RTF og generering av Windows rapporter (kun tilgjengelig for registrerte brukere)
Hvis du skal lage rapport eller slektsbok i f.eks. MS Word, bruker du dette valget. Dermed kan du bearbeide en resultatet videre i en tilhørende tekstbehandler. I første trinnet under oppsett av rapporten, kan du velge hva du vil inkludere av f.eks. bilder og informasjon. Du kan bestemme hvordan rapporten skal se ut og om du vil ha med fotnoter, stikkord og indekser. Hvis du vil inkludere ytterligere bilder, er det gunstig å lagre rapporten via RTF-formatet. Velg under rapportoppsett hvilken tekstbehandler du ønsker å lage rapporten for, før du lager filen. Velg så Fil fra hovedmenyen og deretter Lag RTF-fil.
Har du valgt samme Windows-tekstbehandler som standard i Oppsett av BK, vil tekstbehandleren automatisk åpne RTF-filen etter at rapporten er laget. Ser ikke rapporten riktig ut, prøv igjen mens du skriver 0 (null) for venstre og høyre marger. Navn, indekser og referanser m.m. er usynlige i RTF-filen, men kommer frem når du gjør de nødvendig grep i ditt aktuelle Windows-tekstbehandlingsprogram. Bildene vil heller ikke se helt riktig ut til å begynne med før du sluttfører arbeidet med rapportene.
Det er lagt til rette for å lage RTF-formater for
Når du nå er klar til å lage rapportene har du to valg knyttet til RTF behandlingen
Bilder i RTF-filer og som del av Word-dokument
Den tekst som beskrives i det etterfølgende er ikke knyttet til BK, men er en beskrivelse hvordan du kan bruke din Windows tekstbehandler.
Hvis du ønsker å lage et RTF-format for å presentere rapporten som f.eks. en bokrapport har du to muligheter: Lagre et RTF-dokument som en fil for senere bearbeiding eller direkte å lage et RTF dokument og samtidig starte Word for å bearbeide dokumentet og lagre det som Word-dokument (.doc).
For dette siste valget er det gunstig at du har valgt Windows-tekstbehandler som standard Tekstbehandler under Oppsett av BK.
Etter at du har satt opp rapportvalget og valgt at du skal lage en RTF-rapport, genereres en fil og straks denne er ferdig, får du følgende melding:
Får du her feilmelding som f.eks. Error 76 Path not found, har du sannsynligvis ikke valgt riktig tekstbehandler på under skillekort RTF/Annet under Oppsett av BK og/eller under skillekort RTF Oppsett for denne Rapporten
Velg OK og rapporten genereres. Straks denne jobben er ferdig, får du følgende spørsmål:
Velg OK og Word starter opp og åpner rapporten i RTF-format. Hvis det er bilder i rapporten vises på toppen en tekst i fet skrift som forteller hva du skal gjøre videre. Denne teksten SKAL DU SLETTE FØR du gjør noen med høyden på bildene, setter opp indekser eller foretar utskrift m.m.
NB: Etter at du har åpnet RTF-filen i din Word tekstbehandler, SKAL du lagre denne filen som en .DOC fil FØR du endrer størrelsen på bildene.
Etter at du har lagret denne som en .DOC fil, velg Fil, Lukk, og deretter Fil og Åpne .DOC filen igjen (nummer 1 nær bunn av nedtrekkslisten.)
Word 2007
Bildene er knyttet til dette dokumentet, men de faktiske bildene er en ikke del av dette dokumentet. For å lime disse bildene fast må du klikke på knappen for Microsoft Office til venstre på toppen, velg forbered og klikk deretter på 'Rediger kobling til filer'.
Velg alle bildefilene med museknappen. Marker deretter 'lagre bilde i dokumentet'. Velg så 'Oppdater nå'. Deretter velger du all filene igjen med musen. Denne gangen klikker du på 'Bryt koblinger' og deretter OK.
Word 2007 tilpasser ikke automatisk bildestørrelsen til 1" på samme måte som i Word 2002 gjorde det Derfor klikk på et bilde og i øvre høyre hjørnet av båndet, klikk på toppen av tekstboksen som heter 'Shape Size' og skriv inn 1 her og bruker deretter 'Enter'. Da vil bilde størrelsen bli satt til 1" i høyde.
Merk at noen ganger vil fotnoter og sluttnoter vises som i ii iii isteden for 1 2 3. For å ordne dette i Word 2007 klikk på Referanse, og klikk så på knappen til høyre for ordet 'fotnoter' for å vise dialogboksen om 'Fotnoter og Sluttnoter'. I denne boksen velger du så 'tallformat' 1, 2, 3 og deretter Apply.
Word 2002
For laste bildene og sette riktig størrelse, velg Rediger, Koblinger og velg deretter alle bildene med musa. Velg så 'Lagre bilde i dokumentet' og klikk så på 'Oppdater nå'.
Velg igjen alle bildene med musa og klikke denne gangen på 'Bryt koblinger'. Avslutt ved at du nå til slutt velger OK.
Hvis samlet tekst for en person er mindre enn 5 linjer, kan det være nødvendig å legge til et par blanke linje etter teksten for å fremtvinge riktig avstand til bildet.
Hvert bilde er inne i en tekstboks For å forstørre bildet, må du først forstørre tekstboksen
NB: Hvis du IKKE ser bildene, velg Vis, utskriftsoppsett Hvis du fremdeles ikke ser bilder, velg Finsksjoner, Oppsett og fjern så 'Bilde plassholder' og marker 'Tegninger'
Avsnittet er her fordi du valgte bilder i denne rapporten og ha den laget som RTF-fil. Du må sikre deg at du sletter dette avsnittet FØR du lager indeks eller skriver ut rapporten.
NB: Etter at du har åpnet RTF-filen i din Word tekstbehandler, SKAL du
1. Lagre denne filen som en .DOC fil FØR du endrer størrelsen på bildene.
2. Etter at du har lagret denne som en .DOC fil, velg Fil, Lukk
3. Velge Fil og Åpne .DOC filen igjen (nummer 1 nær bunn av nedtrekkslisten.)
4. For å laste bildene og sette riktig størrelse, velg Rediger, Koblinger og velg deretter alle bildene med musa.
5. Velg så 'Lagre bilde i dokumentet'
6. Klikk på 'Oppdater nå'.
7. Velg igjen alle bildene med musa og klikke denne gangen på 'Bryt koblinger'.
8. Avslutt ved at du nå til slutt velger OK.
Hvis samlet tekst for en person er mindre enn 5 linjer, kan det være nødvendig å føye til et par blanke linje etter teksten for å fremtvinge riktig avstand til bildet.
Dette avsnittet er her fordi at du valgte bilder i denne rapporten og har den laget som RTF-fil. Du må sikre deg at du sletter dette avsnittet FØR du lager indeks eller skriver ut rapporten.
Etter at du nå har fått prest RTF-filen i din Word tekstbehandler, SKAL du som nevnt i teksten ovenfor lagre resultatet som et Word-dokument (.doc) FØR du endrer størrelsen på bildene.
Etter at du har lagret som Word-dokument (.doc), ved å velge Fil, Lukk, skal du igjen åpne dokumentet og nå som et rent Word-dokument (.doc). Dette gjør du ved å velge Fil, Åpne Word-dokumentet (.doc) igjen (dokumentet ligger som nummer 1 nær bunn av nedtrekkslisten.)
Word2000
I det etterfølgende benyttes Word2000 til å beskrive funksjonsvalgene.
Bruker du et annen Windows-tekstbehandler, vil valgene stort sett være tilsvarende, men det kan være avvik i navn og funksjonstaster.
Etter at du nå har åpnet Word-dokumentet, ser du at bildene ikke har riktig størrelse i forhold til den plassen som er satt til bilder.
For å laste bildene og sette riktig størrelse, velg Rediger, Koblinger og velg deretter alle bildene med musa.
Velg nå hele dokumentet og deretter velg fra menylinjen Rediger, Koblinger.
Her velger du nå samtlige bilder i skjermbildet som du ser nedenfor.
Deretter haker du av for Lagre bilde i dokumentet, og trykker Oppdater nå. Da skal bildene komme frem i en normal størrelse i samsvar med den størrelsen du har valgt i BK og innenfor rapportens marger. Stemmer ikke bildet størrelse helt, kan dette skyldes at du har vært litt uheldig med å sette størrelse på bildet under Rediger med de muligheter for justering som i tillegg er knyttet til rapportene.
Du kan imidlertid også justere bildenes størrelse her i Word. Dette gjør du ved å høyreklikke på bildet og ta tak i de to rammene som du har rundt bildet (en litt ullen ramme som vist i siste bilde) og en indre, skarp ramme rundt selve bildet. Juster nå bildene slik du kan tenke deg disse i en passende størrelse.
Hvis den tilhørende teksten ved siden av bildet er mindre enn 5 linjer, kan det være nødvendig å legge til et par blanke linjer for å få en riktig presentasjon av bildet.
Du må huske at bildene fortsatt ligger på sin plass på din maskin, de er ennå ikke blitt en del av rapporten. Hvis du ønsker å gi bort resultatet til noen andre, må du også sende vedlagt bildene.
Men du kan la bildene bli en del av dokumentet. Marker hele dokumentet og velg Rediger, Koblinger. Du får her frem et skjermbilde med oversikt over alle bildene. Marker samtlige bilder og velg Bryt koblinger. Alle linker til de eksisterende bilder blir da slettet.
Du kan nå også endre størrelsene på bildene ved å høyreklikke på bildet og deretter velge Format, Bilder, størrelse og velger så en passende høyde, f.eks. ca 5 cm eller en høyde som samsvarer med dine behov.
Register, se Register, Indeks - fotnoter/sluttnoter
Ønsker du å justere bildestørrelsene, se Bildebehandling
Word2003
I det etterfølgende benyttes Word2003 til å beskrive funksjonsvalgene.
Etter at du nå har åpnet Word-dokumentet, ser du at bildene ikke har riktig størrelse i forhold til den plassen som er avsatt til bilder. Noen bilder kan være for store og noen for små.
For å laste bildene og sette riktig størrelse, velg Rediger, Koblinger og velg deretter alle bildene med musa.
Velg nå hele dokumentet og deretter velg fra menylinjen Rediger, Koblinger.
Her velger du nå samtlige bilder i skjermbildet som du ser nedenfor.
Deretter haker du av for Lagre bilde i dokumentet, og trykker Oppdater nå. Da skal bildene komme frem i en normal størrelse i samsvar med den størrelsen du har valgt i BK og innenfor rapportens marger. Stemmer ikke bildet størrelse helt, kan dette skyldes at du har vært litt uheldig med å sette størrelse på bildet under Rediger med de muligheter for justering som i tillegg er knyttet til rapportene.
Du kan imidlertid også justere bildenes størrelse her i Word. Dette gjør du ved å høyreklikke på bildet og ta tak i de to rammene som du har rundt bildet (en litt ullen ramme som vist i siste bilde) og en indre, skarp ramme rundt selve bildet. Juster nå bildene slik du kan tenke deg disse i en passende størrelse.
Hvis den tilhørende teksten ved siden av bildet er mindre enn 5 linjer, kan det være nødvendig å legge til et par blanke linjer for å få en riktig presentasjon av bildet.
Du må huske at bildene fortsatt ligger på sin plass på din maskin og er enda ikke blitt en del av rapporten. Hvis du ønsker å gi bort resultatet til noen andre, må du også sende vedlagt bildene.
Men du kan la bildene bli en del av dokumentet. Marker hele dokumentet og velg Rediger, Koblinger. Du får her frem et skjermbilde med oversikt over alle bildene. Marker samtlige bilder og velg Bryt koblinger. Alle linker til de eksisterende bilder blir da slettet.
Du kan nå også endre størrelsene på bildene ved å høyreklikke på bildet og deretter velge Format, Bilder, størrelse og velger så en passende høyde, f.eks. ca 5 cm eller en høyde som samsvarer med dine behov.
Register, se Register, Indekser fotnoter/sluttnoter
Ønsker du å justere bildestørrelsene, se Bildebehandling
Word2007
I det etterfølgende benyttes Word2007 til å beskrive funksjonsvalgene.
Klikk helt opp til venstre på
Du får da dette valget frem hvor du nå velger Rediger koblinger til bilder
Rutinen er som for Word2003
Register, se Register, Indekser fotnoter/sluttnoter
Ønsker du å justere bildestørrelsene, se Bildebehandling
Justere bildene ekstra, både i størrelse og plassering.
Det første man opplever i en rapport er gjerne at man vil flytte litt på bildet for å få en bedre plassering eller litt endret størrelse.
Endring av størrelsen er omtalt under bildebehandling for å samle dette tema.
Et bilde har to rammer rundt seg. Innerst inne, nærmest bilde har det en 'bilderamme' Utenfor har man en tekstboks. Tar en tak i tekstboksen som gjerne er et stiplet 'band" kan man dra ut dette og slik plassere en tekstboks under bildet vil du se navn på selve filen. Det er ønskelig å endre dette til en vanlig bildetekst.
Filnavnet er først synlig når rammen er så stor at det også er plass til denne teksten, f.eks. kan det stå D:/BK/picture/sjomann.tif
Det kunne f.eks. rettes til Jørgen Mikkelsen (foto: privat eie). Husk å oppgi hvem som har tatt bildet.
Tips
Bildene i rapporten lokaliseres automatisk til høyre side av arket. Ofte vil du ha bilder som er fotografert slik at ansiktene vender til høyre eller venstre. Vender ansiktet på et bilde bort fra teksten, kan det være en idé å flytte bildet slik at ansiktet ser inn over mot teksten. Dette gir bedre ro i rapporten.
Det samme gjelder bilder av biler, båter og andre ting som er i "bevegelse".
Rammen som er rundt om bildene bestemmer hvor stor avstand det skal være mellom tekst og bilde.
Ønsker du å sentrere en illustrasjon, skal rammen trekkes helt ut til margen, ellers vil teksten bli skrevet på begge sider av bildet.
FOTNOTER / SLUTTNOTER -
Under Inkluder feltene velger du om du vil ha med fot-/sluttnoter, men hvordan dette skal se ut, velger du under RTF oppsett. Du har følgende valgmuligheter til fotnoter eller sluttnoter.
Fotnoter
Sluttnoter
Sluttnoter uten gjentakelse
Mer om fotnoter og sluttnoter, se under indeks
INDEKS
Under Sideoppsett velger du om du vil lage Alfabetisk indeks til rapporten. Dette gjøres før du lager selve rapporten, men hvordan dette skal se ut, velger du under RTF oppsett. Selve indeksen ikke er synlig på utskriften før du genererer den i f.eks. MS Word. Det er intern koding i RTF-filen og fremkommer ved aktiv innsats i selve programmet for tekstbehandling.
For å klargjøre denne, gå til slutten av filen i den aktuelle tekstbehandleren og velg menyvalget i tekstbehandleren for å lage alfabetisk navneregister (Gjør dette etter at du har skrevet tilføyelser eller rettet i filen).
Indekser generelt inklusive indeks fra rapporter direkte og indekser i RTF/Word, se indeks
© Norsk BK ver. 6.3.