4.1. Comenzi.
Acest meniu ne permite sa vizualizam si sa introducem comenzile, sa transferam comenzile in facturi.
Poate fi apelat astfel: Gestiune → Documente
Clienti → Comenzi.
Pentru a introduce o noua comanda in baza de date, in noua forma deschisa se actioneaza butonul ”Document Nou”. Astfel in patrea de sus a ecranului se va completa data la care se face comanda "Data Comenzii"; Data cand se va face livrarea comenzii "Data Livrarii"; codul tertului, denumirea clientului si soldul acestuia, agentul, depozitul. Majoritatea acestor campuri au inregistrari predefinite si se gasesc prin apasarea "/" + "enter". Soldul total se va afisa automat in functie de clientul ales. Trecerea de la un camp la altul se va face cu tasta "enter". Dupa completarea antetului comenzii se va trece la completarea coloanelor din comanda. Se completeaz acoloana "Cod Produs" si "Denumire Produs" prin apasarea "/" si "enter" pentru ca aceste coloane au inregistrari predefinite, apoi celelalte coloane "Cantitate", "Pret" iar campul "Valoare" se va completa automat.
Daca se doreste introducerea unor noi inregistrari in aceste baze de date predefinite aflate “in spatele” anumitor campuri, se actioneaza butonul “Nou” si apare o noua forma:
Dupa ce s-a terminat de completat comanda se va apasa "Esc" si va aparea o fereastra cu patru posibilitati: "Salveaza si tipareste"- va salva si va printa comanda; "Vizualizare" va afisa cum arata comanda inaite de prinatre; "Salveaza Inaregistrare" - care salveaza inregistrare in baza de date fara a mai face nimic; "Iesire Fara Salvare" - care nu va salva nici o inregistrare si va iesi din forma actuala.
In exemplul urmator este afisata comanda dupa apasarea butonului "Vizualizeaza":
Daca se doreste sa se vizualizeze toate comenzile atunci se va apasa butonul "OK" din partea de sus a ecranului si va aparea o lista cu toate comenzile inregistrate. Lista se poate grupa dupa un anumit camp, acest lucru se face cu ajutorul mouse-ul, se face clic pe campul dorit, se tine apasat, se trage in afara listei si se da drumul la clic. Campul dupa care se va face sortarea va trece in capul listei. In exemplu sortarea se face dupa tipul valutei. Fiecare camp se poate ordona crescator sau descrescator in prin clic pe capul campului, va aparea o mica sageata care va indica acest lucru.
Daca se doreste sa se vizualizeze toate comenzile atunci se va apasa butonul "OK" din partea de sus a ecranului si va aparea o lista cu toate comenzile inregistrate. Lista se poate grupa dupa un anumit camp, acest lucru se face cu ajutorul mouse-ul, se face clic pe campul dorit, se tine apasat, se trage in afara listei si se da drumul la clic. Campul dupa care se va face sortarea va trece in capul listei. In exemplu sortarea se face dupa tipul valutei. Fiecare camp se poate ordona crescator sau descrescator in prin clic pe capul campului, va aparea o mica sageata care va indica acest lucru.
Se poate face cautare comenzii dupa un anumit camp ( luna cod sau denumire tert). Se va completa campul cunoscut si se apasa "OK".
Comenzile pot fi modificate prin "Modifica Document"; sterse - "Sterge Document'; transferate in facturi - 'Transfera in Factura"; sterse comenzile care au depasit o anumita data - "Sterge comenzi Exp". Toate aceste actiuni se pot face doar daca s-a ales in prealabil o comanda.
Transferul in factura are ca efect stergerea comenzii, aceasta fiind inlocuita de factura. Dupa apasarea butonului de transfer in factura se va deschide o noua fereastra. Codul clientului, agentul si depozitul in partea stanga si denumirea clientului, codul fiscal, debitul maxim si soldul total in partea dreapta, vor fi completate automat cu datele di comanda. Trebuiesc apoi completate rubricile cu data la care s-a realizat factura si data la care se va face plata si numarul documentului. Coloanele din factura se vor completa automat din comanda. Prin apasarea "alt" + "D" se va deschide o fereastra in care se va introduce valoarea accizelor daca e cazul.
Exemplu de transfer in factura:
Dupa ce s-a completat factura se apasa "Esc" si se va deschide o fereastra in care sunt completate data platii, termen de palata si valoarea TVA, urmand sa se mai completeze numele delegatului, datele sale (serie si numar de buletin) mijlocul de transport si numarul acestuia, numele gestionarului si factura de servicii daca e cazul. Dupa ce s-au completat aceste date sunt mai multe optiuni: "Salveaza si tipareste"- va salva si va printa factura; "Vizualizare" va afisa cum arata factura inaite de prinatre; "Salveaza Inaregistrare" - care salveaza inregistrare in baza de date fara a mai face nimic; "Iesire Fara Salvare" - care nu va salva nici o inregistrare si va iesi din forma actuala.
In exemplul urmator este afisata factura dupa apasarea butonului "Vizualizeaza document":
Iesirea din meniul comenzi se face cu butonul "Iesire"sau cu
tasta "Esc".