1. Document Management: Organizing Files
|
1. Správa dokumentů: Organizace souborů
|
Document management as a technology and a discipline has traditionally
augmented the capabilities of a computer's file system. By enabling users
to characterize their documents, which are usually stored in files, document
management systems enable users to store, retrieve, and use their documents
more easily and powerfully than they can do within the file system itself.
| Technologie správy dokumentů tradičně stavěla na základech počítačového systému souborů. Tím, že umožnila blíže charakterizovat uživateli jeho dokumenty, uložené v souborech, systémy pro správu dokumentů usnadňují skladování, vyhledávání a používání dokumentů v porovnání s klasickými systémy souborů. |
Long before anyone thought of XML, document management systems were
originally developed to help law offices maintain better control over and
access to the many documents that legal professionals generate. The basic
mechanisms of the first document management systems performed, among others,
these simple but powerful tasks:
| Dlouho předtím, než kdokoliv pomyslel na XML, byly pro potřeby právních kanceláří vyvinuty systémy správy dokumentů, které pomáhaly kancelářím získat lepší kontrolu nad velkým množstvím produkovaných právních textů. Již první systémy nabízely mimo jiné následující jednoduché, ale velmi užitečné funkce: |
-
Add information about a document to the file that contains the document
-
Organize the user-supplied information in a database
-
Create information about the relationships between different documents
|
-
Přidat informace o dokumentu do stejného souboru, který obsahoval původní dokument.
-
Organizovat tyto uživatelské informace do databáze.
-
Vytvářet informace o vztazích mezi různými dokumenty
|
In essence, document management systems created libraries of documents
in a computer system or a network. The document library contained a "card
catalog" where the user-supplied information was stored and through which
users could find out about the documents and access them. The card catalog
was a database that captured information about a document, such as these:
| Ve své podstatě, systémy pro správu dokumentů vytvářely z těchto dokumentů virtuální knihovny v počítači nebo na síti. Takové knihovny obsahovaly katalog, ve kterém byly skladovány uživatelské informace a ve kterém mohli uživatelé nalézt informace o dokumentech a o přístupu k nim. Takovéto databáze shromažďovaly následující informace o dokumentu: |
-
Author: who wrote or contributed to the document
-
Main topics: what subjects are covered in the document
-
Origination date: when was it started
-
Completion date: when was it finished
-
Related documents: what other documents are relevant to this document
-
Associated applications: what programs are used to process the document
-
Case: to which legal case (or other business process) is the document
related
|
-
Autor: ten, kdo napslal nebo získal dokument
-
Hlavní téma: o čem dokument hovoří
-
Datum vzniku: kdy bylo započato psaní
-
Datum ukončení: kdy bylo vše ukončeno
-
Související dokumenty: jaké jiné dokumenty mají vztah k tomuto dokumentu
-
Přidružené aplikace: jaké programy byly použity pro zpracování tohoto dokumentu
-
Případ: jaké právní nebo obchodní záležitosti se dokument týká
|
Armed with a database of such information about documents, users could
find information in more sensible and intuitive ways than scanning different
directories' lists of contents, hoping that a file's name might reveal
what the file contained. Many people consider document management systems'
first achievement to have created "a file system within the file system."
| Uživatelé, vyzbrojení databází, mohli nacházet informace intuitivnějším způsobem než prohledáváním různých adresářů s nadějí, že název souboru bude nějak odrážet to, čeho se dokument týká. Mnoho lidí tvrdí, že prvním úspěchem sysému správy dokumentů byl vznik "systému souborů uvnitř systému souborů". |
Soon, document management systems began to provide additional and valuable
functionality. By enriching the databases of information about the documents
(the metadata), these systems provided these capabilities:
| Brzy byly do těchto systémů přidány další funkce. Tím, že byly tyto databáze obohaceny o další informace (metadata), tyto systémy mohly nabídnout i následující možnosti: |
-
Version tracking: see how a document evolves over time
-
Document sharing: see in what business processes the document is
used and re-used
-
Electronic review: enable users to add their comments to a document
without actually changing the document itself
-
Document security: refine the different types of access that different
users need to the document
-
Publishing management: control the delivery of documents to different
publishing process queues
-
Workflow integration: associate the different stages of a document's
life-cycle with people and projects with schedules
|
-
Kontrola verzí: je možné sledovat vývoj dokumentu v čase
-
Sdílení dokumentu: záznam, kdo všechno dokument používá a využívá
-
Elektronické komentáře: uživatelé mohou přidávat komentáře o dokumentu, aniž musí samotný dokument změnit.
-
Bezpečnost dokumetu: různí uživatelé mají různou úroveň přístupu k dokumentu
-
Správa publikace: kontrola přenosu dokumetu v různých stadiích publikačního procesu
-
Integrace do pracovního procesu: spojení jednotlivých fází životního cyklu dokumentu s konkrétními lidmi a propojení projektů s plánovanými termíny
|
These critical capabilities (among others) of document management systems
have proven enormously successful, fueling a multi-billion dollar business
led by Documentum, Xerox, IBM, and others.
| Tyto zásadní schopnosti systémů správy dokumentů měly ohromný úspěch a vedly ke vzniku multimiliardového obchodu, v jehož čele stály Documentum, Xerox, IBM a další. |