Register - Indeks - Fotnoter/sluttnoter
De fleste rapporter kan også lage personregister (indeks).
Resultatet vil være forskjellig om du lager indeks med bakgrunn i en RTF/Word-rapport eller du lager indeksen med bakgrunn i valg fra Fil (øverst til venstre i rapportoppsettet).
Når du skal skrive ut et register over navnene i en rapport, kan du velge om du vil ha dette registeret skrevet i 2 eller 3 kolonner.
Hvis du velger å utelate datoer for levende personer, blir disse datoene ikke skrevet ut.
Hvis du skal lage en rapport som RTF-fil for viderebehandling i en annen tekstbehandler, er registeret usynlig og blir først generert ved at du i din tekstbehandler gjør de valg som er nødvendige for å lage listen.
Indekser som lages i RTF eller som direkte utskrift kan inneholde følgende
INDEKS i Word 2000
Husk du MÅ ha valgt Lag Alfabetisk indeks på skillekort 'Sideoppsett' for aktuell rapport, før du lager RTF-filen.
Etter at du har redigert teksten i Word dokumentet, er tiden kommet til å lage en indeks. Gå til slutten av dokumentet, start gjerne på en ny side.
For å legge indeksen til slutt i rapporten, plasser markøren ca. to linjer under siste personinformasjon, men før evt. sluttnoter og merknader.
Fra menylinjen i Word2000, velg Sett inn fra menylinjen som vist på figuren. Du vil nå få frem et vindu som vist i figuren under.
Her velger du Stikkordregister og tabeller og får frem bildet
Som figuren viser har du nå flere muligheter ved hjelp av tekstbehandlingsprogram å finne det oppsett du synes er best for deg.
Det kan være smart å bruke 2 kolonner/spalter. Videre kan det være en idé å bruke høyrejusterte sidenummer nederst. Dette er valg som den enkelte bør tilpasse.
Når du er ferdig klikker du OK og indeksen er på plass sist i rapporten.
Gjør du endringer i dokumentet etter at du har laget indeksen, kan dette bety at indeksen ikke stemmer. Høyreklikk da i indeksen. Den blir markert og du får opp et lite vindu. Her klikker du på Oppdater felt og hele indeksen blir oppdatert.
Det anbefales at du også leser igjennom om dette tema i det program du bruker som tekstbehandler. (Når du står i Word, trykk <F1> og benytt den muligheten til å søke etter hjelp fra Word Hjelp)
Har du svært store utskrifter, kan det være at den interne tekstbehandleren ikke klarer dette.
Løsningen kan da være å lage separat RTF-fil for hver generasjon.
INDEKS i Word 2003
Husk du MÅ ha valgt Lag Alfabetisk indeks på skillekort 'Sideoppsett' for aktuell rapport, før du lager RTF-filen.
Etter at du har redigert teksten i Word dokumentet, er tiden kommet til å lage en indeks. Gå til slutten av dokumentet, start gjerne på en ny side.
For å legge indeksen til slutt i rapporten, plasser markøren ca. to linjer under siste personinformasjon, men før evt. sluttnoter og merknader.
Fra menylinjen i Word2003, velg Sett inn fra menylinjen som vist på figuren. Du vil nå få frem et undermenyvalg som figuren viser
Velg Stikkordregister og tabeller og får frem bildet
Som figuren viser har du nå flere muligheter ved hjelp av tekstbehandlingsprogram å finne det oppsett du synes er best for deg.
Det kan være smart å bruke 2 kolonner/spalter. Videre kan det være en idé å bruke høyrejusterte sidenummer nederst. Dette er valg som den enkelte bør tilpasse.
Når du er ferdig klikker du OK og indeksen er på plass sist i rapporten.
Gjør du endringer i dokumentet etter at du har laget indeksen, kan dette bety at indeksen ikke stemmer. Høyreklikk da i indeksen. Den blir markert og du får opp et lite vindu. Her klikker du på Oppdater felt og hele indeksen blir oppdatert.
Det anbefales at du også leser igjennom om dette tema i det tekstbehandlingsprogram du har. (Når du står i Word, trykk <F1> og benytt den muligheten til å søke etter hjelp fra Word Hjelp)
Har du svært store utskrifter, kan det være at den interne tekstbehandleren ikke klarer dette.
Løsningen kan da være å lage separat RTF-fil for hver generasjon.
INDEKS i Word 2007 (Vista)
Her velger du fra et eget skillekort allerede fra Hovedbildet i Word2007. Ellers er reglene som for Word2003
Direkte utskrift av indeks fra rapportbildet
Når du skriver en rapport direkte ut fra programmet (ikke RTF/Word) kan du også få skrevet ut en indeks. Dette gjør du fra Øverst til Vestre i selve Rapportbildet velger Fil og deretter Kun Indeks, får du de samme alternativer som nevnt ovenfor.
I tillegg kan du sette sidenummer og om du vil ha 1, 2 eller 3 kolonner pr side.
FOTNOTER - SLUTTNOTER
Når du legger til rette for utskrifter vil du ha mulighet til å velge om du vil ha
Fot-/Sluttnoter via RTF-utskrift
Du gjør dine valg når du bestemmer rapporten
Fot-/Sluttnoter ved direkte utskrift og forhåndsvisning
vil presentere fot-/sluttnoter sist i rapporten som sluttnoter
© Norsk BK ver. 6.3.