アイテムのオリジナルファイルに関連した情報が変更された場合は、カタログを更新してその変更を反映させます。 アイテムを個別に更新することも、フォルダやボリュームのアイテムを一度に更新することもできます。 また、Portfolioでオリジナルファイルの変更を検出して自動的に更新させることもできます。
各アイテムのオリジナルファイルの保存場所が変更された場合は、更新処理によってその参照場所も変更されます。 また、オリジナルファイルが編集された場合などにアイテムのサムネールを作り直したり、ファイルの修正日付などの新規/修正情報を読み込んだり、ファイルに埋め込まれているキーワード、説明、カスタムフィールドデータなどを更新するときにも、更新処理を使用できます。 アイテムの更新時に表示される「カタログ作成オプション」ダイアログボックスのオプションを使うと、更新するフィールドの種類を指定できます。 「カタログ」メニューから「カタログ作成オプション...」を選択して、デフォルトのカタログオプションを設定することもできます。
次のような場合に、カタログを更新する必要があります。
カタログ化されているファイル、フォルダ、ボリュームを移動、名前を変更、削除した場合
オリジナルファイルを編集した後に、その変更内容をカタログに反映させたい場合
カタログに表示しているサムネールのサイズを変更したい場合
ヒント: Portfolio内でアイテムのオリジナルファイルを操作(移動、名前の変更、削除など)した場合は、Portfolioにオリジナルファイルの変更を検出させ、 自動的にレコードを更新させると、手動で行わなければならない更新処理を減らしたりなくすことができます。「アイテムのオリジナルファイルの操作」を参照してください。
更新方法には、次の2つの方法があります。
「アイテムを追加...」コマンドを選択するか、開いたカタログにファイルをドラッグ&ドロップします。この方法では、オリジナルファイルの場所をユーザーが指定するのと同じことになり、 Portfolioはその場所を見にいって、情報を更新します。 例えば、 更新する必要があるファイル、フォルダ、ボリュームがわかっており、すぐに探すことができる場合や、大量のアイテムを更新する場合は、開いているギャラリーウインドウにドラッグ&ドロップするか、「カタログ」メニューから「アイテムを追加...」を選択してから、ファイルを追加するためのダイアログボックスでファイルまたはフォルダの場所を指定することができます。
「アイテムを更新...」コマンドを使います。この方法では、Portfolioがオリジナルファイルを検索します。 Portfolioは、カタログ内に保存したパス名を使ってファイルを探します。 ファイルが見つかると、レコードが更新されます。 ファイルが見つからなければ、手動で探すように求められます。 例えば、どのリンクが変更されたかがわからなかったり、更新するアイテム数が少なくてもそのオリジナルファイルを簡単に探せない場合は(複数のフォルダやボリュームに散在しているときなど)、そのアイテムをギャラリーウインドウ内で選択し、「カタログ」メニューから「アイテムを更新...」を選択して、更新を行います。
ヒント: オリジナルファイルが入っているフォルダを、開いているカタログにドラッグ&ドロップし、「カタログ作成オプション」ダイアログボックスの「追加と変更」を選択すると、アイテムの追加と更新を同時に行うことができます。 オリジナルファイルと同じ名前のアイテムがカタログ内にあれば、既存のレコードが更新されます。 ない場合は、新しいレコードが作成されます。
「アイテムを更新...」を選択すると、「カタログ作成オプション」ダイアログボックスが表示され、更新が始まる前にオプションを選択または変更することができます。 Portfolioには、デフォルトのカタログ作成オプションが設定されており、通常、この設定を使って、手早くアイテムをカタログ化できるようになっています(デフォルトのオプションを使うにはそのまま「OK」ボタンをクリックします。) (デフォルトのオプションを使うにはそのまま「OK」ボタンをクリックします)。 Portfolioの「編集」メニューから「初期設定...」を選択して、この「カタログ作成オプション」ダイアログボックスを表示しないように設定することもできます。 「追加/更新時にオプションダイアログボックスを表示」をオフにすると、カタログにアイテムを追加するときにデフォルトのカタログ設定(または最後に「カタログ」メニューの「カタログ作成オプション...」を使って設定したオプション)が自動的に適用されます。
ドラッグ&ドロップまたは「アイテムを追加...」を使って更新するには
更新するカタログを開きます。
更新するファイル、フォルダ、ボリュームを選んで、開いているギャラリーウインドウにドラッグ&ドロップします。
または
更新したいファイル、フォルダ、ボリュームを指定するには、「カタログ」メニューから「アイテムを追加...」を選択、またはcommand+E(Macintosh)かCtrl+E(Windows)を押します。
フォルダ、サブフォルダ、ボリュームの指定方法については、追加するものの表を参照してください。
「カタログ作成オプション」ダイアログボックスが表示されます。このダイアログボックスを使って、ファイルの更新に使うオプションを選択できます。
「カタログ作成オプション」ダイアログボックスの「一般」タブで、「修正方法」オプションとして「追加」または「追加と更新」を選択します。
その他のオプションを変更することも、表示されているデフォルト設定を使うこともできます。 「OK」をクリックします。
Portfolioは、オリジナルファイルを含むボリュームを検索して、「カタログ作成オプション」の設定内容に基づいてアイテムレコードを更新します。
更新するカタログを開きます。
ギャラリーウインドウで、更新するアイテムを選択します。 すべてのアイテムを更新するには、「編集」メニューから「すべて選択」を選択、またはcommand+A(Macintosh)かCtrl+A(Windows)を押します。
「カタログ」メニューから「アイテムを更新...」を選択、またはcommand+U(Macintosh)かCtrl+U(Windows)を押します。 またはcommand+H(Macintosh)かCtrl+H(Windows)を押します。
「カタログ作成オプション」で設定を変更するか(「修正方法」については下のヒントを参照)、変更しない場合はそのまま、「OK」ボタンをクリックします。
Portfolioは、アイテムレコードに保存されているパス名を使って各アイテムのオリジナルファイルを検索します。
ヒント:「カタログ」メニューの「アイテムを更新...」コマンドを選択した場合の「修正方法」は、デフォルトで「更新」に設定されています。 「カタログ作成オプション」ダイアログボックスで、これを「無条件で更新」に変更することができます。
オリジナルファイルが見つかると、「カタログ作成オプション」の設定内容に基づいてレコードが更新されます。
オリジナルファイルが見つからなければ、手動で指定するように求められます。 選択されたアイテムに対して新しいファイルを選択すると、「カタログ作成オプション」の設定内容に基づいて、新しいファイルの情報を使ってレコードが更新されます。
ヒント: Portfolioは、同じフォルダにあるアイテムをすべて自動的に更新します(指定したファイルと同じフォルダ内の残りのファイルも自動的に更新されます)。
オリジナルファイルが見つからず、手動でファイルを探すように求められたときに「スキップ」ボタンをクリックすると、そのアイテムのレコードは更新されません。
カタログアイテムを更新するときに、「カタログ」メニューから「カタログ作成オプション...」を選択し、「カタログ作成オプション」ダイアログボックスの「更新」タブで、サムネールを作り直すオプションを選択することができます。 更新時のサムネールの作り直しには、 オリジナルファイルからサムネールを抽出する方法とサムネールの再作成の2つのオプションがあります。
ファイルを編集して内容が変更された場合は、アイテムのサムネールを作り直す必要があります。 この場合は、「カタログ」メニューから「アイテムを更新...」を選択し、「更新」タブで「サムネールを再作成」を選択します。 「カタログ作成オプション」ダイアログボックスが開くと、デフォルトの更新方法である「更新」が選択されています。 「カタログ作成オプション」ダイアログボックスが開くと、デフォルトの更新方法である「更新」が選択されています。
ヒント: オリジナルファイルを探さなくても、システム上でカタログから直接ファイルを編集して更新することができます。 これには、「アイテム」メニューの「オリジナルを編集...」を選択して、編集するアプリケーションでアイテムを開きます。 通常どおりに修正と保存を終えて、Portfolioに戻り、「アイテムを更新...」を選択します。 オリジナルファイルの保存場所は変わっていないため、Portfolioはその場所を見つけてそのままレコードを更新します。
「OK」ボタンをクリックすると、修正日がチェックされ、この日付が変更されていればアイテムが更新されます。また、サムネールの大きさを112×112ピクセルと256×256ピクセル間で切り替えるときにもサムネールを作り直すことができます。 この場合は、「カタログ」メニューから「アイテムを更新...」を選択し、「更新」タブで「サムネールを再作成」を選択します。 「カタログ作成オプション」ダイアログボックスが開いたら、更新のしかたを「無条件で更新」に変更します。「無条件で更新」では、修正日が変更されているかどうかのチェックは行われません。 「無条件で更新」では、修正日が変更されているかどうかのチェックは行われません。標準の「更新」では、修正日をチェックして、変更されていなければオリジナルファイルが修正されていないため、更新をスキップします。
注意: 更新時に「修正方法」の設定を変更した場合は、その更新作業のときだけ修正方法が変更されます。 つまり、更新作業を行う前に「修正方法」が「追加」に設定されていた場合は、「アイテムを更新」コマンドを実行したときに「修正方法」を変えても、処理が終了すると「追加」に戻ります。
ヒント: アイテムのプレビューを行い、「アイテム」メニューから「サムネールを再作成」を選択すると、アイテムのサムネールを手動で更新できます。