V předchozích číslech seriálu jsme se zabývali technickým vybavením počítačů a programovým vybavením, které dělá z kovu, polokovu a umělých hmot stroj na práci s daty. V dnením čísle se budeme věnovat zpracování textu.
Motto: Murphyho počítačové zákony: Podstatné chyby v textu objevíte teprve tehdy, a je text vytitěn a soubor vymazán i na disketě.
Nedovedeme si představit
uivatele, který pouívá počítač a nepotřebuje občas napsat nějaký text. Např.
dopis, zprávu atd. K psaní textů se pouívá textový editor. Jde o
specializovaný program, ve kterém můeme text nejenom psát, ale také upravit a
vytisknout.
Naím cílem není (a ani
být nemůe) naučit vás pracovat s textovými editory (procesory). Soustředíme se
vak na základní problémy, které jsou textovým editorům společné, které
komplikují ivot jak pisateli samotnému, tak tomu, kdo ve zpracovávání textu
pokračuje. Nejprve vak o tom, co je jim společné a v čem se lií.
Textové editory můeme rozdělit do tří skupin:
u Editory, které umoňují vloit do počítače jednoduchý text. Jde o programy, ve kterých se vytvářejí poznámky, komentáře, zdrojové texty programu atd. Základním rysem je, e se do textu nevkládají řídicí znaky, obdríme tedy hladký ASCII text. (ASCII způsob kódování znaků.) Disponují větinou jedním typem písma (fontu). Umí text odsazovat, blok textu kopírovat a přesouvat, najít řetězec znaků a ten nahradit řetězcem jiným, a samozřejmě text vytisknout. Do této skupiny patří Poznámkový blok (Notepad) ve Windows.
u Editory pro iroké pouití v kancelářích. Nabízejí u více řezů písma, mimo standardního té tučné nebo kurzívu. Umoňují automatické pokračování textu na novém řádku, zarovnání textů do bloků (na oba okraje), dělení slov, práci s více soubory současně, automatické číslování stránek, kontrolu pravopisu a samozřejmě tisk. Jako jejich představitele můeme uvést WordStar (u nás Cyril), Eso a nejznámějí Text602.
u Třetí skupinu tvoří editory častěji, a správně, zvané procesory. Ty se vyznačují mnostvím typů písma, hlídají začátky a konce stránek (aby stránka nezačínala posledním řádkem předcházejícího odstavce tzv.sirotek, ani nekončila prvním řádkem následujícího odstavce tzv. vdova). Do textu lze vloit obrázek, který můe být textem různě obtékán, dovolují vkládat poznámky pod čarou, poskytují bohatou monost vytváření odráek a číslování bodů. Umoňují také generovat obsah a rejstřík. Samozřejmě obsahují ve z nií skupiny editorů. Do této skupiny lze řadit: WordPerfect (a to u v DOS verzi), ale hlavně produkty pracující v prostředí Windows, např. Wintext602, 602Text, AmiPro, WordPro, WordPerfect, MS Word.
Dnení textové procesory
umí do textu vloit tabulku, z tabulky vytvořit graf, vloit text a ten různě
upravit, např. ho vytvarovat do vlnovky. V posledních verzích můeme dokument
publikovat na síti Internet nebo firemní síti intranet.
První skupinu ponecháme
stranou, je uvedena jen pro úplnost.
Budeme-li popisovat
textový editor, bude popis platit i pro textový procesor. Popis pro textový
procesor vak pro editor u platit nemusí.
Textové editory lze dále
rozdělit do dvou skupin podle způsobu zobrazování znaků na monitoru:
u Znakový (textový) reim zobrazení; představiteli jsou T602 nebo WordPerfect. Obrazovka je rozdělena do pevně stanoveného počtu řádků (25, 32, 42) s 80 znaky na řádku. Tyto editory mohou zobrazit různé řezy písma (tučné, kurzívu atd.), ale stejného fontu. Textový editor posílá grafické kartě kód znaku, který se má zobrazit. Tyto editory jsou rychlejí a mají mení nároky na počítač. Znaky jsou snadno čitelné.
V České republice a Slovenské republice sehrál velkou úlohu textový editor T602 (od firmy Software602). U mnoha lidí utvářel vztah k počítačům. Tento editor má jednoduché ovládání, solidní nástroje pro práci s textem, zajiuje tisk na nejrozmanitějích tiskárnách a obsahuje čárovou grafiku pro tvorbu tabulek.
MS Word ve verzi 97 umoňuje té čárovou grafiku o 8 let později.
u Grafický reim zobrazení písmena se skládají z bodů. Lze zobrazovat různé fonty, jejich řezy a v různé velikosti. Pracují v reimu WYSIWYG (What You See Is What You Get), Co vidíte je to, co obdríte na tiskárně. Na obrazovce vidíme skutečnou (lépe řečeno přiblině skutečnou) podobu znaků. Nevýhodou těchto editorů je pomalejí práce, ve srovnání s předchozí skupinou.
Samozřejmě, e čím výkonnějí počítač, tím rychlejí překreslování.
Zobrazení a tisk souvisejí s rozliovací schopností monitoru ta je často 800 x 600 bodů. Avak 24jehličková tiskárna má rozliení 360 x 360 dpi a laserová či trysková 600 a více (bodů na palec) a to hovoří samo za sebe. Různé rozliení a proporcionální písmo způsobují trable, kdy nedodrujeme zásady, o kterých budeme dále hovořit. Jde předevím o text zarovnaný pod sebe pomocí mezer, tabulátory uvnitř odstavce atd. na obrazovce text upravíme, aby vypadal dobře, vytiskne se patně a po předání na jiný počítač s jinou tiskárnou; zbývá jen skřípění zubů a pracné úpravy.
Obrazovka textového procesoru zpravidla obsahuje:
u Oblast nabídky příkazů nebo řádek, kam se příkazy zadávají. Jde o menu, zvané té hlavní nabídka.
u Panely nástrojů umoňující rychlé zadávání příkazů klepnutím na tlačítko (ikonu, nástroj tool). K nástrojům je často přiřazen příkaz hlavní nabídky, ale mohou vykonávat akce, které v hlavní nabídce nenajdeme.
u Prázdnou pracovní plochu editační část nebo u dříve napsaný text a blikající kurzor.
u Stavový řádek, obsahující informaci o pozici, na které se nachází textový kurzor (tam se zapíe znak stisknutý na klávesnici). Větinou to bývá číslo řádku (pozice od začátku stránky), číslo sloupce (pozice od začátku řádku) a číslo stránky. Dále zde bývá indikován reim, ve kterém se nachází vkládání znaků z klávesnice znaky na obrazovce se mezi ostatní vkládají nebo je přepisují.
u Vodorovné pravítko s tabulátory, případně s centimetrovou stupnicí. Některé editory mají i svislé pravítko s centimetrovou stupnicí.
u Jednořádkovou nápovědu blií vysvětlení příkazů.
u Rolovací lity pro pohyb v dokumentu. De facto se toti nepohybuje dokument, ale okno nad dokumentem.
Textové editory lze ovládat několika různými způsoby:
u Výběrem příkazů z hlavního menu, z nabídek. Můe jít o sled hesel na řádku nebo častěji o zavěené (roletové) menu. Zde se nachází kompletní repertoár akcí, které lze v editoru vykonat. Příkazy jsou popsány krátkým heslem a sdrueny do skupin. Často bývají nabídky hierarchicky členěny. Pod jedním heslem se skrývají dalí hesla. To, e se pod jedním heslem skrývá několik dalích moností, je větinou avizováno několika tečkami, trojúhelníkem apod. Příkazy se vyvolávají zpravidla kombinací kláves Alt a klávesy zvýrazněného písmena u hesla (písmeno je tučné nebo podtrené). Na dalí příkaz se můeme posunout kurzorovými klávesami nebo pohybem ukazovátka myi. Akci spustíme stiskem levého tlačítka myi nebo klávesy Enter.
Stiskem klávesy Esc ukončíme výběr ani se nějaká akce provede. Jde o oputění nabídky.
u Výběrem příkazů z místní nabídky. Místní nabídka se vyvolá stiskem pravého tlačítka myi v prostoru textu a obsahuje jen příkazy mající v dané situaci hlavní význam. Vechny textové procesory vak tuto monost nemají. Mohou obsahovat i příkazy v hlavním menu neobsaené. Příkazy se vybírají kurzorovými klávesami nebo myí.
u Výběrem akcí z panelu nástrojů. Na panelu jsou nejfrekventovanějí příkazy a funkce reprezentované tlačítkem. Tlačítka se ovládají myí. U textových editorů pracujících pod MS-DOS tato nabídka nebývá obvyklá. Jde o doménu procesorů pracujících pod Windows.
u Pouitím zkrácených klávesových povelů. Nejfrekventovanějí příkazy můeme zadávat kombinací kláves. Snad vechny textové editory vyuívají funkční klávesy F1 a F10, resp. a F12, a to v kombinaci s řídicí klávesou Ctrl, Alt, resp. v kombinaci s přepínací klávesou Shift. Např. Ctrl+S uloení souboru. S výjimkou jediné klávesy F1 pro nápovědu je jejich význam různý.
u Myí. Např. dvojitým poklepáním kurzorem myi na slovo se toto slovo označí. Někdy, poklepeme-li 3x, se označí celý odstavec. Myí můeme blok textu buď přemístit taením za levý horní roh, nebo zkopírovat, stiskneme-li před taením klávesu Ctrl.
Zadání příkazů výběrem z
nabídky dávají přednost začátečníci, pokročilejí uivatelé vyuívají více
tlačítka na panelu nástrojů a vytvářejí si vlastní panel s nejčastěji
pouívanými příkazy. Profesionály větinou zdruje i pohyb myí, proto dávají
přednost zkráceným klávesovým povelům. Pro ně je obrovskou pomocí monost
doplnit u existující klávesové povely vlastní kombinací kláves.
Kombinaci kláves
zadáváme tak, e stiskneme první klávesu, tu dríme a stiskneme dalí, případně
při jejich stisknutí stlačíme jetě dalí klávesu.
Nyní se pozastavíme u
sputění textových editorů, které probíhá dvěma základními způsoby:
u ve znakově orientovaných operačních systémech (typ MS-DOS) napíeme na příkazovou řádku název programu např. T602, WP (pro WordPerfect) atd.
u v graficky orientovaných systémech (typ Windows) vyhledáme ikonu s aplikací pro práci s textem a poklepeme na ní myí.
V zásadě i z grafického
operačního systému jsme schopni poklepáním na ikonu zastupující MS-DOS přejít
do znakového reimu a spustit textový editor pro DOS.
To, co píeme z
klávesnice a vidíme na obrazovce, se průběně ukládá do vnitřní paměti. Při
vypnutí proudu nebo havárii systému se data z této paměti vymaou. Data proto
musíme ukládat do souboru na pevný disk (nejčastěji), disketu nebo síový disk,
a to dvěma způsoby:
1. Ručně, zadáním příkazu pro uloení (Uloit, Save), resp. rychleji stiskem kombinace kláves Ctrl+S. Tato kombinace se vyskytuje u větiny textových procesorů.
2. Editorem v automaticky nastaveném časovém intervalu.
Před ukončením aplikace se nás kadý sluný editor zeptá, zda
neuloenou práci chceme před skončením uloit nebo o ni přijít.
Nové textové procesory
vyuívají zpravidla dva kurzory: textový (větinou ve
tvaru I, čárky nebo i
obdélníčku) a ukazatel (kurzor) myi ve tvaru ipky. Klepnutím na levé tlačítko myi se
textový kurzor přemístí na pozici ukazovátka myi nebo na začátek řádku.
Textový kurzor se toti nemůe posunout mimo vymezenou oblast. A ta je dána koncem odstavce a koncem
dokumentu. To způsobuje začátečníkům často potíe chtějí psát dál a kurzorové klávesy ani my
nezabírají.
Konec odstavce je
označen odstavcovou značkou nejčastěji obráceným písmenem
P s dvěma stojinami (ś) nebo skobou. Nelze psát dál ne ke konec odstavce.
Konec dokumentu bývá
větinou označen rovnou čárkou. Za konec dokumentu se textovým kurzorem
nedostaneme. Konec dokumentu můeme jedině posunout stiskem klávesy Enter.
Vedle vlastního textu
jsou u editorů druhé a třetí
skupiny zaznamenávány řídící znaky, skryté kódy. Jejich zobrazování mnohým
vadí, poskytují vak cenné informace o tom, co
můeme od textového editoru očekávat. Máme zde vyznačeny konce odstavců,
tabulátory, nedělitelné mezery atd. Je vhodné je nechat zobrazovat. Řídicí
znaky se netisknou, take obavy mít nemusíme.
Dostaneme-li text a máme ho upravit, je měl by být prvním krokem zobrazení netisknutelných znaků. Jedině tak zjistíme, jaké úpravy můeme provádět a jaký budou mít efekt.
Zobrazením netisknutelných znaků získáme informace, o
kterých pisatel dokumentu nemusí mít ani tuení. Bez nich se můe zdát napsaný
text bezproblémový Problémy nastanou při úpravách vkládání a mazání částí
odstavce, přidání nové odráky nebo při tisku na různých tiskárnách.
Mistrem v zobrazování řídicích kódů je u tradičně WordPerfect, a to u od verzí pro MS-DOS. Zobrazovat a upravovat
můeme vechny řídicí znaky. Můe se nám stát, e se najednou odstavec chová
neočekávaně, to právě dělají znaky v pozadí.
Někdy pomůe, kdy smaeme znak konce odstavce u odstavce,
který nechce poslouchat. Před znakem konce odstavce
můe toti být mnoho znaků zbylých z naich
dřívějích úprav.
Na smazání řídícího znaku si vzpomeňte při problémech
s odstavcem v dokumentu psaném ve Wordu.
S řídicími znaky úzce souvisí přenositelnost textu z jednoho textového editoru na jiný. Kadý textový editor má vlastní sadu
řídicích znaků a ty ukládá do svého formátu (typu) souboru.
Kadý editor musí mít
dva příkazy. Jeden pro otevření souborů a druhý pro
jejich uloení. Načíst nemusíme jen vlastní soubory editoru, ale i soubory vytvořené v editorech jiných. Jde o tzv. import souboru jiného formátu; tento formát musíme vybrat v seznamu větinou nazvaném Soubory typu. Při
ukládání umoňuje větina editorů té uloení v jiném
formátu.
Text můeme uloit několika způsoby:
u do formátu (nativního) textového editoru (procesoru) ve kterém dokument píeme,
u do formátu cílového editoru, zde zůstane (větinou) zachovaný vzhled i úprava textu.
u do souboru jako čistý ASCII text bez řídicích znaků, nejčastěji má tento formát soubor koncovku txt.
V naich krajích je pro lokalizovaný produkt takřka podmínkou, aby uměl
načíst soubor pořízený ve formátu T602. (U souborů vytvořených v editoru T602 se předpokládá koncovka souboru 602, ale tu lze větinou
obejít.)
Mimo editorů, které umí export a import, existují i převodní,
konverzní programy. Ty převádějí soubor z jednoho
formátu na jiný. V prostředí Windows vak ji nejsou tak časté.
1. Nastavíme parametry stránky. Zde určíme okraje papíru podle účelu a vazby.
2. Určíme základní tvar odstavce (zda bude první řádek odstavců odsazen či nikoli) a směr zarovnání. Zarovnáváme buď doleva (tzv. na praporek) nebo do bloku na obě postranní zaráky. Vybereme základní font, nejčastěji to bývá font Times New Roman o velikosti 12 bodů. Napíeme hrubý text kontrola překlepů je v této fázi zbytečná. Co vak musíme dodrovat, je nastavení tabulátorů a zaráek. Zde se nám nepřesná práce vymstí.
3. První čtení úpravy a opravy. Jde stále spí o obsah ne o formu, i kdy u zvýrazňujeme důleitá slova. Odstavce přehazujeme atd.
4. Formátování textu nyní naopak vnímáme jen hrubý obsah, sjednotíme odráky, vyznačení kurzívou, tučným písmem, kontrolujeme pouití stejného fontu pro nadpisy v celém dokumentu nyní u jde o formu.
5. Spustíme kontrolu pravopisu ta můe ovlivnit rozloení slov.
6. Druhé čtení finální úprava. Náhrada opakujících se slov synonymy, zalomení řádků, aby na konci vět nebyla samotná písmenka. Spojíme ustálená slovní spojení (Karel IV., 100 Kč), aby nebyla rozdělena do dvou řádků.
7. Zadáme náhled před tiskem. Doplníme volné řádky, zruíme přebytečné, případně upravíme řádkování. Nyní jde o celkový dojem.
8. Tisk.
Některé operace lze
spojit, ale zaměření na jeden problém v konečném
efektu vede rychleji k cíli ne např. provést
definitivní formátování a potom spustit kontrolu
pravopisu.
Ø První stupeň efektivní pohyb v dokumentu.
Ø Druhý práce s bloky.
Ø Třetí práce s pojmenovanými styly, kopírování formátů.
Ø Čtvrtý pouívání ablon. Opakované vyuití dokumentů, tvorba dokumentu podle hrubé kostry.
Ø Pátý pouití u hotového textu, do kterého promítneme jen změny.
Ø estý modulární tvorba dokumentů, čerpání ze zásobníku pasáí a floskulí (jejich skládání do konečné podoby).
Nyní uvedeme některé společné tipy vhodné při psaní v textových editorech (procesorech):
u Nastavíme (nebo jen zkontrolujeme) nastavení okrajů stránky. Po levé straně 25 mm - či lépe, pro zakládání do pořadačů, 30 mm. U listů A4 (210 mm × 297 mm), co je nejčastějí formát, nastavíme po pravé straně 20 mm. Jde o to, aby vyuitelná ířka stránky byla 16 cm.
u Horní okraj 25 mm, můe být i mení.
u Dolní okraj opět 25 mm.
u Musíme zkontrolovat zápatí. Na spodním okraji musí zůstat mezera pro zachycení papíru mechanikou tiskárny. U jehličkové tiskárny to je 18 mm a u bublinkové 15 mm. U laserové můe zůstat často přednastavených 12,5 mm.
U editorů s pouitím neproporcionálního písma (písmo psacího stroje) je počet znaků na řádek 60 a 65 znaků a min. 30 řádků na stránku. Tzv. normovaná stránka má 1800 znaků, včetně mezer a interpunkčních znamének. Má 60 znaků na řádku × 30 řádků.
Při proporcionálním písmu, např. Times New Roman, co je písmo běně v textových procesorech pouívané, a jeho velikosti 12 bodů je pro zápis třiceti řádků na stránku třeba nastavit řádkování 23 bodů. Kde 1 (typografický) bod je 1/72 palce, tedy 0,3528 mm.
u Nastavíme periodu automatického ukládání na 10-15 minut.
u Dokument zobrazíme na monitoru bez okrajů stránky. Píeme z kraje obrazovky nebo okraje nemusí být zobrazeny.
u Nastavíme zobrazování netisknutelných znaků.
u Po kadé větí úpravě stiskneme kombinaci kláves Ctrl+S uloení práce na disk.
u Konce řádku neukončujeme klávesou Enter, tu si necháme na konec odstavce.
u Pro odsazování prvního řádku pouijeme zaráku nebo tabulátor.
u Stránkování necháme na editoru (procesoru). Má-li dalí text pokračovat na nové stránce vloíme před něj tzv. tvrdý konec stránky. Tvrdý konec se vloí často kombinací kláves Ctrl+Enter.
u Nejsou-li některé znaky české (např. ř, ), ale jsou nahrazeny obdélníčkem () musíme změnit znakovou sadu (tzv. font). U nadnárodních procesorů zkontrolujeme nastavený jazyk, kterým by měla být četina.
u Jedničku zapíeme klávesou s číslicí, ne jako na psacím stroji l, obdobně i nulu nebudeme nahrazovat písmenem O.
u Stisknutím klávesy Enter uprostřed řádku řádek rozdělíme. Zpět můeme začátek druhého řádku přitáhnout klávesou Backspace.
u Zápis slovního spojení na jeden řádek, např. 100 Kč, Karel IV. docílíme vloením tvrdé mezery. Ta se nejčastěji vloí kombinací kláves Ctrl+Shift+mezerník. (Postup: zapíeme 100, Ctrl+Alt+ mezerník, Kč.)
u Na konci dokumentu přidáme dalí řádek klávesou Enter. Pozor, tím je určena délka dokumentu a je-li těchto prázdných řádků hodně, můe se vytisknout i prázdná stránka.
u Před definitivní úpravou spustíme kontrolu pravopisu.
u Rozvrení textu zkontrolujeme v náhledu, tzv. Preview.
Následující poznámky se týkají předevím těch, kdo
přispívají články do redakcí, nebo těch,
kdo chtějí zadat tisk materiálu do DTP (Desktop Publishing, publikování na
stole) studií:
Ø Text předáváme v elektronické podobě, na disketě.
Ø Text dodáme ve formátu, který je v současné době nejvíc rozířený, a který lze načíst do vech DTP aplikací. Tím je Microsoft Word verze 2000 (97). Některá studia mohou preferovat starí formát Wordu 95 (6).
Moná se vám to bude zdát divné, ale někdy je text napsaný v Text602 skutečně nejvhodnějí pro dalí zpracování. Lze jej načíst do kadého lokalizovaného produktu a i u originálních verzí si pracovníci redakcí zpravidla poradí.
Ø Text píeme zarovnaný vlevo, tedy na praporek. Je vhodnějí ne do bloku (oboustranného zarovnání); např. T602 doplní mezislovní mezery a ty se musí dodatečně odstranit.
Ø Mezi slovy má být jen jedna mezera. Před znakem konce odstavce mezera být nesmí.
Ø Enter patří a na konec odstavce ne na konec řádku! Enterem na konci vech řádků kadého, kdo má po vás text upravovat, spolehlivě rozzuříte a zaplatíte úpravy, které nelze hromadně provést.
Ø Obrázky dodáváme v souborech mimo vlastní text. Obrázky zaputěné do textu jsou pro DTP programy nepouitelné. Po nás je potom opět musí někdo vyjmout a znovu vkládat.
Ø Tabulky do textu nevkládáme. Předáme je jako samostatný soubor z tabulkového procesoru běného typu, např. ve formátu Excelu ten je dnes téměř vude.
Ø Podobně postupujeme u vzorců dodáme je v samostatném souboru, je-li jich více nebo jsou-li psané rukou.
Ø Běné obrázky postačí uloit v paletě 256 barev. Při paletě barev 16 bitů (65,5 tisíce barev), resp. 24 bitů (16,8 milionu barev) zabírá soubor mnohem větí místo a tiskárna to nemusí ani umět reprodukovat. Proto je nutná domluva s DTP studiem na vhodném formátu.
Ø V textu zapíeme jednoznačné odkazy na obrázky, tabulky, grafy a vzorce.
Ø Rozsáhlé texty a obrázky můeme předat v komprimované formě.
Ø Abychom předeli moné redukci názvů souborů, pouijeme raději název do osmi znaků.
Ø Místo precizně upravených stránek s obrázky a mezerami předáme holý text a pígl (layout) rozvrení stránky nakreslíme od ruky. Při grafické úpravě si necháme poradit.