Rapports sur mesure
Au menu principal, le menu déroulant sous la tuile Rapports et Listes affiche les styles de rapports : Alphabétique, Numérique, Réf (ordre numérique), et Stradonitz qui offrent l'option de créer des «Rapports sur mesure».
Sous le premier onglet, on peut : fixer les marges, paginer ou non le rapport, définir les pages à imprimer, etc.
Sous le deuxième onglet on décide quelles personnes feront l'objet du rapport.
Les rapports alphabétiques ou les rapports d'anniversaires peuvent inclure tous les individus de la base de données ou seulement les ancêtres ou les descendants du probant. Vous pouvez faire des choix multiples comme par exemple : les ancêtres d'une personne et les descendants d'une autre. Le nombre cumulatif des personnes choisies s'affiche lors de l'inscription de chaque choix de groupe. En cas d'erreur, vous pouvez, en tout temps cliquer sur le bouton Effacer et recommencer la sélection.
Les rapports alphabétiques offrent le choix d'imprimer seulement le nom de jeune fille des femmes ou d'imprimer leur nom de jeune fille et leur nom de femme mariée (peu applicable au Québec). On peut aussi imprimer un alias à chaque individu. Ceci aura pour effet que plusieurs individus seront cités plus d'une fois dans le rapport (une fois sous chaque nom.)
Sous le troisième onglet, vous pouvez définir quels champs seront inclus dans le rapport.
La fenêtre de gauche affiche les «Rapports sur mesure» déjà sauvegardés. (Pour sauvegarder un format de rapport que vous avez créé, cliquez sur Fichier, puis sur Sauvegarder le Rapport.)
La fenêtre de droite affiche une longue liste de champs que vous pouvez inclure dans votre rapport. Pour créer ou modifier un rapport faites un double clic sur le champ désiré. Ce champ sera ajouté à votre rapport. Notez que les champs s'imprimeront dans l'ordre apparaissant dans la fenêtre au centre de l'écran.
La fenêtre du centre affiche les champs que vous avez choisis, le nombre de caractères et la largeur totale du champ lors de l'impression. Pour modifier le numéro du champ, cliquez dans la case de la première colonne; cliquez sur la case de la seconde colonne pour changer le nombre de caractères à imprimer pour ce champ. Par exemple, quand vous imprimez un nom, vous pouvez fixer le nombre de caractères à 30 au lieu de 40. Dans ce champ ainsi raccourci, le programme abrégera les noms trop longs et remplacera le deuxième prénom par une initiale. Vous devrez changer également la largeur à 31 (30 caractères plus une espace) dans la troisième colonne sinon, 10 espaces vides seront insérées après le nom. Selon de besoins de la mise en page, vous pouvez prévoir plus d'espaces pour certaines colonnes ou augmenter la largeur de ce champ.
La largeur totale de votre rapport sera affichée plus bas ainsi que la largeur de votre papier. Cette largeur est basée sur la largeur moyenne du format lettres. Pour imprimer plus de données sur une ligne, choisissez une police de caractères plus petite, réduisez le nombre de caractères et la largeur de certains champs ou imprimez de multiples lignes pour chaque individu en incluant un champ numéro 31 à l'endroit où vous voulez débuter une nouvelle ligne. Vous pouvez aussi commander à l'imprimante d'utiliser le format Paysage au lieu de Portrait et pouvoir ainsi imprimer des lignes plus longues.
Pour imprimer le nom de la première épouse ou la date du premier mariage, choisissez le champ 31. Le champ 98 imprimera les données du dernier mariage du probant et le champ 99 imprimera les données de tous les mariages. Notez que pour afficher un individu et tous(tes) ses conjoint(e)s, vous devez inscrire les champs 2 ou 3 pour afficher son nom et aussi le champ 19 pour le nom de chaque (conjoint(e)s et le champ 99.
Pour imprimer des adresses sur des Étiquettes Laser, choisissez seulement le champ 97. Dans la colonne du nombre de caractères entrez un numéro à quatre chiffres pour les formats d'étiquettes. Les numéros suivants sont acceptés par Brother's Keeper: 5260, 5261, 5262, 5263. Pour les formats papier Européens choisissez 7036, 7037, 7042. Les deux premiers nombres varient souvent, dépendant de la quantité d'étiquettes contenue dans le paquet acheté. Alors, si votre paquet indique, disons 5160, ce sera la même étiquette que les 5260. Imprimez une feuille échantillon des adresses sur du papier ordinaire pour vous assurer que les marges du haut et de gauche sont fixées correctement. (Pour un test sur du papier ordinaire, sans imprimer de nombreuses pages, cliquez sur Rapports et Listes, Numérique et fixer les numéros de départ et de fin à disons quelque chose comme 1 à 30 pour imprimer une seule page.) Quand vous êtes bien certain que l'impression se fera correctement, imprimez sur les étiquettes choisies. Pour définir quelles lignes d'adresses il faut imprimer (par exemple, si vous désirez ajouter un numéro de téléphone à l'étiquette) allez au menu principal et cliquez sur Fichiers, Paramètres, Autres, et indiquez lesquelles des 10 lignes d'adresses que vous voulez imprimer pour chaque individu.
Pour imprimer les cartes 3 x 5 (cartes d'index) choisissez seulement le champ 93. Alors, un clic sur Imprime affichera un écran vous permettant de choisir d'imprimer soit une carte à la fois ou un groupe de 3 cartes pour une imprimante laser.
Le «Rapport sur Mesure» peut être visionné à l'écran, (cliquez Fichier sur la barre de menu et sur Aperçu) sauvegardé en format .TXT (Cliquez sur Fichiers sur la barre de menu et Créer un fichier .TXT.) ou être envoyé directement à l'imprimante. (cliquez Fichiers sur la barre de menu et ensuite Imprimer)
Un "Rapport sur Mesure" peut être sauvegardé sur disque, sous la forme d'un fichier dont les champs sont délimités par des virgules (CSV), qui pourra être lu par un programme de base de données. Pour créer ce fichier à champs délimités - virgule (CSV), choisissez le champ 91. Normalement, un tel fichier porte l'extension .CSV. Cliquez sur Fichiers, créer fichier .TXT et sauvegardez comme fichier CSV quand le champ 91 a été inscrit.
Si vous désirez sauvegarder le format d'un rapport sur mesure pour qu'il soit disponible plus tard, cliquez Fichiers sur la barre de menu et Sauvegarder le Format du Rapport.
Cliquez sur Paramètres, Sauvegarder sur le premier onglet si vous désirez sauvegarder les paramètres actuels (comme la taille des caractères et les marges) pour ce rapport. Alors, la prochaine fois que vous imprimerez un "Rapport sur Mesure", ces paramètres seront utilisés par défaut. Les paramètres sont sauvegardés séparément pour chaque différent format de Rapport sur Mesure (alphabétique, numérique, etc.)