenderverwaltung können Sie die entsprechenden Zugriffe festlegen. Die Bildschirmmaske ist in drei Bereiche unterteilt, durch einen Mausklick  können Sie die gewünschte Liste aktivieren und danach bearbeiten:

Anwender:

Im Programm wird mit dem Anwenderkürzel gearbeitet, der Name dient nur Ihrer Information. Der Anwender SYSTEM ist zwingend notwendig, um nach dem Aktivieren der Anwenderverwaltung das System pflegen zu können. Hier ist, im Gegensatz zu den anderen Anwendern, ein Passwort zwingend erforderlich ... aber bitte nicht vergessen! Sind bereits Anwendergruppen vorhanden, ordnen Sie hier dem Anwender auch die gewünschten Gruppen zu.

Anwendergruppen:

Um die Zuordnung von Zugriffsberechtigungen schnell und flexibel abwickeln zu können, sollten Sie Anwendergruppen vergegeben. Sinnvolle Guppen sind z. B. Verkauf, Einkauf, Stammdaten, System ... Diese könnten auch noch unterteilt werden, z. B. Verkauf - Vollzugriff und Verkauf - Light. Hauptvorteil von Anwendergruppen ist, daß Sie sich einmal die Gruppen überlegen und den einzelnen Programmteilen und/oder Funktionen zuordnen und danach nur noch bei den Anwender die Gruppen- zuordnungen vornehmen! Der Wartungsaufwand für Ihren Systembetreuer verringert sich drastisch!

Programmteile / Programmfunktionen:

Die Bildschirmliste der Programmteile ist der Kern Ihrer Zugriffsberechtigungen. Legen Sie hier bei den einzelnen Modulen fest, welche Gruppe und/oder welcher Anwender Zugriff haben soll. Durch die Unterteilung in weitere Unterfunktionen kann es z. B. eine Gruppe geben, die Stammdaten zwar ansehen und bearbeiten kann, aber sie darf nicht löschen oder wichtige Rechnungsdaten ändern. Es ist auch möglich, einer ganzen Gruppe (STAMMDATEN) den Zugriff zu erlauben, aber nicht beim Löschen, das darf nur ein bestimmter Anwender. Der Anwender SYSTEM muß nicht zugeordnet werden ... er ist der König in seinem kleinem Reich und hat überall ungehinderten Zugang!

Um anfänglich schnelle Zuordnungen zu erreichen, gehen Sie auf einen Anwender oder auf einen Gruppe und wählen über das Menü VOLLEN ZUGRIFF. Der Anwender (oder die Gruppe) hat dann auf alle vorhandenen Programmteile Zugriff!

Auswertungen

Unter dem Menüpunkt AUSWERTUNGEN können Sie sich anzeigen lassen, welche Zugriffsverteilungen im Programm zur Zeit vorhanden sind.