FEIS v akci


PAPIRIUS je s FEISem víc než spokojen

PAPIRIUS je česká podoba amerického snu. Ze skromných začátků před sedmi lety, kdy jeho dva osmnáctiletí zakladatelé rozváželi drobné objednávky kancelářských potřeb v ruksaku pražskou městskou hromadnou dopravou, se rozrostla na největšího dodavatele papírnického zboží v České republice. Zaměstnává nyní přes 300 lidí, zboží rozváží typickými červenými dodávkami a zásobuje víc než 16 000 zákazníků po celé České republice. Vloni vzrostl obrat firmy o závratná 103% oproti předchozímu roku.

Heslem firmy Papirius je: "Nechceme, abyste byli spokojeni. Chceme, abyste byli nadšeni!" Řídit se těmito zásadami je pro jeho dodavatele často hrozivé, ale v případě MERLINu se zdá, že všechno je na dobré cestě. Od dubna 2000 bylo postupně v Papiriusu nainstalováno sedm modulů systému FEIS, od základního Účetnictví až po Rozpočty a Grafy, a vedoucí IT v Papiriusu Marek Přidálek se o nich vyjadřuje pouze kladně. "Byli jsme velice nespokojeni s naším původním informačním systémem. Měli jsme velké problémy s konverzí dat, a jelikož byl systém zahraniční, bylo občas dost náročné provádět i celkem základní české účetní operace. Nutně jsme potřebovali rychlý informační systém, a potřebovali jsme ho nejpozději včera". Nakonec byl z deseti dalších informačních systémů vybrán FEIS díky své rychlosti, spolehlivosti, uživatelsky příjemnému prostředí a výkonnosti.

Největší výzvou byl v průběhu implementace pro MERLIN rychlý převod dat z roku 1999 z původního systému do FEISu. Jak říká Přidálek: "Objem dat v naší společnosti je opravdu obrovský, ale byli jsme rozhodnuti zvládnout už se systémem FEIS účetní uzávěrku pro rok 1999. Ačkoli jsme začali až v dubnu, s pomocí modulu pro import dat, který firma MERLIN vytvořila speciálně pro nás, jsme vše stihli v termínu."

Přiznává, že na začátku měl obavy, zda systém bude skutečně schopen zpracovávat tolik dat dostatečně rychle "Pro zajímavost uvádím, že denně zpracováváme na 2500 faktur - jen těch přijatých bylo vloni okolo 250 000," vysvětluje. "To jsou ohromná čísla, ale k mé úlevě FEIS vše zpracovává rychle a bez problémů. Rozhodně nemusíme čekat se založenýma rukama, až se zrealizuje nějaká operace."

Přidálek shrnuje: "Nechci chválit, ale zatím to vypadá, že výběr FEISu byla vážně výhra. Naši zaměstnanci se rychle naučili se systémem pracovat díky přehlednosti prostředí Windows, v kterém systém pracuje, a kdykoli jsme měli problémy (a těch nebylo mnoho), MERLIN je bleskově vyřešil. Zavoláme nebo pošleme e-mail na jejich hotline a oni vždy okamžitě reagují.

Sám Přidálek zatím doporučil FEIS dalším třem společnostem, které daly na jeho radu a jsou, jak uvádí, velmi spokojeny se svým rozhodnutím.

 

Bezproblémový růst Factoringu KB

Většina ředitelů si může nechat jen zdát o takovém růstu, jaký zažívá Factoring KB, stoprocentní dceřiná společnost Komerční banky.

Za tři roky své existence se Factoring KB rozvíjel téměř exponenciálně a jeho obrat v roce 1999 dosáhl téměř 4,3 miliardy Kč. Každý měsíc zpracovává tisíce faktur a má pevné vedoucí postavení v tomto relativně novém oboru podnikání - předfinancování obchodů na základě odkupu pohledávek s úrokem a za poplatek.

Tento raketový vzestup byl ovšem ještě vzdálenou budoucností, když se v roce 1997 konalo přísné výběrové řízení na informační systém pro nově vzniklou společnost, který by se vyrovnal se specifickými požadavky faktoringu i s normální účetní agendou.

Společnosti, které se výběrového řízení zúčastnily, ovšem brzo zjistily, že zvládnout složité mechanismy procesu faktoringu není nic snadného. Systém musel například zvládnout: podrobné informace o klientech od adresy společnosti po limity předfinancování a dohodnutou výši úroku; průběžné sledování míry rizika u každého klienta, přehledy o termínech plateb a rozesílání upomínkových dopisů na zpožděné platby; automatické přepočítávání úrokových sazeb při změně základní sazby; automatické párování přijatých plateb se splatnými fakturami. Musel si také dokonale rozumět s účetním systémem společnosti.

"Řešení firmy MERLIN, kombinující FEIS a FAKTORING, speciálně vytvořený faktoringový modul, jsme zvolili z několika důvodů," říká Robert Šmuk, manažer informačních systémů ve společnosti Factoring KB.

"Nejdůležitějším z nich byla patrně skvělá pověst FEISu, na který jsme se informovali u několika uživatelů, stabilita MERLINu, protože jsme potřebovali dlouhodobého důvěryhodného partnera, a samozřejmě kvalita odpovídající ceně a přitažlivost uživatelského prostředí," říká Šmuk.

Tehdy si nikdo neuvědomil, jak brzo náhlý nárůst objemu obchodů podrobí řešení firmy MERLIN tvrdé zkoušce. Klíčovými vlastnostmi se měla stát stabilita systému a schopnost zpracovávat velké množství dat.

FEIS a FACTORING prokázaly, že jsou schopné zvládnout všechny tyto neočekávané požadavky. "V jedné chvíli jsme měli potíže a systém pracoval velmi pomalu," říká Šmuk. "MERLIN měl však dojem, že je to spíše hardwarový problém, než chyba jejich systému. Aby pravdivost svého tvrzení dokázali, zapůjčili nám mnohem výkonnější server. A rychlost se skutečně podstatně zvýšila."

Velmi těsná spolupráce s MERLINem pokračuje i nadále. Manažerský informační systém, který MERLIN vyvinul na pomoc každodennímu rozhodování manažerů, se bude instalovat koncem roku. Byly také zavedeny šifrovací postupy, aby bylo možno uplatnit zákon o elektronickém podpisu, jakmile počátkem roku 2001 vstoupí v platnost, a s jeho pomocí ušetřit čas při současném zachování bezpečnosti dat. Kromě toho se systém průběžně zdokonaluje na základě těsné spolupráce mezi dnes už vysoce specializovaným faktoringovým týmem MERLINu a odpovídajícími pracovníky společnosti Factoring KB.

Podle Šmuka Factoring KB může bez obav doporučit řešení společnosti MERLIN i jiným podnikům. Důkazem toho jsou jednání s jednou zahraniční firmou, která se zajímá o faktoringový informační systém.

"Nejdůležitější byla patrně skvělá pověst FEISu."
Robert Šmuk, manažer informačních systémů Factoring KB.

 

FEIS zkoumá pod lupou výdaje ve zdravotnictví

Tam, kde jsou na denním pořádku otázky života a smrti, má finanční papírování často nízkou prioritu. Ekonomika zdravotnického sektoru je však nyní v centru pozornosti veřejnosti a mnohé nemocnice v České republice už podnikly závažné kroky, aby si zajistily co nejefektivnější využívání svých zdrojů.

Mezi průkopníky zavádění finančních informačních systémů ve zdravotnictví patří nemocnice v Ústí nad Orlicí a Všeobecná nemocnice v Náchodě ve východních Čechách. Po přísném výběrovém řízení se obě rozhodly pro FEIS od firmy MERLIN. Obě nemocnice hledaly řešení pro podobné problémy. Jejich stávající systémy dosáhly hranic svých možností a nedokázaly se vyrovnat s požadavky práce v síťovém prostředí a se stále rostoucím objemem zpracovávaných dat. V jednotlivých odděleních nemocnice se zpracovávalo mnoho vzájemně neslučitelných přehledů pomocí tabulkových procesorů, což znamenalo, že data se musela mnohokrát znovu ručně vkládat. Výsledkem bylo velké množství chyb a vysoké administrativní náklady. Kromě toho nemocnice trápil ještě jeden tíživý problém - zbytečné ztráty mnoha léků, které zůstaly na skladě tak dlouho, že vypršela doba jejich trvanlivosti.

Podle Martina Procházky, ředitele nemocnice v Ústí nad Orlicí, zařízení se šedesátiletou tradicí, patřily k nejdůležitějším kritériím pro výběr FEISu jeho vysoká bezpečnost a spolehlivost dat, kterou zajišťuje databázový server firmy Oracle a technologie klient-server.

"Potřebovali jsme spolehlivý systém a můžu s potěšením konstatovat, že za čtyři roky, co FEIS máme, nikdy nezhavaroval a že jsme nikdy neměli potíže se ztracenými nebo poškozenými daty." Poukazuje rovněž na přesně vyčíslitelné úspory materiálu, umožněné modulem Sklad. Ten omezil zbytečné ztráty, protože poskytuje mnohem lepší přehled o lécích, které jsou na skladě kdekoli v nemocnici, a o době jejich trvanlivosti.

Všeobecná nemocnice v Náchodě, která má asi 550 lůžek a pokrývá širokou škálu výkonů od ambulance po oddělení intenzivní péče a kardiologie, má s FEISem mnohem kratší zkušenost - instalovala jej na konci roku 1999. I tam se však už projevily pozitivní výsledky. Vlastimil Šipl, výkonný ředitel, říká: "Když jsme překonali drobné interní problémy, které se vždycky objeví, když začínáte používat nový systém, můžeme říct, že naše zkušenost je jednoznačně pozitivní. Už teď jsme ušetřili částku rovnající se platu tří zaměstnanců."

Ovšem i ten nejlepší systém není k ničemu, pokud se s ním nesžijí uživatelé. Nemocniční personál ovšem na rozdíl od svých protějšků z podnikatelské sféry mívá jen velmi malé zkušenosti s počítači.

To měl na paměti i implementační a školicí tým MERLINu, říká Hana Kottnauerová, konzultantka mnoha nemocničních projektů. "Mnozí zdravotničtí pracovníci se ještě nikdy s počítači v praxi nesetkali, takže jsme museli školení k systému FEIS začínat velmi citlivým a netechnickým způsobem, abychom je hned na začátku neodradili." Pomohla i vynikající týmová práce, která je v nemocnicích obvyklá. "Lidé se učí i od sebe navzájem," vysvětluje Kottnauerová.

Ladislav Tichý, ředitel nemocnice v Náchodě, shrnuje: "Přístup specialistů MERLINu, kteří pomáhali našim pracovníkům přejít na nový, neznámý systém, byl příkladný." MIS Hospital, nový manažerský systém MERLINu pro řízení nemocnic, který nabízí vedoucím pracovníkům hloubkové analýzy nejrůznějších otázek, od standardů péče na různých odděleních přes celkovou rozvahu po hodiny odpracované zdravotnickým personálem jednotlivých úrovní, byl zaveden v nemocnici v Pardubicích.

"Za čtyři roky, co máme FEIS, jsme nikdy neměli potíže se ztracenými nebo poškozenými daty."
Martin Procházka, ředitel nemocnice. FEIS.