1. Správa dokumentů: Organizace souborů
Technologie správy dokumentů tradičně stavěla na základech počítačového systému souborů. Tím, že umožnila blíže charakterizovat uživateli jeho dokumenty, uložené v souborech, systémy pro správu dokumentů usnadňují skladování, vyhledávání a používání dokumentů v porovnání s klasickými systémy souborů.
Dlouho předtím, než kdokoliv pomyslel na XML, byly pro potřeby právních kanceláří vyvinuty systémy správy dokumentů, které pomáhaly kancelářím získat lepší kontrolu nad velkým množstvím produkovaných právních textů. Již první systémy nabízely mimo jiné následující jednoduché, ale velmi užitečné funkce:
-
Přidat informace o dokumentu do stejného souboru, který obsahoval původní dokument.
-
Organizovat tyto uživatelské informace do databáze.
-
Vytvářet informace o vztazích mezi různými dokumenty
Ve své podstatě, systémy pro správu dokumentů vytvářely z těchto dokumentů virtuální knihovny v počítači nebo na síti. Takové knihovny obsahovaly katalog, ve kterém byly skladovány uživatelské informace a ve kterém mohli uživatelé nalézt informace o dokumentech a o přístupu k nim. Takovéto databáze shromažďovaly následující informace o dokumentu:
-
Autor: ten, kdo napslal nebo získal dokument
-
Hlavní téma: o čem dokument hovoří
-
Datum vzniku: kdy bylo započato psaní
-
Datum ukončení: kdy bylo vše ukončeno
-
Související dokumenty: jaké jiné dokumenty mají vztah k tomuto dokumentu
-
Přidružené aplikace: jaké programy byly použity pro zpracování tohoto dokumentu
-
Případ: jaké právní nebo obchodní záležitosti se dokument týká
Uživatelé, vyzbrojení databází, mohli nacházet informace intuitivnějším způsobem než prohledáváním různých adresářů s nadějí, že název souboru bude nějak odrážet to, čeho se dokument týká. Mnoho lidí tvrdí, že prvním úspěchem sysému správy dokumentů byl vznik "systému souborů uvnitř systému souborů".
Brzy byly do těchto systémů přidány další funkce. Tím, že byly tyto databáze obohaceny o další informace (metadata), tyto systémy mohly nabídnout i následující možnosti:
-
Kontrola verzí: je možné sledovat vývoj dokumentu v čase
-
Sdílení dokumentu: záznam, kdo všechno dokument používá a využívá
-
Elektronické komentáře: uživatelé mohou přidávat komentáře o dokumentu, aniž musí samotný dokument změnit.
-
Bezpečnost dokumetu: různí uživatelé mají různou úroveň přístupu k dokumentu
-
Správa publikace: kontrola přenosu dokumetu v různých stadiích publikačního procesu
-
Integrace do pracovního procesu: spojení jednotlivých fází životního cyklu dokumentu s konkrétními lidmi a propojení projektů s plánovanými termíny
Tyto zásadní schopnosti systémů správy dokumentů měly ohromný úspěch a vedly ke vzniku multimiliardového obchodu, v jehož čele stály Documentum, Xerox, IBM a další.