Memik Yanık
Yeni Başlayanlar İçin Microsoft Access - 2
Şimdi ilk olarak daha önce hazırladığım ve "Cari" adını verdiğim veri tabanı dosyasına Cari İşlemler adında yeni bir tablo hazırlayıp dahil edeceğim. Bu amaçla önceden hazırladığımız veri tabanı dosyasını tekrar açıyoruz.
Veri tabanı dosyasına yeni bir tablo dahil etmek için, veri tabanı dosyası penceresinde Tablolar sekmesi seçili durumda iken Yeni düğmesine tıklayıp yeni tablonun hazırlanış biçiminin belirlendiği Yeni Tablo diyalog kutusunu ekrana getiriyoruz.
Yeni tabloyu sıfırdan hazırlamak için, Tasarım Görünümü seçeneğinin üzerine gidip Tamam düğmesinde tıklayarak tablo yapısının belirlendiği pencereyi ekrana getiriyoruz. Buradaki ekran görüntüsü, veri tabanı dosyasına dahil etmek istediğimiz tablonun yapısını belirledikten sonra aldık.
Cari İşlemler adını verdiğimiz tablonun yapısını bu şekilde belirledikten sonra, Tablo için gerekli olacak indeksleri tanımlamak üzere Görünüm menüsünden Dizinler komutunu verip kayıt arama ve sıralamada kullanılan indekslerin tanımlandığı Dizinler diyalog kutusunu ekrana getiriyoruz.
Cari İşlemler tablosu için Hesap Kodu ve İşlem Tarihi alanlarını temel alan iki ayrı indeks tanımlıyoruz. Bu indeksleri tanımlarken herhangi birisine Birincil Anahtar özelliğini vermedik. Hazırladığımız bu tabloyu veri tabanı dosyasına Cari İşlemler adıyla kaydediyoruz. Cari İşlemler tablosunun yapısını belirleyip veri tabanı dosyasına dahil edince, veri tabanı dosyası penceresi aşağıda verilen şekle dönüşüyor.
Ticari kuruluşların yaptıkları ticari faaliyetler en genel şekliyle Borç ve Alacak olarak ikiye ayrılır. Hizmet ve mal satışı yapılan kişi veya kuruluşlar borçlanmakta, hizmet veya mal satın alınan kişi veya kuruluşlar alacaklı duruma gelmektedir. Cari İşlemler tablosu için veri giriş formu hazırlamadan önce, tablolar arası ilişkilerin nasıl kurulduğu konusunda biraz bilgi vermek gerekir. Veri tabanı dosyasındaki tablolar arasında ilişki kurmak için Araçlar menüsündeki İlişkiler komutundan yararlanılır.
Veri tabanı dosyasındaki tablolar arasında ilişki kurmak üzere Araçlar menüsünden İlişkiler komutunu verecek olursanız, ekrana hem önceden kurulan ilişkilerin listelendiği İlişkiler penceresi hem de aralarında ilişki kurulmak istenen tabloların seçildiği Tabloyu Göster diyalog kutusu gelir. Tabloyu Göster diyalog kutusunda üzerinde çalışılan veri tabanı dosyasındaki tablolar listelenir.
Veri tabanı dosyasındaki hangi tablolar arasında ilişki kurmak istiyorsanız o tabloları seçip Ekle düğmesi ile İlişkiler penceresine kopyalamanız gerekir. Ekle düğmesi ile İlişkiler penceresine tablo kopyalama işleminden sonra Tabloyu Göster diyalog kutusu ekranda kalmaya devam ettiğinden, Kapat düğmesi ile kapatmanız gerekir. Aşağıda verilen ekran görüntüsünü Tabloyu Göster diyalog kutusundaki iki tabloyu seçili duruma getirip Ekle düğmesinde tıklama yaptıktan sonra aldık.
Verilen ekran görüntüsünden tespit edebileceğiniz gibi, İlişkiler pence-resine aralarında ilişki kurulmak üzere kopyalanan her tablo, İlişkiler penceresinde tablonun kayıt yapısını içeren bir liste kutusu ile temsil edilmek-tedir. Aralarında ilişki kurulmak istenen tablolarda aynı özelliğe sahip bir alanın olması gerekiyor. Bizim burada aralarında ilişki kurmak istediğimiz Cari Kartlar ve Cari İşlemler tablolarda, Hesap Kodu adında ve özellikleri aynı olan bir alan olduğu için bu iki tablonun arasında ilişki kurulabilir.
Tablo-lar arası ilişki kurmak için ilk yapılması gereken işlem, birincil tablo konumun-daki tablodan ilişki kurmada kullanılacak alanı seçili duruma getirmektir. Bu örnekte ilişki kurmada kullanacağımız her iki alan da aynı ada sahiptir. Ancak bu alanların aynı ada sahip olması bir zorunluluk değildir. Her iki alanın da aynı özelliğe sahip olması yeterlidir.
Birincil tablodan iki tablo arasında ilişkiyi kurmada kullanılacak alan seçili duruma getirildikten sonra farenin sol tuşu basılı durumda tutularak ikincil tablo durumdaki Cari İşlemler tablosunun aynı adlı alanın üzerine kadar sürüklenip bırakılır. Birincil tablodan ilişkiyi kurmada kullanılacak alan sürüklenip ikincil tablonun aynı özelliğe sahip alanın üzerine bırakılırsa ekrana İlişkiler diyalog kutusu gelir.
İlişkiler diyalog kutusunun üst kısmındaki 2 sütundan meydana gelen ızgaranın Tabla/Sorgu adlı ilk sütununda birincil tablonun adı ile birlikte ilişki kurmada kullanılacak alanın adı bulunmaktadır. Her ne kadar İlişkiler penceresinde fare ile ilişkiyi sağlayacak alanları belirlediysek bu sırada ilişki kurmada kullanılacak alan veya alanları değiştirebilirsiniz. İlişkiler diyalog kutusunun üst kısmındaki ızgaranın sağında bulunan İlgili Tablo/Sorgu başlıklı sütunda ise ilişki kurulacak diğer tablo ve ilişkide kullanılacak alan belirtilmektedir.
Tablolar arasında kurulan ilişkiler kabaca ikiye ayrılır. Birinci ilişki tipine Bire-Bir, ikinci ilişki tipine ise Bire-Çok adı verilir. Bizim hazır-lamak istediğimiz ilişki Bire-Çok tipinde bir ilişki olacak. Çünkü Cari Kartlar adlı tabloya kaydı yapılan bir kişi veya kuruluş birden fazla sayıda alışveriş yapabilir veya Cari İşlemler adlı tabloda aynı kişinin birden fazla kaydı olabilir.
Daha önce herhangi bir ticari programı kullanmış olanlar bilir: Henüz kaydı olmayan bir kişi veya kuruluş için bir Cari işlemi kaydetmek anlamlı değildir. Cari Kartlar tablosunda henüz kaydı olmayan kişi ve kuruluşlar için işlem yapılmasını engellemek için, İlişkiler diyalog kutusundaki Bilgi Tutarlılığına Zorla onay kutusunu seçili duruma getirmek gerekir.
İlişkiler diyalog kutusunda istenen seçim ve ayarlamalar yapıldıktan sonra tablolar arası ilişkiyi oluşturmak için İlişkiler diyalog kutusundaki Yarat düğmesine tıklayabilir-siniz. Belirtilen şartlarda bu iki tablo arasında ilişkiyi kurmak üzere Yarat düğmesine tıklarsanız İlişkiler diyalog kutusu kapatılır ve tekrar İlişkiler penceresine dönülür.
İlişkiler penceresine bakarak aralarında ilişki kurulan tablolarda, ilişkinin hangi alanların üzerinden sağlandığını ve ilişkinin tipini anlayabilirsiniz. İlişki-nin Bire-Çok tipinde olduğunu belirtmek üzere bağlantıyı işaret eden çizginin uçlarına farklı işaretler (sonsuz işareti) konulmaktadır.
Dergimizin Aralık sayısında işlediğim konuda, Cari Kartlar tablosuna Satıcı01 ve Satıcı02 koduna sahip yalnızca iki kaydın girişini yapmıştık. Şimdi sıra kaydı yapılan kişi veya kuruluşların yapacakları ticari faaliyetleri ile ilgili olarak Cari İşlemler tablosuna bilgi girişine geldi. Bu nedenle şimdi Cari İşlemler tablosuna bilgi girişi sırasında kullanmak üzere yeni bir form hazırlayacağız. Bu amaçla veri tabanı dosyası penceresinde Formlar sekmesini seçili duruma getiriyoruz. Aşağıda verilen ekran görüntüsünü aldığım sırada Cari Kartlar tablosuna bilgi girişinde kullanmak üzere daha hazırlamış olduğum bir Form vardı.
Cari İşlemler tablosu için bilgi giriş forma hazırlamak amacıyla Yeni düğmesine tıklayarak ekrana Yeni Form diyalog kutusunu getiriyoruz. Yeni Form diyalog kutusunda önce Formunu hazırlamak istediğim Cari İşlemler tablosunu seçiyoruz.
Ardından Access’in otomatik form hazırlama özelliğinden yararlanmak üzere Otomatik Form: Sütunlu seçeneğinin üzerine gidip Tamam düğmesine tıklıyor ve aşağıda ekran görüntüsünü verdiğim formu hazırlıyoruz.
Bu şekilde, Cari İşlemler tablosu için Form hazırladıktan sonra ticari bir işlemin kaydını yapıyoruz. Aşağıda verilen ekran görüntüsünü Cari İşlemler tablosuna aktarılmak üzere bilgi girdikten sonra aldım.
Yukarıda yaptığım tanımlamaya göre daha önce Cari Kartlar tablosuna kaydı yapılmamış olan kişi veya kuruluşlar için Cari İşlem kaydı yapılamaz. Bu olayı göstermek için Cari İşlemler tablosuna, Cari Kartlar tablosunda henüz kaydı olmayan (Satıcı03) bir kuruluş için Cari İşlemin girişini yapmak istedim. Kaydın üzerinden ayrılana kadar Access herhangi bir sorun çıkarmadı. Ne zaman ki tablondaki en son alana bilgi girip başka bir kayda geçmek isteyince, Access ekrana uyarı amaçlı bir diyalog kutusu getirdi.
Cari İşlemler tablosu için hazırlanan bilgi giriş formundan yararlanarak istediğiniz ticari işlemin kaydını yapabilirsiniz.
Sorgu Hazırlamak
Bazen Cari Kartlar tablosundaki yalnızca Alıcı ön adlı kayıtları ayrı bir pencere içinde listelemek, bazen de Cari İşlemler tablosunda bir kişi veya kuruluşa ait bütün kayıtları ekranda görmek isteyebilirsiniz. Bu gibi durumlarda Sorgu hazırlamanız gerekir. Yeni bir sorgu hazırlamak için ilk olarak veri tabanı dosyasına ait pencerede Sorgular sekmesine geçilir.
Bu ekran görüntüsünü aldığım sırada üzerinde çalıştığım Cari adlı veritabanı dosyasında herhangi bir sorgu yoktu. Bu sırada yeni bir sorgu hazırlamak için Yeni düğmesinde tıklama yapabilirsiniz. Yeni bir sorgu hazırlamak üzere Yeni düğmesinde tıklama yaparsanız ekrana Yeni Sorgu diyalog kutusu gelir.
Access sorgu hazırlamak için sizlere değişik teknikler sunar. Eğer sorguyu sıfırdan kendiniz hazırlamak istiyorsanız Tasarım Görünümü seçiliyken Tamam düğmesine tıklamanız gerekir. Çapraz sorgu hazırlamak istiyorsanız Çapraz Sorgu Sihirbazından yaralanabilirsiniz. Sıfırdan yeni bir sorgu hazırlamak üzere Tasarım Görünümü seçili iken Tamam’a tıklarsanız, sorgunun hazırlandığı pencereden başka, sorgunun hangi tablo için hazırlandığının belirlendiği Tabloyu Göster diyalog kutusu ekrana gelir.
Tabloyu Göster diyalog kutusunda Tablolar, Sorgular ve Her İkisi adında 3 sekme bulunmaktadır. Başlangıçta Tablolar sekmesi seçili durumda olduğu için Tabloyu Göster diyalog kutusunda üzerinde çalışılan veri tabanı dosya-sındaki mevcut tablolar listelenir. Sorgular sekmesini seçerseniz o ana kadar hazırlanıp dosyaya dahil edilmiş olan sorgular listelenir. Bundan çıkarılması gereken sonuç şu olmalıdır: Bir veya birden fazla sorgudan yeni bir sorgu hazırlanabilir.
Cari İşlemler tablosu için sorgu hazırlamak istediğim için Cari İşlemler tablosu seçili iken Ekle düğmesine tıklayınca seçili tabloda bulunan alanla-rın yer aldığı bir liste kutusu sorgu penceresine dahil edilir. Bu örnekte hazırlamak istediğim sorguya yalnızca Cari İşlemler tablosu kaynaklık ettiğinden Kapat düğmesine tıklayarak Tabloyu Göster diyalog kutusunu kapattım. Eğer hazırlamak istediğim sorguya birden fazla tablo kaynaklık ediyor olsaydı bu tabloları sırayla Ekle düğmesinde tıklama yaparak sorgu penceresine dahil ederdim.
Bu ekran görüntüsünden tespit edebileceğiniz gibi Sorgu penceresi iki ayrı parçadan meydana gelmektedir. Sorgu penceresinin üst kısmında, sorguya kaynaklık eden tablonun kayıt yapısını temsil eden liste kutusu yer almaktadır. Alt kısmında ise sorgulama koşulları ve sorguda yer alacak alanlar belirlenmekte-dir. Hazırlamak istediğim sorguda yalnızca "HesapKodu" alanında "Alıcı" ön bilgisi olan kayıtların yer almasını istiyorum.
Sorgu penceresinin alt kısmında Alan, Tablo, Göster, Sırala ve Ölçüt başlıklı satır-lar bulunur. Bu satırların başlıklarına bakarak sorguyu hazırlarken o satıra nelerin yazılabileceğini tahmin edebilirsiniz. Alan başlıklı ilk satıra sorguda yer alacak alanların adları yazılıdır.
Tabloyu Göster diyalog kutusu kapatılınca ekleme noktası otomatik olarak sorgu penceresinin alt kısmında Alan başlıklı ilk satırın ilk sütununda hazır olarak beklemektedir. Bu hücreye sorgulama işlemi sırasında başvurulacak ilk alanın adı yazılır. Alanın adını doğrudan yazmak yerine alanı Sorgu penceresinin üst kısmından fare ile sürükleyerek Alanlar satırına taşıyabilirsiniz. Aşağıda verilen ekran görüntüsünü Cari İşlemler tablosunda bulunan bütün alanları fare ile Sorgu penceresinin alt kısmına kopyaladıktan sonra aldım.
Hazırlamak istediğim örnek sorgu ile ayrı bir pencere içinde HesapKodu alanında yalnızca "Alıcı" ön bilgisi olan kayıtları listelemek istediğimden HesapKodu alanı adını yazılı olduğu sütunda Ölçüt satırına karşılık gelen hücreye Like "Alıcı*" yazdım.
Sorgulama koşulunu bu şekilde belirledikten sonra sorgu hazırlama işlemini tamamlamış olduk. Şimdi sırada hazırlanan bu sorgunun veri tabanı dosyasına kaydedilmesi işlemi var. Hazırladığım sorguyu kaydetmek üzere Dosya menüsünden Kaydet komutunu verince ekrana gelen Farklı Kaydet diyalog kutusunda sorguya "Alıcılar" adını verdim.
Hazırlayıp veri tabanı dosyasına kaydedilen sorguya ait pencereyi kapatırsanız veri tabanı dosyasına ait pencerede hazırladığınız sorgu yer almaya başlar.
Hazırladığınız sorguda sonradan değişiklik yapmak isterseniz Tasarla düğmesine tıklayabilirsiniz. Tasarla düğmesine tıklarsanız sorgu yapısının belir-lendiği Sorgu başlıklı pencere tekrar ekrana gelir. Eğer hazırladığınız sorgu yardımı ile hazırlanacak sorgu tablosunu görmek istiyorsanız Aç düğme-sine tıklamalısınız. Aşağıda verdiğim ekran görüntüsünü örnek olması bakımından hazırladığım sorguyu Aç düğmesi ile açtıktan hemen sonra aldım.
|