Memik Yanık

Yeni Başlayanlara Access - 1


|Yeni Başlayanlara Microsoft Access - 2
|Yeni Başlayanlara Microsoft Access - 3

Bu yazıda söylenenleri ve örnek olması için yapılan işlemleri kavramanız için daha önceden herhangi bir veri tabanı programını kullanmış olmanız veya programcılık bilgi ve tecrübesine sahip olmanıza gerek yok. Her okur bu sayfalarda yazılan her satırı ilk okumada anlayabilecektir.

Bildiğiniz gibi Access, hem son kullanıcı için çok gelişmiş ve kolay kullanılan bir veri tabanı programı hem de programcılığı meslek edinmiş olan olanlar son derece gelişmiş nesneye yönelik bir program geliştirme aracı. Bu sayıda öncelikle Access'in veri tabanı programı özelliklerini size anlatacağım.

Yine bildiğiniz gibi Access'in Windows 95 ortamı için hazırlanmış 7.0 sürümünde başka Windows 3.1 ortamında çalışan 2.0 sürümü bulunmaktadır. Eğer elinizde Windows 3.1 ortamında çalıştırılmak üzere hazırlanan 2.0 sürümü varsa, bunu sorun yapmayın. Çünkü Access'in 2.0 ile 7.0 arasında burada anlatacaklarımız açısından pek fark yok. Microsoft, Access'in 7.0 versiyonu ile Access'in daha kolay ve verimli kullanılan bir program olmasını sağlayacak gelişmelere ağırlık verdi.

Access'i bilgisayarınıza kurup çalıştıracak olursanız, ilk olarak karşınıza Microsoft Access adında bir diyalog kutusu gelir. Bu diyalog kutusunda bulunan 3 radyo düğmesi yardımıyla MDB uzantılı yeni bir veri tabanı dosyası hazırlayabilir veya daha önce hazırlayıp kaydetmiş olduğunuz dosyalardan birini açıp üzerinde işlem yapabilirsiniz.

Eğer içeriği boş bir veri tabanı dosyası hazırlamak istiyorsanız Boş Veritabanı radyo düğmesini seçip Tamam düğmesinde tıklama yapmanız gerekir. Ancak yeni bir veri tabanı dosyasını hazırlarken Microsoft'un sağladığı kolaylıktan yararlanmak istiyorsanız Veritabanı Sihirbazı radyo düğmesini seçili duruma getirip ondan sonra Tamam düğmesinde tıklama yapmanız gerekir. Veri tabanı dosyası hazırlama işlemi sırasında Veritabanı Sihirbazı size yol gösterir ve işinizi kolaylaştırır. Ancak MDB uzantılı veri tabanı dosyaları hakkında bilgi vermek istediğim için başlangıçta size zaman kazandıran Wizard veya sihirbazı kullanmak yerine sıfırdan kendim bir veri tabanı dosyası hazırlayacağım. Bu amaçla Boş Veritabanı radyo düğmesini seçip Tamam düğmesinde tıklama yapınca ekrana hazırlanacak veri tabanı dosyasının adının ve kaydedileceği sürücü ve klasörün belirlendiği Yeni Veritabanı Dosyası diyalog kutusu geldi. Bu diyalog kutusu, Windows 95 ortamında diğer programları kullanırken karşılaştığınız Yeni(New) diyalog kutusundan pek farklı değildir.

Hazırlamak istediğim MDB uzantılı veri tabanı dosyasını basit bir Cari hesap programını hazırlamak amacıyla kullanmak istediğim için dosyaya Cari adını verdim. Dosya adını yazıp Yarat düğmesinde tıklama yaparak Yeni Veritabanı Dosyası diyalog kutusunu kapatacak olursanız veri tabanı dosyası hazırlanır ve bu dosyaya ait pencere ekrana gelir.

Verdiğim ekran görüntüsünde görebileceğiniz gibi MDB uzantılı Access dosyalarında Tablolar, Sorgular, Formlar, Raporlar, Makrolar ve Visual Basic program modülleri yer alabilmektedir. Bu ekran görüntüsünü aldığım sırada Tablolar sekmesi seçili durumda olduğu için Yeni düğmesinde tıklama yaparak yeni bir tablo hazırlayıp veri tabanı dosyasına dahil edebilirsiniz. Tablolar veri tabanı dosyasının temel bileşenleri olduğu için tablo hazırlamadan Sorgu, Form veya Rapor hazırlamak anlamlı değildir. Bu nedenle tablo hazırlamak üzere Yeni düğmesinde tıklama yaptım. Bunun üzerine tablonun nasıl hazırlandığı konusunda seçim yapılan Yeni Tablo diyalog kutusu ekrana geldi.

Yeni bir tabloyu hazırlama konusunda Access sizlere 5 ayrı seçenek sunmaktadır. Eğer yeni tabloyu tablo sihirbazı yardımıyla hazırlamak istiyorsanız Tablo Sihirbazı seçeneğini seçmeniz gerekir. Eğer Excel tablosu gibi bir tablo hazırlamak istiyorsanız bu kez Veri Sayfası Görünümü'nü seçmeniz gerekir. Ancak konuyu iyice anlamanız açısından Tasarım Görünümü seçeneğine girip tablonun kayıt yapısını kendim belirleyeceğim. Işıklı bantı Tasarım Görünümü seçeneğinin üzerine götürüp Tamam düğmesinde tıklama yaparsanız ekrana tablo yapısının belirlendiği Tablo başlıklı bir diyalog kutusu gelir. Tablo diyalog kutusu ilk ekrana getirdiğinizde imleç Alan Adı sütununda tabloya dahil etmek istediğiniz ilk alanın adını yazmanız için hazır olarak bekler.

Bir kuruluşa veya ticari bir işleme ait bilgilerin hepsine birden kayıt denilmektedir. Eğer hazırlanmak istediğiniz tabloda ticari ilişkide bulunduğunuz 100 kişi veya kuruluş hakkında bilgi bulunacaksa, bunun anlamı, tabloda 100 kaydın olacağıdır. Hazırlamak istediğim tablodaki her bir kayıtta HesapKodu, Unvan, Adres, Telefon, Borç ve Alacak adında toplam 6 adet bilgi olacaktır. Tablonun her kaydında bulunan bu bilgilerin her birine alan adı verilmektedir. Buna göre hazırlamak istediğim örnek tabloda 6 alan bulunacak. Tablo penceresinin üst kısmındaki Alan Adı sütununda tabloya eklenmek istenen alanların adları, Veri Türü sütununda ise alanın veya söz konusu alana daha sonra girişi yapılmak istenen bilginin tipi belirlenir. Tanım sütununa ise o alan hakkında açıklayıcı bilgi yazılır. Yukarıda belirtildiği gibi örnek olması için hazırlamak istediğim tabloda HesapKodu, Unvan, Adres, Telefon, Borç ve Alacak adında 6 alan olacaktır. Tablonun yapısını belirlemeye başlamak için yukarıda verilen ekran görüntüsünde ekleme noktasının içinde yer aldığı Alan Adı sütunun ilk satırına, tabloda bulunacak ilk alanın adı yazılmalıdır. Hazırlamak istediğim tablodaki ilk alanın adı "HesapKodu" olduğu için Alan Adı sütunundaki ilk hücreye "HesapKodu" yazdım. Alan Adı sütununa tabloda yer almasını istediğiniz ilk alanının adını yazıp Veri Türü sütununa geçtiğinizde Tablo penceresinin alt kısmında değişiklik olur.

Tabloya eklenen alanların başlangıçta Metin tipinde ve 50 karakter genişliğinde olacağı varsayılır. Eğer tabloya eklemek istediğiniz alanın tipi Metin dışında bir tip olacaksa, Veri Türü liste kutusunu açıp tanımladığınız alana yazılacak bilginin tipini belirlemeniz gerekir. Bu liste kutusunda Access'in desteklediği bütün veri tipleri listelenir. Bu listeden istediğiniz veri tipini seçebilirsiniz.

Eğer söz konusu alana 50 karakterden daha az ve daha çok bilginin yazılacağını öngörüyorsanız, fare ile ekleme noktasını pencerenin alt kısmında Alan Boyutu metin kutusuna konumlandırıp, istediğiniz değeri yazmalısınız. Örnek olması için hazırlamak istediğim tablodaki HesapKodu alanının uzunluğunun 15 olmasını istediğimden veya bu alana en fazla 15 karakter uzunluğuna sahip bilgi yazacağımı öngördüğüm için, Alan Boyutu metin kutusundaki 50 değerini silip, yerine 15 yazdım. Hazırlanıp tabloya dahil edilen her alanın Alan Özellikleri adı altında gruplanan çok sayıda özelliği bulunmaktadır. Şimdilik Alan Boyutundan başka yalnızca Sıralı adlı özellikten söz edeceğim. Sıralı alanına aktarılabilinen toplam 3 değer bulunmaktadır. Eğer Hayır'ı seçerseniz, söz konusu alana göre sıralama yapılmayacağı için indexlerden yararlanarak kayıt arama işlemini bu alana yazılan bilgilere göre hızlı bir şekilde yapamazsınız. Evet(Yineleme Var) seçeneğini seçerseniz, söz konusu alana göre sıralama yapılacağı için, bu alana yazılan bilgilere göre indexlerden yararlanarak kayıt arama vb. işlemlerini hızlı bir şekilde yapabilirsiniz. Eğer Evet(Yineleme Yok) seçeneğini seçerseniz, bu alana aynı Hesap Koduna sahip birden fazla kişi veya kuruluşun kaydını giremezsiniz. Hazırlamak istediğim tabloda kayıt arama işlemini, kaydı yapılan Cari Hesapların koduna göre yapmak istediğim için Sıralı metin kutusu için liste kutusundan ' Evet(Yineleme Yok)' seçeneğini seçtim.

Tablodaki yer alacak ilk alanı bu şekilde tanımladıktan sonra aynı işlemleri diğer alanlar için de yaptım.

Kayıt arama ve sorgulama işlemlerini hızlı bir şekilde yapabilmek açısından hazırlanan tablodaki alanlardan en az birisine göre sıralama ve indexleme yapmak gerekiyor. Yalnızca kaydı yapılan kişi veya kuruluşun Koduna göre arama yapmak istediğim için yalnızca ' HesapKodu' alanına göre sıralama yapmak üzere tanımlama yaptım. İster bir alana göre ister birden fazla alana göre sıralama yapılsın, bu alanlardan birisini Birinci Anahtar yani Primary Index olarak seçmeniz önerilir. Hangi alanın Birinci Anahtar olacağını belirtmeden hazırladığınız tabloyu veri tabanı dosyasına kaydetmek isterseniz, Access Birinci Anahtarı tanımlamadığınız konusunda size uyarıda bulunur.Bu uyarı amaçlı diyalog kutusu ekranda iken, Evet düğmesinde tıklama yaparsanız, Access hazırladığınız tabloya otomatik olarak tablodaki kayıt numaralarını içeren Kimlik adında Otomatik sayı tipinde bir alan dahil eder ve bu alana Birinci Anahtar(Primary Key) özelliğini verir. Hayır düğmesinde tıklama yaparsanız, Tablo birinci anahtarsız olarak kaydedilir.Dolayısıyla, index içeren bir tabloda hangi index'in Birinci Anahtar olacağını önceden belirtmenizde yarar var. Tabloda bulunan alanlardan hangisini birinci anahtar olarak tanımlamak istiyorsanız, önce o alanın üzerine gidip Düzen menüsünden Birinci Anahtar komutunu vermeliniz. Dizin veya index tanımlamak için ayrıca Araç Çubuğundaki üzerinde anahtar resmi olan düğmeden yararlanabilirsiniz.

Birinci Anahtar(Primary Index) olarak seçilen alanın adının önüne küçük bir anahtar resmi konulur. Tabloda yer alacak bütün alanlar bu şekilde tanımlandıktan sonra varsayım olarak "Tablo1" adı verilen tablonun veri tabanı dosyasına kaydedilmesi gerekir. Bunun için Access'in Dosya menüsünden Kaydet komutu verilir. Dosya menüsünden Kaydet komutunu verdiğinizde ekrana gelen diyalog kutusunda hazırladığınız tabloya istediğiniz adı verebilirsiniz.

Tabloya vermek istediğiniz adın girişini yapıp Tamam düğmesinde tıklama yaptıktan sonra Tablo yapısının belirlendiği pencereyi kapatırsanız karşınıza yine Veritabanı dosyasına ait pencere gelir. Bu sonraki ay verilen ekran görüntüsünü Cari Kartlar adlı tabloyu hazırlayıp Cari adını verdiğim dosyaya dahil ettikten sonra aldım.

Veritabanı penceresindeki Tasarla düğmesi ile hazırladığınız bu tablonun yapısından sonradan değişiklik yapabilir veya Aç düğmesi ile tabloyu açıp bilgi girişi yapabilirsiniz. Ancak kayıt girişi işlemini kolayca yapabilmek için bilgi giriş formu hazırlayacağım. Bu amaçla ilk olarak Formlar sekmesinde tıklama yaptım.

Formlar sekmesini seçili duruma getirecek olursanız o ana kadar hazırlamış olduğunuz bilgi girişi formları Veritabanı penceresinde görüntülenir. Yeni bir form hazırlamak üzere Yeni düğmesinde tıklama yapacak olursanız ekrana Yeni Form diyalog kutusu gelir. Aşağıda verilen ekran görüntüsünde tespit edebileceğiniz gibi Access bilgi giriş formu hazırlama konusunda size 7 ayrı teknik sunmaktadır. Formu sıfırdan kendiniz hazırlamak istiyorsanız Yeni Form diyalog kutusunda Tasarım Görünümü seçeneğini, Form Sihirbazından yararlanmak istiyorsanız Form Sihirbazı seçeneğini seçmeniz gerekir. Başlangıçta en kolay form hazırlama tekniği olan Otomatik Form: Sütunlu seçeneğini seçtim. Form hazırlama tekniğini seçtikten sonra Yeni Form diyalog kutusunun alt kısmında yer alan liste kutusundan yararlanarak formu hangi tablo için hazırlamak istediğinizi belirtmeniz gerekir.

Tablo seçimini yapıp Tamam düğmesinde tıklama yapacak olursanız Access seçtiğiniz tablo için kısa sürede bilgi giriş formu hazırlar. Hazırlanan form ile tabloya istediğiniz sayıda kaydın girişini yapabilirsiniz.

Bu şekilde hazırladığınız formdan yararlanarak istediğiniz kadar kaydın girişini yapabilirsiniz. Ancak formu daha sonra kullanmak istiyorsanız veritabanı dosyasına kaydetmeniz gerekir. Bu amaçla Access'in Dosya menüsünden Kaydet komutunu vermeniz gerekir. Veritabanı dosyasındaki tabloya bilgi girerken kullanmak üzere hazırladığınız formu bu şekilde kaydettikten sonra Form veritabanı penceresi içinde görüntülenir. Eğer formu açıp tabloya bilgi girmek istiyorsanız Aç düğmesinde tıklama yapmanız gerekir. Bu şekilde form hazırladıktan sonra formdan yararlanıp tabloya kolay bir şekilde kayıt girişi yapabilirsiniz. Hangi formdan yararlanıp kayıt girişi yapmak veya daha önce girişini yaptığınız kayıtları incelemek istiyorsanız veritabanı penceresinde o formu seçip Aç düğmesinde tıklama yapmanız gerekir.

Birinci kaydın girişini tamamladıktan sonra yeni bir kaydın girişine başlamak istiyorsanız Form penceresinin alt kenarındaki tablonun sonuna yeni bir kaydı eklemede kullanılan düğmede tıklama yapabilirsiniz.

Yeni Başlayanlar İçin Microsoft Access - 2

Yeni Başlayanlar İçin Microsoft Access - 3