Určení systému
Základní principy systému
Životní cyklus dokumentu
Typy uživatelů
Spolupráce s ostatními systémy
Architektura systému
   Modul Náměty
   Modul Tvorba dokumentů
   Modul Knihovna
   Modul Archív
Konfigurace systému
(Optimalizováno pro Internet Explorer 4.0x)
  

Modul Tvorba dokumentů


Modul Tvorba dokumentů je jádrem celého systému. Představuje jakousi dílnu, ve které dokument prochází všemi důležitými procesy svého vzniku a kterou opouští jako finální produkt, aby byl uložen v knihovně pro vlastní použití. Fáze, kterými dokument prochází v průběhu svého vzniku, přibližuje následující schéma.


Fáze modulu Tvorba dokumentů

  

 

Procesy a funkce modulu

Iniciování tvorby dokumentu

Na tvorbě nového dokumentu se podílí zpravidla více osob. Kromě samotného zpracovatele a jeho zpracovatelského týmu je to zadavatel dokumentu (má roli zákazníka), dále pak přezkoumatel dokumentu a nakonec jeho schvalovatelé. Před započetím samotného zpracování dokumentu proto musí proběhnout přípravná fáze, jejímž účelem je právě jmenování těchto důležitých subjektů tvorby dokumentu.


Dokument


Přezkoumatel a schvalovatelé dokumentu bývají zpravidla specifickými subjekty pro určitý typ či kategorii dokumentů. Proto jsou uvedeni jako parametry v profilech typů a kategorií dokumentů (viz Konfigurace systému) a odtud se implicitně přebírají při volbě typu zpracovávaného dokumentu.

Dalším důležitým subjektem v procesu iniciování tvorby dokumentu je zadavatel. Po jeho jmenování mu je dokument postoupen. Jeho úkolem je volba zpracovatele. Poté je dokument opět postoupen, tentokrát zpracovateli, který si nominuje svůj zpracovatelský tým. Podobně jako recenzní skupiny je možné uchovávat pro další použití rovněž zpracovatelské týmy.

Tímto je iniciační fáze ukončena a může být zahájena fáze zpracování dokumentu.


Zpracování dokumentu

Zpracování dokumentu spočívá v naplnění jeho struktury potřebným obsahem. Struktura a formát dokumentu jsou určeny doporučenou šablonou, která je specifická vždy pro určitý typ dokumentu.


Dokument
Dokument
Dokument



Do stávající verze dokumentu může zpracovatel zakomponovávat kapitoly připravené členy zpracovatelského týmu.


Kapitola


Recenze zpracovatele

Kdykoli v průběhu zpracování dokumentu jej může zpracovatel podrobit recenzi. Režim recenze dokumentu je podobný režimu recenze námětů. Rozdíl je v možnosti nastavení povinné recenze a povinné délky recenze (viz Konfigurace systému).


Připomínka


Postoupení zadavateli

Postoupení dokumentu zadavateli je aktem jeho předání zákazníkovi. Jeho úkolem je kontrola obsahu dokumentu po stránce věcné.

Recenze zadavatele

Recenze zadavatele je nástroj, který má pomoci rozhodnout o věcné úplnosti dokumentu. Režim recenze zadavatele je naprosto totožný s režimem recenze zpracovatele.

Vrácení zpracovateli

Shledá-li zadavatel jakékoli nedostatky v obsahu dokumentu, má možnost vrátit jej zpracovateli k přepracování.

Postoupení k přezkoumání

Postoupením dokumentu k přezkoumání akceptuje zadavatel zpracovaný dokument. Přezkoumání plní funkci kontroly formální správnosti a úplnosti dokumentu. Přezkoumatel může dokument opět vrátit nebo postoupit ke schválení (příp. před svým rozhodnutím zahájit recenzi dokumentu).

Schválení dokumentu

Akt schválení dokumentu je stvrzením souhlasu schvalovatele se stávajícím obsahem a formou dokumentu.

Rovněž v procesu schvalování je možné provádět recenzi dokumentu.

Schvalování dokumentu více subjekty může probíhat v postupném (sériovém) nebo nezávislém (paralelním) režimu. Ve druhém případě nezávisí na pořadí schvalujících subjektů.

Při schválení posledním subjektem schvalovacího řetězce je dokument současně vydán, přemístěn do modulu knihovny a distribuován osobám uvedeným v jeho rozdělovníku.

Organizace dokumentů

Zpracovávané dokumenty jsou organizovány v pohledech podle typu, zpracovatele, příp. podle stavu recenze.


Tvorba dokumentů