PAPIRIUS je s FEISem víc než spokojen
PAPIRIUS je česká podoba amerického snu. Ze skromných začátků
před sedmi lety, kdy jeho dva osmnáctiletí zakladatelé rozváželi
drobné objednávky kancelářských potřeb v ruksaku pražskou městskou
hromadnou dopravou, se rozrostla na největšího dodavatele papírnického
zboží v České republice. Zaměstnává nyní přes 300 lidí, zboží rozváží
typickými červenými dodávkami a zásobuje víc než 16 000 zákazníků
po celé České republice. Vloni vzrostl obrat firmy o závratná 103%
oproti předchozímu roku.
Heslem firmy Papirius je: "Nechceme, abyste byli spokojeni. Chceme,
abyste byli nadšeni!" Řídit se těmito zásadami je pro jeho dodavatele
často hrozivé, ale v případě MERLINu se zdá, že všechno je na dobré
cestě. Od dubna 2000 bylo postupně v Papiriusu nainstalováno sedm
modulů systému FEIS, od základního Účetnictví až po Rozpočty a Grafy,
a vedoucí IT v Papiriusu Marek Přidálek se o nich vyjadřuje pouze
kladně. "Byli jsme velice nespokojeni s naším původním informačním
systémem. Měli jsme velké problémy s konverzí dat, a jelikož byl
systém zahraniční, bylo občas dost náročné provádět i celkem základní
české účetní operace. Nutně jsme potřebovali rychlý informační systém,
a potřebovali jsme ho nejpozději včera". Nakonec byl z deseti dalších
informačních systémů vybrán FEIS díky své rychlosti, spolehlivosti,
uživatelsky příjemnému prostředí a výkonnosti.
Největší výzvou byl v průběhu implementace pro MERLIN rychlý převod
dat z roku 1999 z původního systému do FEISu. Jak říká Přidálek:
"Objem dat v naší společnosti je opravdu obrovský, ale byli jsme
rozhodnuti zvládnout už se systémem FEIS účetní uzávěrku pro rok
1999. Ačkoli jsme začali až v dubnu, s pomocí modulu pro import
dat, který firma MERLIN vytvořila speciálně pro nás, jsme vše stihli
v termínu."
Přiznává, že na začátku měl obavy, zda systém bude skutečně schopen
zpracovávat tolik dat dostatečně rychle "Pro zajímavost uvádím,
že denně zpracováváme na 2500 faktur - jen těch přijatých bylo vloni
okolo 250 000," vysvětluje. "To jsou ohromná čísla, ale k mé úlevě
FEIS vše zpracovává rychle a bez problémů. Rozhodně nemusíme čekat
se založenýma rukama, až se zrealizuje nějaká operace."
Přidálek shrnuje: "Nechci chválit, ale zatím to vypadá, že výběr
FEISu byla vážně výhra. Naši zaměstnanci se rychle naučili se systémem
pracovat díky přehlednosti prostředí Windows, v kterém systém pracuje,
a kdykoli jsme měli problémy (a těch nebylo mnoho), MERLIN je bleskově
vyřešil. Zavoláme nebo pošleme e-mail na jejich hotline a oni vždy
okamžitě reagují.
Sám Přidálek zatím doporučil FEIS dalším třem společnostem, které
daly na jeho radu a jsou, jak uvádí, velmi spokojeny se svým rozhodnutím.
Bezproblémový růst Factoringu KB
Většina ředitelů si může nechat jen zdát o takovém růstu, jaký
zažívá Factoring KB, stoprocentní dceřiná společnost Komerční banky.
Za tři roky své existence se Factoring KB rozvíjel téměř exponenciálně
a jeho obrat v roce 1999 dosáhl téměř 4,3 miliardy Kč. Každý měsíc
zpracovává tisíce faktur a má pevné vedoucí postavení v tomto relativně
novém oboru podnikání - předfinancování obchodů na základě odkupu
pohledávek s úrokem a za poplatek.
Tento raketový vzestup byl ovšem ještě vzdálenou budoucností, když
se v roce 1997 konalo přísné výběrové řízení na informační systém
pro nově vzniklou společnost, který by se vyrovnal se specifickými
požadavky faktoringu i s normální účetní agendou.
Společnosti, které se výběrového řízení zúčastnily, ovšem brzo
zjistily, že zvládnout složité mechanismy procesu faktoringu není
nic snadného. Systém musel například zvládnout: podrobné informace
o klientech od adresy společnosti po limity předfinancování a dohodnutou
výši úroku; průběžné sledování míry rizika u každého klienta, přehledy
o termínech plateb a rozesílání upomínkových dopisů na zpožděné
platby; automatické přepočítávání úrokových sazeb při změně základní
sazby; automatické párování přijatých plateb se splatnými fakturami.
Musel si také dokonale rozumět s účetním systémem společnosti.
"Řešení firmy MERLIN, kombinující FEIS a FAKTORING, speciálně vytvořený
faktoringový modul, jsme zvolili z několika důvodů," říká Robert
Šmuk, manažer informačních systémů ve společnosti Factoring KB.
"Nejdůležitějším z nich byla patrně skvělá pověst FEISu, na který
jsme se informovali u několika uživatelů, stabilita MERLINu, protože
jsme potřebovali dlouhodobého důvěryhodného partnera, a samozřejmě
kvalita odpovídající ceně a přitažlivost uživatelského prostředí,"
říká Šmuk.
Tehdy si nikdo neuvědomil, jak brzo náhlý nárůst objemu obchodů
podrobí řešení firmy MERLIN tvrdé zkoušce. Klíčovými vlastnostmi
se měla stát stabilita systému a schopnost zpracovávat velké množství
dat.
FEIS a FACTORING prokázaly, že jsou schopné zvládnout všechny tyto
neočekávané požadavky. "V jedné chvíli jsme měli potíže a systém
pracoval velmi pomalu," říká Šmuk. "MERLIN měl však dojem, že je
to spíše hardwarový problém, než chyba jejich systému. Aby pravdivost
svého tvrzení dokázali, zapůjčili nám mnohem výkonnější server.
A rychlost se skutečně podstatně zvýšila."
Velmi těsná spolupráce s MERLINem pokračuje i nadále. Manažerský
informační systém, který MERLIN vyvinul na pomoc každodennímu rozhodování
manažerů, se bude instalovat koncem roku. Byly také zavedeny šifrovací
postupy, aby bylo možno uplatnit zákon o elektronickém podpisu,
jakmile počátkem roku 2001 vstoupí v platnost, a s jeho pomocí ušetřit
čas při současném zachování bezpečnosti dat. Kromě toho se systém
průběžně zdokonaluje na základě těsné spolupráce mezi dnes už vysoce
specializovaným faktoringovým týmem MERLINu a odpovídajícími pracovníky
společnosti Factoring KB.
Podle Šmuka Factoring KB může bez obav doporučit řešení společnosti
MERLIN i jiným podnikům. Důkazem toho jsou jednání s jednou zahraniční
firmou, která se zajímá o faktoringový informační systém.
"Nejdůležitější byla patrně skvělá pověst FEISu."
Robert Šmuk, manažer informačních systémů Factoring KB.
FEIS zkoumá pod lupou výdaje ve zdravotnictví
Tam, kde jsou na denním pořádku otázky života a smrti, má finanční
papírování často nízkou prioritu. Ekonomika zdravotnického sektoru
je však nyní v centru pozornosti veřejnosti a mnohé nemocnice v
České republice už podnikly závažné kroky, aby si zajistily co nejefektivnější
využívání svých zdrojů.
Mezi průkopníky zavádění finančních informačních systémů ve zdravotnictví
patří nemocnice v Ústí nad Orlicí a Všeobecná nemocnice v Náchodě
ve východních Čechách. Po přísném výběrovém řízení se obě rozhodly
pro FEIS od firmy MERLIN. Obě nemocnice hledaly řešení pro podobné
problémy. Jejich stávající systémy dosáhly hranic svých možností
a nedokázaly se vyrovnat s požadavky práce v síťovém prostředí a
se stále rostoucím objemem zpracovávaných dat. V jednotlivých odděleních
nemocnice se zpracovávalo mnoho vzájemně neslučitelných přehledů
pomocí tabulkových procesorů, což znamenalo, že data se musela mnohokrát
znovu ručně vkládat. Výsledkem bylo velké množství chyb a vysoké
administrativní náklady. Kromě toho nemocnice trápil ještě jeden
tíživý problém - zbytečné ztráty mnoha léků, které zůstaly na skladě
tak dlouho, že vypršela doba jejich trvanlivosti.
Podle Martina Procházky, ředitele nemocnice v Ústí nad Orlicí,
zařízení se šedesátiletou tradicí, patřily k nejdůležitějším kritériím
pro výběr FEISu jeho vysoká bezpečnost a spolehlivost dat, kterou
zajišťuje databázový server firmy Oracle a technologie klient-server.
"Potřebovali jsme spolehlivý systém a můžu s potěšením konstatovat,
že za čtyři roky, co FEIS máme, nikdy nezhavaroval a že jsme nikdy
neměli potíže se ztracenými nebo poškozenými daty." Poukazuje rovněž
na přesně vyčíslitelné úspory materiálu, umožněné modulem Sklad.
Ten omezil zbytečné ztráty, protože poskytuje mnohem lepší přehled
o lécích, které jsou na skladě kdekoli v nemocnici, a o době jejich
trvanlivosti.
Všeobecná nemocnice v Náchodě, která má asi 550 lůžek a pokrývá
širokou škálu výkonů od ambulance po oddělení intenzivní péče a
kardiologie, má s FEISem mnohem kratší zkušenost - instalovala jej
na konci roku 1999. I tam se však už projevily pozitivní výsledky.
Vlastimil Šipl, výkonný ředitel, říká: "Když jsme překonali drobné
interní problémy, které se vždycky objeví, když začínáte používat
nový systém, můžeme říct, že naše zkušenost je jednoznačně pozitivní.
Už teď jsme ušetřili částku rovnající se platu tří zaměstnanců."
Ovšem i ten nejlepší systém není k ničemu, pokud se s ním nesžijí
uživatelé. Nemocniční personál ovšem na rozdíl od svých protějšků
z podnikatelské sféry mívá jen velmi malé zkušenosti s počítači.
To měl na paměti i implementační a školicí tým MERLINu, říká Hana
Kottnauerová, konzultantka mnoha nemocničních projektů. "Mnozí zdravotničtí
pracovníci se ještě nikdy s počítači v praxi nesetkali, takže jsme
museli školení k systému FEIS začínat velmi citlivým a netechnickým
způsobem, abychom je hned na začátku neodradili." Pomohla i vynikající
týmová práce, která je v nemocnicích obvyklá. "Lidé se učí i od
sebe navzájem," vysvětluje Kottnauerová.
Ladislav Tichý, ředitel nemocnice v Náchodě, shrnuje: "Přístup
specialistů MERLINu, kteří pomáhali našim pracovníkům přejít na
nový, neznámý systém, byl příkladný." MIS Hospital, nový manažerský
systém MERLINu pro řízení nemocnic, který nabízí vedoucím pracovníkům
hloubkové analýzy nejrůznějších otázek, od standardů péče na různých
odděleních přes celkovou rozvahu po hodiny odpracované zdravotnickým
personálem jednotlivých úrovní, byl zaveden v nemocnici v Pardubicích.
"Za čtyři roky, co máme FEIS, jsme nikdy neměli potíže se ztracenými
nebo poškozenými daty."
Martin Procházka, ředitel nemocnice. FEIS.
|