複数のハードディスク、ネットワークサーバー、CD-ROMディスク、リムーバブルディスク上にあるオリジナルファイルを、そのメディアがマウントされているかどうかにかかわらず、1つのPortfolioカタログにすることができます。 ネットワークボリュームにあるオリジナルファイルを取り出す必要がある場合は、Portfolioはそのボリュームを自動的にマウントし、必要ならばそのボリュームのパスワードを入力するように指示します。
オリジナルファイルがフロッピーディスクやCD-ROMのようなリムーバブルメディアに保存されている場合は、Portfolioはディスク名を指定するようにメッセージを表示します。 また、そのディスクから移動されたか名前が変更された場合にも、オリジナルファイルを指定するように指示します。
ヒント: カタログを複数のユーザーが共有しているときに、ほかのユーザーがアイテムをカタログから削除すると、アイテムのサムネールの代わりに「アイテム削除」というアイコンが表示されます。 その場合は、「表示」メニューから「ギャラリーウインドウの更新」を選択して、ギャラリーウインドウを保存し直します。
複数ユーザーのネットワーク環境でカタログを共有する方法には、次の2通りあります。
ファイル共有: ファイル共有では、システム標準のネットワーク機能を使って、専用ファイルサーバーまたはユーザーのコンピュータ上にあるカタログを共有します(ファイル共有機能がオンの場合)。 ユーザーは、「ファイル」メニューから「開く...」を選択し、カタログが保存されているボリューム上のカタログを選択して接続します。 各ユーザーのPortfolioアプリケーション(クライアント)は、ほかのユーザーがそのカタログにアクセスできるときやほかのユーザーが特定のレコードを書き込めないときなどを制御する情報を自動的にカタログファイル内に設定します。 例えば、1人のユーザーがレコードに書き込んでいるときは、ほかのユーザーはそのレコードに書き込むことはできません。 ファイルの共有では、Portfolio Serverソフトウェアを必要としませんが、同時にカタログにアクセスできるユーザーの数が限られています。 また、Portfolio Serverソフトウェアを使ったときに比べて、検索などの処理速度が著しく遅くなります。
ヒント: 異なるプラットフォームが混在する環境では、Portfolioがプラットフォーム間でファイルを探すことができるように、各プラットフォームで同じネットワークサーバーとボリューム名が使われていることを確認してください。
クライアント/サーバー: このネットワーク構成では、Portfolio Serverソフトウェアを使って、Windows NTまたはMac OSサーバーマシンなどの上のカタログを管理し、カタログを開き、ネットワーク上のクライアントを監視します。 標準のPortfolioアプリケーションソフトウェアを使用するエンドユーザー(クライアント)は、「サーバーに接続...」コマンドを使って、サーバーにアクセスします。 標準のPortfolioアプリケーションソフトウェアを使用するエンドユーザー(クライアント)は、「サーバーに接続...」コマンドを使って、サーバーにアクセスします。 サーバーに接続すると、ユーザーはカタログを選択して開くことができます。 その後のカタログアクセスはすべてPortfolio Serverソフトウェアで制御されます。 Portfolio Serverソフトウェアを使うことにより、より多くのユーザーが同時にアクセスでき、ほとんどのカタログ操作速度が著しく向上します。
注意: 同時にアクセスするユーザーの数が、制限を超えたときPortfolio Serverがアクセスを拒否します。
SQL Connect: Portfolio SQL Connectソフトウェアを使うと、カタログをSQLサーバーに保存しておき、Portfolioクライアントから利用できるようになります。 これで、SQLサーバーにデータを保存しても、Portfolioのすべての機能が使用できます。SQL Connectソフトウェアは別売です。
Portfolioは、サイトライセンス契約に規定されているコピー数をご使用になれます。 ネットワーク環境でPortfolioを実行するとき、アプリケーションはネットワーク上をチェックして、同時に実行されている同じシリアル番号を持つPortfolioのコピー数を調べます。 この数がサイトライセンス契約に規定されている許諾数を超えた場合は、警告ボックスが表示されます。 「OK」ボタンをクリックし、警告ボックスを閉じて、別のユーザーがPortfolioを終了するまでお待ちください。 サイトライセンスをお買い上げにならなかった場合は、ネットワーク環境では1つのシリアル番号につき1つしかPortfolioを使用できません。
通常のネットワーク使用形態では、多数のユーザーがPortfolioを開いて、使用したいアイテムを探し、Portfolioをバックグラウンドで実行しながら、ほかのアプリケーションに切り替えてオリジナルファイルを編集したり、別の文書で作業したり、電子メールを読むなど複数の作業を同時に行うのがふつうです。 通常、その間で実際にカタログを使ってアイテムの検索やプレビューを行っているユーザーはほんの一部にすぎず、アイテム、キーワード、説明の追加や更新を行っているユーザーはさらに少数であると考えられます。
ユーザーがPortfolioで行っている作業にもよりますが、通常、カタログを開いているユーザー数が多いほど、個々の検索処理が遅くなります。 ネットワークとコンピュータの速度も、Portfolioの性能に影響します。
カタログを読み書きできるユーザーのアクセス権を制限するには、「カタログセキュリティ/アクセス権」、「レベル単位のアクセスのパスワードの設定」、および「ユーザー単位のアクセスのユーザーとパスワードの追加」で説明したように、パスワードを設定します。 カタログがパスワード保護されているかどうかにかかわらず、ネットワークアクセス条件を設定することが重要です。
複数ユーザー環境で性能上の問題がある場合は、Portfolio Serverをインストールしてカタログアクセスを管理すると、状況が改善される場合があります。