02   >   komunikace   >   Propojte svou firmu - Lotus Intranet Collective CZ
 

Autor: Vladimír Drda & Michal Drda


Lotus Intranet Collective je kolekce programů, zajišťující malým a středním podnikům efektivní využití výhod Internetu, speciálně jako firemní intranet. Celé řešení je založeno na groupwarovém Lotus Domino Serveru ve verzi 4.6.1 a jeho klientských částech Lotus Notes, též ve verzi 4.6.1. Dále dostanete sadu hotových, avšak uživatelsky modifikovatelných aplikací, šitých na míru pro podnikový intranet. Navíc, díky spolupráci s firmou Digi Trade (Lotus Premium Partner), dostanete do ruky zákaznickou, česky mluvící aplikaci s názvem Firemní intranet, která za daných podmínek supluje oněch 12 anglických komponent.

Domino & Instalace
Než přistoupíme k samotné instalaci, bylo by slušné zmínit alespoň základní charakteristiku Domino/Notes Serveru. Lotus Domino je aplikační a zprávový server s vestavěnou architekturou služeb, které umožňují hladký a vysoce zabezpečený chod podnikových řešení pro Internet, firemní intranety a extranety. Server může fungovat jako HTTP server, proxy server, firewall, fax server i jako mail server MTA (agenti pro přenos zpráv) podporují běžné poštovní klienty POP3, MAPI, IMAP4 a Notes. Administrátorům jejich práci ulehčují a automatizují zabudovaní agenti.
Základem úspěšného zprovoznění Starter Packu je správně nakonfigurovaný unixový nebo NT server a jejich klienti. My jsme testovali konkrétně na Windows NT 4.0 Serveru a třech klientech, kde na prvním byla instalována Windows 98, na druhém Windows 95 a na třetím (notebook) Windows 3.11. NT server musí být upgradován Service Packem 3.
Instalační program nám nabídne průvodce, který nás provede celou instalací. Stačí zatrhnout úplnou instalaci, a Install Shield automaticky nakopíruje Domino Server a intranetové komponenty na váš server. Zároveň váš server připraví na zprostředkování faxových služeb, tudíž nemusíte mít další faxový server. Potom musíte vložit důležité počáteční údaje a můžete upravit vzhled vašeho situ programem Site Creator. Samotná administrace Domino Serveru se děje prostřednictvím klienta Notes, tudíž v příjemném prostředí.
Systémové požadavky produktu odpovídají použitým operačním systémům. Tedy pro slušnou práci je dobré mít procesory Pentium, u klientů alespoň 16 MB paměti, server nejméně 64 MB a dostatek diskového prostoru. Pro server je doporučen minimálně 1 GB, ale optimum jsou 4 GB.
Součástí dodávky jsou též Internet Explorer 4.01 a Netscape Navigator 4.04, neboť váš intranet bude přístupný jak z klienta Notes, tak z výše zmiňovaných webovských prohlížečů, čímž je zajištěna i solidní crossplatformnost.
Pozn.: Obsluha některých modulů je optimalizována pouze pro prohlížeč.

Firemní intranet
Jak již bylo řečeno, Firemní intranet pro Lotus Domino je řešení od společnosti Digi Trade, jež bylo zvoleno firmou Lotus, aby vyšla vstříc českým zákazníkům a nemusela lokalizovat a znovu graficky zpracovávat všechny anglicky komunikující intranetové databáze. Jedná se o modulární systém, integrující nejčastěji používané aplikace pro spolupráci ve skupinách. Po instalaci již k aplikacím přistupujete prostřednictvím webovského prohlížeče.
Modul Úkolovník v intranetovém provedení máte okamžitý přehled o vlastních úkolech i úkolech zadaných dalším osobám. Aktuální úkoly příslušné osoby jsou graficky zvýrazněny. Úkoly je také možno posílat elektronickou poštou, a o nesplněných úkolech jsou zadavatel a vykonavatel automaticky informováni.
Modul Pošta je aplikace sestávající ze dvou základních částí: elektronické pošty a kalendáře. Elektronická pošta slouží pro odesílání a příjem zpráv jak v lokální síti, tak i směrem do Internetu. Poštovní klient splňuje všechny běžné požadavky na elektronickou poštu.
Modul Faxové služby k použití těchto služeb je nutné si na serveru vyhradit faxmodem s telefonní linkou. Potom můžeme jak přijímat, tak odesílat faxy optionálně včetně připojeného souboru. To vše probíhá prostřednictvím standardního formuláře v prosředí webového prohlížeče.
Modul Adresář Databáze postihuje kompletní firemní požadavky na ukládání a správu adres kontaktních osob.
Uživatel má možnost sdílet kontaktní adresy s ostatními spolupracovníky. Na vytvořené adresy je následně možno zasílat hromadnou korespondenci v dopisové faxové formě. Adresář lze seřadit podle rozmanitých kritérií a je k dispozici fulltextové (plné textové vyhledávání) vyhledávání. Vybrané záznamy se nechají nastavit jako privátní, čímž jsou nedostupné pro jiné uživatele.
Modul Práce s klienty je databáze sloužící k vedení záznamů o práci s klienty. Kromě všeobecných údajů jako je profil firmy a kontaktní osoby, je zde možno vkládat a sledovat jednotlivé aktivity (schůzky, telefonáty, dopisy, faxy), které jsou vždy vztažené k jednotlivým projektům, seřazeným podle data. Z jednotlivých aktivit často vyplývají různé úkoly a ty je možno zadat jiné osobě do databáze úkolů. Celkově jsou informace k jednotlivým klientům řazeny kategorizovaně, čímž vzniká přehledný strom aktivit uskutečněných s danou firmou. Nesporné výhody má databáze pro cestujícího pracovníka, který ihned vidí veškeré informace o dané firmě.
Modul Forms je databanka obsahující šablony nejčastěji používaných firemních dokumentů a jiných písemností pro okamžité použití. Zvolíte požadovanou šablonu, a její repliku podle svých potřeb upravíte.
Modul Diskusní fórum se stará o zprostředkování vnitropodnikové komunikace na úrovni veřejných či privátních diskusí. Dle nastavení je diskuse autorizovaná nebo anonymní. Diskuse není závislá na dislokaci uživatelů a zahrnuje v sobě možnost diskutování s uživateli Internetu. Oproti klasickým diskusním fórům nabízí tento modul automatické zasílání odpovědí na váš příspěvek a přihlášení se k odběru určité kategorie.
Modul Nástěnka funguje jako klasická nástěnka k vystavení informací různého druhu. Např. směrnice, normy, jízdní řád, bazar atd. I zde funguje fulltextové vyhledávání.
Modul FAQ publikuje nejčastěji kladené vnitropodnikové dotazy všeho druhu.
Modul Archivace souborů pracuje jako sdílená databáze souborů vytvořených i v běžných kancelářských aplikacích apod. Vkládané dokumenty jsou opatřeny identifikujícím popiskem a je možné ukládat i nové verze souboru.
Na takto naplněnou databázi je možno aplikovat veškeré výhody plného textového vyhledávání, které dokáže vyhledávat i v rámci uložených souborů (např. Lotus SmartSuite, MS Office...). Jednotlivé záznamy lze kategorizovat podle přístupu jednotlivých uživatelů.
Modul URL Adresář poskytuje přehledný způsob údržby tematicky členěného URL adresáře, společného pro všechny uživatele intranetu. V adresáři stačí jednou ťuknout, a hned se otevírá příslušná stránka na Internetu, za předpokladu, že je váš intranet k Internetu připojen.
S Modulem pro řízení projektů máte solidní přehled o probíhajících projektech a úlohách, které si snadno a efektivně kontrolujete.
Modul správy systému poskytuje administrativní nástroje pro správu jednotlivých modulů systému a jádra jako takového. K této komponentě má přístup pouze správce.

Doplňky
Uvádíme zde několik zajímavých doplňků, které sice nejsou přímou součástí Intranet Starter Packu, ale je dobré o nich vědět, neboť se pro vás mohou stát užitečnými.
ISP GATE zabezpečuje spojení firemního intranetu s Internetem přes komutovanou linku.
Internetový obchodní dům je aplikací, umožňující přehledným způsobem prezentovat firemní data ceníkového typu na Webu s možností zákaznického objednávání.
Database connector je určen pro propojení Notes databází s externími databázemi přes ODBC (Excel, Access, FoxPro, dBase, DB2, MS SQL server, SQL Anywhere, Oracle atd.).
Notes EDI Server Electronic Data Interchange Server automaticky přenáší soubory či celé adresářové struktury mezi servery Lotus Notes.
Chat server je Notes aplikace umožňující on-line diskusi přes internetovský prohlížeč (odladěno pro MSIE 4.0).

Závěr
My jsme testovali Intranet Collective ještě v takové česko-anglické podobě, a proto jsou některé obrázky z anglického prostředí. Nyní, kdy čtete tento článek, jsou již veškeré uživatelské dialogy české.
A co říci závěrem? Na vlastní kůži si on-line verzi firemního intranetu můžete vyzkoušet na adrese www.ift.digi-trade.cz.
9 0037/OK o

Lotus Intranet Collective CZ
+snadná a přehledná instalace
+stabilita
+modularita
+precizní elektronická nápověda
-absence některých nadstandardních faxových funkcí

K recenzi poskytla firma:
Lotus Development CZ
Pod Lipami 41, Praha 3
www.lotus.com
www.digi-trade.cz
Doporučená cena:
59 000 Kč (bez DPH),
cena zahrnuje licenci na 1 server a 5 Notes klientů