Určení systému
Základní principy systému
Životní cyklus dokumentu
Typy uživatelů
Spolupráce s ostatními systémy
Architektura systému
   Modul Náměty
   Modul Tvorba dokumentů
   Modul Knihovna
   Modul Archív
Konfigurace systému
(Optimalizováno pro Internet Explorer 4.0x)
   

Modul Knihovna


Modul Knihovna je uložištěm finálních produktů systému - řízených dokumentů. Zde jsou dokumenty organizovány pro své koncové uživatele - čtenáře. Operace, kterými finální podoba dokumentu prochází v průběhu svého používání, přibližuje následující schéma.


Fáze modulu Knihovna

 

Procesy a funkce modulu

Organizace dokumentů

Dokumenty jsou v knihovně organizovány v pohledech podle data, typu dokumentu, zpracovatele, příp. podle stavu revize.


Knihovna 5.0

Dokument

Potvrzení příjmu dokumentu

Přijetí nového dokumentu (první otevření) uživatelem uvedeným v rozdělovníku tohoto dokumentu je automaticky zaznamenáno v dokumentu potvrzení příjmu.


Potvrzení příjmu dokumentu



Další distribuce dokumentu

Systém umožňuje provádět následné distribuce dokumentů, a to všem distributorům a příjemcům vyjmenovaným v rozdělovníku původní distribuce. Tak je zabezpečena postupná distribuce dokumentu v rámci divizí, středisek či úseků společnosti. Ke každé distribuci je pak připojeno samostatné potvrzení příjmu uživatelů.


Rozdělovník dokumentu



Revize dokumentu

Revize dokumentu je nástroj zabezpečující potřebnou aktualizaci jeho obsahu či formy. Při zahájení revize je v modulu Tvorba dokumentů vytvořena kopie stávající verze dokumentu, přičemž je automaticky inkrementováno číslo verze dokumentu. Původní nastavení zadavatele, zpracovatele a zpracovatelského týmu může iniciátor revize (viz Konfigurace systému) upravit. Po této přípravné fázi je možné zahájit zpracování revize dokumentu.

Revize dokumentů mohou probíhat rovněž automatizovaně. Obsahuje-li původní dokument datum plánované revize, je iniciátor revize s nastaveným předstihem (viz Konfigurace systému) uvědoměn.


Archivace dokumentů

Starší a neaktivní dokumenty je vhodné odkládat do archivu. Při archivaci jsou přesunovány zásadně celé větve dokumentu, tj. včetně potvrzení příjmu a dalších distribucí.