Na co se zaměřit při výběru ekonomického systému 

            Ekonomických systémů jsou na trhu řádově stovky a zcela určitě si mezi nimi každý zájemce vybere. Potenciální uživatel má k dispozici širokou nabídku komplexních ekonomických systémů, kde účetnictví je pouze jedním z modulů, přičemž samotná aplikace dále nabízí skladové hospodářství, personalistiku, ale třeba také manažerské nadstavby apod. Softwarové řešení celé ekonomické problematiky tedy můžete pořídit od jednoho výrobce. Na druhé straně jsou nabízeny specializované produkty, určené pro řešení specifické části ekonomické problematiky firmy, což může být zmíněná personalistika, ale také třeba evidence docházky zaměstnanců nebo vedení knihy jízd.

            V Přehledu ekonomických systémů jsou obsaženy produkty různých typů, určené pro nasazení v odlišných oblastech. Uživatelům, kteří právě hledají svůj první ekonomický systém, případně uvažují o změně stávajícího, předkládáme stručný návod, jak vybírat produkt z této oblasti.

            Přehled ekonomických systémů je zaměřen zejména na produkty pro menší a střední firmy. Mnozí producenti ekonomických systémů však vyvíjejí natolik univerzální software, že jeho uživateli jsou fyzické osoby-podnikatelé s pěti zaměstnanci i obrovské firmy, u nichž počet pracovníků jde do stovek. Následující „kuchařka“ pro výběr toho prvého produktu se však vztahuje na malé a střední firmy.

            V prvé řadě je potřeba uvědomit si, že v dnešní době by ekonomický systém v žádném případě neměl sloužit  jen jako prostředek pro získání podkladů pro následné splnění všech zákonných povinností firmy vůči státním orgánům (daňové přiznání pro finanční úřad, přehledy pro sociální zabezpečení a zdravotní pojišťovny). I z tohoto důvodu je používán termín ekonomický systém a nikoli účetní program, který je obvykle jen jednou z jeho částí. Prostým pohledem do účetnictví zjistí dobrý manažer, jak na tom jeho firma je a jaká opatření je třeba přijmout. Sestavení daňového přiznání je až následná věc, přičemž bez kvalitních ekonomických dat vypovídajících o finančním stavu firmy nelze provádět ani dnes tak populární optimalizaci daňového základu. Účetní evidence tedy musí sloužit zejména pro interní potřeby firmy.

            Ještě než začnete vybírat ekonomický systém, měli byste si ujasnit, zda budete účtovat v soustavě jednoduchého nebo podvojného účetnictví. Je samozřejmě potřeba respektovat zákonná omezení. Obchodní zákoník říká, že podnikatelé, kteří nejsou zapsáni v obchodním rejstříku, mohou účtovat v soustavě jednoduchého účetnictví, pokud v ní budou účtovat po celé účetní období. Stejný právní předpis, avšak v jiném paragrafu, dále stanoví, že do obchodního rejstříku se povinně zapisují obchodní společnosti (např. akciová společnost) a družstva a dále fyzické osoby-podnikatelé, pokud:

•	výše výnosů nebo příjmů podnikatele (snížených o daň z přidané hodnoty, je-li součástí výnosů nebo příjmů) dosáhla v průměru za dvě po sobě bezprostředně následující účetní období částku 120 milionů Kč,
•	podnikatel provozuje živnost průmyslovým způsobem (§ 7a živnostenského zákona),
•	povinnost zápisu stanoví zvláštní právní předpis.

Podle zákona o účetnictví mohou v soustavě jednoduchého účetnictví dále účtovat:

•	občanská sdružení, jejich organizační jednotky, které mají právní subjektivitu, církve a náboženské společnosti a jejich útvary, které mají právní subjektivitu, sdružení právnických osob a nadační fondy, pokud jejich veškeré příjmy nedosáhly výše 6 000 000 Kč,
•	obecně prospěšné společnosti, společenství vlastníků jednotek a ostatní účetní jednotky, o nichž to stanoví zvláštní právní předpis.

Z uvedeného vyplývá, že většina drobných podnikatelů může účtovat v soustavě jednoduchého účetnictví. Nic jim však nebrání, aby účtovali v podvojném účetnictví, které je mnohem přehlednější a dovoluje např. lépe zohlednit všechny náklady a výnosy vztahující se k účetnímu období. Vzhledem k tomu, že již několik let se vedou diskuse na téma výrazného omezení okruhu subjektů, které budou moci účtovat v jednoduchém účetnictví, je minimálně vhodné zjistit si, zda firma, od které chcete zakoupit jednoduché účetnictví, nabízí také produkt pro podvojné účetnictví.  Poměrně rychle by se vám totiž mohlo stát, že zakoupený ekonomický systém účtující jen v soustavě jednoduchého účetnictví bude pro vaši firmu  k ničemu a budete muset investovat další prostředky do jiného systému.

            Druhý důležitý okruh při výběru ekonomického systému by se dal shrnout pod pojem komplexnost. Ekonomický systém by měl být schopný řešit celou agendu firmy. Používat program jednoho výrobce pro vlastní účetnictví, další pro zpracování mzdové evidence, třetí pro skladové hospodářství apod. je přinejmenším nepraktické. V našich končinách sice nalezneme pár příkladů, kdy několik firem vzájemně spolupracuje a každá vyrábí určitou komponentu ekonomického systému, přičemž je zabezpečena určitá míra kompatibility. Jedná se však o proces "slepování", kdy kompatibilita nemusí být stoprocentní, přenos dat možný jen do určité míry, každá komponenta má vlastní adresář kontaktů apod. Zejména u menších a středních firem je obvykle možné najít ekonomický systém jediného výrobce, který bude schopný zabezpečit zpracování všech agend firmy a využívat přitom synergických efektů provázanosti těchto agend.

            Při úvahách o nákupu nového ekonomického systému byste si dále měli ujasnit, které komponenty (obvykle nazývané moduly) potřebujete ihned a jaké připadají v úvahu do budoucnosti. Váš výběr by se následně měl omezit jen na produkty, které všechny tyto komponenty obsahují a lze je (za výhodných podmínek) kdykoli dokoupit.

            Nově zaváděné řešení musí být moderní, což platí i  případě ekonomických systémů. Implementovat již v okamžiku nasazení zastaralou technologii je nesmyslné. Není vůbec dávno doba, kdy většina ekonomických systémů fungovala pod operačním systémem MS DOS. Dnes se jedná se o morálně zcela zastaralé aplikace, jejichž nasazení je u většiny firem naprosto nevhodné. Vyberte si ekonomický systém plně pracující ve Windows, jen takto budete moci využívat všechny dnes standardně nabízené funkce. Komfort práce v grafickém uživatelském prostředí Windows, tiskové sestavy atd. nelze vyvážit jakýmikoli výhodami operačního systému MS DOS. Drtivá většina uživatelů nemusí mít žádný strach, že by jejich počítač nebyl dostatečně výkonný, aby na něm mohli provozovat ekonomický systém pro Windows. Postačí před samotnou koupí ekonomického systému ověřit programem vyžadované hardwarové nároky počítače a porovnat je se skutečností.

            Malá či střední firma si po ujasnění svých požadavků bude obvykle schopna vybrat mezi tzv. krabicovými produkty. Jejich společnou charakteristikou je instalace a implementace vlastními silami, prováděná tedy samotným uživatelem produktu. Toto službu lze samozřejmě objednat také u výrobce nebo autorizovaného distributora, avšak za příplatek. Pokud by vám nicméně standardně nabízené krabicové řešení nevyhovovalo, většina výrobců ekonomických je schopna svůj standardní produkt upravit na míru vašim potřebám, zaplatíte však i několikanásobek ve srovnání s krabicovým řešením.

            Produktů je na trhu opravdu mnoho a liší se nejen svou kvalitou, ale samozřejmě také cenou. Stejně jako v ostatních oblastech i u ekonomických systémů platí, že šetřit se nevyplácí, avšak nejdražší produkt nemusí být nutně nejkvalitnější. Software, jehož cena je i několikanásobně dražší než cena na první pohled obdobného produktu, se může velice rychle zaplatit zefektivněním práce.

            Při porovnávání cenových nabídek nezapomeňte na zázemí, které vám výrobce poskytuje. Jedná se o to, zda po zakoupení produktu budete moci využívat telefonickou a e-mailovou podporu výrobce a jak dlouho. Některé firmy v ceně nabízejí odbornou instalaci, případně si tuto službu lze zakoupit zvlášť, stejně jako absolvovat školení.

            V oblasti účetnictví a daní se legislativa stále poměrně překotně vyvíjí. Výrobce ekonomického systému by proto měl garantovat promítnutí změn v zákonech a vyhláškách do funkcí programu. Tuto skutečnost je vhodné si prověřit, protože u některých produktů se jedná o placenou službu.

            Nejlepší způsob, jak při výběru ekonomického systému nešlápnout vedle, je vyzkoušení několika produktů v praxi a až následné rozhodnutí, který z nich zakoupíte. K tomu slouží tzv. demoverze, tedy časově nebo funkčně limitované varianty programu, které lze stáhnout z internetových stránek výrobců ekonomických systémů, případně si vyžádat zaslání na CD-ROM (obvykle se jedná o službu zdarma nebo za poštovné, tedy do 100 Kč). Mnoho ekonomických systémů dnes není k vyzkoušení nabízeno ve formě demoverze, ale tzv. start nebo lite verze. Terminologie se různí, jde však vždy o to, že je vám zcela zdarma nabídnuta plná verze produktu, ve které můžete plnohodnotně účtovat, pokud např. máte méně než 300 záznamů v účetním deníků za rok. Nejmenší firmy a podnikatelé tak vlastně mohou účtovat zcela zdarma i několik let, ti ostatní mají možnost si produkt vyzkoušet opravdu do detailů.

Ing. Michal Přádka