MS WORD 6.0/95

MS Word, şablonları yardımıyla şık raporlar hazırlamanıza izin verir; ancak sunacağınız tez veya rapor için istenen form bu şablonlara uymayabilir. Zararı yok: Çünkü Word'de pek çok şeyi özelleştirebiliyoruz. İşe önce kapak ve ara kapaklardan başlayalım.

Kapak
Kapağı hazırlarken, bütün şirket logolarının ve kapakta kullanılacak resimlerin BMP formatında taranmış elimizde hazır olduğunu varsayıyoruz. İşte başlıyoruz:

1) Kapağın en üstüne teklifi sunacağımız kuruluşun logosunu yerleştirip adını yazacağız. Logo daha önceden BMP formatında taranıp sabit diskimize kopyalanmıştı. Ekle*Resim (Insert*Picture) komutu ile açılan pencereden bu BMP dosyasını bulun ve kapak sayfanızın üzerine yapıştırın. Resmin kenarlarından çekiştirerek istediğiniz boyuta getirebilirsiniz. Logonun hemen yanına işverenin ismini, yani ' İstanbul Büyükşehir Belediyesi' yazıyoruz. Biz bu isim için 16 punto büyüklükte Times New Roman yazıtipini seçtik.Daha sonra projenin ismini, raporun ismini ve firmanızın ismini istediğiniz gibi veya işveren kuruluşça istenen formatta yazıp sayfanızı düzenleyin.

2) Tüm raporu tek bir dosyada toplayacaksanız, kapak sayfasını da bir bölüm olarak kabul edip bu sayfanın sonuna ' bölüm sonu' girmelisiniz. Böylece her bölüm için ayrı sayfa numaraları verebilir, değişik altbilgi, üstbilgi formatları kullanabilirsiniz. Bu işlem için Ekle*Kesme (Insert*Break) komutuna tıklayıp Sonraki Sayfa (Next Page) seçeneğini işaretleyin. Ara kapakları da konu başlıklarına göre kendiniz tasarlayabilirsiniz. Ancak kapaklar ve bölümler arasındaki geçişlerde ' bölüm sonu' vermeyi unutmayın.

Özet, Üstbilgi ve Altbilgi
İdari bir makama sunulacak olan raporların başında bir özet kısmı bulunur. Böylece zamanı kıymetli olan bu kişiler raporun tümünü okumayı altlarında çalışan uzmanlara bırakır, sadece bu bölümü okurlar. Bizim raporumuzun özet kısmında, projenin ve raporun ismini içeren bir üstbilgi (header) alanı, italik Times New Roman karakterlerle yazılmış metin, işveren kuruluşun ismini, Roma rakamları ile sayfa numarasını ve firmamızın ismini içeren bir altbilgi alanı bulunacak.

3) Kapaklardan sonra yine bölüm sonu vererek Özet bölümünü yazacağınız yeni sayfaya geçtiğinizde Üstbilgi alanını Görünüm*Üstbilgi ve Altbilgi (View*Header and Footer) komutu ile açın. Bu komuta tıklar tıklamaz üstbilgi alanı ve bu alanın özelliklerini değiştirebileceğiniz bir araç çubuğu ekrana gelir. Önce bu araç çubuğundaki dördüncü düğmenin (' Üstbilgi Altbilgi Bağlantısı' isimli düğme) basılı olmamasına dikkat edin. Bu düğme basılıysa üstbilgi (header) alanı önceki bölümün üstbilgisine bağlanır ve bu alana yazacağınız her şey önceki bölümlerde de tekrarlanır. Oysa biz daha önce yarattığımız kapak sayfasında böyle bir üstbilginin görünmesini istemiyoruz. Bir önceki üstbilgi alanı ile bağlantı olup olmadığını üstbilgi alanının sağ üst köşesine bakarak da anlayabilirsiniz: Bağlantı varsa burada ' Önceki İle Aynı' yazar.

4) Şimdi üstbilgi alanının soluna ' İstanbul Avrupa Yakası Katı Atık Projesi' yazıyoruz. Araç Çubuğunun hemen altındaki cetvele bakarsak üstbilgi alanının bir ayraç ile ikiye ayrıldığını göreceğiz. Bu ayraç sayesinde üstbilgi alanına sola dayalı, ortalanmış ve sağa dayalı üç ayrı yazı yazılabilir. Biz sola dayalı proje adını yazdıktan sonra iki kez Tab tuşuna basarak imleci en sağa getiriyor ve raporumuzun ismini, yani ' Teknik Teklif' yazıyoruz.

5) Şimdi de üstbilginin ana metinden ayrılması ve şık görünmesi için altına çizgi çekeceğiz. Bunun için Kenarlıklar (Borders) Araç Çubuğu'nu açın. Bu çubuğun en sağındaki Çizgi Biçemi (Line Styles) bölmesinden çizgi kalınlığını seçin. İmleci üstbilgi alanında yazı yazdığımız satırın herhangi bir noktasına getirip Çizgi Biçemi bölmesinin sağındaki ikinci düğmeye (Alt Kenarlık düğmesi) tıkladığınızda üstbilgi alanı altı çizili hale gelecek.Üstbilgi ve altbilgi alanı açıkken ekranın sol kenarında bir cetvel göreceksiniz. Bu cetvel üstbilgi ve altbilgi alanının sınırlarını gösterir. Sınırları fare ile çekiştirerek alanları genişletebilir veya daraltabilirsiniz.

6) Üstbilgi alanı ile işiniz bitti; şimdi Üstbilgi ve Altbilgi araç çubuğunun solundaki ilk düğmeye (' Git Üstbilgi Altbilgi' düğmesi) tıklayarak altbilgi (footer) alanına geçin. Burada da önceki altbilgi alanı ile bağlantıyı kesmeyi unutmayın. Sol tarafa ' İstanbul Büyükşehir Belediyesi' yazarak işe başlıyoruz.Altbilgi alanına sayfa numarası yazdırmak için bir kez Tab tuşuna basıp altbilgi alanının ortasına gelin. Şimdi Roma rakamıyla sayfa numarasını yazdıracağız. Bunun için Ekle*Sayfa Numaraları (Insert*Page Numbers) komutuna tıklayın. Karşınıza çıkan ilk ileti kutusunda Hizalama (Alignment) listesinden Ortala'yı (Center) seçin. ' İlk sayfada numarayı göster' (Show Number on First Page) seçeneğini işaretlerseniz, ilk sayfaya numara yazılır; aksi halde ilk sayfada sayfa numarası görünmez, numaralama ikinci sayfadan ve ' ii' (Roma rakamıyla 2) olarak başlar.Altbilgi alanında son olarak Tab tuşu ile sağa gidiyor ve ' ARTEK Arıtma Teknolojileri Ltd.' yazıyoruz. Böylece yeni bir bölüm sonu verene kadar aynı altbilgi ve üstbilgi alanları tüm sayfalarda devam ediyor ve sayfa numaraları birbirini takip ediyor.

Başlıklar
MS Word'de metin ve başlık biçemlerini önceden ayarlayabilirsiniz. Bu biçemler Biçimlendirme Araç Çubuğu'nun en solundaki Biçem (Style) listesine eklenir. Herhangi bir metni veya başlığı girmeden önce bu listeden uygun biçemi seçtiğinizde metin biçemi, başlık numaraları ve başlık biçemi otomatik olarak uygulanır. Bu liste aynı zamanda İçindekiler Listesi'ne de bir kalıp olarak hizmet eder.

7) İçindekiler Listesinde otomatik olarak yer alacak başlıklar kullanmak istiyorsanız, Araç Çubuğu'nun en solundaki Biçem (Style) listesindeki Başlıkları (Heading) kullanmanız gerekir. Ancak bu hazır başlıkların formatı sizin isteğinize göre olmayabilir. Bu başlıkları özelleştirmek istiyorsanız Biçim*Biçem (Format*Style) komutuna tıklayın ve açılan ileti kutusunda Liste (List) bölmesinden Tüm Biçemler'i (All Styles) seçin. Biçemler (Styles) kısmında Başlık 1 (Heading 1) üzerine gelin ve Değiştir (Modify) düğmesinin üzerine tıklayın. Yeni açılan Biçem Değiştir isimli ileti kutusunda Biçim (Format) düğmesi, başlığınız için yazıtipinden paragraf ayarlarına, çerçeveden numaralandırmaya kadar yedi değişik seçenek içeriyor. Örneğin Özet bölümünün başlığını 18 punto Times New Roman yapmak için Biçim*Yazıtipi (Format*Font) komutunu çalıştırıp istediğiniz değişiklikleri yapabilirsiniz. Raporumuzda başlıkları ve alt başlıkları örneğin (1, 1.1, 1.1.1) şeklinde, çeşitli seviyelerde numaralandırmak isteyebiliriz. Her bir seviye için ayrı bir başlık seçmek gerekir. Biçem listesinde Başlık 1'den Başlık 9'a kadar 9 seviye başlık tanımlanmıştır. Zaten bu kadar başlık seviyesi de fazlasıyla yeterlidir. Bize bunları seçip yazıtiplerini ve numaralandırma biçimlerini özelleştirmek kalıyor. Yazıtipinin nasıl biçimlendiğini yukarıda öğrenmiştiniz. Biçim menüsünden Yazıtipi yerine Numaralandırma komutuna tıklayarak numaralandırma ile ilgili gerekli düzenlemeleri yapabilirsiniz. Bu işlemleri gerçekleştirip Uygula'ya tıkladığımızda Araç çubuğundaki Biçem listesi değişir ve bu listeden Başlık 1'i (Heading 1) seçtiğimizde belge üzerinde imlecin bulunduğu satırın biçemi de kendi oluşturduğumuz Başlık 1 biçemini alır. Artık bu satıra örneğin ' Projenin Geçmişi' yazıp Enter tuşuna basabiliriz. Diğer başlık seviyeleri de aynı şekilde kullanılır.

Bölümler
Özet kısmından sonra 1. Bölüm'e geçebilmek için tekrar Ekle*Kesme komutunu kullanarak bir bölüm sonu yaratacak ve yeni bir bölüme başlayacaksınız. Bölümlerinizin üstbilgi ve altbilgi alanlarını yukarıda anlatıldığı gibi kendiniz tekrar düzenleyebilirsiniz. Ancak burada dikkat edilmesi gereken nokta sayfa numaralarının artık Roma rakamıyla değil normal yazılacağı ve başlarına bölüm numarasının da ekleneceğidir. Bakın bu işlemi nasıl yapıyoruz:

8) Sayfa numaralarından önce bölüm numaralarının otomatik olarak eklenmesi için, bölümün ilk sayfası bir başlıkla başlamalıdır. İmleci bölümün başına getirin ve Biçem Listesi'nden yeni yarattığınız Başlık 1'e (Heading 1) tıklayın. Numaralandırma bölümüne girip başlık numaralarının nasıl olacağını belirlemeyi de unutmayın.

9) Sonra birinci bölümün altbilgi alanına girip Ekle*Sayfa Numaraları komutuna tıklayın. Sayfa numarasını ortalayıp Biçim düğmesine basın. Seçenekleri yandaki şekilde görüldüğü gibi değiştirin. Burada ' Bölüm Numarası ile Birlikte' (' Include Chapter Number' ) seçeneğini işaretlemeyi unutmayın. İşlemi tamamlayıp Tamam düğmesine tıkladığınızda altbilgi alanına bölüm ve sayfa numaraları eklenecek. Yeni bir bölüme başlayıp tekrar Başlık 1'i kullandığınızda sayfa numaralarının başındaki bölüm numarası da otomatik olarak değişecek.Rapor içinde farklı biçemlere sahip metinler kullanacaksanız bunları yaratıp biçem listesine ekleyebilirsiniz. Özet kısmının metni için bir biçem yaratacaksanız, Biçim*Biçem*Yeni komutuna tıklayın. Açılan Yeni Biçem isimli ileti kutusunda Ad kısmına örneğin ' Özet metin' yazın. Daha sonra Biçim menüsünden Yazıtipi, Paragraf ve istediğiniz başka seçeneklere girerek özet metniniz için bir biçem tanımlayın. Biz kendi raporumuzda Özet metin için Times New Roman, italik 12 punto bir yazıtipi belirledik, paragraf formatına dokunmadık. Ayrıca ana metinde kullanmak üzer bir ' Düz Metin' biçemi, ve içeriden yazacağımız alıntılar için de bir ' İçerlek Metin' biçemi yarattık.

İçindekiler Listesi
Raporumuzun sonuna geldiğimizde bir eksik kaldı: İçindekiler Listesi. Bu ana kadar yaptığımız işlemler içindekiler için veri toplamaktan ibaretti. Şimdi topladığımız verileri liste haline getireceğiz.

10) İçindekiler Listesi genelde kapaktan sonra gelir. O halde raporun sonuna geldiğimizde, yine Ekle*Kesme komutunu kullanarak Kapak ile Özet bölümü arasında bir bölüm daha oluşturacağız. Bu bölümü oluşturduktan sonra Ekle*Dizin ve Tablolar komutunu çalıştırın. Açılan ileti kutusunun İçindekiler bölümüne gelin. Bu bölümde yapacağınız ayarlamalarla İçindekiler Listesinin formatını belirleyebilirsiniz. Daha sonra Seçenekler düğmesine tıklayın. Yeni açılan ileti kutusunda Kullanılabilecek Biçemler kısmında daha önceden yaratıp Biçem listesine eklediğiniz başlıkların (Başlık 1, Başlık 2, vs.) bir listesini göreceksiniz. Bu başlıkların karşısına İçindekiler listesi düzeylerini girmeniz gerekir. Örneğin İçindekiler listesinde ' 1.' Numarası ile başlayan başlığın İT Düzeyi 1 olmalıdır. Böylece bu tür başlıklar İçindekiler Listesinde sola dayalı yazılır. ' 1.1.' numaralı başlığın biraz daha içeriden yazılmasını istiyorsanız İT Düzeyini 2 olarak seçmelisiniz. Tüm başlıklarına aynı yazıtipi boyutunda ve sola dayalı olmasını istiyorsanız, tüm IT düzeylerini 1 yapabilirsiniz. Bu işlemleri yapıp Tamam düğmesine bastığınızda imlecin olduğu yerde otomatik bir İçindekiler Listesi oluşacak.Raporunuzda sonradan değişiklik yaparsanız İçindekiler Listesinde herhangi bir alana sağ fare tuşu ile tıklayıp menüden Alanı Güncelleştir'i seçmeniz yeterli. Yaptığınız tüm değişiklikler anında güncellenecek.