Proč DMS

Efektivní správa dokumentů patří mezi nejjednodušší způsoby zvyšování konkurenceschopnosti firem na dnešním trhu. Šetří čas tím, že zjednodušuje a zefektivňuje práci s informacemi a dokumenty ve firmě, protože umožňuje rychlé vyhledávání, tvorbu, schvalování a distribuci dokumentů. Většina firemních procesů je spojena s dokumenty, které na ně mají vliv a proto je faktor času velmi důležitý.

Kdy nasadit DMS?

Kdy má smysl uvažovat o systému pro správu dokumentů (DMS)?
Pokud platí některá z následujících skutečností:

  • Firemní procesy schvalování a uvolňování dokumentů jsou zdlouhavé a neprůkazné
  • Firemní dokumenty je nutné strukturovat a přístup na ně snadno řídit podle přístupových práv
  • Více pracovníků potřebuje pracovat s jedním dokumentem
  • Vyhledávání dokumentů je obtížné
  • Sdílení dokumentů mezi odděleními nefunguje
  • Obtížná distribuce dokumentů mezi lokalitami
  • Velké náklady na kopírování dokumentů
  • Nutnost řízení dokumentace (např. dle ISO)
  • Potřeba bezpečného uložení dokumentů
  • Nákladná archivace dokumentů
  • Potřeba jednoduché publikace dokumentů na Intranet

    Životní cyklus dokumentu


    DMS systém musí podporovat dokumenty v celém jejich životním cyklu, tzn. jak ve fázi tvorby, kdy vzniká obecně více verzí dokumentů a dokument se mění, tak i ve fázi kdy je dokument hotov a naopak je nutné zajistit, aby se již nemohl změnit, ale pracovníci ho mohli snadno a rychle najít.

    DMS v rámci organizace


    • Standardní DMS spolupracuje s kancelářskými a CAD/CAM systémy
    • DMS systém musí snadným způsobem umožnit napojení na ostatní aplikace, které se v organizaci využívají

    Přínosy DMS

    • Bezpečné uložení a sdílení dokumentů a informací
    • Řízení práce více uživatelů s informacemi
    • Zavedení procesních standardů, zejména v oblasti tvorby dokumentů a práce s informacemi
    • Zefektivnění práce s dokumenty (schvalování, vyhledávání, tvorba, …)
    • Odstranění kopírování dokumentů
    • Snadná rozšiřitelnost a modifikovatelnost
    • Přímá vazba na ostatní informační systémy
    • Prokazatelné řízení tvorby dokumentace