カタログ内の各アイテムには、ファイル名、ファイルタイプ、ボリュームなど、そのアイテムに関する情報があります。 また、キーワードをいくつでも関連付けることもできます。 キーワードは、特定のアイテムに関連付ける語句で、適切なキーワードを付けておくと、カタログに必要なアイテムを検索する場合に便利です。
ヒント: キーワードの検索と使用については、キーワードを使用したカタログ検索を参照してください。
キーワードは、自動でアイテムのオリジナルファイルから抽出することも、アイテムのレコードに手動で追加することもできます。 各アイテムに割り当てることができるキーワードの数には制限はありません。 ネットワーク環境では、カタログのアクセス権を使用すると、カタログの管理者がキーワードの編集を行えるユーザーを指定できます。
カタログには、マスターキーワードリストという、設定済みのキーワードの一覧を含めることもできます。 マスターキーワードは、管理者アクセス権がなければ作成できません。 ユーザーはマスターキーワードリストからキーワードを選択することによって、カタログ内のアイテム間、また複数のカタログ間で一貫性のあるキーワードを使うことができます。 マスターキーワードリストの作成と管理の詳細は、カタログ管理を参照してください。
オリジナルファイルからキーワードを抽出して追加する
追加または更新時に、「カタログ」メニューから「カタログ作成オプション...」を選択して、「カタログ作成オプション」ダイアログボックスの「追加」や「更新」タブで「キーワードを抽出」オプションを選択すると、 カタログにアイテムを追加または更新するときに、元のアプリケーションで作成されたオリジナルファイルのキーワードがすべてチェックされ、抽出されたキーワードが「追加」や「更新」タブの設定に基づいてアイテムのキーワードリストに追加されます。 アイテムのカタログ処理または更新が行われるときに、抽出されたキーワードが「追加」や「更新」タブの設定に基づいてアイテムのキーワードリストに追加されます。
注意: キーワードを修正するには、編集者以上のアクセス権が必要です。
選択したアイテムに関連づけられているキーワードは、次の画面で見ることができます。
ギャラリーウインドウのリスト表示(「表示」メニューから「リスト」)
キーワードを表示するように設定されている場合は(「表示」メニューから「ギャラリーウインドウのカスタマイズ...」)、ギャラリーウインドウのレコード表示(「表示」メニューから「レコード」)
「アイテム設定」ダイアログボックスの「キーワード」タブ(「アイテム」メニューから「アイテム設定...」を選択し、「アイテム設定」ダイアログボックスの 「キーワード」タブを選択)
「キーワードの編集」ダイアログボックス(「アイテム」メニューから「キーワードを編集...」)
ヒント: ギャラリーウインドウのリスト表示(またはキーワードが表示されているレコード表示)でキーワードをダブルクリックすると、そのキーワードを持つすべてのアイテムが検索されてギャラリーウインドウに表示されます(ギャラリーウインドウに表示されていたアイテムが置き換えられます)。
キーワードの表示で、各キーワードの隣にある数字は、カタログ内でそのキーワードが割り当てられているアイテム数を示します。
アイテムのキーワードを表示するには
アイテムを選択してから、「アイテム」メニューから「アイテム設定...」を選択、またはcommand+I(Macintosh)かAlt+Enter(Windows)を押します。
「アイテム設定」ダイアログボックスの「キーワード」タブをクリックします。
左側のリストボックスにアイテムのキーワードが表示され、 右側にマスターキーワードが表示されます。
キーワードを確認したら、「OK」ボタンをクリックします。
キーワードを割り当てているすべてのアイテムを検索するには
「表示」メニューから「マスターキーワードパレット」を選択、またはcommand+K(Macintosh)かCtrl+K(Windows)を押して、マスターキーワードパレットを開きます。
検索したいキーワードを選択して「検索」をクリックするか、ダブルクリックします。
ギャラリーウインドウに、そのキーワードを持つすべてのアイテムが表示されます。
ヒント: 複数カタログの操作時には、マスターキーワードパレットを開いておきます。 異なるカタログのギャラリーウインドウをクリックすると、マスターキーワードパレットにはそのカタログのキーワードが表示されます。
カタログ全体のキーワードを表示するには
「カタログ」メニューから「カタログ設定...」を選択、またはcommand+option+J(Macintosh)かCtrl+Shift+J(Windows)を押します。
「カタログ設定」ダイアログボックスが表示されます。
「統計」タブをクリックします。
「計算」をクリックします。
カタログ内のすべてのアイテムのキーワードと各キーワードが使われているアイテム数が左側のリストボックスに表示されます。 カタログ内のアイテム数が多いほど、この処理にかかる時間が長くなります。
ヒント: 「カタログ」メニューの「カタログ設定...」を選択し、「カタログ設定」ダイアログボックスの「統計」タブで「キーワード書き出し...」をクリックして、カタログのキーワードをテキストファイルとして 書き出すことができます。 この機能は、すでにあるキーワードをカタログのマスターキーワードリストに追加したい場合に便利です。
キーワードは、手動で入力してカタログ内のアイテムに割り当てることができます。またキーワードリストは、キーワードが手動で入力されたか、アイテムのオリジナルリストから抽出されたかにかかわらず、自由に編集が可能です。 ただしマスターキーワード以外のキーワードは、少なくとも1つのアイテムに割り当てなければカタログに追加することはできません。
アイテムにキーワードを追加して割り当てるには、まずギャラリーウインドウでアイテムを選択します。 アイテムを選択した後、次の方法でキーワードを割り当てます。
単一アイテム:「アイテム設定」ダイアログボックス(「アイテム」メニューから「アイテム設定...」を選択)、「キーワードを編集」ダイアログボックス(「アイテム」メニューから「キーワードを編集...」を選択)、マスターキーワードパレット(「表示」メニューから「マスターキーワードパレット」を選択)のいずれかを使用。
複数アイテム:「キーワードを編集」ダイアログボックスまたはマスターキーワードパレットを使用。
キーワードを単一アイテムに追加するには
キーワードを追加したいアイテムを選択し、「アイテム」メニューから「アイテム設定...」を選択、またはcommand+I(Macintosh)かAlt+Enter(Windows)を押します。
「アイテム設定」ダイアログボックスが表示されます。
「キーワード」タブをクリックします。
テキストボックスにキーワードを入力して、「追加」ボタンをクリックします。
注意: カタログ管理者がマスターキーワードリスト内のキーワードだけを追加できるように設定した場合は、Portfolioはユーザーが追加したキーワードをマスターキーワードリストに照らし合わせて、リストにないものは不正なキーワードとしてエラーを表示します。
または
マスターキーワードリストがあれば、そのリストからキーワードをダブルクリックするか、選択して「割り当て」ボタンをクリックします。
キーワードの追加を終えたら、「OK」ボタンをクリックします。キーワードがアイテムに割り当てられて、ダイアログボックスが閉じます。
アイテムからキーワードを削除するには
キーワードを追加したいアイテムを選択し、「アイテム」メニューから「アイテム設定...」を選択、またはcommand+I(Macintosh)かAlt+Enter(Windows)を押します。
「アイテム設定」ダイアログボックスが表示されます。
「キーワード」タブをクリックします。
そのアイテムのキーワードリストから削除したいキーワードを選択します。
「削除」をクリックします。
選択したアイテムから削除したいすべてのキーワードの選択を終えたら、「OK」ボタンをクリックします。 キーワードが削除されてダイアログボックスが閉じます。
「OK」ボタンをクリックするまでは、キーワードは実際には削除されません。 誤ってキーワードを削除した場合は、「キャンセル」ボタンをクリックすると、そのキーワードが削除されずにダイアログボックスが閉じます。
キーワードを削除すると、そのキーワードはテキストボックスに表示されます。 削除しないことにした場合は、「追加」ボタンをクリックするだけで、そのキーワードをアイテムに再び戻すことができます。
1つのキーワードを追加して、複数アイテムに割り当てるには
ギャラリーウインドウで、キーワードを追加したいアイテムを選択します。
「アイテム」メニューから「キーワードを編集...」を選択、 またはcommand+Y(Macintosh)かCtrl+Y(Windows)を押します。
「キーワードを編集」ダイアログボックスが開きます。
選択したアイテムの少なくとも1つに割り当てられているすべてのキーワードが、キーワードリストに表示されます。
テキストボックスにキーワードを入力して、「追加」ボタンをクリックします。
このキーワードがキーワードリストに追加されて、その「状況」欄に「追加」と表示され、このキーワードがカタログに追加されて選択されたアイテムに割り当てられることを示します。
注意: キーワードを追加した後「割り当て」ボタンをクリックする必要はありません。「OK」ボタンをクリックしてダイアログボックスを閉じるときに「状況」欄に「追加」または「割り当て」と表示されているすべてのキーワードが、 選択されたアイテムに割り当てられます。
「追加」は新しいキーワードのときにのみボタンが表示されます。キーワードの追加を終えたら、「OK」ボタンをクリックします。
キーワードが選択したアイテムに割り当てられ、ダイアログボックスが閉じます。
「キャンセル」ボタンをクリックしてダイアログボックスを閉じると、すべての変更内容は無効となります。
ギャラリーウインドウで、別のアイテムに割り当てたいキーワードを持つアイテムとそのキーワードを割り当てる先のアイテムを選択します。
「アイテム」メニューから「キーワードを編集...」を選択、 「アイテム」メニューから「キーワードを編集...」を選択、またはcommand+Y(Macintosh)かCtrl+Y(Windows)を押します。
「キーワードを編集」ダイアログボックスが開きます。
選択したアイテムに割り当てられているすべてのキーワードがキーワードリストに表示されます。
選択したアイテムに割り当てたいキーワードを選択します。
「割り当て」ボタンをクリックします。
キーワードの「状況」欄に「割り当て」が表示されます。
キーワードの割り当てを終えたら、「OK」ボタンをクリックします。選択したアイテムにキーワードが割り当てられて、ダイアログボックスが閉じます。
マスターキーワードリストを使ってキーワードを割り当てるには
ギャラリーウインドウで、マスターキーワードを割り当てたいアイテムを選択します。
「ウインドウ」メニューから「マスターパレット」の「マスターキーワードを表示」を選択、またはcommand+K(Macintosh)かCtrl+K(Windows)を押します。
カタログ内のすべてのマスターキーワードが表示されます。
ヒント: リストの特定部分に移動するには、テキストボックスにキーワードの最初の何文字かを入力します。 その文字列で最も近いキーワードがリストに表示されます。
マスターキーワードリストで、選択したすべてのアイテムに割り当てたいキーワードを選択します。 連続していない複数のキーワードを選択するには、commandキー(Macintosh)かCtrlキー(Windows)を押しながらクリックしていきます。
「割り当て」ボタンをクリックします。
選択されたアイテムのすべてにキーワードがすぐに割り当てられます。
ヒント: マスターキーワードリストから複数のキーワードをドラッグし、選択されているアイテムのサムネールにドロップすると選択しているすべてのアイテムにそのキーワードを割り当てることができます。