Office 95 Püfleri2. GÜNVAKİT NAKİTTİR Uykumu dağıtmak için içtiğim kahvelerden midem harap olmuştu. Ama sonunda Elif ve kocası için bir çalışma planı çıkarmıştım. Sokak lambaları sönmüş, günün ilk ışıkları jaluzinin çubukları arasından odama sızmaya başlamıştı. Biraz olsun dinlenmeyi hakketmiştim. Ayaklarımı masanın üzerine uzattım, şapkamı yüzüme kapayıp arkama yaslandım. Anında sızıvermişim... Birkaç saat sonra kapıdaki çekingen tıklamalarla uyandım. Buzlu camın arkasındaki siluetlerden birini anında tanıdım: Elif ve elbette kocası. "Girin" diye seslendim. Koltuğumdan doğrulup kahve makinama doğru seğirtirken göz ucuyla Tamer'i süzdüm. Kahretsin, oldukça yakışıklı bir gençti. Sinirli bir hali vardı, ama görünen o ki Elif tartışmayı tatlıya bağlayıp onu buraya gelmeye ikna edebilmişti. "Oturun, keyfinize bakın... Kahve ister misiniz?" Tamer bir şeyler söyleyecek gibi oldu. Yüzüm Elif'e dönük olmamasına rağmen huzursuzlanmaya başladığını hemen hissettim. Kocasının ters bir laf söyleyip işi bozacağından korkuyordu anlaşılan. Tamer'e söz söyleme fırsatı vermemek için akşam hazırladığım çalışma planını burnuna dayadım. "İşte bu plana göre hareket edeceğiz. Sizin için tüm püf noktalarını soru cevap şeklinde hazırladım. Vaktimiz daralıyor, isterseniz hemen çalışmaya koyulalım..." "8 gün sürecek bu maratonun ilk dört gününde Word, ikinci dört gününde Excel püf noktaları öğreneceksiniz. Bu püf noktalarını konu başlıklarına göre sınıflandırdım. Eee, her şeyde sistematik davranmalı; dedektiflik bile dağınık bir iş gibi görünür ama sistemli davranmazsanız sonuç alamazsınız." "Vaktimizi iyi değerlendirmek için önce Word'de hız kazanmanızı sağlayacak püf noktalarından işe başlayacağız. Bugünkü dersimiz 'Word'ün Özelleştirilmesi'. Word'ü kendi alışkanlıklarınıza uygun hale getirirseniz, hızınız en az iki kat artar. İşte başlıyoruz…" ÖZEL VE GÜZEL BİR WORD 1. Araç Çubuğu'ndaki veya Dosya menüsündeki Dosya Aç komutuna tıkladığımda karşıma hep Belgelerim diye bir klasör çıkıyor. Açılan klasörü ben belirleyemez miyim? Araçlar*Seçenekler (Tools*Options) komutunu çalıştırın. Dosya Konumları (File Locations) bölmesine gidin. Bu pencerede açılan listenin en üstünde Belgeler (Documents) diye bir satır göreceksiniz. Bu satırı seçin ve Değiştir (Modify) düğmesine tıklayın. Ekrana gelen pencerede Dosya Aç komutuna tıkladığınızda açılmasını istediğiniz klasörü bulun (örneğin C:\PROJELER klasörü) ve Tamam düğmesine tıklayın. Artık Dosya Aç komutuna tıkladığınızda karşınıza bu klasör gelecek. 2. Peki ya dosyalarımızı birden fazla klasör içinde saklıyorsak? İstediğimiz an bu klasörleri açmanın da bir yolu yok mu? Var tabii, ancak bunun için küçük bir Word makrosu gerekiyor. Diyelim ki, tıkladığınızda C:\PROJE\HALİÇ klasörünü açacak bir düğme yaratmak istiyorsunuz. Önce Araçlar*Makro (Tools*Macro) komutunu çalıştırın. Makro Adı (Makro Name) kısmına Haliç gibi bir isim girin ve Yarat (Create) düğmesine tıklayın. Ekranda açılan pencereye aşağıdaki makroyu yazın: Sub MAIN ChDir "C:\proje\haliç" On Error Goto ForgetIt Dim dlg As FileOpen GetCurValues dlg Dialog dlg FileOpen dlg ForgetIt: End Sub Makroyu kaydedip çıkın. Araçlar*Özelleştir*Araç Çubukları (Tools*Customize*Toolbars) bölmesine gelin. Kategoriler (Categories) kısmından Makrolar'ı (Macros) seçin. Yan taraftaki Makrolar (Macros) listesinde yer alan, yeni yarattığınız makroyu (burada "Haliç") fare ile araç çubuğuna sürükleyip bırakın. Açılan Özel Düğme (Custom Buton) isimli diyalog kutusundan uygun bir düğme resmi seçip Ata (Assign) düğmesine tıklayın. Artık araç çubuğunuzda yaratılan bu düğmeye tıklayarak tanımladığınız klasörü açabilirsiniz. Diğer klasörler için de benzer makrolar ve düğmeler oluşturmak mümkün. 3. Word menülerinde kullanmadığım bazı komutlar var. Ayrıca bazı gerekli komutları da doğrudan menülerde bulamıyorum. Menü komutlarını kendim düzenleyemez miyim? Elbette düzenleyebilirsiniz. Önce menü komutlarını nasıl sileceğinizi anlatalım: <Ctrl>+<Alt>+<-> tuşlarına basın. İmleç kalın bir çizgi haline gelecektir. Bu imleçle üzerine tıkladığınız her menü komutu silinecektir. Yeni menü komutu eklemek içinse, Araçlar*Özelleştir (Tools*Customize) komutunu çalıştırın ve Menüler (Menus) bölmesine girin. Burada, eklemek istediğiniz komutu Kategoriler ve Komutlar listelerinden, yeni komut eklemek istediğiniz menüyü Değiştirilecek Menü kısmından seçebilir, bu komutun menüdeki yerini belirleyebilir, hatta komuta kendi seçtiğiniz bir ismi verebilirsiniz. Bu arada bazı menü komutlarında bazı harflerin alt çizgili olduğunu görmüşsünüzdür. Menüyü açıp klavyeden bu harfe bastığınızda da komut çalışır. Menülere Yeni eklediğiniz komuta da böyle bir özellik kazandırmak istiyorsanız, yeni komuta isim verirken altı çizili olmasını istediğiniz harften önce & işaretini kullanın. Örneğin yeni komuta Cet&veli Göster ismini verirseniz menüde "v" harfinin altı çizili çıkar ve menü açıldığında klavyeden v harfine basarak komutu çalıştırabilirsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, aynı menüde aynı altı çizili harften birden fazla olmamasıdır. 4. Word'de kaydettiğim dosyaların tümü DOC soyadını alıyor. Bunlara istediğim gibi soyadı veremez miyim? İşte bu püf noktasını da kimse bilmez. Word 95'te yarattığın dosyalara istediğin soyadı verebilirsin; yeter ki şu iki kurala uy: Birincisi, Dosya Adı kısmına dosya ismini ve soyadını çift tırnak içinde yazacaksın; ikincisi ise noktadan sonra vereceğin soyadda boşluk olmayacak. Örneğin "İşletme Raporu.97mart" gibi bir dosya adı verebilirsin. Ama "İşletme Raporu.97 mart" gibi bir ad veremezsin. Bu arada bu dosya Word simgesi almaz ama, üzerine çift tıklayınca Word içinde açılır. Bir de Word içinden bu dosyayı açacaksan, dosyayı görmek için Dosya Aç diyalog kutusunun Dosya Türü bölümünde Tüm Dosyalar (*.*) satırını seçmelisin. 5. Word belgelerimizde DOC'tan farklı soyadları kullanmayı öğrendik. Ancak Dosya Aç komutuna tıkladığımızda sadece DOC soyadlı dosyalar görüntüleniyor. Tüm dosyaları görüntüleyemez miyiz? Elbette Aç (Open) isimli diyalog kutusunun Dosya Türü (File Type) kısmından tüm dosyaların görüntülenmesini seçebilirsiniz. Ancak her seferinde bu işlemi yapmamak için size bir makro öğreteceğim: Sub MAIN Dim FileAll As FileOpen FileAll.Name="*.*" On Error Goto ForgetIt Dialog FileAll FileOpen FileAll ForgetIt: End Sub Bu makroya FileOpen ismini verin. Artık Dosya Aç komutunu çalıştırdığınızda karşınıza açılan klasördeki tüm dosyalar gelecek. Dosya Aç komutunu eski haline getirmek için FileOpen makrosunu silmeniz yeterli. 6. Türkçe Word 95 kullanıyoruz ama Word 97'ye geçebiliriz. Piyasada şimdilik İngilizce Word 97 var. Bu sürüme geçersek Türkçe sözcük denetimini kullanabilir miyiz? Elbette. Hatta sabit diskinizde yeterli yer varsa, ayrı dizinlere kurarak ikisini birden kullanabilirsiniz. Türkçe Word 97'de şu sıralar çıkacak ama sorunuzu yanıtlayayım. Word 97'yi ayrı bir dizine kurarken, kurulum programı sisteminizdeki eski sürümleri araştırır. Bunları bulduğunda bazı dosyaları güncellemek isteyip istemediğinizi sorar. Buna "Hayır" yanıtı verirseniz Word 97'nin çalışmasını engellemeyecek bazı dosyaların yanı sıra Türkçe sözlük dosyaları da korunur. Ama sisteminizde sadece Word 97 kullanmak istiyorsanız, başka bir önerimiz var: Word 95'i sisteminizden sildikten sonra, Word 97'yi normal olarak yükleyin. Daha sonra Word 95 CD'sini (veya disketlerini) takıp sadece Yazım Denetleyicileri'ni yükleyin. Böylece sözcük denetimi için gerekli LEX dosyaları PROGRAM FILES/COMMON FILES/MICROSOFT SHARED/PROOF dizinine, gerekli DLL dosyaları ise WINDOWS\SYSTEM dizinine kopyalanacaktır.
Vakit öğleyi biraz geçiyordu, ancak bugünkü dersimi bitirmeye niyetliydim. Henüz hazırlayacakları raporla ilgili hiçbir püf noktası vermediğim için telaşlanmışlardı. "Durun bakalım" dedim, "önce bu öğrendiklerinizi ofisinizde bir uygulayın. Yarın size hızlı ve verimli çalışmanız için taktikler vereceğim. Raporunuz ile ilgili düzenlemelere ise bir sonraki gün geçeceğiz. Korkmayın, bunları iyi öğrenirseniz yolu yarılamış sayılırsınız" Elif ve Tamer ofisimden ayrılırken ertesi günü sabırsızlıkla bekledikleri her hallerinden anlaşılıyordu… 3. GÜN BİR KIR KAHVESİ Ertesi gün Elif yalnız geldi. Kocası biraz rahatsızmış, onun yerine not alıp akşam birlikte çalışacaklarmış. Bu bahaneyi yutmadım tabii. Tamer ile yıldızımızın barışmayacağı belliydi; ama karısını tek başına bu yaşlı kurtun ellerine teslim ettiğine göre ya karısına çok güveniyordu, ya da umursamıyordu. "Bugün hava güzel" dedi Elif, "Notebook'umu yanımda getirdim. Belki bu kasvetli ofis odasından çıkıp açık havada çalışabiliriz diye düşündüm." Bu açık bir teklif miydi acaba? Bekleyip görecektim. Evli kadınlara bulaşmamaya özen gösteririm, ancak çıkan fırsatları da affetmem doğrusu. "Anadolu Kavağı'nda bildiğim güzel bir kır kahvesi var. Hatta öğle yemeğini de orada, bir balık lokantasında yiyebiliriz." Kocası yanında olmadığından mı, yoksa işleri yoluna koymaya başladığını düşündüğünden mi bilinmez, Elif neşelenmiş, çenesi açılmıştı. Varlıklı bir ailenin tek kızıymış; Tamer ile üniversitede tanışmış. Mezun olduklarında Elif'in ailesinden yardım almayı reddetmişler ve kendilerini ispatlamak için bu şirketi kurmuşlar. Üniversitede çok aktif bir kızmış, tüm kültür sanat faaliyetlerine katılırmış. Ama iş hayatına adım attıktan sonra bunlara fırsat bulamıyormuş. Şu hırslı 'yuppie'lerden oldukları ilk bakışta anlaşılıyordu. Bıraksam daha da konuşacaktı ama, asıl görevimi hatırlayıp doğrudan konuya girdim: "Bugün Word'de daha verimli çalışmak için gerekli püf noktalarını öğreneceğiz." Yüzünde yaramazlık yaparken yakalanmış bir öğrenci ifadesiyle notebook'unu açtı. İşimi çabuk bitirip öğle yemeğinde onu daha yakından tanımak istiyordum VERİMLİ ÇALIŞALIM 11. Word'de bazen birden fazla dosya üzerinde çalışıyorum. Bunlar arasında geçiş yapmak için sürekli Pencere menüsünü açıp dosyaları tekrar tekrar seçmek zor geliyor. Bunun pratik bir yolu yok mu? Elbette var. Aslında Word'de komutları klavyeden vermek çok daha hızlı ve pratik. Ancak pek çok komutun klavye kestirmesini menülerde göremezsiniz. Oysa bunların da klavye kestirmesi var ve isterseniz bu klavye kestirmelerini size daha pratik gelen klavye kestirmeleri ile değiştirebilirsiniz. Dosyalar arasında geçiş yapmak için Araçlar*Özelleştir (Tools*Customize) komutunu çalıştırın. Klavye (Keyboard) bölmesine geçin. Kategoriler (Categories) kısmında Pencere ve Yardım'ı (Window and Help), Komutlar (Commands) kısmında NextWindow'u seçin. Geçerli Tuşlar (Current keys) bölmesinde bu komutun klavye kestirmesini göreceksiniz. Belgeler arasında geçiş için <Ctrl>+<F6> tuşunu kullanabilirsiniz. Bu kestirme dışında bir kestirme kullanmak istiyorsanız Yeni Kısayol Tuşuna Bas (Press new shortcut key) bölmesine yeni klavye kestirmenizi yazın. Örneğin ben <Ctrl>+<"> tuşunu tercih ederim. Bu bölmenin hemen altında yeni klavye kestirmenizin başka bir komuta atanmış olup olmadığını görebilirsiniz. Atanmamışsa Ata (Assign) düğmesine tıklayarak klavye kestirmenizi aktif hale getirin. Artık <Ctrl>+<"> tuşlarına basarak dosyalar arasında kolayca geçiş yapabilirsiniz. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, seçtiğiniz klavye kestirmesi başka bir komuta atanmışsa karışıklık çıkacağından, farklı bir klavye kestirmesi konulması veya mevcut kestirmenin komutunu aynı yöntemle bulup klavye kestirmesinin silinmesidir. Bu pratik püf noktasını benzer yöntemlerle Word içindeki tüm komutlara uygulamak ve Word'ü daha hızlı kullanmak mümkün. 12. Uzun belgelerde çalışırken istediğim sayfaya nasıl giderim? F5 tuşuna basın (veya durum çubuğunda sayfa numarasının bulunduğu yere çift tıklayın), gitmek istediğiniz sayfanın numarasını yazın ve <Enter> tuşuna basın. Belgeniz birden fazla bölümden oluşuyorsa, istediğiniz bölümü-n başına da gidebilirsiniz. Bunun için F5 tuşuna bastığınızda karşınıza çıkan diyalog kutusunun Gidilecek Yer (Go to what) bölümünde Bölüm'ü (Section) seçip bölüm numarasını girin. Aynı diyalog kutusunu kullanarak istediğiniz satırın, yer iminin (bookmark), dipnotun veya diğer nesnelerin bulunduğu yere gidebilirsiniz. 13. Raporumuz doğal olarak çok sayıda sayfadan oluşuyor. Bazen raporun bir yerinde aradığımız bir başlığı, bir tabloyu bulmak zor oluyor. Uzun belgelerle çalışıyorsanız, belge içinde sık sık göz attığınız yerlere Yer İmi (Bookmark) koymak oldukça kullanışlı olabilir. Örneğin raporunuzu yazarken 25. sayfanın ortalarındaki tabloya sık sık bakma gereği duyuyorsunuz diyelim. Ancak her seferinde bu tabloyu aramak zorunuza gidiyor. O halde imeci 25.sayfadaki tablonun başına getirin ve Düzen*Yer İmi (Edit*Bookmark) komutuna tıklayın. Karşınıza çıkan diyalog kutusunda Yer İmi adlı bölmesine bir isim girip (örneğin Yıllık Bütçe) Ekle (Add) düğmesine tıklayın. Bu yeri bulmak istediğinizde CTRL+ALT+G tuşlarına basın; Git diyalog kutusu açılacaktır. Buradaki Gidilecek Yer (Go to what) bölmesinde Yer İmi'ni (Bookmark) seçin. Yer İmi Adını Girin (Enter bookmark name) bölmesinde ise "Yıllık Bütçe"yi seçin. Yıllık bütçe tablonuz karşınızda... Word 95 Klavye Kestirmeleri Araştırma Belgenin başına git <Ctrl>+<Home> Belgenin sonuna git <Ctrl>+<End> Satırın sonuna git <End> Bir sonraki sözcüğün başına git <Ctrl>+<Sağ ok> Bir önceki sözcüğün başına git <Ctrl>+<Sol ok> Bir sonraki paragrafın başına git <Ctrl>+<Alt ok> Bir önceki paragrafın başına git <Ctrl>+<Üst ok> Bir sonraki açık belgeye git <Ctrl>+<F6> Bir önceki açık belgeye git <Ctrl>+<Shift>+<F6> Sözcük aratma (Bul) <Ctrl>+F Aynı sözcüğü tekrar aratma <Shift>+F4 Bul/değiştir <Ctrl>+H Seçim Sağdaki karakteri seç <Ctrl>+<Sağ ok> Soldaki karakteri seç <Ctrl>+<Sol ok> Sağdaki sözcüğü seç <Ctrl>+<Shift>+<Sağ ok> Soldaki sözcüğü seç <Ctrl>+<Shift>+<Sol ok> Satırın sonuna kadar seç <Shift>+<End> Satırın başına kadar seç <Shift>+<Home> Belgenin sonuna kadar seç <Ctrl>+<Shift>+<End> Belgenin başına kadar seç <Ctrl>+<Shift>+<Home> Tüm belgeyi seç <Ctrl>+B (<Ctrl>+A) Dosya Yönetimi Kaydet <Ctrl>+S Yazdır <Ctrl>P Aktif belgeyi kapat <Ctrl>+F4 Biçimleme Kalın <Ctrl>+K (<Ctrl>+B) Altı çizili <Ctrl>+A (<Ctrl>+U) İtalik <Ctrl>+T (Kendiniz atamalısınız) Çift altçizgi <Ctrl>+<Shift>+F (<Ctrl>+<Shift>+D) Font büyüt <Ctrl>+> Font küçült <Ctrl>+< Not: Parantez içindekiler İngilizce Word 95 içindir. 14. Yazı yazarken bir de bakıyoruz yanlışlıkla Caps Lock tuşu basılı kalmış, tüm yazdıklarımız büyük harflerle yazılmış. Tabii hepsini yeni baştan yazıyoruz. Bu zahmeti çekmek zorunda mıyız? Elbette yok. Hemen büyük harfle yazdığınız metni seçin ve <Shift>+F3 tuşlarına basın. Büyük harfler küçülecektir. Bir cümlenin tamamını yanlışlıkla büyük harfle yazdıysanız, <Shift>+F3 tuşlarına tekrar basın. Bu sefer cümledeki ilk harf büyük, diğer harfler küçük olacaktır. Bu püf noktasında dikkat edilmesi gereken nokta, İngilizce sözcüklerdir. İngilizce'de büyük "İ" ve "ı" karakterleri yoktur. Bunları elle değiştirmeniz gerekir. 15. Biçim menüsünde Otomatik Biçim isminde bir komut var bu ne işe yarar? Word'ün Otomatik Biçim (AutoFormat) fonksiyonu, belgelerinizi Word ile birlikte gelen onlarca hazır biçime göre düzenlemenizi sağlar. Bu komuta tıkladıktan sonra Tamam düğmesine tıklayın. Belgenizde değişiklikler olacak, ama endişelenmeyin. Açılan diyalog kutusunda Biçem Galerisi (Style Gallery) düğmesine tıklayın. Yeni açılan diyalog kutusunda tüm biçemleri ve belgenizi bu biçemlerden birine göre biçimlediğinizde ne tür bir belge ile karşılaşacağınızı görebilirsiniz. Biçemlerden birini seçip Tamam düğmesine bastıktan sonra bir önceki diyalog kutusuna geri döneceksiniz. Benimse (Accept All) düğmesine tıklarsanız belgeniz seçtiğiniz biçeme göre biçimlenir, Tümünü Reddet (Reject All) düğmesine tıklarsanız bu değişiklikten vazgeçilir.
4. GÜN DOSYALAR KAYBOLMUŞ! Sabah ofisime geldiğimde telefonun zili acı acı çalıyordu. Arayan Tamer'di. "Yok, yok, bulamıyorum; hepsi silinmiş! Bir aylık çalışma yok olmuş! Ne yapacağız biz şimdi?" "Tamam, sakin olun. Bağırmakla giden gelmez. Şimdi bana her şeyi teker teker anlatın. Bir çözümü varsa buluruz." Tamer o kadar telaşlanmıştı ki doğru düzgün cümle bile kuramıyordu. Ancak durumu hemen kavradım: Word'de düz metin halinde hazırladıkları tüm rapor çalışmaları silinmiş. Akşam bilgisayarını açıp biraz çalışmış, klasörlere girip çıkmış ve ne yaptıysa bazı DOC dosyalarını yok etmiş. İşte bu kötü bir haberdi. Oraya gidip durumu yerinde incelemem gerekiyordu. Eltam Ltd.'i bulmam kolay oldu. Nişantaşı'nda şık bir apartmanın ikinci katındaydı. Kapıyı tıklatıp içeri girdim. Tamer bilgisayarı ve disket yığınlarının başında anlından terler süzülerek oturuyordu. Tüm gece boyunca kaybettiklerini bulmak için uykusuz kaldığı hemen anlaşılıyordu. "Dosyaların yedekleri bu disketlerden birinde olmalı, ama bulamıyorum. Elif henüz gelmedi; akşam onu arayıp gece çalışacağımı söyledim, ama bu felaketten bahsetmedim. Ne olur yardım edin." Hemen bilgisayarın başına geçtim. Tamer bir sandalye üzerinde gözleri faltaşı gibi açılmış yaptıklarımı izliyordu. Önce Word 95'i açıp Araçlar*Seçenekler komutunu çalıştırdım, Kaydetme bölmesine girdim. İşte şans diye ben buna derim! "Her zaman yedekle" seçeneği işaretliydi. Herhalde ayrılan becerikli sekreter bu seçeneği işaretleyip bırakmıştı. Tahminim doğruysa, bu makinede yazılan her DOC dosyasının bir yedeği vardı. Proje dosyalarının tutulduğu C:\PROJE dizinine girdim ve WBK soyadlı dosyaları karşımdaydı. Bu seçenek işaretliyse Word her kaydedilen dosyanın WBK soyadı ile bir yedeğini alıyor ve dosya isminin başına Yedek sözcüğünü ekliyordu. Tamer dosyalara Word içinden baktığı için sadece DOC soyadlı dosyaları görmüş, bu yedekleri görememişti. Birkaç dakika sonra tüm dosyaları kurtarmıştım. Böylece - hiç istememe rağmen - Tamer bana minnet duymaya başlamıştı. Biraz sonra Elif içeriye girdi. Beni ofisinde görmeyi hiç ummuyordu anlaşılan. "Tamer, bu ne hal? Neler oluyor burada?" "Kemal Bey hayatımızı kurtardı canım. Çalışmalarımız… kaybolmuştu… Biraz önce onları kurtardı." Tamer kekeleyerek durumu açıklamaya çalışırken Elif'in kızardığını ve sinirlendiğini görüyordum Hemen araya girdim: "Abartmaya hiç gerek yok. Kaybolmuştu, bulundu. Herkesin başına gelebilir. Madem buraya geldim, çalışmalarımıza kaldığımız yerden ofisinizde devam edelim. Haydi not defterlerinizi çıkarın; bugün size belgelerinizi nasıl düzenleyeceğini anlatacağım." BELGELERİ DÜZENLEMEK - I 25. Belgemizde çeşitli paragraf biçemleri kullanıyoruz. Bunların tümünü aynı anda görüntülemek ve kolayca değiştirmek mümkün mü? Dedektif Kemal'in sözlüğünde imkansız diye bir şey yoktur. Bakın bu işlemi nasıl yapacaksınız: Araçlar*Seçenekler (Toools*Options) komutunu çalıştırıp Görünüm (View) bölmesine geçin. Pencere (Window) kısmında Biçem Aralığı Genişliği'ni (Style Area Width) 0.8 cm gibi bir değere getirip Tamam (OK) düğmesine tıklayın. Belgenizin sol kenarında bir şerit açılacak ve bu şerit üzerinde tüm paragrafların biçemini göreceksiniz. Bu biçemlerin üzerine çift tıklayarak, açılan pencereden biçemi değiştirmeniz mümkün. 26. Üstbilgi alanına raporun ve projenin ismini yazmak istiyoruz. Üstbilgi alanını tasarlamamız için bize ne önerirsiniz? Bu tür raporlarda genelde üstbilgi (header) alanının sol tarafına proje ismi, sağ tarafına rapor ismi yazılır ve tüm sayfalarda bu üstbilgi alanı tekrarlanır. Bunu bir örnek üzerinde açıklayalım: Görünüm*Üstbilgi ve Altbilgi (View*Header and Footer) komutunu çalıştırın. Açılan Üstbilgi alanına HALİÇ ÇEVRE PROJESİ yazın; iki kez Tab tuşuna bastığınızda imleç alanın sağına geçecek. Buraya da BAŞLANGIÇ RAPORU yazın. Sağ fare tuşu ile araç çubuğu üzerine tıklayın ve Kenarlıklar isimli araç çubuğunu açıp, bu yazıların altına istediğiniz kalınlıkta bir altçizgi çekin. İşte bu kadar... 27. Peki, raporun aynı Word belgesi üzerinde hazırladığımız ilerki bölümlerinde farklı bir başlık kullanmak istersek ne olacak? Bunun için farklı bir bölüme başlamanız gerek. Bakın bu işi nasıl yapacaksınız. Önceki üstbilgi alanının bulunduğu sayfa tamamlandıktan sonra Ekle*Kesme (Insert*Break) komutunu verin. Açılan diyalog kutusunun Bölüm sonları (Section breaks) kısmında Sonraki Sayfa'yı (Next Page) işaretleyin. Tamam düğmesine tıkladığınızda bir sonraki bölümün ilk sayfasına geçeceksiniz. Bu sayfanın üstbilgi alanındaki yazıların bir önceki sayfa ile aynı olduğunu göreceksiniz; tabii ki bizim amacımız bunu değiştirmek. Şimdi üstbilgi alanının üzerine çift tıklayın veya Görünüm*Üstbilgi ve Altbilgi (View*Header and Footer) komutunu çalıştırın. Üstbilgi ve Altbilgi araç çubuğu açılacak. Bu çubuğun üzerindeki basılı Üstbilgi Altbilgi Bağlantısı düğmesine (4. düğme) tıklayın. Böylece önceki bölüm ile üstbilgi (ve altbilgi) bağlantısını kesmiş olacaksınız. Artık yeni bölümünüzün üstbilgi alanına farklı şeyler yazabilirsiniz. 28. Altbilgi alanına firmamızın ve işverenin ismini yazmak, ayrıca ortaya bölüm ve sayfa numarası vermek istiyoruz. Bu nasıl olacak? Üstbilgi ve Altbilgi (Header and Footer) araç çubuğundaki ilk düğme üstbilgi ve altbilgi alanları arasında geçiş yapmaya yarar. Bu düğmeye tıklayarak altbilgi alanına geçiş yapın. Buradaki mantık da aynı. Bir örnek verelim: Altbilgi alanının soluna ÇEVRE BAKANLIĞI yazıp Tab tuşuna basıyorsunuz. İşte buraya dikkat, çünkü bölüm ve sayfa numaraları vereceğiz. Bunun için altbilgi alanındayken Ekle*Sayfa Numaraları (Insert*Page Numbers) komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunun Hizalama (Alignment) bölümünde Ortala'yı (Center) seçin. İlk sayfada numara görünmesini istemiyorsanız, İlk Sayfada Numarayı Göster (Show number on first page) seçeneğindeki işareti kaldırın. Sonra Biçim (Format) düğmesine tıklayın. Sayı Biçimini (Number format) ve başlangıç sayfasının numarasını seçin. Henüz başlıkları tanımlamadığımız için, Bölüm Numarası İle Birlikte (Include Chapter Number) seçeneğini işaretlemiyoruz. Tamam düğmelerine bastığınız zaman sayfa numaraları otomatik olarak verilecek. Bölüm numaralarını elle koymak isterseniz, altbilgi alanını içindeki sayfa numarası alanının içine girip, sayfa numarasının başına 1- yazabilirsiniz. Böylece birinci bölümün numarası her bölümde tekrarlanır ve sayfa numaraları 1-1, 1-2, 1-3... şeklinde görünür. Tabii yeni bölüme geçtiğinizde, yukarıdaki yönteme göre sayfa ve bölüm numaralandırmasını o bölüm için tekrar değiştirmek gerekir. 29. Başlık numarasını tanımlamadığımızı söylediniz. Nedir bu başlıklar? Ne işe yarar? Word, pek çok işi otomatikleştirmenizi sağlar. Bunlar arasında otomatik başlıklar da vardır. Word'de metin ve başlık biçemlerini önceden ayarlayabilirsiniz. Bu biçemler Biçimlendirme Araç Çubuğu'nun en solundaki Biçem (Style) listesine eklenir. Herhangi bir metni veya başlığı girmeden önce bu listeden uygun biçemi seçtiğinizde metin biçemi, başlık numaraları ve başlık biçemi otomatik olarak uygulanır. Bu liste aynı zamanda İçindekiler Listesi'ne de bir kalıp olarak hizmet eder. İçindekiler Listesinde otomatik olarak yer alacak başlıklar kullanmak istiyorsanız, Araç Çubuğu'nun en solundaki Biçem (Style) listesindeki Başlıkları (Heading) kullanmanız gerekir. Ancak bu hazır başlıkların formatı sizin isteğinize göre olmayabilir. Bu başlıkları özelleştirmek istiyorsanız Biçim*Biçem (Format*Style) komutuna tıklayın ve açılan ileti kutusunda Liste (List) bölmesinden Tüm Biçemler'i (All Styles) seçin. Biçemler (Styles) kısmında Başlık 1 (Heading 1) üzerine gelin ve Değiştir (Modify) düğmesinin üzerine tıklayın. Yeni açılan Biçem Değiştir isimli ileti kutusunda Biçim (Format) düğmesi, başlığınız için yazıtipinden paragraf ayarlarına, çerçeveden numaralandırmaya kadar yedi değişik seçenek içeriyor. Örneğin Özet bölümünün başlığını 18 punto Times New Roman yapmak için Biçim*Yazıtipi (Format*Font) komutunu çalıştırıp istediğiniz değişiklikleri yapabilirsiniz. Raporumuzda başlıkları ve alt başlıkları örneğin (1, 1.1, 1.1.1) şeklinde, çeşitli seviyelerde numaralandırmak isteyebiliriz. Her bir seviye için ayrı bir başlık seçmek gerekir. Biçem listesinde Başlık 1'den Başlık 9'a kadar 9 seviye başlık tanımlanmıştır. Zaten bu kadar başlık seviyesi de fazlasıyla yeterlidir. Bize bunları seçip yazıtiplerini ve numaralandırma biçimlerini özelleştirmek kalıyor. Biçim menüsünden Yazıtipi yerine Numaralandırma komutuna tıklayarak numaralandırma ile ilgili gerekli düzenlemeleri yapabilirsiniz. Bu işlemleri gerçekleştirip Uygula'ya tıkladığımızda Araç çubuğundaki Biçem listesi değişir ve bu listeden Başlık 1'i (Heading 1) seçtiğimizde belge üzerinde imlecin bulunduğu satırın biçemi de kendi oluşturduğumuz Başlık 1 biçemini alır. Artık bu satıra örneğin 'Projenin Geçmişi' yazıp <Enter> tuşuna basabiliriz. Diğer başlık seviyeleri de aynı şekilde kullanılır. Sayfa numaralarından önce bölüm numaralarının otomatik olarak eklenmesi için, bölümün ilk sayfası bir başlıkla başlamalıdır. İmleci bölümün başına getirin ve Biçem Listesi'nden standart veya varsa yeni yarattığınız Başlık 1'e (Heading 1) tıklayın. Numaralandırma bölümüne girip başlık numaralarının nasıl olacağını belirlemeyi de unutmayın. 30. Bu biçemler oldukça kullanışlı. Peki, raporda kullanacağımız farklı metin biçemlerini Biçem listesine ekleyebilir miyiz? Elbette. Örneğin her raporun başında bulunan Özet kısmının metni için bir biçem yaratacaksanız, Biçim*Biçem*Yeni (Format*Style*New) komutuna tıklayın. Açılan Yeni Biçem isimli ileti kutusunda Ad kısmına örneğin 'Özet Metin' yazın. Daha sonra Biçim menüsünden Yazıtipi, Paragraf ve istediğiniz başka seçeneklere girerek özet metniniz için bir biçem tanımlayın. Örneğin Özet Metin için bu, Times New Roman, italik 12 punto bir yazıtipi olsun. İsterseniz paragraf biçimini de değiştirebilir metni içerlek başlayacak şekilde düzenleyebilirsiniz. 31. Raporumuzun çeşitli bölümlerinde taranmış şirket logosunu kullanıyoruz. Bu resmi belgeye eklemek için her seferinde Ekle*Resim (Insert*Picture) komutunu seçmemiz ve resim dosyasının yerini bulmamız gerekiyor. Bunun daha kısa bir yolu olmalı. İşte çok az kişinin bildiği bir püf noktası. Diyelim ki belgeniz üzerine yerleştirdiğiniz bir resim var. Bu resmin üzerine tıklayarak seçili hale getirin. Sonra Araçlar*Otomatik Düzelt (Tools*AutoCorrect) komutunu çalıştırın. Yeni Değer (With) bölmesinde resmin bir kısmını göreceksiniz. Değişen (Replace) bölmesine resim için yazı yazarken pek kullanmadığınız bir sözcük girin (örneğin logo1). Sonra Ekle (Add) düğmesine tıklayın. Bundan böyle, logo1 yazıp boşluk tuşuna veya Enter tuşuna bastığınız her seferinde belgenize o resim eklenecek. 32. Peki, belgemize yerleştirdiğimiz resmin sadece bir kısmının görünmesini sağlayabilir miyiz? Elbette. Resmi seçtiğinizde köşelerinde noktaların oluştuğunu göreceksiniz. Bu noktalar normalde resmi büyültmeye ve küçültmeye yarar. Ama <Shift> tuşunu basılı tutarak bu işlemi yaparsanız resmin boyutu aynı kalır ama sadece sizin seçtiğiniz bölümü görünür. Resmi tekrar tam olarak görüntülemek için <Ctrl> tuşunu basılı tutup üzerine çift tıklayın. BUNLARI DA BİLİN! 33. Seçim Zor İş. Word'de bir sözcüğün ortasından diğer bir sözcüğün ortasına kadar bir seçim yapmaya çalıştığınızda sözcüklerin tamamının seçilmesi oldukça sinir bozucudur. Bu durumu düzeltmek için üç yolunuz var. Birincisi, seçim yaparken imleci biraz geriye alıp tekrar seçmeye devam etmek; ikincisi ise seçimi <Ctrl>+<Shift> tuşlarını basılı tutarak gerçekleştirmek. Son yol ise daha kalıcı: Araçlar*Seçenekler*Düzenleme (Tools*Options*Edit) bölümüne girip, Otomatik Sözcük Seçimi (Automatic Word Selection) kutusundaki işareti kaldırmak. 34. Takım Sözcükleri Bölmeyin. Paragraflarda bazı sözcük gruplarının bölünmesi uygun olmaz. Örneğin "Windows 95" yazarken "Windows" sözcüğünün üst satırın sonunda, "95" sözcüğünün alt satırın başında kalması göze pek hoş görünmeyebilir. Bu tür sözcükleri boşluk tuşu ile değil, <Ctrl>+<Shift>+<Boşluk> tuşları ile ayırın. 35. Dipnotları Sonnot Yapmak. Raporunuzda sayfa sonlarında dipnot açıklamaları oluşturup sonradan bunları sonnota çevirmek isterseniz, Ekle*Dipnotlar (Insert*Footnote) komutunu çalıştırın. Sırasıyla Seçenekler (Options), Dönüştür (Convert) ve Tamam (OK) düğmelerine tıklayın. 36. Şekil Listesi. Raporunuza eklediğiniz taranmış resimlere, resim (veya şekil) numarası verebilirsiniz. Böylece eklediğiniz resim ve şekiller için otomatik bir Şekiller Listesi de oluşturmak mümkün. Bunun için şekli seçin, Ekle*Resim Yazısı (Insert*Caption) komutuna tıklayın ve Şekil 1 yazan kısmın karşısına şeklin ismini girin. İsterseniz Yeni Etiket düğmesine tıklayarak Şekil yerine başka kelimeler de kullanabilirsiniz. Şekiller Listesini ise İçindekiler Tablosu hazırlar gibi, Ekle*Dizin ve Tablolar (Insert*Index and Tables) komutu ile otomatik olarak oluşturabilirsiniz. 37. Otomatik Nesne İsmi. Raporunuza eklediğiniz, tablo, resim, şekil, Excel tablosu gibi tüm nesnelere otomatik etiket ve numara (Şekil 1, Tablo 3 gibi) verilmesini sağlayabilirsiniz. Bunun için Ekle*Resim Yazısı (Insert*Caption) komutunu çalıştırın. Otomatik Resim Yazısı'nı (AutoCaption) tıklayın. Otomatik resim yazısı eklenmesini istediğiniz öğeleri seçin. Listedeki etiket türleri (Tablo, Denklem, Şekil gibi) yeterli gelmiyorsa veya İngilizce Word'lerdeki İngilizce etiket isimlerini değiştirmek istiyorsanız Yeni Etiket (New Label) düğmesine tıklayın ve istediğiniz etiket ismini girin. Uzun ve yorucu bir çalışma olmuştu. Anlattıklarımı sindirebilmeleri, raporlarını verdiğim püf noktalarına göre düzenlemeleri için, çalışmayı yarıda kesip onları yalnız bırakmaya karar verdim. Ertesi gün Word sayfasını kapatacaktık. 5. GÜN WORD'DE SON PERDE Ertesi gün öğleden sonra ofisime geldiler. Sabah hevesle çalışıp raporlarına altbilgi, üstbilgi alanları açmış, sayfa ve bölüm numaraları vermişlerdi. Artık Word'de rapor hazırlamanın onlar için problem olmadığına iyiden iyiye inanmışlardı. Dünkü hadiseden sonra Elif'in Tamer'e hala kırgın olduğu belliydi; Tamer ara sıra göz ucu ile karısına bakıp ondan bir tepki almayı bekliyordu. Ancak Elif, sanki odada o hiç yokmuş gibi sadece bana hitaben konuşuyordu. Bende şeytan tüyü vardır; tüm maceralarımda güzel kadınlar beni bulur. Çoğu da belalıdır. Acaba bu sefer kullanılıyor muydum? Yoksa Elif kocasını kıskandırmak için mi bana kur yapıyordu? Her ne olursa olsun, buraya iş için gelmişlerdi ve ücretimi hakketmek için görevimi yapmak zorundaydım. Düşüncelerden sıyrılıp Word le ilgili son püf noktalarını vermeye koyuldum. BELGELERİ DÜZENLEMEK - II 38. Biz raporlarımızı hazırladıktan sonra İçindekiler Listesini elle hazırlıyorduk. Yoksa bu işlem de mi otomatik? O da otomatik... İçindekiler Listesi, doğal olarak rapor bitmeden oluşturulamaz. O halde raporu sonuna geldiğimizde, Ekle*Kesme (Insert*Break) komutunu kullanarak Kapaktan sonra yeni bir bölüm oluşturun. Daha sonra Ekle*Dizin ve Tablolar (Insert*Index and Tables) komutunu çalıştırın. Açılan diyalog kutusunun İçindekiler (Table of Contents) bölümüne gelin. Bu bölümde yapacağınız ayarlamalarla İçindekiler Listesinin formatını belirleyebilirsiniz. Daha sonra Seçenekler (Options) düğmesine tıklayın. Yeni açılan ileti kutusunda Kullanılabilecek Biçemler (Available styles) kısmında daha önceden yaratıp Biçem listesine eklediğiniz başlıkların (Başlık 1, Başlık 2, vs.) bir listesini göreceksiniz. Bu başlıkların karşısına İçindekiler listesi düzeylerini girmeniz gerekir. Örneğin İçindekiler listesinde '1.' Numarası ile başlayan başlığın İT Düzeyi (TOC Level) 1 olmalıdır. Böylece bu tür başlıklar İçindekiler Listesinde sola dayalı yazılır. '1.1.' numaralı başlığın biraz daha içeriden yazılmasını istiyorsanız İT Düzeyini 2 olarak seçmelisiniz. Tüm başlıklarına aynı yazıtipi boyutunda ve sola dayalı olmasını istiyorsanız, tüm İT düzeylerini 1 yapabilirsiniz. Bu işlemleri yapıp Tamam düğmesine bastığınızda imlecin olduğu yerde otomatik bir İçindekiler Listesi oluşacak. Raporunuzda sonradan değişiklik yaparsanız İçindekiler Listesinde herhangi bir alana sağ fare tuşu ile tıklayıp menüden Alanı Güncelleştir'i seçmeniz yeterli. Yaptığınız tüm değişiklikler anında güncellenecek. 39. İşverenimiz, raporda aradığını bulmak için raporun sonuna bir dizin listesi eklememizi istiyor. Raporda geçen bazı özel sözcüklerin sayfa numaralarını veren bir dizin hazırlayabilir miyiz? Word'de dizin hazırlamak oldukça kolay. Bunun için, raporu yazarken dizin listesinde yer almasını istediğiniz tüm sözcükleri veya sözcük gruplarını "imlemeniz" gerekiyor. Bunu küçük bir örnek üzerinde açıklayalım: Diyelim ki, raporunuzdaki tüm Haliç, İstanbul Boğazı, Karadeniz, Marmara sözcüklerinin hangi sayfalarda geçtiğini gösteren bir dizin hazırlamak istiyorsunuz. Bu sözcükleri yazar yazmaz sözcüğü seçili durumu getirin ve <Alt>+<Shift>+X tuşlarına basın. Dizin Öğesi İmle (Mark Index Entry) isminde bir diyalog kutusu ekrana gelecek. Asıl Öğe (Main entry) kısmında seçtiğiniz sözcüğü göreceksiniz. Alt Öğe (Subentry) kısmını ise, ister boş bırakır ister sözcüğün bağlamına göre siz doldurabilirsiniz. Örneğin, "İstanbul Boğazı" raporun her yerinde geçebilir; ama raporun bir bölümünde İstanbul Boğazı'nın Sarıyer veya Beşiktaş kıyıları işleniyorsa ve siz de dizinde bunu belirtmek istiyorsanız, Alt Öğe kısmına Sarıyer veya Beşiktaş yazabilirsiniz. Böylece dizin listesinde "İstanbul Boğazı, Sarıyer 1-3; 2-23" ve "İstanbul Boğazı, Beşiktaş 5-3" gibi öğeler oluşacak. Yanda görünen rakamlar ise o sözcüğün geçtiği bölüm ve sayfa numaraları. Üçüncü düzey öğe girmek için, alt öğeden sonra iki nokta üst üste koyun ve üçüncü düzey öğe metnini yazın. Son olarak İmle (Mark) düğmesine tıklayın. Bütün rapor tamamlandıktan sonra dizin listesini oluşturmak için en sona yeni bir bölüm açıp Ekle* Dizin ve Tablolar (Insert*Index and Tables) komutunu çalıştırın. Açılan diyalog kutusunun Dizin (Index) bölmesinde dizininizin türünü ve biçimini belirleyin (dizinin nasıl görüneceği, bu diyalog kutusundaki pencere içinde örnekleniyor). Tamam düğmesine tıkladığınızda dizininiz oluşacak. 40. Dizinde yer almasını istediğim bazı sözcükler raporumuzun çeşitli yerlerinde geçiyor. Aynı sözcüğü her seferinde imlemek zorunda mıyız? Aynı sözcükler için farklı farklı alt öğeler tanımlamayacaksanız ve imleme işlemini rapor bittikten sonra yaparsanız buna gerek yok. Zaten herhangi bir hataya yer vermemek için, dizini rapor bittikten sonra hazırlamanızı öneririm. Diyelim ki rapordaki tüm Haliç sözcüklerini imlemek istiyorsunuz. Raporun en başına gelin ve ilk "Haliç" sözcüğünü bulun; bu sözcüğü seçip <Alt>+<Shift>+X tuşlarına basın. Ekrana Gelen diyalog kutusunda bu sefer İmle (Mark) değil Tümünü İmle (Mark All) düğmesine tıklayın. İşte bu kadar basit... 41. Biz raporumuzda dipnotlar da kullanmak istiyoruz. Bunu nasıl yaparız? Dipnotlarınızı sayfa sonlarında verecekseniz işlem çok basit: İmleci dipnot açıklaması yapacağınız sözcüğün sonuna getirip Ekle*Dipnotlar (Insert*Footnote) komutunu çalıştırıyorsunuz ve ekrana gelen Dipnot ve Sonnot isimli diyalog kutusunda Otomatik Numaralandırma seçeneğinin işaretli olmasına dikkat edip Tamam (OK) düğmesine tıklıyorsunuz. Bu işlem, sözcüğün sonuna (1, 2, 3...) gibi dipnot numaraları ekler ve sayfa sonuna bir çizgi çekip bu numarayı yazar. Artık numaranın yanına açıklamanızı girebilirsiniz. Bu şekilde konulmuş dipnotların sayfa yeri karışmaz. Dipnot numarası hangi sayfaya konulmuşsa dipnot açıklaması da o sayfanın altında yer alır. Sonradan satırların ve sayfaların yeri değişirse veya araya başka dipnot girerseniz bu değişiklikler aynen dipnotlara yansır. Dipnot numaraları yerine standart dipnot sembolleri de kullanmak isteyebilirsiniz. Bunun için Dipnot ve Sonnot diyalog kutusunda Seçenekler düğmesine tıklayın. Aradığınız ayarları burada bulacaksınız. 42. Peki, ya dipnotları her sayfanın sonunda değil de bölümlerin veya tüm raporun sonunda vermek istersek? Bu da kolay. Bu sefer Ekle*Dipnotlar (Insert*Footnote) komutu ile açılan Dipnot ve Sonnot isimli diyalog kutusunda Sonnot seçeneğini işaretlemelisiniz. Bu diyalog kutusunda Dipnot ve Sonnot seçeneklerinin karşısında bu notların nereye yerleştirileceğini belirten bir açıklama vardır (Sayfa Altı, Belge Sonu gibi). Bu diyalog kutusunda Seçenekler (Options) düğmesine tıklarsanız, dipnot ve sonnotların konulmasını istediğiniz yeri ayarlayabileceğiniz bir diyalog kutusu daha açılır. 43. Ekle menüsünde Çapraz Başvuru (Cross-reference) isminde bir komut var. Bu ne işe yarar? Raporun ilerleyen sayfalarında, daha önce verdiğiniz bilgilere gönderme yapmak isteyebilirsiniz. Örneğin, raporun bir bölümünde Haliç'teki koli basili miktarını verdiniz diyelim. Daha sonraki bir sayfada da Haliç'teki kirliliğin boyutlarına tekrar değiniyorsunuz ve koli basili miktarını hatırlatmak istiyorsunuz. Eğer raporunuzda tanımlanmış başlık biçimleri, yer imleri, dipnotlar ve sonnotlar, resim ve şekiller varsa Çapraz Başvuru komutu ile bunlara gönderme yapabilirsiniz. Burada Haliç'teki koli basili miktarını yazdığımız bölümün başlığını Biçem (Style) listesinden verdiyseniz bu iş kolay. İlerleyen sayfalarda "Haliç'teki kirliliğin boyutları hissedilir şekilde artmıştır" gibi bir cümle kullanırsanız, Bunun yanına "Bakınız:" yazıp Çapraz Başvuru komutunu çalıştırın. Başvuru Türü (Reference Type) isimli liste kutusunda Başlık'ı (veya uygun bir öğeyi) seçin. Bu liste kutusunun yanındaki iki bölme kutusundan yararlanarak başvurunuzu yapacağınız bölümü (veya uygun bir öğeyi) ve başvuru bilgisi türünü seçin. Buradaki seçenekleri kullanarak, başvuru yapılacak yerin sayfa numarasını da verebilirsiniz. 44. Dosyalarımı kağıda dökerken alt taraflarına, dosya isminin de basılmasını istiyorum. Şunu bir otomatikleştirsek de bütün belgelerim için geçerli olsa? Tamam, yapalım. Bunu yapmak için NORMAL.DOT isimli belge şablonunu değiştirmeniz gerekiyor. Önce bütün Word belgelerini kapatın. Daha sonra Dosya menüsünden Aç komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Dosya Türü bölümünden Belge şablonları seçimini yapın. Daha sonra Office setinin kurulu olduğu klasörün altındaki Templates klasörüne gelin. NORMAL.DOT üzerine çift tıklayın. Görünüm*Üstbilgi ve Altbilgi (View*Header and Footer) komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan Üstbilgi ve Altbilgi isimli araç çubuğunun en solundaki düğmeye basarak altbilgiyi görünür hale getirin. Şimdi Ekle (Insert) menüsünden Alan (Field) komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan pencerenin sol tarafındaki listeden Belge Bilgisi (Document Information), sağ tarafındaki alandan ise DosyaAdı (FileName) seçimini yapın. Tamam düğmesine bastığınızda, altbilgi alanına dosyanın adı eklenecektir. Üstbilgi ve Altbilgi araç çubuğundaki Kapat düğmesine basarak normal görüntüye gelin ve NORMAL.DOT dosyasını kaydedin. Artık yeni belgelerinizin tümünün altında dosya adı otomatik olarak yazacaktır. 45. Mürekkep püskürtmeli yazıcımızda çıkış alırken Altbilgi ve Üstbilgi (Header/Footer) alanlarının bir kısmı çıkmıyor. Ne yapmalıyız? Bunun nedeni, Word'ün sayfa kenarına çok yakın, yazıcı kafasının ulaşamayacağı bir yere yazmaya çalışıyor olmasıdır. Bu durumu düzeltmek için Dosya*Sayfa Yapısı (File*Page Setup) komutunu çalıştırın. Kenar Boşlukları (Margins) bölmesinde Altbilgi ve Üstbilgi alanlarına 1.5 cm veya daha üstü bir değer yazın. Bu değişikliğin tüm belgelerinizde geçerli olması için Geçerli (Default) düğmesine tıklayın ve Word size bu seçimi onaylayıp onaylamadığınızı sorduğunda Evet (Yes) düğmesine tıklayın. BUNLARI DA BİLİN! 46. Denklemler. Word'de denklem yazma özelliği de bulunur. Ancak çoğu kişi kurulum işlemi sırasında Word'ün Denklem Düzenleyicisini yüklemeyi unutur. Bu modülü yüklediyseniz Ekle*Nesne (Insert*Object) komutu ile açılan listede Microsoft Equation Editor isminde bir satır göreceksiniz. Bunun üzerine çift tıkladığınızda belgeniz üzerinde bir denklem alanı ve Denklem araç çubuğu açılacak. Artık denklemlerinizi buradan düzenleyebilirsiniz. 47. Sayfa Numaralarına Öncü. Word'de alt alta dizdiğiniz konu başlıkları ile sayfa numaraları arasının noktalar ile doldurulmasını istiyorsanız bunu tek bir komutla ve hizaları bozmadan yapmak mümkün. Önce konu başlığını yazın. Sonra cetvelde sayfa numarasının görünmesini istediğiniz yere tıklayarak bir sekme işareti koyun. Her başlığı yazdıktan sonra Tab tuşuna basıp karşılık gelen sayfa numaralarını da yazın. Tüm satırları yazdıktan sonra bu satırları seçili duruma getirin; ancak seçili alan satırların dışına taşmasın. Son olarak Biçim*Sekmeler (Format*Tabs) komutunu seçip Öncü (Leader) bölmesinden istediğiniz nokta veya çizgi formatına çift tıklayın. 48. Öndeğer Yazıtipi ve Paragraf. Özellikle dışarıdan gelen dosyalarda sizin kullandığınızdan farklı yazıtipi ve paragraf biçimleri varsa bunları kolayca değiştirebilirsiniz. Bir metni seçip <Ctrl>+<Boşluk> tuşlarına basmak o metni öndeğer (default) yazıtipine dönüştürür. Paragrafları ise <Ctrl>+Q tuşları ile öndeğer paragraf biçimine dönüştürebilirsiniz. 49. Biçim Kopyalamak. Biçimlenmiş bir metnin biçimini başka bir metne aktarabilirsiniz. Bunun için, araç çubuğundaki Biçim Boyacısı (Format Painter) düğmesini gibi, klavye kestirmelerini kullanmak da mümkün. Biçimlenmiş metni seçtikten sonra <Ctrl>+<Shift>+C tuşlarına basın. Sonra biçimi kopyalayacağınız metni seçip <Ctrl>+<Shift>+V tuşlarına basın. 50. Metni Sıralamak. Word'de bir tablo yarattıysanız, bu tablonun herhangi bir sütunundaki girdileri alfabetik sıraya veya rakam sırasına dizebilirsiniz. Önce sıralamak istediğiniz sütunun tamamını seçin. Tablo*Sırala (Table*Sort) komutunu çalıştırın. Sıralama Ölçütü (Sort by) kısmından sıralamanın Artan mı (Ascending) yoksa Azalan mı (Descending) olarak yapılacağını belirleyin ve Tamam düğmesine tıklayın. 51. Soyada Göre Sıralamak. Word'de kişi isim ve soyadlarının bulunduğu bir liste hazırladıysanız, yukarıdaki püf noktasına bakarak isme göre sıralama yaptırabilirsiniz. Peki İsim-Soyad olarak yazdığınız girdileri soyada göre sıralatmak isterseniz? Bunun da kolayı var: Önce ikinci adı olan kişilere dikkat edin. Bunların adları ve ikinci adları normal boşluk ile değil <Ctrl>+<Shift>+<Boşluk> tuşu ile ayrılmış olmalı. Böylece İsim ve ikinci isim tek bir sözcük, soyadı ayrı bir sözcük olarak görünür. Daha sonra tüm isimleri seçin ve Tablo*Metin Sırala (Table*Sort Text) komutunu çalıştırın. Seçenekler (Options) düğmesine tıklayın. Alan ayırıcı (Seperate at fields) kısmında Diğer (Other) kutusunun içerisine ayırıcı olarak bir boşluk verin; iki kez tamam düğmesine tıklayın. Sonra Tablo*Metin Sırala komutunu tekrar çalıştırın. Sıralama Ölçütü (SortBy) listesinde Sözcük 2'yi (Word 2), Tür (Type) kısmında Metin'i (Text) seçin; Artan veya Azalan seçeneklerinden birini işaretleyin ve Tamam düğmesine tıklayın. (Bu püf noktası sadece düz metin için geçerlidir, tablo içindeki girdiler için işe yaramaz.) |