Eksportere data - GEDCOM - lage GEDCOM-fil

 

Eksport av data i form av GEDCOM-fil er en utmerket løsning når du vil utveksle data med brukere som ikke har Brother's Keeper. Har mottakeren Brother's Keeper, er det en bedre løsning å sende brukeren et utdrag av din database.

 

For å lage en GEDCOM-fil, velg Fil fra Menylinjen i Velkomstbildet og deretter GEDCOM, Eksport og du har nå tre valg:

 

 

Her kan du foreta et valg på hvilke personer du vil inkludere i GEDCOM-filen. Dette gjøres fra et skjermbilde som er svært likt det du bruker når du vil lage er utdrag av databasen. Se nedenfor om den videre rutinene for å lage GEDCOM-fil.

 

 

 

Når du lager GEDCOM-fil tar programmet utgangspunkt i de data du har og hvordan du har registrert disse. En av de viktigste punktene er å registrere hver dato på den måten som du bestemte under Oppsett av BK. Har du skrevet datoene på mange ulike måter, vil uansett GEDCOM-eksporten ta utgangspunkt i det valg som du valgte under Oppsett av BK. Resultatet i GEDCOM-filen vil i slike tilfeller kunne bli håpløs og vil lett gi et feilaktig resultat for den som mottar GEDCOM-filen til import i sin database. I det etterfølgende tas det utgangspunkt at dette er i orden.

 

Velger du å lage en GEDCOM av alle dataene hopp litt lengre ned på siden.

 

Utvalg personer

Ønsker du å lage GEDCOM-fil av et begrenset antall personer eller etter spesielle behov, bruker du Velg Personer som gir deg mulighet til å velge akkurat de personer du ønsker med. Du vil da komme til et skjermbilde som vist nedenfor. Hvordan du trekker ut disse personene er omtalt under utdrag av din database. 

 

For uttrekk til produksjon av GEDCOM fil er det i tillegg to valg

 

 

Deretter kommer 2 valg for å ferdigstille de data du nå har plukket frem

 

 

 

Du kan legge til eller trekke fra flere ulike kombinasjoner til du får det utvalget av personer som du ønsker.

Klikk så på Kopier de utvalgte personer. kommer du til et skjermbilde hvor du gir filen et navn og du  bestemme hvor du vil lagre filen.

 

Alle personer 

Du hopper over muligheten til å selekterer ut personer og kommer hit og programmet vil vise deg et vindu hvor du blir spurt om å sette et 

 

Navn på GEDCOM-filen du skal lage og hvor filen skal lagres

 

Her skal du angi hvor du lagrer filen. Legg den på en plass du vanligvis legger filer du skal bruke igjen slik at du finner den. I tillegg skal du gi filen et navn. Bruk gjerne medlemsnummer i foreningen eller ditt navn. Du trenger ikke skrive .GED bak da programmet ivaretar dette med filtypen. Dermed får du f.eks. et filnavn som db01234.ged

 

Klikk nå OK og du kommer skjermbildet hvor du skal bestemme hva du vil ha med av opplysninger i GEDCM-filen:

 

 

Du kan også velge hvilke biografier du vil ha med. Se mer om dette under Rediger samt nedenfor.

 

Til høyre angir du hvilket karaktersett som skal brukes i filen; ascii (DOS), ansi (Windows), ansel eller UTF-8. Enkelte program kan imidlertid ikke motta alle formater og mottaker bør derfor kontaktes om du er i tvil, men ansel bør en generelt være trygg på at mottaker har i sitt program.

 

Klikk nå OK for hvert av de etterfølgende valgene dine etter du har foretatt dine valg på alle de tema du valgt ved inngangen til GEDCOM-eksport

 

Hvilke hendelser du vil inkludere i filen

 

 

Hvilke kildeopplysninger du vil inkludere i filen

 

 

Hvilke merknader (Biografi) du vil inkludere i filen

 

 

Klikker du her OK vil programmet nå lage GEDCOM-fil med de valg du har foretatt og lagre den der du bestemte hvor filen skulle lagres. Du kan nå sende denne som vedlegg til en e-post, diskett eller CD.

 

Hvis du lager en stor GEDCOM-fil, bør du først lagre filen på din harddisk; bruk deretter PKZIP, WINZIP eller annet komprimeringsprogram til å pakke filen til aktuell media du skap bruke for videresending av filen.

Samtidig som GEDCOM-filen produserer, lages også en liste over filer og bilder som du evt. må sende med som vedlegg. Dette er bare aktuelt dersom du har valgt at slike filer skal være med i det du sender fra deg.

 

Når filen er laget, kan du bruke rutinen for import i et annet program for å overføre alle data til dette (se beskrivelse av aktuelt program om hvordan lese inn en GEDCOM-fil).

 

I en del tilfeller, kan det når du skal benytte GEDCOM-filen som grunnlag for en web løsning, oppstå tilfeller at du kun har et fornavn eller familienavn og mangler det ene eller andre navnet. Det kan da være en løsning å legge inn det manglende navn som _ (understreket), f.eks. Anne Eriksdatter _

En annen løsning kan være å sette et ukjent etternavn i klammeparentes, f.eks. Anne Eriksdatter [ ]

 

Har du en stor database, er det lurt å bruke rutinen utdrag av database til å lage en GEDCOM-fil av begrenset størrelse (100-200 personer). Denne filen kan senere brukes for å teste om andre programmer er i stand til å håndtere dine data.

 

Når du er ferdig med å lage GEDCOM-filen kommer det frem et valg som sier at jobben er ferdig. Trykk OK og du er tilbake til programmets Hovedside. Det er da bare å finne frem GEDCOM-filen der du lagret den og legge den som vedlegg til en e-post eller bruke filen til det du har tenkt.

 

 

GEDCOM AV PERSONER ETTER LISTE

 

En annen måte å velge ut personer til en GEDCOM-fil er etter en person-liste. Listen kan være laget på grunnlag av f.eks. etternavn eller fødested.

 

For å lage en slik liste, gå først til Lister, Ordsøk rapport og angi hva du vil legge som kriteria. Velg deretter Lag Rapport. Når nå kjøringen er ferdig, vil programmet hoppe til Brukerdefinerte rapporter. Her skal du under Inkluder følgende felt kun velge felt nr 1 BK_nummer (husk å justere opp antall tegn og bredde hvis dine BK_nummer er større enn 999). Velg nå Fil og deretter Lag TXT-fil. Gi filen navnet Bksplit.txt.

 

Du returnere så til Gedcom-eksport og fortsetter som vanlig, men i stedet for å foreta blant valgene på skjermet, trykker du <F5>. Det kommer da frem et vindu med teksten Tar med alle personer i filen Bksplit.txt og deres partner og barn.  Denne funksjonen tar også med ektefeller og barn til de valgte personer.

 

Vil du kun ha med personene du har valgt (uten ektefelle og barn), trykk først <F8> og du får teksten Enkelt personer - Ikke familie. Velg deretter <F5> som vil gi teksten Velger alle personer spesifisert i Bksplit.txt.  Du har nå kun valgt enkeltpersoner.

 

NB: Det er forutsatt at Bksplit.txt ligger sammen med datafilene. Om dette valget ikke gir den helt korrekte sammensetning av de personer som du vil kopiere over til en annen database, kan du redigere Bksplit.txt i f.eks. Notepad. Husk å lagre filen i Txt-format.

 

NB:

Når du lager GEDCOM-fil for bruk av andre, bør du alltid vurdere hva du vil VELGE BORT av opplysninger. Det kan være at du i dine data har opplysninger du vil holde for deg selv. Inkluder imidlertid avsender slik at data er tilgjengelig.

Det kan også være en løsning å legge deg selv inn som kilde til alle opplysningene du vil gi fra deg.

 

Alle GEDCOM-filer fra Brother's Keeper laget etter versjoner 6.0.86 vil i begynnelsen av filen opplyse om hvilken versjon av programmet som er benyttet til å lage GEDCOM-filen. Det vil står 6.1.3 hvis filen er laget av BK6.1.3. Dette forenkler omtale av aktuelle GEDCOM-filer. Alle som har filer uten slik angivelse, bør oppdatere sine program.

 

LEGGES IKKE I GEDCOM-FILEN

Tekst du under biografi i Redigert har markert med Skriv aldri ut blir ikke med i GEDCOM-filen. Det samme gjelder tekst du har i ekstern tekstfil hvor teksten starter med #

 

DISTREFF

Distreff er en tjeneste som tilbys medlemmer av DIS-Norge. For å lage en Gedcom-fil for Distreff, gjør du på samme måte som å lage en vanlig GEDCOM-fil som du vil gi andre. Dette er beskrevet ovenfor.

 

Du velger Hele databasen. Når du kommer til neste valg, velger du de hendelser som stemmer med det du vil sende til DISTREFF. Du trenger ikke ta med bilder og Biografi.

 

© Norsk BK ver. 6.3.