Eigene Listen
Mit dem Menü Listen im Hauptschirm und dann Alphabetische Liste, Numerische Liste oder Liste nach Referenzen oder mit dem Menü Vorfahren und dann Ahnentafel, eigene Liste kommen Sie in die Betriebsart zum Erzeugen eigener, selbst zusammengestellter Listen.
Mit der 1. Registerkarte stellen Sie Seitenränder, Seitennummern usw. ein.
In der 2. Registerkarte legen Sie die Personen für diese Auswertung fest.
Für Alphabetische Listen oder Geburtstags-/Jubiläumslisten können Sie alle Personen des Datensatzes einschließen oder die Vorfahren und/oder Nachkommen einer Person. Sie können mehrere Personengruppen wählen, z.B. Vorfahren einer Person und die Nachkommen einer anderen. Für jede Gruppe wird die Anzahl der gewählten Personen angezeigt. Falsche Eingaben können Sie mit der entsprechenden Schaltfläche löschen und die Auswahl erneut vornehmen.
Für die alphabetische Liste können Sie wählen, ob für jede Person nur der Geburtsname oder der Geburtsname und der angeheiratete Name und der alternative Name ausgegeben werden soll. Das führt dazu, dass etliche Personen mehrmals in der Liste aufscheinen (einmal unter jedem Namen)
In der 3. Registerkarte können Sie auswählen, welche Felder in der Liste ausgegeben werden sollen.
Auf der linken Seite der 3. Registerkarte können Sie die Zusammenstellung von Listen aus früheren Auswertungen erneut aufrufen. (Zum Speichern eines Listenformates wählen Sie Datei, dann Listenformat sichern.)
Auf der rechten Seite der 3. Registerkarte ist eine Liste von Feldern, die in die Auswertung aufgenommen werden können. Sie können die Auswertung erstellen oder ändern, indem Sie auf das gewünschte Feld doppelklicken. Dieses Feld wird dann in Ihre Auswertung aufgenommen. Die Felder werden in der Reihenfolge ausgegeben, in der sie im mittleren Bereich des Bildschirmes zu sehen sind.
Der mittlere Bereich zeigt die Felder für diese Auswertung, zusammen mit der Anzahl der Zeichen in jedem Feld und der Druckbreite. Sie können in die erste Spalte klicken und die Feldnummer ändern oder Sie klicken in die zweite Spalte, um die Anzahl der auszugebenden Zeichen für dieses Feld zu ändern. Sie können z.B. die Zeichenzahl für Namen von 40 auf 30 reduzieren, und es werden alle langen Namen gekürzt, indem bei Bedarf mittlere Vornamen durch Initialen ersetzt werden. Es sollte dann auch die Breite auf 30 verringert werden, da sonst 10 Leerzeichen hinter den Namen geschrieben werden. Wollen Sie mehr Platz hinter einer bestimmten Spalte, können Sie die Breite für dieses Feld vergrößern.
Die Gesamtbreite der Liste wird, zusammen mit der Papierbreite, unten angezeigt. Die Breite basiert auf der durchschnittlichen Zeichenbreite. Wenn Sie mehr drucken wollen als in die Zeile passt, wählen Sie eine kleinere Font-Größe oder reduzieren Sie die Zeichenzahl in bestimmten Feldern oder drucken Sie mehrere Zeilen für jede Person indem Sie dort, wo eine neue Zeile beginnen soll, Feld 31 einschließen. Sie können auch den Drucker von Hoch- in Querformat ändern, um mehr Informationen in pro Zeile unterzubringen.
Wenn Sie als eines der Felder den Namen des Gatten oder das Heiratsdatum angeben, wird normalerweise die erste Heirat dieser Person ausgegeben. Wird Feld 98 eingeschlossen, wird die letzte Ehe dieser Person ausgegeben. Wird Feld 99 eingeschlossen, werden alle Ehen der Person ausgegeben. Hinweis: Um eine Person mit allen ihren Ehepartnern zu zeigen ist Feld 2 oder 3 zum Anzeigen des Namens der Person und ebenfalls Feld 19 für den Namen des Ehegatten und ebenfalls Feld 99 zur Ausgabe aller Gatten zu wählen.
Mit Feld 86, 87 oder 88 als erstem und einzigem Feld können Sie Informationen als Abschnitt ausgeben. Dabei werden für die gewählten Personen die Informationen ausgegeben, die in den Optionen bei "Buch, Register" festgelegt sind.
Um Adressen auf Laser-Etiketten zu drucken, wählen Sie Feld 97 als einziges Feld. In das Feld für die Zeichenzahl geben Sie die vierstellige Etikettennummer an. Folgende Nummern können von Brother' Keeper verarbeitet werden: 5260, 5261, 5262 und 5263 für das US Format oder 7036, 7037und 7042 für das DIN A4 Format. Die ersten beiden Ziffern können abhängig von der Verpackungseinheit (Anzahl der Etikettenblätter im Karton) unterschiedlich sein. Steht also 5160 auf der Verpackung, handelt es sich um das gleiche Etikettenformat wie bei 5260. Machen Sie einen Musterausdruck auf Normalpapier, um sicherzustellen, dass der obere und linke Seitenrand korrekt eingestellt ist. (Um bei einem Test-Ausdruck auf Normalpapier mit vielen Adressen nicht zu viele Seiten unnötig zu bedrucken, können Sie bei Listen, numerische Liste, den Anfang und das Ende der BK Nummern irgendwo bei 1 und 30 einstellen, um nur eine Testseite zu drucken.) Dann, wenn Sie sicher sind, dass der Ausdruck korrekt ist, drucken Sie auf das Etikettenpapier. Um festzulegen, welche Adresszeilen gedruckt werden (wenn z.B. auch die Telefon Nr. auf das Etikett gedruckt werden soll) gehen Sie im BK Hauptschirm auf Datei, Optionen, Sonstiges und geben vor, welche der 10 Adresszeilen zu jeder Person gedruckt werden sollen.
Zum Drucken von 3 x 5 Karten (Indexkarten) wählen Sie Feld 93 als erstes und einziges Feld. Wenn Sie nun auf Drucken klicken, erscheint ein Auswahlschirm um festzulegen, ob jeweils nur eine Karte gedruckt werden soll oder jeweils eine Gruppe von 3 Karten mit Laserdrucker.
Selbst zusammengestellte Listen können Sie drucken (mit Datei im oberen Menü und dann Drucken) oder am Bildschirm ansehen (mit Datei im oberen Menü und dann Vorschau) oder in eine Text-Datei speichern (mit Datei im oberen Menü und dann TXT-Datei erstellen)
Die selbst zusammengestellte Liste kann auch als Datei mit Komma-begrenzten Daten ausgegeben werden. Diese kann dann von einem Tabellenkalkulations- oder Datenbankprogramm (z.B. MS Excel oder MS Access) importiert werden. Eine Datei mit Komma-begrenzten Daten erstellen Sie, indem Sie Feld 91 in Ihre Liste der gewünschten Felder aufnehmen. Normalerweise hat eine Komma-begrenzte Datei die Endung .CSV (steht für Comma Separated Value). Unter "Datei", "TXT-Datei erstellen" können Sie die Datei als CSV Datei speichern, wenn Feld 91 aufgerufen wurde.
Soll die Zusammenstellung der Liste gespeichert werden, so dass sie in Zukunft wieder verwendet werden kann, wählen Sie Datei im oberen Menü und dann Listenformat speichern.
Klicken Sie auf das Schaltfeld "Optionen sichern" auf der ersten Registerkarte, wenn die derzeitigen Optionen (z.B. Fontgröße und Seitenränder) der Liste gesichert werden sollen. Beim nächsten Ausdruck einer Liste werden dann die zuvor gesicherten Optionen aktiviert. Diese Optionen werden separat für die unterschiedlichen Listen (Alphabetische Liste, Numerische Liste usw.) gespeichert.