Rapports personnalisés

 

L'utilitaire des Rapports personnalisés est invoqué lors de l'exécution des commandes Rapport alphabétique, Rapport numérique, Rapport par n° de Référence du menu Listes & Rapports de l'écran principal ou Liste d'ascendance personnalisée du menu Ascendance. Vous pouvez personnaliser ces listes ou rapports au moyen de trois onglets d'options :

 

Le premier onglet vous permet de choisir les marges, la pagination du document, c'est à dire l'option d'impression des toutes les pages, des impaires ou des paires.

 

L'option impaires/paires n'est pas disponible aux utilisateurs non enregistrés.

 

Le deuxième onglet permet de sélectionner les personnes à inclure dans le rapport. Lors de l'impression d'un rapport alphabétique ou d'un rapport d'anniversaire, vous avez le choix entre inclure toutes les personnes de la base de données ou une sélection des ascendants et/ou descendants d'une personne. Vous pouvez même sélectionner plusieurs groupes tels que les ascendants d'une personne et les descendants d'une autre personne. Lors de la sélection de chaque groupe, le programme affichera le nombre de personnes sélectionnées. Si vous avez fait une erreur, vous pouvez cliquer le bouton Biffer et recommencer votre sélection.

Dans les rapports alphabétiques, vous pouvez choisir d'imprimer les nom et prénom seulement ou le nom jeune fille et le nom du mari plus le pseudonyme pour chaque personne. Ceci peut causer plusieurs apparitions de la même personne chaque fois sous un nom différent.

 

Dans le troisième onglet, vous précisez les champs à inclure dans le rapport. Dans la partie gauche de cet onglet, vous pouvez choisir un rapport parmi une liste que vous avez sauvegardé précédemment. Pour conserver le format (numéros de champ et longueurs) d'un rapport que vous créez, Cliquez Fichier et puis Enregistrer le format rapport.

La partie droite de l'onglet contient une liste des champs de données que vous pouvez inclure dans votre rapport. Vous pouvez créer ou modifier des rapports en cliquant deux fois sur le champ que vous désirez inclure. Ce champ sera ajouté à votre rapport. Les champs s'imprimeront dans l'ordre où ils apparaissent dans la partie centrale de l'onglet.

La partie centrale de l'onglet montre les champs du rapport ainsi que le nombre de caractères les composant et leur largeur d'impression. Vous pouvez cliquer dans la première colonne pour changer le numéro du champ ou vous pouvez cliquer dans la deuxième colonne pour modifier le nombre de caractères à imprimer pour ce champ. Par exemple, quand vous imprimez le nom d'une personne, vous pouvez ajuster le nombre de caractères de 40 à 30 et le programme réduira la longueur des noms en imprimant l'initiale du second prénom au lieu du mot entier; vous devrez aussi réduire la largeur d'impression de 40 à 30, sinon le système remplira la zone des derniers caractères après le nom avec des espaces. Si vous désirez augmenter l'espace entre deux colonnes, vous pouvez ainsi augmenter la largeur d'impression de la première colonne.

La largeur totale d'impression du rapport sera indiquée au bas de le fenêtre, en même temps que la largeur de votre papier. La largeur est calculée en fonction de la largeur moyenne des caractères d'imprimante. Pour imprimer davantage de caractères, réduisez soit la taille des caractères, soit le nombre de caractères dans certains champs, ou alors imprimez plusieurs lignes par personne en incluant le champ 31 à l'endroit ou vous voulez commencer une nouvelle ligne.

Si parmi les champs sélectionnés vous avez inclus le nom du conjoint ou la date de mariage, le programme imprimera le premier mariage de la personne. Si vous incluez aussi le champ 98 dans votre sélection, le programme imprimera le dernier mariage de la personne; par contre, si le champ 99 est inclus dans votre sélection, le programme imprimera tous les mariages pour chaque personne. Notez que pour imprimer une personne et tous ses conjoints, vous devez inclure le champ 2 ou 3 pour imprimer le nom de la personne, ainsi que le champ 19 pour imprimer le nom du conjoint et le champ 99 pour imprimer tous les conjoints.

 

Pour imprimer les adresses sur des étiquettes laser (autocollantes), sélectionnez le champ 97 comme unique champ. Dans la colonne du nombre de caractères, tapez les quatre chiffres du type d'étiquette. Les numéros suivants sont compatibles avec Brother's Keeper: 5260, 5261, 5262, 5263. Souvent, les deux premiers chiffres varient en fonction de la quantité d'étiquettes dans la boîte d'emballage. Ainsi, si votre paquet indique 5160, il s'agit du même format que le 5260. Faites un essai d'impression d'adresses sur une feuille de papier normal pour vous assurer que vos marges du haut et de gauche sont ajustées correctement avant d'utiliser vos étiquettes laser.

 

Pour imprimer des cartes 3 par 5 pouces (cartes index), choisissez un champ 93 comme premier et unique champ. Dès lors quand vous cliquez Imprimer vous aurez le choix d'imprimer une carte à la fois ou un groupe de 3 cartes pour les imprimantes laser.

 

Le rapport sur mesure peut être imprimé en cliquant Fichier dans la barre des menus, puis Imprimer ou vous pouvez préalablement voir un aperçu à l'écran en cliquant Fichier dans la barre des menus, puis Aperçu avant impression. Pour diriger la sortie de cet utilitaire dans un fichier texte, cliquez Fichier dans la barre des menus et ensuite Créer fichier TXT.

 

Vous pouvez aussi envoyer la sortie de ce rapport sur mesure dans un fichier qui contiendra des virgules délimitant les différents champs. Par la suite, vous pourrez utiliser un programme de base de données (tel que Dbase, Paradox, Access) pour importer ce fichier. Pour créer un fichier délimité par des virgules, incluez le champ 91 dans votre sélection.

 

Pour rappel, si vous souhaitez conserver le format de ce rapport pour des futures utilisations, cliquez Fichier dans la barre des menus et ensuite Enregistrer format.

 

Cliquez le bouton Enregistrer dans le premier onglet si vous désirez conserver les options (telles que caractères d'impression et marges) pour ce rapport. Ainsi, la prochaine fois que vous imprimerez un rapport sur mesure, le programme utilisera les options que vous avez enregistré précédemment. Ces options sont enregistrées séparément pour chaque type de rapport sur mesure (alphabétique, numérique, etc..).