Přehled ekonomických systémů na českém trhuV průběhu posledních týdnů jsme oslovili téměř 200 společností, u nichž existoval byť jen náznak, že by mohly vyvíjet, prodávat, implementovat, upravovat, zkrátka mít cokoliv do činění s ekonomickými systémy. Výzva o přípravě této akce byla také skoro dva týdny viditelná na webových stránkách Chipu a objevila se i v tištěné verzi časopisu. Dnes přinášíme výsledek této akce - zatím nejrozsáhlejší přehled ekonomických systémů nabízených na českém trhu v historii Chipu a nejspíše i v historii časopisů z oblasti informačních technologií vůbec. Původně měl být projekt zaměřen na ekonomické systémy pro menší a střední firmy, ukázalo se však, že to není reálné. Mnohé firmy vyvíjejí natolik univerzální software, že jeho uživateli jsou fyzické osoby s pěti zaměstnanci i obrovské firmy, u nichž počet pracovníků jde do stovek. V našem přehledu proto neponecháváme stranou ani univerzální ekonomicko-informační software pro velké podniky. Ještě než se pustíme do popisu tabulky a poradíme vám, jak správně vybírat ekonomický software, dovolte malou odbočku. V Chipu se často setkáváte se srovnávacími testy hardwaru - monitorů, pevných disků, tiskáren apod. U softwaru k podobným záležitostem došlo jen zřídka. Mým snem bylo udělat srovnávací test ekonomických systémů, byť by se jednalo asi jen o produkty pro malé a střední firmy. Vzhledem k obrovskému množství produktů na trhu však jde o projekt nerealizovatelný z důvodů personálních a zejména časových. Jeden člověk by jen instalací a základním vyzkoušením, zda software opravdu účtuje, tak jak má, strávil několik měsíců a poté by nejspíše skončil v péči psychologů či psychiatrů. Tým lidí zase nebude schopen nezávisle srovnávat jednotlivé produkty, neboť každá osoba má rozdílný pohled na věc. I kdyby se nakonec podařilo tento problém vyřešit, výsledky by byly k dispozici za poměrně dlouhou dobu, přičemž by se na trhu objevilo několik nových produktů; většina ostatních by se dočkala upgradu a mohli bychom začínat od začátku. Právě proto jsme zvolili formu přehledu, a ne testu. Zúčastnit se mohl opravdu kdokoli, neboť zařazení do přehledu bylo naprosto bezplatné. Každému zájemci z řad výrobců ekonomických systémů jsme poslali tabulku, kterou měl vyplnit s nejlepším vědomím a svědomím. Do zaslaných odpovědí bylo zasahováno jen naprosto minimálně (jazykové korekce a úprava zjevných nesmyslů a nepochopení), takže co je psáno, to je dáno a bylo poskytnuto samotným výrobcem softwaru. Pokud u některého produktu (jehož jste spokojenými či nespokojenými uživateli) zjistíte, že výrobce uvedl podle vašeho názoru nepravdivé či zkreslené údaje či popisuje funkce, které daný software nemá, dejte nám vědět (použijte třeba moji e-mailovou adresu michal.pradka@vogel.cz). Jistě bude zajímavé v některém z dalších čísel zveřejnit názory čtenářů na serióznost a pravdomluvnost zúčastněných firem. Jak vybírat ekonomický systém Následující řádky berte jako návod k výběru ekonomického systému pro malou a střední firmu (velké společnosti se řídí poněkud jinými pravidly, více níže). Každé z kritérií, o kterém bude řeč, má své políčko i v naší tabulce, takže nemusíte složitě hledat na webových stránkách či v informačních materiálech výrobce, vše máte v jednotné formě a ihned k dosažení na Chip CD. Ekonomický systém by v žádném případě neměl sloužit jen jako prostředek k tomu, mít "v pořádku papíry", tedy k vedení účetní evidence pro orgány státní správy, zejména pro finanční úřad k sestavení daňového přiznání. Záměrně proto používám termínu ekonomický systém namísto účetního. Prostým pohledem do účetnictví dobrý manažer zjistí, jak na tom jeho firma je a jaká opatření přijmout. Sestavení daňového přiznání je až následná věc. Účetní evidence musí sloužit zejména pro interní potřeby firmy. V naší tabulce naleznete ihned pod kontaktními údaji na výrobce položku účetní soustava - jednoduché nebo podvojné účetnictví. V soustavě jednoduchého účetnictví mohou podle zákona o účetnictví a souvisejících předpisů v platném znění účtovat podnikatelé nezapsaní v obchodním rejstříku a dále účetní jednotky, které jsou fyzickými osobami (bez omezení), rozpočtové a příspěvkové organizace, občanská sdružení a církve do určité výše ročního obratu; všichni ostatní účtují povinně v soustavě podvojného účetnictví. Tolik zákon. I subjekty, u kterých zákon připouští účtovat v soustavě jednoduchého účetnictví, by však měly zvážit, zda pro ně není výhodnější účetnictví podvojné, které je mnohem přehlednější a lépe splňuje požadavek "účetnictví pro interní potřeby firmy", uvedený v minulém odstavci. Jednoduché účetnictví jako takové je neperspektivní a již několik let uvažují naši zákonodárci o výrazném omezení subjektů, které v něm budou moci pracovat. Poslední návrh předpokládá povinný přechod na podvojné účetnictví v roce 2001. Velice rychle se vám tedy může stát, že zakoupený ekonomický systém účtující jen v soustavě jednoduchého účetnictví bude zcela k ničemu, a že tedy budete muset investovat další prostředky do podvojného účetnictví. Většina seriózních výrobců ekonomických systémů už od jednoduchého účetnictví zcela upustila nebo nabízí zvýhodněný přechod z jednoduchého účetnictví na podvojné. Asi se nyní již po několikáté opakuji, nicméně naposledy - uvažujete-li o koupi nového ekonomického systému, měli byste rozhodně účtovat v soustavě podvojného účetnictví. Druhý důležitý okruh při výběru ekonomického systému by se dal shrnout jako komplexnost. Na první pohled je to zřejmé, v praxi to je však často porušováno. Ekonomický systém musí nutně zahrnovat celou problematiku firmy. Používat jeden program pro vlastní účetnictví, pro mzdovou evidenci, skladové hospodářství atd. je přinejmenším nepraktické. V našich končinách sice nalezneme několik příkladů, kdy několik firem vzájemně spolupracuje a každá vyrábí určitou komponentu ekonomického systému, přičemž je zabezpečena určitá míra kompatibility, ale… Vždy se jedná o proces "slepování", kdy kompatibilita není stoprocentní, přenos dat je možný jen do určité míry, každá komponenta má vlastní adresář kontaktů apod. Ještě před koupí ekonomického systému byste si měli ujasnit, které komponenty potřebujete ihned a které připadají v úvahu do budoucnosti. Váš výběr by se měl omezit jen na produkty, které všechny tyto komponenty obsahují a které lze (za výhodných podmínek) kdykoli dokoupit. Ke koupi ekonomického systému složeného z komponent více výrobců musí vést jen závažné důvody a přínosy několikanásobně vyvážit problémy s kompatibilitou, které s téměř stoprocentní pravděpodobností nastanou. Já osobně jsem se však s nutností koupit komponenty více výrobců nikdy nesetkal a uživatelé, kteří toto (většinou z cenových důvodů) udělali, nakonec obvykle litovali. Další bod exkurze nazvěme modernost. Až do nedávné doby pracovala většina ekonomických systémů striktně pod operačním systémem MS-DOS. První vlaštovky nabízející aplikace pod dvaatřicetibitovými Windows byly k vidění na Invexu 1996, použitelná řešení až o rok později. Provozovat aplikace MS-DOS ve Windows je většinou zdrojem problémů, a proto radím - nepoužívejte je. Vyberte si ekonomický systém plně pracující pod dvaatřicetibitovými Windows. Nikdo by dnes asi nechtěl textový editor nebo tabulkový kalkulátor pro DOS, tak proč byste takové účetnictví měli mít? Výrobci měli téměř pět let na to, aby své produkty přepracovali do modernější formy, a ti, kteří vás ještě dnes budou přesvědčovat o výhodách dosového řešení, většinou vědí, proč to dělají - nejsou totiž schopni nabídnout konkurenceschopné řešení pro Windows. Komfort práce v grafickém uživatelském prostředí Windows, tiskové sestavy atd. nelze vyvážit žádnými výhodami operačního systému MS -DOS. Počítače jsou již natolik výkonné, že i nejsložitější ekonomický systém pracuje ve Windows přinejmenším stejně rychle jako v DOSu. A pokud ne, jde opět o problém výrobce, resp. programátorů, kteří v tom případě neumí dobře dělat svou práci. Ještě než se dostaneme k poslednímu bodu, kterým je cena, je potřeba zvážit několik drobností. Ekonomický systém musí mít vyřešeno především zálohování dat. Technické řešení není příliš podstatné, je potřeba se zajímat o jediné - existuje v některém menu programu položka, která umožní vytvořit zálohu uživatelských dat a nastavení na disketu, ZIP mechaniku či na jiné médium? Dojde-li k poškození dat, bude obnova ze zálohy rychlá a stoprocentní? Pokud ano, nic nebrání jeho koupi. Pokud ne, tak rychle pryč… Orgány státní správy vyžadují od podnikatelů zasílání mnoha přehledů, formulářů, např. již několikrát zmíněných daňových přiznání. Data pro jejich vyplnění jsou v účetnictví většinou k dispozici, jde jen o to, jak je z něj extrahovat. Spolu s ekonomickým systémem by proto měly být dodávány formuláře, jejichž vyplnění musí být z velké části dílem počítače, ne dílem vaším. Občas je také potřeba formulář lehce poupravit po stránce vzhledové, a tak je dobrým zvykem pro tento účel dodávat příslušný software nebo mít funkci přímo implementovánu ve vlastním ekonomickém systému. Pokud používáte (či hodláte používat) homebanking pro komunikaci s bankou, musí jej ekonomický systém podporovat. Nebudete přece data ručně přepisovat z výpisů z účtu, který banka zašle poštou. Každá banka má poněkud odlišný systém, a tak je v tomto případě vždy potřeba vždy sladit výběr ekonomického systému s vaším peněžním ústavem. S homebankingem souvisí komunikace uvnitř vaší firmy. Máte-li pobočky (střediska, prodejny) na různých místech, potřebujete si data mezi těmito pobočkami vyměňovat. K tomu slouží funkce, kterou pracovně nazvěme pobočkové zpracování dat. Ekonomický systém to samozřejmě umět musí. Na použité technologii nezáleží, vždy však zvažte, zda jde o způsob pro vás realizovatelný - vyměňuje-li ekonomický systém data mezi jednotlivými pobočkami prostřednictvím internetu a vy jste k internetu připojeni jen v centrále, není to příliš dobré řešení. V tom případě hledejte takový systém, který stejnou funkci zvládá pomocí klasických disket či jakkoli jinak, ale výhodně pro vás. V případě, že budete ekonomický systém používat k účtování v maloobchodě, samozřejmostí musí být snadné a bezproblémové napojení na pokladní systém. Najde se mnoho výrobců, kteří nejen že svůj systém účtování v maloobchodě přizpůsobili, ale kteří jsou také schopni dodat odpovídající hardwarové zařízení, jako jsou pokladny atd. Nyní dva požadavky (jeden konkrétní a druhý abstraktní) na ekonomický systém související se změnou účetního období. Každý ekonomický systém by dnes, kdy nás od onoho osudného data dělí jen několik měsíců, měl být Year 2000 Ready, mít vyřešen problém Y2K, zkrátka měl by být připraven na rok 2000. Dotaz na toto téma jistě neuškodí. To je požadavek související s přechodem mezi dvěmi konkrétními účetními obdobími, tedy 1999 a 2000. Abstraktní požadavek klade obecné požadavky na účtování na přelomu roku. Do doby sestavení a podání daňového přiznání vyvstává potřeba účtovat ještě ve starém účetním období (se zachováním časové a věcné správnosti), neboť některé dokumenty dorazí se zpožděním. Na druhé straně již vznikají účetní případy časově související s účetním obdobím novým, jejichž účtování nepočká, resp. posečkání přinese obtíže. Ekonomický systém tedy musí zvládat účtování ve dvou účetních obdobích současně a zachovávat přitom veškerá legislativní pravidla. Obchod se zahraničními firmami nepatří dnes k ničemu výjimečnému. Proto ekonomický systém musí bezproblémově zvládat práci s cizími měnami, vzájemné přepočty apod. Legislativa v této oblasti je komplikovaná a přísná a klade na výrobce značné nároky po odborné stránce. Již dříve jsem uvedl, že ekonomický systém by měl být komplexní. Vraťme se ještě k jednotlivým modulům, které je možné zakoupit, či které jsou dokonce součástí základní verze. U mzdové agendy nikdy nezapomeňte, že existují značné legislativní rozdíly mezi vedením mzdové agendy malé a velké organizace (limit 25 zaměstnanců). U mnoha ekonomických systémů se lze setkat se situací, že mzdovou agendu organizace nad 25 zaměstnanců nezvládají a po dotazu na tuto skutečnost výrobci nezbude než jít s pravdou ven. Důležité je samozřejmě zeptat se dříve, než si software koupíte. Pár drobností ke skladovému hospodářství. U většiny ekonomických systémů je k dispozici více skladů, než můžete upotřebit (někdy dokonce neomezené množství), neuškodí však dotaz tímto směrem. Zejména u výrobních organizací patří k podstatným charakteristikám skladového hospodářství podpora pro více druhů oceňování skladových položek (FIFO, průměr atd.). Zcela jistě využijete při objednávkách zákazníků funkci předběžné rezervace, software ji proto musí podporovat. Zboží je často vhodné sdružovat do skupin, například podle sériových čísel - ne vždy jde u ekonomického systému o bezproblémové záležitosti. Zaúčtování jakéhokoli účetního případu je vždy možné, rozdíl lze spatřit jen v tom, jak komfortně a rychle to ekonomický systém umožní. Je velmi výhodné, dochází-li k automatické kontrole souvztažností a uživatel je automaticky upozorňován na zřejmé nesmysly. Obsahuje-li ekonomický systém modul nebo funkci pro automatickou práci s majetkem pořízeným na leasing, je práce s ním určitě efektivnější než každoměsíční ruční zaúčtování příslušné leasingové splátky. A takovýchto příkladů bychom mohli nalézt více. Výrobce, který ví, že jeho produkt vyhovuje všem právním normám, určitě nebude skrblit a dá si od licencovaného odborníka provést audit systému. A kdo jej má, ten nebude určitě váhat vám toto potvrzení ukázat. Zatím jsem se nezmiňoval o hardwarových nárocích, což má svůj důvod. Máte-li totiž i několiklet staré Pentium, nebude ve velké většině problém na něm ekonomicky systém provozovat. Poněkud jiná situace u hardwaru nastane, chcete-li provozovat ekonomický systém v síti. Vaše dotazy by pak měly směřovat k podporované architektuře sítě a k obecným požadavkům na síťové nasazení. Základní informace vám samozřejmě jako ve všech předchozích bodech poskytne naše tabulka. Prošli jsme všechny důležité body, které by měl ekonomický systém splňovat. Zapomněli jsme na něco? Správně, nějak se vytratily cenové podmínky. Zcela záměrně se o zmiňuji až na konec, neboť šetřit na nesprávném místě se nevyplatí nikdy a u ekonomického systému můžete zplakat nad výdělkem velice brzy a doslova. Software, jehož cena je i několikanásobně dražší než cena na první pohled "obdobného" produktu, se sám zaplatí velice rychle zefektivněním práce - hlavní příčinou je fakt, že se vlastně nejedná o obdobné produkty. Při cenové kalkulaci nikdy nezapomeňte na zázemí, které vám výrobce poskytuje. V ceně by bezpodmínečně měla být zahrnuta telefonická a e-mailová podpora alespoň na jeden rok. Pokud tomu tak není, připočtěte její cenu k ceně softwaru (o situaci, kdy podpora k produktu neexistuje, raději nehovořím, asi víte, co máte dělat). Je-li nezbytná odborná instalace ekonomického systému přímo u uživatele, měla by opět být obsažena již v ceně. K této situaci však dochází u ekonomických systémů pro malé a střední firmy jen zřídka, a zajímal bych se proto, proč si produkt nemohu nainstalovat sám. Důležitější fakt představuje školení. Kupujete-li nový software, určitě neuškodí vyslat vaši účetní alespoň na jednodenní školení, kde bude seznámena s funkcemi produktu rychleji než studiem manuálu (ten by měl bát také v ceně). A pokud výrobce žádné školení nepořádá, je to opět důvod k zamyšlení. K cenovým podmínkám ještě poslední důležitou věc. Legislativa se vyvíjí a je potřeba její změny promítnout do ekonomického systému (update). Po určité době celý software zastará a výrobce na trh uvede novou verzi (upgrade). Update by bezpodmínečně měl být po určitou dobu (minimálně 1 rok) poskytován zdarma a výrobce se navíc výslovně musí zavázat, že legislativní změny bude po tuto dobu sledovat a promítat do funkcí programu. Jen tak máte zaručeno, že vás výrobce nebude po čtvrtroce nutit ke koupi právě vydaného upgradu - a vy si jej budete muset koupit, jinak nebudete moci účtovat. Předpokládá se samozřejmě, že upgrade bude placenou službou. Ještě před koupí si však zjistěte, kolik procent z ceny produktu upgrade stojí. A muselo by se jednat o pořádný upgrade, pokud by to bylo více než 50 procent! Rozumná mez je kolem třiceti. Na závěr této části doporučuji vyzkoušet v praxi několik ekonomických systémů, které prošly předchozím sítem požadavků. Vyžádejte si demoverzi, kterou obvykle lze dokonce stáhnout z webových stránek výrobce. Jen tak zjistíte, zda bude opravdu vše odpovídat vašim potřebám. Velké společnosti Předchozí text byl návodem, jak vybírat ekonomický systém pro malé a střední firmy. Většina z uvedených informací je po logických modifikacích použitelná i pro ekonomické a informační systémy sloužící velkým společnostem. Naprosto nezbytné je zde rozlišovat mezi výrobními a obchodními organizacemi. Vezměme si jako příklad společnost, která má 1000 zaměstnanců. V případě, že půjde o výrobní podnik, nebudou na ekonomický systém kladeny o moc větší nároky než na systémy pro malé a střední firmy. Většinu zaměstnanců totiž tvoří dělníci, kterým sice musíme zúčtovat mzdy, avšak s počítačem bude pracovat a k datům v ekonomickém systému přistupovat jen minimum zaměstnanců. U obchodních firem naopak bude mít každý zaměstnanec svůj vlastní počítač a nároky kladené na ekonomický informační systém jsou výrazně vyšší. To nejlepší nakonec A nyní již opravdu stačí jen kliknout a začít vybírat ten správný ekonomický systém z našeho přehledu. Pokud se chcete nejdříve podívat, které firmy a produkty jsou v tomto přehledu zařazeny, klepněte na příslušné tlačítko. Přehled ekonomických systémů Abecední seznam podle výrobců Abecední seznam podle produktů P.S. Pokud máte zájem, najdete v adresáři nebylo\ekonom tento přehled také ve formátu XLS. |