Importere data - GEDCOM
Importert av GEDCOM vil si at du har en GEDCOM-fil som du har mottatt fra andre med nye persondata som du vil legge til dine egne data. Hvis noen har gitt deg en GEDCOM, kan du importere GEDCOM-filen direkte inn i din database. Dette anbefales IKKE.
Det er en generell anbefaling å importere GEDCOM-filen først til en Ny og tom database for å kontrollere innholdet i de data du har mottatt. Derfor må du kontrollere og eventuelt korrigerer det du har mottatt. Når du er fornøyd med dette resultatet, anbefales at du deretter slår sammen databasene til en database. Alternativt kan du importere filen etterpå direkte til din database, men da vet du hva du importerer.
Derfor, lag en underkatalog og opprett en ny database som du skal importere disse data til, se Åpne eller lag database. Deretter importerer du GEDCOM-filen til denne databasen. Kontroller så at innholdet i denne 'nye databasen' er av interesse og at den er 'riktig' med hensyn til bl.a. bruke av store og små bokstaver i navn, datoformat m.m.
For å importere en GEDCOM-fil, velg Fil fra Menylinjen i Velkomstbildet og deretter GEDCOM og så Import. Du får advarsel om å ta sikkerhetskopi av din eksisterende database. (Dette er en advarsel for at du bl.a. ikke skal risikere å importere til din hovedbase noe som du etterpå angrer på og ønsker å slette. I dette tilfellet er det ikke nødvendig med sikkerhetskopi av databasen, da du nå importerer GEDCOM-filen til en tom database.)
Klikk OK. Programmet vil spørre etter navn på GEDCOM-filen du skal importere. Velg riktig stasjon, katalog og navn på filen slik du har fått den og etter hvor du har lagret filen. Finn så filen din og klikk OK. Du kommer til et nytt skjermbilde:
Ved import av en Gedcom hvor den enkelte person har både yrke og stedsnavn, vil stedsnavnet legges inn etter beskrivelsen av yrke.
Når importen er ferdig, tar du kvalitetskontroll av den nye databasen for å være sikker på at alle lenker mellom personer er riktige. Du kan deretter bruke Brother's Keeper til å se på resultatet av importen eller skrive ut en rapport. Kontroller også at datoformatet.
Det lages også en logg ( Ged.lst ) som viser de linjer som ikke ble importert. Filen ligger i samme mappe som din nye database og viser de opplysninger i GEDCOM-filen som ikke ble importert. Det vises en knapp slik at du kan åpne filen og skrive den direkte ut. Eller du kan bare akseptere at noen ting ikke er importert til databasen. Opplysninger i filen er
Du har nå sett at resultatet er slik du vil ha det og du er sikker på at du vil ha disse data inn i din hoveddatabase.
Noen bruker konsekvent store bokstaver i alle navn og steder og det kan være at du derfor må konvertere disse navnene.
Du har også kontrollert og kvalitetssikret det du har mottatt. I tillegg har du ved en generell kilde angitt hvem som er bidragsyter for disse data. Nå står det bare igjen å knytte disse data sammen med de data du har fra før i din hoveddatabase.
Det anbefales at dette gjøres ved å Slå sammen Databaser. Husk alltid å ta en sikkerhetskopi av din eksisterende database før du importerer mer data. Husk også at du må ha samme språk og datoformat i begge databaser.
En annen mulighet er at du importerer den mottatte GEDCOM-filen (som du jo har kontrollert) direkte inn i din hoveddatabase. Alle personene i filen vil så legges til de personene som finnes fra før. Programmet foretar ikke noen søk etter eventuelle duplikater. Inneholder GEDCOM-filen en rekke feil eller mangler blir også disse med i den nye databasen.
En tredje mulighet er først å lage en ny GEDCOM-fil fra den midlertidige database som du laget tidligere basert på GEDCOM-importen og som du har kvalitetskontrollert. Da ville dine korrigeringer bli med. Denne metode gir imidlertid en del merarbeid og bringer ikke noe nytt og bedre i dine data sett i forhold til den først løsningen.
En GEDCOM-fil inneholder koder (TAG på 3 - 4 tegn) eller en kombinasjon av flere koder for å identifisere hendelser. En rekke hendelser som f.eks. fødsel, død og ekteskap er standard og importeres direkte inn i Brother's Keeper og de fleste andre program.
Du kan ikke spesifisere hvor du vil lagre tilknyttet tekstinformasjon (opplysninger om personer), da dette er en naturlig del av GEDCOM-filen.
Når du er ferdig med importen, ta kvalitetskontroll for å være sikker på at alle lenker mellom personene er riktig. Du kan deretter bruke BK til å se på filen eller skrive ut en rapport. I tillegg bør du se på eventuell kommentarer i Ged.lst for å se om noe har gått galt.
Hvis du importerer en GEDCOM-fil generert av ROOTS III, kan du kjøre Kvalitetskontroll for å legge barna i riktig rekkefølge.
Etter at Importen er ferdig, vil du muligens se at du har fått importert en rekke nye hendelser. Disse er resultat av hendelser som avsender selv har definert, se Brukernes egen definerte hendelser under Hendelser / Fakta. Det kan være at du også selv har definert tilsvarende hendelser i programmet og at du nå sitter med identiske hendelser, men med ulike definisjoner. Løsningen er her å benytte seg av Endrer kun Hendelsestyper (f.eks. Gravlagt, Utdannet, etc.) under Global søk og erstatt for å samordne og slå sammen disse hendelsene.
Når du har importert en GEDCOM-fil til din midlertidige database, kan det ofte være ønskelig og en god idé å merke innholdet i denne databasen slik at du i ettertid vet hvorfra du har mottatt innholdet; men andre ord, definere avsender som en kilde. Dette kan du gjøre ved å velge Fil fra Menylinjen i Velkomstbildet og deretter Hjelpeprogram og så til slutt Legg til kilder for en rekke personer.
Brother's Keeper leser ikke data fra GEDCOM-filer som er delt opp i mange små filer. Hvis du har en GEDCOM-fil som er generert av et annet program og hvor filen er delt i to av programmet (en sammenhengende GEDCOM-fil i to deler), gjør disse to delene om til en sammenhengende fil før du starter importen til BK. Normalt vil det andre programmet dele opp slik at den kaller den ene delen for .GED og den andre vil ha extention med nummer, slik som .G00. Så hvis du har SMITH.GED og SMITH.G00 på to disketter, kopier begge filene inn på harddisken, og gjør dem til en fil, ved å bruke MS-DOS copy, f.eks. ved å skrive
COPY SMITH.GED+SMITH.GOO SMITH.GED
Denne funksjonen vil tilføye *.G00 på slutten av *.GED slik at BK kan lese dette som en sammenhengende fil.
Hvis en GEDCOM-fil inneholder lange tekstlinjer (NOTE), vil det fremkommer et valg på skjermen som sier 'Sett dette valget hvis du vil tilføye mellomrom mellom linjer med CONC'. Ser du dette valget, skal du forstå at "Hvis en meldinger eller notat er for lang i en GEDCOM-fil (over 250 tegn) så brukes CONC i betydning 'sammenføyet'. To eller flere linjer er sammenføyet gjennom importen til en lang linje. GEDCOM-regelen sier at en oppdeling av et ord skal skje etter 250 tegn og ikke ved nærmeste mellomrom. Men bl.a. FTM deler opp linjen ved ordskille. Så ved en import at GEDCOM fra FTM, må du velge dette valg for å tilføye et mellomrom. For andre GEDCOM-filer er ikke dette nødvendig.
© Norsk BK ver. 6.3.