Tâches
Il y a deux types de tâches ou recherches à effectuer. Un de ces types est Général et n'est attaché à aucune personne. Le type de tâche ou recherche dans l'écran Édition est attaché à une personne ; cet onglet Tâches présente la grille contenant les colonnes suivantes :
Date : Cette colonne peut contenir la date à laquelle vous avez entré la tâche à effectuer, ou la date où vous avez commencé une recherche. Vous pouvez aussi cliquer deux fois la colonne date et entrer deux dates, par exemple une date de départ et une date de fin.
Statut : Cette colonne contient un menu déroulant qui présente une liste de statuts qui sont blanc, planifiée, commencée, en cours, terminée.
Description : Cette colonne peut contenir un maximum de 120 caractères décrivant la tâche ou la recherche à effectuer. Si vous désirez plus d'espace pour une description plus longue, placez une courte description dans cette colonne et placez le plus long texte dans le cadre du haut ; ce dernier peut contenir jusqu'à 22.000 caractères.
Lieu : Cette colonne peut contenir un lieu ou un endroit. Pour trouver un lieu existant dans votre base de données, tapez les deux ou trois premières lettres et appuyez sur F8. Si vous projetez de vous rendre dans une certaine ville, vous pouvez imprimer une liste de 'A faire' pour cette ville.
Dépôt : A la place du lieu ou en plus de celui-ci, vous pouvez entrer un nom de dépôt d'archives. En cliquant la colonne Dépôt, le système ouvrira une fenêtre ou vous pourrez faire votre choix de dépôt parmi la liste proposée ou enregistrer/créer un nouveau dépôt.
Type : Cette colonne est un menu déroulant montrant une liste de types tels que : blanc, recherche, correspondance ou autre. Si vous utilisez cette colonne, vous pourrez par la suite imprimer une liste de tâches d'un certain type.
Priorité : Vous pouvez assigner une priorité à chaque tâche, qui peut être blanc, basse, moyenne ou haute. Ceci est pratique si vous voulez imprimer une liste de tâches qui ont une haute priorité.
Toutes les tâches à faire peuvent être imprimées à partir ce cet écran, ou pour une impression plus détaillée, cliquez Listes & Rapports > Recherche/Liste de Tâches dans l'écran d'accueil.