![]() |
![]() |
![]() |
||
![]() |
||||
|
Modul Knihovna Modul Knihovna je uložištěm finálních produktů systému - řízených dokumentů. Zde jsou dokumenty organizovány pro své koncové uživatele - čtenáře. Operace, kterými finální podoba dokumentu prochází v průběhu svého používání, přibližuje následující schéma.
|
|||
Procesy a funkce modulu Organizace dokumentů Dokumenty jsou v knihovně organizovány v pohledech podle data, typu dokumentu, zpracovatele, příp. podle stavu revize.
Potvrzení příjmu dokumentu Přijetí nového dokumentu (první otevření) uživatelem uvedeným v rozdělovníku tohoto dokumentu je automaticky zaznamenáno v dokumentu potvrzení příjmu.
Systém umožňuje provádět následné distribuce dokumentů, a to všem distributorům a příjemcům vyjmenovaným v rozdělovníku původní distribuce. Tak je zabezpečena postupná distribuce dokumentu v rámci divizí, středisek či úseků společnosti. Ke každé distribuci je pak připojeno samostatné potvrzení příjmu uživatelů.
Revize dokumentu je nástroj zabezpečující potřebnou
aktualizaci jeho obsahu či formy. Při zahájení revize je v modulu Tvorba dokumentů
vytvořena kopie stávající verze dokumentu, přičemž je automaticky
inkrementováno číslo verze dokumentu. Původní nastavení zadavatele,
zpracovatele a zpracovatelského týmu může iniciátor revize (viz Konfigurace systému)
upravit. Po této přípravné fázi je možné zahájit zpracování revize dokumentu. Starší a neaktivní dokumenty je vhodné odkládat do archivu.
Při archivaci jsou přesunovány zásadně celé větve dokumentu, tj. včetně potvrzení
příjmu a dalších distribucí. |
||||
![]() |
![]() |
![]() |