Autor: Patrik Malina
Pomůcka systémové konfigurace
1Pokud patříte k odvážnějším uživatelům Windows, jistě jste již narazili na problematiku úpravy inicializačních souborů jako např. Config.sys nebo Autoexec.bat, a říkáte si, že jejich editace pomocí Poznámkového bloku není to pravé. Nebo možná používáte různé užitečné prográmky a pomůcky, které se při instalaci usadily ve vašem systému a od té doby se tvrdošíjně spouštějí spolu se startem Windows, přestože to je proti vaší vůli a vy jste se je snažili opakovaně, leč marně odstranit ze složky Po spuštění, kde nejsou k nalezení. Pro tyto případy existuje ve Windows 98 užitečný prográmek, kterému se říká Pomůcka systémové konfigurace. Spustíte jej nejlépe z menu Start Spustit vložením "msconfig", jinak je program k nalezení v podsložce System hlavní složky Windows. Aplikace umožňuje v první řadě pořídit zálohu stávajících souborů pro případ, že některé změny přeženete nabídne vám různé způsoby spouštění systému pro zvýšení kontroly při zavádění, poskytuje možnost změnit konfiguraci stávajících inicializačních souborů (kromě dvou výše zmíněných ještě System.ini a Win.ini) a přehledně vám ukáže, který software je automaticky spouštěn. Pomocí programu sice nelze vkládat nové položky do zmíněných souborů, ty stávající však můžete jednoduchým způsobem pomocí zaškrtávacího pole vypínat a znovu zapínat, a zjišťovat tak "následky" jednotlivých zásahů. Na kartě Po spuštění naleznete přehledný seznam automaticky spouštěných aplikací, včetně cest ke spouštěným programovým souborům a jejich případným parametrům příkazového řádku. Třeba právě zde naleznete řešení vašich problémů.
Nebojte se vyčistit disk!
2Mezi systémovými nástroji, které jsou k dispozici ve Windows, je také program, jejž jste se možná báli použít. Jeho jméno Vyčištění disku samo o sobě nevěští nic dobrého, a pokud jste jej přece jen ze zvědavosti spustili, pak slabší povahy určitě odpadnou po následujícím okně, které nepodává žádnou informaci o funkci programu, ale pouze nabízí výběr jednotky pro vyčištění. Není však třeba se obávat, neboť pomůcka nabízí přehledný a pohodlný způsob, jak se zbavit opravdu nepotřebných souborů na vašem disku a nenechá vás napáchat větší škody. Můžete odstranit dočasné soubory z cache vašeho internetového prohlížeče, vyprázdnit koš a složku dočasných souborů Windows (obvykle TMP) nebo zachráněné soubory, které vám do kořenového adresáře uložil ScanDisk. Před samotným vyčištěním si můžete navíc pro jistotu soubory projít a zkontrolovat, co vlastně vyhazujete. Pokud to nestačí, můžete přímo vstoupit do okna dialogu Přidat nebo odebrat programy (normálně dostupný z Ovládacích panelů) a odinstalovat součásti systému nebo aplikace. Pomocí programu tedy nemáte možnost zničit žádné důležité systémové soubory nebo nastavení, a obavy proto nejsou na místě.
Pro MS Word 97
Rychlé ohraničení
3Pro přehlednější oddělování částí textu nabízí Word zajímavou pomůcku, která vám možná už nechtěně způsobila nepříjemnou chvilku, zvláště pokud jste při podtrhávání textu nebo oddělování odstavců čarami chtěli použít stejný způsob jako u psacího stroje opakování některých znaků. Protože k podtržení části textu lze použít přímo speciální formát písma, a výše uvedený nepohodlný způsob tak odpadá, byla tímto "uvolněná" funkce opakujících se znaků použita pro automatické grafické oddělování celých odstavců. Chcete-li oddělit odstavec po jeho dokončení čárou (různého druhu), stačí jeho poslední řádek ukončit "tvrdým" koncem (klávesou Enter), na následující řádek alespoň třikrát za sebou napsat některý z dále uvedených znaků a opět ukončit klávesou Enter, a program doplní souvislou čáru na celou šíři odstavce dle jeho formátu. Typ čáry bude určen znakem, který použijete pomlčka vytvoří tenkou čáru, podtržítko tlustou, rovnítko dvojitou, hvězdička tlustou přerušovanou, křížek (#) střídavou tenkou-tlustou a tilda (~) vlnovku. Pokud budete chtít čáru odstranit, je dobré vědět, že se nejedná o posloupnost znaků, ale o způsob formátování odstavce, který je nezávislý na vpisování textu do dokumentu, a proto pokusy použitím klávesy Delete nebo Backspace jsou zbytečné. Označte poslední řádek nad čárou (protože ohraničení patří k odstavci, jenž je nad ním), zvolte menu Formát Ohraničení a stínování a na kartě Ohraničení vyberte Žádné. A pokud vám tato automatická funkce opravdu není po chuti, zvolte menu Nástroje Automatické opravy, přejděte na kartu Při psaní a v její horní části zrušte volbu Ohraničení.
Pro matematiky
4Samozřejmě nejen pro ně, ale i pro ostatní tvůrce dokumentů je určena pomocná aplikace Microsoft Equation, pěkně po česku Editor rovnic. Jde o možná trochu zbytečně dobře ukrytou pomůcku, která umožňuje do stránek vložit profesionálně vypadající matematické výrazy, a to i velmi komplikované. Pokud je vaším kriteriem výsledný vzhled, a ne rychlost zápisu (poté už nemusí vaše poznámky přečíst nikdo), můžete bez problémů vytvořit matematické či fyzikální pojednání, seminární nebo diplomovou práci. Požadovaný výraz je vkládán do textu jako objekt, a dle toho je také zpracováván. Nový výraz založíte volbou Vložit Objekt, kde na kartě Vytvořit nový jako typ objektu vyberete Microsoft Equation 3.0. Do místa, kde byl v dokumentu umístěn kurzor, je vložen rám a jednotlivá menu jsou upravena pro editaci matematických výrazů. Při zadávání můžete využít širokou nabídku nabízených předdefinovaných šablon pro jednotlivé znaky, symboly či operátory (relační, množinové, logické operátory, malá a velká řecká abeceda, všemožné závorky, symboly pro integrály a sumy, odmocniny a indexace) a také znaky vkládané z klávesnice (čísla, písmena jako proměnné, rovnítko). Ve vytvářené struktuře se pohybujete pomocí kurzorových šipek, a opakovaným vkládáním dalších šablon či znaků je možno zapsat i složité struktury. Ani příznivci počítání matic nepřijdou zkrátka a pro tvůrce chemických rovnic jsou rovněž k dispozici vodorovné šipky s popisem prakticky kdekoliv. Chcete-li dále upravovat vzhled zápisu, můžete upravit například velikost mezer (prakticky jakýchkoliv, mezerou mezi znaky počínaje a tloušťkou zlomkové čáry konče), upravit nadefinované styly pro jednotlivé symboly nebo změnit velikost písma (zvláště pro indexy, snížené indexy a symboly). Vytvořený objekt opustíte jednoduše kliknutím jinam do dokumentu. Další úpravy můžete provádět jako s jinými objekty po klinutí na výraz samotný, případně pomocí kontextového menu. Takto vytvořený objekt nelze uložit jako samostatný soubor, ale pouze s dokumentem Wordu, do něhož byl vložen.
Jak přenést vlastní nastavení
5Základem pro jakýkoliv obecný nový dokument je ve Wordu šablona Normal.dot, pokud nezvolíte při tvorbě nového souboru jinou. Ta obsahuje základní nastavení určující vzhled dokumentu (typ a velikost písma, vzhled odstavců a stránky) a neobsahuje žádná makra. Veškerá vlastní nastavení, která při práci s libovolným dokumentem provedete, jsou ukládána jako jeho součást, a pokud je chcete použít jinde, případně je přednastavit do libovolného nového dokumentu (přes Normal.dot), musíte je do cílového souboru uložit. Pro zjednodušení a zpřehlednění této práce můžete použít pomůcku zvanou Organizátor, kterou vyvoláte v nabídce Nástroje Šablony a doplňky nebo Formát Styl tlačítkem Orga-nizátor. Otevřené okno poskytuje souběžný pohled na dva soubory (dokumenty nebo šablony) zároveň, každému patří jedna polovina. Levá strana slouží po otevření jako zdrojová, do ní tedy bývá standardně umístěn aktuální dokument, a pravá strana jako cílová obsahuje implicitně šablonu Normal.dot. Samozřejmě lze otevřít libovolné dva soubory, případně směr kopírování otočit dle toho, který prvek v okně souboru označíte kliknutím myši jako zdrojový. Pomocí čtyř karet lze zvolit, které prvky nastavení budete přenášet (styly, automatické texty, vlastní panely nástrojů a makra), a pak je můžete do cílového souboru snadno kopírovat, případně z něj dodatečně odstraňovat.
6 Můžete potřebovat automatický formát?
Při práci na dokumentu se často stává, že mnoho textu již bývá zapsáno, avšak představa o výsledné podobě dokumentu je mlhavá. Přestože při práci s Wordem je lepší si strukturu ujasnit předem, a pak postupně a důsledně vytvářet její stavební kameny, ani druhá metoda neznamená zásadní problém. Program zde nabízí pomoc v podobě možnosti automatického formátování. Poté, co vytvoříte zdrojový text a ujasníte si, jak celý dokument vnitřně rozčleníte, doporučuji vybrat (či nadefinovat vlastní) styly pro text a odstavce, které budete potřebovat, pomocí volby Formát Styl, případně Formát Galerie stylů. A máte-li rozmyšleno a připraveno, jak budou vypadat jednotlivé nadpisy a kapitoly, můžete nechat pracovat editor. Zvolte Formát Automatický formát a rozhodněte se, zda necháte celou práci jen na Wordu (nedoporučuji), nebo si necháte změny nejdříve ukázat ve výsledné podobě, a pak je budete postupně potvrzovat nebo zamítat. Po odsouhlasení dalšího postupu proběhne vlastní automatické přeformátování, a vy můžete zvolit možnosti dalšího postupu. Pokud je výsledek odstrašující, rovnou lze vše zamítnout; jste-li naprosto spokojeni, vše rovnou přijměte, a máte-li pocit, že to není nejlepší, ale dá se s tím něco dělat, pomocí volby Přehled změn vstupte do interaktivního modu, kde lze korigovat jednotlivé změny postupně, jednu po druhé. Každá z nich je zde přesně specifikována, takže můžete výsledek upravit podle svých představ. A pokud náhodou při postupném procházení dospějete k závěru, že to přece jen nedopadlo dobře, pomocí volby Storno se vrátíte do předchozího dialogu a vše zamítnete.
Pro MS Excel 97
Jak a proč nazývat buňky?
7K označování buněk v Excelu je používána "šachová" notace, tedy každá buňka je identifikována pozicí v řádku a sloupci, případně listu. Určování pozic buněk a jejich oblastí pomocí této metody je sice jednoznačné, ale pro obyčejného smrtelníka přece jen trochu cizí. Proto program umožňuje použít metodu, kdy zcela konkrétním buňkám nebo jejich oblastem (prakticky libovolným) je možno přidělit zástupné symbolické Názvy. Ty lze poté všestranně využívat v odkazech i vzorcích, a podstatně tak zvýšit přehlednost zadávaných výrazů. Navíc lze stejně jako buňky pojmenovat i konkrétní vzorec, a pak jej ve formě názvu vkládat do cílových buněk (dvouslovné výstižné pojmenování obstojí ve srovnání s komplikovaným vzorcem určitě lépe). Při tvorbě názvu nejdříve vyberte buňku nebo oblast, a poté můžete nové pojmenování jednoduše vepsat do Pole názvů (vlevo na řádku vzorců) a potvrdit klávesou Enter. Naleznete zde všechny platné názvy v celém sešitu, a jednoduše tak můžete přejít na kteroukoliv pojmenovanou oblast. Chcete-li vkládat názvy "ve velkém", otevřete si na pomoc dialogové okno volbou Vložit Název Definovat, a opakovaně můžete pojmenovat více oblastí a buněk. Vzorec pojmenujte tak, že jej buďto vepíšete do řádku Odkaz na:, anebo pojmenujete buňku, která vzorec obsahuje. Nezapomeňte při pojmenovávání vzorce upravit absolutní odkazy na relativní, pokud jej chcete používat univerzálně. Stejným způsobem můžete vložit i různé konstanty. Máte-li v listě již vytvořenou oblast a její potenciální název se nachází v některé z buněk (jako nadpis), vyznačte celou oblast včetně budoucího názvu a zvolte Vložit Název Vytvořit. V dialogovém okně můžete vybrat, odkud bude název pro oblast převzat. Samotné použití je snadné klávesou F3 nebo volbou Vložit Název Vložit otevřete dialogové okno, které vás nechá vybrat potřebný název.
8 o podmíněném
formátování
Při práci s rozsáhlejšími výpočty a tabulkami se může kontrola výstupních hodnot výsledků stát velmi obtížnou. Zvláště v případě, máte-li v záplavě hodnot hledat např. pouze výsledky v určitém intervalu. Také při zpětné kontrole velkého množství vložených dat velmi rychle můžete ztratit přehled a zanechat v buňkách chybné hodnoty. Pro tyto případy lze s úspěchem využít nástroj Excelu, jenž upraví formát libovolné buňky v závislosti na jejím obsahu, případně v závislosti na výsledku logické funkce. Na důležité hodnoty či výsledky vás tak může upozornit např. výrazné barevné podložení buněk nebo ohraničení. Kupříkladu budete vyhodnocovat výsledky složitějšího matematického výrazu nebo závislosti, a budou vás zajímat výsledky ležící jen v přesně určeném intervalu. Označte buňky s výsledky, které chcete formátovat v závislosti na obsahu, zvolte menu Formát Podmíněné formátování, a v dialogovém okně můžete nadefinovat podmínky. Nejdříve vyberte, zda budete formátovat v závislosti na konkrétní hodnotě, nebo dle výsledku logické funkce (výsledkem výrazu musí být stav ano nebo ne). Pokud bude vzhled určovat specifická hodnota (jako v našem výše uvedeném příkladu), pak ve vedlejším okně vyberte logické operátory (je jich k dispozici osm a jsou popsány slovně) a do dalšího vepište konstantu, se kterou se bude porovnávat (lze též použít odkaz na jinou buňku). Zvolíte-li rozhodování podle vzorce, vepište do vedlejšího okna výraz (musí začínat rovnítkem, např.: "=D1=F1"), a při výsledku "logická 1" bude použito podmíněné formátování. Na výsledném vzhledu můžete nastavit řez písma (tučné, kurzíva), jeho barvu, podtržení a přeškrtnutí, ohraničení formátované buňky a také barvu její výplně. A nestačí-li vám podmínka jediná, můžete přidat ještě další dvě. Pokud po čase budete zpětně takto podmínečně naformátované buňky dohledávat (na první pohled je nijak nerozeznáte), zvolte Úpravy Přejít na Jinak a zaškrtněte možnost Podmíněné formáty. Ještě si budete moci vybrat, zdali chcete nalézt všechny takto upravené buňky (Vše), nebo jen shodné s buňkou aktivní (Stejné).
Pro lepší přehled
9Máte-li v listu velké množství dat na desítky řádků a sloupců, lze jejich vhodným "poschováváním" celkovou strukturu projasnit a zpřehlednit. K tomuto účelu nabízí program funkce pro tvorbu skupin přehledů. Můžete takto skrýt libovolný počet řádků nebo sloupců a nechat zobrazeny jen nadpisy či záhlaví. Zkuste označit např. deset řádků a zvolte Data Skupina a přehled Seskupit, na závěr vyberte v dialogu řádky. Po straně vedle jejich záhlaví se zobrazí "svorka" a ovládací tlačítko pro skrývání a opětovné rozbalování. Jeden z řádků, zahrnutých do výběru, zůstává po sbalení zobrazen a slouží jako "reprezentant" obsahu. Pomocí této metody můžete tvořit i víceúrovňové struktury, navíc zároveň v řádcích i sloupcích, takže i velmi obsáhlý list lze takto zjednodušit na stručnou tabulku s výstižnými nadpisy jednotlivých ukrytých struktur (maximální počet úrovní je osm).
Když máte co říci k obsahu buNĚk
10Pro zlepšení přehlednosti a zvýšení vypovídací schopnosti je možno opatřit buňky v listu komentářem, jenž může být buďto ukryt (a aktivován umístěním ukazatele myši), nebo zobrazen trvale. Označte buňku (nebo skupinu buněk), kterou chcete opatřit komentářem, a zvolte Vložit Komentář. Buňka (u skupiny jedna na kraji) je opatřena červeným "růžkem"; otevře se pole s vloženým jménem autora poznámky a na následující řádek můžete vkládat text. Řádky jsou při psaní automaticky zalamovány, a vkládání poznámky ukončíte klávesou Esc nebo aktivováním jiné buňky myší. Velikost "bubliny" s poznámkou je možno upravit podobně jako jiné vložené objekty roztažením myší. Chcete-li upravit text komentáře nebo jej odstranit, aktivujte buňku a nejlépe použijte kontextovou nabídku (pravým tlačítkem myši), kde naleznete potřebné volby, a pro trvalé zobrazení komentáře v listě můžete použít příkaz Zobrazit komentář. Jakou formou budou zobrazovány všechny komentáře v sešitu, lze nastavit volbou Nástroje Možnosti na kartě Zobrazení. Menší problém nastává pouze v případě, kdy trvale zobrazeným komentářem opatříte více sousedících buněk, protože ty se budou pravděpodobně překrývat, a proto bývá lepší ponechat v buňkách jen potřebný indikátor. Pokud jste si indikátory i komentáře zneviditelnili, patřičné buňky znovu naleznete volbou Úpravy Přejít na Jinak a zatržením možnosti Komentáře. A v případě, že chcete komentáře také vytisknout, použijte volbu Soubor Vzhled stránky, a na kartě List nastavte odpovídající volbu.
Skupinová práce
11Při zpracovávání a vyhodnocování dat většího rozsahu bývá často potřeba, aby s jedním dokumentem pracovalo více lidí po síti zároveň. Pokud se pokusíte za běžných podmínek otevřít sešit, se kterým pracuje někdo jiný, dostane se vám informace, o koho se jedná, a můžete dokument buďto jen číst, nebo následně uložit jako nový dokument a do něj zapsat změny. Potřebuje-li opravdu pracovat interaktivně více uživatelů s jedním dokumentem (při větším množství změn bývá dodatečné slučování komplikované až prakticky nemožné), je třeba současné sdílení sešitu povolit. Zvolte Nástroje Sdílení sešitu, a na kartě Úpravy zaškrtnutím povolte současné otevření a zápis více uživatelům. Na kartě Upřesnění pak můžete přesně specifikovat podmínky, za kterých se změny budou ukládat a jak budou řešeny problémy při "konfliktu zájmů". Všimněte si, že volby jsou vztaženy k autorovi dokumentu, jenž si tak zachovává výsadní postavení při řízení změn. Na kartě Úpravy můžete průběžně sledovat, kdo současně s vámi sešit upravuje, a vedle názvu dokumentu se vám objeví oznámení [Sdílený]. Pokud chcete průběžně kontrolovat, případně dodatečně prověřit, jaké změny byly provedeny, použijte volbu Nástroje Sledování změn, a vyberte, zda budete změny jen kontrolovat (Zvýraznit změny), nebo je chcete odsouhlasit či zamítnout (Přijmout nebo zamítnout změny). V následujícím dialogu můžete upřesnit, které úpravy vás budou zajímat (dle autora, dle doby provedení, dle místa provedení). Je-li provedená změna takto "podchycena", zobrazí se v listě s rámem a zvýrazněným levým horním růžkem. Najedete-li na něj myší, objeví se informace o původci zápisu do buňky. Pokud chcete mít statistiku o změnách pěkně pohromadě, dole na kartě Úpravy zatrhněte volbu Zobrazit změny na novém listu, a Excel vloží automaticky list s názvem Historie, který je v podstatě protokolem o provedených úkonech. Nezapomínejte však na jednu důležitou věc veškeré změny se projeví až poté, co kterýkoliv ze zúčastněných sešit u sebe uloží. Teprve potom je mohou ostatní sledovat. V případě, že jste autorem dokumentu, který sice poskytujete ke hromadné spolupráci, ale chcete si zachovat výsadní postavení při kontrole zúčastněných spolupracovníků a úpravě provedených zásahů, doporučuji opatřit jej zámkem (Nástroje Zámek Zamknout sdílený sešit). V průběhu práce sice může každý "přiložit ruku k dílu", závěrečnou korekci však provedete vy a protokol o změnách vám nikdo nemůže odstranit.9 0024/PAT o
|