Brukerdefinerte rapporter

 

Velger du Lister fra Menylinjen i Velkomstbildet og deretter Alfabetisk rapport, Numerisk rapport, Brukerdefinert (Ref.nr.) rapport eller velger Aner deretter Anerapport brukerdefinert fra Menylinjen i Velkomstbildet kommer du til rutinen for brukerdefinerte rapporter. De ulike rapportene har mange likheter, men også forskjeller ut fra hvilken rapport du velger.

Du kan også lage en rekke brukerdefinerte rapporter etter samme prinsipp basert på ordsøk (Se lengre ned).

Etter at du har valgt den personen som skal starte rapporten, kommer det frem en dialogboks med 3 skillekort hvor du kan gjøre ulike oppsett for disse rapportene.

 

Under oppsett av BK sett sortering til 9

 

Sideoppsett (første skillekort) 

lar deg bestemme marger, sidenummer m.m.

 

 

Lagre oppsett lagrer de innstillinger (skrifttype, størrelse og marger) for denne rapporten. Så neste gang du skriver ut en rapport her, benyttes de valgene du lagret. Valgene lagres enkeltvis for de ulike typer av rapporter (alfabetisk, nummerrekkefølge osv.)

 

Rapporttype (andre skillekort) 

er stedet hvor du velger hvilke personer du vil ha med i rapporten.

Dette skillekort vil vise ulike muligheter avhengig av rapportvalget du har foretatt.

 

 

Når du lager en alfabetisk rapport eller en rapport for fødsels-/bryllupsdag, kan du velge om du vil ha med alle i databasen, eller bare aner eller etterkommere til en valgt person (proband). Du kan velge flere grupper som aner til en person og/eller etterkommere til en annen person.

 

 

 

Her kan du velge om du kun vil skrive personens navn ved fødsel, eller om du vil inkludere flere alternative navn. Dette vil bety at personer vil vises mer enn en gang i rapporten (en gang for hvert navn). For hvert valg du foretar, vises antall utvalgte personer.

Klikk på Avbryt for å begynne på nytt.

 

 

 

 

Her vil valget være  rapport eller alfabetisk rapport

 

 

Inkluder følgende felt (tredje skillekort) 

omfatter hvilke felt du vil ta med

 

 

Når du har laget en rapport du synes er bra og vil bruke igjen, gi rapporten et fornuftig navn og lagre rapportformatet for senere bruk ved å velge Fil og Lagre rapportformat. Venstre side vil da vise navnet og du kan dermed bygge en liste over forskjellige rapportoppsett som du senere kan få bruk for. 

 

Helt til høyre har du en liste over alle felter som er knyttet personene dine i databasen. Disse feltene bruker du til å bygge de rapportene du vil bruke. Du dobbeltklikker på de felt du vil ha med i den. Feltene skrives ut i rapporten i den rekkefølgen du velger disse.

 

Resultatet av dine valg vises på midten av skjermbildet som består av tre felt; valgt kode fra høyre tabell, antall karakterer som dette feltet opptar og bredden på utskriften. Du kan klikke i den første kolonnen for å forandre felt, eller du kan klikke i den andre kolonnen for å forandre antall tegn som skal skrives ut for det feltet. Skal du f.eks. skrive ut et navn, kan du velge 30 tegn i stedet for 40. Programmet vil da, om nødvendig, forkorte lange navn f.eks. ved å forandre mellomnavnet til en initial. Du bør også forandre bredden til 30 ellers vil det bli skrevet ut 10 mellomrom etter navnet. Om du ønsker mer plass bak en spesiell kolonne, så kan du øke bredden for det feltet.

 

Vær oppmerksom på at antall tegn avsatt for BK_nummer er på 4 tegn pluss mellomrom. Dette tilsvarer inntil 9999 personer. For lister med flere personer, må dette kodefeltet justeres tilsvarende.

 

Nederst, under det midtre feltet, vises bredden for rapporten sammen med bredden på papiret. Bredden er basert på gjennomsnitt av brevpapir. For å skrive ut mer enn det som får plass på en linje, bør du velge en mindre skriftstørrelse eller redusere antallet tegn og bredden for enkelte felt. Det er også mulig å skrive flere linjer for hver person ved å inkludere kode 31 (linjeskift) der du ønsker at ny linje skal begynne.

Du kan også velge mellom stående eller liggende format for å få mest mulig tekst på samme linje.

 

Om du velger å skrive ut et av feltene, f.eks. ektefellens navn eller dato for bryllup, blir vanligvis det første ekteskapet skrevet ut. Inkluderer du også kode 98, så vil det siste ekteskapet for denne personen skrives ut. Om du velger kode 99, skrives alle ekteskap ut for hver enkelt person. For å vise en person med alle ektefellene må du inkludere kode 2 og 3 for å vise personenes navn og kode 19 for ektefellens navn og kode 99 som tar med alle ektefellene.

 

Til flere av rapportene kan de også være hensiktsmessig kun å inkludere en eller flere tekstlinjer:

 

 

Tar du med flere tekstlinjer, bør hver av disse etterfølges av linjeskift, kode 31.

 

 

Siste oppdatering av en person

 

Hvis du ønsker en liste over når du har oppdatert/endret data på personene i databasen:

 

 

Lag deretter den kommaseparerte filen og sorter den i Excel og bruk den deretter til å lage f.eks. en GEDCOM-fil over de personer du trenger

 

 

Bare årstall i rapporter

 

Ofte kan det være ønskelig bare å presentere årstall til en begivenhet. Når du da får opp muligheten til å bestemme hvilke parameter i brukerdefinerte rapporter, har alle element en forhåndsdefinert lengde. For dato er den 15 tegn med 1 tegn som blank. Ved å redusere dette til 4 tegn pluss 1 tegn som blank vil du kun få skrevet ut årstallet i disse rapportene

 

 

Andre uttrekk

 

I utgangspunkt har du en rekke muligheter til å definere forskjellige rapporter, men her skal nevnes noen:

 

 

RTF-RAPPORTER

Ønsker du å lage en rapport over alle i en database, kan de etterfølgende valg være gunstige. Rapporten bruker det oppsett som ble siste benyttet under Slektsbok generasjoner. Hvis du under oppsettet krysser av for Vis anelinje tilbake til proband, vil hvert avsnitt ha med seg foreldrene til den valgte person.

 

 

Om du vil ha mer avanserte uttrekk som grunnlag for dine rapporter, kan du med utgangspunkt i f.eks. resultatene fra Ordsøk også lage rapporter med kodene 86, 87 og 88, men også velge blant alle de andre kodene

 

Rapportene hvor du bruker 86, 87 og 88 blir for registrerte brukere gjort om til utskrift av RTF-format. Ikke registrerte brukere får dette som txt-format.

 

ADRESSER OG KARTOTEKKORT

benyttes for å skrive ut adresser på laseretiketter og indeks-kort (kartotek kort).

 

KOMMASEPARERT FIL

er en fin rapportform som ofte benyttes, bl.a. hvis du ønsker å lage ulike statistikker. For å lage en kommaseparert fil, må du inkludere kode 91 fra feltlisten. Deretter kan filen importeres til et database program. For å lagre rapporten som en fil, velg Fil fra menylinjen og deretter Lag TXT fil.

 

FIL FOR Å KOPIERE UT DEL AV DATABASEN

Hvis du under Inkluder følgende felt kun velge felt nr 1 BK_nummer (husk å justere opp antall tegn og bredde hvis du har mer enn 999 personer) og lagrer denne rapporten som Bksplit.txt, kan rapporten brukes til å kopiere deler av din database til en ny database, se Utdrag av database.

 

BRUKERDEFINERTE RAPPORTER MED UTGANGSPUNKT I ORDSØK

Du kan også lage brukerdefinerte rapporter med utgangspunkt i andre valg enn kun de du finner her, se nærmere detaljer under Ordsøk.

 

 

Til høyre

Vis for forhåndsvisning på skjerm.

Skriv ut for å skrive ut rapporten direkte

Lukk for å gå tilbake til hovedmenyen

Lagre er knapp nederst

 

Når du har justert rapporten slik du ønsker den skal være, kan du fra menylinjen (øverst venstre)  velge Fil for bl.a. utskrift.

Menyvalgene oppe til venstre vil variere med de ulike rapportvalgene og muligheter.

 

© Norsk BK ver. 6.3.