Utdrag av databasen

 

knyttes vanligvis til at du ønsker å gi noen som bruker Brother's Keeper deler av din database. (Andre er ofte kun interessert i deler av det du har registrert) Husk at også data du har merket Skriv aldri ut blir med i denne rutinen.

Samme metode kan du også bruke til å dele opp din databasen i flere mindre databaser.

 

Rutinen lar deg plukke ut grupper av personer eller enkeltpersoner som du kan lage en ny database av. Med utgangspunkt i denne midlertidige databasen du lager, kan du også lage en GEDCOM-fil selv det ikke er mest vanlig å bruke den et utdrag av databasen til det formålet. Det er enklere å lage GEDCOM direkte. Men som eksempel kan du velge etterkommere til en person eller alle anene til en person eller en kombinasjon av etterkommere og aner til en rekke personer.

 

Du velger ut de personene som du ønsker å gi fra deg. Rutinen deler ikke databasen, men ved dette valg kan du kopiere en del av innholdet fra din database til en annen database. Rutinen sletter ikke noen personer eller slektsforbindelser i din eksisterende database.

 

Velg Fil fra Menylinjen i Velkomstbildet og deretter Utdrag av databasen.

Det første du nå må gjøre, er å gi et navn på den nye databasen som forteller hvor den nye databasen skal plasseres. Du kan velge en mappe som du har til dette formål eller du kan opprette en ny database hvor du skal kopiere dine utvalgte personer med opplysninger-. 

Hvis du ikke har opprettet slik database, opprettes en ny mappe for databasen. Navnet på denne databasen skriver du i det vite feltet. Dette kan f.eks. være ny_database. Trykk så Lag og databasen er opprettet med dette navnet.

 

Alternativt kan du opprette en ny database ved å velge Drev og mappe fra valgene rette ovenfor det hvite feltet og så i tillegg skrive navnet på den evt. nye mappen i det hvite feltet.

 

Når en tar ut et utdrag av databasen, vil normalt personene i utdraget få nummerering fra 1 og utover, det vil si at du ikke får med seg det nummer personene har i den originale databasen.

 

Ønsker du at de skal beholde dette (gamle) nummeret, trykker du <F3> og du får meldingen Du har valgt at alle personer beholder samme BK_nummer  i den nye databasen.

Dette betyr at har du 1000 personer i din database og du ha et utdrag av databasen på 200 personer til den nye database, vil normalt personene i den nye basen få nummer 1 til 200.

Trykker du imidlertid <F3> før du foretar andre valg vil alle personer du velger beholde samme BK_nummer i ny databasen. Det betyr at at de personer du kopierer over til den nye databasen beholder akkurat de samme nummer (mellom 1-1000) som de hadde i din gamle database. Personer mellom vil være blanke.

 

Du kommer nå til et skjermbilde hvor du skal velge hvilke personer du skal kopiere til den nye databasen. Du har nå en rekke valg som du kan kombinere etter eget ønske:

 

 

Her kan du velge inntil 99 aner og deretter få med alle etterkommerne av disse anene.

Si at du vil ha alle anene bakover i 15 generasjoner samt alle etterkommere av disse anene. Sett da 15 i antall generasjoner aner og 99 i generasjoner etterkommere (kun for registrerte brukere)

   Her kan du velge aner i inntil 99 generasjoner

   Samme som forrige, men her får du også med familien til den enkelte ane

   Inntil 99 generasjoner med etterkommere av en valgt person

   Samme som forrige, men her får du også med foreldre til partner

Her velger du personer etter BK_nummer i en etterfølgende nummerrekke, f.eks. 3-345. Du kan også bruke dette for å trekke ut enkeltpersoner; da velger du fra 1 til 1

Her kan du velge enkeltpersoner som du vil ha med. Funksjonen vil ikke ta med ekteskap, ektefeller eller barn

 

For uttrekk til ny database er i tillegg tre valg

 

 

Deretter kommer 2 valg for å ferdigstille de data du nå har plukket frem

 

 

 

Velger du etter nummerrekkefølge får du også med partner og eventuelle barn til personen. Dette kan du unngå ved å trykke <F8> før denne funksjonen velges. Enkelt personer - ikke familier vil da vises på skjermen. Du kan også veksle mellom bruk av <F8> og de ordinære valgene på skjermen.

 

Det normale er først å velge personer du vil ha med. Deretter bruker du velg-bort-rutinen for å fjerne de personer du ikke ønsker med ut av det du allerede har valgt. Med andre ord, benytt de mulighetene som finnes for å kombinere uttrekk.

Velg f.eks. alle (ved bruk av en nummerrutine) og deretter velg-bort for å fjerne alle etterkommere av en bestemt person.

Benytt også muligheten til å velge et bestemt antall generasjoner eller etterkommere til en person.

 

Men du kan også velge en gruppe personer med ulike utgangspunkt, se nedenfor om 'uttrekk av personer etter liste'.

 

Ved å kombinere de ulike valgene, vil du kunne lage den sammensetningen du ønsker.

 

Kopier de utvalgte personene benyttes når du har foretatt dine valg for så å kopiere de personene du har valgt over til den nye databasen. Skal du sende dette resultatet på diskett til en annen person, lønner det seg å legge datafilene i en midlertidig katalog på din harddisk i stedet for å kopiere direkte over på diskett. Deretter kan du kopiere filene til en diskett.

 

Bruker mottaker av databasen et annet genealogisk program, som leser GEDCOM, bruk GEDCOM-rutinen for å lage en GEDCOM-eksport av den nye databasen og send mottakeren en GEDCOM-fil. Eller du kan lage en GEDCOM-fil direkte med utgangspunkt i din database, se GEDCOM-eksport.

 

(Rutinen lager kun et sett kopier av datafilene (database) med utgangspunkt i din hoveddatabase. Rutinen sletter ikke personer eller forandrer dine eksisterende data. Men du kan bruke denne rutinen til en effektiv sletting av mange personer. Du velger de personene du vil beholde og bruker rutinen til å kopiere dem over i en midlertidig katalog. Når du så er sikker på at du har de riktige personene, stopper du programmet og kopierer datafilene fra den midlertidige katalogen over til din vanlige katalog og dermed vil du kun ha igjen de personene du ønsker. Husk her er ingen angremulighet. Ta derfor først sikkerhetskopi av den opprinnelig databasen.)

 

 

UTTREKK TIL NY DATABASE AV PERSONER ETTER LISTE

 

En annen måte å foreta et uttrekk av personer fra databasen er etter en liste av personer. Listen kan være laget på grunnlag av f.eks. etternavn eller fødested.

 

For å lage en slik liste, gå først til Lister, Ordsøk rapport og angi hva du vil legge som kriteria. Velg deretter Lag Rapport. Når nå kjøringen er ferdig, vil programmet hoppe til Brukerdefinerte rapporter. Her skal du under Inkluder følgende felt kun velge felt nr 1 BK_nummer (husk å justere opp antall tegn og bredde hvis dine BK_nummer er større enn 999). Velg nå Fil og deretter Lag TXT-fil. Gi filen navnet Bksplit.txt.

 

Du returnere så hit til Utdrag av database og fortsetter som vanlig men i stedet for å foreta blant valgene på skjermet, trykker du <F5>. Det kommer da frem et vindu med teksten Velger alle personer spesifisert i Bksplit.txt.  (Bksplit.txt ligger sammen med datafilene.) Denne funksjonen tar også med ektefeller og barn til de valgte personer.

 

Vil du kun ha med de personene du har valgt (uten ektefelle og barn), trykk først <F8> og du får teksten Enkelt personer - Ikke familie. Velg deretter <F5> som vil gi teksten Velger alle personer spesifisert i Bksplit.txt.  Du har nå kun valgt enkeltpersoner.

(Om dette valget ikke gir den helt korrekte sammensetning av de personer som du vil kopiere over til en annen database, kan du redigere Bksplit.txt i f.eks. Notepad. Husk å lagre filen i Txt-format).

 

Når du foretar uttrekk fra databasen og det er knyttet eksterne filer (tekst eller bilder) til personene på listen, vil programmet generere Bksplit.txt (en liste over de filene som du også bør kopiere over til den nye katalogen). Hvis du skal sende dine data til en annen person, bør du kopiere disse filene over på disketten. Hvis du lager en GEDCOM-fil med utgangspunkt i den nye databasen, vil disse tekstfilene også bli inkludert i GEDCOM-filen, hvis du ikke velger bort dette.

 

Etter at du har laget den nye databasen, velg Fil, Åpne database og åpne den nye databasen. Før du gjør dette, husk hvor du har glassert din vanlige database, slik at du enkelt kan returnere til denne. Du bør Lage liste over databaser du bruker. Du kan så kopiere den nye databasen til en diskett eller CD, bruk Fil, Sikkerhetskopi av datafiler hvis du skal sende denne til noen andre.

Hvis mottaker av dine data bruker et annen slektsprogram som kan lese GEDCOM-fil, bruk da i stedet GEDCOM-eksport og send den andre personen en GEDCOM-fil.

 

 

REGENERERE DATABASE, MEN BEHOLDE NUMMERREKKEFØLGE I DATABASEN

 

I enkelte tilfeller kan det være et behov for å regenerere hele databasen på nytt, men du ønsker ikke å miste rekkefølge eller personer i databasen, eller med andre ord databasen skal se ut slik som den var før regenerering.

 

Ta sikkerhetskopi av databasen

 

Det første er å fjerne alle hull i eksisterende database etter at du tidligere har slettet en eller flere personer.

 

1. Start programmet og gå til  Fil, hjelpeprogram, Tilbakeføre slettet BK_nummer for å legge tilbake nummer som er slettet. Disse nummer kan nå benyttes på nytt 

 

2. Kjør Kvalitetskontroll på databasen for å forvisse seg om at det ikke er STAT-error eller andre uventede feil.

 

Nå er man klar til å starte overføring av databasen.

 

3. Opprett en katalog hvortil du skal overføre databasen du skal bruke. Dette kan du gjøre enten direkte utenfor programmet ved f.eks. å bruke Windows Utforsker eller du kan benytte rutinen Åpne eller lag database.

 

4. Går til Fil, Utdrag av databasen. Husk at først må du ha opprettet den katalogen hvor du skal ha denne nye databasen.

 

5. Du kommer så til skjermbildet for å foreta Utdrag av databasen.

Her skal du trykke <F8>. Du skal få følgende tekst nede til venstre Enkelt personer - Ikke familie.

 

6. Velg så hele nummerrekkefølgen. Pass på at du får med alle personene du har i databasen, fra første til siste person.

 

7. Trykk så <F8> igjen og teksten Enkelt personer - Ikke familie forsvinner.

 

8. Gjør så valg 6 på nytt.

 

9. Velg så kopier de utvalgte personene. Programmet vil nå kopiere alle data over til den nye databasen med samme BK_nummer på personene som i den opprinnelige databasen.

 

Du skal nå ha samme antall personer som i den opprinnelige database.

 

10. Kjør kvalitetskontroll av databasen.

 

11. Du kan kontrollere at alle personene er plassert på samme sted ved å benytte en av de brukerdefinerte rapportene, f.eks. Numerisk rapport.

 

Husk å ta sikkerhetskopi av databasen din før du kjører denne jobben.

 

REGENERERE DATABASE, MEN TAR IKKE HENSYN TIL NUMMERREKKEFØLGE I DATABASEN

(Denne kan brukes til å tette igjen i nummerrekken hvis du har slettet mange personer/nummer, men anbefaler heller at en bruker tilbakeføre slettet BK_nummer)

 

1. Som 2. ovenfor

2. Som 3. ovenfor

3. Som 4. ovenfor

4. Som 6. ovenfor

5. Som 9. ovenfor

6. Som 10. ovenfor

7. Som 11. ovenfor

 

Husk å ta sikkerhetskopi av databasen din før du kjører denne jobben.

 

© Norsk BK ver. 6.3.