Word 6.0’da Sayfa Düzeni

Soru: Sayın PC World dergisi yetkilileri. Rapor çalışmalarımla ilgili yazılarımı Word 6.0 ile yazmaktayım. Hazırladığım Raporlar 60-200 sayfa arasında ve yazıcıdan çıktılarını alıyorum. Ancak daha sonra raporlar içerisinde yaptığım değişiklikler raporun arka sayfalarındaki yazılarımın sayfa düzenini değiştiriyor. Piyasadaki Word ile ilgili kitapların hiçbirinde bu konu ile ilgili tatmin edici bir cevap bulamadım. İstiyorum ki, belli bir sayfada yapılacak değişiklikler yalnızca o sayfada kalsın, gerekiyorsa program harf büyüklüğünü kendisi ayarlasın, satır aralarını yalnız o sayfa için değiştirsin; diğer sayfaları etkilemesin. General seçeneğinden "background repagination"u devre dışı bırakmama rağmen bunda başarılı olamadım. Derginizde yayınlanan No Problem Püf Noktaları bölümünde konuyu açıklarsanız memnun olacağım. Şimdiden teşekkürler.

Baykal Telli Ankara

Yanıt: Ne yazık ki Word’de bu isteğinizi gerçekleştirecek bir fonksiyon yok. Hem, yapacağınız değişiklikler çok fazlaysa (bir sayfa dolusu yazı eklemek gibi) Word’den sayfa düzenini bu değişiklikler hiç yapılmamışçasına korumasını bekleyemezsiniz: mutlaka paragraflar ve sayfalar atacaktır. Tabii, küçük değişikliklerde satırlar ve sayfaların atmaması için karakter ve satır aralığını daraltmak, font küçültmek gibi bazı manuel ayarlamalar yapabilirsiniz. Ancak bu ayarlamalar metnin geri kalan kısmına uygulanmadığında raporu çirkin gösterecek, uygulandığında ise sayfa ve satır düzeni yine değişecektir. "Background repagination"un da bu işle ilgisi yok çünkü repagination atan satır ve sayfalara göre tüm sayfaların yeniden sıraya dizilmesi demektir. Bu işlem biraz zaman alır ve çalışmanızı böler. "Background repagination" işaretliyse işlem arka planda gerçekleşir ve çalışmanızı bölmek zorunda kalmazsınız.

Size önerimiz raporları mümkün olduğunca bölümlere ayrırıp her birini ayrı dosyalarda tutmanız. 50-60 sayfanın üstündeki belgeler Word’ü çok zorlar; makinanız güçlü değilse performansı düşürür. Hatta performans çok düşerse kayıt işlemi tam anlamıyla gerçekleşemez ve dosyada bozulmalar olabilir. Hem, dosyaları bölümlere ayırırsanız, yukarıda belirttiğim manuel ayarlamalarla değişiklikleri bir bölümde tutmak, sayfa sayısının artmamasını, dolayısıyla değişikliklerin diğer bölümlere yansımamasını sağlamak daha kolay olur.

Son olarak, belki işinize yarar diye Word’ün "Shrink to fit" özelliğine değinelim: Sayfalar "Print Preview" görünümünde iken bu simgeye tıklarsanız, Word belgeyi bir sayfa daha eksik hale getirmeye çalışır. Bunu da bütün fontları 0.5 oranında küçülterek gerçekleştirir. Fontta 0.5 oranında küçülme pek hissedilmez ,ancak doğal olarak satırların ve paragrafların yeri değişir.