Ewidencja Przebiegu i Kosztów Pojazdu prywatnego do
celów służbowych.
Efektem końcowym ewidencji jest rozliczenie kosztów eksploatacji zgodnie z
obowiązującymi przepisami.
Rozliczenie to polega na zaksięgowaniu uzasadnionych kosztów do Księgi
Dokumentów i podatku VAT do Rejestru VAT zakupów.
W skład ewidencji wchodzą dwa wykazy:
1. dowodów księgowych - dokumentujących wydatki
2. przebiegu, tzw. kilometrówka
Na podstawie obu wykazów program wykonuje podsumowania i
zestawienie miesięczne kosztów z uwzględnieniem ewentualnego przeniesienia nadwyżek.
Przeniesienie dokumentów odbywa się podczas operacji sumowania i jest wykonywane
pod warunkiem, że data dokumentu jest większa od stałej programu
( menu System->Stałe programów->VATowiec) o nazwie "Od kiedy autoprzenoszenie
Ewid. Przebiegu".
Reguły przeniesienia do Rejestru VAT:
1. data dokumentu większa od stałej programu
2. zaznaczone pole "VAT do odliczenia"
Reguły przeniesienia do Księgi Dokumentów
1. data dokumentu większa od stałej programu
2. data księgowania do KD w/g poniższej metody
Metoda księgowania kosztów.
Podczas operacji sumowania program:
- sumuje koszty wynikające z przebiegu i kwotę z przeniesienia z poprzedniego
miesiąca
- sumuje koszty udokumentowane w danym miesiącu i kwotę z przeniesienia:
jeżeli różnica pierwszej sumy i drugiej jest:
a) większa od zera, to dokument jest księgowany w danym miesiącu
b) mniejsza od zera, to dokument jest księgowany w następnym
miesiącu
Przypadek szczególny dotyczy braku możliwości zaksięgowania kosztów, gdy
koszty wyliczeniowe na podstawie przebiegu są zbyt niskie. Należy bowiem pamiętać o
zasadzie księgowania kosztów w miesiącu bieżącym lub następnym. Jeśli zatem
występuje sytuacja, że posiadamy zbyt duże koszty udokumentowane, to należy rozważyć
możliwość kwotowego podziału dokumentu na kilka np. typu Dowód Wewnętrzny.