COMPUTERWORLD
Specializovaný týdeník o výpočetní technice
o Internetu
(CW 19/96)

Virtuální týmy - nástroj budoucnosti

Samotný člověk dokáže sice mnohé, ale přece jen brzy dosáhne na dno svých sil. Proto základem úspěšného podnikání, bádání a vůbec mnohé lidské činnosti je týmová práce. Sestavit a řídit kvalitní tým není rozhodně nic jednoduchého, a to v jakémkoliv oboru. Mnoho lidí se ještě nenaučilo správným návykům, nutným pro úspěšnou týmovou spolupráci a nyní je tu další novinka.

Virtuální tým

Zejména v USA se začíná rozvíjet nový způsob práce nazvaný příznačně Home Working. Spočívá na poměrně jednoduchém základě, ale jeho zvládnutí tak triviální rozhodně není. Domácí práce je oblíbená i v našich zeměpisných souřadnicích, ale je určena především pro jednoduché mechanické úkony, jako např. lepení obálek, psaní dopisů apod. Ale v současné době se objevují možnosti domácí práce i pro mnohem sofistikovanější činnosti, jako je programování, vývoj nejrůznějších zařízení, ale i pro marketing a další obory. Rozvoj v této oblasti nastal především po nástupu Internetu, který dokáže zajistit celosvětovou propojenost jednotlivých pracovníku s neomezenými možnostmi komunikace.

Internet nabízí možnosti komunikace

Pro týmovou spolupráci je nutná především možnost výměny informací v co největším měřítku. Nejrozšířenější komunikační prostředek, telefon, je sice široce rozšířen, ale poskytuje velmi omezené prostředky založené na sluhové informaci. Můžete si sice posílat také soubory, případně faxy, ale ani tak nezískáte právě ideální prostor pro potřebnou výměnu údajů.

Navíc, pokud se projektu účastní větší množství lidí, tak dojde nutně k problémům se řízením celé akce, především z důvodu momentální nesehnatelnosti některých členů týmu. A telefon je také velice drahý, zejména pokud hranice týmu přesahují hranice jednotlivých zemí.

Naproti tomu Internet je poměrně levný, nabízí mnohem širší možnosti komunikace a stává se obecně dostupným.

Komunikační prostředky

Internet je tedy ideálním médiem pro komunikaci virtuálního týmu. A nástroje, které nabízí, značně ulehčují řízení projektů "na dálku". Takže, co nabízí?

- Elektronickou poštu

E-mail je jedním ze základních kamenů týmové práce po Internetu. Pomocí pošty si mohou členové sdělovat nejen současný stav práce, ale posílat obrázky a další informace související s projektem. Zaslaná data mohou jednotlivýí členové libovolně editovat a zasílat zase zpět. To je značný rozdíl oproti faxu, který je většinou dále nepoužitelný. E-mail je také dostatečně rychlý a s moderním programem pro práci s poštou získává uživatel přehledné přihrádky s možností bezproblémového vracení se k poště staré.

- Diskuzní skupiny

Dalším silným nástrojem je vytvoření speciálních diskuzních skupin věnovaných jednotlivým projektům nebo jejich částem. Všichni spolupracovníci vidí vše, co napíšou jiní a mohou do těchto skupin přispívat. Podobně jako u pošty, mohou jednotlivé zprávy obsahovat nejrůznější data. V mnoha případech je dokonce lepší dát přednost diskuzním skupinám před elektronickou poštou, protože tak mají všichni členové týmu stejný přístup k informacím a nemůže se stát, že by někdo o něčem nevěděl.

Komunikace v reálném čase

Výše uvedené možnosti výměny dat jsou všechny založené na nespojitém a nekontinuálním spojení jednotlivých účastníků. To znamená, že ve chvíli, kdy s těmito nástroji pracuji, není duležité, zda je používá i protějšek, kterému jsou data určena.

To přináší v mnoha případech celou řadu výhod, protože jak jistě víte, zastihnout někoho na jeho pracovišti je leckdy velmi svízelné. Avšak při virtuální spolupráci se také dostanete do situace, kdy potřebujete konzultovat s ostaními problém nebo jim urychleně něco sdělit. Internet nabízí pro tyto situace další obsáhlou řadu nástrojů.

- Internet phone

Jak jistě víte, v poslední době se geometrickou řadou množí software určený pro telefonování po Internetu. Také asi víte, že jeho kvalita není příliš vysoká a pohybuje se na hranici použitelnosti. Přesto v případě, že se vámi vytvořený tým skládá z členů bydlících v různých zemích nebo dokonce na různých kontinentech, potom se použití tohoto způsobu komunikace může stát významnou úsporou. A se zvyšováním kvality softwaru a především kvality spojení po Internetu se zřejmě brzy dočkáme doby, kdy internetovské telefony budou vyzvánět stejně často jako ty "obyčejné".

- Telekonference

Ti, kdo se před lety účastnili "BBSkové" horečky, tento výraz jistě znají. Jedná se o souběžnou textovou komunikaci neomezeného počtu lidí dohromady. Nástrojů pro telekonference je k dispozici bezpočet, ale nevýhodou je nepřehledné zobrazování zpráv od jednotlivých uživatelů.

- Sdílení disků

Protože při téměř všech druzích práce je nutné neustále sdílet nějaká data, je pro úspěšný průběh spolupráce nutné vytvořit diskové prostory, ve kterých jsou tato data uložená. Na Internetu je možné používat způsob sdílení disků dvěma způsoby. První je založen na internetovské specifikaci NFS, která je de facto standardem pro práci se vzdálenými disky po Internetu.

Pro ty, kdo používají Microsoft Windows, je možné použít také klasické sdílení pomocí nástrojů Microsoftu. Tento způsob se může zdát přitažlivý pro svou relativní jednoduchost a kompatibilitu s Windows. Ale díky neuzpůsobenosti pro WAN prostředí není odolný proti chybám a dosti zatěžuje přenosové kanály.

- Whiteboarding

Tento velice těžce přeložitelný výraz označuje způsob sdílení dat pomocí elektronické "tabule". Na tuto tabuli v reálném čase jednotliví účastníci "whiteboardingu" mohou kreslit, psát, umisťovat obrázky atd. Vše, co se děje na této tabuli, všichni vidí a mohou se k tomu vyjadřovat a nakreslené nebo vložené objekty upravovat. Whiteboarding zatím patří do kategorie experimentálních nástrojů a dostupný software je buď shareware, nebo freeware. Poskytuje sice poměrně zajímavé možnosti, ale má také značné nevýhody.

- WWW

WWW patří samozřejmě do základního souboru nástrojů pro týmovou spolupráci. Pomocí vložených Java appletů je možné dosáhnout i určité interaktivity, i když v zásadě lze říci, že webovské stránky lze využít především pro jednostrannou komunikaci směrem od řízení projektu ke členům týmu.

Nástroje

V současné době se potřebné nástroje pro práci ve virtuálních týmech teprve rozvíjejí. Některé aplikace mají v sobě již podporu práce ve virtuálních skupinách zabudovánu, ale integrovaný software není zatím k dispozici.

Lotus Notes nejsou nejvhodnější

Asi největší podporu pro práci ve virtuálních týmech poskytují Lotus Notes, které se ostatně prohlašují za týmový software. Přesto pro mnoho aplikací nejsou právě ideální volbou. V nynějších verzích chybí podpora komunikace v reálném čase, a celková podpora Internetu je slabá. Také finanční stránka instalace Lotus Notes není zrovna nejrůžovější, a pokud se dostanete do situace, kdy potřebujete na tento systém vyvinout speciální nadstavby, potom musí být vaše finanční konto značně objemné. Odborníků, kteří jsou opravdu schopni pro Notes vyvíjet, není zrovna mnoho a jsou velmi dobře placeni.

Svět Microsoftu

Společnost Microsoft nabízí velkou řadu nástrojů pro kancelářskou práci a Internet. Některé z nich, jako např. Microsoft Exchange, jsou velice dobře použitelné pro týmovou spolupráci po Internetu. Ale nabídka funkcí je značně omezená a všechny produkty jsou dostupné pouze pro platformu Windows.

Shareware a Freeware

V současné době je mnoho nástrojů, které byly popsány výše, dostupných pouze od maličkých dodavatelských firem ve formě sharewarových nebo i freewarových produktů. To je sice z finančního hlediska příjemné, ale počítejte s tím, že podstatnou část času strávíte konfigurováním a experimentováním s jednotlivými produkty.

Jak na to?

Takže jste se rozhodli, že zkusíte svůj projekt (nezáleží, čeho se týká) řešit pomocí spolupráce lidí, kteří se možná v životě neuvidí. Abyste dosáhli v této práci úspěchu, musíte se řídit určitými kroky. A pozor, ne každý projekt lze svěřit virtuálnímu týmu!

1. krok

Stejně jako u každého projektu si sestavte hrubý časový plán, který je nutný dodržet a napište si dílčí činnosti, které se budou v rámci vašeho projektu provádět.

2. krok

Posuďte, které akce lze řešit pomocí spolupráce na Internetu. Není nutné, aby celý projekt byl zpracován "venku". Tento krok je velmi důležitý, protože pokud se až později ukáže, že "něco" prostě musí být zpracováno klasickými cestami, celý projekt může zkrachovat.

3. krok

Obstarejte si nebo si kupte nástroje, které jsou zapotřebí pro uvedenou práci. Je nutné si ověřit, zda uvažované nástroje poskytují všechny potřebné funkce.

4. krok

Pokud ještě nemáte členy týmu, tak teď je ten pravý čas se po nich poohlédnout. Jestliže nejste sami vedoucím projektu, tak se spolehněte pouze na velmi důvěryhodnou osobu.

5. krok

Pokud opravdu není možné svolat tým osobně (což je přece jen na začátku projektu užitečné), potom svolejte tým na elektronické zasedání, které se bude odehrávat jako telekonference nebo whiteboarding.

6. krok

Sdělte všem jejich povinnosti a detaily o tom, co bude náplní jejich činnosti (a to i pomocí elektronické pošty pro pozdější možnost argumentace). Rozhodně nezapomeňte na časový plán.

7. krok

Práce je v běhu, takže kontrolujte časový plán a těšte se z úspěchů vašeho týmu a počítejte peníze, které jste díky "virtualizaci" vašich zaměstanců ušetřili.


Virtuální týmy ve světle faktů:

Pro:

* Možnost spolupráce neomezeného počtu lidí bez ohledu na čas a místo jejich pobytu.

* Velké finanční úspory.

* Časová flexibilita jednotlivých členů týmu.

Proti:

* Horší zvládnutelnost řízení týmu a "nucení" jednotlivých členů do práce.

* V současné době je k dispozici pouze velmi omezená sada nástrojů pro týmovou komunikaci.


| CW o Internetu | COMPUTERWORLD | IDG CZ homepage |