Ewidencja Przebiegu i Kosztów Pojazdu prywatnego do celów służbowych.

Efektem końcowym ewidencji jest rozliczenie kosztów eksploatacji zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Rozliczenie to polega na zaksięgowaniu uzasadnionych kosztów do Księgi Dokumentów i podatku VAT do Rejestru VAT zakupów.

W skład ewidencji wchodzą dwa wykazy:
1. dowodów księgowych - dokumentujących wydatki
2. przebiegu, tzw. kilometrówka

Na podstawie obu wykazów program wykonuje podsumowania i zestawienie miesięczne kosztów z uwzględnieniem ewentualnego przeniesienia nadwyżek.

Przeniesienie dokumentów odbywa się podczas operacji sumowania i jest wykonywane pod warunkiem, że data dokumentu jest większa od stałej programu ( menu System->Stałe programów->VATowiec) o nazwie "Od kiedy autoprzenoszenie Ewid. Przebiegu".

Reguły przeniesienia do Rejestru VAT:
1. data dokumentu większa od stałej programu
2. zaznaczone pole "VAT do odliczenia"

Reguły przeniesienia do Księgi Dokumentów
1. data dokumentu większa od stałej programu
2. data księgowania do KD w/g poniższej metody

Metoda księgowania kosztów.
Podczas operacji sumowania program:
- sumuje koszty wynikające z przebiegu i kwotę z przeniesienia z poprzedniego miesiąca
- sumuje koszty udokumentowane w danym miesiącu i kwotę z przeniesienia:
jeżeli różnica pierwszej sumy i drugiej jest:
   a) większa od zera, to dokument jest księgowany w danym miesiącu
   b) mniejsza od zera, to dokument jest księgowany w następnym miesiącu

Przypadek szczególny dotyczy braku możliwości zaksięgowania kosztów, gdy koszty wyliczeniowe na podstawie przebiegu są zbyt niskie. Należy bowiem pamiętać o zasadzie księgowania kosztów w miesiącu bieżącym lub następnym. Jeśli zatem występuje sytuacja, że posiadamy zbyt duże koszty udokumentowane, to należy rozważyć możliwość kwotowego podziału dokumentu na kilka np. typu Dowód Wewnętrzny.